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DE LA ZONA MAYA.
Carrera: Ing. en Gestión Empresarial.
Asignatura: Diseño Organizacional.
Unidad 5: Metodología para la creación e innovación de
estructuras organizacionales.
Semestre: 6° Grupo: A
11/05/2019
Contenido
INTRODUCCIÓN. .................................................................................................................................. 2
Unidad 5.- Metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales. ................. 3
5.1 PLANEACIÓN DEL ESTUDIO. .......................................................................................................... 3
5.2 AUTORIZACIÓN DEL ESTUDIO. ...................................................................................................... 4
5.3 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN. ......................................................................................... 5
5.4.- ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS. ................................................................................... 5
5.5 ELABORACIÓN Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA. ............................................................... 9
5.6 IMPLEMENTACIÓN. .................................................................................................................... 11
5.7 EVALUACIÓN PERIÓDICA. ........................................................................................................... 13
CONCLUSIÓN. .................................................................................................................................... 19
Bibliografía ........................................................................................................................................ 20
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INTRODUCCIÓN.
En este capítulo se describen los aspectos que han motivado el trabajo, algunos
elementos del problema identificado en torno al diseño organizacional de la Pyme
agraria y la metodología utilizada; que finalmente han dado lugar a la propuesta
que se presenta; base fundamental de este estudio.
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Unidad 5.- Metodología para la creación e innovación de estructuras
organizacionales.
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c) DEFINICIÓN DEL OBJETIVO DE ESTUDIO: Debe ser muy específico en
cuanto a las condiciones que la organización espera como resultado de sus
acciones.
d) INVESTIGACIÓN PRELIMINAR: Reconocimiento para determinar la
situación administrativa de la organización, esto implica revisar la literatura
técnica, legal, además de establecer el primer contacto con la realidad que
se va a estudiar
e) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE ESTUDIO: Después de recabar los
elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se debe preparar el
documento de partida a fin de ponerlo en práctica.
f) PROPUESTA TECNICA
1. Naturaleza (tipo de estudio que se pretende realizar)
2. Alcance (Área de aplicación que cubre el estudio)
3. Justificación
4. Antecedentes (Todos los estudios y esfuerzo análogo preparados con
anterioridad).
5. Objetivos. (Logros que se pretende alcanzar)
6. Estrategia.(Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación
de recursos)
7. Recursos
8. Costo
9. Resultados
10. Información complementaria
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5.3 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Recopilación de datos
• Documentales
• De campo.
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graficas elaboradas y sistematizadas a base de técnicas estadísticas con el
propósito de hacerlos comprensibles.
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Separar los datos de acuerdo a las técnicas utilizadas para su obtención,
luego se realizará la síntesis de los resultados, que permitirá explicar el fenómeno
objeto de la investigación. Seleccionar el tipo de análisis e interpretación que debe
aplicarse, a fin de que la aprobación de la hipótesis se reduzca al menor número
de dificultades.
Tipos:
Descriptivo.
D. General:
Es el que se vale de las técnicas estadísticas para analizar descriptivamente las
propiedades del fenómeno investigado e interpretar los resultados de la
investigación.
Este análisis se realiza en dos fases. En la primera, se analiza los resultados por
cada pregunta formulada con el objeto de conocer la tendencia, magnitud y
características del problema a través de los ítems o interrogante respectiva. Esta
labor, es ejecutada después del procesamiento de los datos, es decir, cuando los
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resultados han sido contabilizados individualmente y expresados en porcentajes.
En la segunda, se busca la similitud de las respuestas que tratan sobre el mismo
factor con el propósito de precisar la conceptualización que se tiene sobre el
objeto de estudio.
D.General:
Después de haber realizado el análisis individual de preguntas, se efectúa el
análisis descriptivo general, es decir, el correspondiente a todas las preguntas del
cuestionario o cédula de entrevista. El procesamiento es el siguiente:
Dinámico:
El análisis dinámico es un procedimiento integrador de las respuestas obtenidas
por la aplicación de cuestionarios, cédulas de entrevista u otros instrumentos que
exigen respuestas directas o indirectas con la finalidad de efectuarse
interpretación dinámica y determinar el grado de influencia que tiene cada uno de
los factores que generan el problema o permiten la solución del mismo, para lo
cual, es necesario interrelacionar respuestas de las preguntas abiertas y cerradas
para detectar posibles conexiones entre la información captada y el objeto de
investigación.
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Las políticas, acciones y estrategias deben ser precisas y estar en
condiciones de ser ejecutadas por los organismos públicos o privados que
tienen que ver con la solución del problema.
Diseñar modelos operacionales que incluyan soluciones o medidas
correctivas concretas.
Los problemas se identifican y se jerarquizan en términos generales y
específicos para conocer su contexto global y determinar los que deben ser
investigados.
Por cada política, debemos establecer las acciones a ejecutar, indicándose
la entidad responsable y la relación que tiene con el programa,
subprograma y la línea de investigación.
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Etapa 2: Estudio de la base legal de la empresa y los procedimientos para su
creación.
Objetivo: Conocer la legislación vigente que afecta la empresa en cuestión así
como el uso y manejo de la documentación y otras fuentes que faciliten el
conocimiento de las direcciones y los métodos de archivos.
Plan de actuación
Los documentos necesarios a estudiar esta etapa:
_ Legislación que afecta a cada dirección en particular.
_ Expediente de Perfeccionamiento Empresarial. (Caracterización general de la
empresa).
_ Reglamentos, Resoluciones, Cartas Circulares, etc. de cada dirección.
_ Normas de procedimientos elaboradas para la tramitación de los diferentes
asuntos.
_ Estudio del organigrama de la entidad.
_ Informe de los responsables de las direcciones de la empresa.
_ Estudio de manuales sobre archivística
FASE II: DISEÑO.
Etapa I: Esta etapa comienza con un análisis general de la situación actual de los
documentos que tiene la organización, con la finalidad diseñar el archivo de
gestión, acorde a las características y a las funciones de cada oficina, para
garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.
Plan de actuación:
Este análisis se lleva a cabo mediante contacto directo con los directivos de la
empresa y a través de reuniones con las direcciones departamentales hasta
obtener una visión global de la situación actual de la empresa y condiciones reales
de las oficinas. Definición de los tipos documentales en que se plasman las
funciones de la organización. Revisión de los documentos de forma general para
conocer cuáles son los afines a las funciones que se desarrollan en la
organización.
_ Elaboración del cuadro de clasificación
_ Definición de las series documentales.
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_ Determinación de los plazos de transferencias de los documentos a los
diferentes archivos del sistema.
_ Definición el nivel de acceso a los documentos.
_ Gestión y control de expedientes.
_ Normalización de formularios.
_ Racionalización de los procedimientos.
_ Definición de las políticas de conservación, eliminación, almacenamiento de la
documentación en cualquier soporte.
_ Determinación de los depósitos de almacenamiento de la documentación.
_ Definición de los criterios de organización de la documentación y pautas para su
control y recuperación en cualquier soporte.
_ Elaboración de un informe que recoja los requerimientos necesarios para el
archivo de gestión por cada una de las oficinas implicadas.
Etapa 2: Definición de los soportes en que se plasmará cada tipo documental
durante el proceso de generación de los documentos, con vista a su conservación
y utilización.
Plan de actuación.
_ Análisis el volumen de producción de documentos y la situación organizativa y
tecnológica en la que se encuentra la empresa.
_ Análisis de la identificación de los recursos de información ya realizadas por
cada una de las oficinas de la empresa (tipo de fuentes, servicios y sistemas de
información). Definición del soporte en que se plasmará cada documento según
las condiciones reales de cada oficina.
5.6 IMPLEMENTACIÓN.
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técnicos informáticos y el personal seleccionado para llevar adelante la creación
de los archivos.
Plan de actuación
Para la organización de los documentos de una oficina todas las partes implicadas
deben estar convencidas de la necesidad y un aspecto que requiere especial
atención es la organización de los documentos de apoyo informativo, los cuales se
deben organizar considerando la función que cumplen, su instalación ha de ser
cómoda y accesible.
Se prevé que su organización sea a través fases y etapas, que se relacionan entre
sí, lo que permite un análisis detallado de la información contenida en los
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documentos (Entrada), determinada por los procedimientos a realizar en plan de
actuación. Estos procedimientos no pueden ser aislados, la integración entre ellos
condiciona el desarrollo óptimo del archivo; una vez realizados y evaluados, se
obtiene un resultado que conlleva a la retroalimentación del sistema y por ultimo la
recuperación de los documentos (Salida).
De otro modo el enfoque integral ayuda a identificar y comprender con mayor
claridad el comportamiento de la administración de los documentos en la empresa.
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concepto del grado mínimo y el máximo, los niveles intermedios deben ser
analizados por los Evaluadores.
A tal fin, no debe caerse en el error de evaluar utilizando sólo el nivel promedio o
un nivel determinado sin atender al desempeño en cada competencia específica.
Es al finalizar el período de evaluación, donde debe indicar con una cruz en color
azul el “Empeño en el alcance y logro de los objetivos establecidos”, para cada
“Competencia a Evaluar” el grado de cumplimiento de las normas de desempeño
esperadas y el “Potencial de Desarrollo” estimado del Evaluado.
Debe hacerlo con objetividad y en los dos primeros casos, en forma conjunta con
el Empleado, mientras que la estimación que haga de su potencial debe manejarla
con carácter confidencial.
Finalizada esta instancia, debe elevar el Formulario a su Superior para que evalúe
al Empleado con color rojo. Luego, ambos Evaluadores consensuarán una
evaluación final con color verde, siempre utilizando el mismo Formulario.
Evaluarán:
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2. logro de los objetivos establecidos
b. Competencias a evaluar
i. Rendimiento
3. Predisposición al trabajo
5. Actitud proactiva
6. Flexibilidad
8. Criterio
9. Ejecutividad
11. Disciplina
13. Calidad
14. Cantidad
15. Oportunidad
16. Urbanidad
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17. Valores éticos, actitudinales y de cultura corporativa
23. Delegación
v. Resolución de conflictos
31. Competitividad
En este apartado, ambos Evaluadores deben dejar constancia, también con color
verde, de la evaluación de potencial del Empleado.
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Eleve el Formulario debidamente cumplimentado y firmado a su Jefe Directo o
Segundo Evaluador para su firma y conocimiento y remítalo a RR.HH.
Este formulario debe completarlo el Jefe Directo o Primer Evaluador toda vez que
se modifiquen los objetivos acordados al inicio del período, no obstante se
recomienda utilizarlo al menos una vez a los 6 meses desde la fecha de inicio del
mismo aunque no existan tales modificaciones.
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CONCLUSIÓN.
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Bibliografía
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