ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE COMPRAS

Luz Marina Vivas González

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro De Tecnologías Agroindustriales Cartago Valle del cauca

Documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad- NTC ISO 9001

Ficha 1868713

Abril 11

2019
ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE COMPRAS

Luz Marina Vivas González

Freddy Antonio Horta Rodríguez

Instructor

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro De Tecnologías Agroindustriales Cartago Valle del cauca

Documentación de un Sistema de Gestión de la Calidad- NTC ISO 9001

Ficha 1868713

Abril 11

2019
 1. INTRODUCCION

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir

de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la
presente actividad, realice un informe describiendo
las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras.

En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro

en el cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo
que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.
 2. JUSTIFICACION

En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia

prima o insumos, importantes y significativas para
el desarrollo y función oportuno y acertado de una organización o
empresa es necesario tener muy presente la relación existente con la
gestión de calidad por cuanto es de suma importancia por lo que un
acceso para muchos de los procesos es sin lugar a dudas
eldepartamento de compras desde la ISO 9001,
métodos de representación misional como procesos de carácter de
apoyo que despliega una organización. Ya que la gestión impacta
directamente en los resultados y logros que la empresa busca, si se tiene
en cuenta que la importancia va concertada principalmente a
los resultados económicos de la empresa, la calidad del producto final, las
atisfacción del cliente y la confianza del cliente interno respectivamente
 3. DESARROLLO

3.1 Proceso de compras:

No hay organización que no requiera en su actividad de algún producto

ajeno. La gestión adecuada del proceso de compras será clave para
mejorar los resultados de nuestra organización.

El enfoque basado en procesos refuerza la relación con el proveedor,

llevando a este a demostrar su capacidad en el proceso. Para acertar con
el proveedor y obtener productos que encajen perfectamente en el
proceso de producción, se necesita algo más que una simple inspección
en recepción, debemos desarrollar una relación mutuamente beneficiosa
con el proveedor.

Antes de efectuar la compra la información de compras debe describir de

manera clara, completa y eficaz el producto a comprar. Se validarán los
requisitos de compra antes de su envío al proveedor, mediante un proceso
sencillo de firma de orden de compra o procesos más complejos con
sucesivas etapas de revisión y aprobación. En todo caso, se conservaran
evidencias, archivando órdenes de compra, especificaciones de compra,
así como los resultados de revisiones.

Deben definirse las responsabilidades para realizar las compras y

comunicar los requisitos de compra al proveedor. El responsable de
compras debe disponer de un listado con proveedores homologados
para, en el momento de realizar la compra de productos que tengan
incidencia en el SGC, asegurar las mejores condiciones de proveer
productos conformes.

Deben determinarse los criterios de selección y calificación en la

evaluación continua del desempeño de cada proveedor, examinando su
capacidad para satisfacer los requisitos en términos de calidad (número
de incidencias), competitividad (relación calidad-precio), fiabilidad en la
entrega (retrasos sobre planificado), adaptabilidad a las necesidades
(capacidad ante urgencias) y otras consideraciones (infraestructuras,
ubicación, política de precios, inspecciones o auditorías al proveedor).

En esta valoración es útil la participación del personal encargado de las

distintas funciones en la organización. Cuando proceda, se tendrán en
cuenta comparaciones competitivas de atributos financieros, comerciales
y calidad. En el caso de compras puntuales, puede establecerse un
procedimiento de selección abreviado manteniendo registros de la
selección.

La selección y evaluación inicial debe realizarse al implementar el SGC o al

incorporar nuevos proveedores incluyendo empresas subcontratadas. Se
realizara una reevaluación al menos una vez al año o cuando se detecten
no conformidades en la entrega y siempre antes de la revisión del sistema
por la dirección. Deben mantenerse evidencias documentadas sobre el
seguimiento a acciones correctivas solicitadas a proveedores.

Una vez suministrado el producto destinado a incorporarse en los

productos que la organización suministra al cliente se evaluará su
aceptabilidad. Se han de llevar a cabo actividades de verificación, más
rigurosas cuanto mayor sea la repercusión en la calidad del producto
comprado. La intensidad variará desde una simple inspección a la llegada
comprobando que bultos y referencias coinciden con el albarán, hasta
planes de muestreo, muestreo al 100%, o incluso controles más estrictos en
las instalaciones del proveedor o toma de muestras para su análisis en
laboratorio.

En ocasiones, se acepta sin más todo proveedor que esté certificado con
ISO 9001. Sería bueno que los certificados fueran garantía absoluta de
satisfacción con el cliente, pero en algunos casos puede no ser suficiente.

Deben considerarse igualmente enfoques como la evaluación de

proveedores o la posible competencia demostrada por el proveedor, de
manera que no serán necesarias actividades de inspección.

Será necesario mantener registros de la verificación y liberación del

producto, así responsabilidades.

3.2 fases del proceso de compras:

3.2.1 Identificar los productos críticos a comprar:

Los productos críticos son aquellos que hacen parte del negocio pero con
ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que
productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que
son característicos de ciclos productos o servicio que comercializa la
empresa, y con ello entablar diferencias entre un producto crítico y no
crítico, también a que proceso pertenece y el producto final, es
importante resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes,
como también resultaría provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico
que estos poseen, si bien se puede llamar índice de criticidad.

3.2.2. Definir especificaciones del producto a comprar:

En toda organización se deben establecer y de forma definida la

metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de
compra a los proveedores para realizar las compras y que la metodología
sea transmitida al proveedor, las especificaciones para el proceso de
compra están encadenados con requisitos de manera definida:
por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc. ciclos
requisitos son muy variables en función del sector y necesidades de la
organización.

3.2.3 Evaluar y seleccionar proveedores:

Toda organización o empresas en funcionamiento deben disponer

siempre de una lista destacada de los proveedores capaces de satisfacer
las necesidades de compra que brinda la empresa o en algunos casos
organizaciones amplias. Para la selección de un proveedor, la
organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las
funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos
para comercializar ya obtenidos por la empresa, ya que las
mismas pueden ofrecer productos es de anotar que esto también aplica
a empresas que brinden servicios.

3.2.4. Realizar el trámite de compra:

Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra elabora lo

que se le llama la “orden de compra” y obtiene la autorización del
ordenador del gasto, asegurándose de contar con la aprobación de la
junta directiva.

3.2.5. Verificar el producto comprado:

Los productos que han sido entregados por los

proveedores previamente seleccionados deben ser supervisados e
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización,
siemprese debe realizar esta acción al recibido solicitado, realizándose una
breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del
producto.

3.2.6. Re – evaluar proveedores:

La mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de

proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico
o no crítico en función de su impacto en el sistema de gestión de calidad.

Por lo que establecen criterios como evaluaciones para considerar un

proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación de desem
peño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica que
el tipo y grado de control sobre el proveedor depende del impacto sobre
el producto final.

3.2.7. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y

de mejora):

La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para la

s respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la
contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener
riesgos asociados a la compra hace más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.