ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Uno de los activos más importantes de una empresa son los “ARCHIVOS”, estos
representan su memoria, guardan la historia y los hechos del pasado que servirían
para corroborar situaciones que se hayan realizado dentro de la organización.

La palabra “ARCHIVO” viene del latín “ARCHIVIUM” lugar en el que se guardan de

forma ordenada documentos. Dentro de una empresa podemos decir que archivar
es resguardar de forma ordenada documentación útil, la cual se va a realizar de un
modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil
localización de cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera.

La ley obliga a conservar la documentación en periodos establecidos en periodos

establecidos, con plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser
requerida su presentación, estos documentos se conservan debidamente
ordenados y clasificados, proporcionando información sobre el funcionamiento y los
asuntos tratados por la entidad, el archivo será eficaz cuando se encuentra
rápidamente lo que se busca.

Actualmente las empresas manejan archivos electrónicos, a través de los cuales se

almacena de forma permanente la información en el disco duro, el proceso consiste
en la recepción, codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento,
administración y transporte de los archivos físicos.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en ligares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse
engrandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia,
y el personal encargado de su manejo.

hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso
a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad
a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar
testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas,
legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración

conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones
fuente de historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener
un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida