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ACTIVIDAD 1: ENSAYO

ESTUDIANTE -

MARILYN RAMIREZ MENDOZA

Módulo: 1

Instructor:

SANDRA MILENA GARZON

20 DE ABRIL DE 2019
GENERALIDADES DE AUDITORIA INTERNA E IMPORTACIA DE IMPLEMENTACION DEL
SISTEMA DE GESTION EN LAS MIPYES COLOMBIANAS

Introducción

Para las empresas que tienen un sistema de gestión de calidad le es necesario garantizar que su
sistema se mantenga en tiempo como también demostrar su mejoramiento para la satisfacción y el
cumplimiento de requisitos del cliente quien es la razón por la cual las empresas crean un sistema
de gestión de calidad.

Las auditorias son una de las maneras de demostrar que su sistema de gestión sea acorde y de
cumplimiento con los requisitos establecidos, estas son un control que tiene la alta dirección para
hacer una revisión de eficacia en sus procesos a los cuales no son dirigidos directamente por ellos.

Las auditorias nacieron principalmente en las finanzas de una empresa para llevar un control
específico de dichas finanzas como también para poder establecer un cumplimiento y crear un
trabajo más dinámico para un auditor del estado o de certificación.

No obstante para las empresas un sistema de gestión de calidad será una estructura operacional,
bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales la cual se resume en
una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos
administrativos como recursos, procedimientos, documentos, estructura organizacional y estrategias
para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen a los consumidores futuros clientes,
con llevando a la planeación, control y mejora de aquellos elementos de la organización que inciden
en la satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la compañía.

La adopción de un sistema de gestión da garantía en las organizaciones que lo implementan como


también da un alto grado de participación de todas las áreas de la empresa en pro de brindar inmerso
en cada producto una mayor calidad, facilita la realización de los objetivos y motivan a la mejora
continua. Dado lo anterior, se considera que el incremento de la adopción de este sistema en las
Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MIPYMES) Colombianas se debe dar no solo con el ánimo
de mejorar su competitividad y efectividad en el uso de los recursos, sino también por la permanencia
y crecimiento en el mercado, que no solo ahora es a nivel nacional sino también mundial debido a
los grandes cambios de este y el proceso de globalización por los que atraviesa el milenio que
permite afianzar e ir en busca cada día más de la calidad brindada y el compromiso no solo de
satisfacer las necesidades de los consumidores sino superar sus expectativas.
AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

Las auditorías de calidad, son aquellas en las que se evalúa la eficacia del sistema de gestión de
calidad de la organización. Normalmente, se auditan sistemas de gestión de la calidad conforme a
la norma ISO 9001:2015 puesto que esta es la norma mundial que describe los requisitos de un
sistema de gestión de la calidad

La norma ISO 9000:2005 define la auditoría de calidad como: Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría ISO 9000:2005 Apartado 3.9.1

Los diferentes actores en una auditoría son:

Auditor/es: Son las personas que llevan a cabo la auditoría. Sólo las personas que cumplen con
ciertos requisitos necesarios, pueden realizar una auditoría de calidad.

Auditado: Es la organización o parte de la organización que se somete a la auditoría.

Cliente: Persona u organización que solicita la auditoría El cliente y el auditado pueden pero no
tienen por qué ser la misma persona u

Así mismo, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos relacionados con la auditoría
interna:

A. La auditoría de la calidad se aplica normalmente, pero no se limita a un sistema de la calidad


o a sus elementos, procesos, productos o servicios. Tales auditorías se denominan
habitualmente "auditoría del sistema de la calidad", "auditoría de la calidad del proceso",
"auditoría de la calidad del producto" y "auditoría de la calidad del servicio".

B. Las auditorías de la calidad se llevan a cabo por personas que no tengan responsabilidad
directa en las áreas que se desean auditar, pero trabajando preferentemente con la
cooperación del personal de esas áreas.

C. Uno de los objetivos de una auditoría de calidad, es evaluar si es necesario introducir


acciones de mejora o correctoras. No se debe confundir una auditoría con actividades de
"supervisión de la calidad" o de "inspección"; el objetivo de estas últimas es el control de un
proceso con la aceptación de un producto. D Las auditorías de la calidad pueden realizarse
a propósitos internos o externos.

TIPOS DE AUDITORIAS DE CALIDAD

Actualmente existen varias formas de clasificar las auditorías que se pueden realizar en las
empresas, incluyendo las de calidad. Entre las más conocidas o aplicadas están las auditorías del
Sistema de Calidad, del proceso de producto, que a su vez pueden ser internas o externas o de
adecuación o de cumplimiento.

1. Auditorías del Sistema de Calidad:

Las auditorías del Sistema de Calidad de una empresa son una actividad que se realiza para
comprobar, mediante el examen y la evaluación de evidencias objetivas, que el Sistema de Calidad
es adecuado y ha sido desarrollado, documentado y efectivamente implantado de acuerdo con los
requisitos especificados.
A. Auditorías de primera parte: La auditoría de primera parte es conocida como auditoría
interna. Ésta se realiza dentro de su propia compañía, puede ser que un grupo de la
compañía central audite a una de las plantas; que se realice una auditoría dentro de la
división, que sea una auditoría local dentro de la planta o cualquier número de
combinaciones parecidas. Aquí no existe una relación de auditoría externa y cliente-
proveedor, sólo clientes externos y proveedores. Estas auditorías proporcionan información
de si sus políticas están siendo cumplidas, de si los sistemas son tan eficientes y efectivos
como deberían ser y si se precisa algún cambio. Pueden establecer una línea de
comunicación por toda la compañía y convertirla en un gran elemento motivador.

B. Auditorías de segunda parte: Un cliente puede realizar auditorías de segunda parte a un


proveedor. Generalmente esto se hace cuando existe un contrato entre ambas partes y ya
se están suministrando o se proveerán bienes en el futuro. Si usted utiliza éstas técnicas
de auditoría en el proceso de aprobación de un proveedor potencial, antes de firmar el
contrato, en realidad usted está inspeccionando a dicho proveedor. Si por el contrario, se
efectúa después de que el contrato esté firmado, entonces se le denomina auditoría. A las
auditorías de segunda parte, también se les conoce como auditorías externas, si es usted
quien la realiza. Si su cliente lo audita a usted, aún se le denomina auditoría de segunda
parte, pero ya que es usted quién la recibe, se le denomina auditoría extrínseca (no
externa).

C. Auditorías de tercera parte: Es la auditoría externa efectuada por un organismo


independiente de las partes, que verifica la efectividad del Sistema de Calidad y el
cumplimiento de las normas internacionales de Calidad (ISO). Tiene varias ventajas, ya que
al estar hecha por alguien independiente y con credibilidad, es probable que los clientes
decidan no efectuar otras auditorías, con el consiguiente ahorro económico y de tiempo
para ambas partes (cliente y suministrador).

D. Auditoría de suficiencia: Permite realizar una detallada revisión de los documentos que
componen un Sistema de Gestión de la Calidad para determinar el grado de cumplimiento
con los “debes” de la Norma, consiste en hacer una revisión de papeles de oficina y además
no implica visita a las instalaciones de la empresa.
Esta revisión permite asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad cumpla con todos
los requerimientos de la Norma sobre las cuales está basado. Se trata de una revisión de
papeles que se realiza en dos o tres días y cubre únicamente el manual de calidad en las
auditorías de certificación. En las auditorías internas de calidad se debe incluir el manual de
calidad y los procedimientos.

2. AUDITORIAS SEGÚN SU PROCESO.


A. De cumplimiento: Las auditorías de cumplimiento están diseñadas para asegurar que las
actividades se han realizado de una manera adecuada. Por su propia naturaleza, son
reactivas (no pro activas). Uno no cuestiona las reglas. Uno sólo verifica el cumplimiento de
esas reglas. Como sucede con la inspección, estas auditorías son binarias: aprueban o
reprueban. Las reglas se cumplen o no se cumplen.
B. De productividad: La Auditoría de productividad busca tres cosas:
 De Productividad
 Cumplimiento de las reglas.
 Saber qué tan efectiva es la aplicación de las reglas.
 Qué tan adecuadas son las reglas para alcanzar las metas de la organización.
3. Auditorías según el ámbito de acción.

Tiene por objeto la valoración de la eficacia del sistema de calidad mediante la comprobación de que
los procesos y desarrollo del trabajo en las distintas secciones o servicios, se ajusta a los
procedimientos especificados, y en especial los conocimientos y mentalización, especialmente de
los mandos responsables, son los correctos para la consecución de una calidad óptima.

En este tipo de auditoría las actividades que se pueden auditar son:

 Limpieza de cada área o sección.


 Orden e identificación del material en proceso o almacenado.
 Utilización adecuada de las instalaciones a su cargo.
 Utilización y cumplimentación adecuada de los documentos bajo su responsabilidad.
Limpieza de maquinaria, útiles y herramientas a su cargo.
 Uso adecuado de maquinaria, instalaciones y documentación.
 Seguimiento estricto de las fases programadas. Uso adecuado de calibres, y demás
elementos de medida a su cargo.
 Eficacia de la motivación, dirección e instrucción de su personal.
 Valoración del rendimiento.
 Otros.
A. Auditorias de proceso:
Tienen como fin comprobar que los productos están en conformidad con la documentación
técnica (planos, especificaciones, normas, disposiciones legales, etc.), por lo que aparte de
la propia documentación técnica requerida, se necesitan los medios de medida y ensayo
necesarios para comprobar los productos. Las auditorías de producto requieren la inversión
de muchos recursos, pero a menudo la ganancia obtenida de tal inspección es muy baja.
Éstas se enfocan en qué tan completos están los bienes terminados o servicios ofrecidos y
no requieren una gran capacitación por parte de los auditores, no obstante su utilidad es
limitada

B. Auditoria de sistema
Un sistema es una agrupación de procesos interrelacionados, en la que todos trabajan juntos
para lograr una meta en común. Una auditoría de sistema auditará los procesos (y controles)
y se encuentra en un nivel más elevado que las auditorías de proceso o de producto. Estas
auditorías son más largas y cumplen muchas aplicaciones distintas. Analiza a una empresa
a un nivel macro, mientras las auditorías de producto y de proceso hacen lo propio con las
actividades de la empresa a nivel micro.

Así mismo las auditorías de sistema, pueden ser:


 HORIZONTALES: En la auditoría horizontal se revisará la aplicación de los
procesos y controles a través de varios grupos funcionales. Nos proporcionará un
buen entendimiento de la manera en que se aplican las reglas comunes en toda la
empresa. Este tipo de auditoría sirve bien para analizar la consistencia.
 VERTICALES: Revisará la aplicación de varios procesos y controles dentro de una
sola unidad. Lo que nos permite darnos cuenta si todas las distintas reglas trabajan
en conjunto de una manera eficaz y efectiva.
IMPORTACCIA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN LAS PYMES COLOMBIANAS

Para iniciar el tema sobre la adopción de un sistema de gestión de calidad en las PYMES –

Pequeñas y medianas empresas – Colombianas, es importante precisar que este tipo de empresas
de acuerdo a la legislación en Colombia se encuentran definida por la Ley 590 de 2002 y se
complementa con la Ley 905 de 2004. MIPYMES son aquellas micro, pequeñas y medianas
empresas, entidades independientes constituidos como personas naturales o jurídicas, que abarcan
en su gran mayoría el sector comercial, catalogadas así de acuerdo al número de trabajadores que
allí laboren y al valor de sus activos medidos en Salario Mínimo Legal Mensual Vigente, de acuerdo
a la tabla No 1:

Tabla No 1 Clasificación de las MIPYMES según la Ley 590 de 2000

TIPO DE EMPRESA N° DE TRABAJADORES ACTIVOS TOTALES


Microempresa 01 - 10. MENORES A 501
Pequeña empresa 11-50 501-5000
Mediana empresa 50-200 5001-30.0000
Grande empresa MAS DE 200 MAYOR A 30.000

Fuente: Ley 905 de 2004.

La Fami empresa, es una organización donde los que intervienen en ella hacen parte de un grupo
familiar al igual que el sector donde operan. Mientras que la Microempresa son compañías cuyo
número de empleados es menor de 10, estas producen diversidad de productos o servicios que
particularmente son de consumo final, están son las que atienden necesidades específicas dl sector
donde operan, la inversión de capital es baja y la tecnología implementada es baja debido al mayor
uso de mano de obra y equipo básico; siguiendo en su orden por tamaños las Pequeñas empresas
las cuales constituyen la mayor parte de las organizaciones constituidas en Colombia, aquellas
corresponden a las productoras de bienes y servicios tradicionales con una cantidad de empleados
entre 11 a 50, las medianas empresas son una combinación de la pequeña y la gran empresa,
cuentan con una mejor organización que las pequeñas empresas, su número de colaboradores
asciende de 50 a 200, estas últimas son porción importante en la economía Colombiana.

Reto de las Pymes: herramientas de gestión. En Colombia las PYMES conforman el 96 por ciento
de las empresas; generan el 63 por ciento del empleo industrial; realizan el 2 por ciento de las
exportaciones no tradicionales; pagan el 50 por ciento de los salarios y aportan el 25 por ciento del
PIB, según datos del Ministerio de Desarrollo. (Duque, 2013)

A raíz de esta situación es importante el brindar a las Pequeñas y Medianas empresas las
herramientas para mejorar su productividad, competitividad y permanencia en el mercado que día
tras día con la llegada de la globalización a nivel mundial brinda nuevos retos y presiones a las
entidades especialmente para este tipo de entidades, el aumento en la exigencia de los clientes por
la gran variedad de ofertas aumenta el grado de exigencia; es por ello que las organizaciones deben
incrementar su eficiencia administrativa y en aras de mejorar la economía nacional, Colombia ha
visto la formalización de estas pequeñas industrias las cuales han influido en el incremento no solo
de puestos de trabajo sino que también trascienden en el incremento de Producto Interno Bruto de
la Nación, medida realizada de manera anual donde se manifiesta el valor en pesos de la demanda
en bienes y servicios de una nación. Es por eso que nace la necesidad de mejorar todos los procesos
de la organización y el desempeño de estas compañías.
La calidad es un término que surge desde la antigüedad por el anhelo de hacer las cosas cada vez
mejor y ha sido a través de los años que se ha llevado este concepto a las organizaciones donde se
busca no solo satisfacer las necesidades del cliente sino también superar las expectativas de este,
es por ello que se conoce tres tipos de calidad la primera es la de diseño, la segunda es la de
fabricación, y por último la calidad que desee el cliente, estos tipos de calidad van inmersos en el
producto o servicio que se le ofrece a los clientes, donde se busca superar toda expectativa, por eso
se hace necesario implementar el control de calidad dentro de toda la organización abarcando todo
los niveles que intervienen en la emisión de un servicio o la fabricación de un bien, la calidad es una
táctica empresarial buscando competitividad en el mercado buscando ofrecer mejores productos o
servicios a bajos costos, lo que muestra la gestión administrativa en la organización, esto refleja la
supervivencia y permanencia en el emporio; dando como resultado en la compañía la eficacia que
no es más que hacer las cosas en el menor tiempo estipulado, la eficiencia muestra capacidad de
lograr el objetivo deseado con el gastos de mínimos recursos presupuestados y la efectividad siendo
esta la capacidad de lograr una meta planteada., todo esto en desarrollo de la gestión organizacional
y el control de la calidad.

BENEFICIO DE LA ADOPCION DEL SISTEMA DE GESTION EN LAS MIPYMES

La implementación de un sistema de gestión en las compañías ayuda a evaluar la pautas


anteriormente descritas que permiten diseñar y ejecutar un plan de acción sobre las posibles
falencias que posea la entidad, encaminadas al mejoramiento y efectividad de los procesos,
procedimientos y tomas de decisiones dentro de esta; pero a su vez orienta a las compañías hacia
la innovación de bienes o servicios, involucrando la calidad en todos los escenarios empresariales,
tanto de producción como de administración.

Como segunda orientación permite establecer metas de productividad, de acuerdo a la capacidad


de la compañía, con el fin de optimizar recursos, minimizar cuellos de botella, realizar una apropiada
estimación de costos, que permita determinar apropiadamente los precios, en aras de ejercer una
competencia leal en el mercado y entablar como política de la organización la mejora continua,
evaluando periódicamente los procesos y procedimientos de la entidad para ir tomando los
correctivos de acuerdo a la marcha del negocio.

Con la fijación de metas y objetivos se hace necesaria la evaluación de los resultados económicos,
de gestión, control interno, obtenidos por la organización, con miras al mejoramiento en los planes
de acciones ejecutadas por la entidad, encaminadas siempre al logro de lo planteado, con el ánimo
de entablar siempre un plan de mejora.

Se orienta también a la organización a conocer su grado de competitividad en el mercado, resaltando


los aspectos positivos para fortalecerlos al igual que los pendientes de mejorar, para establecer
planes de acción y trabajar sobre los correctivos.

Como última orientación que brinda la implementación de un sistema de calidad esta en establecer
los niveles de satisfacción de clientes en la organización, buscando instaurar parámetros base, que
permitan fijar estándares de satisfacción, minimizando inconformidades de los clientes.

Todas las orientaciones mencionadas anteriormente no son más que herramientas que facilitan a la
organización a mejorar continuamente, la calidad de bienes o servicios ofrecidos, el manejo de las
herramientas administrativas, que brindan opciones de competitividad y son sinónimo de calidad, lo
que demanda hoy en día los clientes.
Conclusiones

Como conclusión, un especialista en calidad y productividad sabe que la auditoría de la calidad es


un proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva, para obtener y evaluar la evidencia
de la auditoría y determinar cuáles actividades específicas, eventos, condiciones, sistemas
gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de
auditoría y cómo se comunican los resultados de este proceso al cliente. A ello se le agrega que para
alcanzar su máximo logro, debe además apoyarse en aspectos como el diseño de la calidad; que
consiste en planear y desarrollar el proceso.

Como también La adopción del sistema de gestión de calidad en las MIPYMES les brinda a estas
compañías herramientas para volverse competitivas y hablar un mismo idioma a nivel mundial,
mejorar la calidad de los bienes y servicios, generar políticas de responsabilidad social, preservación
y conservación del medio ambiente, y por ultimo aseguramiento de la calidad de vida de los
colaboradores a través de los programas de salud ocupacional, permitiéndoles integrarse en un todo
y buscar la permanencia en el mercado y trascendencia en el mismo