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Evidencia 7.

4:

Propuesta “Caso pio pio y más pio”

JUAN CARLOS AGUDELO PELAEZ

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Julio 03 de 2018
Propuesta para el Mejoramiento de los Procesos Logísticos de la Empresa “Pio Pio y Mas Pio”

Recomendación de Tecnologías de
Diagnóstico de Problemas Solución a Problemas Información
Es notorio como cada área de la compañía Implementar:
maneja sus funciones de manera  Skype empresarial.
individual y de acuerdo a sus criterios, sin  Programaciones y bitácoras
contar con las demás áreas pertinentes. realizadas en Word.
Para dar solución a esta situación se hace  Listas de chequeo realizadas en Excel
necesario que cada área comunique para verificar cumplimiento de
Falta de comunicación entre las constantemente a las demás cada procesos y evitar olvidos.
áreas de la compañía a la hora de actividad y situación presentada dentro de  Contar con una red y un servidor
realizar los procesos. la empresa, lo que facilitará el flujo de la donde estén alojados los formatos y
información y la comunicación en cada programaciones diarios para que
proceso de la cadena logística y de cada área de la compañía las pueda
suministro. tener al alcance en cualquier
momento.
 Contar con impresoras adecuadas
para imprimir pedidos.
Se despachan pedidos para locales Implementar:
comerciales de diferentes actividades  Software ERP que contiene un
económicas en el mismo vehículo, a un módulo de tráfico que le permitirá
Desorganización en las rutas de cliente se le llega dos veces por día en controlar los pedidos de los clientes y
distribución. diferente vehículo, Se despacha un pedido los partes de carga. Podrá trabajar
en diferentes vehículos. con un plannig multiempresa para
gestionar las cargas y los vehículos
Para dar solución a este tipo de situaciones disponibles. Podrá enviar SMS,
se debe establecer un rutero único en el gestionar las incidencias de pedidos
cual se clasifiquen los supermercados y y/o transporte con la posibilidad de
tiendas por sector y así mismo la selección realizar filtros por origen o destino de
de camiones para estas rutas en horarios la carga, fecha y/o vehículo. Además,
y días específicos, además seleccionar podrá obtener útiles estadísticos de
camiones para cada tipo de local comercial control de gas - oil.
según su actividad económica, de este  Programaciones en Excel de entregas
modo se entregarán los pedidos a tiempo con información de clientes.
en las fechas programadas por los
clientes.
Se observa como los funcionarios se Implementar:
limitan a realizar sus funciones y la  Capacitaciones por videoconferencias
mayoría de las veces de manera a través de Skype empresarial.
incorrecta, evadiendo sus  Capacitaciones a través de Video
responsabilidades, nadie tiene sentido de Bean.
pertenencia por lo que hace y no ven más  Publicación de funciones de cada
Falta de compromiso por parte de allá de lo que está sucediendo en la área en la red e impresión de las
los funcionarios. compañía gracias a los incumplimientos. mismas.
Se hace necesario capacitar al personal,  Listas de chequeo de procesos
aclararles sus funciones y sensibilizar completados en Excel.
sobre la importancia que tiene el que cada
quien se apersone de sus funciones de
manera adecuada y ayude a los demás en
lo posible para formar un buen equipo de
trabajo lograr los objetivos propuestos.
Se observa que los inventarios se Implementar:
mantienen desactualizados y de este  Software ERP, pues este cuenta con
modo no se logra cumplir con lo que se un módulo de almacenaje para la
ofrece a los clientes. Es importante contar gestión de inventarios.
Inventarios poco confiables con un inventario actualizado  Microsoft Access ya que es una
constantemente así se tendrán datos herramienta que permite administrar
exactos de las existencias de productos y gestionar bases de datos, es ideal
para dar cumplimiento a la demanda. para manejar inventarios.
 Imprimir reportes actualizados.
Se producen errores en las entregas de Implementar:
pedidos; en los tipos, cantidades y pesaje  Correo electrónico y mensajería de
de productos, esto debido quizas a un mal voz y texto en WhatsApp para tomar
almacenaje o digitación errónea. Se debe pedidos, ya que así sería más fácil
Programación errada de procurar tener un margen de error mínimo verificarlos.
despachos para la entrega correcta de los pedidos  Imprimir órdenes de pedidos.
para adquirir clientes satisfechos, ya que  Hacer seguimiento a los despachos
son los clientes los que estan respaldando en los vehículos con listas de
la existencia de la empresa en el mercado. chequeo.
Puntos Críticos

En la compañía es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe


centrar la atención para su mejoramiento:

 Comunicación deficiente: Los empleados no funcionan como equipo de


trabajo y no se apoyan, por ende, cada área comete errores y evade
responsabilidades. Unos procesos dependen de otros y la poca comunicación
afecta el buen desarrollo de las actividades; esto sucede debido a la falta de
culturización por parte de la compañía hacia los trabajadores y quizás no se dan
a conocer los valores y políticas de la corporación desde un principio a los
empleados.

 Falta de capacitación al personal: Es indispensable que el personal de la


empresa sea competitivo, que no solo conozca las funciones propias de su cargo
sino que también tenga conocimientos básicos sobre los procesos de las otras
áreas que conforman la compañía, por eso es importante hacer una rotación del
personal en diferentes áreas ya que con esto todos los empleados se
familiarizarán con las funciones de las diferentes áreas y no se enfrascarán en
una sola tarea, otro punto importante es que cada quien tenga un manual de
funciones para que tomen más compromiso de sus responsabilidades. También
es necesario para el buen desempeño de los procesos capacitar al personal sobre
el manejo adecuado de tecnologías de información y comunicación y el manejo
del software ya que de esto dependerá el éxito de la implementación de estos
en las operaciones.

 Procesos sin documentar: Los diferentes procesos no están documentados:


lo cual ocasiona que se trabaje día a día generando errores frecuentes y
repetitivos en cuanto a la operación y al servicio.

 Programación defectuosa: No se revisan y estudian los tiempos de entrega y


se enruta mal, y es así como ocurre la pérdida de los clientes por el descontento
que ocasiona el incumplimiento en los pedidos.
Cargos Involucrados

 Telemercaderista: Milena - Se encarga de tomar los pedidos de T a T,


mayoristas y algunos clientes que llamamos especiales.

 Telemercaderista: Erika – Es quien toma los pedidos de los supermercados, es


una de las personas que más tiene experiencia en su puesto de trabajo y que
conoce los demás procesos.

 Auxiliar de facturación Caja: Carla – Es la persona encargada de revisar los


documentos que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas, ruteros,
notas créditos.

 Analista de inventarios: Mauricio – Se encarga de generar en el sistema a


primera hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las bodegas
del producto manejado como congelado y refrigerado estén de acuerdo al kardex
que arroja el sistema.

 Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar tanto las canastillas a la


planta como a la distribución.

 Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y


reclamos de los clientes.

 Facturador: Jimmy – Registra los despachos en los formatos para la


facturación.

 Supervisora distribución y transporte: Sandra – Encargada de la


programación de las rutas de acuerdo con los pedidos recibidos y separados.

 Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el


alistamiento de los pedidos y la organización de los cuartos fríos.

 Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor


logístico.

 Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los elementos


de ingresos y costos de la compañía.
 Supervisor de ventas: Alex – Se encarga de todo lo relacionado con el equipo
de trabajo de ventas y de que todas las ventas se realicen exitosamente.

Proveedores: La compañía pollos pio pio y más pio produce y distribuye a sus
clientes, es decir es ella misma quien provee el pollo a los establecimientos
comerciales sin necesidad de adquirir los productos de intermediarios.

Se hace necesario que el gerente general de la compañía preste mayor importancia


a la reestructuración de los siguientes procesos que es donde se hacen más
evidentes las debilidades apoyándose en tecnologías de información y comunicación
y software especializado:

Gestión de producción:
 Programación oportuna de acuerdo con lo que se requiere.

Gestión de almacenes y stock:


 Almacenaje – Control inventarios.

Gestión de servicio al cliente:


 Auditoria de rutas, seguimiento servicio.