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PROYECTOS EN EMPRESAS

MPM Sesión 3
Capítulo 3. Definición y organización del proyecto

Víctor Espinosa

Proyectos en empresas Sesión 3/5 Pág. 1


ÍNDICE

■ 0. Introducción y Objetivos de la sesión.


■ 1. Ciclo de la gestión comercial.
■ 2. Procedimiento de Trabajo.
■ 3. Planteamiento del caso práctico.
■ 3.1. Análisis de la oportunidad
■ 3.2. Elaboración del enfoque
■ 3.3. Plan de elaboración
■ 3.4. Elaboración y defensa de la propuesta

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ÍNDICE
■ 0. Introducción y Objetivos de la sesión.
■ 1. Ciclo de la gestión comercial.
■ 2. Procedimiento de Trabajo.
■ 3. Planteamiento del caso práctico.
■ 2.1. Análisis de la oportunidad
■ 2.2. Elaboración del enfoque
■ 2.3. Plan de elaboración
■ 2.4. Elaboración y defensa de la propuesta

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0. Introducción y Objetivos de la sesión.

■ El objetivo de la sesión es conocer las diferentes


partes que forman parte de la realización de una
propuesta y como afrontarlas desde el punto de
vista de la dirección de proyectos.

⚫ Conocer todos los apartados que componen una propuesta tipo,


identificando los fundamentos de cada uno de ellos.
⚫ Repaso de mejores prácticas a la hora de generar propuestas.
⚫ Practicar habilidades interpersonales y de relación necesarias
para la defensa de una propuesta ante un cliente.

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0. Introducción y Objetivos de la sesión.

■ La sesión está basada en el método del caso:


• No hay una única solución válida.
• Se trata de poner en común e intercambiar ideas así como
discutir sobre las mejores prácticas a la hora de abordar la
configuración de una propuesta.
■ El proceso de elaboración de una propuesta debe estar dirigido por la
creatividad y la solidez de planteamientos.
■ La sesión aborda cuestiones y técnicas que sirvan de ayuda
■ durante el proceso.

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ÍNDICE

■ 0. Introducción y Objetivos de la sesión.


■ 1. Ciclo de la gestión comercial.
■ 2. Procedimiento de Trabajo.
■ 3. Planteamiento del caso práctico.
■ 3.1. Análisis de la oportunidad
■ 3.2. Elaboración del enfoque
■ 3.3. Plan de elaboración
■ 3.4. Elaboración y defensa de la propuesta

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1. Definición y organización del
proyecto.
⚫ Ciclo de la gestión comercial

Contacto con
cliente
Detección
Preparación
necesidades

Seguimiento y
Propuesta
cierre

Negociación Argumentación

Objeciones

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1. Definición y organización del proyecto

Ciclo de la gestión comercial


La gestión comercial es un proceso continuo. El ciclo comienza con la
preparación de cada contacto con el cliente.
La entrega de la propuesta desencadena nueva actividad comercial. Es
importante destacar que la entrega de la propuesta no supone finalizar la acción
comercial; es justo lo contrario: al entregar la oferta es cuando comienza la actividad
comercial más intensa.
Debemos defender nuestra propuesta argumentando, debemos hacer frente a las
objeciones del cliente y debemos economizar con precaución los elementos de
negociación que podemos utilizar ante el cliente.
Al realizar nuestra propuesta debemos identificar cuales el escenario óptimo, el
escenario mínimo aceptable y los escenarios inaceptables.

Agotar prematuramente los elementos de negociación es una forma


muy efectiva de malograr buenas oportunidades comerciales.

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1. Definición y organización del proyecto
⚫ Ciclo de la gestión comercial
¿Cómo estamos posicionados ante las
personas que deciden?
¿Qué factores influyen en la toma de
Política decisiones del cliente?

Conocimiento Conocimiento
del cliente de la solución
¿Cómo encaja la solución en el
¿Cuál es la mejor solución
cliente?
posible?
¿Cuál es la configuración del
¿Qué conocimiento/experiencia
servicio más apropiada para el
tengo de ella?
cliente?

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ÍNDICE

■ 0. Introducción y Objetivos de la sesión.


■ 1. Ciclo de la gestión comercial.
■ 2. Procedimiento de Trabajo.
■ 3. Planteamiento del caso práctico.
■ 3.1. Análisis de la oportunidad
■ 3.2. Elaboración del enfoque
■ 3.3. Plan de elaboración
■ 3.4. Elaboración y defensa de la propuesta

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2. Procedimiento de trabajo

Para ganar propuestas es necesario jugar de forma correcta en tres “terrenos de juego”
simultáneos:
■ Debemos ser capaces de competir en el conocimiento de la solución que estamos ofertando. Este
conocimiento abarca tanto los aspectos técnicos como los aspectos de gestión del servicio ofertado.
■ Debemos poseer el suficiente conocimiento del cliente como para poder adecuar la solución a sus
necesidades reales. El conocimiento del cliente suele tener más peso que el conocimiento de la
solución.
■ Debemos posicionarnos de forma adecuada ante las personas que van a influir en la decisión
final. En los proyectos de APM la confianza en el proveedor juega un papel de enorme importancia.
Saber transmitir confianza a los grupos de influencia del cliente es esencial para obtener el proyecto.

Perder en cualquiera de los tres terrenos nos dejará muy probablemente fuera del proyecto.
El peso de cada uno de estos tres factores varía de un cliente a otro y de una oportunidad a
otra. No existe una estrategia única o una receta mágica que nos permita ganar en todos los
casos.
Para cada propuesta deberemos analizar y documentar en qué puntos somos más fuertes y en
cuales somos más débiles, y diseñar estrategias adecuadas para potenciar las fortalezas y
reforzar las debilidades.

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2. Procedimiento de trabajo

Análisis de oportunidad ¿Se ajusta esta oportunidad a mi negocio?

¿Cuál es el planteamiento que mejor encaja con las


Enfoque necesidades del cliente?

¿Cuál es la mejor forma de exponer las ventajas


Elaboración diferenciales de mi enfoque?

¿Cuáles son los valores diferenciales de mi


Revisión y entrega propuesta?

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2. Procedimiento de trabajo
La elaboración de propuestas forma parte del ciclo de gestión comercial. Es el último
paso de una larga cadena de actividades orientadas a ganar un proyecto.
Podemos considerar la elaboración de propuestas como un proceso en cuatro fases
diferenciadas, pero lo suficientemente relacionadas entre sí como para que sea
habitual que se produzcan realimentaciones y se reconstruya parcialmente la fase
anterior al abordar la fase siguiente.
■En la primera fase analizaremos el interés que tiene para nosotros la oportunidad.
■En la segunda fase buscaremos la solución óptima para el cliente. Deberemos
explotar nuestros contactos en el cliente para obtener las pistas que nos permitan
plantear la solución más adecuada al cliente. Hay que tener en cuenta que el mejor
enfoque desde el punto de vista técnico puede no ser compatible con la estrategia y/o el
momento actual del cliente.
■La elaboración de la propuesta es la fase más laboriosa del proceso. Debemos cuidar
la línea argumental de la propuesta
■Es habitual que la entrega sea acompañada de una presentación de defensa de la
propuesta. Esta es la oportunidad de exponer al cliente cuáles son los valores
diferenciales de nuestra propuesta.

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2. Procedimiento de trabajo

Análisis preliminar ¿Continuar NO


Desestimar
de la oportunidad ?

SI

Definición de
Análisis de oportunidad
Análisis detallado Análisis de
recursos DAFO
de la propuesta. riesgos
necesarios

Diseñar enfoque Checklist de Enfoque


de propuesta dudas preliminar

Validación con el Actualizar Actualizar acciones


cliente contactos comerciales
Enfoque

¿Enfoque
adecuado?

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2. Procedimiento de trabajo
Checklist de
Enfoque
dudas
preliminar

Planificar Plan de
Definir epígrafes trabajo
propuesta

Clarificar dudas
Comprobar Comprobar con
legales y Elaborar borrador
recursos partners
financieras
Elaboración de propuesta

Revisar borrador

¿Enfoque NO
adecuado?

SI

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2. Procedimiento de trabajo

Última revisión y Propuesta Presentación


correcciones definitiva de propuesta

Redacción y firma
de carta de Carta
acompañamiento

Presentación y Revisión y entrega


entrega al cliente

Seguimiento

Probabilidad > 50%

Reservar Actualizar acciones


equipo comerciales

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2. Procedimiento de trabajo
La elaboración de una propuesta debe plantearse como un mini-
proyecto, y en ese sentido, debe mirarse con una triple perspectiva
(por lo menos):
■Delivery: todo lo relativo al plan de proyecto, reparto de
actividades, temporalización, etc.
■Comercial: que provoque rentabilidad en el corto (si ganamos la
propuesta en sí y hacemos el proyecto), medio (recurrencias
posibles) y largo plazo (visibilidad, posicionamiento ante terceros,
etc.)
■Calidad: hay una serie de etapas que cubrir, unos entregables
definidos que cumplimentar, …

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ÍNDICE
■ 0. Introducción y Objetivos de la sesión.
■ 1. Ciclo de la gestión comercial.
■ 2. Procedimiento de Trabajo.
■ 3. Planteamiento del caso práctico.
■ 3.1. Análisis de la oportunidad
■ 3.2. Elaboración del enfoque
■ 3.3. Plan de elaboración
■ 3.4. Elaboración y defensa de la propuesta

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Caso práctico: Caso Globaltel

■ El cliente
(Europa)

■ La Consultora
(Perú)

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Planteamiento del caso práctico

■ El cliente
GLOBALTEL es un operador español de telecomunicaciones.
Es una empresa multinacional, con sede en Barcelona. Tiene fuerte
presencia en España, Gran Bretaña, Europa del Norte, Norteamérica y
Extremo Oriente. Está realizando fuertes inversiones en Europa del Sur
y Latinoamérica.
En todos los países en los que está presente dispone de infraestructura
propia para transmisión de datos en banda ancha, contando con
cableado de fibra óptica en las principales ciudades, telefonía por
radiofrecuencia, líneas transoceánicas y telefonía por satélite.
GLOBALTEL es en la actualidad cliente de NEWFUTURE en el cual
estamos ejecutando pequeños proyectos. El manager responsable del
cliente tiene como objetivo transformar este cliente en un “Gran Cliente”
a lo largo del año próximo.

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Planteamiento del caso práctico

■ La oportunidad
El director de sistemas de GLOBALTEL nos ha hecho llegar una RFP
para el diseño, desarrollo, integración e implantación de un sistema de
Gestión Documental Corporativo que les permita transformarse en una
oficina sin papeles.

Recepción Presentación Entrega de Defensa de


de RFP de enfoque propuesta propuesta

25 Feb. 6 Marzo 22 Marzo 31 Marzo

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Planteamiento del caso práctico

■ La oportunidad
Los procedimientos de trabajo de
GLOBALTEL provocan un constante
Sistemas
intercambio de documentos entre Archivo
Operacionales
todas las áreas de la empresa.
Esto provoca burocracia y es causa de
ineficiencias y errores casi continuos.
En una empresa tan importante como
Sistemas y
GLOBALTEL. Sistemas
Herramientas de
Departamentales
Uso General
Esta situación está lastrando su
productividad, eficiencia, e imagen, y
conscientes de ello, están dispuestos a Situación actual
poner en marcha un proyecto de
magnitud.

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Planteamiento del caso práctico
■ El proyecto
El director de sistemas de GLOBALTEL busca una solución potente y
escalable, mediante un producto de gestión documental que pueda
integrarse bien en su organización y sus sistemas. Es consciente de la
importancia que tiene para su organización y sabe que su implantación
obligará a un cambio importante en muchos de sus procedimientos, que
ahora son manuales

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Planteamiento del caso práctico
■ El proyecto
Este tipo de proyectos son altamente complejos debido al impacto que
tienen en la organización, la preparación y entrenamiento de las áreas
de trabajo, y el ruido que puede hacer a todos los niveles.
El Comité de Dirección de GLOBALTEL está comprometido con este
proyecto, pero no es excesivamente sensible a que el impacto sea de tal
magnitud en la organización y en las personas.

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Planteamiento del caso práctico
■ Nuestros interlocutores
Víctor Gálvez
Socio de NEWFUTURE responsable
del área de negocio

o Es el responsable de la P&L de la
división de Telcom.
o Muy exigente, no permite vacilaciones
ni trabajos poco profesionales
o Se arriesga lo justo, y exige una alta
rentabilidad en sus proyectos (mín.
30%)
o Tiene en su portfolio grandes clientes,
y GLOBALTEL no es de momento uno
de ellos.

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Planteamiento del caso práctico
■ Nuestros interlocutores
Manolo Uriach
Director de Organización y Sistemas

o Es el principal impulsor de este


proyecto, y el sponsor dentro del
Comité de Dirección
o Confía en que el éxito en este
proyecto le ayude a saltar a un
puesto directivo en la Corporación.
o Apuesta por la implantación de un
paquete comercial con las mínimas
adaptaciones necesarias.

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Planteamiento del caso práctico

■ Conclusiones para el equipo de venta

Esta oportunidad comercial es hasta el momento la más importante que


hemos realizado en este cliente. Es la oportunidad que podría permitirnos
situar al cliente a un nivel de negocio que significase clasificarlo como
‘Gran Cliente’.
El proyecto es un proyecto complejo, en un contexto técnico donde no
tenemos excesivas experiencias en clientes de este tamaño, pero si
podemos atesorar experiencia en grandes proyectos y en especial
proyectos de transformación con una impacto considerable en la
organización
El manager responsable está absolutamente decidido a vender este
proyecto.

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Planteamiento del caso práctico
■ Paso 1- Presentación y aprobación interna de la
oportunidad

• Asegurar que la promoción que se inicia tiene sentido de


negocio (rentabilidad, visibilidad, recurrencia etc) para
NEWFUTURE
• Asegurar que se cuenta con los recursos necesarios
(humanos, financieros y de todo tipo) para abordar dicha
oportunidad y su posterior materialización.
• Definir la estrategia de gestión de la oportunidad (pasos a
dar, personas que intervendrán, etc.).
• Obtener la aprobación interna.

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Planteamiento del caso práctico
■ Paso 2- Presentación al cliente de una primera
aproximación del enfoque y un draft de la
propuesta

• Plantear nuestra solución dentro del plan estratégico del


cliente, alineando nuestra propuesta con las expectativas
del cliente, y justificando el alcance.
• Demostrar al cliente que poseemos la experiencia y
capacidad necesarias para abordar este proyecto.
• “Vender” los factores diferenciales de la propuesta de
NEWFUTURE
• Crear una imagen de calidad ante el cliente y ganarnos
su confianza.
• Obtener un primer feedback de nuestro posicionamiento
en esta oportunidad.

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Recordatorios y
Conceptos de ayuda
(Help)

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Planteamiento del caso práctico – Help
Aspectos clave en la gestión de una oportunidad
■ Para ganar propuestas es necesario jugar de forma correcta en tres “terrenos de
juego” simultáneos:
■ Debemos ser capaces de competir en el conocimiento de la solución que estamos
ofertando. Este conocimiento abarca tanto los aspectos técnicos como los aspectos de
gestión del servicio ofertado.
■ Debemos poseer el suficiente conocimiento del cliente como para poder adecuar la
solución a sus necesidades reales. El conocimiento del cliente suele tener más peso
que el conocimiento de la solución.
■ Debemos posicionarnos de forma adecuada ante las personas que van a influir en
la decisión final. En los proyectos de APM la confianza en el proveedor juega un papel
de enorme importancia. Saber transmitir confianza a los grupos de influencia del cliente
es esencial para obtener el proyecto.
■ Perder en cualquiera de los tres terrenos nos dejará muy probablemente fuera del
proyecto. El peso de cada uno de estos tres factores varía de un cliente a otro y de
una oportunidad a otra. No existe una estrategia única o una receta mágica que
nos permita ganar en todos los casos.
■ Para cada propuesta deberemos analizar y documentar en qué puntos somos más
fuertes y en cuales somos más débiles, y diseñar estrategias adecuadas para
potenciar las fortalezas y reforzar las debilidades.
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Planteamiento del caso práctico – Help
Procedimiento de trabajo

1 Análisis de oportunidad ¿Se ajusta esta oportunidad a mi negocio?

¿Cuál es el planteamiento que mejor encaja con


las necesidades del cliente? Deberemos explotar
nuestros contactos en el cliente para obtener
las pistas que nos permitan plantear la
2 Enfoque solución más adecuada al cliente. Hay que
tener en cuenta que el mejor enfoque desde el
punto de vista técnico puede no ser compatible
con la estrategia y/o el momento actual del
cliente.
¿Cuál es la mejor forma de exponer las ventajas
3 Elaboración diferenciales de mi enfoque? Debemos cuidar la
línea argumental de la propuesta

¿Cuáles son los valores diferenciales de mi


propuesta? Es habitual que la entrega sea
4 Revisión y entrega acompañada de una presentación de defensa de
la propuesta. Esta es la oportunidad de exponer al
cliente cuáles son los valores diferenciales de
nuestra propuesta.

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Planteamiento del caso práctico – Help
Estructura de una propuesta

■ Estructura estándar de una propuesta:


• Introducción. Contexto del proyecto.
• Objetivos del proyecto.
• Enfoque de la solución.
• Alcance de la colaboración.
• Beneficios y Ventajas diferenciales
• Metodología y calidad.
• Organización del proyecto.
• Condicionantes y factores críticos de éxito.
• Honorarios y plan de facturación.
• Referencias.

Redacción clara y efectiva, encabezada normalmente, si se


trata de una propuesta extensa , de un resumen ejecutivo

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