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Prospectiva Estratégica

TALLER APLICACIÓN DEL ANÁLISIS ESTRUCTURAL CON MICMAC Y


CONSTRUCCIÓN DE ESCENARIOS SMIC-PROB

Presentado A:

Jairo Cesar Laverde R

Presentado Por:

Clara Marcela Novoa Sandoval

Universidad Militar Nueva Granada

Facultad de Ciencias Económicas

Especialización En Alta Gerencia

Bogotá D.C

Agosto 14 de 2013
Contenido

RESUMEN 4
Palabras Claves ............................................................................................................................. 4

ABSTRACT ........................................................................................................................................ 5

Keywords ....................................................................................................................................... 5

Introducción ....................................................................................................................................... 6

ANALISIS ESTRUCTURAL CON LA APLICACIÓN Del MICMAC ............................................ 7

Definición de las variables (15 variables).................................................................................... 8

Calculo de los Parámetros .......................................................................................................... 13

Calificación de las relaciones entre las variables ..................................................................... 14

RESULTADOS POR MATRIZ DIRECTA – MDI ................................................................. 15

Suma de la matriz directa .......................................................................................................... 15

Estabilidad de La matriz ............................................................................................................ 17

Análisis Plano Directo ................................................................................................................ 17

Gráfico directo (Direct graph): en este gráfico se analizan las 2 o 3 variables con las
relaciones más fuertes con las demás variables (strongest influences), las cuales se
encuentra en color rojo............................................................................................................... 20

RESULTADOS POR MATRIZ INDIRECTA – MII .............................................................. 22

Plano de Desplazamientos Directo / Indirecto.......................................................................... 25

Diagrama de dispersión .............................................................................................................. 27

Variables Reguladoras ............................................................................................................... 28

Variables Clave ........................................................................................................................... 28

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Variables de Resultado ............................................................................................................... 29

Informe Smic-Prob-Experto ............................................................................................................ 30

GESTION DOCUMENTAL GOBERNACION .............................................................................. 30

Probabilidades Simples: ............................................................................................................. 32

LAS HIPOTESIS ........................................................................................................................ 34

DESCRIPCION DE LAS HIPOTESIS ........................................................................................... 34

Conclusiones..................................................................................................................................... 44

BIBLIOGRAFIA Y CYBERGRAFÍA ............................................................................................. 45

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RESUMEN

En el presente trabajo se realiza un análisis estructural, en un software llamado


MICMAC, donde se utiliza como herramienta para evaluar unas variables
esenciales de la Dirección de Gestión Documental y Correspondencia de la
Gobernación de Cundinamarca, el cual pretende identificar las variables críticas y
esenciales para implementar estrategias y poder decidir y ser más asertivas. Y a
la vez se efectuara la previsión respectiva de la dirección de gestión en
Cundinamarca

Otro programa utilizado para este trabajo es Smic prob. Spert a través del cual de
mide unos escenarios que no se tienen en cuenta en el momento, pero que son
indispensables para el funcionamiento de su labor o desempeño, esto con el fin de
proyectar el grado de probabilidades de realización o no de cada una de las
hipótesis.

Palabras Claves

Micmac, Herramienta, variables , evaluar, dirección , correspondencia, criticas,


esenciales , estrategias , tendencias, rupturas , smic prob spert , hipótesis,,
proyectar , escenarios , probabilidad .

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ABSTRACT

In this work we make a structural analysis in software called MICMAC, which is


used as a tool to assess essential variables Direction Document Management and
Correspondence of Cundinamarca, which aims to identify the critical variables and
essential to implement strategies and to decide and be more assertive. And while
the forecast is effected respective management direction in Cundinamarca

Another program used for this work is SMIC prob. Spert through which to measure
some scenarios that are not taken into account at the time, but which are essential
to the operation or performance of its work, this in order to project the degree of
probability of realization or not of each of hypotheses.

Keywords

Micmac, Tool, variables, assess, address, correspondence, critical, essential,


strategies, trends, breakouts, smic prob spert, hypothesis, plan, sets, probability.

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Introducción

La Gobernación de Cundinamarca es una entidad pública encargada de velar,


dirigir, y administrar a cada uno se los ciudadanos y del departamento y su
personal de planta. su estructura es muy compleja lo cual esta dividida por
secretarias, y la que tomaremos para nuestro análisis es la secretaria General de
donde pertenece la Dirección De Servicio al Ciudadano y Gestión Documental,

Para la Gobernación es muy importante crear una política pública para impulsar
desarrollar y consolidar el uso de tecnologías de comunicación e información a fin
de lograr que exista una mayor interrelación con los diferentes municipios, a través
de medios virtuales, y gestión y ofrecer a los ciudadanos participación ciudadana a
través de medios virtuales, además facilita le desplazamiento, la atención mas
rápida y cumpliendo con los tiempos de entrega estipulados.

Por lo tanto, se realizará el análisis estructural con el aplicativo MICMAC para el


Sistema Departamental de Servicio al Ciudadano identificando las variables más
importantes en la prestación del servicio a la ciudadanía enfatizando en sus
necesidades y sus requerimientos.

y de otro lado se efectuará la previsión de tendencia en través de la metodología


por escenarios con el sistema Smic Prob Spert, a fin de proyectar el grado de
probabilidad de realización o de hipótesis las cuales están relacionadas en cuanto
a cobertura y calidad.

En este trabajo se realizó un análisis estructural de esta organización, la cual


permitió realizar una lista de 15 variables en las cuales miraremos en nivel de
interrelación entre este, y e l impacto de tiene de cada una de sus variables.

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ANALISIS ESTRUCTURAL CON LA APLICACIÓN Del MICMAC

Para el análisis del aplicativo Micman se deben tener en cuenta los pasos a
seguir para el buen desarrollo y análisis de estas variables.

El primer paso es la realización de la lista de variables, en segundo lugar


descripción de relaciones entre las variables, la tercera fase es identificación de
las variables clave, se recomienda hacer una definición precisa de cada una de
las variables, trazar sus evoluciones y descubrir las tendencias o rupturas futuras.

Definición del sistema

Calidad de servicio de la correspondencia

El Servicio al Ciudadano en Cundinamarca está regulado por:

Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano

Secretaría General de Cundinamarca

Gobierno Nacional

Los principales Subsistemas son:

Político-jurídico-administrativo

Socio - Cultural

Conocimiento-innovación

Infraestructura-tecnología

Talento humano,

Biofísico-ambiental

Social cultural

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Definición de las variables (15 variables)
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1 Calidad de Recepcion CALID La Calidad de la Infraestructura


De Documentos Récepcion de , tecnologia
documentos a
mejorado, pero se
deberia ser mas
tecnologico y con
manejo de datos
estandarizados.

2 Transparencia en la TRANSP La informacion que Político-


confidencialidad de la contiene el jurídico-
información documento es de administrativo
confidencialidad alta,
se requiere de
salvaguardar la
informacion en sitios
mas seguros.

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3 Inversión en muebles INVERS La gobernacion de Conocimiento-


y enceres Cundinamarca debe innovación
invertir en el cambio
de muebles y
enceres porque ya
cumplieron su vida
util por unos mas
modernos, comodos,
brindando un
ambiente mas
agradable.

4 Seguimiento del SEGUI Se presentan Socio-cultural


documento en las problemas de
áreas de distribución. Distribucion, por la
falta de conocimiento
de lo que maneja
cada una de las
secretarias,
retardando su
respuesta y su
respectiva entrega.

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5 Demoras en los DEMOR En cumplimiento con Político-


proceso de respuesta la responsabilidad jurídico-
del departamento se administrativo
debe regir un tiempo
determinado para
cada solicitud y
colocar datos del
contacto para
agilizar el proceso.

6 Condiciones de áreas COND Las areas de trabajo Biofísico-


de trabajo de la Direccion de ambiental
correspondencia de
la gobernacion
carecen de espacios
adecuados existe
asinamiento en las
oficinas.

7 Mantenimiento de MANT Existen problemas Infraestructura-


enseres y equipos. de daños y falta de tecnología
mantenimiento de
equipos de trabajo,
son ambiguos y
disfuncionales.

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8 Capacitaciones de los CAPA En algunos Casos Político-


funcionarios En este cambian la jurídico-
trabajo se realizó un legislacion o algun administrativo
análisis estructural de parametro sin dar a
esta organización, la conocer los nuevos
cual permitió realizar procesos.
una lista de 15
variables en las cuales
miraremos en nivel de
interrelación entre
este, y e l impacto de
tiene de cada una de
sus variablesos

9 Incentivos laborales y INCEN Tener buena relacion Talento


actividades de con los compañeros humano
integración. de trabajo fortalece
los vinculos
afectivos, mejora el
autoestima, y
favorece la
comunicacion.

10 Tiempos de espera TIEM Se carece de un plan Socio-cultural


largos en filas de de accion mas
atención al usuario especializado y con
mejores mecanismos
de tiempo de espera.

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11 Inclusión de bases de INCLUSION Se debe realizar una Socio-cultural


datos más constente
actualizadas actualizacion de
cada funcionario que
ingrese a la
gobernacion y asi
agilizar los procesos
de atencion y
ubicacion.

12 Normalización de NORMA En el momento no se Socio-cultural


medios electrónicos cuenta con una
para los procesos de normalizacion
recepción. general del archivo
para la recepcion de
documentos

13 Comunicacion acertiva INFOR La secretaria Socio-cultural


a los usuarios General debe
informar y capacitar
a los funcionarios
para que puedan
brindar una mejor
atencion y evitar
inconformidades por
parte de los
usuarios.

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14 Falta de cultura CULT Se debe sensibilizar Biofísico-


ambiental a los funcionarios, ambiental
evitar al maximo el
desperdicio de
papel, y contribuir asi
a la conservacion del
medio ambiente.

15 Desconfianza de DESC Los usuarios Socio-cultural


medios electrónicos Desconfian de la
utilizacion de medios
electronicos por falta
de conocimientos,
capacitacion e
informacion.

Calculo de los Parámetros

Para el cálculo de los parámetros se maneja la recomendación del software, en 2


el número de “interacciones” de las variables, es decir, el relacionamiento de cada
variable con todas las demás.

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Calificación de las relaciones entre las variables

Se califica la “influencia” de cada variable sobre todas las demás. A continuación


se describe la Matriz de Influencia Directa (MDI):

X1 X2 X3 X4 X5 X6 X7 X8 X9 X10 X11:
11 X12 X13 X14 X15
1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 9: 10 : INCL 12 : 13 : 14 : 15 :
CALI TRAN INVE SEG DEM CON MA 8 : INC TIE USIO NOR INFO CU DES
D SP RS UI OR D NT CAPA EN M N MA R LT C
Y1 1 : CALID 0 2 3 2 2 2 2 3 2 2 2 2 2 3 332
Y2 2 : TRANSP 3 0 2 3 3 3 3 2 3 2 3 3 3 1 236
Y3 3 : INVERS 2 1 0 2 2 2 3 3 3 2 3 2 3 2 333
Y4 4 : SEGUI 3 2 1 0 2 2 2 3 2 3 3 3 1 2 231

MOTRICIDAD
Y5 5 : DEMOR 3 2 0 3 0 3 1 2 1 2 2 3 3 2 330
Y6 6 : COND 1 2 3 3 2 0 3 2 3 3 3 2 3 3 235
Y7 7 : MANT 3 2 2 1 2 2 0 1 1 3 3 3 3 2 331
Y8 8 : CAPA 2 3 2 2 3 1 2 0 2 1 3 3 2 2 331
Y9 9 : INCEN 3 2 2 1 2 2 2 3 0 2 3 2 3 1 331
Y10 10 : TIEM 3 3 3 2 3 2 2 2 0 0 2 3 2 1 331
Y11 11 : INCLUSION3 2 2 2 3 2 2 2 2 3 0 2 1 2 230
Y12 12 : NORMA 3 2 1 2 2 3 2 2 3 2 3 0 2 2 332
Y13 13 : INFOR 1 1 2 3 2 2 2 3 2 1 2 1 0 1 225
Y14 14 : CULT 2 2 3 1 1 2 3 3 2 2 3 3 2 0 332
Y15 15 : DESC 2 3 2 3 2 1 2 2 2 2 3 2 3 2 0 31
34 29 28 30 31 29 31 33 28 30 38 34 33 26 37
DEPENDENCIA

De la anterior Matriz se identifica que la variable con mayor motricidad es el


número 2 Transparencia y la variable con mayor dependencia es la 11 inclusión
actualización de cada funcionario.

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RESULTADOS POR MATRIZ DIRECTA – MDI

Indicator Value

Matrix size 15

Number of iterations 2

Number of zeros 17

Number of ones 25

Number of twos 103

Number of threes 80

Number of P 0

Total 208

Fillrate 92,44444%

Estabilidad de la MDI: la estabilidad de la matriz anterior se encuentra en el


92.44444%, el cual cumple con el criterio mayor al 90%. Así mismo se identifica
que las variables están altamente relacionadas.

Suma de la matriz directa


N° Variable Total number Total number of
of rows columns

1 Calidad de Recepcion De Documentos 32 34

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N° Variable Total number Total number of
of rows columns

2 Transparencia en la confidencialidad de la 36 29
información

3 Inversión en muebles y enceres 33 28

4 Seguimiento del documento en las áreas 31 30


de distribución.

5 Demoras en los proceso de respuesta 30 31

6 Condiciones de áreas de trabajo 35 29

7 Mantenimiento de enseres y equipos. 31 31

8 Capacitaciones de los funcionarios 31 33

9 Incentivos laborales y actividades de 31 28


integración.

10 Tiempos de espera largos en filas de 31 30


atención al usuario

11 Inclusión de bases de datos más 30 38


actualizadas

12 Normalización de medios electrónicos para 32 34


los procesos de recepción.

13 Comunicacion acertiva a los usuarios 25 33

14 Falta de cultura ambiental 32 26

15 Desconfianza de medios electrónicos 31 37

Total 471 471

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La anterior tabla muestra la motricidad y la dependencia de cada variable, con los
respectivos valores.

Estabilidad de La matriz

Iteration Influence Dependence


1 78 % 98 %
2 100 % 100 %

La anterior tabla muestra que la matriz presenta una estabilidad, ya que está en el
100%.

Análisis Plano Directo

CUADRANTE I: ZONA DE PODER CUADRANTE II: ZONA DE CONFLICTO

CUADRANTE IV: ZONA DE FALSOS PROBLEMAS CUADRANTE III: ZONA DE RESULTADOS

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Ilustración 1

Cuadrante II: Zona de conflicto. Las variables localizadas en este cuadrante son
tipo AA, “altamente” motrices sobre el sistema, pero también altamente
“dependientes” del sistema y corresponde a:

Calidad de la atención al ciudadano: esta variable corresponde a los resultados


después de haber realizado la. La Recepción de documentos, debería ser más
tecnológico y con manejo de datos estandarizados.se requiere de inversión en
tecnología e infraestructura para ofrecer a la ciudadanía canales de atención que
le economicen tiempo, recursos económicos y desplazamiento para adelantar
trámites.

Capacitación: En algunos Casos cambian la legislacion o algún parámetro sin dar


a conocer los nuevos procesos. Plan de gestión y de calidad. Mejoramiento
en las líneas de comunicación. Y de la tecnología.

Normalización: En el momento no se cuenta con una normalización general del


archivo para la recepción de documentos. Se pretende en los próximos meses se
cumpla con la NORMALIZACIÓN.

Desconfianza de los medios eléctricos.Los usuarios Desconfían de la utilización de


medios electrónicos por falta de conocimientos, capacitación e información falta
dar conocer los beneficios que les traen al implementarlo en cada uno de los
municipios.

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Cuadrante III: Zona de resultados. Las variables localizadas en este cuadrante son
tipo BA, de “baja” motricidad sobre el sistema, pero altamente dependientes” del
sistema. Es decir, están bajo el control del sistema, pero con poca motricidad.

Inclusión: Se debe realizar una constante actualización de cada funcionario que


ingrese a la gobernación y así agilizar los procesos de atención y ubicación.
Minimizando los tiempos de espera.

Información: La secretaria General debe informar y capacitar a los funcionarios


para que puedan brindar una mejor atención y evitar inconformidades por parte de
los usuarios.

Cuadrante IV: Zona de falsos problemas o problemas autónomos. Las variables


localizadas en este cuadrante son tipo BB, de “baja” motricidad sobre el sistema, y
también de poca” dependencia” del sistema. Es decir, no están bajo el control del
sistema.

Demoras en el proceso de respuesta, en cumplimiento con la responsabilidad del


departamento se debe regir un tiempo determinado para cada solicitud y colocar
datos del contacto para agilizar el proceso,

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.

Gráfico directo (Direct graph): en este gráfico se analizan las 2 o 3 variables


con las relaciones más fuertes con las demás variables (strongest
influences), las cuales se encuentra en color rojo.

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La variable que tiene mayor relación con las demás es la de Desconfianza en los
medios virtuales y de comunicación se espera que se incremente las redes
tecnológicas y entremos la era de 0 papel.

En segundo lugar está la variable de inversión y tiempo Se carece de un plan de


accion mas especializado y con mejores mecanismos de tiempo de espera. los
servidores sobre servicio al cliente con el fin que los momentos de verdad con el
ciudadano sean positivos.

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RESULTADOS POR MATRIZ INDIRECTA – MII
Matriz indirecta – MII, con 9 interacciones

1 : CALID 2 : TRANSP 3 : INVERS 4 : SEGUI 5 : DEMOR 6 : COND 7 : MANT 8 : CAPA 9 : INCEN 10 : TIEM 11 : INCLUSION 12 : NORMA 13 : INFOR 14 : CULT 15 : DESC
1 : CALID 2269 1963 1877 2039 2104 1948 2040 2188 1882 2020 2486 2234 2170 1783 2441
2 : TRANSP 2514 2188 2100 2268 2334 2146 2294 2424 2094 2219 2778 2507 2421 1954 2700
3 : INVERS 2301 1979 1888 2079 2128 1980 2096 2225 1932 2038 2535 2279 2217 1800 2475
4 : SEGUI 2204 1896 1806 1992 2028 1894 2005 2146 1852 1968 2443 2184 2128 1727 2363
5 : DEMOR 2155 1832 1726 1885 1957 1826 1916 2042 1748 1890 2345 2128 2063 1648 2306
6 : COND 2421 2134 2033 2229 2269 2078 2210 2339 2051 2173 2691 2408 2363 1950 2625
7 : MANT 2197 1895 1792 1938 2015 1858 1970 2098 1810 1955 2432 2190 2114 1712 2358
8 : CAPA 2176 1923 1846 1967 2041 1853 1987 2112 1812 1942 2421 2178 2100 1729 2369
9 : INCEN 2203 1883 1784 1935 1999 1875 1975 2119 1804 1947 2419 2173 2102 1691 2352
10 : TIEM 2224 1933 1854 1955 2044 1881 1999 2146 1802 1964 2438 2199 2109 1709 2386
11 : INCLUSION 2137 1853 1775 1939 1992 1829 1947 2067 1806 1909 2356 2103 2043 1679 2289
12 : NORMA 2280 1955 1850 2033 2096 1955 2053 2184 1894 2000 2505 2241 2174 1763 2452
13 : INFOR 1785 1543 1491 1615 1653 1545 1617 1730 1481 1571 1954 1754 1704 1383 1924
14 : CULT 2272 1960 1872 2034 2078 1951 2051 2208 1871 2016 2494 2257 2175 1762 2442
15 : DESC 2171 1918 1811 1971 2013 1846 1967 2089 1811 1941 2413 2157 2120 1733 2345

Plano indirecto. Con las mismas denominaciones y contenidos de los 4 cuadrantes


presentados en el plano directo, enseguida, se muestra el plano indirecto,
resultado de graficar la matriz indirecta.

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Gráfico indirecto. En la siguiente gráfica se observan las variables que presentan
unas influencias relativamente importantes (las relaciones de color azul intenso).

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Las variables más importantes en el anterior gráfico son la Inclusión y
Desconocimiento

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Plano de Desplazamientos Directo / Indirecto

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De acuerdo con lo visualizado gráficamente en la tabla anterior, podemos decir
que las variables2 (Transparencia en la confidencialidad de la información)6
(Condiciones de áreas de) 3 (Inversión en muebles y enceres) 1 (Calidad de
Recepcion De Documentos) 6 (calidad de la atención dada al ciudadano) según su
influencia y dependencia perdieron importancia con relación a las variables
estudiadas en el sistema. Por el contrario, las variables 13, (Comunicacion
acertiva a los usuarios )14(Falta de cultura ambiental), 11(Inclusión de bases de
datos más actualizadas , 15 (Desconfianza de medios electrónicos cobertura por
localidades de Bogotá), 13 (capacitación a ciudadanos), 15 (evaluación y
seguimiento a los puntos de atención), 9 (Incentivos laborales y actividades de
integración.) la 10 (Tiempos de espera largos en filas de atención al usuario)
según su influencia y dependencia ganaron importancia frente a las demás
variables del sistema.

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Diagrama de dispersión

Variables de
Poder

Variabl Variables
es Críticas
De Variables
Context Reguladoras
o Variables

Objetivo

Variables
Autónomas Variables
De
Resultado

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Variables Reguladoras

Como variable reguladora encontramos la variable 4 (inversión pública en I&D


para el conocimiento de la sociedad en Cundinamarca), que aunque tiene un
reducido nivel de motricidad y dependencia lo cual nos permite deducir que a
pesar de que este al margen del sistema no resta importancia, pero es preciso fijar
mayor interés y cuidado a las variables críticas o clave.

Variables Clave

Frente al sistema de Servicio al Ciudadano en Cundinamarca D.C., encontramos

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tres variables clave: Plan prospectivo de Bogotá al 2080, Cualificación a los
servidores y Tiempo de atención servicio de las cuales podemos determinar que
afectan directamente la funcionalidad del sistema, para así fijar estrategias propias
del sistema y obtener un mejor funcionamiento.

Variables de Resultado

Se encuentra la variable

Los usuarios Desconfian de la utilizacion de medios electronicos por falta de


conocimientos, capacitacion e informacion.

Incentivos laborales y actividades de integración. INCEN Tener buena


relacion con los compañeros de trabajo fortalece los vínculos afectivos, mejora el
autoestima, y favorece la comunicación.

Mantenimiento de enseres y equipos. Existen problemas de daños y falta de


mantenimiento de equipos de trabajo, son ambiguos y disfuncionales.

Normalización de medios electrónicos para los procesos de recepción. NORMA


En el momento no se cuenta con una normalización general del archivo
para la recepción de documentos Esta la variable Capacitación a Ciudadanos,
siendo muy independiente, al realizar la capacitación a ciudadanos se puede influir
para que estos actúen de manera diferente frente a los sistemas de información o
los trámites y servicios.

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Informe Smic-Prob-Experto

GESTION DOCUMENTAL GOBERNACION

N° Título largo Título corto Descripción

1 Direccion de quejas y QUEJAS Que tan problable es que para el


reclamos gobernacion año 2020, la gobernacion de
de cundinamarca cundinamarca reciba una queja,
sabiendo que para el año 2013 se
recibieron 30.

2 Tecnificacion en la TECNIFICA Que tan problable es que para el


direccion de gestion año 2020.la direccion de servicio al
documental y ciudadano y gestion documental de
correspondencia la gobernacion de cundinamarca
cuente con un sistema tecnificado y
poder llegar a cumplir la meta de
cero papel, sabiendo que para el
año 2013 aun no se ha
implementado en su totalidad.

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N° Título largo Título corto Descripción

3 Tramite virtual desde TRAMITE V Que tan probable es que para el año
los municipios a las 2020. la gobernacion de
diferentes secretarias cundinamarca cuente con un
de la gobernacion sistema o programa en donde los
ciudadanos puedan realizar sus
tramites de radicacion desde
cualquier municipio sin necesidad de
desplazarse hasta la ciudad de
bogota, sabiendo que para el año
2013 no se cuenta con ese servicio
y se tiene que entrar en gastos de
trasporte, estadia y alimentacion,
por cada cuidadano.

4 Modernizacion y AMPLIACION Que tan probable es que para el año


ampliacion fisica de la 2020; la direccion de gestion
direccion de gestion documental cuente con una planta
documental de la fisica adecuada para la atencion de
gobernacion de los usuarios, con mayor amplitud y
cundinamarca con equipos modernos, sabiendo
que para el 2013 no se cuenta con
ello.

5 Todos los empleados MERCURIO Que tan problable es que para el


publicos contratistas y año 2020; todos los empleados
demas manejen al al publicos y contratistas, manejen al
100% el programa 100% el programa de mercurio,
mercurio sabiendo que para el año 2013, solo
el 50% lo maneja a la perfeccion.

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 31


N° Título largo Título corto Descripción

6 Manejo de digiturnos y DIGITURNOS Que tan problable es que para el


sillas de espera para año 2020; la direccion de gestion
los usuarios de la documental y correspondencia
gobernacion de manejen un nuevo sistema de
cundinamarca digiturnos y sillas de espera,
ademas de una nueva ventanilla y
asi prestarles un mejor servicio,
sabiendo que para el año 2013 no
se cuenta con este mecanismo y
los usuarios deben hacer fila afuera
y esperar ser atendidos.

Con el fin de evaluar la Educación en Bogotá se postularon los siguientes


expertos:

N° Apellido Nombre Grupo Peso

1 Novoa Marcela Tecnico 8

2 Poveda Nelly Coordinadora 9

3 Narvaez Zeuri Asesora 7

Probabilidades Simples:

Experto 1:

Marcela Novoa (Técnico) Secretaria General Dirección de gestión Documental y


correspondencia.

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 32


Probabilidades
© LIPSOR-EPITA-PROB-EXPERT
1 : QUEJAS 0,79
2 : TECNIFICA 0,56
3 : TRAMITE V 0,64
4 : AMPLIACION 0,53
5 : MERCURIO 0,82
6 : DIGITURNOS 0,71

Experto 2:

Nelly Eulalia Poveda ( Coordinador Secretaria General Dirección de gestión


Documental y correspondencia.)
Probabilidades
© LIPSOR-EPITA-PROB-EXPERT

1 : QUEJAS 0,96
2 : TECNIFICA 0,87
3 : TRAMITE V 0,75
4 : AMPLIACION 0,64
5 : MERCURIO 0,91
6 : DIGITURNOS 0,85

Experto 3:

Margarita Lucy García Bonilla (Directora) Secretaria General Dirección de gestión


Documental y correspondencia.

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 33


Probabilidades
© LIPSOR-EPITA-PROB-EXPERT
1 : QUEJAS 0,94
2 : TECNIFICA 0,82
3 : TRAMITE V 0,87
4 : AMPLIACION 0,79
5 : MERCURIO 0,93
6 : DIGITURNOS 0,86

LAS HIPOTESIS
LISTA DE HIPOTESIS

Dirección de quejas y reclamos gobernación de Cundinamarca (QUEJAS)

Tecnificación en la dirección de gestión documental y correspondencia


(TECNIFICA)

Tramite virtual desde los municipios a las diferentes secretarias de la gobernación


(TRAMITE V)

Modernización y ampliación física de la dirección de gestión documental de la


gobernación de Cundinamarca (AMPLIACION)

Todos los empleados públicos contratistas y demás manejen al 100% el programa


mercurio (MERCURIO )

Manejo de digitarnos y sillas de espera para los usuarios de la gobernación de


Cundinamarca (DIGITURNOS)

DESCRIPCION DE LAS HIPOTESIS

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 34


Dirección de quejas y reclamos gobernación de Cundinamarca (QUEJAS)

Descripción: Que tan probable es que para el año 2020 la gobernación de


Cundinamarca reciba una queja sabiendo que para el año 2013 se recibieron 30

2. tecnificación en la dirección de gestión documental y correspondencia


(TECNIFICA)

Descripción : Que tan probable es que para el año 2020la dirección de servicio al
ciudadano y gestión documental de la gobernación de Cundinamarca cuente con
un sistema tecnificado y poder llegar a cumplir la meta de cero papel sabiendo que
para el año 2013 aún no se ha implementado en su totalidad.

3. Tramite virtual desde los municipios a las diferentes secretarias de la


gobernación (TRAMITE V)

Descripción: Que tan probable es que para el año 2020 la gobernación de


Cundinamarca cuente con un sistema o programa en donde los ciudadanos
puedan realizar sus trámites de radicación desde cualquier municipio sin
necesidad de desplazarse hasta la ciudad de Bogotá sabiendo que para el año
2013 no se cuenta con ese servicio y el usuario tiene que entrar en gastos de
trasporte estadio y alimentación por cuenta de cada usuario

4. Modernización y ampliación física de la dirección de gestión documental de


la gobernación de Cundinamarca (AMPLIACION)

Descripción : Que tan probable es que para el año 2020 la dirección de gestión
documental cuente con una planta física adecuada para la atención de los
usuarios con mayor amplitud y con equipos modernos sabiendo que para el 2013
no se cuenta con ello

5. Todos los empleados públicos contratistas y demás manejen al 100% el


programa mercurio (MERCURIO)

Descripción : Que tan probable es que para el año 2020 todos los empleados
públicos y contratistas manejen al 100% el programa de mercurio sabiendo que
para el año 2013 solo el 50% lo maneja a la perfección

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 35


6. Manejo de digitarnos y sillas de espera para los usuarios de la gobernación
de Cundinamarca (DIGITURNOS)

Descripción: Que tan probable es que para el año 2020 la dirección de gestión
documental y correspondencia manejen un nuevo sistema de digiturnos y sillas de
espera además de una nueva ventanilla y así prestarles un mejor servicio
sabiendo que para el año 2013 no se cuenta con este mecanismo y los usuarios
deben hacer fila afuera y esperar ser atendidos

LOS EXPERTOS

LISTA DE GRUPOS DE EXPERTOS

Coordinador

Directora

LISTA DE EXPERTOS

Técnico

Marcela Novoa

Coordinador

Nelly Poveda

Directora

Margarita García

DESCRIPCION DE LOS EXPERTOS

Marcela Novoa

Grupo de expertos : Técnico

Peso I. LAS HIPOTESIS

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 36


LISTA DE HIPOTESIS

Direccion de quejas y reclamos gobernacion de cundinamarca (QUEJAS)

Tecnificacion en la direccion de gestion documental y correspondencia


(TECNIFICA)

Tramite virtual desde los municipios a las diferentes secretarias de la gobernacion


(TRAMITE V)

Modernizacion y ampliacion fisica de la direccion de gestion documental de


la gobernacion de cundinamarca (AMPLIACION)

Todos los empleados publicos contratistas y demas manejen al al 100% el


programa mercurio (MERCURIO )

Manejo de digiturnos y sillas de espera para los usuarios de la gobernacion


de cundinamarca (DIGITURNOS)

DESCRIPCION DE LAS HIPOTESIS

Direccion de quejas y reclamos gobernacion de cundinamarca (QUEJAS)

Descripción : Que tan problable es que para el año 2020 la gobernacion de


cundinamarca reciba una queja sabiendo que para el año 2013 se recibieron 30

Tecnificacion en la direccion de gestion documental y correspondencia


(TECNIFICA)

Descripción : Que tan problable es que para el año 2020la direccion de servicio al
ciudadano y gestion documental de la gobernacion de cundinamarca cuente con
un sistema tecnificado y poder llegar a cumplir la meta de cero papel sabiendo que
para el año 2013 aun no se ha implementado en su totalidad.

Tramite virtual desde los municipios a las diferentes secretarias de la gobernacion


(TRAMITE V)

Descripción : Que tan probable es que para el año 2020 la gobernacion de


cundinamarca cuente con un sistema o programa en donde los ciudadanos
puedan realizar sus tramites de radicacion desde cualquier municipio sin

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 37


necesidad de desplazarse hasta la ciudad de bogota sabiendo que para el año
2013 no se cuenta con ese servicio y el usuario tiene que entrar en gastos de
trasporte estadio y alimentacion por cuenta de cada usuario

Modernizacion y ampliacion fisica de la direccion de gestion documental de la


gobernacion de cundinamarca (AMPLIACION)

Descripción : Que tan probable es que para el año 2020 la direccion de gestion
documental cuente con una planta fisica adecuada para la atencion de los
usuarios con mayor amplitud y con equipos modernos sabiendo que para el 2013
no se cuenta con ello

Todos los empleados publicos contratistas y demas manejen al al 100% el


programa mercurio (MERCURIO )

Descripción : Que tan problable es que para el año 2020 todos los empleados
publicos y contratistas manejen al 100% el programa de mercurio sabiendo que
para el año 2013 solo el 50% lo maneja a la perfeccion

Manejo de digiturnos y sillas de espera para los usuarios de la gobernacion de


cundinamarca (DIGITURNOS)

Descripción : Que tan problable es que para el año 2020 la direccion de gestion
documental y correspondencia manejen un nuevo sistema de digiturnos y sillas de
espera ademas de una nueva ventanilla y asi prestarles un mejor servicio
sabiendo que para el año 2013 no se cuenta con este mecanismo y los usuarios
deben hacer fila afuera y esperar ser atendidos

LOS EXPERTOS

LISTA DE GRUPOS DE EXPERTOS

Tecnico

Coordinador

Directora

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 38


LISTA DE EXPERTOS

Tecnico

Marcela Novoa

Coordinador

Nelly Poveda

Directora

Margarita García

DESCRIPCION DE LOS EXPERTOS

Marcela Novoa

Grupo de expertos: Técnico

Peso: 7

Nelly Poveda

Las hipótesis

Lista de hipótesis

Direccion de quejas y reclamos gobernacion de cundinamarca (QUEJAS)

Tecnificacion en la direccion de gestion documental y correspondencia


(TECNIFICA)

Tramite virtual desde los municipios a las diferentes secretarias de la gobernacion


(TRAMITE V)

Modernizacion y ampliacion fisica de la direccion de gestion documental de la


gobernacion de cundinamarca (AMPLIACION)

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 39


Todos los empleados publicos contratistas y demas manejen al al 100% el
programa mercurio (MERCURIO )

Manejo de digiturnos y sillas de espera para los usuarios de la gobernacion de


cundinamarca (DIGITURNOS)

Descripción de las hipótesis

Direccion de quejas y reclamos gobernacion de cundinamarca (QUEJAS)

Descripción : Que tan problable es que para el año 2020 la gobernacion de


cundinamarca reciba una queja sabiendo que para el año 2013 se recibieron 30

Tecnificacion en la direccion de gestion documental y correspondencia


(TECNIFICA)

Descripción : Que tan problable es que para el año 2020la direccion de servicio al
ciudadano y gestion documental de la gobernacion de cundinamarca cuente con
un sistema tecnificado y poder llegar a cumplir la meta de cero papel sabiendo que
para el año 2013 aun no se ha implementado en su totalidad.

Tramite virtual desde los municipios a las diferentes secretarias de la gobernacion


(TRAMITE V)

Descripción : Que tan probable es que para el año 2020 la gobernacion de


cundinamarca cuente con un sistema o programa en donde los ciudadanos
puedan realizar sus tramites de radicacion desde cualquier municipio sin
necesidad de desplazarse hasta la ciudad de bogota sabiendo que para el año
2013 no se cuenta con ese servicio y el usuario tiene que entrar en gastos de
trasporte estadio y alimentacion por cuenta de cada usuario

Modernizacion y ampliacion fisica de la direccion de gestion documental de la


gobernacion de cundinamarca (AMPLIACION)

Descripción : Que tan probable es que para el año 2020 la direccion de gestion
documental cuente con una planta fisica adecuada para la atencion de los
usuarios con mayor amplitud y con equipos modernos sabiendo que para el 2013

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 40


no se cuenta con ello

Todos los empleados publicos contratistas y demas manejen al al 100% el


programa mercurio (MERCURIO )

Descripción : Que tan problable es que para el año 2020 todos los empleados
publicos y contratistas manejen al 100% el programa de mercurio sabiendo que
para el año 2013 solo el 50% lo maneja a la perfeccion

Manejo de digiturnos y sillas de espera para los usuarios de la gobernacion de


cundinamarca (DIGITURNOS)

Descripción : Que tan problable es que para el año 2020 la direccion de gestion
documental y correspondencia manejen un nuevo sistema de digiturnos y sillas de
espera ademas de una nueva ventanilla y asi prestarles un mejor servicio
sabiendo que para el año 2013 no se cuenta con este mecanismo y los usuarios
deben hacer fila afuera y esperar ser atendidos

Los expertos

Lista de grupos de expertos

Tecnico

Coordinador

Directora

Lista de expertos

Tecnico

Marcela Novoa

Coordinador

Nelly Poveda

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 41


Directora

Margarita Garcia

Descripción de los expertos

Marcela Novoa

Grupo de expertos : Tecnico

Peso : 7

Nelly Poveda

Grupo de expertos : Coordinador

Peso : 8

Margarita Garcia

Grupo de expertos : Directora

Peso : 9

El estudio Smic-Prob-Expert

Tecnico

Synthèse du groupe : Tecnico

Coordinador

Synthèse du groupe : Coordinador

Directora

Synthèse du groupe : Directora

Synthèse sur l'ensemble des experts

Grupo de expertos: Coordinador

Peso : 8

Margarita Garcia

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 42


Grupo de expertos : Directora

Peso : 9

EL ESTUDIO SMIC-PROB-EXPERT

TECNICO

Synthèse du groupe : Tecnico

COORDINADOR

Synthèse du groupe : Coordinador

. DIRECTORA

Synthèse du groupe : Directora

SYNTHESE SUR L'ENSEMBLE DES EXPERTS : 7

Nelly Poveda

Grupo de expertos : Coordinador

Peso : 8

Margarita Garcia

Grupo de expertos : Directora

Peso : 9

EL ESTUDIO SMIC-PROB-EXPERT

TECNICO

Synthèse du groupe : Tecnico

COORDINADOR

Synthèse du groupe : Coordinador

DIRECTORA

Synthèse du groupe : Directora

SYNTHESE SUR L'ENSEMBLE DES EXPERTS

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 43


Conclusiones

El Micmac es una herramienta dinámica, e innovadora que le permite al gerente a


diseñar y crear variables que presenten mayor incidencia en una organización y
poder determinar la interrelación de se pueden presentar entre las variables.

Las variables más representativa y de mayor influencia son

Normalización de medios electrónicos para los procesos de recepción.

Mantenimiento de enseres y equipos.

Incentivos laborales y actividades de integración.

Desconfianza de medios electrónicos

Tiempos de espera largos en filas de atención al usuario

Para concluir en la Gobernación de Cundinamarca la secretaria general y la


dirección de gestión documental y correspondencia presentan alta grado de
relacionalidad entre sus variables.

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 44


BIBLIOGRAFIA Y CYBERGRAFÍA

www.gobernacion de Cundinamarca.gov.co

sites.google.com/ sites/prospectiva Laverde/home.

http//es.laprospectiva.fr/métodos-de-prospectiva /los-programas/67-MICMAC.html.

Gestión Pública y Organizacional Roberto Ávalos Aguilar Director del Centro de


Estudios de Administración Estatal y Municipal del INAP

Manual de la gobernación de Cundinamarca.

Implementar la política de cero papel en las entidades públicas. Consultado en


julio de 2013 http://programa.gobiernoenlinea.gov.co

Foros ciclo de servicio al ciudadano 2013. Consultado en julio de 2013 de


https://www.servicioalciudadano.gov.co/

Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 45


Prospectiva Estratégica Taller Micmac Y Smic-Prob-Express -Marcela Novoa 46