ENSAYO

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar la información
documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta temática y brinde recomendaciones
para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los documentos.

La evaluación de la información documentada es uno de los papeles más importantes dentro de un

Sistema de Gestión de Calidad, pues es el soporte de lo que este en proceso, o ha finalizado con la
conformidad o no conformidad.

A través de la información documentada se realiza un proceso de evaluación, donde se indica de

manera clara si se encuentra un documento en estado de conformidad o no, según lo expresado en
la norma NTC ISO 9001 la conformidad radica en el cumplimiento de la norma, mientras que por el
otro, la no conformidad implica el incumplimiento de la norma, ya sea de manera completa o parcial.

Hay varias razones muy importantes que tiene la documentación para un sistema de gestión de
calidad entre ellas esta:

1. ESTANDARIZACIÓN DE LOS PROCESOS

Para que un proceso sea debidamente estandarizado debe estar documentado porque al hacerlo se
está asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos por lo
que se hace necesario establecer un nivel de operación que se debe mantener para lograr los
resultados esperados.

2. PLANIFICACIÓN ORGANIZACIONAL

En cualquier nivel de la organización al documentar los elementos importantes como las acciones,
recursos y tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar
los objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y
la disciplina hacia los objetivos del sistema.

3. CONTROL DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Los registros son un tipo especial de documento, es la información contenida en formatos

diligenciados que durante los procesos suministran evidencia o soporte de la realización de
determinadas actividades. Los registros permiten conocer y evaluar la gestión realizada.

4. AUDITORIAS

Las auditorias de los Sistemas de Gestión de una empresa se basan en los documentos que se
tengan. Los documentos representan los criterios de auditoría y los registros representan las
evidencias de auditoría, la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los
hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

5. MEJORAMIENTO DE PROCESOS

Permite mejorar los procesos consistentemente ya que la documentación debe servir a los procesos
y no los procesos servir a los documentos, por lo tanto no se debe generar documentación que pueda
entorpecer los procesos ya que un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo documental.

RECOMENDACIONES:

 El proceso de la evaluación documentada debe ser aprobada por una persona idónea
antes de ser emitidos.
  Estar debidamente identificados y legibles. La identificación se puede hacer mediante una
codificación que no induzca a errores.
 Deben ser revisados y actualizados periódicamente.
 Las modificaciones que se realicen deben ser identificadas al igual que el estado de su
revisión.
 Estar vigentes para su utilización y evitar documentos obsoletos en los procesos que
puedan inducir a confusiones.
 Tener un tiempo de retención (almacenamiento de la información generada).
 accesibles para su consulta.
 Deben estar protegidos y seguros ante las condiciones ambientales y de personas no
autorizadas.
 Los registros deben tener una disposición final, una vez se haya cumplido el tiempo de
retención qué se va hacer con ellos.
 Estar documentado en procedimientos para su aplicación en el contexto de la Norma ISO
9001.

Fuentes
www.blogspot.com
www.ziladoc.com
Material de Curso