Case Study Report: Qmont Mining 4-1

Como un importante productor de metales, Qmont Mining tiene una extensa distribución
geográfica, que incluye 17 ubicaciones remotas, para satisfacer su demanda. Como pasante de
verano, a Alice Winter se le ha asignado el proyecto de determinar estrategias para mejorar los
sistemas de suministro para las ubicaciones remotas de Qmont Mining. Al mirar las facturas de
los proveedores para tres sitios diferentes, el gasto total en suministros y los pedidos de entrega,
Alice debe recomendar varios pasos siguientes para mejorar los sistemas de suministro de las
ubicaciones remotas: alinear la contabilidad y el suministro, establecer un procedimiento de
comunicación fijo entre los sitios y los proveedores, y reducir la repetición Múltiples entregas y
pedidos urgentes / agilizados.

Si bien Qmont Mining continúa presionando hacia una administración de suministro más
centralizada, Alice también debería recomendar el establecimiento de un equipo de contratación
multifuncional que colaborará directamente con otros departamentos, especialmente el
departamento de contabilidad, para mantener buenas relaciones interdepartamentales y
garantizar que exista una alineación entre la contabilidad y suministro. Una mejor alineación
entre la contabilidad y la oferta ayuda a crear mejores relaciones entre compradores y
proveedores. Según la investigación de Alice, un tercio de todas las facturas de los proveedores
no se emparejan con la confirmación o los recibos. Las facturas de los proveedores ayudan a
comprender el flujo de efectivo dentro y fuera de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar,
pero sin los recibos adecuados, no hay garantía de que los números en las facturas sean precisos.
Para asegurarse de que los números sean precisos, los contadores deben comunicarse con los
proveedores claramente que deben incluir recibos de bienes al momento de proporcionar sus
facturas. Una vez que los contadores reciben todos los documentos, realizarán la conciliación a
tres vías y garantizarán que los números en la orden de compra, la factura y la conciliación de la
entrada de mercancías.

Uno de los problemas más inmediatos de la recopilación de datos de Alice es el gran número de
casos en los que hay múltiples entregas de los mismos artículos de los proveedores. El
establecimiento de un procedimiento de comunicación fijo entre sitios y proveedores trabajará
de la mano para reducir el número de entregas múltiples. Primero, no hay medios establecidos
para comunicar los pedidos a los proveedores; los líderes del sitio pueden ponerse en contacto
con la oficina central para pedirles que hagan un pedido, mientras que el personal del sitio se
comunica con los proveedores simultáneamente para realizar el mismo pedido. Para reducir las
múltiples entregas del mismo artículo del mismo proveedor, Alice recomendaría que solo el líder
del sitio se comunique directamente con el proveedor. Esto asegurará que el pedido llegue al
proveedor inmediatamente, y los líderes del sitio también pueden mantener buenas relaciones
y comunicación con los proveedores.

En términos de desglose de los costos de suministro, los gastos de varias categorías son los más
destacados. Qmont Mining actualmente utiliza su propio equipo de perforación para mantener
el control total de la seguridad y la disponibilidad. Sin embargo, se observa que la mayoría de las
compañías mineras utilizan la ayuda de perforadores contratados. El desglose total del gasto en
suministro revela que el equipo de perforación es el segundo costo más alto de la categoría en
que se incurre en casi el 12% de todos los gastos. Si la reducción de costos se convierte en un
objetivo, la compañía debería considerar cambiar a perforadores contratados para eliminar el
costo de los equipos de perforación, incluidas las brocas y las barras.

Algunas otras preocupaciones importantes incluyen el envío acelerado asociado con la

realización de pedidos con varios proveedores al mismo tiempo para piezas de repuesto rápidas.
Cada vez que los taladros necesitaban piezas de repuesto rápidas, el personal del sitio realiza el
mismo pedido con varios proveedores con la esperanza de una entrega rápida. Esta puede ser
una de las razones por las que los gastos de transporte contribuyen con aproximadamente el 23%
del gasto total en suministro y por el hecho de que existen múltiples entregas de los mismos
artículos al mismo sitio de diferentes proveedores. Hay dos formas principales de abordar este
problema. Una de las formas de combatir el envío urgente de piezas de perforación de reemplazo
es tener algunas piezas ya en el inventario de las ubicaciones remotas de antemano. Hacer
pedidos un poco más grandes puede aumentar ligeramente el costo del equipo, pero reducirá
drásticamente los costos de los pedidos rápidos porque hay stock de seguridad. Otra forma de
abordar esta situación es buscar un proveedor existente que garantice un menor costo y una
entrega rápida para cumplir con todos los pedidos de reemplazo. La mejor manera de encontrar
el proveedor más adecuado para las entregas de repuestos apresuradas se basa en la retención
de registros de suministros. Con los registros a la mano, el personal del sitio puede utilizar los
documentos de la orden de compra para analizar el historial y el rendimiento del proveedor para
determinar quién será el más sensible y comprensivo de su situación.

Al recomendar los próximos pasos para alinear la contabilidad y el suministro, establecer un

procedimiento de comunicación fijo entre los sitios y los proveedores, y reducir las entregas
múltiples recurrentes y los pedidos urgentes a través de pedidos más grandes o encontrar un
proveedor de asistencia, Alice puede asegurarse de que el suministro de ubicación remota de
Qmont Mining Los sistemas pueden recortar gastos innecesarios y trabajar más eficientemente.