4 ERRORES QUE DEBES EVITAR AL HACER LA NÓMINA DE TUS

EMPLEADOS.
Dentro de los campos administrativos que tiene una empresa, uno de los
departamentos más importantes es la nómina, ya que es el que se encarga de hacer
los pagos oportunos a los empleados y las entidades que los respaldan. Es de suma
importancia llevar un control sobre los movimientos que se hagan mes a mes,
disminuyendo así el margen de error. Sin embargo, las empresas no están exentas
de equivocarse realizando una liquidación de nómina, para que esto no le suceda,
le presentamos los 4 errores comunes que se deben evitar para hacer un excelente
pago de nómina a sus empleados:
1. No revisar la Nómina antes de pagar: este error implica pasar por alto todas las
eventualidades que se puedan presentar dentro del periodo a liquidar (quincenal
o mensual) exponiéndose la empresa a reclamos por parte de los empleados, así
como un mal cálculo de las prestaciones sociales, entre otros.
2. Asignar incorrectamente EPS, Caja de compensación, ARL y fondo de pensiones:
Este error tiene como consecuencia generar de manera errónea el pago de salario
y de la seguridad social del trabajador, haciendo que se desvíen las transacciones
a entidades equivocadas, generando mora por el no pago en la entidad adecuada,
así como responder en caso alguno la empresa por gastos médicos y toda
contingencia que sufra alguno de los empleados si se pasa por alto alguna
afiliación a una ARL.
3. No llevar un registro de Novedades: si la empresa no lleva un registro de
novedades tales como ausentismos, incapacidades, suspensiones entre otros,
está expuesta a un mal cálculo de nómina, afectando directamente el número de
días laborados de los empleados, disminuyendo así el salario devengado del
periodo a liquidar del mismo.
4. Dejar pasar las fechas límites de pago de nómina: No pagar la nómina dentro de
las fechas establecidas, así como la seguridad social y las prestaciones sociales,
entre otros pagos que está obligada cualquier empresa, trae consigo una serie de
sanciones por las entidades reguladoras como la UGPP.
Generalmente errores como los planteados, suelen suceder a empresas que todavía
no suelen manejar herramientas de nómina que les permita agilizar procesos y
disminuir ese porcentaje de error dentro de la nómina.
 CÓMO MANTENER UN PROCESO DE NÓMINA ESTABLE

Los empresarios enfrentan diversos problemas para entregar a tiempo su

nómina; Recursos Humanos son el principal activo de las empresas, por lo que
el cálculo de la nómina siempre debe estar a tiempo.
Las personas que manejan la nómina deben tener un conocimiento mínimo del
lenguaje que se maneja en la elaboración de la misma. Debe saber términos como
ISR, monto gravable, monto exento, calcular los impuestos, salario mínimo,
etcétera.

Israel Coto, director de la Oficina de Ciudad de México de Microsip, comenta que

“las empresas tienen que estar conscientes de los problemas que puede traer
consigo un manejo incorrecto de la nómina y también necesitan saber cómo llevarla
a cabo con un proceso eficiente y sin errores que les permita evitar cualquier
situación con sus empleados y con las autoridades”.
¿Quién debe calcular la nómina dentro de la Empresa?

El perfil del encargado de la nómina regularmente está dentro del área de Recursos
Humanos, y es preferible que sea un auxiliar contable que esté directamente
asesorado por el área de contabilidad.

Durante el proceso de planeación de la nómina, el apoyo del contador de la empresa

es fundamental, pues es quien debe ayudar a definir desde el inicio la estrategia
tanto fiscal como legal y es quien puede realizar los ajustes correspondientes a las
reformas fiscales.

Esto permite evitar problemas de cálculos incorrectos, revisiones y auditorías de las

autoridades. El papel del contador se ha reivindicado mucho en este sentido pues
su consultoría puede prevenir grandes problemas a corto, mediano y largo plazo.
Además de ser la persona indicada para asesorar adecuadamente al empresario
para que pueda pagar correctamente a sus empleados en tiempo y forma.
Primeros pasos para definir un proceso de Nómina

Para definir un proceso de nómina, es importante establecer generalidades como

las prestaciones de Ley, las ramas de seguro que van a ser cubiertas, factores de
riesgo de trabajo, afiliación al Infonavit, prima vacacional, etc.

Posteriormente, dar de alta al trabajador de acuerdo a distintos factores como el

tipo de contrato (de planta, de base, semanal, de jornada reducida, con tipo
especializado), los tipos de salario (variables, fijo o mixto), el cálculo del reparto de
utilidades para cada empleado, etc.

¿Cómo mantener un proceso de nómina estable?

El retraso en el pago o corrección de un salario a un empleado puede ocasionar

graves problemas. Para evitarlos, es fundamental tener un flujo adecuado del
proceso de nómina, para el cual, el primer paso es establecer fechas de corte que
se respeten al pie de la letra.

1.- En un flujo operativo normal, consiste en dar de alta y baja a los empleados, ver
sus incidencias, incapacidades, cambios de sueldos y establecer fechas límite de
corte.

2.- Capturar las percepciones y deducciones individuales como faltas, eventos

excepcionales, comisiones y demás. En este paso es muy importante ser muy
cuidadosos con la información capturada pues añadir un cero a la comisión de un
empleado puede poner en problemas tanto al área contable como a la empresa.

3.- Hacer el cálculo de IMSS y los impuestos correspondientes, los cuales deben
hacerse de acuerdo a los salarios de cada empleado, dependiendo de los aumentos
que puedan tener, para que al final del año fiscal, no haya deudas de impuestos no
pagados que sea necesario saldar con el SAT.

4.- Es indispensable timbrar, imprimir y mandar por correo los recibos

correspondientes a cada empleado, con la fecha de pago de la nómina y
posteriormente hacer las transferencias bancarias.
Cuando las nóminas son timbradas después de pagarse, puede generar problemas
con el SAT y habrá que hacer las correcciones y aclaraciones pertinentes.

El pago de la nómina puede llevarse a cabo en efectivo, en cheque, en transferencia

electrónica a una tarjeta bancaria de nómina, o cualquier forma de pago siempre y
cuando el empleado firme su recibo de nómina en regla y al día.

Todo este proceso y la información generada deben estar respaldada y asegurada

para evitar pérdidas de información por robo, fuga o cualquier otro factor.

5.- Es urgente realizar una consolidación general para evitar cualquier error que se
pueda presentar.