ENSAYO AA3

La documentación de una empresa forma parte de lineamientos es llevar un control y

poder evaluar su proceso, la documentación para un sistema de gestión de calidad debe
estar sistematizada para destacar la estandarización de los procesos para que se
ejecuten los procesos de acuerdo a como están mejorando el ciclo PHVA.
Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización debe
documentar los elementos importantes como lo son las actividades, recursos
económicos, recursos humanos direccionando o enfocando a las personas a cargo a
lograr y alcanzar los objetivos, metas propuestas de igual manera la documentación
ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema con el control
de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros que son un tipo
especial de documento ya que básicamente es la información contenida en formatos
diligenciados durante los procesos donde se puede evidenciar o soportar la realización
de actividades porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada
igualmente se debe tener en cuenta que las auditorías internas y externas de los
sistemas de gestión de una empresa se basan en los documentos que se tengan por
cuanto estos representan los criterios de auditoria y los registros representan las
evidencias de auditoria y de la comparación de estos dos tipos de documentos se
establecen en los hallazgos de auditoria que pueden ser fortalezas o debilidades del
sistema.
Si las organizaciones fueran conscientes de implementar el SGC es una ventaja
competitiva que asegura la permanencia en el mercado y mejora las utilidades
empresariales reside en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar desde el
interior de la organización, una conjunto de actividades, procesos y procedimientos,
encaminados a lograr que las características presentes tanto en el producto como en el
servicio cumplan con los requisitos exigidos por el cliente, es decir, sea de calidad, para
así ofrecer mayor posibilidad de que sea adquirido por este, logrando y aumentando el
porcentaje de ventas planificado por la organización. La adopción de un sistema de
gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica de la organización, y con el
mejoramiento de procesos consistentemente ya que la documentación debe servir a los
procesos y no los procesos servir a los documentos con esto llamo la atención a no
generar documentación que pueda entorpecer los procesos ordenamiento constante de
la forma de organizar este importante recurso a hechos que los estudiosos del tema
definieran muchos sistemas de la forma correcta de la organización o administración
documental.