DELOITTE

AUDITORES
ASOCIADOS
 PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA
AREA : OFICINA UNIVERSITARIA DE ABASTECIMIENTO
AL : 05 de noviembre del 2017

OBJETIVOS:
1.- Determinar si los bienes fueron adquiridos de acuerdo con las normas internas y
procedimientos vigentes.
2.- Evaluar la existencia y efectividad del sistema de control interno en la oficina
Universitaria de Abastecimiento.
 REF. HECHO FECHA DE
PROCEDIMIENTOS
P/T. POR TERMINO
PROCESO DE SELECCIÓN:
1. Seleccione una muestra de las compras más representativas, y revise las actas de comité de
compras, y verifique si están debidamente aprobados y firmadas.

2. Verifique si las compras se efectuaron previa autorización del nivel competente.

3. Verifique si las compras efectuadas previamente fueron programadas y presupuestadas.

4. Verifique si las compras se realizaron previo proceso de selección y evaluación de los factores de
calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo.

5. Comprobar que en las bases integradas las especificaciones técnicas estén acorde con los
requerimientos del área usuaria.

6. Revise la documentación sustentatoria relacionadas con las ofertas técnicas y económicas, si estas
se evaluaron y otorgaron la buena pro al postor que correspondía.

ADQUISICION:
1. Verifique si se confirma la compra una vez otorgada la buena pro y la suscripción del contrato.
2. Obtenga los precios de la lista de los proveedores y compare con los precios facturados
consignados en la orden de compra y estos con la lista de precios. asimismo verifique los cálculos.
3. Verificar si las ampliaciones del plazo contractual cuentan con el sustento para su aprobación.
COMUNICACIÓN DE
ALLAZGO
 “AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO “
CARTA N° 0001-2017-DAA/ UNAMAD- OUA- TAMBOPATA, 20 DE NOVIEMBRE DEL 2017
SEÑOR:
Ing. Miguel Chávez Pinchi
DIRECCION: psj. 10 de julio AA.HH. Javier Heraud Mz-L Lote- 3
Madre de Dios (Tambopata-Tambopata)
ASUNTO: Comunicación de Hallazgos
REF: NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos, aprobada por R.C. N° A62-95- CG del 22 de Set. Y modificada por
la R.C. N° 259-2000-CG del 13 de Dic. 2000
____________________________________________________________________________________________________

Me dirijo a usted, con la relación al examen especial a la Oficina Universitaria de Abastecimiento en relación a la adquisición
de bienes que se practicó el 30 Setiembre del 2016 a fin de remitirle en anexo al presente, en 02 folios, los hallazgos
emergentes de la ejecución del mismo.
Sobre el particular, en concordancia con la normativa de la referencia, agradeceré se sirva a remitir a esta
comisión, vuestras aclaraciones y/o comentarios, debidamente documentados, respecto a vuestra participación en los hechos
que se detallan en el mencionado anexo, en el plazo de 03 días útiles, contados a partir de la fecha de recepción del
presente.
Es pertinente señalar, que en caso de requerir documentación para los efectos de presentar sus aclaraciones, la
misma deberá ser solicitada a la solicitada a la Administración de la Oficina Universitaria de Abastecimiento, conforme a lo
dispuesto en la norma de la referencia.
Es de significar que venció el plazo otorgado y de no obtenerse respuesta o ser esta extemporánea, tal situación
constara en el informe resultante de la acción de control, conjuntamente con los hechos materia de observación.
Estimare remitir vuestra respuesta a la Oficina de DELOITTE AUDITORES ASOCIADOS, AV. Dos de Mayo N° 100
Tambopata- Tambopata- Madre de dios, Atención Comisión de Auditoria.

Puerto Maldonado, 20 de noviembre 2017.

Atentamente,
………………………………………………………….
C.P.C.C. Leady Elvira Serrano Sanches
Auditor Encargado
 “AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO”

CARTA Nº 0002 -2017-DAA/UNAMAD-OUA – PUERTO MALDONADO, 20 DE NOVIEMBRE

DEL 2017.
Señor: Ing. Héctor B. Álvarez Flores
Dirección: JR. Piura C11- Cercado.
Madre de Dios (Tambopata –Tambopata)
ASUNTO: Comunicación de Hallazgos.
REF: NAGU 3.60 Comunicación de Hallazgos, aprobada por R.C. N.162-95-CG del 22 de
Set. 95 y modificada por la R.C. Nº 259-2000-CG del 13.Dic. 2000.

Me dirijo a usted, con relación al Examen Especial que se viene practicando en la Oficina
Universitaria de Abastecimiento, en la adquisición de Cerámicos Porcelanatos y componentes,
para: La aldea Científica de Iñapari, a fin de remitirle en anexo adjunto al presente, en (002) folios,
los hallazgos emergentes de la ejecución del mismo.
Sobre el particular, en concordancia con la normativa de la referencia, agradeceré se sirva
remitir a esta Comisión, vuestras aclaraciones y/o comentarios, debidamente documentados,
respecto a vuestra participación en los hechos que se detallan en el mencionado anexo, en el
plazo de 03 días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción del presente.
Es pertinente señalar, que en caso de requerir documentación para los efectos de presentar
sus aclaraciones, la misma deberá ser solicitada a la Administración de la UNAMAD, conforme a
lo dispuesto en la norma de la referencia.
Es de significar que vencido el plazo otorgado y de no obtenerse respuesta o ser esta
extemporánea, tal situación constara en el Informe resultante de la acción de control,
conjuntamente con los hechos materia de observación.
Estimare remitir vuestra respuesta a la Oficina DELOITE AUDITORES ASOCIADOS, AV. Dos
de Mayo Nº100 Tambopata-Madre de Dios, Atención Comisión de Auditoria.
Puerto Maldonado, 20 de Noviembre del 2017.
Atentamente:

………………………………………….
C.P.C.C. Cindy Ayquipa Merino
Auditor encargado
ANEXO N° 01
RELACION DE FUNCIONARIOS COMPRENDIDOS EN LOS HECHOS
OBSERVADOS:

PERIODO QUE
APELLIDOS Y NOMBRES CARGOS
LABORO

01/02/2015
Especialista- Ingeniero de la Oficina
Hasta la
Ing. Miguel Chávez Pinchi Universitaria de Abastecimiento.
actualidad.

Ingeniero- Director de la Oficina

01/01/2015 al
Universitaria de Abastecimiento (Unidad de
Ing. Héctor B. Álvarez Flores 31/03/2017
Adquisiciones)

01/03/2014
Director de la Oficina Universitaria de
Hasta la
Br. Cesar J. Uriona Bustos Abastecimiento (Unidad de Procesos)
actualidad.
 APELLIDOS Y PERIODO
CARGO
NOMBRES DE LABOR
Especialista- Ingeniero Civil de la 01/01/2015
Ing. Héctor B. Álvarez Oficina Universitaria de al
Flores Abastecimiento. 31/03/2017
Director de la Oficina Universitaria 01/02/2015
M.Sc. Miguel Chávez de Abastecimiento (Unidad de Hasta la
Pinchi Adquisiciones) actualidad.
Director de la Oficina Universitaria 01/03/2014
Bach. Cesar J. Uriona de Abastecimiento (Unidad de Hasta la
Bastos Procesos) actualidad.
 SUMILLA:
1 Culminada la calificación de ofertas, se otorgo el acta de buena pro al postor
que no correspondía, puesto que el comité de selección no cumplió con las
bases de contratación establecidas.

CONDICION:
Del total de la muestra seleccionada se encontró documentos sustentatorios por la adquisición de
bolsas de cemento, encontrando en la ficha técnica de calificación un error al momento de
evaluar a ambos postores.
CRITERIO:
El art. 30 de LCE menciona que la entidad (comité de selección) evaluara ofertas conforme a los
criterios de evaluación previstos en las bases, a fin de determinar la mejor oferta. El art. 55° LCE
menciona el procedimiento de evaluación y calificación de ofertas, cumpliendo dichos previstos
de da fe al otorgamiento de la buena pro como dicta el art.58° de la mencionada ley.
CAUSA:
El comité de selección de la entidad mencionada no tomo en cuenta correctamente los criterios
de calificación y evaluación establecidas en las bases integradas.
EFECTO:
En efecto, debido al mal manejo del mecanismo de evaluación se dio el consentimiento de la
buena pro al postor que no correspondía.
EVALUACION DE COMENTARIO Y/ O ACLARACIONES

Señor Miguel Chávez Pinchi, presidente de la comisión y especialista de la Oficina Universitaria de

Abastecimiento, mediante carta 008 de fecha 23 de noviembre del 2017, entre otros menciono “La intención
no fue de dar favoritismo a un postor, sino que hubo algunas omisiones por parte de la comisión a la hora de
la evaluación a ambos postores”

Señor Héctor B. Álvarez Flores, miembro de la comisión y Director de la Oficina Universitaria De

Abastecimiento (unidad de adquisiciones), mediante carta 009 de fecha 23 de noviembre, entre otros,
menciono “Que desconocía totalmente que uno de los postores había tenido una mala calificación”.

Señor Cesar J. Uriona Bustos, miembro de la comisión y Director de la Oficina Universitaria De

Abastecimiento (unidad de procesos), no contesto la carta enviada por la comisión auditora.
 Como resultado de la evaluación y
aclaraciones o comentarios, se tiene
que los hechos y situaciones materia
de la presente observación, configura
presunta responsabilidad
administrativa en los siguientes
funcionarios.
Señor Miguel Chávez Pinchi, presidente de la comisión, por no haber efectuado acciones eficaces a tiempo
conducente a la otorgación de una buena pro al postor correcto, lo cual no está de acuerdo con las funciones
específicas como parte de la comisión, previstas en las bases integradas aprobado mediante DIRECTIVA N° 0025-2016-
UNAMAD-R-DIGA-ABAST. Entre otras de organizar, dirigir, supervisar las actividades de la comisión encargada de dicha
adquisición.

Señor Héctor B. Álvarez Flores, miembro de la comisión, por no haber efectuado acciones eficaces al momento
de la calificación a los postores, lo cual no está de acuerdo con las funciones específicas como parte de la
comisión, previstas en las bases integradas aprobado mediante DIRECTIVA N° 0025-2016-UNAMAD-R-DIGA-
ABAST. Entre otras de realizar actividades concernientes a la correcta evaluación de postores de dicha
adquisición.

Señor Cesar J. Uriona Bustos, miembro de la comisión, por no haberse dignado en responder sobre sus
acciones asumimos que al momento de la calificación a los postores, está de acuerdo con las acciones
realizadas por la comisión, previstas en las bases integradas aprobado mediante DIRECTIVA N° 0025-2016-
UNAMAD-R-DIGA-ABAST,pero que no fueron cumplidas en su totalidad. Entre otras de realizar actividades
concernientes a la correcta evaluación de postores de dicha adquisición.
 Sumilla:

2 La incongruencia que existe en los montos consignados en la orden de compra y la

factura correspondiente a la adquisición de: CERÁMICOS, PORCELANATOS Y
COMPONENTES PARA LA OBRA: ALDEA CIENTÍFICA DE IÑAPARI.

CONDICION: Mediante verificación documentaria relacionada a la adquisición de

cerámicos, porcelanatos y componentes para la obra de la aldea científica de iñapari.
Se observó la conformidad de la documentación completa entregado al equipo auditor,
correspondiente al periodo 25 noviembre al 06 de diciembre del 2016. El cual presenta
una incongruencia entre la orden de compra aprobada y la factura generada en el
proceso.
CRITERIO: La comisión de selección no considero las pautas de las base integradas de
la adjudicación simplificada.
.
CAUSA: El personal de recepción de la compra, no verifico la información por falta de
conocimiento. Y la constante rotación.
EFECTO: Genero un conflicto en la ejecución presupuestal
 EVALUACION DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES

Señor Ing. Héctor B. Álvarez Flores, Especialista Ingeniero Civil - Oficina Universitaria de Abastecimiento.
Mediante carta Nº0004 de fecha 20 de noviembre del 2017, el Señor Héctor B. Flores no se apersono a la oficina DELOITE
AUDITORES ASOCIADOS, para remitir sus aclaraciones y/o comentarios

Señor: M.Sc. Miguel Chávez Pinchi, Director de la Oficina Universitaria de Abastecimiento (Unidad de
Adquisiciones)
Mediante carta Nº0005 de fecha 20 de noviembre del 2017, entre otros, menciono “La intención era realizar
una buena adquisición aplicando la normativa correspondiente, de las cuales al momento del girado de la
orden compra se realizó correctamente ya que ese monto de S/. 123705.30 está en el valor de la adquisición
de dichos bienes.”

Señor Bach. Cesar J. Uriona Bastos Director de la Oficina Universitaria de Abastecimiento (Unidad de Procesos)
Mediante carta N. 0006 de fecha 20 de noviembre del 2017, entre otros, menciono “la intención fue entregar
lo más pronto posible la adquisición que se había realizado, pero siempre tomando en cuenta las bases
integradas del proceso y demás normativas, mi persona vio la orden de compra con el monto estipulado, mas
no la factura.
RESULTADO DE EVALUACIÓN DE COMENTARIOS Y/O
ACLARACIONES
configura presunta responsabilidad administrativa en los
siguientes funcionarios.

• Señor Ing. Héctor B. Álvarez Flores, Especialista Ingeniero Civil - Oficina Universitaria de
Abastecimiento. Por no haber presentado sus aclaraciones al comité encargado del
examen, se presume que como presidente del comité designado mediante Resolución
Directoral N.165.2016-UNAMAD-R/DIGA, no hubo una eficaz dirección y supervisión , lo
cual no está de acuerdo según las funciones del comité de selección, y como también en
las bases integradas.

• Señor: M.Sc. Miguel Chávez Pinchi, Director de la Oficina Universitaria de Abastecimiento

(Unidad de Adquisiciones), como miembro uno (1) de la comisión, hubo falta de
conocimiento sobre el tema de la facturación y verificación respectiva, el cual no está de
acuerdo con las funciones y/o deber como miembro de la comisión.
RESULTADO DE EVALUACIÓN DE COMENTARIOS Y/O
ACLARACIONES

• Señor Bach. Cesar J. Uriona Bastos Director de la Oficina Universitaria de

Abastecimiento (Unidad de Procesos), Por no haber efectuado las acciones necesarias
conducentes a la verificación de la orden de compra y la factura y no tener un eficaz
control el cual está estipulado dentro de las funciones como miembro dos (2) del comité
mediante Resolución Directoral N.165.2016-UNAMAD-R/DIGA.
 Se determino que la buena pro no se otorgo al
postor que le correspondía

Conclusiones

Se determino que los montos registrados en la

factura y orden de compra no coincidía
 DIRECTOR DE TOMAR ACCIONES QUE MEJOREN LOS PROCESOS
OFICINA DE DE EVALUACION Y SELECCIÓN EN FUNCION A LAS
ABASTECIMIENTO BASES INTEGRADAS Y LAS DIRECTIVAS DE LA
(UNIDAD DE OFICINA DE ALAMACENAMOIENTO
PROCESO)
RECOMENDACIONES

DIRECTOR DE
OFICINA DE
REFORZAR LA CAPACITACION EN LOS PROCESOS
ABASTECIMIENTO
DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN LO
(UNIDAD DE
QUE RESPECTA A LA CORRECTA COTIZACION
PROCESO)
SEGÚN DIRECTIVA N-1 00017-2015-UNAMAD –R-
DIGA-ABAST
 DELOITTE
AUDITORES
ASOCIADOS