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ACTIVIDAD DE ARCHIVISTICA

INSTITUCION EDUCATIVA PRESBITERO ALVARO


SUAREZ
VILLA DEL ROSARIO
2018
ACTIVIDAD DE ARCHIVISTICA

PRESENTADO A: VERONICA MURILLO GALVIS

DE: ELENA YULIANA PADILLA ZABALA


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INSTITUCION EDUCATIVA PRESBITERO ALVARO


SUAREZ
VILLA DEL ROSARIO
2018
INDICE

Portada 1
Contraportada 2
¿Que es el archivo? 3
Tipos de archivos 4
Ventajas y desventajas 5
Mapa concentual 6
¿QUE ES EL ARCHIVO?
El concepto de archivo se refiere al conjunto de documentos producidos por
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta
definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta
con la de Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la de
la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo).

Los documentos pueden ser libros, fotos, recortes de diarios, y resultan de suma
importancia cuando se emprende una actividad de investigación histórica. Las
bibliotecas son los reservorios de archivos por excelencia, y deben tener una
buena clasificación y distribución para un uso eficiente

El objeto fundamental de todo archivo es poder tener documentos almacenados,


ordenados y clasificados, para que cuando se necesite buscarlos puedan ser
encontrados con eficacia y rapidez.

En el mundo de la informática es comúnmente usado el termino archivo para


referirse a un conjunto de datos o información digital en función de “bits o
información binaria” que pueden ser guardados para posteriormente ser utilizados
por medio de las aplicaciones existentes en el ordenador o cualquier otro
dispositivo tecnológico. Un archivo informático es almacenado en el disco duro del
computador, y el mismo consta de un nombre, y la extensión de la carpeta que lo
contiene
TIPOS DE ARCHIVOS
Archivos de Gestión

Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite, pueden
estar en un lapso de 1 a 5 años.
De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:
 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

Archivo Central
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

Archivo Histórico
El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo
central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por
expropiación.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final
VENTAJAS Y DESVENTAJAS

VENTAJAS DESVENTAJAS
 Se favorece conservación de los  Es necesario depurar el
originales, evitando su desgaste, documento frecuentemente
deterioro o extravío  Pérdida de la información por
 Reducción del espacio físico manipulación
dedicado a papel, lo que evita  Pérdida de tiempo en la
costes directos e indirectos. búsqueda de documentos
 Eliminación de los procesos de  Pérdida de tiempo, en cuanto a
impresión y gasto de papel. modificación
 Se evita la pérdida de tiempo  No se tiene control de fiabilidad y
profesional en la búsqueda manual autenticidad
de datos y documentos.  Incompatibilidad, ya que no
 Permite acceso on-line a los existe un estándar Universal
documentos desde cualquier lugar  La tecnología digital es
del mundo a través de Internet. Se cambiante, en cuanto a imagen
elimina la necesidad de distribuir  Costos en la adquisición de
múltiples copias de un mismo lectores
documento.  Se puede duplicar el archivo
 Mayor accesibilidad de los (Copia)
usuarios a toda la información
disponible. Mediante distintos tipos
de extracción de información
(índices de búsqueda, texto dentro
del documento, etc.) la información
se obtiene al instante y las
consultas son inmediatas.
MAPA CONCEPTUAL