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Santiago de Cali, 21 Mayo 2019

Para: Sra. CLARA CARMONA


Gerente Comercial FPC GLOBAL GROUP

De: Marisol Tapia ,Cristian Bejarano

REF: Evaluación de riesgos y diferencias en los inventarios.

Con el presente nos permitimos informar el resultado obtenido de la evaluación realizada a la toma física de inventarios con corte
a diciembre 31 del 2018 y los ajustes finales e históricos desde septiembre 26 del año 2015, fecha en la cual se realizó el último
ajuste masivo en el sistema a razón de un inventario físico.

******************************HECHOS Y HALLAZGOS************************

1. HISTORIA DE AJUSTES: En la actualidad la compañía presenta el siguiente historial de ajustes de acuerdo a los inventarios
físicos realizados en cada periodo:

Mes/Año Valor. Ajuste


dic-15 (27.449.219)
oct-16 (78.641.582)
dic-16 (31.698.292)
oct-17 (43.089.518)
dic-17 (34.490.231)
jul-18 (83.301.566)
dic-18 (53.123.087)

Cabe decir que en el sistema solo se ajustó hasta septiembre del año 2015; y en adelante se han hecho solo los ajustes
necesarios por traslados, faltantes en facturación, aprobados por la junta directiva como la sustracción en Buenaventura;
por tanto, la diferencia mostrada asume la planilla de Excel generada en cada elaboración del inventario físico.
Conclusión 1: La historia de ajustes vista en la gráfica anterior muestra como desde septiembre del año 2015 hay diferencias
que desde ese mismo año se mostraron representativas, coincidiendo con el inicio del sistema SAP de Almacenes la 14 y que
perfila el origen de estos descuadres, o al menos la mayoría de ellos a la ausencia de ventas que no se enviaron en su
momento por parte de este cliente y que se han ido reconociendo desde el 2016. No obstante, el hecho de que estas
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diferencias sean crecientes hasta la fecha también confirma el hecho de que siguen faltando existencias por este rubro aún
en periodos recientes y en marcas relativamente nuevas para la compañía, que por su tiempo de operación no deberían de
estar descuadradas. Ejemplo: La línea íntima. Sobre la cual existe una reclamación radicada en Diciembre del 2018.
Riesgo1: No cuadrar estas inconsistencias con Almacenes la 14 de raíz, no han permitido tener un inventario coherente en
el sistema, lo cual es inoperante para la dinámica de la compañía.
Riesgo2: No cuadrar estas inconsistencias con Almacenes la 14 de raíz promueve el detrimento de la utilidad marginal de
la compañía y poco a poco se convierte en “una bola de nieve” que no permite ver los frutos y el esfuerzo realizado por la
administración, los negocios con los proveedores y la fuerza de ventas.

Conclusión 2: La historia de ajustes vista en la gráfica anterior muestra un ajuste en octubre del 2016 de -78 millones que
tres meses más adelante ya queda en -31 millones. Del mismo modo, se muestra durante todo el año 2017 un promedio de
-43 millones, pero disminuye nuevamente en diciembre a -34 millones.
En el 2018 se muestra un ajuste en julio del 2018 de 83 millones, pero disminuye nuevamente en diciembre a -53 millones.
Estas disminuciones en el ajuste del inventario muestran que “aparece inventario” que se tenía como ajuste por salida y
esto no es natural en la dinámica de las inconsistencias, pues la tendencia normal es a que desaparezca por merma o
pérdida; lo cual se traduce en que de algún modo, a nivel interno hay inconsistencias que alteran la toma física del inventario
y que pueden estar relacionadas con el “nivelar” los cortes de la toma física frente a los documentos de compras, ventas
durante el inventario y la alineación que se debe tener con la bodega de ALMAVIVA o los movimientos más cercanos de
dicha bodega con el inventario.
Ciertamente, aparte de los faltantes en ventas por parte de almacenes la 14 es la teoría principal, pero es claro que hubo
errores internos que se detectaron y se corrigieron con el cargo del coordinador logístico: Corrección de facturas dobles en
el sistema, mayor control sobre las averías al ampliar las visitas a Arroyohondo, Minimización de los ajustes de inventarios
al revisar ítem por ítem en cada cierre de mes, pues habían valores mayores a los 16 millones de enero a mayo en su
momento.

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2. AJUSTES POR PROVEEDOR HISTÒRICOS:

2018
PROVEEDOR VALOR
ITALCOL -$ 19.576.029
INDULATEX -$ 6.843.769
ALMACENES J.R. - LEA -$ 5.375.674
ABSORBENTES DE COLOMBIA -$ 2.755.427
ANIAN -$ 2.491.585
PRODUCTOS EL DORADO S.A. -$ 2.371.650
UNIBOL -$ 2.023.511
CHEMIPLUS -$ 1.480.960
COL. TISSUE -$ 1.366.617
KIT MAXI -$ 1.142.067
KIT BASIC -$ 1.074.673
BERHLAN -$ 1.008.076
PQP -$ 988.770
SKY -$ 972.888
PROTEX -$ 929.835
ARLO -$ 713.827
VGP -$ 596.680
ATW -$ 473.194
ALMACENES J.R. - SAIRO -$ 458.695
ATW - HOGAR -$ 409.395
SERVILLETAS Y ROLLOS DE PAPEL SAS -$ 112.400
ATW - AGUA -$ 26.755
SELLOPACK -$ 16.000
BRILUX LTDA $ 34.434
ECOGREEN $ 50.956
Total general -$ 53.123.087

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Conclusión 3: El Costo del saldo de inventario del 2017 fue 545.685.957 al 2018 fue de 606.322.732 esto nos representó
un crecimiento de un 11 % del portafolio para el año 2018.

Conclusión 4: Desde Dic del 2015 (27.449.219) a diciembre del 2016 (31.698.292) hubo un incremento del 15 %.
De diciembre del 2017 (34.490.231) incremento un 9 % con respecto al año 2016
Diciembre 2018 (53.123.087) con respecto al año 2017 incremento de un 54 %.

Finalmente, observamos en la gráfica que creció el ajuste desde diciembre del 2017 a diciembre del 2018 en 19 millones y
aunque el portafolio también incrementó sustancialmente es un valor alto pues implica 1,5 millones al mes de pérdida.
El valor del ajuste por 53 millones frente al valor total del inventario a 31 de diciembre 2018 de 612.943.844 nos representa
un 3 % de perdida sobre el valor del inventario. Este porcentaje está en la tolerancia del retail de Colombia, pero guardando
las proporciones de la participación que ocupa FPC con respecto al modular de Almacenes la 14.

Nota: En el mes de julio del 2018 el ajuste era de (83.301.566) que logro disminuir un 36 % y cerró con 53.123.087
millones
Esta notable disminución del inventario se dan por varios factores, la labor de mes a mes en los cierres de
inventarios a partir de agosto que logro establecerse el puesto de inventarios, los errores internos detectados y
corregidos durante el año, mejor conteo en los inventarios físicos.

Riesgo 3a: La gran rotación en el puesto contable y el no haber un buen empalme de una persona a otra puede significar
grandes errores en el sistema. Se encontraron hasta el 15 de mayo $18.327.174 de ajustes.
Riesgo 3b: Ampliar el portafolio resulta de alto riesgo, mientras no se detecte que es lo que sucede en Almacenes la 14
con respecto al faltante en ventas.

3. HALLAZGOS GENERALES DE LOS AJUSTES (AJUSTES POR ENTRADA):

PROVEEDOR TIPO AJUSTE VALOR


ABSORBENTES DE COLOMBIA AE $ 99.630
ALMACENES J.R. - LEA AE $ 5.603
ALMACENES J.R. - SAIRO AE $ 793.550
ANIAN AE $ 389.768
ATW AE $ 61.762
ATW - AGUA AE $ 97.034
BERHLAN AE $ 1.386.831
BRILUX LTDA AE $ 839.114
COL. TISSUE AE $ 41.459
ECOGREEN AE $ 171.744
INDULATEX AE $ 2.634.389
ITALCOL AE $ 4.113.832
PROTEX AE $ 211.176
SKY AE $ 1.189.104
UNIBOL AE $ 722.464
Total general $ 12.757.462

Resumen de Entradas por Proveedor

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Conclusión 5: Múltiples ajustes por entrada en la planilla suponen además de posibles malos conteos; errores de captura
al crear el ítem, EAN duplicados, referencias mal empacadas en EAN y errores de lectura por las cajas de los almacenes.
Riesgo 4: Artículos trocados entre sí en incompatibilidad de EAN frente al PLU, y que desmejoran el ajuste como tal.

4. HALLAZGOS GENERALES DE LOS AJUSTES (REFERENCIAS CON MAYOR DESCUADRE): Las siguientes referencias

PROVEEDOR TIPO AJUSTE VALOR


ITALCOL AS -$ 23.689.862
INDULATEX AS -$ 9.478.159
ALMACENES J.R. - LEA AS -$ 5.381.277
ANIAN AS -$ 2.881.353
ABSORBENTES DE COLOMBIA AS -$ 2.855.057
UNIBOL AS -$ 2.745.975
BERHLAN AS -$ 2.394.907
PRODUCTOS EL DORADO S.A. AS -$ 2.371.650
SKY AS -$ 2.161.992
CHEMIPLUS AS -$ 1.480.960
COL. TISSUE AS -$ 1.408.076
ALMACENES J.R. - SAIRO AS -$ 1.252.245
KIT MAX AS -$ 1.142.067
PROTEX AS -$ 1.141.011
KIT BASIC AS -$ 1.074.673
PQP AS -$ 988.770
BRILUX LTDA AS -$ 804.680
ARLO AS -$ 713.827
VGP AS -$ 596.680
ATW AS -$ 534.956
ATW - HOGAR AS -$ 409.395
ATW - AGUA AS -$ 123.789

5. Se realizaron revisiones sobre diferencias en ventas World office vs Zymbra que deben sumar igual al final del año. No se
ha recibido la retroalimentación completa de este caso.
6. Se realizaron revisiones sobre diferencias (mínimas) encontradas en los costos promedio del sistema vs últimos costos de
compra extraídos del formato del portafolio. No se ha recibido retroalimentación de este caso.

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******************RECOMENDACIONES POR CADA RIESGO**********************
Riesgo: No cuadrar estas inconsistencias con Almacenes la 14 de raíz, no han permitido tener un inventario coherente en el sistema,
lo cual es inoperante para la dinámica comercial de la compañía.
Riesgo: No cuadrar estas inconsistencias con Almacenes la 14 de raíz promueve el detrimento de la utilidad marginal de la compañía
y poco a poco se convierte en “una bola de nieve” que no permite ver los frutos y el esfuerzo realizado por la administración y la
fuerza de ventas.
Se requiere hacer seguimientos a la reclamación está en marcha, la cual se radicó en diciembre del 2018 y que asumía una gran
parte del portafolio de la línea íntima.
Se requiere realizar nueva reclamación urgente.

Riesgo: Especial cuidado con Italcol e Indulatex ya que representan el 49% del ajuste
Se Seguirá haciendo un seguimiento constante y urgente de estos dos proveedores en las referencias que más desajustadas se
encuentren.

Riesgo: Aunque se tuvo en cuenta en la planilla de ajustes para que la factura que no fue entregada a tiempo por el proveedor no
calculara ajustes por entrada, el corte de documentos a destiempo con el cierre físico de la mercancía promueve fluctuaciones en
los inventarios y probablemente ajustes por entrada antes de facturar por venta.
Se Comprometerá más a los proveedores para que toda mercancía que ingresen a los centros de distribución o almacenes, sea
radicada la factura sobre el mismo mes de la entrega.
Se debe tener una mayor planeación a la hora de coordinar compras intempestivas (caso anchetas) para que todo quede al cierre
deseado.

Riesgo: Detrimento patrimonial por cuantías altas a razón de los ajustes actuales. Ojo el factor común es el proveedor Italcol.
Se debe seguir haciendo más allá de los inventarios trimestrales, el seguimiento mensual de los ítems con mayor variación
negativa de la planilla de ajustes. Profundizar sobre cada uno de ellos, revisar documento por documento la razón de ser del
ajuste.

Se debe terminar la revisión de las diferencias encontradas en las ventas Urgente!


Se debe revisar las diferencias (mínimas) encontradas en el costo.

Cordialmente,

CRISTIAN BEJARANO MARISOL TAPIA


CONTADOR AUDITORA