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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 1

Tabla de contenido

1. Introducccion ........................................................................................................................ 3
2. Justificación ............................................................................................................................ 4
3. Política de Preselección de la empresa distribuidora LAP S.A.S ............................................ 5
3.1. Políticas del proceso de preselección ................................................................................... 5
3.1.1.Solicitud de vacante ............................................................................................................ 5
3.1.2. Reclutamiento ..................................................................................................................... 6
3.1.3.Recepcion y análisis de hoja de vida .................................................................................. 7
3.1.4. Base de datos de hojas de vida ........................................................................................... 8
3.1.5.Entrevista preliminar ............................................................................................................ 8
4. Definición de perfil de postulante ....................................................................................... 9
5. Búsqueda, reclutamiento o convocatoria ............................................................................ 11
6. Evaluación .............................................................................................................................. 14

7. Selección y contratación ..................................................................................................... 16


8. Inducción y capacitación ..................................................................................................... 18
9. Diagrama de Flujo ................................................................................................................ 18
10. Formato 1: Requisición de personal .................................................................................... 19
11. Formato 2: Entrevista ........................................................................................................... 21
12. Formato3: Confirmación de referencia ................................................................................ 23

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 2

1. Introducción
El proceso de selección de personal del dentro de una empresa es el

punto de partida para direccionar el tipo de empleados que queremos tener y

como estos contribuirán al desarrollo de la misión y de la visión. La selección

de personal es fundamental para crear un equipo competitivo y que aporte valor

a la empresa, constituyéndose en un pilar importante dentro de cualquier

estratégica empresarial. El diseño de una política clara de preselección y

selección le permite a las empresas disminuir la rotación de personal y ayuda

a que los equipos de trabajo sean más competitivos y estén en sintonía con las

competencias organizaciones y valores empresariales.

En el siguiente documento encontraremos la política de preselección de la

empresa distribuidora LAP S.A.S, así como la descripción del proceso de

preselección desde que se genera la vacante hasta que se realiza el proceso de

entrevistas preliminares a través de un diagrama de flujo.

El diseño del proceso de preselección le permitirá a la empresa distribuidora

LAP S.A.S lograr una mayor eficiencia en los procesos de vinculación de

personal y permitirá formar un equipo de trabajo más competitivo y

comprometido.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 3

2. Justificación

La definición del proceso de preselección de personal de la empresa

distribuidora LAP S.A.S, es importante porque permite definir la forma como

la coordinación de selección y vinculación que está a cargo de la dirección

de Gestión Humana, realizara un proceso de reclutamiento que garantice

escoger el personal que tenga las competencias técnicas y organizacionales

requeridas en cada cargo y contribuir así con los objetivos estratégicos de la

organización. La identificación de cada uno de los pasos del proceso de

preselección permitirá una mayor efectividad en la escogencia de las

personas que ocuparan un determinado cargo y disminuirá la rotación del

personal dentro de la empresa.

Este documento proporciona a la dirección de Gestión Humana una

guía para desarrollar con éxito un proceso de selección y vinculación de

personal a la empresa de acuerdo a los requerimientos de cada una de las

áreas y también permitirá a la gerencia general conformar un equipo de

primer nivel y un grupo de colaboradores apasionados y comprometidos.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 4

3. POLITICA DE PRESELECCION DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA LAP SAS

Esta política tiene como objetivo fijar los lineamientos que regulan el sistema

de preselección de la empresa Distribuidora LAP SAS , procurando atraer y

seleccionar personas con niveles de competencias relacionadas con el perfil de

cargo y las competencias organizacionales de la empresa que contribuyan al

alcance de los objetivos estratégicos de la misma.

El alcance de la política es para todas aquellas personas (internas y externas) que

se postulan a un cargo dentro de la empresa, así como a los líderes y coordinadores

de la dirección de gestión humana.

La vigencia de la política de preselección tiene una duración de tres años. Las

modificaciones realizadas deben quedar por escritos y entran en vigencia una vez

sean aprobadas por la Gerencia General.

3.1. Políticas del proceso de preselección:

3.1.1Solicitud de vacante:

 Cada año los jefes de área deberán estimar las necesidades de personal

y proyectar las vacantes necesarias para el siguiente año.

 Cada requerimiento de selección deberá ser solicitado y justificado a

través de una ficha técnica de selección a la dirección de Gestión

humana.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 5

 La ficha técnica debe estar firmada por los directores de área y es el único

documento válido para dar inicio al proceso de preselección y selección

de personal.

3.1.2. Reclutamiento:

 Solo la dirección de Gestión Humana estará a cargo de realizar el

proceso de preselección.

 Recibidas las fichas técnicas se realizará validación del perfil actual con

el responsable del área solicitante.

 Si el requerimiento es de un cargo nuevo, de debe crear el perfil de cargo

entre la dirección de gestión humana y el jefe encargado del área y este

debe ser validado y aprobado por el gerente general.

 El proceso de selección podrá ser interno o externo de acuerdo al tipo

de cargo y las necesidades que resulten del requerimiento.

3.12.1. Reclutamiento Interno:

 Deben postularse los trabajadores que cumplan con el perfil y con

una antigüedad mínima de dos años en la empresa.

 La publicación de la vacante se realizará por el correo electrónico, los

periódicos murales y medios oficiales de la empresa.

 Toda postulación que sea enviada fuera de los tiempos de plazo

quedara fuera de del proceso.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 6

 La dirección de Gestión Humana es la encargada de comunicar los

resultados a los candidatos.

3.1.2.2. Reclutamiento externo:

 La promoción de la vacante la realizará directamente la empresa y la

publicación no hará alusión al nombre de la empresa.

 Las fuentes de reclutamiento serán: periódicos, revistas

especializadas y agencias de reclutamiento virtuales y de la base de

datos de hojas de vida de la empresa.

3.1.3. Recepción y análisis de hojas de vida:

 Una vez realizada la publicación del cargo, se tendrá en cuenta un

periodo de tres semanas para recepcionar las hojas de vida de los

candidatos.

 Para el análisis de hojas de vida se tendrá en cuenta los

requerimientos establecidos en el perfil de cargo.

 Las hojas de vida que no cumplan, se clasifica según su perfil y se

almacenaran en el banco de hojas de vida.

 Los candidatos que no cumplan con el perfil se les realizara

notificación por escrito.

 Las hojas de vida seleccionadas deben cumplir con todos los

requerimientos establecidos en el perfil de cargo

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 7

3.1..4. Base de datos Hoja de vida:

 La empresa contara con una base de datos de hojas de vida la cual

debe tener las hojas de vida clasificadas por perfiles.

 La estancia de las hojas de vida de la base de datos será de cinco

años según lo establecido en los procedimientos de gestión

documental.

3.1.5. Entrevista preliminar:

 La realización de la entrevista estarán a cargo de la dirección de Gestión

Humana Cy el Jefe del área que solicito la necesidad .

 En la entrevista se indagará acerca de las motivaciones, expectativas

sobre el cargo. Se validará la experiencia laboral, los estudios

realizados y la aspiración salarial.

 Los candidatos que cumpla con los perfiles requeridos serán notificados

para las pruebas psicológicas y técnicas.

 Los candidatos que no pasen la validación realizada en la entrevista se

les notificara por el canal escogido por la empresa.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 8

4. Definición del perfil del postulante

El proceso de reclutamiento y selección de personal de Distribuciones LAP

SAS., inicia en primer lugar con la definición del perfil del postulante, es decir que

se debe determinar las competencias o características personales, tales como

experiencia, habilidades, destrezas, valores, actitudes y la capacidad para

adaptarse al ambiente o a la cultura de la empresa, que debe cumplir una persona

para que pueda postularse al puesto ofrecido al igual que las condiciones especiales

del cargo en cuanto a horario, esfuerzo físico u otras.

La requisición de personal debe ser notificado por escrito a la Dirección de Gestión

Humana mediante una solicitud de personal del departamento interesado. Este

proceso termina cuando se tiene información básica de prospectos para ocupar la

vacante, es decir, solicitudes de empleo o curriculums. Ver Formato No. 1

Con base en lo anterior y para poder definir mejor las competencias o características

requeridas, es importante dividirlas en las 3 Ss: Saber, Saber hacer y Ser:

Saber: conocimiento e información: qué conocimientos e información debe poseer

el postulante, es decir el grado de Cualificación, muestra lo que sabe el personal

que es experto.

Saber Hacer: habilidad (algo innato) y destrezas (habilidad en acción, por ejemplo,

en el uso de algún instrumento): qué habilidades y destrezas queremos que tenga.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 9

Es decir, el Talento, saca a relucir aquello que el personal puede hacer con lo que

sabe; comprende sus habilidades, destrezas y capacidades

Ser: personalidad, valores, actitudes: qué valores y actitudes queremos que posea.

En este sentido tenemos que la Personalidad, muestra la actitud frente a las

exigencias y retos laborales, su voluntad, sus deseos, sus gustos, sus valores.

5. Búsqueda, reclutamiento o convocatoria

Para la búsqueda, reclutamiento o convocatoria de los postulantes que

cumplan con las competencias o características definidas, se debe tener en cuenta

las fuentes de reclutamiento relacionadas a continuación:

5.1. Fuentes Internas

 Verificar en la base de datos la existencia de posibles candidatos.

 Publicar la vacante en los medios internos para allegarnos de información

sobre los interesados que pudieran ser futuros candidatos; dicha

publicación pudiera ser en: - Periódico Mural. - Correo Electrónico. - Bolsa

de Trabajo Interna.

 Reunir información de prospectos para obtener un listado de posibles

candidatos.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 10

En caso de no obtenerlos se le da seguimiento con el reclutamiento a través de

Fuentes externas.

5.2. Fuentes externas

 Avisos o anuncios: consiste en poner avisos o anuncios en diarios, Internet,

instituciones, etc. La ventaja de éste método es que podemos llegar a una

gran cantidad de personas. La desventaja es que implica un mayor tiempo y

costo, por lo que es recomendable que al redactar los avisos, seamos lo

más específicos posibles en cuanto a los requisitos. Un buen lugar en

donde poner nuestros avisos son las instituciones educativas, en donde

podemos conseguir personal joven y con conocimientos actualizados.

 Agencias de empleo: empresas que ofrecen postulantes con determinadas

competencias y características ya definidas por ellos.

 La competencia: empresas competidoras, de las cuales podemos obtener

postulantes capacitados y con experiencia.

 Consultoras de personal: empresas especializadas en buscar y ofrecer

postulantes, pero a un costo muy elevado.

 Instituciones educativas y Asociaciones Gremiales: Las organizaciones

utilizan las instituciones para divulgar sus necesidades de vacantes y éstas

recepcionan las hojas de vida y crean un banco de éstas.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 11

 Cartelera anuncios: Se encuentran en lugares de alto flujo de personas.

 Postulación de candidatos por trabajadores : Es la oportunidad de que los

mismos trabajadores de la organización presenten o recomienden a las

personas, para ello deben tener en cuenta aspecto tales como invitación a

presentar candidatos, nombre del colaborador, Cargo, fecha de ingreso,

fecha de presentación y firma.

 Reclutamiento virtual: Mecanismo utilizado a través de la página de la

organización, la cual ofrece información de interés para los postulantes.

 Banco de datos de candidatos: Corresponden a las hojas de vidas de las

personas que participaron en los diferentes procesos de selección y que

quedaron opcionados para cualquier otra necesidad de la organización.

Una vez que se dispone de un grupo idóneo de solicitantes obtenido mediante

el reclutamiento, se da inicio al proceso de selección

6. Evaluación

El paso siguiente del proceso de reclutamiento y selección de personal es

la evaluación de los postulantes que hemos reclutado o convocado, con el fin de

elegir entre todos ellos al más idóneo (o a los más idóneos) para el puesto que

estamos ofreciendo.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 12

Esta etapa puede empezar con una pre-selección (por ejemplo, a través de

revisión de currículums) que nos permita descartar a los postulantes que no

cumplan con los requisitos solicitados, o que nos permita tener un número

razonable de postulantes a los cuales evaluar.

Si es interno ver el expediente. Reporte de resultados de evaluación del

desempeño, si el candidato es interno, siempre y cuando haya pasado por un

proceso de selección.

En caso de ser externo, pasamos a citarlos y a evaluarlos a través del siguiente

proceso:

 Entrevista preliminar: consiste en tomarle al postulante una

primera entrevista informal en la cual le hagamos preguntas abiertas

con el fin de comprobar si realmente cumple con los requisitos que

hemos solicitado.

 Prueba de conocimiento: consiste en tomarle al postulante una

prueba oral y escriba con el fin de determinar si cumple con los

conocimientos necesarios para el puesto.

 Prueba psicológica: consiste en tomarle una prueba psicológica con

el fin de determinar su equilibrio emocional, para lo cual podríamos

contratar los servicios de un psicólogo que nos ayude con ello.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 13

 Entrevista final: consiste en tomarle una entrevista más formal y

estricta que la primera, en donde le hagamos preguntas abiertas con

el fin de conocerlo en profundidad, la cual podría ser tomada por el

jefe del área a la cual postula.

Durante este proceso de evaluación es importante corroborar que la información y

las referencias brindadas por el postulante sean veraces, por ejemplo,

comunicándonos con sus antiguos jefes y preguntándoles si la información que nos

ha brindado es correcta.

Asimismo, también es importante evaluar cómo ha sido el desempeño del

postulante en sus antiguos trabajos, para lo cual también podríamos optar por

comunicarnos con sus antiguos jefes, pares y subordinados, y consultarles sobre su

desempeño. Ver Formato 2

7. Selección y contratación

Como resultado de la entrevista, se eliminará a cierto número de candidatos,

seleccionando sólo a los candidatos detectados hasta el momento, que hayan

tenido el mejor desempeño en las pruebas y entrevistas realizadas los cuales

pasarán a la siguiente etapa del proceso. Ver formato No. 2

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 14

Verificación de datos y referencias Los pasos siguientes de selección consisten en

gran medida en la verificación de los datos contenidos en la solicitud, así como de

los recabados durante la entrevista. Ver Formato No. 3

 Pruebas de idoneidad Las pruebas de idoneidad son instrumentos para

evaluar la compatibilidad entre los aspirantes y los requerimientos del

puesto.

 Prueba De conocimiento

 De desempeño

 Psicológicas

 Quedando a elección de entrevistador alguna otra que aplique de acuerdo

al puesto solicitado. PRUEBAS DE IDONEIDAD

 Entrevista de selección (Jefe inmediato del puesto vacante) La entrevista de

selección consiste en una plática formal y con profundidad, conducida por el

Jefe Inmediato del puesto en el que se está presentando la vacante.

Deberá cumplir dicha entrevista con los siguientes parámetros:

 Preparación del entrevistador (El entrevistador deberá haber revisado la

información del solicitante y la evaluación preliminar y realizada por la

Dirección de Gestión Humana)

 Creación de un ambiente de confianza

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 15

 Intercambio de información (El entrevistador deberá concentrarse en

detalles específicos del puesto y profundizar en la preparación técnica o

especializada del candidato, requerida para el puesto. Y describirle con

mayor amplitud el puesto al candidato)

 Terminación.

 Evaluación (Deberá entregar por escrito o vía correo electrónico, la

evaluación del candidato a la Dirección de Gestión Humana )

Y una vez que hayamos elegido al candidato más idóneo, pasamos a contratarlo,

es decir, a firmar junto con él un contrato en donde señalemos el cargo a

desempeñar, las funciones que realizará, la remuneración que recibirá, el tiempo

que trabajará con nosotros, y otros aspectos que podrían ser necesario acordar.

8. Inducción y capacitación

Finalmente, una vez que hemos seleccionado y contratado al nuevo

personal, debemos procurar que se adapte lo más pronto posible a la empresa, y

capacitarlo para que se pueda desempeñar correctamente en su nuevo puesto.

Para ello, podríamos empezar con darle a conocer las instalaciones y las áreas de

la empresa, indicarle dónde puede encontrar las herramientas que podría necesitar

para su trabajo, y presentarle a sus supervisores inmediatos y a sus compañeros.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 16

Luego podríamos señalarle su horario de trabajo, decirle dónde puede guardar sus

pertenencias, entregarle su uniforme si fuera el caso, decirle cómo mantenerlo en

buen estado, decirle qué hacer en caso de emergencia, etc.

Y por último informarle sobre los procesos, políticas y normas de la empresa, y

asignarle un tutor que se encargue de capacitarlo sobre las funciones, tareas,

responsabilidades, obligaciones y demás particularidades de su nuevo puesto .

9. Diagrama de Flujo del proceso de reclutamiento y selección de personal

El diagrama de flujo del proceso, queda contenido en el anexo 1. Que se encuentra

en el documento complementario.

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 17

FORMATO No. 1 REQUISICIÒN DE PERSONAL

FORMATO DE REQUISICIÓN DE FECHA DE LA SOLICITUD


DI ME AÑ
PERSONAL A S O

INSTRUCCIONES

La presente requisición debe ser diligenciada por el jefe del área que presenta la
necesidad y debe venir aprobada por el Gerente General.

1. DATOS DE LA REQUISICIÓN
CARGO No. DE CIUDAD
REQUERIDO: CUPOS: :

DEPENDEN
CIA: ÁREA:

MOTIVO DE LA REQUISICIÓN:

Retiro / Renuncia
Empleado
Reemplazo por REEMPLAZA A:
Maternidad /
Incapacidad
Nuevo Cargo
Nuevo Cupo
Nómina
Cua
Otro:
l:

TIEMPO DE VINCULACIÓN
REQUERIDO:

JORNADA LABORAL HORARIO LABORAL


REQUERIDA: REQUERIDO:

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 18

Tiempo
Completo

Medio FECHA DE INICIO DE DI ME AÑ


Tiempo LABORES: A S O

Requisición solicitada Requisición aprobada Revisado y Aprobado


por: por: por:

1. 2. 3.
Director/Jefe del Cargo Director Dpto. Gestión
Solicitado Gerente General Humana

ME DI
DIA S AÑO A MES AÑO

2. ESPAVIO DILIGENCIADO POR TALENTO HUMANOS

Radicación de la Insumos SI/N Tiempo de


solicitud: : O Respuesta:

PERFIL

ADICIONES AL Area administrativa. Dpto


PERFIL Talento Humana

DI AÑ
A MES O

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 19

FORMATO No. 2 DE ENTREVISTA

PROCESO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN TALENTO


HUMANO
TITULO: FORMATO DE ENTREVISTA
Fecha:
Nombre del candidato: Edad:
Cargo al que aspira:
AREA PERSONAL
Fortalezas:
Debilidades:
Resolucion de conflictos:
Manejo del tiempo libre:
Relaciones familiares: (fortalezas y debilidades)

Personas a cargo:

Aspiracion Salarial:

AREA ACADEMICA
Formacion academica:
Estudia actualmente
Expectativas academicas:
AREA LABORAL
Relaciones laborales:
Motivos de retiro:

Periodos no trabajados

Rotaciones:

Disponibilidad de tiempo:
Habilidades y conocimientos frente al cargo:

Expectativas laborales:

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 20

Trabajo en equipo y bajo presion:

ESPACIO RESERVADO PARA GESTION GUMANA


EDUCACION FORMACION HABILIDADES

EXPERIENCIA OTROS CUALES

OBSERVACIONES:

Firma AprobacionIRECCIÒN Gestiòn Humana Firma Ijefe del àrea

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Diagrama de Flujo del Proceso de Reclutamiento y Selección 21

FORMATO No. 3 CONFIRMACION R E F E R E N CI A S

Fecha: _________________ Nombre del candidato: ____________________________________


Puesto propuesto: ______________________________________ ¿Cómo considera su?:

Concepto Excelente Buena Regular Mala

Calidad de
trabajo

Responsabilidad

Iniciativa

Adaptabilidad

Nombre del lugar de trabajo: _____________________________________________________


Nombre de la persona que dio referencias: __________________________________________
Puesto(s) que desempeñó: _________________________________________________________
Ultimo sueldo devengado: _____________ Motivo de su separación: _________________
Observaciones: ___________________________________________________________________
Lo recomienda? SI ( ) NO ( )

Realizó entrevista (nombre y firma):___________________________________

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