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UNIVERSIDAD PERUANA UNIÓN

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES


E.P- ADMINISTRACIÓN

CURSO:
Gestión por procesos.

DOCENTE:
Leonardo Rojas Atanacio.

ALUMNOS:
Mariceli Leydalia Quiroz Lizana
María Alexandra Tanta Richard
Alberto Junior Ibazeta Aliaga
Diego Caleb Sucapuca Salazar

Lima, Perú
2018
Contenido
1. Introducción .......................................................................................................................... 3
1.1 Planteamiento del problema .............................................................................................. 3
1. Objetivos ............................................................................................................................... 4
2. Fases de la Gestión por Procesos .......................................................................................... 4
1. Identificación del propósito principal de la Editorial Imprenta Unión .................................. 6
2. Definir las acciones en las que requerimos apoyarnos para cumplirlos. .............................. 7
3. Definición de los Procesos Estratégicos ................................................................................ 8
4. Interrelación entre los procesos ........................................................................................... 8
5. Análisis de los procesos ....................................................................................................... 29
6. Conclusiones........................................................................................................................ 31
7. Recomendaciones ............................................................................................................... 31
1. Introducción
Hoy en día la Gestión por Procesos se ha convertido en una importante herramienta de
mejora a la organización, ya que nos permite identificar, analizar, rediseñar, mejorar y
controlar los procesos que se llevan a cabo en cada organización. Los procesos son
fundamentales debido a que estos dan valor al cliente. Además, son el elemento más
importante en la gestión de las empresas innovadoras.
Los procesos constituyen para muchas empresas la base para su gestión estratégica. Una
de objetivos principales es el de satisfacer y superar las expectativas del cliente.
Al analizar los procesos las empresas podrán identificar aquellos procesos que no dan
valor al cliente. De esa manera los gerentes podrán eliminar aquellos procesos que sólo
generan costos.
En cuanto a la etapa del rediseño, se puede realizar una mejora gradual o una mejora
radical; la última se aplica cuando la empresa ha perdido ventaja competitiva y necesita
grandes mejoras.
Finalmente podemos afirmar que la Gestión por procesos permite mejorar los
procedimientos, así como incrementar la productividad y la competitividad de la misma.
El presente trabajo se encarga de identificar 4 procesos que se llevan a cabo en la UPEU.
Para ello se realizará el diagrama de flujo de las actividades y el SIPOC de cada proceso.
Así también se analizarán las actividades críticas y mejoras de algunas actividades de
esta Institución.
1.1 Planteamiento del problema

Actualmente los procesos son el elemento mas importante y más extendido en la


gestión de las empresas innovadoras, especialmente las que basan su sistema de gestión
de calidad total. Los procesos se consideran como base operativa de gran parte de las
organizaciones y gradualmente se vuelve en la parte estructural de un creciente numero
de empresas.
Este interés por los procesos ha originado gran cantidad de herramientas y técnicas
relacionadas tanto con la gestión de los propios procesos como con la gestión basada
en los mismos. La gestión de procesos se basa en las herramientas de mejora,
popularizadas por los resultados obtenidos por empresas japonesas. La gestión por
procesos ha permitido desarrollar una serie de tecinas relacionadas para gestionar los
procesos y mejorarlos, estos tienen un papel central como base de la organización y
como guía sobre el sistema de indicadores de gestión. Entonces los procesos, en este
contexto, se pueden definir como secuencias ordenadas y lógicas de actividades de
transformación, que parten de unas entradas para alcanzar unos resultados
programados que se entregan a quienes los han solicitado, los clientes de cada proceso.
1. Objetivos

- Identificar el propósito principal de la Editorial Imprenta Unión


- Definir los procesos estratégicos e interrelacionar los procesos de la Editorial
imprenta Unión.
- Diseñar la cadena de valor de la Editorial imprenta Unión.
- Elaborar el flujograma consolidado de la Editorial imprenta Unión.
- Identificar la ficha de proceso de la Editorial Imprenta Unión.
- Elaborar el diagrama SIPOC de la Editorial imprenta Unión.
- Diseñar el diagrama de tortuga de la Editorial Imprenta Unión

2. Fases de la Gestión por Procesos


ORGANIGRAMA – EDITORIAL IMPRENTA UNIÓN

Consejo univesitario

Gerencia general UPEU

Gerente General
Editorial Imprenta
Union

Secretaria Comité EIU

Subcomite de seguridad y
Auxiliar de Coordinador de SSICMA salud en el trabajo EIU
limpieza

Asistente de informatica
SSICMA

Gerente de Producción Gerente de ventas

Gerencia Financiero

Asistente de produccion
mantenimiento

Presupuesto Contador
Jefe de preprensa Jefe de prensa Jefe de posprensa Secretaria de ventas
Jefe de diseño
Costos
caja
Asesor de ventas
Diseñador Auxiliar de preprensa Operador SPEEDMASTER Operador dobladora Horizon

Facturacion

Corrector Operador CTP Kodax Operador KBA 104 Operador dobladora Stahi Jefe de APT
Jefe de logistica

Operador KBA 74 Operador Guillotina

Asistente de AMP Auxiliar de AMP


Operador SORS Operador Plastificadora
Asistente de APT Auxiliar de APT

Operador GTO Operador M.M cosedora

Auxiliar prensa Operador Pantera

Operador Trilateral

Operador Troqueladora

Auxiliar de posprensa
1. Identificación del propósito principal de la Editorial Imprenta Unión

¿A qué se dedica la Editorial Imprenta Unión?

La Editorial Imprenta unión se dedica a:


 Imprimir grandes volúmenes de publicaciones, y materiales en general. Los principales
productos que ofrece son:

 Realizar trabajos en Material Didáctico para niños, pañolenci,


marcadores, libros para colorear y otros.
 Elaborar Diseño gráfico distinguido y original.

 Ofrecen servicio de Directo a Plancha para imprentas.

 Ofrecemos Servicios de Acabados de Artes Gráficas.

2. Definir las acciones en las que requerimos apoyarnos para cumplirlos.

DISEÑO Y
IMPRESIÓN DE
VENTAS Y DIAGRAMACIÓN
LOS
PRESUPUESTOS DEL
MANUSCRITOS
MANUSCRITO

CORTE Y
ENCOLADO Y EMBALADO
COMPAGINADO
3. Definición de los Procesos Estratégicos

Planificación de las
Análisis de metas y objetivos de
indicadores la organización
Identificación y
Planificación mejora de los
Financiera proyectos
Análisis de nuevos
segmentos de
mercado

4. Interrelación entre los procesos

Planificación de las Planificación


ESTRATÉGICOS

metas y objetivos Financiera

Identificación y Análisis de nuevos


mejora de los segmentos e mercado
proyectos
Necesidades

Ventas y Diseño y Satisfacción


OPERATIVOS

diagramación
CLIENTE

CLIENTE
presupuestos

Impresión del Encolado y


manuscrito Compaginado

Corte y
embalado
SOPORTE

Compras de Gestión de Finanzas


materia prima

Evaluación de los
Gestión de RR.HH proveedores
Tipos de procesos
 Estratégicos
Son dirigidos por la alta dirección, se encargan de alinear las estrategias. La Editorial
Imprenta Unión, entre sus procesos operativos se encuentran:
 Planeación Estratégica
 Gestión de procesos
 Gestión de la calidad

 Operativos
Están orientados a cumplir la misión de la organización. Estos se caracterizan además por
agregar valor al cliente, los principales procesos se encuentran:
 Ventas y presupuestos
 Producción
 Diseño y diagramación
 Preprensa, prensa y Postprensa
 Apoyo / soporte
Sirven de soporte a los procesos operativos. Proporcionan recursos y personas para los dos
procesos anteriores, entre estos se encuentran:

 Compras de materia prima


 Gestión de recursos humanos
 Gestión de finanzas
 Evaluación de los proveedores
Infraestructura Sistemas de diseño para la gestión, que se pueda mejorar la calidad de las
gerencial actividades creadoras de valor.

Gestión de Selección, formación y capacitación constante a los colaboradores, debido


Actividades recursos Humanos a la alta rotación del personal y asegurar una fuerte orientación al cliente.
Secundarias
Aprovisionamiento Aprovisionamiento de materiales de alta calidad para reforzar la imagen
o Adquicisiones del producto. Utilización de almacenistas prestigiosos.

Desarrollo de la Tecnología superior de manipulación y clasificación de materiales,


tecnología exelentes aplicaciones de diseño de alta calidad.
Flexibilidad en
Recibe la orden de Realizar un Procesamiento de la respuesta Baja tasa de
pedido, entabla una presupuesto órdenes fiáble y ante algun defectos en los
negociación con el para cada orden rápido. Rápida cambio. productos
cliente, informa al de pedido, respuesta a los Suministros terminados, para
Actividades area de planificar el uso requerimientos de de reposición mejorar la calidad y
primarias presupuestos de materiales los clientes. y control de reducir mermas.
inventarios

ÁREA DE AREA DE
ÁREA DE ÁREA
ÁREA DE VENTAS M ATERIA PRODUCTOS
PRESUPUESTOS ADM INISTRATIVAS
PRIM A TERM INADOS
IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
Los 2 procesos principales que se encuentran en la clasificación de los procesos operativos de la
Editorial Imprenta Unión son:
1. Proceso de Vender.
Este proceso es un proceso interfuncional ya que interviene más 1 área en el desarrollo de las
actividades que se dan en dicho proceso.
2. Proceso de Presupuestar
Este proceso al igual que el anterior es un proceso interfuncional ya que interviene más 1 área
en el desarrollo de las actividades que se dan en dicho proceso.

PROCESO:
PROCESO:VENDER
PRESUPUESTAR
OBJETIVO: Presentar al
cliente la cotización del
manuscrito así como OBJETIVO: Elaborar la
negociar y cerrar negociar cotización del manuscrito.
con el cliente.

Alcance: Desde la recepción


del manuscrito, el cual es Alcance: Desde la recepción
entregado por el cliente de los requerimientos del
(interno y externo) hasta el manuscrito hasta el reporte
envío de los requerimientos de la cotización al Área de
del manuscrito al Área de Ventas.
Diseño
PROCESO: VENDER / CLIENTES INTERNOS
Este proceso es un proceso interfuncional ya que interviene más 1 área en el desarrollo de las
actividades que se dan en dicho proceso.
PROCESO: VENDER / CLIENTES EXTERNOS
Descripción de actividades – Clientes internos y externos
El inicio de los procesos de la empresa, se da con el cliente (interno y externo). El primer contacto
que tiene es con el área de ventas. Este presenta el manuscrito (libro, revista, afiche, etc) que quiere
sacar al mercado; este manuscrito se presenta en el programa Word.
El área de ventas analiza el documento, los 2 análisis fundamentales que realizan (en el caso de
clientes externos; si el cliente es interno solo se evalúa el segundo punto) son:
1. Evaluar si el contenido no está en contra de los principios cristianos.
Si el contenido está en contra de los principios cristianos, no se procede a negociar, SE RECHAZA.
Si el contenido es adecuado, se procede a evaluar el segundo punto:
2. Evaluar si el tipo de material que requiere el cliente es con el que trabajan.
Por ejemplo, si alguien quiere que impriman su trabajo en papel cuché, la imprenta sólo dispone de
algunas medidas de este tipo de papel. Un dato relevante que se debe aclarar aquí, es que hay tipos
de papeles que requieren máquinas específicas.
En caso que no se trabaje con el tipo de papel que el cliente está requiriendo, se procede a terciarizar.
Las editoriales con las que trabaja para terciarizar son:

Por otro lado, si la editorial dispone del tipo de material que requiere el cliente, entonces se procede
a lleva el material con las especificaciones (tipo de carátula, diseño, tamaño de letra etc.) al área de
presupuestos.
Una vez que el área de presupuestos, realiza el coteo, le entregan este presupuesto al área de ventas,
estos a su vez le presentan al cliente. Esta acción da inicio a la etapa de negociación.
La clave para una buena negociación, es ganar – ganar. Es decir, ambas partes deben salir satisfechas
de la negociación. Si el cliente rechaza la oferta se procede a una reevaluación de la cotización, para
ello se envía nuevamente al área de presupuestos para que realice el costeo.
En el caso que no se llegue a un acuerdo, la negociación termina; si acepta se procede con la etapa
del diseño.
PROCESO: PRESUPUESTAR CLIENTES INTERNOS
Este proceso es interfuncional, ya que al igual que el anterior interviene más de un proceso.
PROCESO: PRESUPUESTAR / CLIENTES EXTERNOS
Descripción de actividades – Clientes internos y externos
El jefe del área de presupuestos recibe la descripción de los requerimientos y le entrega al auxiliar de
presupuestos quien procede a elaborar el presupuesto del costo del manuscrito tendrá que pagar el
cliente. Una vez el auxiliar de presupuestos termina de realizar el costeo entrega a su jefe para que
este se encargue de supervisar el costeo realizado, en el caso que no sea apropiado se envía
nuevamente al auxiliar para que modifique. Por el contrario, si el jefe está conforme envía el informe
al área de ventas.
Cabe recalcar que dentro del presupuesto que ellos elaboran, se incluye el costo que se incurrirá en
la elaboración de las 3 pruebas (antes que se realice el trabajo original). En el caso de libros, son 3
revisiones, mientras que en el caso de las revistas sólo presupuestan para 2 revisiones. Si el cliente
pasa este número de pruebas, el costo correrá a su cuenta.
Puede haber casos en que el jefe de ventas vuelva a enviar el informe con el costeo para que el auxiliar
de presupuestos vuelva a recotizar.
Es importante mencionar que en el auxiliar de presupuestos toma en cuenta que si el cliente es
interno se aplica un descuento especial.
FLUJOGRAMA CONSOLIDADO

FICHA DE PROCEDIMIENTO
PROCESO Vender / clientes internos y externos
Este proceso es la primera etapa en la que el cliente tiene contacto con el
DESCRIPCIÓN área de ventas. Para presentar su manuscrito a la imprenta, el cliente debe
entregar a esta área el manuscrito en digital para que posteriormente se
proceda a realizar la etapa de negociación.
OBJETIVO El objetivo de este proceso es entregar la cotización del manuscrito al
cliente, y lograr una negociación acertada.
RESPONSABLE Los responsables de este proceso son: El jefe de ventas y 4 agentes de
ventas.
DESTINATARIO El cliente que llega para sacar su publicación.
INCIO / FIN El inicio se da cuando el cliente se reúne con el jefe de ventas y le presenta
su manuscrito.
ENTRADAS El cliente, el manuscrito en el programa Word, dinero para la negociación.
SALIDAS Negociación finalizada, manuscrito listo para pasar al área de diseño y
diagramación.
INDICADORES Clientes que aceptan la negociación/ total de clientes que presentan su
manuscrito (mes).
Paso Actividades Responsable Plazos
1 Recepcionar el manuscrito en 1 día
Word Jefe de ventas
Revisar el material que vaya
2 acorde con la filosofía Agente de ventas 1 a 2 días
cristiana, además de evaluar
el tipo de material que
requiere el cliente.
3 Enviar los requerimientos del
manuscrito al área de Jefe de ventas Menos de 1 día
presupuestos
4 Recepcionar la cotización del
manuscrito Jefe de ventas Menos de 1 día
5 Presentar la cotización al Agente de ventas Menos de 1 día
cliente
6 Enviar el manuscrito para Jefe de ventas Menos de 1 día
modificar cotización
7 Elaborar / consolidar la
información de los Jefe de ventas Menos de 1 día
requerimientos del cliente
8 Enviar los requerimientos del Jefe de ventas Menos de 1 día
manuscrito al área de diseño
y diagramación
FICHA DE PROCEDIMIENTO
PROCESO Presupuestar / clientes internos y externos
En este proceso se realiza la cotización del manuscrito, el cual
DESCRIPCIÓN posteriormente es entregado al cliente por el área de ventas.
OBJETIVO El objetivo de este proceso es realizar una cotización confiable y precisa.
Además entregarla en el momento oportuno.
RESPONSABLE Los responsables de este proceso son: Jefe de presupuestos y el Auxiliar de
presupuestos.
DESTINATARIO Área de ventas.
INCIO / FIN El inicio se da cuando el jefe de presupuestos recibe los requerimientos del
manuscrito.
ENTRADAS El manuscrito en el programa Word, los requerimientos del manuscrito..
SALIDAS Manuscrito cotizado para posteriormente ser presentado al cliente.
INDICADORES Cotizaciones aceptadas/ total de cotizaciones realizadas (mes).
Paso Actividades Responsable Plazos
1 Recepcionar y analizar Jefe de presupuestos Menos de 1 día.
de los requerimientos
para la elaboración del
manuscrito
Realizar la cotización Auxiliar de Menos de 1 día.
2 del manuscrito presupuestos
3 Supervisar la cotización Jefe de presupuestos Menos de 1 día
elaborada
4 Aplicar el descuento a
la cotización (cliente Auxiliar de Menos de 1 día
interno) presupuestos
5 Reportar la cotización Jefe de presupuestos Menos de 1 día
al Área de ventas
6 Recepcionar los Jefe de presupuestos Menos de 1 día
requerimientos para
modificar la cotización
7 Recotizar el pedido del Auxiliar de
cliente presupuestos Menos de 1 día

8 Reportar cotización Jefe de presupuestos Menos de 1 día


modificada
Suppliers Imputs Process Outputs Customers

SUPLIER PROCESS CUSTOMER

Requirements and Requirements and


Feedback loop Feedback loop
Cliente
- Manuscrito
-
ACTIVOS
 Teléfono Puesto Formación Habilidades
 Software
Agente de Licenciado Comunicación
 Oficina de venta y Ventas en ventas interpersonal
materiales
 Dinero
¿CON QUE? ¿CON Encargado Licenciado Habilidades
Responsable: de en costos numéricas
QUIÉN?
 Jefe de ventas presupuesto

ENTRADAS PROVEEDORES
ENTRADA
 Aceptación del manuscrito.
Pedido del cliente Vendedor PROCESO:  Inscripción del trabajo y
SALIDA
Requerimientos Cliente VENTAS almacenamiento de data
del cliente  Negociación finalizada
Manuscrito en el Cliente
Word

MÉTODO
¿CÓMO? CUANTO, Indicador de eficacia
- ¿CUÁLES?
- Clientes que aceptan la
ELABORO negociación/ total de
- Encargado de Ventas clientes que presentan su
APROBO manuscrito.

- Agente de ventas
ACTIVOS
 Teléfono
 Software
 Oficina de presupuestos y
Puesto Formación Habilidades
materiales Agente de Licenciado Comunicació
Responsable:
Ventas en ventas interpersonal
 Jefe de Presupuestos Encargado Licenciado Habilidades
¿CON QUE? ¿CON de en costos numéricas
QUIÉN? presupuesto

 Recepción de
requerimientos. PROCESO:
 Informe de conformidad  Documentación
PRESUPUESTO
del área de ventas. detallada de
 Reporte de la
ENTRADA S SALIDA requerimientos
negociación  Negociación con el
 Informe de recotización cliente
 Reporte de nueva
- MÉTODO cotización
- Manual de negociación ficha de
negociación, Formato de ¿CÓMO? CUANTO, Indicador de eficacia
presentación de informe, modelo ¿CUÁLES?
de presentación.  Clientes que aceptan la
- ELABORO negociación/ total de clientes
- Auxiliar de presupuestos que presentan su manuscrito.
- APROBO
- El jefe de presupuestos
5. Análisis de los procesos

Identificación de las actividades críticas

ACTIVIDAD CONSECUENCIA EVALUACIÓN


Identificación de errores, deficiencias o carencias

Actividades a eliminar – No agregan valor


Para medir el correcto funcionamiento de los procesos, se han tomado en cuenta algunos indicadores tanto para el proceso de vender y
presupuestar.
Para evaluar las negociaciones que realiza el área de compras. Se ha aplicado el siguiente indicador.

Clientes que aceptan la negociación

Total de clientes que presentan su manuscrito

De esta manera, el jefe de esta área podrá determinar el cumplimiento por parte de los agentes de ventas para lograr una negociación
acertada con el cliente.
Para medir la efectividad de la elaboración de las cotizaciones por parte del Área de presupuestos se ha propuesto implementar el siguiente
indicador:

Entrega de cotizaciones a tiempo

Total de manuscritos a cotizar


6. Conclusiones

7. Recomendaciones

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