IDENTIFICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

RAUL FERNANDO CRISTANCHO SOCHE

APRENDIZ – GESTIÓN LOGISTICA 1667920

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

NOVIEMBRE 2018
 IDENTIFICACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

IDARTES – INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES

 AREAS INTERNAS DE TRABAJO:

Estructura Organizacional:
Es la dirección general del programa, el consejo directivo, las subdirecciones y las
gerencias que componen el instituto, los cuales giran en el entorno en las áreas de
arte, con el objetivo de establecer protocolos, programas, metas para lograr la
organización estratégica de la institución.

Unidades Operativas:
Corresponde a las áreas de funcionamiento y ejecución de los procesos
establecidos por la estructura organizacional con el fin de cumplir y llevar a cabo los
parámetros.

Programas de líneas de Inversión:

Con el control que se ejerce desde las unidades operativas, están los programas de
impacto social positivo estimulando el arte y la cultura directamente a la población
a la cual va dirigida los lineamientos establecidos por la estructura organizacional.

 PROCESOS INTERNOS DE TRABAJO:

Estratégicos:
Políticas y estrategias que guían a Idartes a su cumplimiento de la misión y
objetivos, en coherencia con las políticas institucionales, la normatividad vigente y
las expectativas de los beneficiarios.

Transversales:
Procesos requeridos por la entidad para el funcionamiento y cumplimiento de sus
procesos para la administración de sus recursos necesarios.

Misionales:
Es la creación, producción y ejecución del objeto propio del Idartes, con el objetivo
de convertir en hechos concretos los servicios y los productos que espera la
comunidad del instituto.

Evaluación y mejora:
Analiza y mide el desempeño institucional con el fin de promover y mejorar el
instituto.
 FLUJO DE LA INFORMACIÓN:

ESTRUCTURA UNIDADES OPERATIVAS PROGRAMAS

ORGANIZACIONAL

 NECESIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACION

Evitar deficiencias en los procesos de comunicación interna de la entidad. En la

mayoría de los casos por el uso inadecuado de los canales de comunicación y la
falta de una política que direccione el sentido de las comunicaciones.

Por tal razón, se pretende una acción de mejora, ligado a una nueva política
definiendo y estableciendo la estructura de un Plan de Comunicación Interna con
novedades tecnológicas como el intercambio electrónico de datos (EDI) que no solo
brinde una luz sobre el manejo de los canales, la información y los públicos, sino
también sirva de elemento estructurante de la cultura y clima organizacional

La información y sus contenidos, los canales por donde los comunicamos, el tono
de comunicación que empleamos y los públicos internos a los que va dirigida son la
base para que el proceso de la comunicación sea eficaz. Por tal razón, es
determinante que exista una sintonía entre las partes que participan activamente en
la construcción de la identidad, la cultura y el clima: el Área de Comunicaciones, el
Área de Talento Humano y Bienestar, y demás áreas transversales, todas bajo la
línea estipulada desde la Dirección.

 OBJETIVO GENERAL

Presentar un Plan de Comunicación Interna que permita direccionar el flujo de la

información que se genera en el Instituto Distrital de las Artes, apropiándose de los
canales idóneos y del reconocimiento de los públicos a los que va dirigida; bajo
capacitaciones en el manejo de nuevos elementos de tecnología para el flujo de la
información y en software para el control de estos elementos.

 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Contribuir con la construcción de la identidad institucional.

2. Facilitar los canales para que circule correcta y efectivamente la información

de uso e interés organizacional tales como la intranet, correo masivo
 institucional, carteleras, piezas visuales impresas y digitales y audiovisuales,
entre otros.
3. Mejorar procesos de comunicación entre los servidores y promover su
participación.
4. Implementar tecnologías de la información para facilitar procesos internos y
mejorar para terminar re procesos y demoras en la gestión diaria

5. Promover el conocimiento de la misionalidad del Instituto.

 EJECUCIÓN

Desarrollar las mejoras del sistema de Comunicación Interna, requiere:

En primera medida, que se conforme un equipo multidisciplinar que responda a las

necesidades de la comunicación en una entidad que crece rápidamente y que está
fraccionada en sedes.

Como segunda medida realizar una revisión de los canales existentes y

caracterizarlos reconociéndole a cada uno sus fortalezas, una vez ya establecido y
reconocido lo existente se inicia la siguiente etapa.

Tercero, implementar las acciones del Plan que dan respuesta a las necesidades ya
reconocidas

Se inicia la etapa de capacitaciones de los nuevos implementos del sistema de

información como lo es el EDI y el Picking por voz.

El objetivo de la implementación de los sistemas EDI y Picking por voz es

discriminado de la siguiente manera:

EDI: Se automatizan los procesos operativos entre los proveedores y la institución

brindando más agilidad y menor tiempo de respuesta entre los dos.
Desde el sector de compras e inventario de la institución tendrá un mejor manejo y
control de inventario y solicitudes para abastecer los requerimientos de la institución.

Picking por voz: Se implementa la tecnología en el área de inventario con un periodo

de prueba, analizando los impactos positivos y negativos para los procesos del área,

Una vez realizado la implementación y en análisis de impacto se procederá a

evaluación de resultados e indicadores y propuestas de mejora

 CANALES DE COMUNICACIÓN EXISTENTES:

1. Intranet
2. Correo Institucional
3. Cartelera
4. Boletines digitales
 5. Web de la entidad
6. Orfeo
7. SIF (Sistema Integrado de la Información)

 CANALES DE COMUNICACIÓN PROPUESTOS:

1. Cartillas pedagógicas
2. Manual de Bienvenida
3. Buzón de comunicaciones
4. Merchandising
5. Encuestas y evaluaciones
6. EDI
7. Picking por voz

 CONCLUSIONES:

Hay que tener en cuenta que gracias al avance tecnológico en las comunicaciones
a partir del siglo XXI, la demanda de venta y compra de productos y servicios,
aumento exponencialmente tanto a nivel nacional como a nivel internacional, debido
a que la respuesta a la búsqueda de las necesidades de cada empresa, como
proveedores y clientes es inmediata.
Por ende cada empresa es necesario y obligatorio estar a la vanguardia con las
tecnologías de la información para establecerse en el mercado; claro está, que no
solo con un buen manejo de la información garantiza un dominio del mercado si no
adicional a lo anterior, se debe ofrecer calidad y buen servicio.
Un claro ejemplo de las adecuaciones y los adelantos tecnológicos en el área de
logística, podemos encontrar los siguientes sistemas:

1. EDI: Electonic Data Interchange: Intercambio electrónico de datos

Sistema electrónico de comercio mundial estándar, que se dedica
principalmente a identificar e indicar todas las transacciones electrónicas
a nivel mundial que realiza una empresa, este se fundamenta en el
intercambio de información entre clientes y proveedores
2. Código de Barras: Permite que una información puntual correcta sea
introducida para cada artículo individual. Elimina las tareas de tecleado
diarias y acelera los procesos de fabricación, recepción,
almacenamiento, recogida, entrega, pagos y seguimiento de bienes.
3. ERP Enterprise Resource Planning: ofrece una mejor visibilidad de los
inventarios, los pedidos, los planes de fabricación y las previsiones.
Integración de la fabricación, la distribución y las operaciones financieras.
4. CRM Customer Relationship Management: establece una relación con
los clientes de forma diferenciada, ya que los servicios pueden ser
configurados en función de los conocimientos que se tengan de cada uno
de ellos.