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EVIDENCIA 2
Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental.

El aprendiz deberá entregar un ensayo, en relación a los temas tratados, y relacionarlos con la
situación actual de los archivos que se manejan en el país en relación con la aplicación de tablas de
retención documental.

“La Ley General de Archivos —Ley 594 de 2000— reguló la gestión de documentos y estableció la
obligatoriedad para las entidades públicas y privadas con funciones públicas de elaborar programas
de gestión de documentos; en su Artículo 24, define y establece la obligatoriedad de elaborar y
adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD), como un instrumento archivístico que
caracteriza a cada entidad, de acuerdo con sus particulares funciones y procedimientos, la recepción,
archivo y conservación de los documentos por ella generados. Igualmente, le orienta y le exige la
aplicación de los principios de eficiencia pertinentes a la función administrativa, y la racionalidad
propia que debe caracterizar a todo sistema de archivo cobijado bajo el régimen del sector público.”

Tablas de Retención Documental – TRD nos sirven para coordinar y controlar la gestión
archivística de nuestro país. Además promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos
públicos del país para garantizar de este modo una efectiva gestión y conservación documental. La
aplicación de las Tablas de Retención Documental no solo se adapta a las organizaciones
gubernamentales, también se adapta para la administración de control y gestión, los
ciudadanos, ciencia, investigación y cultura en general.

Al establecer esta Ley en las diferentes entidades, proporciona:

 Cumplir a cabalidad la Ley 594 de 2000 y aplicar TRD.

 Transferencia de documentos.
 Selección y conservación de los documentos de carácter permanente, pero esto se da
gracias a las TRD la cual nos indica su valor histórico, científico y cultural.
 Permite brindar un servicio pertinente, ya que se logra una fácil ubicación para los usuarios
internos – externos y cumplir el tiempo de entrega.

El buen uso de las TRD nos da acceso a la información de manera eficaz, indicándonos su
ciclo vital.
Archivos de Gestión y Archivo Central tienen un valor primario en lo que encontramos:

 Legales: acobijados ante la ley.

 Jurídicos: derechos u obligaciones legales.
 Fiscal: documentos de hacienda pública.
 Contables: soportes económicos de una entidad.

Archivos Históricos tienen un valor secundario, encontramos el cultural, histórico, científico –

patrimonio cultural.

En relación con la situación actual de los archivos que se manejan en el país y con la aplicación de
tablas de retención documental. “Las investigaciones de expertos del Archivo General de la Nación,
dieron un resultado abrumador al gobierno acerca del manejo inadecuado de los archivos. La mala
administración de la información y la falta de ética en el uso de los archivos, en las entidades han
ocasionado la liquidación de muchas empresas en el país por el inadecuado manejo de los archivos
donde reposan todos los registros de las actividades de una empresa y la transparencia de sus
actividades”.

El objetivo de esta Ley, su aplicación y seguimiento es controlar la información y sus soportes en

todas las entidades, pues hoy en día sufrimos a causa de la corrupción, al no tener pruebas por falta
de organización y control de los archivos ha impedido que la ley se aplique a muchas personas que
han realizado actividades corruptas y en detrimento del patrimonio nacional. Aprendamos a valorar
la información, crear conciencia acerca de su importancia ya que esto no solamente le compete al
gobierno nacional ni a las empresas (públicas o privadas), también a nosotros como ciudadanos
responsables contribuyamos para que esto se cumpla. La inadecuada administración de la
información dentro de las organizaciones, ocasiona grandes inconvenientes al momento de la toma
de decisiones.

Fuentes:

https://archivocentralcamaracali
https://www.semana.com
https://www.minsalud.gov.co
http://www.archivogeneral.gov.co
Material del curso – semana 2