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PROTOCOLO DE REUNIONES

INTRODUCCIÓN. -

En nuestra vida, de alguna manera y por diferentes motivos hemos


conocido o tenido la experiencia de coordinar, preparar, asistir,
conducir, hacer seguimiento o evaluar una reunión , y han sido
diversos los conceptos formados sobre la forma como se dan las
reuniones. Normalmente siempre se tiene la inquietud de cómo hacer
para que las reuniones sean efectivas, porque a veces en estas hay
poca asistencia, se vuelven muy largas, aburridas, l os asistentes se
salen antes de terminar, se habla mucho y no se llega a nada, o no se
concluye, se sale con la sensación que se ha perdido el tiempo, se
pierde la motivación para regresar o volver a asistir a otra reunión
similar. Las reuniones se realizan en diversos escenarios y con
diferentes objetivos en el campo laboral, person al, familiar, político,
educativo, organizacional, etc.

Muchas veces cuando nos invitan a una reunión pensamos


y/o escuchamos expresiones como estas : " de nuevo a perder el
tiempo ", " tengo mucho trabajo o mucho que hacer y no puedo asistir
porque nunca se termina a tiempo ", " en esas reuniones la gente
discute mucho, y no concluyen nada ", " yo no voy a esa reunión,
siempre es la misma vaina ". Recordemos que las reuniones son
importantes, deben realizarse si realmente son necesarias, y sobre
todo tienen un costo.

Existen aspectos claves o estratégicos para planear, realizar, dirigir y


evaluar las reuniones. Estas pueden tener diferentes finalidades dentro
de CLEAN ECONOMICAL SAC, tales como: informar, convencer,
tomar decisiones, obtener información, sensibilizar o motivar,
resolver problemas o conflictos, etc. Se debe buscar que la reunión
sea eficaz y eficiente, para lo cual se sugiere algunos aspectos, reglas
y procedimientos que deben ser cumplidos como parte del protocolo
para llevar a cabo reuniones efectivas:

1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso.


Utilizar adecuadamente las mociones pre sentadas.

2. Definir y programar el lugar, fecha, hora de inicio y


término de cada sesión.

3. La citación o invitación debe realizarse con la debida


anticipación, incluyendo la Orden del Día o Agenda proyectada,
anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la
reunión.

4. Revisar y preparar con anticipación el apoyo logístico


requerido (es necesario contar con un Libro de Actas , donde se
plasmará los acuerdos y temas importantes de cada reunión) .

5. Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación


de los participantes la Orden del Día o Agenda de Trabajo,
asignando el tiempo de duración para cada tema. Cada
participante plasmará su asistencia en el Libro de Actas,
conforme va llegando.

6. Según el tamaño, necesidad y tipo de reunión, asignar


roles y responsabilidades: líder, moderador o facilitador, jefe
de ceremonia, relator, secretario, oficial de orden, etc.
7. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en
cuenta para el desarrollo de cada reunión.

8. Iniciar y terminar la reunión puntualmente, según la hora


indicada (por un tema de orden y disciplina es importante
respetar el horario pre establecido) .

9. En el desarrollo de la reunión hay que motivar la


participación, ser buen escucha, generar el debate y la toma
de decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al
mismo tiempo que lo hace otra persona, centrar las
intervenciones en los temas de la agenda y hacerlo en forma
clara y concreta; mantener los celulares en vibrador y evitar
utilizarlos si no es necesario en esos momentos.

10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza


el desarrollo de la reunión. Evitar que las reuniones se
prolonguen demasiado.

11. Resumir conclusiones y tomar nota de los acuerdos


conseguidos, anotándolos detalladamente en el Libro de Actas.

12. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas


de ejecución. Realizar seguimiento de los puntos acordados. Al
final de cada sesión los participantes firmarán el Libro de Actas
dando conformidad de lo establecido.

CONCLUSIÓN. -

Aprender a utilizar el protocolo en forma adecuada para todos los


aspectos propios de la programación y el buen desarrollo de la s
reuniones en CLEAN ECONOMICAL SAC, no olvidar la importancia de
evaluar y medir los resultados alcanzados que permitan retroalimentar
el proceso para mejorar continuamente y hacer que cada vez las
reuniones sean más productivas y efectivas.

Al convocarse a reunión, el personal en general deberá asistir


obligatoriamente, sobre todo los Supervisores Zonales; para ello,
deben agendarlas en sus programaciones de campo, y sólo se les
permitirá su inasistencia por motivos de causa mayor y/o por ejecución
de un servicio previamente establecido.

Presentado por:

Pablo Antonio Salazar López

Supervisor Zonal