IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Los sistemas de gestión de calidad son un cúmulo de normas internacionales que se

relacionan entre si para hacer cumplir los requisitos de calidad. Estos sistemas han
permitido la mejora continua de las organizaciones que lo han implementado y se han
certificado bajo la norma NTC ISO 9001, a su vez a dado paso al incremento del grado de
satisfacción del cliente y el cumplimiento de los estándares bajo los cuales se planifica y se
proyectan las empresas. Dicha planificación es la primera etapa para desarrollar un SGC,
es en esta fase donde surgen tres elementos fundamentales que son obligatorios cuando
se habla de la documentación o información de dicho sistema; el alcance del SGC, su
política y sus objetivos direccionan a las empresas por lo tanto es menester la constante
evaluación de estos elementos para garantizar el buen desempeño y cumplimiento de la
norma.
Anteriormente se han mencionado 3 elementos fundamentales para un sistema de gestión
de calidad, elementos que hacen parte de la información documentada y son obligatorios
para las empresas que cumplen un rol de certificadas, pero es donde surge un
interrogante “¿por qué es importante evaluar la información documentada?”; para poder
encontrar respuesta a dicho interrogante es necesario desmenuzar cada uno de los
elementos ya conocidos. En concordancia, se puede decir que el alcance de un SGC
determina los limites y la aplicabilidad de este, esto va de la mano con el direccionamiento
organizacional y el propósito; si no se tienen claros los limites no se puede saber hasta
donde se puede llegar y esto a su vez causa desorientación en el servicio o bien ofrecido
al cliente, de ahí es la relevancia de generar una evaluación constante y exhaustiva para
consolidar las bases del sistema y a demás excluir aquellos aspectos que no se pueden
tratar y garantizar a las partes interesadas.
Por otro lado, se encuentran la política de calidad de la empresa y los objetivos, estos dos
elementos van de la mano ya que si no se tiene una política sólida y clara difícilmente se
van a tener objetivos coherentes con lo que se quiere conseguir y que lleven a la
satisfacción de los clientes. Una política clara y concisa genera confianza y refleja el
compromiso como organización, debe ser explicita y debe estar apoyada en la misión y
visión empresarial, aprobada y firmada por la alta dirección garantizando el cumplimiento
de los requisitos legales y normativos. Luego de establecer una política atractiva para el
cliente, se puede dar paso a la creación de objetivos que permitan a la organización velar
por el cumplimiento de lo que se ha establecido en el régimen y lineamientos de la
empresa; los objetivos deben tener muy en cuenta los requisitos aplicables en la
normatividad y estos son pertinentes a la hora de evaluar la conformidad del bien o
servicio ofrecido.
En síntesis se puede decir que el diseño y evaluación de la información documentada son
mas que necesarios si se quiere implementar un sistema de gestión de calidad que
cumpla con las normas internacionales, velando por su constante revisión y actualización
en los casos que se requiera respaldar toda la actividad organizacional y mantenerla bajo
el rotulo de la conformidad.