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CURSO:
Gestión por procesos.
DOCENTE:
Leonardo Rojas Atanacio.
ALUMNOS:
Mariceli Leydalia Quiroz Lizana
María Alexandra Tanta Richard
Alberto Junior Ibazeta Aliaga
Diego Caleb Sucapuca Salazar
Lima, Perú
2018
Contenido
1. Introducción .......................................................................................................................... 3
1.1 Planteamiento del problema .............................................................................................. 3
1. Objetivos ............................................................................................................................... 4
2. Fases de la Gestión por Procesos .......................................................................................... 4
1. Identificación del propósito principal de la Editorial Imprenta Unión .................................. 6
2. Definir las acciones en las que requerimos apoyarnos para cumplirlos. .............................. 7
3. Definición de los Procesos Estratégicos ................................................................................ 8
4. Interrelación entre los procesos ........................................................................................... 8
5. Análisis de los procesos ....................................................................................................... 29
6. Conclusiones........................................................................................................................ 31
7. Recomendaciones ............................................................................................................... 31
1. Introducción
Hoy en día la Gestión por Procesos se ha convertido en una importante herramienta de
mejora a la organización, ya que nos permite identificar, analizar, rediseñar, mejorar y
controlar los procesos que se llevan a cabo en cada organización. Los procesos son
fundamentales debido a que estos dan valor al cliente. Además, son el elemento más
importante en la gestión de las empresas innovadoras.
Los procesos constituyen para muchas empresas la base para su gestión estratégica. Una
de objetivos principales es el de satisfacer y superar las expectativas del cliente.
Al analizar los procesos las empresas podrán identificar aquellos procesos que no dan
valor al cliente. De esa manera los gerentes podrán eliminar aquellos procesos que sólo
generan costos.
En cuanto a la etapa del rediseño, se puede realizar una mejora gradual o una mejora
radical; la última se aplica cuando la empresa ha perdido ventaja competitiva y necesita
grandes mejoras.
Finalmente podemos afirmar que la Gestión por procesos permite mejorar los
procedimientos, así como incrementar la productividad y la competitividad de la misma.
El presente trabajo se encarga de identificar 4 procesos que se llevan a cabo en la UPEU.
Para ello se realizará el diagrama de flujo de las actividades y el SIPOC de cada proceso.
Así también se analizarán las actividades críticas y mejoras de algunas actividades de
esta Institución.
1.1 Planteamiento del problema
Consejo univesitario
Gerente General
Editorial Imprenta
Union
Subcomite de seguridad y
Auxiliar de Coordinador de SSICMA salud en el trabajo EIU
limpieza
Asistente de informatica
SSICMA
Gerencia Financiero
Asistente de produccion
mantenimiento
Presupuesto Contador
Jefe de preprensa Jefe de prensa Jefe de posprensa Secretaria de ventas
Jefe de diseño
Costos
caja
Asesor de ventas
Diseñador Auxiliar de preprensa Operador SPEEDMASTER Operador dobladora Horizon
Facturacion
Corrector Operador CTP Kodax Operador KBA 104 Operador dobladora Stahi Jefe de APT
Jefe de logistica
Operador Trilateral
Operador Troqueladora
Auxiliar de posprensa
1. Identificación del propósito principal de la Editorial Imprenta Unión
DISEÑO Y
IMPRESIÓN DE
VENTAS Y DIAGRAMACIÓN
LOS
PRESUPUESTOS DEL
MANUSCRITOS
MANUSCRITO
CORTE Y
ENCOLADO Y EMBALADO
COMPAGINADO
3. Definición de los Procesos Estratégicos
Planificación de las
Análisis de metas y objetivos de
indicadores la organización
Identificación y
Planificación mejora de los
Financiera proyectos
Análisis de nuevos
segmentos de
mercado
diagramación
CLIENTE
CLIENTE
presupuestos
Corte y
embalado
SOPORTE
Evaluación de los
Gestión de RR.HH proveedores
Tipos de procesos
Estratégicos
Son dirigidos por la alta dirección, se encargan de alinear las estrategias. La Editorial
Imprenta Unión, entre sus procesos operativos se encuentran:
Planeación Estratégica
Gestión de procesos
Gestión de la calidad
Operativos
Están orientados a cumplir la misión de la organización. Estos se caracterizan además por
agregar valor al cliente, los principales procesos se encuentran:
Ventas y presupuestos
Producción
Diseño y diagramación
Preprensa, prensa y Postprensa
Apoyo / soporte
Sirven de soporte a los procesos operativos. Proporcionan recursos y personas para los dos
procesos anteriores, entre estos se encuentran:
ÁREA DE AREA DE
ÁREA DE ÁREA
ÁREA DE VENTAS M ATERIA PRODUCTOS
PRESUPUESTOS ADM INISTRATIVAS
PRIM A TERM INADOS
IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
Los 2 procesos principales que se encuentran en la clasificación de los procesos operativos de la
Editorial Imprenta Unión son:
1. Proceso de Vender.
Este proceso es un proceso interfuncional ya que interviene más 1 área en el desarrollo de las
actividades que se dan en dicho proceso.
2. Proceso de Presupuestar
Este proceso al igual que el anterior es un proceso interfuncional ya que interviene más 1 área
en el desarrollo de las actividades que se dan en dicho proceso.
PROCESO:
PROCESO:VENDER
PRESUPUESTAR
OBJETIVO: Presentar al
cliente la cotización del
manuscrito así como OBJETIVO: Elaborar la
negociar y cerrar negociar cotización del manuscrito.
con el cliente.
Por otro lado, si la editorial dispone del tipo de material que requiere el cliente, entonces se procede
a lleva el material con las especificaciones (tipo de carátula, diseño, tamaño de letra etc.) al área de
presupuestos.
Una vez que el área de presupuestos, realiza el coteo, le entregan este presupuesto al área de ventas,
estos a su vez le presentan al cliente. Esta acción da inicio a la etapa de negociación.
La clave para una buena negociación, es ganar – ganar. Es decir, ambas partes deben salir satisfechas
de la negociación. Si el cliente rechaza la oferta se procede a una reevaluación de la cotización, para
ello se envía nuevamente al área de presupuestos para que realice el costeo.
En el caso que no se llegue a un acuerdo, la negociación termina; si acepta se procede con la etapa
del diseño.
PROCESO: PRESUPUESTAR CLIENTES INTERNOS
Este proceso es interfuncional, ya que al igual que el anterior interviene más de un proceso.
PROCESO: PRESUPUESTAR / CLIENTES EXTERNOS
Descripción de actividades – Clientes internos y externos
El jefe del área de presupuestos recibe la descripción de los requerimientos y le entrega al auxiliar de
presupuestos quien procede a elaborar el presupuesto del costo del manuscrito tendrá que pagar el
cliente. Una vez el auxiliar de presupuestos termina de realizar el costeo entrega a su jefe para que
este se encargue de supervisar el costeo realizado, en el caso que no sea apropiado se envía
nuevamente al auxiliar para que modifique. Por el contrario, si el jefe está conforme envía el informe
al área de ventas.
Cabe recalcar que dentro del presupuesto que ellos elaboran, se incluye el costo que se incurrirá en
la elaboración de las 3 pruebas (antes que se realice el trabajo original). En el caso de libros, son 3
revisiones, mientras que en el caso de las revistas sólo presupuestan para 2 revisiones. Si el cliente
pasa este número de pruebas, el costo correrá a su cuenta.
Puede haber casos en que el jefe de ventas vuelva a enviar el informe con el costeo para que el auxiliar
de presupuestos vuelva a recotizar.
Es importante mencionar que en el auxiliar de presupuestos toma en cuenta que si el cliente es
interno se aplica un descuento especial.
FLUJOGRAMA CONSOLIDADO
FICHA DE PROCEDIMIENTO
PROCESO Vender / clientes internos y externos
Este proceso es la primera etapa en la que el cliente tiene contacto con el
DESCRIPCIÓN área de ventas. Para presentar su manuscrito a la imprenta, el cliente debe
entregar a esta área el manuscrito en digital para que posteriormente se
proceda a realizar la etapa de negociación.
OBJETIVO El objetivo de este proceso es entregar la cotización del manuscrito al
cliente, y lograr una negociación acertada.
RESPONSABLE Los responsables de este proceso son: El jefe de ventas y 4 agentes de
ventas.
DESTINATARIO El cliente que llega para sacar su publicación.
INCIO / FIN El inicio se da cuando el cliente se reúne con el jefe de ventas y le presenta
su manuscrito.
ENTRADAS El cliente, el manuscrito en el programa Word, dinero para la negociación.
SALIDAS Negociación finalizada, manuscrito listo para pasar al área de diseño y
diagramación.
INDICADORES Clientes que aceptan la negociación/ total de clientes que presentan su
manuscrito (mes).
Paso Actividades Responsable Plazos
1 Recepcionar el manuscrito en 1 día
Word Jefe de ventas
Revisar el material que vaya
2 acorde con la filosofía Agente de ventas 1 a 2 días
cristiana, además de evaluar
el tipo de material que
requiere el cliente.
3 Enviar los requerimientos del
manuscrito al área de Jefe de ventas Menos de 1 día
presupuestos
4 Recepcionar la cotización del
manuscrito Jefe de ventas Menos de 1 día
5 Presentar la cotización al Agente de ventas Menos de 1 día
cliente
6 Enviar el manuscrito para Jefe de ventas Menos de 1 día
modificar cotización
7 Elaborar / consolidar la
información de los Jefe de ventas Menos de 1 día
requerimientos del cliente
8 Enviar los requerimientos del Jefe de ventas Menos de 1 día
manuscrito al área de diseño
y diagramación
FICHA DE PROCEDIMIENTO
PROCESO Presupuestar / clientes internos y externos
En este proceso se realiza la cotización del manuscrito, el cual
DESCRIPCIÓN posteriormente es entregado al cliente por el área de ventas.
OBJETIVO El objetivo de este proceso es realizar una cotización confiable y precisa.
Además entregarla en el momento oportuno.
RESPONSABLE Los responsables de este proceso son: Jefe de presupuestos y el Auxiliar de
presupuestos.
DESTINATARIO Área de ventas.
INCIO / FIN El inicio se da cuando el jefe de presupuestos recibe los requerimientos del
manuscrito.
ENTRADAS El manuscrito en el programa Word, los requerimientos del manuscrito..
SALIDAS Manuscrito cotizado para posteriormente ser presentado al cliente.
INDICADORES Cotizaciones aceptadas/ total de cotizaciones realizadas (mes).
Paso Actividades Responsable Plazos
1 Recepcionar y analizar Jefe de presupuestos Menos de 1 día.
de los requerimientos
para la elaboración del
manuscrito
Realizar la cotización Auxiliar de Menos de 1 día.
2 del manuscrito presupuestos
3 Supervisar la cotización Jefe de presupuestos Menos de 1 día
elaborada
4 Aplicar el descuento a
la cotización (cliente Auxiliar de Menos de 1 día
interno) presupuestos
5 Reportar la cotización Jefe de presupuestos Menos de 1 día
al Área de ventas
6 Recepcionar los Jefe de presupuestos Menos de 1 día
requerimientos para
modificar la cotización
7 Recotizar el pedido del Auxiliar de
cliente presupuestos Menos de 1 día
ENTRADAS PROVEEDORES
ENTRADA
Aceptación del manuscrito.
Pedido del cliente Vendedor PROCESO: Inscripción del trabajo y
SALIDA
Requerimientos Cliente VENTAS almacenamiento de data
del cliente Negociación finalizada
Manuscrito en el Cliente
Word
MÉTODO
¿CÓMO? CUANTO, Indicador de eficacia
- ¿CUÁLES?
- Clientes que aceptan la
ELABORO negociación/ total de
- Encargado de Ventas clientes que presentan su
APROBO manuscrito.
- Agente de ventas
ACTIVOS
Teléfono
Software
Oficina de presupuestos y
Puesto Formación Habilidades
materiales Agente de Licenciado Comunicació
Responsable:
Ventas en ventas interpersonal
Jefe de Presupuestos Encargado Licenciado Habilidades
¿CON QUE? ¿CON de en costos numéricas
QUIÉN? presupuesto
Recepción de
requerimientos. PROCESO:
Informe de conformidad Documentación
PRESUPUESTO
del área de ventas. detallada de
Reporte de la
ENTRADA S SALIDA requerimientos
negociación Negociación con el
Informe de recotización cliente
Reporte de nueva
- MÉTODO cotización
- Manual de negociación ficha de
negociación, Formato de ¿CÓMO? CUANTO, Indicador de eficacia
presentación de informe, modelo ¿CUÁLES?
de presentación. Clientes que aceptan la
- ELABORO negociación/ total de clientes
- Auxiliar de presupuestos que presentan su manuscrito.
- APROBO
- El jefe de presupuestos
5. Análisis de los procesos
Para medir el correcto funcionamiento de los procesos, se han tomado en cuenta algunos indicadores tanto para el proceso de vender y
presupuestar.
Para evaluar las negociaciones que realiza el área de compras. Se ha aplicado el siguiente indicador.
De esta manera, el jefe de esta área podrá determinar el cumplimiento por parte de los agentes de ventas para lograr una negociación
acertada con el cliente.
Para medir la efectividad de la elaboración de las cotizaciones por parte del Área de presupuestos se ha propuesto implementar el siguiente
indicador:
7. Recomendaciones