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GERENCIA COMPLEJO BARRANCABERMEJA

PMT-03-I-006

INSTRUCTIVO PARA LA REPOSICIÓN, 2003-11-06 1/6

SUMINISTRO Y CONTROL DE LOS


ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
ACT: 0 PMT

INSTRUCTIVO PARA LA REPOSICIÓN, SUMINISTRO Y CONTROL DE LOS


ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

Elaboró John William Rendón R Revisó: Alfredo Rodríguez Aprobó: Jorge Lozano Jaimes
Adm. de Inventarios Muñoz GerenteGeneral GCB
Jefe Dpto. Taller
Fecha 2003-11-06 Fecha 2003-11-06 Fecha 2003-11-12
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SUMINISTRO Y CONTROL DE LOS


ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
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1. OBJETO

Establecer las acciones a desarrollar para garantizar el suministro, el control y la reposición de los
Elementos de Protección Personal (EPP) de uso en la GCB.

2. ALCANCE

Aplica para los Elementos de Protección Personal que se utilizan y va desde la elaboración de la
requisición de un EPP hasta su despacho, incluyendo actividades de compra, suministro, asesoría,
control y auditoría.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS

3.1 EPP:
Dispositivo o prenda seleccionado para uso de personal en la GCB, con el fin de prevenir o
reducir enfermedades y lesiones por exposición a factores de riesgo en el trabajo.

3.2 Overol:
Conjunto de camisa y pantalón de trabajo.

3.3 Dotación:
Braga o conjunto de camisa y pantalón usados para laborar.

3.4 Usuario :
Funcionario de ECOPETROL que utiliza o usa los servicios de suministro de materiales
prestados por la Coordinación de Inventarios y Herramientas.

4. DOCUMENTOS APLICABLES

4.1 Solicitud de materiales mims (programa mso140 del mims).

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5. CONDICIONES GENERALES

5.1 La ropa de trabajo, se entregará según lo establece la Convención Colectiva de Trabajo.

5.2 La ropa y las botas de seguridad catalogados en mims, se solicitarán mediante requisición
de materiales (solicitud a bodega) y los requerimientos de ropa y botas sobre medidas se
harán a través de requisición de compra (cargo directo).

5.3 Todos aquellos elementos que se adquieran para poner en prueba y seguimiento se
solicitarán mediante Requisición de Compra y en caso de aceptación se creará un código
para el elemento aprobado.

5.4 En los pedidos de las dotaciones se tendrán en cuenta las tallas apropiadas para los
trabajadores. Para ello el trabajador solicitará los pantalones, las camisas y las botas de
seguridad, de acuerdo con su talla, utilizando los respectivos códigos mims habilitados
para tal fin.

5.5 Las botas de seguridad se entregarán siempre que haya necesidad de reemplazar
las anteriores por deterioro, previa devolución de las botas inservibles.
Si se solicitan botas después de un año de haber recibido las últimas, no habrá necesidad
de devolver éstas.

5.6 Los EPP se comprarán preferencialmente certificados bajo normas ICONTEC o bajo
estándares internacionales ANSI, OSHA, CEE, NIOSH, cuando la empresa lo estime
conveniente.
En caso que no se pueda contar con un estándar de referencia, la empresa podrá contratar
la interventoría especializada para garantizar la calidad de estos materiales.

5.7 Sólo se mantendrán en stock las cantidades óptimas de inventario de los EPP.

5.8 Los consumos para las reparaciones de planta deben ser programados y solicitados en el
sistema mims con la debida anticipación.

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6. DESCRIPCIÓN DEL EQUIPO

No aplica

7. DESARROLLO

Supervisor Área GCB

a. Verifica en el sistema mims, a través del programa mso141, las entregas de EPP a
cada trabajador y establece si se le efectúa nuevo suministro.

Para las entregas anuales no se requiere comprobar la procedencia de una nueva


entrega, si ya ha transcurrido un año desde la última.

b. Utilizando el programa mso140 del mims, elabora una requisición de materiales para
cada trabajador al que se le vaya a suministrar EPP. Para ello el supervisor debe digitar
el registro del trabajador en el campo Grupo Material. Esto siempre y cuando el EPP no
corresponda a uno de solicitud grupal.

Para el suministro de un EPP de requerimiento grupal, la solicitud de materiales en


mims no necesita digitación del registro de cada trabajador.

Coordinador Áreas GCB

c. Autoriza en mims la requisición de materiales.

Auxiliar de Despacho

d. Efectúa el despacho de EPP a las diferentes áreas, haciendo uso del servicio de pool,
según las cantidades especificadas en la requisición de materiales. Para el caso de las
botas de seguridad, el Auxiliar de Despacho sólo efectuará la entrega si el trabajador
devuelve las botas deterioradas.

e. Registra en la planilla de Control de entrega de Dotación, los datos relacionados con el


despacho.

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f. En el caso de las botas de seguridad, recibe las deterioradas y las almacena en un


recipiente adecuado, con las medidas de seguridad e higiene necesarias.

Administrador de Inventarios:

g. Envía las Recomendaciones de Compra de EPP al comprador, previo análisis en el


mims de los consumos, existencias y necesidades, garantizando niveles óptimos de
servicio e inventarios.

Gestor de Compras

h. Efectúa el trámite de compra de EPP, según criterios de oportunidad, calidad y precio.

Auxiliar de Chequeo

i. Verifica las cantidades y el cumplimento de las especificaciones técnicas y demás


condiciones pactadas en la Orden de Compra.

Profesional de HSEQ

j. Asesora en el establecimiento de estándares para EPP en la GCB.

k. Atiende inquietudes o reclamaciones de los trabajadores en cuanto a la calidad y el


desempeño de los EPP que son comprados en la GCB.

l. Audita el uso de los EPP en la GCB.

Coordinador Administración de Inventarios:

m. Genera trimestral o semestralmente el reporte mims ECR1SA de consumos de EPP


por dependencia, para efectuar seguimiento : Trimestral de los EPP de alta rotación y
Semestral de los EPP de baja rotación en el inventario.

Auditor Interno:

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n. Efectúa auditoría a los consumos de EPP por dependencia, según reporte ECR1SA de
mims.

8. CONTINGENCIAS

8.1 En caso de presentarse fallas que inhabiliten temporalmente el sistema mims, se realizarán
las transacciones manualmente, diligenciando los documentos autorizados para tales
fines. Una vez restablecido el servicio de sistema, se introducirán en él dichas
transacciones.

8.2 En caso de incumplimiento de un proveedor en la entrega, en la calidad de un EPP o en las


demás condiciones pactadas en la Orden de Compra, la Coordinación Proveeduría tomará
las acciones correspondientes y, si es el caso, adjudicará una nueva Orden de Compra a
otro proveedor, con el fin de garantizar el suministro y/o la calidad de estos materiales.

9. BIBLIOGRAFÍA

9.1 Convención Colectiva de Trabajo 2001-2002.

9.2 Guía mims - Módulo Almacenes.

10. ANEXO(S)

Ninguno.

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