Grupo de procesos de Planificación

Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Objetivos de Aprendizaje
 Describir un marco general para la gestión de la integración del proyecto
refiriéndose a las otras áreas del conocimiento de gerencia y gestión de
proyectos y el ciclo de vida del proyecto

 Describir el desarrollo del plan para la dirección del proyecto, incluyendo el

contenido, utilizando las directrices y plantillas para el desarrollo de planes

 Comprender los elementos que hacen importante una buena gestión del
alcance del proyecto

 Explicar el proceso de planificación del alcance y describir el contenido de un

plan de gestión del alcance de la aplicación

 Describir el proceso de desarrollo de la declaración del alcance del proyecto

utilizando el acta del proyecto y la declaración sobre el alcance preliminar

 Analizar el proceso de definición del alcance y el trabajo que implica construir

una estructura de desglose del trabajo usando el enfoque por analogía, de
arriba abajo, de abajo hacia arriba y de mapas mentales
Grupo del Proceso de Planificación
 El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la
ejecución
Grupo de proceso vs Área de Conocimiento
Áreas de conocimiento
4. Gestión de la integración del proyecto
5. Gestión del alcance del proyecto
6. Gestión del Tiempo del proyecto
7. Gestión de los costos del proyecto
8. Gestión de la Calidad del proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del proyecto
11. Gestión de los Riesgos del proyecto
12. Gestión de las adquisiciones del proyecto
Grupo del Proceso de Planificación
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
5.1 Recopilar Requisitos
5.2 Definir el Alcance
5.3 Crear la EDT
6.1 Definir las Actividades
6.2 Secuenciar las Actividades
6.3 Estimar los Recursos de las Actividades
6.4 Estimar la Duración de las Actividades
6.5 Desarrollar el Cronograma
7.1 Estimar Costos
7.2 Estimar el Presupuesto
8.1 Planificar la Calidad
9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
10.2 Planificar las Comunicaciones
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos
11.2 Identificar Riesgos
11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
12.1 Planificar las Adquisiciones
Grupo del Proceso de Planificación

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de

Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y
unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento
Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
Proceso donde se documentan las
acciones necesarias para definir,
Acta de constitución del proyecto
preparar, integrar y coordinar todos los
planes subsidiarios.
Factores Ambientales de la Salida:
Empresa Plan para la dirección
del Proyecto
Plan para la dirección del proyecto
Activos de los Procesos de la
Organización
 Establece el orden y características
de los procesos del proyecto desde
su planeación hasta su cierre y
ayuda a orientar la ejecución y el
control del proyecto
 Entradas:
Adquisiciones Calidad  Acta de constitución del proyecto

Riesgos Costos  Planes subsidiarios que pertenecen a

Tiempo
otras áreas del conocimiento aun no
Comunicaciones
vistas
Alcance
Recursos humanos  Factores ambientales de la empresa
 Activos de los procesos de la
organización
 Lo elaboran:
 Gerente del proyecto
 Equipo de dirección del proyecto
(PMO)
La clave para el éxito general del proyecto:
Buena Gestión de la Integración del proyecto

 Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras áreas de

conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto

 Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el

"panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles

 La Gestión de integración de proyectos no es lo mismo que la integración

de software
Elementos comunes de un plan para la dirección
del proyecto
 Introducción y panorama general del proyecto

 Descripción de cómo esta organizado el proyecto

 Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto

 Trabajo a realizar, cronograma e información presupuestaria

Ejemplo de contenido de un plan para la
dirección de un proyecto de software

SECCIONES PRINCIPALES TEMAS DE LA SECCIÓN

PANORAMA Propósito, alcance y objetivos; limitaciones e hipótesis;

entregables; resumen del cronograma y del presupuesto;
evolución del plan

ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Interfaces externas; estructura interna; roles y

responsabilidades

PLAN DE PROCESOS DE GESTIÓN Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisición de

PLAN DE PROCESOS TECNICOS
recursos, planes de entrenamiento al equipo), plan de
trabajo( actividades, cronograma, recursos,
presupuesto); plan de control; plan de gestión de
riesgos; plan de cierre
Modelo del proceso; métodos, herramientas y técnicas;
plan de infraestructura; plan de aceptación del producto

PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestión de la configuración; plan de validación y

verificación; plan de documentación; plan de
aseguramiento de la calidad; revisiones y auditorias;
plan de solución de problemas
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Acta de Constitución del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Salidas de los Procesos de
Planificación
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del
proyecto
 Grupo del Proceso de Planificación
Plan Subsidiario: Gestión del alcance

Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Grupo del Proceso de Planificación

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de

Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y
unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento
Gestión del alcance del proyecto
 Alcance
Se refiere a todo el trabajo involucrado en la creación de productos del
proyecto y el proceso utilizado para crearlos

 Entregable
Es un producto resultado del proyecto, como hardware o software,
documentos de planeación, o actas de reunión

 Gestión del alcance del proyecto

Incluye el proceso involucrado en definir y controlar que está o no
incluido en un proyecto.
Gestión del alcance del proyecto
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN
Acta de constitución del proyecto

Recopilar requisitos
Registro de interesados

Documentación Plan de gestión Matriz de trazabilidad

de requisitos de requisitos de requisitos

Definir el alcance

Línea base del alcance

Declaración del alcance del proyecto

Crear la EDT

EDT Diccionario de la EDT

Recopilar requisitos
 Se definen y documentan las necesidades de los interesados a fin de cumplir
con los objetivos del proyecto.

 Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance.

Sugerencias para reducir los requisitos
incompletos y Cambiantes
 Elaborar y seguir un proceso de gestión de requerimientos

 Utilizar técnicas como la elaboración de prototipos y el modelado de casos de

uso para obtener una mayor participación de los usuarios

 Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados

 Crear una base de datos de gestión de requerimientos para documentar y

controlar los requerimientos

 Proporcionar las pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el ciclo de vida

del proyecto

 Revisar los cambios desde una perspectiva de sistemas

 Hacer hincapié en las fechas de finalización para ayudar a centrarse en lo que

es más importante

 Asignar recursos específicamente para manejar las solicitudes de cambios /

mejoras
Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos*

Tomado de Dharma Consulting

Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la dirección

del Proyecto

Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Documentación de requisitos Costos
Comunicaciones Plan de gestión de requisitos Tiempo
Matriz de rastreabilidad
Recursos Definir el Alcance
humanos Crear la EDT
Recopilar Requisitos

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Acta de Constitución del Proyecto
2. Registro de Interesados
1. Entrevistas 1. Documentación de Requisitos
2. Grupos de Opinión 2. Plan de Gestión de Requisitos
3. Talleres Facilitados 3. Matriz de Rastreabilidad de
4. Técnicas Grupales de Creatividad Requisitos
5. Técnicas Grupales de Toma de
Decisiones
6. Cuestionarios y Encuestas
7. Observaciones
8. Prototipos

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Definir el Alcance del Proyecto

 Se describe de forma detallada lo que se va a realizar en el proyecto

 Se revisa la autorización legal del proyecto y el alcance preliminar

además de la información de los requerimientos desarrollados y las
solicitudes de cambio aprobadas

 A medida que pasa el tiempo, el alcance de un proyecto debe ser más

claro y específico
Ejemplo de plan de gestión del alcance
Nombre del proyecto
Proyecto de actualización de sistemas de información

Introducción
El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto

Preparando la declaración del alcance

La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada
con los interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y
asegúrese de tener expertos en la declaración del alcance.
Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los
cambios y adiciones serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto.

Creando la EDT
El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las
actividades necesarias para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía
para crear la EDT y enfocarse en determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable.
La EDT debe ser revisada tantas veces como sea necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones.

Verificar que los entregables están completos

El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En
general el patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas
describiendo el proceso de verificación del alcance.

Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance

Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de
cambios. Una petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.
Más sobre el plan de gestión del Alcance del
Proyecto

Acta del proyecto:

Las actualizaciones afectarán los servidores…

Declaración preliminar del alcance:

Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles con los
servidores existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras deberán ser
reportadas al CIO para aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO
debe aprobar un plan detallado describiendo los servidores y su localización al menos dos semanas antes de la
instalación.

Declaración del alcance del proyecto Versión 1:

Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base
de datos, aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será comprado y se utilizará para
este proyecto. La descripción detallada de los servidores están en el Brochure del producto en el Apéndice 8 con
su respectivo plan de localización.
Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la dirección

del Proyecto

Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Definir el Alcance Costos
Comunicaciones Declaración de alcance Tiempo
Crear la EDT
Recursos
humanos
Definir el Alcance

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Acta de Constitución del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Declaración del Alcance del
2. Documentación de Requisitos 2. Análisis del Producto Proyecto
3. Activos de los Procesos de la 3. Identificación de Alternativas 2. Actualizaciones a los Documentos
Organización 4. Talleres Facilitados del Proyecto

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
EDT*

 EDT
Agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto, la
cual organiza y define el alcance total del proyecto

 EDT
Documento que proporciona la base para la planificación y la gestión del
programa, costos, recursos y cambios del proyecto

 Descomposición
Subdivisión de los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y más manejables

 Paquete de trabajo
Tarea en el nivel más bajo de la EDT

EDT Estructura de Desglose del Trabajo

WBS Work Breakdown Structure
Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la dirección

del Proyecto

Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Definir el Alcance Costos
Comunicaciones Crear la EDT Tiempo
EDT
Recursos Diccionario de la EDT
humanos Línea base del alcance
Ejemplo de la EDT de una intranet
organizada por producto

Intranet

Diseño del sitio Web Diseño del Inicio Páginas de mercadeo Páginas de ventas

Mapa del sitio Textos Textos Textos

Diseño gráfico Imágenes Imágenes Imágenes

Programas Links Links Links

Ejemplo de la EDT
Ejemplo de la EDT organizada por fases
Ejemplo de la EDT de una intranet
organizada por fases

Proyecto de
Nivel 0 intranet

Nivel 1 Diseño del Desarrollo del Despliegue del

Concepto Soporte
sitio sitio sitio

Evaluar los Definir Definir Desarrollar Equipo de

Sistemas Definir El riesgo y El plan Desarrollo Web
funcionalidad
Nivel 2 actuales requerimientos Enfoque de Del proyecto Breve
específica
Gestión de
riesgos

Definir los Definir los Definir los Definir los

Nivel 3 Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de
Los usuarios contenido sistema Servidor propietario
Ejemplo EDT basada en entregables
Ejemplo de EDT en forma tabular

1.0 Concepto
1.1 Evaluar los sistemas actuales
1.2 Definir Requerimientos
1.2.1 Definir requerimientos de usuario
1.2.2 Definir requerimientos de contenido
1.2.3 Definir requerimientos de sistema
1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario
1.3 Definir funcionalidad específica
1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo
1.5 Desarrollar el plan de desarrollo
1.6 Equipo de trabajo
2.0 Diseño del sitio Web
3.0 Desarrollo del sitio Web
4.0 Entrega
5.0 Soporte
Diagrama de Gantt de la EDT en Microsoft Project

EDT cronograma
Diagrama de Gantt Organizado por grupos de
procesos de la gestión del proyecto

EDT cronograma
Ejemplo: tareas para la EDT

3.0 Ejecución
3.1 Encuesta
3.2 Entradas de usuario
3.3 Contenido de la intranet
3.3.1 Plantillas y herramientas
3.3.2 Artículos
3.3.3 Links
3.3.4 Pregunte al experto
3.3.5 Función de solicitudes del usuario
3.4 Diseño de la intranet
3.5 Construcción de la intranet
3.6 Pruebas del sitio
3.7 Promoción del sitio
3.8 Entrega del sitio
3.9 Medición de los beneficios del proyecto
Enfoques para el desarrollo de EDTs

 Líneas base
Algunas organizaciones proporcionan líneas base para la preparación de
EDTs

 Analogía
Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto

 Arriba - abajo
Comenzar con los ítems mas grandes del proyecto hacia los mas pequeños

 Abajo - arriba
Empezar con las tareas más específicas hacia las más generales

 Mapa mental
Técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para
estructurar los pensamientos y las ideas
Ejemplo de mapa mental enfocado en la
creación de la EDT

Proyecto
de actualización
de TI
EDT en forma gráfica

Proyecto de actualización de TI

Adquirir hardware y Instalar hardware y

Gestión del proyecto Actualizar inventario
software software

Realizar el inventario
Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario
físico

Edificio A Edificio B Edificio C

Portátiles PCs
Diccionario de la EDT y línea base del Alcance
 Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más, así las
personas sabrán qué hacer y podrán estimar cuánto tiempo se
tardarán y cuánto les costará realizar la tarea

 Diccionario de EDT
Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT

 Línea base de alcance

La declaración del alcance del proyecto aprobada, su EDT y el
diccionario de la EDT forman la línea base de alcance, la cual se
utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del
alcance del proyecto.
Consejos para crear la EDT y el diccionario de la EDT*
 Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT

 Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos

de la EDT por debajo de el

 Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque

muchas personas pueden estar trabajando en él
 La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será
realizada, debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines
sólo si son prácticos
 Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la
EDT para garantizar la coherencia
 Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para
garantizar la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no
incluidas en ese ítem
 La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios
inevitables, mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del
proyecto esté de acuerdo con la declaración del alcance

*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

Crear la EDT

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Declaración del Alcance del 1. Descomposición 1. EDT
Proyecto 2. Diccionario de la EDT
2. Documentación de Requisitos 3. Línea Base del Alcance
3. Activos de los Procesos de la 4. Actualizaciones a los Documentos
Organización del Proyecto

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios

Plan para la dirección

del Proyecto

Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Documentación de requisitos Costos
Comunicaciones Plan de gestión de requisitos Tiempo
Matriz de rastreabilidad
Recursos Definir el Alcance
humanos Declaración de alcance
Crear la EDT
EDT
Diccionario de la EDT
Línea base del alcance