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Cambio de representante legal ante IMSS

Procedimiento a seguir en el Seguro Social para comunicar esta modificación interna de la


empresa

La figura del representante legal es de gran importancia para un patrón persona moral, ya
que es quien realiza todos los actos en nombre de la empresa a la que representa.

Por lo anterior, cuando un patrón persona moral se inscribe como tal ante el Instituto
Mexicano del Seguro Social (IMSS), debe proporcionar, entre otros, los datos de la persona
física que funge como su representante legal, tales como: nombre y apellidos, Registro
Federal de Contribuyentes (RFC), Clave Única de Registro de Población (CURP), teléfono
fijo y móvil y su dirección de correo electrónico, porque aquél será quien esté autorizado
para realizar todos los actos inherentes a su representada frente al Instituto.

Para tal efecto, es necesario que el representante legal cuente con un poder para actos de
administración donde se le faculte para realizar todos los actos frente al IMSS, tales como:
altas, reingresos, modificaciones salariales y bajas de los trabajadores, de su Declaración
Anual de la Prima de Riesgos de Trabajo y todos los necesarios para el exacto
cumplimiento de sus obligaciones patronales; o bien un poder general para ejercer actos de
dominio, a fin de que tenga todas las facultades de dueño, tanto en lo relativo a los bienes,
como para ejercer toda clase de gestiones a fin de defenderlos (art. 2554 Código Civil para
el DF).

Además de que el representante legal es quien debe tramitar la obtención del:

• documento de identificación patronal, necesario para llevar a cabo cualquier gestión


en las unidades administrativas del Instituto, centrales y de operación administrativa
desconcentrada o en los lugares habilitados para tal efecto (art. 14 Reglamento de la
Ley del Seguro Social en materia de Afiliación, Clasificación de Empresas,
Recaudación y Fiscalización –RACERF–), y
• número patronal de identificación electrónica, esto es la firma electrónica y el
certificado digital para poder emplear los medios electrónicos para el envío de
movimientos afiliatorios: el IMSS Desde Su Empresa (IDSE) –art. 5o RACERF–

En este contexto, cuando el representante legal de una empresa cambia, ésta debe
comunicar tal situación al IMSS dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquél en que
ocurra este hecho para a su vez efectuar la autorización de quien ocupará su cargo y
tramitar una nueva tarjeta de identificación patronal, firma electrónica y certificado digital,
para los efectos citados (art. 16 RACERF).

Por la importancia de conocer el procedimiento a seguir por el patrón para notificar el


cambio de representante legal de su empresa al IMSS, así como las otras gestiones que se
derivan de ello a continuación se presenta un caso práctico.

Caso práctico

La asamblea de accionistas de la empresa Santana Bienes Raíces, SA de CV en su última


asamblea ordinaria removió al señor Rafael Pérez Pérez del cargo de representante legal y
nombró al señor José Trinidad López Gómez, quien desea saber cómo: notificar su nuevo
cargo al IMSS, nombrar otras personas para presentar avisos afiliatorios y tramitar la nueva
firma y el certificado digital.

Cambio de representante legal

El señor José Trinidad López Gómez deberá acudir al departamento de Afiliación-Vigencia


de Derechos de la Subdelegación correspondiente a su domicilio fiscal, acompañado de las
personas autorizadas en el acta para efectuar actos de administración (referentes al IMSS) y
presentar los siguientes documentos:

• un escrito libre que contenga los datos de identificación de la empresa (nombre,


denominación o razón social; domicilio fiscal y Número de Registro Patronal –
NRP–) y donde se:
• solicite la expedición de una nueva tarjeta de identificación patronal, indicando que
tal situación obedece al cambio de representante legal, y
• señale el nombre del nuevo representante legal y de las otras personas autorizadas
para realizar actos de administración (formato)
• poder notarial que acredite al señor José Trinidad López Gómez como el
representante legal de la empresa Santana Bienes Raíces, SA de CV; así como el
poder donde se autorice a las otras personas para la realización de trámites
administrativos en nombre de la empresa
• identificación oficial del representante legal y de las personas autorizadas para
presentar avisos afiliatorios (credencial de elector emitida por el Instituto Federal
Electoral o pasaporte), y
• constancia de la CURP del representante legal y de las otras personas autorizadas
para presentar movimientos afiliatorios

Tarjeta de identificación patronal


Esperar la expedición de la nueva tarjeta de identificación patronal, misma que actualmente
es del tamaño de una hoja carta y en la que constan los siguientes datos:

• Delegación
• Subdelegación
• NRP
• división
• clase
• fracción
• nombre del patrón
• actividad
• domicilio
• lugar y fecha de expedición
• nombre completo y firma del representante legal y de las demás personas
autorizadas para presentar avisos afiliatorios ante el IMSS

Una vez expedida, tanto el señor José Trinidad López Gómez (representante legal) como
las otras personas que presentarán movimientos afiliatorios deberán firmarla
autógrafamente, para que posteriormente el personal institucional les ponga el sello del
departamento de Afiliación-Vigencia de Derechos (formato).

Firma electrónica y certificado digital

Acudir inmediatamente a la ventanilla de Firma Digital para solicitar la revocación del


certificado digital; para ello el señor José Trinidad López Gómez (representante legal)
deberá proporcionar al personal institucional el archivo que contiene la firma electrónica y
el certificado digital de la empresa (preferentemente en una memoria USB), así como el
nombre de usuario y la contraseña de acceso.

Cabe mencionar que en la página electrónica del Instituto (www.imss.gob.mx) se contempla


que la revocación del certificado digital podrá hacerse vía Internet o de manera presencial,
y que en este último supuesto, el representante legal deberá exhibir la Carta de Revocación,

En el caso del ejemplo la revocación será presencial, porque el representante legal acudió
personalmente a la Subdelegación correspondiente, sin embargo la carta referida no será
necesaria puesto que el trámite se está efectuando enseguida de la notificación del cambio
del representante legal y de la expedición de la nueva tarjeta de identificación patronal.

El sistema arrojará un Acuse de recibo de revocación presencial donde constará que a partir
de la fecha en que se realiza el trámite queda sin efectos el certificado digital emitido con
anterioridad. El personal del Instituto le entregará al nuevo representante legal el
documento referido, con el sello correspondiente del departamento de Afiliación-Vigencia
de Derechos.
Certificación Digital IMSS

Acto seguido, el personal de la ventanilla de Firma Digital generará el nuevo certificado


digital, considerando los datos del señor José Trinidad López Gómez y le proporcionará el s
documento para corroborar que la información plasmada es correcta.

Certificación de Requerimientos

Si la información es correcta, el personal institucional generará la Carta de Términos y


Condiciones para la Obtención y Uso del úmero Patronal de Identificación Electrónica
y Certificado Digital y se la dará a firmar al representante legal.

En la misma memoria USB donde estaba el archivo del certificado y la firma se guardarán
los nuevos, con los que el patrón podrá enviar los movimientos afiliatorios a través del
IDSE.

Consideraciones finales

Si bien es cierto ni en la Ley del Seguro Social ni en sus reglamentos se prevé alguna
sanción aplicable ante la falta de comunicación del cambio de representante legal, quien se
encuentre en este supuesto deberá cumplir con esta exigencia para asegurarse de que el
único que realice trámites ante el IMSS sea el representante legal reconocido por la
compañía