GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

Denominación del Programa de Formación: TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 1620332
 Nombre del Proyecto: Elaboración de un Manual de buenas prácticas de gestión para el asistente
administrativo.
 Fase del Proyecto: PLANEACION
 Actividad de Proyecto: IDENTIFICACION DE LAS AREAS FUCIONALES DE LA ORGANIZACION Y LOS
MODELOS ADMINISTRATIVOS
Competencia: ORGANIZAR LA DOCUMENTACION TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA
ORGANIZACION.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: DESPACHAR LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA, TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS GRAMATICALES Y DE SINTAXIS, LAS NORMAS
TECNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACION Y PRESENTACION DE LOS DOCUMENTOS, LAS NORMAS
INTERNAS Y LA LEGISLACION VIGENTE.
Duración de la Guía: 10 HORAS

2. PRESENTACIÓN

Para organizar los documentos en los archivos de gestión, que se encuentran en trámite en las
entidades que en razón al desarrollo de sus funciones producen o reciben diariamente, se requiere
desarrollar tres procesos archivísticos: clasificar, ordenar y describir la documentación producida y
recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
producción, trámite, utilización y conservación de acuerdo con la normatividad vigente para su
recuperación y consulta posteriormente.

Para que usted desarrolle habilidades y competencias laborales de acuerdo a su formación

tecnológica es necesaria la apropiación de conocimientos, procedimientos y sistemas de ordenación
mediante las prácticas de aprendizaje en su portafolio de evidencia.

GFPI-F-019 V3
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En el amplio y complejo mundo de los negocios necesitamos, cada vez más, sistemas y métodos simples
y prácticos que propendan a la eficiencia de los mismos y, fundamentalmente, al manejo y
administración de los documentos, materia prima de toda actividad económica.
Para poner a funcionar cada uno de estos sistemas se debe realizar un análisis conceptual simple,
buscando un concepto presente en los documentos y nominarlos, teniendo en cuenta que estos se
deben localizar con prontitud cuando se necesiten.
De esta manera los temas que se verán en esta guía brindarán herramientas a los asistentes
administrativos para que aprendan a clasificar los documentos que produce una organización.

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Lea el documento TRATAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS. La Clasificación Decimal Universal y

argumente de manera individual sobre el cuento “En el Bosque de Oro”

A) Realiza un ensayo de dos páginas mínimo acerca de la lectura.

B) ¿Cómo sería la vida del ser humano y de los estudiantes si no existieran los sistemas de
ordenación?

C) De una breve explicación de la importancia de identificar los diferentes tipos de documentos

que pueden existir en una organización y la manera en que estos se deben clasificar para
llevar una buena Gestión Documental.

D) Desde que usted tiene memoria ¿cómo hacía para consultar los libros en la biblioteca de
su escuela, colegio? ¿Recuerda cómo estaban organizados los libros?
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E) Realice la lectura de la GTC 185 que se encuentra en el material de apoyo y por grupos realice
una exposición de los temas asignados entre los aprendices, suba la evidencia de la
presentación.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

Por medio de esta guía se identificarán los siguientes conceptos:

 Recursos Básicos del archivo: muebles y equipos, materiales y elementos para el archivo.

 Principios de ordenamiento: sistema de ordenación nominativo, geográfico, por asuntos,

alfabético, numérico, cronológico.

 Recuperación de la información

 Procedimiento general para archivar y consultar

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

3.3.1. Realice lectura autorregulada del libro Gestión de documentos en la e-administración por
por García-Morales, Elisa EDITORIAL UOC, FECHA January 2013 de la pagina 7 a la 17 el cual encontrará en
la Biblioteca Virtual Sena http://biblioteca.sena.edu.co/

 De acuerdo a la anterior lectura, realice un flujograma donde se relacionen los principios generales
y la información principal de la misma.

3.3.2. Realice un informe de 3 hojas acerca de la forma en que la empresa objeto de estudio maneja la
documentacion y sus debilidades, de tal manera que se pueda brindar una asesoria oportuna con respecto
a dichos procedimientos.

Luego participe en socialización plenaria con su instructor y sus compañeros de grupo.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

3.4.1 Con los conocimientos ya adquiridos sobre normalización de procedimientos de archivo y manejo de
documentos realice:

 Elabore un Check List que le permita determinar las condiciones en que se maneja el archivo en la
empresa que van asesorar en términos de recepción, valoración y organización de archivos.
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3.5 Actividades de evaluación.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

 5. GLOSARIO DE TERMINOS

 6. BIBLIOGRAFIA Y WEBGRAFIA:

GONZALEZ DE RIOS Beatriz y SANCHEZ DE LAGUNA Amparo. Organización de archivos - Administración de

la información. Págs. 148.
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Biblioteca Virtual Sena, Gestión de documentos en la e-administración por por García-Morales, Elisa
EDITORIAL UOC, FECHA January 2013 de la pagina 7 a la 17 el cual encontrará en la Biblioteca Virtual
Sena http://biblioteca.sena.edu.co/

http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en Bases de datos y puede acceder a: e-brary, Gale, Galé Cengage
Learning, Océano para Administración, Knovel, Océano universitas P&M, Proquest

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es)

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es) Jorge Salgado Instructor CDA CHIA 11-06-18 Cambio de

actividades a
desarrollar.