Está en la página 1de 48

Manuales

administrativos
Un manual es un documento en la cual se describe con
detalle y en forma ordenada y sistemática información
y/o instrucciones sobre Organización funciones
procedimientos, etc de una entidad o dependencia que
se consideran necesarias para la ejecución de un
trabajo.
Características

 Delimitar en forma escrita las funciones,


responsabilidades y autoridad de cada cargo.
 Normalizar y controlar los tramites de los
procedimientos.
 Adoctrinar al personal nuevo sobre sus funciones
y responsabilidades en la entidad.
 Adiestrar y orientar al personal en servicio.
 Identificar los canales de comunicación de
coordinación.
Tipos de manuales

De acuerdo a su contenido los principales


tipos de manuales son los siguientes:
 Manual de organización y funciones.

 Manual de procedimientos.
Manual de organización y
funciones

Son documentos que exponen con


detalle la estructura y funciones de la
entidad o dependencia de que traten,
las relaciones de cada unidad y de
cada cargo, la especificación de la
autoridad y la responsabilidad
inherente al cargo las líneas de
responsabilidad, canales de
comunicación, etc.
Los manuales de organización y funciones tienen como finalidad
principal:

Indicar las funciones básicas de cada unidad


delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.

Indicar la ubicación de cada cargo dentro de la


estructura general de la entidad o dependencia y
señalar las funciones fundamentales de los mismos (los
cargos).

Enmarcar la autoridad dentro de los límites pertinentes.

Describir las interrelaciones formales y funcionales de la


entidad y/o dependencia y de los cargos hacia el
exterior e interior.
Manual de Organización
1. Identificación
Logotipo, nombre, denominación y
extensión del manual, lugar y fecha de
elaboración, número de páginas,
sustitución de páginas, unidades
responsables y clave de la forma.
2. Índice o contenido
3. Prólogo y/o Introducción
Exposición de lo que es el manual, su
estructura, propósitos, ámbito de
aplicación y necesidad de mantenerlo
vigente.
Manual de Organización

4. Antecedentes Históricos
Descripción del origen, evolución y
cambios significativos de la organización ó
área descrita.
5. Legislación o base legal
Lista de los principales ordenamientos
jurídicos que norman las actividades de la
Institución (Constitución, tratados, leyes,
convenios, reglamentos, decretos,
acuerdos y circulares).
Manual de Organización
6. Atribuciones
Transcripción textual y completa del
artículo y cláusula que explica las
facultades conferidas a la organización.
7. Estructura orgánica
Descripción ordenada de las unidades
administrativas de una organización según
sus relaciones de jerarquía.
8. Organigrama
Representación gráfica de la Institución.
Manual de Organización
9. Misión
Guía o marco de referencia para orientar sus
acciones y ser objetivos.
10. Funciones
Es la especificación de las tareas inherentes a
cada una de las unidades administrativas de la
estructura orgánica.
11. Descripción de puestos
Reseña del contenido básico de los puestos:
relaciones de autoridad, responsabilidades,
funciones, relaciones.
Manual de Organización
12. Directorio
En el constan los nombres y puestos de las
personas comprendidas en el manual.
Manual de procedimientos

Llamamos también manuales de operaciones o de practicas


Standard, sus documentos que presentan en forma ordenada y
sistemática los tramites preciso a seguir para lograr el trabajo de
una dependencia de acuerdo a métodos previstos.

Los manuales de procedimientos el cumplimiento de las rutinas de


trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias
Funciones:

Uniformar y
controlar el
Simplificar la Facilitar la
cumplimiento Enseñar el Aumentar la
Facilitar las determinación elaboración de Construir una
de las rutinas trabajo a los eficiencia de
labores de de las guías de base para el
de trabajo y nuevos los empleados
inspectoría. responsabilidad servicio al análisis.
evitar las empleados. en servicio.
es. ciudadano.
alteraciones
arbitrarias ,
Manual de Procedimientos
1. Identificación
Logotipo, nombre, denominación y
extensión del manual, lugar y fecha de
elaboración, número de páginas, sustitución
de páginas, unidades responsables y clave
de la forma.
2. Índice o contenido
3. Prólogo y/o Introducción
Exposición de lo que es el manual, su
estructura, propósitos, ámbito de aplicación
y necesidad de mantenerlo vigente.
Responsabilidades en la elaboración
de manuales

 La oficina de organización y métodos cuando la


entidad o dependencia cuenta con esta oficina
 El personal administrativo capacitado cuando no hay
oficina o personal de organización y métodos
 El jefe de la dependencia cuando no hay ni personal
de organización y métodos ni personal administrado
capacitado
METODOLOGÍA PARA LA
CONFECCIÓN DE UN MANUAL

Se emplea los siguientes pasos:


Planeamiento:
En este paso se determina:
Propósitos del manual
Asignación de la responsabilidad por su
elaboración los usuarios del manual.
Recopilación:
Es el acopio de la información necesaria para la
elaboración mediante:
La investigación documental de los archivos de la
investigación.
Entrevista a empleados para obtener datos de sus actividades
y operaciones en que intervienen.
Entrevistas a los jefes o responsables de las dependencia para
completar aclarar y aprobar la información obtenida.
Observación directa del funcionamiento de la dependencia o
del proceso.
Estudio y análisis de la información:
En esta etapa se hace examen concienzudo de la
información obtenida y se analiza para eliminar
contradicciones duplicaciones y cualquier otro
defecto

Redacción del proyecto del manual:


Se confecciona un proyecto de manual con la
información obtenida y revisada pero durante su
redacción debe consultarse con el jefe responsable y
los usuarios acerca de dicho proyecto que debe
reflejar la realidad exacta
En seguida se preparan las graficas necesarias. el
lenguaje a usar debe ser claro y sencillo sin dar
lugar a dudas o diferentes interpretaciones se
emplea el infinitivo de los verbos al inicio de cada
párrafo por ejemplo:
_Dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de
las diferentes dependencias
_Coordinar la supervisión especializada a los
organismos ejecutivas periféricas, etc
Revisión y aprobación:
Al terminar el manual se le presenta a la autoridad superior
respectiva de la dependencia para hacer las correcciones finales
Una vez hecha la corrección final se le remite a la autoridad
competente, con el fin de que lo apruebe y pierda tener vigencia
legal

Presentación:
El manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas lo cual permite hacer
modificaciones parciales sin alterar todo el documento.
En hojas tamaño A_4 según norma el instituto nacional de normas
técnicas y certificaciones (29.7*21 cm.).
Guardarlos en fólderes que permitan su fácil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeración lo cual evitara trastornos mayores en
la sustitución.
Y no usar letra muy pequeña ni muy grande.
Divulgación:
El manual aprobado e impreso debe repartirse
entre el personal de la dependencia con quien
deben coordinar así mismo se enviara ejemplares
a la oficina de organización y métodos y a las
que se juzgue pertinente.

Actualización del manual:


Desde el momento que el manual comienza a
ser utilizado debe ser controlado continuamente
para proceder a estudiar y verificar si el
documento ha cumplido con el objetivo que
puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros,
etc.
Cuadro de Asignación
de Personal

 El CAP es un documento de gestión que contiene los


cargos clasificados en base a la estructura orgánica
prevista en su Reglamento de Organización y
Funciones (ROF) y a los objetivos y metas
establecidos en su Plan Estratégico
 La conducción del proceso de elaboración y
formulación del CAP de las Empresas es
responsabilidad del Gerente General de la Empresa.
Esta facultad puede ser delegada en otros cargos de
la Empresa
Reglamento de Organización y
Funciones
Es un documento normativo que
contiene disposiciones técnico –
administrativas que completan, regulan
y fijan la estructura orgánica de la
entidad, con sujeción a su naturaleza,
fines y funciones establecidas en las
normas legales que le dan origen y otras
disposiciones complementarios, y
precisa las funciones, atribuciones y
relaciones de las unidades orgánicas
consignadas en precitadas normas y
disposiciones.
El ROF es un documento que expresa como los
órganos de gobierno, han decidido que deben
formularse la organización de una entidad. Así el
ROF establecerá:
Cual es la estructura de la entidad y que unidades
orgánicas deben existir.
Que funciones debe corresponderle a cada unidad
orgánica.
Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en
general de trabajo que se establecen.
Las atribuciones o facultades específicas de los
titulares de las unidades orgánicas.
Finalidad

El ROF deberá ser empleado como un


instrumento de gestión administrativa, para:

Establecer campos funcionales y


responsabilidades.
Como un medio para efectuar el proceso de
dirección y control.
Esquema del ROF
El esquema que debe contener el ROF es el siguiente:
Introducción
Índice
Generalidades
Titulo I .- De la Naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales.
Titulo II .- De las Funciones, facultades a atribuciones.
Capitulo I.- De la Alta dirección.
Capitulo II.- De los órganos Consultivos de coordinación y participación.
Capitulo III.- De los órganos de control asesoramiento y apoyo.
Capitulo IV.- De los órganos de línea.
Titulo III.- De las relaciones Institucionales.
Titulo IV.- De las disposiciones complementarias, transitorias y finales.
Organigrama General
Glosario de Términos
EMPRESA SAN JOSÉ DEL NORTE E.I.R.L

MISIÓN
Satisfacer las necesidades vitales de acuerdo a las exigencias de nuestros clientes
poniendo a su alcance productos de calida certificada y a precios razonables
contribuyendo de esa manera a la preservación de la salud y el medio ambiente.
Así mismo contribuir de una u otra manera al mejoramiento de la calidad de vida de
nuestra comunidad fomentando programas de salud, cultura educación, deporte y
acciones solidarias.
OBJETIVO GENERAL:
Elaboración de agua de mesa, bebidas refrescantes, gasificadas y no gasificadas
contribuyendo al desarrollo y bienestar de la población principalmente en la
generación de empleo así como también brindar un producto de calidad
garantizando la salud del poblador tumbesino operando dentro del marco de la
legalidad e innovando continuamente nuestro producto aplicando tecnología de
punta con eficiencia y responsabilidad lo cual nos respalda como empresa.
DESARROLLO DE CONTENIDO DEL MANUAL

I.-INTRODUCCIÓN:

Finalidad:
Identificar las unidades orgánicas que conforman la estructura general de
la empresa y el personal que labora en ella.
Definir las funciones y responsabilidades que le competen a cada una de
las unidades orgánicas.
Alcance:
El presente manual de organización y funciones es de aplicación a todas
las unidades y al personal que conforman la estructura orgánica de la
empresa.
Aprobación y utilización:
El manual de organización y funciones, será aprobado por la máxima
autoridad de la empresa (el gerente general) y se utilizará periódicamente
como instrumento de gestión administrativa y como guía para la dirección
y control de la entidad.
Base legal:
Ley de sociedades (Ley E.I.R.L 21621)
Ley de Mypes 28015

Reglamento de las Mypes D.S. 009-2003 TR


II.-ESTRUCTURA ORGÁNICA

a).-Órganos De Gobierno:
Gerencia General
b).-Órganos de apoyo:
Secretaria
C.-Órganos de línea:
Gerencia Logística
Compras
Almacén
Distribución
Gerencia de producción
Gerencia de Ventas

GERENTE GENERAL
Funciones de la unidad orgánica:
 Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades operativas de la empresa.
 Elaborar las estrategias y políticas para el desarrollo de la empresa de acuerdo con los
objetivos planteados.
 Coordinar y supervisar las actividades de los Gerentes de Área.
 Participar en los comités de adquisiciones, contrataciones y cualquier otro que se conforme
para fines administrativos, financieros y servicios judiciales de acuerdo a las normas
vigentes y reglamentaciones específicas.
 Desarrollar la organización e implementar los mecanismos de evaluación de la gestión
empresarial a través de la evaluación periódica de planes.
Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
La gerencia general es el máximo órgano de gobierno
Es el responsable del desarrollo de la empresa.
Mantiene coordinación con los órganos de línea (Almacén,
producción y ventas).

CUADRO ORGÁNICO DE ASIGNACIÓN DE CARGOS

Nº Denominación del cargo N total OBSERVACIONES

de orden De

plazas

0101 GERENTE GENERAL 01


Funciones específicas a nivel del cargo:
 Orientar la gestión de la empresa al servicio del
cliente a fin de promover su mejoramiento
continuo.
 Dirigir los planes de trabajo de la empresa.
 Controlar y evaluar la ejecución presupuestal.

Requisitos del cargo:


Título profesional en administración de empresas
5 años de experiencia en gerencia.
Organigrama:

Gerencia general
GERENTE DE LOGISTICA
Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
El gerente de Logística depende del gerente general.
El gerente general es responsable del cumplimiento de sus
funciones
El gerente de Logística mantiene coordinación con el
gerente general y los órganos de producción y ventas de la
empresa.

• Cuadro orgánico de asignación de cargos

Nº Denominación del cargo N total

de De OBSERVACIONES

orden plazas

0101 Gerente de logística 01


Funciones específicas a nivel del cargo:
Elaborar estrategias y políticas de compras, desarrollo y
negociaciones con los proveedores tanto a corto plazo
como largo plazo.
Planear, dirigir, organizar, controlar y evaluar las políticas y
estrategias referentes al sistema de abastecimiento.
Coordinar con las diferentes áreas de la organización.
Planificar y supervisar el ordenamiento de los documentos
del gerente general
Cumple otras funciones que se le asigne.

Requisitos del cargo:


Título de administración de empresas
Especialización en temas de logística.
Experiencia de 2 años en gerencia.
Gerencia general

Logística
COMPRAS:
Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
Depende del gerente de Logística.
El gerente de logística es responsable del cumplimiento de sus
funciones.
Mantiene coordinación con el gerente de almacén

Cuadro orgánico de asignación de cargos

Nº Denominación del cargo N total Nº OBSERVACIONES

De CAP
de orden
plazas

0101 Gerente del área de compras 01


3. Funciones específicas a nivel del cargo:
Mantener la continuidad del abastecimiento.
Evitar deterioros, duplicidad, desperdicios, etc.
Buscando la calidad adecuada
Buscar las fuentes de suministro, alternativos y
localizar nuevos productos y materiales.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento.
Cumple otras funciones que se le asigne.

4. Requisitos del cargo:


Título de administración de empresas
Formación técnica y/o auxiliar en informática.
Gerencia general

Logística

Compras
ALMACEN
Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
Depende del gerente de logística.
El gerente de logística es responsable del cumplimiento de
sus funciones.
mantiene coordinación con el gerente de logística.

Cuadro orgánico de asignación de cargos

Denominación del cargo N total Nº OBSERVACIONES


Nº de orden
De CAP

plazas

0101 Gerente de Almacén 01


Funciones específicas a nivel del cargo:
Controlar la exactitud de sus existencias.
Mantener la seguridad de los insumos y materiales bajo su custodia.
Conservar adecuadamente los materiales y reposición oportuna
Se responsabiliza de recibir en perfectas condiciones los insumos de los
diferentes proveedores.
Identificar y clasificar las mercaderías anotando la cantidad recibida de
cada artículo.
Cumple otras funciones que se le asigne.

Requisitos del cargo:


Título de administración de empresas
Formación técnica y/o auxiliar en informática
Experiencia de dos años en gerencia
Gerencia general

Producción
Logística

Adquisiciones
Agua de Mesa

Almacén
VENTAS
1. Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
El gerente de Ventas Depende del gerente general
El gerente general es responsable del cumplimiento de sus
funciones.
Mantiene coordinación con el gerente general

Denominación del cargo N total Nº OBSERVACIONES


Nº de orden
De CAP

plazas

0101 Gerente de marketing 01


Funciones específicas a nivel del cargo:

 Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar todas las


actividades diseñadas tanto para satisfacer las necesidades
de los clientes como para alcanzar los objetivos de la
organización.
 Establecer los canales de distribución para nuestro producto.
 Determinar el precio del producto en los diferentes
segmentos del mercado.
 Formular e implantar el plan de ventas y de publicidad.
 Diseñar la envoltura del producto.
 Promover el consumo del producto a través de campañas
agresivas de publicidad.
 Participar en los diferentes eventos que se realicen con el fin
de dar a conocer nuestro producto.
 Cumple otras funciones que se le asigne.
Requisitos del cargo

 Titulo en administración de empresas y/o


marketing
 Formación técnica y/o auxiliar en informática
 Experiencia de 2 años en gerencia.
Gerencia general

Producción Marketing
Logística

Adquisiciones
Agua de Mesa

Almacén