Gerencia Del Cambio Compras PTP BSN Medical 10-05-2017

BSN Medical Venzuela
Gerencia del Cambio PTP

Implementación : 08 de mayo de 2017
Inventario de Cambios
Situacion CAMBIOS Nº Control
Ausencia de estrategia de liberación con Límites de Implementar en SAP Estrategia de Liberación con limites de
Autorización Financiera para las Solicitudes de Pedido.
PTP-06
Autorización Financiera para SOLPED
La gestión de Compras es llevada en un gran porcentaje por La Gerencia de Compras gestiona todas las compras de mercancías,
la unidad requirente. Estas unidades tienen la potestad de
escoger al proveedor .(Caso: Comercial). Esto puede generar
solicitud de servicios y contratos según las necesidades debidamente PT P-04
órdenes de compras post mortem. aprobadas de la unidad requirente
Establecer un procedimiento local que garantice la transparencia del

No existe evidencia formal e independiente en el
proceso de Compras. Esto incluye documentar en un formato de
departamento de Compras de análisis de precio, invitación o PTP-04 PTP-06
convocatoria a los proveedores análisis , las 3 cotizaciones a proveedores , excepciones y aprobaciones
de acuerdo al DOA
De acuerdo al Manual de Procura Global, los anticipos deben ser

evitados y las excepciones están asociados a desarrollo de software y
Los anticipos de compras son emitidos sin documentos de
construcción. Si aun así es requerido se debe realizar una evaluación
garantía. Adicionalmente no existe una política para la PTP-10
amortización de esos anticipos financiera del proveedor y solicitar una garantía. Adicionalmente Cuentas
por pagar debe monitorear/ Identificar la existencia de anticipos a
proveedores sin aplicar con antigüedad mayor a tres meses
Los Anticipos de Compras son emitidos con Solicitudes de En caso de que esta figura sea requerida debe ir acompañada de una
Orden de Pago PTP-10
Orden de Compra
Cambios, negociación en las órdenes de compra no están todo cambio en las órdenes de compra deben presentar una justificación
documentados (PTP 04, PTP05, PTP06)
de motivos por precio, por calidad deproducto, garantias
Ausencia de la validación del 3 way match en SAP. Para el Formalizar el procedimiento y responsables de tal validación en el área
pago de facturas.
PTP-08
de Finanzas.
Todas las actividades relacionadas con el Maestro de proveedores

El Maestro de Proveedores es custodiado por el personal del
Gerencia de Compras (inclusiones, actualizaciones análisis) debe ser llevada por Finanzas o en (PTP01, PTP02, PTP03)
su defecto un área independiente de la Gerencia de Compras .
No existe revisiones periódicas a los expedientes de

Establecer mecanismos de revisión periódica a los proveedores y dejar
proveedores, por lo cual puede existir expedientes con
evidencia de estos análisis en los expedientes de los proveedores. (PTP01, PTP02,PTP03)
información ficticia, en blanco, números de cuenta falsos
No existe una planificación de contratos y los mismos son La negociación de todo contrato debe ser gestionada por la Gerencia de
negociados por la unidad solicitante.
PTP-06
Compras y avalado por un comité multidisciplinario, incluyendo legal
Ausencia de Análisis de antigüedad de proveedores, análisis Conciliacion de Cuentas por pagar auxiliar vs mayor, analisis de
de anticipos abiertos, mercancías recibidas y no facturadas. mercancia recibidas y no facturadas, implementar un cronogramas de .(PTP08 PTP 13,PTP14)
Adicionalmente no se elabora un cronograma de pago pagos alineados con tesoreria
No existe una planificación de cierre mensual de cuentas por Incluir estas actividades en un calendario de cierre con sus respectivos
pagar lo que puede ocasionar que no se registren todos los responsables y que existan procesos de validación en los cuales cuadre .( PTP 13,PTP14)
bienes y servicios recibidos en el mes que se corresponde. módulo de cuentas por pagar vs la cuenta de mayor.
Inventario de Cambios Propuestos y Áreas que Afectan
Gerencias Involucradas
Gerencia de Procesos y
Gerencias de Vicepresidencia de Gerencia de
Dueño deL Proceso Compras
Gerencia IT
Finanzas Tesoreria
Reporte Financieros /Cuentas
Por Pagar
Gerente de Compras/ Gerente de IT √ √ √
Gerente de Compras/ Gerente Control √ √

Interno
Gerente Compras √ √
Vicepresidencia de Finanzas √ √ √ √
Vicepresidencia de Finanzas √ √ √ √
Gerencia de Compras √ √
Gerencia de Procesos y Reportes √ √

Financieros

Financieros

Financieros
Gerencia de Compras √ √
Gerencia de Procesos y Reportes √
Financieros
Gerente de Procesos y Reporte Financiero √

ias Involucradas
fecha de
Gerencia de Control
Nueva Actividad Responsable Cargo Implementa
Interno
ción
Configurar en el Sistema SAP ,

estrategia de liberación con limites
de autorizacion financiera,
establecer perfiles de usuarios en
√ SAP para la SOLPED
Publicar en la Intranet de BSN

Medical Venezuela Manual de
normas de Procedimiento de BSN
√ Medical Venezuela
√
√
√
Princ
N° N° del Proceso Nombre del Sub Proceso
1 PTP-01 / PTP-02 Master Data de Proveedor
2 PTP-04 Proceso de Modificacion de Precios
3 PTP-05 Revision de cambios de Precios Manual
4 PTP-06 Revision de Orden de Compra
5 PTP-07 Revisión de DOA registrada en SAP
6 PTP-08 Revisión de GRNI

Revisión de Antigüedad de cuentas por
7 PTP-13
pagar
Conciliacion de Cuentas por pagar auxiliar

8 PTP-14
vs mayor
9 PTP-15 Firmas Bancarias Para Pagos Manuales

10 PTP-16 Aprobación Pago Banca Electronica
11 PTP-17/PTP 18 Reporte de Gastos Manual
Revisión de los pagos únicos de un

12 PTP-19
proveedor.
Principales Cambios
Dueño del Proceso Principales Cambios
Formalización del proceso de inclusion, cambios

Vice-Presidente de Finanzas y modificaciones del Master data de
Proveedores
Formalizacion de cambios precios al catalago de

Gerente de Operaciones
materiales y documentación soporte
Implementar Revisiones de Cambios de Precios

Vice-Presidente de Finanzas
Manuales
Inclusion de Revision de Solped y Ordenes de

Compra
Vice-Presidente de Finanzas Formalización de DOA registrada en SAP
Vice-Presidente de Finanzas Implemetar revision de GRNI

Formalizar reporte de Antigüedad de Saldos
cuentas por Pagar
Implementar Conciliacioón mensual de cuentas

por pagar
Formalización de Revisión y aprobación de

reporte de Gastos.
Implementar revisión de ordenes de compras a

proveedores no recurrentes.
Nuevas Actividades
aprobados por empleados autorizados de la empresa( Definir cargo y nombre de la persona de

esta actividad) antes de ser ingresados en dicho Sistema.
1.2-Establecer mecanismos estatus inactivo o bloqueado en SAP a proveedores no

recurrentes.
1.3- Revisar y verificar configuración en SAP para

añadir/crear nuevos proveedores la cual requiere un flujo de aprobación por parte de Compras,
Operaciones, Finanzas (Impuesto, tesoreria y contabilidad).
1.4-Establecer revisiones a los expedientes de

Proveedor de cambios, modificaciones al Maestro de Proveedores verificar que el formato de
cambios o modificaciones este debidamente aprobado.
1.5- Realizar Revisiones trimestrales de los perfiles de usuarios en el

Sistema SAP que tiene acceso al Master Data de Proveedores.
1.6- Cada vez que se crea un nuevo Proveedor verificar y validar que
el proveedor entregó todos los documentos solicitados por BSN Medical y la solicitud de creacion
de proveedor está debidamente llenada y firmada por el representante legal del proveedor y por
2.Los cambios de Precios al maestro de materiales son autorizados por el Gerente de
Operaciones
2.1- Implementar revision en el Sistema SAP por personal distinto a quien
aprobo el cambio en el formato solicitud de cambios de Precios
3_ Establecer mensualmente Analista de Cuentas por pagar emiter reporte de cambios de Precios
manuales
3.1_ Realiza muestra aleatoria de los cambios de precios realizados verifica y valida que el
cambio esta debidamente aprobados por el Gerente de Supply Chain
4_ Revisar Configuracion de SOLPED y establecer configuración de estrategia de Liberación
alineado con la Matriz de DOA financiera.
4.1_ Implementar un Contrato Marco para los Proveedores de BSN Medical que tengan
Multiples ordenes de compras Abiertas. (Nota: un proveedor no debe tener en un mes dos
ordenes de compras abierta por un mismo producto o servicio), Ordenes de compras
abiertas con antiguedad igual a 90 dias o mas deben ser identificadas y documentadas
5_ Cada Vez que exista cambio de DOA documentar con email de aprobacion de corporativo.
Enviar solicitud de Actualización al Gerente de Sistema para implementar DOA en

SAP debidamente Aprobada por Vice-Presidente de Finanzas y Director General anexar
aprobacion del Corporativo.
6- Revisar Reporte de materiales y servicios recibidos no facturados.
6.1- Realizar conciliacion mensual de GRNI recibidos y nos facturados vs la

provisión.
6.2- Verficar que todas aquellas partidas abierta con una
antiguedad igual 90 días deben ser investigadas y documentadas ( revisado por Vicepresidencia
de Finanzas).
7. El Analista de Cuentas por pagar elabora y presenta un reporte de antigüedad de Cuentas Por
pagar a Proveedores con todas aquellas deudas de igual o mayor a 30 días para su revisión al
Gerente de proceso y reporte financiero y tomar las acciones correspondientes , notfica y
discute el estatus con el Vicepresidente de Finanzas.
8.Analista de Cuentas por Pagar, prepara una Conciliación de Auxiliar con Mayor de las Cuentas
por pagar a proveedores” y debe ser presentado al Gerente de Procesos y reporte financieros
para su revisión y tomar las acciones correspondientes junto con el Vicepresidente de Finanzas.
Ver Control Matriz Tesoreria TRY-13

Ver Control Matriz Tesoreria TRY-13 / TRY-01
11. el reporte de Gastos debe ser revisado alineado con la politica de gastos de BSN Medical
firmado y aprobado por DOA./ Gastos de Refrigerios y Taxi revisado y verficado de acuerdo con
el procedimientos de Taxis y Refrigerios de BSN Medical y aprobado por DOA
12. Emitir reporte de ordenes de compra a proveedores no recurrente en SAP, revisar expediente
del proveedor verificar que el expediente este actualizado.
12.1 revisar el proceso de negociacion y
documentacion soporte de la orden de compra. Tres cotizaciones mínimo, analisis de precio,
calidad, garantia del producto o servicio.
Tipo de Control frecuencia del control Responsable
1.3
Semestral
Preventivo- Automatico
1.3 Semestral
1.4
Detectivo- Manual
1.4 Trimestral
1.5
Detectivo-Manual
2. Preventivo - Automatico
Trimestral
2.1 Detectivo - automatico
3. Detectivo Manual Mensual
4. Preventivo Automatico
Mensual
4.1 Detectivo
5. Preventivo Automatico Cada Vez que suceda
6 Detectivo Manual Mensual

7.Detectivo Manual Mensual
8 Detectivo Manual Mensual
Preventivo Manual Mensual
Detectivo Manual Mensual

Cargo Fecha
5/21/2017
5/21/2017
5/21/2017
5/21/2017
5/21/2017
5/21/2017
5/21/2017
5/21/2017
5/21/2017
5/21/2017
Evidencias
1.1-Adecuada segregación de funciones y evidencia de

revisión independiente para revisiones,
establecimientos/cambios en el maestro de proveedores.
1.2. Reporte de
proveedores activos. El reporte debe incluir fecha de última
compra realizada.
1.3. Reporte de perfiles de usuarios con acceso al maestro
de proveedores.
1.4. /1.6. Reporte de

Creacion Cambio y Modificaciones al MasterData de
Proveedores
2. Formato de aprobado de cambio de precio
2.1 Reporte cambio

de Precio emitido en SAP revisado , validado y firmado
3. Reporte de Cambios de precios manuales revisado,

verificado y validado
4. reporte de estrategia de liberacion de SOLPED en SAP
4.1
Reporte de Ordenes de compras Abierto revisado,
verificado y validado
5.Formato de Aprobacion de DOA por el Corporate ,

reporte de estrategia de DOA registrada en SAP
6. Mensualmente se debe emitir un listado de Materiales,

bienes o servicios recibidos y no facturados en SAP.
6.1 Conciliación GRNI vs Provision

Registrada ( debidamente firmada porquien elaboro,reviso
y aprobo)
7. Evidencia de revisión y toma de acción paara solventar los
saldos pendientes, por parte de la Gerencia .
Evidencia de la reconciliación del mayor vs el auxiliar,

debidamente revisada
11. Reportes de gastos con su documentación soporte firmada y

aprobada
11.1 Reporte de gastos

incurridos por refrigerios y taxis revisado verificado y valido
12. Reporte de Ordenes de Compras a Proveedores no
recurrentes revisado, verificado y validado
Checklist para Evaluar el Avance de la Implementación de los Cambios Propuestos

Niveles de Avance
25% 50% 75% 100%
Tiempo
Observaciones en la
ÁREA Implementaciones/Cambios Concepto susceptible de cambio
implementación del cambio
Responsable Acción a ejecutar estimado para
1 2 3 4 concluir
Gerencia de Compras
Gerencia de Procesos y
Reporte Financiero
cuentas por pagar
Gerencia de IT
Vicepresidencia de
Finanzas
Subprocess Name Risk Number Risk Description Control Number Control Name
Approval of
Supplier Purchase are made from
modifications in
master data RSK-PTP01 unauthorized or fictitious PTP-01
counterparties. vendor master
data.
Processing of
modifications in
counterparties. vendor master
data.
Segregation of
Duty for
counterparties. payment master
data.
Supplier Processing of
Purchase are made at
master data RSK-PTP02
unauthorized or wrong prices.
PTP-04 modifications in
vendor prices.
Review of
Supplier Purchase are made at
master data
RSK-PTP02
unauthorized or wrong prices.
PTP-05 manual price
changes.
Review of
Purchase order Purchase commitments are not
processing
RSK-PTP03
properly authorized.
PTP-06 purchase
orders.
Review of
Unauthorized, incorrect
Purchase order delegated
RSK-PTP04 authorization limits per delegated PTP-07
processing
authority in SAP. authority list in
SAP.
Purchase order Goods received are not invoiced Review of
RSK-PTP05 PTP-08
processing correctly. GRNI.
Registration of false invoices in Invoice

Invoice verification RSK-PTP06 PTP-09
accounting system. verification.
Prevent the
Inaccurate registration of
inaccurate
Invoice verification RSK-PTP07 invoices in accounting system, PTP-10
registration of fictitious invoices. registration of
invoices.
Invoices from
certain vendors
Inaccurate self-billing of invoices
Invoice verification RSK-PTP08
after receipt of goods.
PTP-11 are self-billed
upon receipt of
goods.
A three-way-
match is
Invoice payment Fictitious, unauthorized and
RSK-PTP09
inaccurate payments.
PTP-12 performed
before invoice
proceeding.
Purchase liabilities are not

Invoice payment Aged accounts
RSK-PTP10 recognised in a timely manner or PTP-13
vendor payment terms honoured. payable review.
Reconciliation of
Accounts payable in the general accounts
Invoice payment ledger does not properly account
RSK-PTP11
for all valid transactions recorded
PTP-14 payable sub
in the sub ledger. ledger to the
general ledger.
Payment is effected by one

signature. Risk of financial Bank signatures
losses. Cash payments/ cheques
Invoice payment RSK-PTP12
are conducted without
PTP-15 for manual
appropriate approval. payments.
Online banking payments are

Online banking
Invoice payment RSK-PTP13 conducted without relevant PTP-16
approval as per DoA. approval.
Unauthorized, incorrect and Expense report

incomplete expense claim form,
Invoice payment RSK-PTP14
fictitious expense
PTP-17 review (manual
reimbursements/ payments. reports).
Unauthorized, incorrect and Expense report

incomplete expense claim form, review
Invoice payment RSK-PTP14 PTP-18
fictitious expense (automated
reimbursements/ payments. reports).
Double payments for one-time Review of one-

Invoice payment RSK-PTP15 vendors are not appropriately PTP-19 time vendor
reviewed. payments.
Descripción del Control Control Owner Control
Performer
Todas las configuraciones de proveedores nuevos

o cambios de perfiles deben ser aprobados por
empleados autorizados de la empresa antes de ser Gerencia BSN
ingresados en dicho Sistema. SAP tiene una Medical
Vicepresidente de
herramienta para añadir/crear nuevos proveedores finanzas Venezuela Local
la cual requiere un flujo de aprobación por parte de con la debida
Compras, Operaciones, Finanzas (Impuesto, DOA
Tesorería, Contabilidad) el cual debe ser aprobado
en un 100% antes de ser ingresado al VMD
El acceso a las funciones de mantenimiento

(cambios, modificaciones y actualizaciones) del
Vicepresidente de Accounts Payable
VMD está limitado a personal de Compras y finanzas associate (entity)
Finanzas autorizado por el VP de Finanzas en el
sistema SAP.
El personal encargado del mantenimiento al
Maestro de Proveedores no tiene acceso ni Vicepresidente de Accounts Payable
autoridad para efectuar las corridas de pago ni la finanzas associate (entity)
aprobación de facturas de los proveedores
El proceso para las modificaciones de precio es
ejecutado por personas independientes (Gerente
de Operaciones) de las que solicitaron el cambio y Gerente de Gerente de
esos cambios deben ser revisados por una Operaciones Compras
segunda persona. Estas revisiones so efectuadas
directamente en SAP
Con frecuencia mensual, el Analista de Cuentas

por Pagar genera de SAP un reporte que incluye
todos los cambios de precios . Una persona Analista de
Vicepresidente de
independiente de los cambios de precio ( Gerente finanzas
Cuentas por
de Operaciones) efectua revisiones sobre una Pagar
muestra de esos cambios y sus respectivos
seguimientos.
Toda Orden de Compra es aprobada por los

niveles de delegación financiera (DOA) Gerencia BSN
establecidas en BSN Medical, C.A. Medical
Todo proveedor de BSN Medical, C.A que tenga Venezuela de la
Vicepresidente de unidad requirente
múltiples órdenes de compra deberá firmar un finanzas con La debida
“Contrato Marco”. Los términos y condiciones Delegación de
estándar deberán ser aplicados en todos los Autoridad
contratos. Financiera
Siempre que se produzcan cambios o una nueva

configuración de los límites de autorización en
Vicepresidente de Vicepresidente de
SAP, deben ser aprobados por un superior (en finanzas Finanzas
línea con el DoA) y un miembro senior de
Finanzas.
Mensualmente se emite en SAP un listado de
Materiales, bienes o servicios recibidos y no
facturados. (GRNI) y son reconciliados con las Gerente de
Vicepresidente de
respectiva provisión en los estados financieros . finanzas
Procesos y
Todos aquellas partidas abiertas con una Control Financiero
antiguedad de 90 dias deben ser revisadas por la
Vicepresidencia de Finanzas
Las facturas originales aceptadas cumplirán con

toda la normativa local vigente y a las providencias
que rigen la emisión de facturas de acuerdo a lo
establecido por la Administración Tributaria para
poder ser procesadas, de lo contrario serán
Gerente de
devueltas al proveedor. Vicepresidente de
Procesos y
Únicamente se aceptan y procesan copias de finanzas
Control Financiero
factura cuando la misma cumpla con las
disposiciones de las providencias emitidas por la
Administración Tributaria mediante carta explicativa
y con el sello respectivo de copia fiel de la original.
El sistema SAP está configurado para evitar:

- aprobaciones de facturas para el pago sin que la
orden de compra y los registros de recepcion de la
mercancia o servicio hagan match, o que exista
una aprobación por parte de la Gerencia de BSN
Medical Venezuela de acuerdo al DOA en aquellos
casos en que no se haya emitido PO. SAP SAP
- Registro doble de la
misma factura - Las PO y las
facturas deben ser codificadas en en una cuenta
contable o centro de costos para el tratamiento
contable apropiado
Vicepresidente de Accounts Payable

N/A finanzas Associate (entity)
Para ser procesadas para su pago, la factura

emitida por el proveedor debe coincidir en monto y Vicepresidente de Local Manager
with appropriate
cantidad con la Orden de Compra y recepción en finanzas DOA (entity)
SAP (Three Way Match).
Con frecuencia mensual, El Analista de Cuentas

por pagar elabora y presenta un reporte de
antigüedad de Cuentas Por pagar a Proveedores
con todas aquellas deudas de igual o mayor a 30 Vicepresidente de Accounts Payable
días para su revisión al Gerente de proceso y finanzas associate (entity)
reporte financiero y tomar las acciones
correspondientes , notfica y discute el estatus con
el VP finanzas
Con frecuencia mensual, el Analista de Cuentas
por Pagar, prepara una Conciliación de Auxiliar con
Mayor de las Cuentas por pagar a proveedores” y Analista de
Vicepresidente de
debe ser presentado al Gerente de Procesos y finanzas
Cuentas por
reporte financieros para su revisión y tomar las Pagar
acciones correspondientes junto con el Vp
Finanzas
Vicepresidente de Local accountant

Vease Control en Matriz de Tesoreria finanzas (entity)
Vicepresidente de
Veáse Control en Matriz de Tesoreria finanzas
Local accountant
Gerencia BSN
Todos los reportes de gastos manuales se revisan Medical
vs la política y aprobados por la Gerencia Venezuela la
Vicepresidente de
responsable de dicho gasto. Se efectúa finanzas
debida
seguimiento a las desviaciones o irregularidades Delegación de
antes de su aprobación según DOA. Autoridad
Financiera
Todos los reportes de gastos manuales son

revisados por Cuentas por Pagar vs la política , las
regulaciones de cumplimiento y como chequeo de Vicepresidente de Analista de
Cuentas por
lo aprobado por la Gerencia responsable. Se finanzas
Pagar
efectua seguimiento a las desviaciones o
irregularidades antes de lla ejecución del pago.
Con frecuencia mensual, el analista de cuentas

por pagar efectúa revisión de compras no
Analista de
recurrentes o con vendedores esporádicos a los Vicepresidente de
Cuentas por
fines de revisar operaciones inusuales, investiga y finanzas Pagar
documenta cualquier discrepancia y la misma es
aprobada por el Gerente del área.
Control Evidence Type Classifications Frequency
Existence/ Occurrence
Adecuada segregación de
funciones y evidencia de revisión
independiente para revisiones, IT-dependent Prevent Event-driven X
establecimientos/cambios en el
maestro de proveedores
Formato de solicitud para

introducir un proveedor o realizar IT-dependent Prevent Event-driven X
cambios ,debidamente aprobado
Evidencia de adecuada
segregación de Funciones
IT-dependent Prevent Event-driven X
Evidencia de la segunda revisión

y de la aprobación en la solicitud IT-dependent Prevent Event-driven X
de cambios en el proveedor.
Documentación de los cambios

de precios revisados y IT-dependent Detect Monthly X
aprobados .
Ordenes de Compra autorizadas

y archivadas
IT-dependent Prevent Event-driven X
Documentación con evidencia de

aprobación de los límites de IT-dependent Prevent Event-driven X
autoridad en SAP.
Reporte o listado de Materiales
recibidos y no facturados
IT-dependent Detect Monthly X
Archived (and signed if relevant)

checked invoice.
Manual Prevent Event-driven X
n/a Automated Prevent Event-driven X
Archived and signed

documentation of review on self- IT-dependent Prevent Monthly X
billing accounts.
Documentación aprobada de
acuerdo al DOA . En caso de que
el Three-way-match sea manual ,
la documentación que compara el IT-dependent Prevent Event-driven X
precio de la factura , la cantidad
vs los registros de recepción de
mercancia o servicio
Evidencia de revisión y toma de

acción paara solventar los saldos
pendientes, por parte de la
IT-dependent Detect Monthly X
Gerencia .
Evidencia de la reconciliación del
mayor vs el auxiliar, debidamente IT-dependent Detect Monthly X
revisada
Archived and signed list of bank

signatures.
Manual Prevent Event-driven X
Archived and signed

documentation of online banking Manual Prevent Event-driven X
transaction.
Reportes de gastos con su

documentación soporte firmada y Manual Prevent Monthly X
aprobada
Reportes de gastos con su

documentación soporte firmada y Manual Prevent Monthly X
aprobada
Manual Prevent Monthly X

Assertions
Valuation/ Rights &
Complete-ness Presentation & Disclosure Safeguarding of Assets/ Fraud
Allocation Obligations
X X
X X
X X
X X X
X X X
X X
X X X
X X
X X
X X
X X X
X
X X
X X
X X
X X
X X
X X X

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BSN Medical Venzuela

Gerencia del Cambio PTP

Situacion CAMBIOS Nº Control

Establecer un procedimiento local que garantice la transparencia del

De acuerdo al Manual de Procura Global, los anticipos deben ser

Todas las actividades relacionadas con el Maestro de proveedores

No existe revisiones periódicas a los expedientes de

Gerente de Compras/ Gerente de IT √ √ √

Gerente de Compras/ Gerente Control √ √

Gerencia de Procesos y Reportes √ √

Gerencia de Procesos y Reportes √ √

Gerencia de Procesos y Reportes √ √

Gerente de Procesos y Reporte Financiero √

Configurar en el Sistema SAP ,

Publicar en la Intranet de BSN

N° N° del Proceso Nombre del Sub Proceso

1 PTP-01 / PTP-02 Master Data de Proveedor

2 PTP-04 Proceso de Modificacion de Precios

3 PTP-05 Revision de cambios de Precios Manual

4 PTP-06 Revision de Orden de Compra

5 PTP-07 Revisión de DOA registrada en SAP

6 PTP-08 Revisión de GRNI

Conciliacion de Cuentas por pagar auxiliar

9 PTP-15 Firmas Bancarias Para Pagos Manuales

11 PTP-17/PTP 18 Reporte de Gastos Manual

Revisión de los pagos únicos de un

Dueño del Proceso Principales Cambios

Formalización del proceso de inclusion, cambios

Formalizacion de cambios precios al catalago de

Implementar Revisiones de Cambios de Precios

Inclusion de Revision de Solped y Ordenes de

Vice-Presidente de Finanzas Formalización de DOA registrada en SAP

Vice-Presidente de Finanzas Implemetar revision de GRNI

Implementar Conciliacioón mensual de cuentas

Formalización de Revisión y aprobación de

Implementar revisión de ordenes de compras a

aprobados por empleados autorizados de la empresa( Definir cargo y nombre de la persona de

1.2-Establecer mecanismos estatus inactivo o bloqueado en SAP a proveedores no

1.3- Revisar y verificar configuración en SAP para

1.4-Establecer revisiones a los expedientes de

1.5- Realizar Revisiones trimestrales de los perfiles de usuarios en el

Enviar solicitud de Actualización al Gerente de Sistema para implementar DOA en

6.1- Realizar conciliacion mensual de GRNI recibidos y nos facturados vs la

Ver Control Matriz Tesoreria TRY-13

3. Detectivo Manual Mensual

5. Preventivo Automatico Cada Vez que suceda

6 Detectivo Manual Mensual

8 Detectivo Manual Mensual

Preventivo Manual Mensual

Detectivo Manual Mensual

1.1-Adecuada segregación de funciones y evidencia de

1.4. /1.6. Reporte de

2. Formato de aprobado de cambio de precio

2.1 Reporte cambio

3. Reporte de Cambios de precios manuales revisado,

5.Formato de Aprobacion de DOA por el Corporate ,

6. Mensualmente se debe emitir un listado de Materiales,

6.1 Conciliación GRNI vs Provision

Evidencia de la reconciliación del mayor vs el auxiliar,

11. Reportes de gastos con su documentación soporte firmada y

11.1 Reporte de gastos

Checklist para Evaluar el Avance de la Implementación de los Cambios Propuestos

cuentas por pagar

Registration of false invoices in Invoice