Manual Calidad Fiscalia PDF

PROCESO “PLANEACIÓN Código:
ESTRATEGICA”
FGN-14100-M-01
MANUAL DE CALIDAD Versión:01
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MANUAL DE CALIDAD
FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha de Descripción del Aprobación del cambio
cambio Versión Numeral
cambio Cargo Resolución Nº
(A/M/D)
Fiscal
N.A 01 N.A Emisión Inicial General de 200/03/30
la Nación
/ /
/ /
Nombre Cargo
Sinia Stella Muñoz Patiño

María Margarita Castro López Profesionales Oficina de
Elaboró
Martha Patricia Muñoz Romero Planeación
Fanny Consuelo Vergara Gracia
Revisó Lizbeth Triana Casas Jefe Oficina de Planeación
Aprobado por resolución No. 01050 del 30 de marzo de 2007

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1. INTRODUCCIÓN
El presente manual contiene la descripción del Sistema de Gestión de

Calidad (SGC) de la FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN, el cual sigue
los lineamientos de la norma NTC GP-1000-2004: "Sistemas de Gestión
de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Publico y otras Entidades
Prestadoras de Servicios. Requisitos."
El manual de calidad es el documento que describe el SGC, contiene: la

política y los objetivos de calidad; el mapa de procesos, las
caracterizaciones de los procesos y subprocesos, que como complemento
al Modelo Estándar de Control Interno MECI:1000.2005 contienen
además de los requisitos mínimos, los mecanismos de seguimiento y
control, normograma, información primaria y secundaria y la valoración
de los riesgos.
Igualmente, el SGC descrito en este manual sirve de marco de referencia

para la implementación de los requisitos de la norma ISO/IEC 17025
“Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo
y calibración“, a implementarse en los laboratorios de Ensayos del
Cuerpo Técnico de Investigación – C.T.I.
Siendo este documento la columna vertebral del SGC, debe ser conocido
y comprendido por todos los servidores de la entidad. En consecuencia,
se invita a todos los servidores a conocer y tomar conciencia de la
importancia de participar activamente en la implementación,
mantenimiento y mejora del SGC de la entidad, el cual permite dirigir y
evaluar el desempeño en términos de calidad y satisfacción social en la
prestación de sus servicios. Corresponde a la Oficina de Planeación en
calidad de coordinadora del SGC, mantener actualizado este Manual, así
como controladas sus copias.

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2. MARCO LEGAL Y REFERENCIAS NORMATIVAS
Ley 938 del 30 de diciembre de 2004: “Por la cual se expide el estatuto

orgánico de la Fiscalía General de la Nación”.
Ley 872 de diciembre 30 de 2003: “Por la cual se crea el Sistema de

Gestión de la Calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Publico y otras
entidades prestadoras de servicios”.
Decreto 4110 del 9 de diciembre del 2004: “Por la cual se reglamenta la

Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Publica”. NTC GP 1000:2004”.
Resolución 02740 de Junio 28 del 2005: “Por medio de la cual se adopta

la estructura funcional para el diseño, desarrollo e implementación del
sistema de gestión de la calidad en la Fiscalia General de la Nación”.
Resolución 0-04152 del 14 de diciembre de 2006: “Por la cual se crea el

Comité de Coordinación de los Sistemas de Control Interno y de Gestión
de calidad de la Fiscalía General de la Nación”.
3 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD:
3.1 Antecedentes
La Fiscalía General de la Nación nació en 1991, con la promulgación de la

Constitución Política de Colombia y empezó a operar el 1 de julio de
1992.
Es una entidad de la rama judicial del poder público con plena autonomía
administrativa y presupuestal, cuya función está orientada a brindar a los
ciudadanos una cumplida y eficaz administración de justicia.
La Fiscalía General de la Nación se encarga de investigar los delitos y

acusar ante los jueces y tribunales competentes a los presuntos
infractores de la ley penal, ya sea de oficio o por denuncia.
La investigación de oficio se realiza por iniciativa propia del Estado y la

investigación por denuncia, cuando existe un tercero que es víctima de un
delito e instaura la denuncia ante alguna de las autoridades competentes
(Comisaría, Inspección de Policía, Unidad de Reacción Inmediata-URI,
Sala de Atención al usuario-SAUS, etc.).

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3.2 Estructura Orgánica
La estructura orgánica de la Fiscalía General de la Nación esta definida

por la Ley 938 del 30 de diciembre de 2004.
El Fiscal General de la Nacían es elegido para un período de cuatro años

por la Corte Suprema de Justicia de terna enviada por el Presidente de la
República y no puede ser reelegido. El Fiscal General es la máxima
autoridad de la entidad y tiene la representación de ésta frente a las
autoridades del poder público y los particulares.
La Fiscal General de la Nación está estructurada orgánicamente como se

presenta a continuación:
Estructura de la Fiscalía General de la Nación

Unidad
UnidadAnte
AntelalaCorte
Corte Suprema
Supremade
deJusticia
Justicia
Instituto
InstitutoNacional
Nacional de
deMedicina
Legal
LegalyyCiencias
Medicina
CienciasForenses
Forenses DESPACHO DEL FISCAL GENERAL
Unidad
UnidadNacional
Nacional para
paralala Justicia
Justiciayylala Paz
Paz
Dirección
Direcciónde
de Oficina Oficina
Oficinade
deVeeduría
Veeduría Oficina
Oficinade
de
Asuntos Oficinade
de Oficina
Oficinade
de yyControl
Oficina
Oficinade
deProtección
Protección Oficina
Oficina Divulgación
Asuntos Control Control Oficina
OficinaJurídica
Jurídica Divulgaciónyy
Internacionales
Internacionales ControlInterno
Interno Planeación
Planeación Disciplinario
DisciplinarioInterno
Interno yyAsistencia
Asistencia Informática
Informática Prensa
Prensa
Escuela
Escuelade
deEstudios
EstudioseeInv.
Inv.
Criminalísticas
Criminalísticas yy
Ciencias
Cienciasforenses
forenses
DESPACHO
DESPACHO DEL
DEL DESPACHO
DESPACHO DEL
DEL Grupo de carrera
VICEFISCAL
VICEFISCAL SECRETARIO
SECRETARIO Oficina
Oficinade
dePersonal
Personal
Grupo admón. de
GENERAL
GENERAL GENERAL
GENERAL Personal
Sección de Bienestar
Dirección
Dirección Nacional
Nacional de
de Fiscalías
Fiscalías Dirección
Dirección Nacional
Nacional del
del C.T.I.
C.T.I. Dirección
Dirección Nacional
Nacional Adtiva.
Adtiva. yy Financiera
Financiera
U. Nacional de Derechos Humanos y DIH
División de División División División
U. Nacional para la extinción del derecho de Investigaciones Criminalística Financiera Administrativa
dominio y contra el lavado de activos
Sección de Sección de bienes

U. Nacional contra el secuestro y extorsión presupuesto
Sección de Investigaciones Sección de
y Apoyo a Unidades Identificación Sección de
U. Especializada en delitos contra la Nacionales Sección de Servicios adtivos
administración pública contabilidad
Sección de gestión
U. Especializada en delitos contra la Sección de Análisis Sección Laboratorios y Sección de tesorería documental
propiedad intelectual y telecomunicaciones Criminal Criminalística
Sección de títulos Sección de
U. Nacional delegada contra el terrorismo construcciones
Sección de Control
Telemático
Sección de
U. Nacional antinarcóticos e interdicción transportes
marítima Sección de Seguridad y
Soporte Logístico
Sección
administración de la
Direcciones
Direcciones Seccionales
Seccionales Direcciones
sede
Seccionales
Estructura según Ley 938 de 2004 y Ley 975 de 2005 Direcciones
Seccionales
Estructura Resoluciones 02473 de 2005 – 3510 de 2006

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3.3 Direccionamiento Estratégico
El Direccionamiento Estratégico es el documento que define el rumbo que

sigue por un periodo de cuatro años la Fiscalia General de la Nación y
prioriza los factores críticos de éxito sobre los cuales decide actuar cada
administración. El Direccionamiento estratégico se convierte en una
herramienta vital para asegurar el mantenimiento y mejoramiento del SGC
en la Entidad.
La entidad revisa, ajusta y desarrolla su direccionamiento estratégico

cuando inicia el periodo del nuevo Fiscal General de la Nación y su
Equipo Directivo. Esta labor la realiza con el apoyo de la Oficina de
Planeación. A continuación se muestra la plataforma estratégica de la
actual administración:
3.3.1 Visión
Ser reconocidos como una entidad del Estado eficaz en la investigación

penal, encontrando la verdad de la conducta punible, con sujeción a la
ley y respeto al debido proceso, en procura del restablecimiento del
derecho y de la justicia restaurativa, afianzando la credibilidad de la
ciudadanía en la administración de la justicia.
3.3.2 Misión
Garantizar el acceso a una justicia oportuna y eficaz con el fin de

encontrar la verdad dentro del marco del respeto por el debido proceso y
las garantías constitucionales
3.3.3 Política y Objetivos de Calidad
3.3.3.1 Política de Calidad
Garantizar un actuar institucional eficiente, efectivo, eficaz, transparente,

ético y oportuno en el cumplimiento de nuestra misión institucional para
encontrar la verdad de los hechos en la investigación penal y lograr la
calidad en la gerencia institucional, bajo un enfoque de mejoramiento
continuo a procesos orientados a la satisfacción de las necesidades de la
ciudadanía.
3.3.3.2. Objetivos de calidad:
Mejorar la capacidad de los procesos misionales de manera que

se garantice la gestión judicial efectiva y oportuna.

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Incrementar la competencia de los servidores de la Fiscalía

General de la Nación, mediante el establecimiento de la carrera
administrativa, el fortalecimiento de la escuela y el mejoramiento de
la calidad de vida.
Unificar, consolidar y fortalecer los sistemas de gestión buscando

la mejora continua de la entidad a través de la eficacia, eficiencia y
efectividad de sus procesos internos.
Estructurar, implementar y mantener el sistema de atención al

ciudadano, brindado un servicio con oportunidad, celeridad y
comodidad.
En el anexo 1 se presenta la matriz de política y objetivos de calidad, la

cual incluye su interrelación con las estrategias planteadas en el
direccionamiento estratégico, los indicadores y responsables por su
medición.
4. ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

CALIDAD
4.1 Alcance
El SGC de la Fiscalía General de la Nación se encuentra diseñado para

cubrir toda la entidad y su implementación se realizará de manera gradual
y por etapas planificadas, iniciando por el nivel central.
La primera y segunda etapa de implementación del SGC incluye los

procesos de apoyo institucional: Gestión de Recursos, Gestión del
Talento Humano, Comunicaciones, Administración de Documentos y
Registros y los procesos de seguimiento y mejora: Seguimiento y
Medición y Mejora Continúa, y la implementación de la norma NTC-ISO-
IEC 17025 en los laboratorios del Cuerpo Técnico de Investigación – CTI.
El proceso de Gestión de Recursos: se encarga de coordinar y dirigir

todas las actividades tendientes a la adquisición, suministro,
mantenimiento y administración de los bienes de la entidad y bajo su
custodia, al igual que la gestión financiera y administrativa, con el fin de
asegurar los recursos necesarios para el eficaz, eficiente y efectivo
desempeño de los demás procesos y subprocesos en la Fiscalía General
de la Nación.
El proceso de Gestión del Talento Humano: Coordina y dirige todas las

actividades referidas a la vinculación, desarrollo y formación, así como al

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bienestar del personal de la Fiscalía General de la Nación, con el fin de

fortalecer todos los procesos internos, disponiendo para ello de talento
humano competente y comprometido.
El proceso de comunicación: Es el encargado de planificar y coordinar las

actividades tendientes a comunicar al interior y exterior de la FGN, la
información de los servicios que presta y las actividades que realiza la
entidad, al igual que la información relevante para el adecuado
desempeño de los procesos y subprocesos de la FGN.
El proceso de seguimiento y medición: Es el encargado de efectuar el

seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios de
los proceso y subprocesos internos del SGC de la FGN, así como el
trámite y tratamiento adecuado de las peticiones, quejas y reclamos
presentados por los usuarios de manera que se puedan recopilar datos y
gestionar acciones preventivas encaminadas a mejorar la prestación del
servicio de la entidad.
El proceso de mejora continúa: Es el encargado de asegurar el

mantenimiento y la mejora del SGC mediante el análisis de los datos y la
información resultante del seguimiento y evaluación de las actividades de
mejora, emprendidas por los proceso y subprocesos de entidad con el fin
de determinar la eficacia de las acciones ejecutadas.
4.2 Exclusiones:
De acuerdo con el alcance del SGC de la Entidad ha sido excluido el

numeral 7.3 de la Norma Técnica de Calidad NTC GP 1000: 2004.
7.3. DISEÑO Y DESARROLLO
El numeral 7.3 no aplica porque durante el desarrollo de las

actividades de los Procesos identificados en el mapa de procesos,
se concluyó que la entidad no realiza actividades específicas de
diseño y desarrollo. Los procesos planifican y cumplen sus
actividades siguiendo la normatividad legal vigente y las
regulaciones internas establecidas por la entidad.
5. GESTIÓN DEL MANUAL
El presente manual está estructurado según los requerimientos de la

norma NTCGP-1000:2004, es un documento controlado, su revisión y
actualización se realiza cada vez que surge un cambio en la estructura del
sistema, y es aprobado por el Fiscal General de la Nación. La revisión,
edición, distribución y divulgación es responsabilidad del Coordinador del

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SGC (Jefe de la Oficina de Planeación) designado por la alta dirección.
El control de la revisión y la distribución se hace de acuerdo con lo

establecido en el procedimiento FGN-14100-P-01- Control de
Documentos.
Este manual es accesible para toda la Entidad a través de la intranet y su

consulta como copia controlada impresa se realiza en la Oficina de
Planeación.
Las copias impresas que se utilicen para presentación de la FGN a otros

entres externos y entrenamiento de servidores, se manejan como copias
no controladas.
Las definiciones y términos utilizados en el desarrollo de este documento
y los demás del SGC, tienen como referencia el capitulo 3 de la norma
técnica de calidad NTCGP-1000:2004 y la norma técnica NTC-ISO: 9000:
2005.
6. ENFOQUE POR PROCESOS
Con el fin de orientar la Fiscalía General de la Nación a una visión

sistémica de su estructura orgánica, se han identificado los macro
procesos, procesos y subprocesos básicos, su interacción y su
interdependencia para gestionar de manera eficaz las actividades
relacionadas entre sí.
Los macro procesos se han clasificado en: Estratégicos, Misionales, de

Apoyo y de Seguimiento y Mejora, como se observa en la figura 1.
ESTRATEGICO
MISIONAL
APOYO
SEGUIMIENTO Y MEJORA

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FIGURA 1. Clasificación de los macro procesos para el sistema de gestión de la calidad en la

Fiscalía General de la Nación.
El mapa de procesos identificado para el SGC que se ilustra en la Figura
2, muestra los vínculos entre los macro procesos y procesos identificados.
MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS - PLANEACION INSTITUCIONAL

PROCESO COOPERACIÒN Y
PROCESO PLANEACIÓN PROCESO PLANEACIÓN
ARTICULACIÓN
ESTRÁTEGICA RECURSOS
INTERINSTITUCIONAL
MACROPROCESOS MISIONALES
USUARIOS Y PARTES INTERESADAS
USUARIOS Y PARTES INTERESADAS

PROCESO PROCESO
ATENCIÓN AL PENAL
USUARIO
MACROPROCESOS DE APOYO INSTITUCIONAL

PROCESO
PROCESO GESTIÓN DE PROCESO GESTIÓN
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS DEL TALENTO COMUNICACIÓN DOCUMENTOS Y
HUMANO
REGISTROS
MACROPROCESOS DE SEGUIMIENTO Y MEJORA
PROCESO SEGUIMIENTO Y PROCESO MEJORA

MEDICIÓN CONTINUA
El mapa de procesos muestra que los usuarios y partes interesada son

significativos para definir los requisitos del servicio como elementos de
entrada en los procesos misionales.
En los Macroprocesos “Estratégicos”: Se incluyen los procesos

relacionados con el establecimiento de estrategias, políticas y fijación de
objetivos, revisión por la dirección, planeación para la disponibilidad de
recursos necesarios y relaciones interinstitucionales.
En los Macroprocesos “Misionales”: Se incluyen todos los procesos

necesarios para asegurar el cumplimiento de la razón de ser de la Fiscalía
General del Nación y la orientación al usuario y partes interesadas en el
cumplimiento de su objetivo social.
En los Macroprocesos de “Apoyo”: Se incluyen todos aquellos procesos

para la gestión de recursos, gestión del talento humano, comunicación,

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administración de documentos y registros, que son necesarios para el

desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de medición análisis
y mejora.
En los Macroprocesos de “Seguimiento y Mejora”: Están los procesos de

seguimiento y medición y mejora continua que son los necesarios para
medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y
mejora de la eficiencia, eficacia y efectividad del SGC.
6.2 Procesos y subprocesos
A partir de la clasificación de los macro procesos se identifican los

procesos. En algunos de los procesos fue necesario detallar subprocesos.
El despliegue de los procesos se presenta en la figura 3.
MACROPROCESOS DE APOYO
PROCESO GESTIÓN DE PROCESO GESTIÓN PROCESO PROCESO
RECURSOS DEL TALENTO COMUNICACIÓN ADMINISTRACIÓN DE
HUMANO DOCUMENTOS Y
SUBPROCESO REGISTROS
GESTIÓN FINANCIERA SUBPROCESO SUBPROCESO
VINCULACIÓN DE COMUNICACIÓN
SUBPROCESO PERSONAL EXTERNA
ADMINISTRACIÓN DE
BIENES SUBPROCESO
SUBPROCESO
DESARROLLO Y
COMUNICACIÓN
FORMACIÓN
SUBPROCESO INTERNA
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO
AMBIENTE
LABORAL
SUBPROCESO
NFORMÁTICA Y
TELEMÁTICA
SUBPROCESO
ADMINISTRACIÓN DE
PERSONAL

PROCESO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN PROCESO MEJORA CONTINUA
SUBPROCESO EVALUACIONES Y AUDITORIAS
SUBPROCESO PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
SUBPROCESO CONTROL PREVENTIVO AL

SERVIDOR
FIGURA 3. Detalle de procesos y subprocesos del mapa de procesos del sistema de gestión de la calidad
en la Fiscalía General de la Nación.
6.3 Interacción entre los procesos
La descripción de la interacción de los procesos del SGC se presenta de

forma gráfica en cada una de las caracterizaciones, indicando en cada
nivel los elementos con los cuales interactúan para generar valor y
permitir que las entradas de los procesos y subprocesos se transformen

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en resultados.
6.4 Caracterizaciones
La caracterización o descripción de los procesos se estableció siguiendo

la metodología conocida como PHVA "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar".
El PHVA puede describirse brevemente así:

Planificar: Consiste en establecer el objetivo, el responsable, identificar
las dependencias involucradas, la estructura del sistema de gestión, los
procesos y subprocesos y las actividades para conseguir resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad.
Hacer: Consiste en implementar los procesos y subprocesos y ejecutar las

actividades identificadas.
Verificar: Consiste en el seguimiento y la medición de los procesos y

subprocesos y de los productos y/o servicios e informar sobre los
resultados.
Actuar: Consiste en tomar acciones para mejorar continuamente el

desempeño de los proceso y subprocesos.
En el anexo 2 se encuentran las caracterizaciones o descripciones de los

procesos y subprocesos.
7. LISTADO DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC:
Dentro del SGC de la Fiscalía General de la Nación, se tienen

establecidos, documentados e implementados los seis procedimientos
requeridos por la norma:
Â FGN -14100-P-01:Procedimiento para el control de documentos

Â FGN -14100-P-02: Procedimiento para el control de los registros
Â FGN -18000-P-01: Procedimientos para auditorías internas
Â FGN -14100-P-04:Procedimiento para control del producto o
servicio no conforme
Â FGN -14100-P-05: Procedimiento para acciones correctivas
Â FGN -14100-P-06: Procedimiento para acciones preventivas
Los demás documentos: procedimientos, protocolos, instructivos, guías,

manuales, formatos, establecidos, documentados e implementados para
los procesos y subprocesos del SGC se encuentran relacionados en el
LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS, el
cual se encuentra disponible para consulta en intranet.

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8. APLICACIÓN DE LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD NTCGP-

1000 EN LA FGN.
MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS - PLANEACION INSTITUCIONAL

PROCESO COOPERACIÒN Y
PROCESO PLANEACIÓN PROCESO PLANEACIÓN
ARTICULACIÓN
ESTRÁTEGICA RECURSOS
INTERINSTITUCIONAL
5.1-5.2-5.3-5.4-5.5-5.6 6.1 5.1 y 4.1
MACROPROCESOS MISIONALES
U S U A R IO S Y P A R T E S IN T E R E S A D A S
U S U A R IO S Y P A R T E S IN T E R E S A D A S
PROCESO PROCESO
ATENCIÓN AL PENAL
USUARIO
7.1-7.2-8.2.1 7.1- 7.5.1 -7.5.2- 7.5.3- 7.5.4- 7.5.5- 7.6 -8.3
MACROPROCESOS DE APOYO INSTITUCIONAL

PROCESO
PROCESO GESTIÓN DE PROCESO GESTIÓN PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS DEL TALENTO COMUNICACIÓN DOCUMENTOS Y
HUMANO REGISTROS
6.1- 6.3 -7.4 -7.5.4 -7.5.5 6.2-6.4 5.5.3 4.1 – 4.2
PROCESO SEGUIMIENTO Y PROCESO MEJORA

MEDICIÓN CONTINUA
8.1-8.2 8.4 -8.5

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8.1. DESCRIPCIÓN DE APLICACIÓN DE LOS REQUISITOS DE LA

NORMA TECNICA DE CALIDAD NTC GP:1000:2004
CAPITULO DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES Y DOCUMENTOS APLICADOS EN LA

ENTIDAD
4 SISTEMA DE La FGN ha establecido y mantiene su SGC de
GESTIÓN DE acuerdo con los requisitos de la norma NTCGP
CALIDAD 1000:2004: Para ello definió su Mapa de
Procesos, donde se identifican sus procesos, su
4.1 Requisitos interrelación y secuencia. En la sección 6 de
Generales este manual de calidad se presentan en forma
gráfica los procesos de la Entidad. Las
caracterizaciones de los procesos y
subprocesos están en el anexo 2.
4.2 Requisitos de la La entidad tiene establecido su manual de la

Documentación calidad como el documento base del sistema de
gestión de calidad; en el se presenta la política
4.2.1 Requisitos y objetivos de calidad, la estructura
organizacional, el alcance del sistema, el
enfoque por procesos y sus interrelaciones,
anexos, referencias y el análisis estratégico
que hace la Alta Dirección para el
direccionamiento y gestión de la entidad.
4.2.2 Manual de Calidad La FGN, ha creado y mantiene este manual de

calidad de acuerdo con lo establecido en su
procedimiento FGN-14100-P-01-
Procedimiento para control de documentos.
4.2.3 Control de los Con el fin de controlar los documentos

documentos necesarios del SGC, se establece el
Procedimiento FGN-141000-P01
Procedimiento para control de documentos,
en el se indican las actividades y los
responsables asignados para mantener,
mejorar y controlar los documentos internos y
externos del sistema.
La F.G.N cuenta con un listado maestro de

documentos, el cual se encuentra disponible
para consulta a través de la intranet en el link
del SGC.
4.2.4 Control de los El manejo y control de los registros de calidad

registros se hace de acuerdo con lo establecido en el

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procedimiento FGN-141000-P-02:
Procedimiento para control de los registros.
Los archivos de la entidad están reglamentados
por la Ley 594 de 2000 y la resolución 0649 del
27 de marzo de 2003 y son administrados por
la Sección de Gestión Documental.
5 RESPONSABILIDA El compromiso con la aplicación, mantenimiento

D DE LA y mejora del SGC se establece en los procesos
DIRECCIÓN estratégicos en el cual están definidas las
siguientes actividades realizadas por el Fiscal
5.1 Compromiso de la General de la Nación, así:
Dirección
La comunicación a los servidores a
acerca de la importancia de satisfacer
tanto los requisitos de los usuarios como
los legales,
La determinación de la política y los
objetivos de la calidad.
La realización de las revisiones por la
dirección, y
El aseguramiento de la disponibilidad de
recursos.
Enfoque al Cliente La razón de ser de la entidad son sus usuarios

5.2 y partes interesadas. La misión y política se
enfocan a la satisfacción de ellos a través del
cumplimiento de sus requisitos y necesidades.
Para esto, en los numerales 7.2.1 y 8.2.1 de
esta matriz, se describen actividades
específicas implementadas por la Entidad.
5.3 Política de Calidad En el numeral 3.3.3 de este manual se

presenta la política de calidad, la cual es
apropiada para la entidad y su entorno. En ella,
se establece el compromiso de cumplir con los
usuarios y la búsqueda permanente del
mejoramiento de la Entidad.
La política de calidad esta definida como marco

para revisar los objetivos de calidad que se
desprenden del Direccionamiento Estratégico.
La política de calidad se establece, mantiene y

difunde permanentemente a través de la
intranet, las publicaciones internas y las
reuniones para socializar el SGC. Su
entendimiento es evaluado por el Coordinador
del SGC durante el contacto permanente que
mantiene con los Servidores y en los muestreos

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de las evaluaciones escritas que se aplican a

los servidores al menos una vez al año.
Así mismo, es revisada para garantizar su

continua adecuación en las revisiones
periódicas que se hacen al SGC y cada cuatro
años cuando inicia el periodo del nuevo Fiscal
General de la Nación.
5.4 Planificación La FGN a partir de su plataforma estratégica y

la política de calidad, establece los objetivos de
calidad, los cuales tienen indicadores de
5.4.1 Objetivos de la gestión, que se evalúan periódicamente para
calidad determinar cómo se alcanzan los compromisos
de calidad de la entidad.
5.4.2 Planificación del La planificación del SGC de la FGN, se realiza

sistema de gestión a través de las reuniones del Comité de
de la calidad Coordinación para los Sistemas de Gestión,
que cuenta con la participación activa del Fiscal
General de la Nación, los Directores Nacionales
de las Direcciones Administrativa y Financiera,
del Cuerpo Técnico de Investigación C.T.I y de
Fiscalías. En el comité se definen los procesos
necesarios para cumplir con la política, los
objetivos de calidad y los demás requisitos de la
norma NTC GP 1000:2004 y de la Entidad.
5.5 Responsabilidad La responsabilidad y autoridad en la FGN, está

autoridad y definida en la Ley 938 de 2004, la cual ha sido
comunicación difundida y comunicada en todos los niveles de
la entidad a través de la intranet y las reuniones
5.5.1 Responsabilidad y que realizan los grupos de trabajo y sus
autoridad responsables en cada proceso.
La responsabilidad y autoridad asignada a los

Servidores que hacen parte integral de la
entidad permiten el logro de los objetivos de
calidad y el desarrollo eficaz de los procesos
establecidos.
5.5.2 Representante de la El Fiscal General de la Nación por medio de la

Dirección Resolución No. 0-2740 del 28 de junio de 2005,
designó al Jefe de la Oficina de Planeación
como Coordinador del SGC, para que con su
autoridad se responsabilice de hacer
seguimiento, evaluar y coordinar las actividades
necesarias para el funcionamiento eficaz,
eficiente y efectivo de los procesos del SGC.

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Trimestralmente el Coordinador del SGC revisa

los informes de gestión de los procesos y
prepara los propios a fin de que estos sirvan
como entrada para la revisión por la alta
dirección. Para ello, cuenta con el apoyo del
Equipo Técnico de Calidad para el seguimiento
y mejora del SGC.
5.5.3 Comunicación La FGN cuenta con sistemas de información

interna tanto internos como externos: Intranet, revista
Huellas, carteleras, revista “.com”, boletines,
Internet y programa institucional en televisión,
los cuales permiten asegurar la eficacia del
SGC. Los temas que se comunican, los
responsables y los medios que se utilizan se
presentan en las actividades del proceso de
Comunicación de la Entidad.
5.6 Revisión por la El SGC de la FGN es revisado cada seis (6)

Dirección meses con el propósito de tomar las medidas
necesarias y oportunas para mejorar
5.6.1 Generalidades continuamente la eficacia, eficiencia y
efectividad del mismo. También son revisados
la política y objetivos de la calidad.
5.6.2 Información para la La información que toma el comité de

revisión coordinación de los sistemas de gestión de la
Entidad para la revisión del SGC, está
contenida en los informes de gestión que
entregan los Responsables de cada proceso.
En ellos se presentan los resultados del
desempeño del proceso, incluyendo el
resultado de las evaluaciones de los usuarios y
clientes internos, las auditorias internas, el
estado de las acciones correctivas y
preventivas, acciones de seguimiento y
conclusiones o recomendaciones para la
mejora.
5.6.3 Resultados de la Los resultados de la Revisión por la Dirección

revisión de la FGN, son registrados en las actas del
comité de coordinación de los sistemas de
gestión y en ellas se resumen los aspectos
relacionados con:
La mejora del SGC y sus procesos,

La mejora para la prestación de los
servicios.
y la asignación de los nuevos recursos
que sean necesarios para el correcto

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funcionamiento del SGC.
6 GESTION DE El FISCAL GENERAL DE LA NACIÓN a través

RECURSOS de la Dirección Nacional Administrativa y
Financiera, y la Oficina de Planeación
6.1 Provisión de identifican y gestionan los recursos necesarios
Recursos para:
Mantener el SGC y mejorar

continuamente su eficacia, eficiencia y
efectividad, y
Aumentar la satisfacción de
clientes/usuarios y partes interesadas
mediante el cumplimiento de sus
requisitos.
6.2 Recursos Humanos La FGN se asegura a través de su proceso de

Gestión del Talento Humano, que los servidores
6.2.1 Generalidades públicos y particulares que ejercen funciones y
que realizan trabajos que afectan la calidad de
los servicios sean competentes con base en la
educación, formación, habilidades y experiencia
apropiadas para los cargos a desempeñar.
6.2.2 Competencia, toma Por la naturaleza de las actividades que

de conciencia y desarrolla la Entidad en la prestación de sus
formación servicios, dispone de personal especializado,
profesional, técnico y asistencial competente,
con base en experiencia, formación, habilidades
y educación.
Los Jefes de las Direcciones, Despachos,

Oficinas, Divisiones y Secciones que tienen
servidores que están inscritos en carrera, hacen
seguimiento al desempeño de los mismos, para
tomar las acciones que sean necesarias. Las
competencias de los servidores de carrera
tienen un seguimiento según lo establecido en
los actos administrativos internos de la entidad.
La identificación de necesidades de
capacitación para fortalecer las competencias
laborales de los servidores las realiza la
Escuela de Estudios e Investigaciones
Criminalíticas y Ciencias Forenses a través de
encuestas y por solicitud de los Jefes.
Consolidadas las necesidades, se presentan al
Comité de Capacitación, quien revisa, prioriza y
aprueba los planes de desarrollo y formación,
acorde con las necesidades presentadas.

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Los registros de las competencias de los

Servidores se mantienen en las historias
laborares que custodia y administra la Oficina
de Personal del Nivel Central o quién haga sus
veces en las Direcciones Seccionales, en
carpetas individuales identificadas con los
números de cédulas de cada servidor.
A través de estas capacitaciones se busca

crear conciencia en los servidores de la FGN
de sus responsabilidades y del conocimiento de
sus funciones para contribuir al logro de los
objetivos establecidos en los procesos del SGC.
6.3 Infraestructura La Entidad mantiene y dispone de las

siguientes instalaciones:
El nivel central cuenta con cuatro bloques en

donde están distribuidas las dependencias con
espacios de trabajo de acuerdo con las
necesidades y el desarrollo de sus actividades.
Las seccionales cuentan con la infraestructura
para el desarrollo de las actividades a su cargo.
Así mismo, La Entidad cuenta con una

plataforma tecnológica que permite que los
equipos de cómputo estén conectados en red,
con una red privada y apropiada de
telecomunicaciones la cual permite atender y
soportar las necesidades de sus
clientes/usuarios internos y externos.
Cuenta con un parque automotor disponible,

distribuido según necesidades de cada
dirección, despachos, oficinas, divisiones y
secciones.
6.4 Ambiente de trabajo El ambiente de trabajo a nivel de toda la entidad

se mantiene a través de las labores que
desarrolla y promueve la Sección de Bienestar.
El bienestar y desarrollo de los servidores en el

nivel de central y de cada seccional se fortalece
a partir de la interrelación permanente de los
planes y programas de bienestar y los de salud
ocupacional que práctica con apoyo de la ARP.
También se aseguran las condiciones

ambientales para las instalaciones en los

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laboratorios, Unidades de Reacción Inmediata

(URI), Salas de Atención a Usuarios (SAU) y
demás dependencias de la entidad, para lo cual
se cuenta con la asesoría en la identificación de
necesidades por parte de la ARP en los sitios
de trabajo de los servidores.
7 REALIZACIÓN DEL La planificación de los servicios que presta la

PRODUCTO FGN, se realiza dependiendo de tipo de servicio
asignado a través de la Dirección Nacional de
fiscalías y de la Dirección Nacional del Cuerpo
Técnico de Investigación y se hace teniendo en
cuenta los requisitos de los demás procesos del
SGC.
Planificación del la La planificación de los servicios se realiza

7.1. realización del teniendo en cuenta los aspectos necesarios
producto o para la adecuada prestación del servicio, tales
prestación del como:
servicio
Objetivos de la calidad
Requisitos legales definidos en el código
penal y de procedimiento penal.
Procesos y demás documentos que se
identifiquen como necesarios.
Recursos específicos para los servicios;
Las actividades requeridas de
verificación, validación, seguimiento,
inspección y ensayo/prueba específicas
para los servicios, así como los criterios
para la aceptación de los mismos.
Registros para proporcionar evidencia de
que los procesos de prestación del
servicio cumplen los requisitos.
7.2 Procesos Las actividades establecidas para atender a

relacionados con el clientes/usuarios y partes interesadas están
Cliente definidas en las caracterizaciones de los
procesos misionales y en los procedimientos
7.2.1 Determinación de establecidos para atención de usuarios/clientes
los requisitos en todas las dependencias que atienden a la
relacionados con el ciudadanía, en ellos se especifican los
producto requisitos a cumplir, responsables y los
registros que se generen.
7.2.2 Revisión de los La FGN para ofrecer y cumplir con sus servicios
requisitos se apoya en lo establecido en la Constitución
relacionados con el Política de Colombia, los códigos y leyes que
servicio reglamentan los deberes de la Entidad.

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7.2.3 Comunicación con La comunicación con los clientes/usuarios en la

el Cliente FGN se hace a través de:
Línea de atención al Usuario

Correo electrónico.
Evaluaciones de satisfacción de usuarios
y partes interesadas.
Pagina web.
Comunicaciones escritas.
7.3 Diseño y Desarrollo No aplica para las actividades que desarrolla

actualmente la entidad.
7.4. Adquisición de Los bienes y servicios que adquiere o contrata

Bienes y servicios la FGN se hace siguiendo los linimientos de la
Ley 80 de 1993 y del Manual de Contratación
establecido por la Entidad; la responsabilidad
por el cumplimiento de los requisitos es del
proceso de Gestión de Recursos, a través del
Subproceso de Adquisición de Bienes y
7.4.1. Servicios.
Proceso de La aplicación y cumplimiento de los requisitos
adquisición bienes y establecidos en la Ley 80/93, Manual de
servicios Contratación y contratos es responsabilidad de
los diferentes servidores que se designen como
supervisores o interventores.
7.4.2 Información de las La descripción de los bienes y servicios que se

compras requieren, son definidos por las diferentes
dependencias que los demandad y se
consolidan en el plan de compras que coordina
el subproceso de Adquisición de Bienes y
Servicios.
7.4.3 Verificación de los La verificación de los bienes y servicios es

productos realizada por los servidores del subproceso de
comprados administración de bienes conjuntamente con
Interventores o Supervisores asignados en los
contratos. En casos especiales, los bienes y
servicios además son verificados por servidores
expertos.
7.5 Producción y La planificación de la prestación de los servicios

prestación del en la FGN es realizada por los Directores
servicio Nacionales de Fiscalías, del Cuerpo Técnico de
Investigación y Administrativa y Financiera,
teniendo en cuenta:
7.5.1 Control de la
producción y Los procesos y procedimientos
prestación del establecidos en el código penal y en la

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servicio entidad.
Los recursos necesarios y apropiados
para cada labor.
Las actividades de revisión, seguimiento,
control y verificación en el desarrollo de
las actividades y
La definición de funciones y
responsabilidades.
7.5.3 Identificación y La identificación y trazabilidad de los servicios

trazabilidad se realiza a través del número único de
identificación asignado a cada caso recibido,
complementándolo con las disposiciones del
Manual de Cadena de Custodia.
7.5.4 Propiedad del Los bienes que son propiedad de los

cliente clientes/usuarios o partes interesadas y que la
FGN por razones del desarrollo de sus
actividades requiere mantener bajo su control y
custodia, son protegidos y salvaguardados. La
responsabilidad de esta actividad esta asignada
al proceso de Gestión de Recursos en el
Subprocesos de Administración de Bienes.
En cuanto a los elementos usados para obtener

evidencias, son protegidos y salvaguardados en
las bodegas de evidencia a cargo de la
Dirección Nacional de Fiscalías.
7.5.5 Preservación del La preservación de los servicios se hace a

producto y/o servicio través de la confidencialidad de casos y
custodia de expedientes y registros que son
manejados por las diferentes dependencias por
las cuales deban ser conocidos, aplicando para
ello, los lineamientos establecidos en la
normatividad interna de la FGN.
7.6 Control de los Los dispositivos de seguimiento y medición que

dispositivos de tiene la Entidad son controlados en el Proceso
seguimiento y Misional, por la Dirección Nacional del Cuerpo
medición Técnico de Investigación a través de la División
Criminalística en el nivel central y por los
Directores Seccionales del C.T.I., de acuerdo
con los procesos, procedimientos y protocolos
establecidos.
Los dispositivos de seguimiento y medición, son

utilizados para ensayos o pruebas durante los
análisis de las evidencias, para asegurar la

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veracidad de los datos obtenidos y las

metodologías utilizadas. Para ello, la Entidad ha
decidido implementar la norma técnica ISO/IEC
17025 para laboratorios de forma gradual,
empezando por los laboratorios de
Criminalística del nivel central.
8.0 MEDICIÓN, La FGN tiene establecido el seguimiento de sus

ANALISIS Y procesos a través de los indicadores de gestión
MEJORA definidos en cada uno de los procesos y sub
procesos y se complementa con el seguimiento
y control trimestral de los responsables de POA
8.1 Generalidades y el seguimiento semestral que hace la Oficina
de Planeación.
8.2 Seguimiento y La satisfacción de clientes/usuarios y partes

medición interesadas se mide a través de las "Encuestas
de Satisfacción" que aplica el proceso de
8.2.1 de la Satisfacción Atención al Usuario, el cual se encarga de
del Cliente recolectar y analizar dicha información para
conocer la percepción de clientes/usuarios y
partes interesadas con respecto al cumplimiento
de los requisitos de los servicios prestados por
la entidad.
8.2.2 Auditoria interna En el procedimiento FGN-18000-P-01 -

Auditorias Internas, se describen las actividades
y los responsables de la ejecución de las
auditorías internas de calidad.
8.2.3 Seguimiento y El seguimiento a los procesos se hace

medición de los mediante el establecimiento de los mecanismos
procesos de control identificados en los procesos y
subprocesos, y los puntos de control
identificados en los procedimientos establecidos
por la Entidad.
Igualmente, se han definido indicadores de

eficacia, eficiencia y efectividad en los procesos
del SGC. Los líderes de proceso y subproceso,
son responsables de analizar la información
recolectada a través de los indicadores y
establecer las acciones necesarias para
asegurar que se alcancen los resultados
esperados.
Los resultados del seguimiento y medición de

los procesos y subprocesos se presentan en
informes de gestión trimestrales por parte de los
líderes del proceso y subproceso al

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Coordinador del SGC, el cual consolida el

Informe de Revisión por la Dirección.
Los resultados del seguimiento y medición de

los procesos y subprocesos están disponibles
en la intranet para el seguimiento por parte de
los clientes/usuarios y las partes interesadas.
8.3 Control de producto En el procedimiento FGN-14100-P-06 –

no conforme Producto o servicio no conforme, se establece
las actividades para la identificación,
tratamiento y seguimiento a los servicios y
productos no conformes de la Entidad.
8.4 Análisis de datos La entidad a través del proceso de mejora

continúa determina, recopila y analiza los datos
de los procesos y subprocesos, de la
percepción del servicio por parte de los
clientes/usuarios, con el fin de demostrar la
idoneidad, la eficacia, eficiencia y efectividad
del SGC e identificar las acciones de mejora
que se deben emprender. Los datos analizados
se encuentran en los informes de gestión de los
procesos y subprocesos.
Los datos del seguimiento de los procesos y

subprocesos son presentados trimestralmente
por cada Líder al Coordinador del SGC, como
insumo para la revisión por la Dirección.
Los datos de seguimiento de avance de los

POAS son presentados por los responsables de
los resultados del plan estratégico a la Oficina
de Planeación, la cual los consolida para
elaborar los informes semestrales y anuales de
resultados.
8.5 Mejora El comité de coordinación de los sistemas de

gestión de la Entidad, vela por el mejoramiento
8.5.1 Mejora continua continuo a través del uso de la política de
calidad, el cumplimiento de los objetivos de
calidad, el análisis de los resultados de las
auditorías internas y de entes externos, la
implementación y análisis de las acciones
correctivas y preventivas, y de la revisión
gerencial.
8.5.2 Acción correctiva En el procedimiento FGN-14100-P-04-Acciones

Correctivas, se establecen las actividades y los
responsables para la toma de las acciones

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correctivas dentro de la Entidad.
8.5.3 Acción preventiva En el procedimiento FGN-14100-P-05-Acciones

preventivas, se establecen las actividades y los
responsables para la toma de las acciones
preventivas dentro de la Entidad.
9 ANEXOS:
Â Anexo 1: Matriz de Política y Objetivos de Calidad

Â Anexo 2: Caracterización de procesos y subprocesos
10 REFERENCIAS:
NTCGP 1000:2004 Sistema de Gestión de la Calidad para la Rama

ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de
servicios. Requisitos
NTC-ISO-9000:2005:
11 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN
COPIA
FECHA NOMBRE CONTROLADA
CARGO AREA. FIRMA
RECIBO DESTINATARIO
SÍ NO
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /
/ /

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ANEXO 1
MATRIZ DE POLÍTICA Y
OBJETIVOS DE CALIDAD

ANEXO 1. MATRIZ DE POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD
Código:
PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRÁTEGICA FGN-14100-F-06
Versión: 01
MATRIZ DE POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD Página 1 de 1
OBJETIVO
PREMISAS POLÍTICA OBJETIVOS DE CALIDAD ESTRATEGIAS NOMBRE FORMULA META RESPONSABLE PERIODICIDAD
ESTRATEGICO
Anual
25 Direcciones
CSPA:Cobertura de CSPA=(No de seccionales que
Seccionales de Fiscalia del
implementación del Sistema ingresan por año)/(No. Total de
sistema penal acusatorio
Penal Acusatorio seccionales previstas) x 100
al 2008
Mejorar la capacidad de los Proceso Penal
procesos misionales de Anual
Gestión judicial efectiva
manera que se garantice la
y oportuna
gestión judicial efectiva y
oportuna. Índice de evacuación total =
>20% Unidades
IET:Índice de Evacuación total total de salidas / carga
Nacionales >30%
laboral*100
Unidades Seccionales de
Fiscalía
>= 95% C.T.I Proceso Penal
Incrementar las competencia de los CDCPF=No. de servidores Proceso Gestión del

CDCPF:Cobertura de
servidores de la Fiscalía General capacitados / N° de 100% de servidores Talento Humano
Capacitación (Plan Nacional de
de la Nacción, mediante el Participantes programados programados Subproceso
Talento humano idóneo Formación)
establecimiento de la carrera *100 Formación y
y competente
administrativa, el fortalecimiento de Desarrollo Anual
la escuela y el mejoramiento de la > 80% Subproceso
calidad de vida. Calificación promedio de
IEC: Eficacia de capacitación Formación y Trimestral
evaluaciones de capacitación
Desarrollo
Garantizar un actuar ISGC = (No. de fases
institucional eficiente, Fortalecer la capacidad ISGC: Indice de Proceso de Planeación
Implementadas del plan de
efectivo, eficaz, transparente, investigativa del estado Implementación Sistema de 100% Estratégica /
trabajo por año) / (No total de
ético y oportuno en el en materia penal para Gestión de la Calidad Subproceso de Mejora
fases previstas por año) x 100
cumplimiento de nuestra la lucha contra la Continúa Anual
misión institucional para criminalidad,
encontrar la verdad de los garantizando el acceso ISCI= (No. de fases
ISCI: Indice de Proceso de Planeación
hechos en la investigación a una justicia eficaz y Implementadas del plan de
Implementación del Modelo 100% Estratégica /
penal.Lograr la calidad en la garantista y trabajo por año) / (No total de
Unificar, consolidar y fortalecer los Estándar de Control Interno. Subproceso de Mejora
gerencia institucional bajo un participando de manera fases previstas por año) x 100
sistemas de gestión buscando la Gerencia eficiente y Continúa Anual
enfoque de mejoramiento efectiva en la
mejora continua de la entidad a efectiva basada en la
continuo a procesos formulación de la INTL= (N° de ensayos
través de la eficacia, eficiencia y mejora continua de sus INTL = Indice de
orientados a la satisfacción de política del Estado en efectividad de sus procesos acreditados anualmente / N°
procesos internos Implementación norma técnica
las necesidades de la materia criminal. de ensayos para acreditación Proceso de Planeación
internos de Laboratorios 17025
ciudadanía. programados anualmente. Estratégica / Proceso
100% Penal Anual
ICPM: Indices de cumplimiento ICPM = Plan ejecutado/ Plan

planes de mejora establecido *100 Todos los procesos y
100% subprocesos Anual
ICP = Actividades
ICP: Indice de cumplimiento
ejecutadas/Actividades Todos los procesos y
POAS
programadas 100% subprocesos Anual
Indicador sistentico de
ISS: Indice de satisfaccion del percepción de la calidad del
>=65%
servicio servicio (2da Encuesta de Proceso de Atención
Percepción de Usuario) al Usuario Anual
Estructurar, implementar y % de reclamos atendidos

mantener el sistema de atención % de reclamos atendidos oportunamente Subproceso de
Servicio con calidad y
al ciudadano, brindado un servicio
atención ciudadana. ITRR: Indice tiempo de oportunamente (15 días hábiles <15 días habiles Peticiones, Quejas y
con oportunidad, celeridad y
respuesta reclamos ) Reclamos Semestral
comodidad
% de reclamos atendidos
% de quejas atendidas oportunamente Subproceso de
ITRQ: Indice tiempo de oportunamente (15 días hábiles <15 días habiles Peticiones, Quejas y
respuesta quejas ) Reclamos Semestral
Fecha de actualización : AAAA/MM/DD

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ANEXO 2
CARACTERIZACIONES

PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA Código: FGN-14100-F-09
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO O SUBPROCESO Versión: 01

Página 1 de 1
TIPO DE PROCESO (Como se estructura el mapa de procesos) NOMBRE DEL PROCESO (Como se indica en el mapa de procesos) NOMBRE DEL SUBPROCESO (Como se indica en el mapa de procesos)
SOPORTE INSTITUCIONAL GESTIÓN DE RECURSOS NO APLICA

PROPOSITO DEL PROCESO (Lo que se pretende lograr en el Sistema de Gestión de la empresa con la ejecución de este proceso) RESPONSABLE DEL PROCESO (Cargo)
Coordinar y dirigir todas las actividades tendientes a la adquisición, suministro, mantenimiento y administración de los bienes de la Director (a) Nacional Administrativo y Financiero
entidad, al igual que la gestión financiera y administrativa con el fin de asegurar los recursos necesarios para el efica
ALCANCE (En donde inicia y finaliza el proceso o subproceso) AREAS INVOLURADAS (Dependencias que participan en la ejecucuón del subproceso)
El proceso abarca los subprocesos de adquisición de bienes, administración de bienes, informática, gestión financiera y administración Ver subprocesos
de personal.
SUMINISTRADORES ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS RECEPTORES

PROCESOS PLANEACIÓN PROCESOS PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL: INSTITUCIONAL:
Planeación Estratégica Direccionamiento estratégico Informes de seguimiento y Planeación Estratégica
Planes de mejoramiento derivados autoevaluación del POA
de la revisión gerencial ADQUISICIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS Informes de ejecución presupuestal Planeación de recursos
Planeación de Recursos Asignación presupuestal
Informes de ejecución y seguimiento Cooperación y articulación
Cooperación y articulación de convenios interinstitucional
interinstitucional Convenios interinstitucionales
Entrega del bien o servicio a

Necesidad de recursos
satisfacción de la dependencia
ADMINISTRACIÓN DE BIENES
Solicitud de modificación de
recursos Bienes puestos a disposición de la
Necesidades de adquisición de entidad en buen estado (resolución
bienes o servicios con asignación del bien)
Bienes para ser administrados

TODOS LOS PROCESOS TODOS LOS PROCESOS
Solicitud de desarrollo informatico Necesidades informáticas satisfechas
Solicitud de soporte informatico

INFORMÁTICA Y TELEMÁTICA Necesidades atendidas sobre la
Necesidades de administración de información del personal
personal
Solicitud de mantenimiento de Información acerca de pagos
bienes e instalaciones aproveedores y funcionarios
GESTIÓN DE RECURSOS
Comunicaciones internas y Informes contables y financieros *Gestión financiera
COMUNICACIÓN Externas emitidas y publicadas a
traves del medio apropiado GESTIÓN FINANCIERA Necesidades de comunicación
COMUNICACIÓN
interna o extrena
Documentos normalizados y
difundidos Necesidad de elaborar o actualizar
ADMINISTRACIÓN DE
documento ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Registros(Archivos) protegidos y Registros de los procesos DOCUMENTOS Y REGISTROS
salvaguardados Correspondencia interna
PROCESOS DE SEGUIMIENTO PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y

Y MEJORA: MEJORA:
Seguimiento y Medición Notificación de quejas y reclamos Información sobre la conducta
Programa de Auditorías de Calidad disciplinaria de los servidores y
Seguimiento y Medición
Programa de Auditorías de Control funcionarios
Interno
Fallos disciplinarios de los ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Retroalimentación de quejas y
Funcionarios y servidores reclamos
Información relacionada con el
desempeño del proceso
Mejora Contínua Solicitudes de Acciones Correctivas
y Preventivas Acciones Correctivas y preventivas Mejora Contínua
Mecanismos o puntos de seguimiento y control: (Corrresponde a actividades internas y/o externas que permitan asegurar que el proceso se realiza según lo planificado)
Ver subprocesos
Documentos y registros: (Códigos de programas, planes, procedimientos, instrucciones, Recursos: (Equipos, software o infraestructura; requerida para la ejecución del proceso) Indicadores de gestión: (Lo que se debe medir para conocer la eficacia, eficiencia y efectividad del
legislación y formatos o registros utilizados en este proceso) (Internos o externos) proceso en el logro de los objetivos)
Ver subprocesos Ver subprocesos

ICSP (Indice de cumplimiento Número de indicadores de los
de los indicadores de los subprocesos que cumplen las metas /
subprocesos) Número total de indicadores de los
subprocesos
Riesgos: (Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos)
Ver subprocesos
Página 1 de 1
DE APOYO GESTIÓN DE RECURSOS ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
PROPOSITO DEL SUBPROCESO (Lo que se pretende lograr en el Sistema de Gestión de la empresa con la ejecución de este proceso) RESPONSABLE DEL SUBPROCESO (cargo)
Satisfacer necesidades y requerimientos de bienes y servicios de las diferentes dependencias de la FGN. Jefe de la División Administrativa
Dirección Nacional Administrativa y Financiera, División Administrativa,
El subproceso inicia con la necesidad de una dependencia de un bien o servicio y finaliza con la entrega a satisfacción del bien o servicio a la entidad que
Servicios Administrativos ( Compras,Viaticos), Administración de la Sede,
lo solicito.
Sección de Construcciones
SUMINISTRADORES ENTRADAS PRINCIPALES ACTIVIDADES SALIDAS RECEPTORES
Realizar la planeación del proceso
Orientar las actividades del area al Direccionamiento estratégico
Elaborar el Plan Operativo Anual -POA

Directrices estratégicas (Misión,
Planeación Institucional Distribuir y ejecutar los recursos asignados. Informes de Gesión Planeación Institucional
visión, políticas, objetivos, metas)
Ejecutar plan de compras
Ejecutar convenios
Realizar seguimiento y autoevaluación del Plan Operativo anual -POA
Plan de compras
Identificación y consolidación de necesidades de compras Todos los procesos
Necesidades de adquisición de Entrega del bien o servicio a

TODOS LOS PROCESOS Elaborar plan de compras (Funcionamiento e Inversión) satisfacción de la dependencia
bienes y servicios
Priorizar y programar necesidades

Bienes patrimoniales GESTIÓN DE RECURSOS
Ajustar y ejecutar el plan de compras Documentos de soporte (facturas * Administración de bienes
Realizar el estudio de conveniencia y oportunidad Bienes para ser administrados
Realizar sondeos de mercado
Solicitud del CDP
Desarrollar la contratación de acuerdo a los requisitos de ley
GESTIÓN DE RECURSOS
Información sobre inventarios
Administración de Bienes Controlar bien comprado y proveedores Solicitud CDP * Gestión Financiera
Recibir el bien o servicio por parte de la entidad Cuentas para pagos PF
Evaluación y reevaluación de proveedores
Recibir la comoisión por parte de los servidores

Realizar tramite según procedimientos establecidos e ingresar al sistema Cuentas para pagos con
Comisiones (Cuenta de cobro o por
TODOS LOS PROCESOS anexos (Gestión Financiera o TODOS LOS PROCESOS
caja menor)
Se ordena pago (por ordenador de gasto o por caja menor) servidor)
Fecha de Actualización 21 de Febrero de 2007

INTERACCIÓN DE PROCESOS
PLANEACIÓN GESTION DEL TALENTO COMUNICACIÓN ADMINISTRACIÓN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN MEJORA CONTINUA PENAL ATENCIÓN AL USUARIO
INSTITUCIONAL Interactua Para: DOCUMENTOS Y
HUMANO
Interactua Para: - Comunicaciones internas y REGISTROS Interactua Para: Interactua Para:
Interactua Para:
- Recibir directrices Interactua Para: externas Interactua Para: Interactua Para:
Estratégicas (Misión, Visión, - Cubrir requerimientos de - Administrar la documentación - Apoyar todas las actividades - Apoyar la solucion de
- Programar y ejecutar
Politicas, Objetivos, Metas) del Sistema de Gestión de - Establecer acciones que contribuyan al adecuada requerimientos de usuarios
personal
- Recibir o solicitar asignación Calidad. correctivas y preventivas prestación del servicio
- Desarrollar actividades de auditorias internas
presupuestal
- Efectuar seguimiento al entrenamiento y formación -Administrar los registros - Seguimiento a la gestión de
cumplimiento de metas (Gestión Documental) - Ejecutar auditorias de Control los procesos
- Conocer e información
(informes de Gestión) por
condiciones de seguridad en interno
medio de revisión Gerencial
- Establer los planes de puestos de trabajo y ambiente
mejora ( apartir de la revisión laboral - Realizar seguimiento al
por la Dirección)
- Realizar seguimiento al
- Cooperación y articulación desempeño del proceso
interistitucional (manejo de desempeño del personal
convenios) - Auto evaluación y estadistica
Mecanismos de seguimiento y control: (Corrresponde a actividades

RECURSOS internas y/o externas que permitan asegurar que el proceso se realiza DOCUMENTOS
según lo planificado)
Recursos: (Equipos, software, infraestructura e insumos; requerida para la

Auditorias de control interno y de contraloría
ejecución del proceso) Procedimientos Aprobados (Ver anexo 1)
Recursos Físicos: Auditorias de calidad Manual de Contratación del FGN-60000-M-01
Infraestructura y ambiente de trabajo (Oficinas y espacios confortables,

Informes de seguimiento y autoevaluación del POA Normograma (Ver anexo 2)
iluminación y ventilación, sillas ergonómicas, estantes para archivo, etc)
Informes de ejecución presupuestal

Hardware y software
Recursos Tecnologicos: Comites de Dirección
Revisión Gerencial
Software actualizado
Control de supervisión y almacen del servicio recibido

Medios de comunicación (telefonia fija y celular, radios, internet)
Recursos Humanos: Sistemas SIAF, SIIF y base de datos seleccionados (actualización)
Funcionarios y servidores competentes con funciones asignadas Control de supervición de contratos por interventores según cuantia
Selección, evaluación y reevaluación de proveedores
INDICADORES DE GESTION
INDICADOR INDICE FRECUENCIA META RESPONSABLE
Indice de seguimiento planes de compra Compras realizadas/ compras planeadas Trimestral 100% Sección de Servicios Administrativos
Tiempo transcurrido entre la solicitud del bien o servicio
Indice de oportunidad de compra Trimestral + ó - 5 dias Sección de Servicios Administrativos
y la entrega del mismo
Numero de bienes o servicio que cumplen requisitos/
Indice de verificación del bien o servicio Trimestral 100% Sección de Servicios Administrativos
numero de bienes o servicios adquiridos
Ejecutado / Programado X 100
Indice cumplimiento POA Semestral 100% Sección de Servicios Administrativos
INFORMACIÓN PRIMARIA (Documentos o información que ingresa de entes Externos) INFORMACIÓN SECUNDARIA (Información o datos que se origina o se procesa al interior)
* Derechos de petición * Oficio respuesta a derechos de petición

* Formatos de Informe de Austeridad * Informes de Austeridad (*1)
* Peticiones * Oficios de respuesta
* Rendición de cuentas * Informes semestrales para la Contraloría General (*2)
Formatos de la Cámara de Comercio de Bogotá * Informes semestrales (*3)
Ver cuadro adjunto de análisis de riesgos.Anexo 3


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PROCEDIMIENTOS - SUBPROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
FGN 61000 P DIVISION ADMINISTRATIVA

FGN 61000 P 01 Revisión y Trámite de Documentos para Pago
FGN 61200 P SECCION CONSTRUCCIONES
FGN 61200 P 01 Elaboración de Conceptos Técnicos para Cambio de Sedes de la Entidad
FGN 61200 P 02 Ejecución de Proyectos de Infraestructura Fisica
FGN 61200 P 03 Identificación y Formulacion de Proyectos de Inversion
FGN 61300 P SECCION SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
FGN 61300-CO P COMPRAS
FGN 61300-CO P 01 Plan de Compras Nivel Central
FGN 61300-VI P VIATICOS
Tramite de Pago por Cuenta de Cobro y Legalización de Viáticos por Comision al
FGN 61300-VI P 01 Interior y Exterior
FGN 61300-VI P 02 Tramite de Pago Facturas a las Agencias de Viajes.
Tramite de Pago por Caja Menor y Legalización de Viáticos por Comisión al Interior y
FGN 61300-VI P 03 Exterior.
MANUAL DE CONTRATACIÓN
FGN 60000 M DIRECCION NACIONAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
FGN 60000 M 01 Manual de contratación

Código: FGN-14100-F-09
PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS O SUBPROCESOS Versión: 01
Página 1 de 1
NORMOGRAMA
PROCESO / SUBPROCESO: ADQUSICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
JERARQUIA DE LA
FECHA TÍTULO ARTICULO (S)
NORMA
LEY No.
938 30-Dic-04 Estatuto Organico de la Fiscalia General de la Nación N.A
Estatuto general de Contratación de la Administración
80 28-Oct-93 Publica N.A
Notifica Estatuto Tributario de los Impuestos administrados
1111 27-Dic-06 por la DIAN 50 y 72
Se crea el Sistema de Información para la vigencia de la
Contratación Estatal, SICE, Catalogo Unico de Bienes y
598 18-Jul-00 Servicios, CUBS y Registro unico de Precios de Referencia N.A
DECRETO No.
855 Reglamenta la ley 80 Contratación Directa N.A
2251 11-Nov-93 Reglamenta parcialmente la ley 80 N.A
Medidas de austeridad y eficiencia en los compromisos de
1737 20-Ago-98 las Entidades Publicas N.A
Modifica parcialmente los decretos 1737 y 1738 de 1998
2209 29-Oct-98 N.A
Modifica los articulos 8, 12, 15 y 17 del decreto 1737 de
2445 23-Nov-00 1998 N.A
Deroga el decreto 2504 de 2001 y reglamenta el parrafo 3
327 28-Feb-02 articulo 41 de la ley 80
Reglamenta la ley 80 Modifica decreto 855 de 1994 dicta
2170 30-Sep-02 disposiciones en aplicacción de la ley 527 de 1999 N.A

Reglamenta la organización, funcionamiento y operación
3512 05-Dic-02 del SICE N.A
399 08-Feb-06 Se fijan las escalas de viaticos N.A
DIRECTIVA PRESIDENCIAL No.
Criterios de aplicación, sentencia C-249, Contratación
Acuerdo 00010 21-May-04 Organismos Internacionales N.A
Acuerdo 0005 2005 Instructivo de funcionamiento del SICE N.A
Acuerdo 0009 2006 Fija lineamientos del SICE N.A
CIRCULAR No.
´024 22-Dic-05 Pago a beneficiarios Final N.A
´0019 28-Jun-06 Tramite de solicitudes de comisión de servicio y viaticos N.A
Ordena y da cumplimiento al articulo 14 de la resdolución
´0018 23-Jun-05 organica 5544 de 17 de diciembre de 2003 N.A
´0057 2000 Tramite de comisiones N.A
´0031 2000 Solicitud de pasabordo para legalizar las comisiones N.A
´0070 1999 Atorización de comisiones N.A
MEMORANDO No
00-273 2001 Tramite de Comisiones N.A
111265 1995 Comisión de servicio N.A
RESOLUCIÓN No.
0-0833 14-Dic-04 Manual de Contratación N.A
0-0163 12-Ene-05 Efectuadelegaciones en la FGN N.A
Delega al Secretario General de la FGN la facultad de
expedir certificaciones referentes al articulo 1 decreto 2209
0-0164 12-Ene-05 de 1998 N.A
0-2473 16-Jun-05 Establece y desarrolla la estructura organica de la FGN N.A
0-1743 07-Jun-06 Crea el grupo de Contratos del nivel central de la FGN N.A
Fija el valor de la unidad de valor tributario UVT aplicable al
15652 28-Dic-06 año 2007 N.A
Establece la organización y operación del SICE, de los
0-5313 28-Feb-02 CUBS y del RUPR N.A
Adopta el CUBS como elemento del sistema de información
para la vigilancia de la Contratación Estatal - SICE y
reglamenta el funcionamiento del comité para la
0-5314 28-Feb-02 administración de CUBS N.A
Modifica parcialmente las resoluciones 05313 y 05314 del
0-5339 06-May-02 28 febrero 2002 N.A
Reglamenta a la constitución y funcionamiento de las cajas
0-01 02-Ene-06 menores N.A
Delega funciones administrativas (DNAF la facultad de
0-0791 27-Mar-06 conceder comisiones y ordenar su gasto) N.A
Se constituyen Cajas Menores con cargo al presupuesta de
0-0138 26-Ene-06 gastos de la FGN N.A
Se constituyen Cajas Menores con cargo al presupuesta de
0-0069 23-Ene-07 gastos de la FGN N.A
Se reglamenta disposiciones en materia de comisiones de
0-0356 16-Feb-96 servicios N.A
Versión: 01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Y SUBPROCESO Página 1 de 2
VALORACION DE RIESGOS
PROCESO/
SUBPROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
OBJETIVO: Satisfacer necesidades y requerimientos de bienes y servicios de las diferentes dependencias de la FGN.
CONTROLES VALORACION DE CONTROLES

No. RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO EVALUACION
EXISTENTES RIESGO OPTIMOS
Establecimiento de un instructivo o guia para la

Plan de compras elaboración y ejecución del plan de compras
Utilizacion de estadisticas de consumo
Asignacion de techos
presupuestales
Seguimiento mensualizado de la ejecución presupuestal
Seguimiento con reuniones y
Falta de la planeacion
Riesgo comunicados.
1 en la ejecución de los 3 20 Riesgo Importante
Inaceptable
recursos anuales Creación de un canal unificador de necesidades por las
Existencia del manual de
Direcciones nacionales y Jefes de oficina
contratación
Existencias de estadisticas de
consumo para elaboración del
plan de compras
Agilidad en las solicitudes de inexistencia e insufuciencia

Requerimiento de
de personal en planta
especificaciones técnicas
Plan de compras Estandarización de formatos de solicitudes
Limitar a un solo ajuste el plan de compras enviado por

Procedimientos existentes las dependencias solicitantes
Creación de indicadores para medición de tiempos en el
Falta de oportunidad Riesgo Revisión de todos los trámites grupo de órdenes de la sección de servicios
2 2 20 Riesgo Importante
en la contratación Importante contractuales administrativos
Evaluación técnica por el área

competente
Implementar una estrategia de divulgación del manual de
Manual de contratación contratación
Talleres de capacitación a los supervisores de contratos
Notificaciones enviadas a las
Deficiencias dentro partes interesadas
de las etapas Riesgo
3 2 20 Base de datos de control de Riesgo Moderado Sistema de información que permita el control y
contractual y post- Importante
contractual términos seguimiento de los contratos
Actas de liquidación de
contratos
Minuta del contrato
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DE APOYO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRACIÓN DE BIENES
Administrar y custodiar los bienes con el fin de asegurar su protección y conservación hasta la destinación definitiva Jefe División Administrativa
División Administrativa, Sección de Bienes(Grupo de Almacen- Grupo de inventarios),
El subproceso inicia con el recibo del bien y culmina con la destinación final.
Administración de la Sede, Sección de Transportes

PLANEACION INSTITUCIONAL Elaborar el Plan Operativo Anual -POA Informes de Gestión PLANEACION INSTITUCIONAL
Distribuir y ejecutar los recursos asignados.
Participar en la elaboración del plan de compras
TODOS LOS PROCESOS Bienes para ser administrados

Clasificación e ingreso del bien en el sistema de información según TODOS LOS PROCESOS
Destinación del bien según necesidades del
servicio conporte documentos de soporte
Evaluación o valoración de los bienes cuando se requiera.
Notificación para Aseguramiento de los Bienes para incluir en las pólizas.

ATENCIÓN AL USUARIO
Ejecución de la decisión judicial.
PROCESO PENAL Bienes incautados

Comisos definitivos
Documentos de soporte Almacenar y salvaguardar los bienes.

(notificaciones,sentencias, Asignación del bien.
resoluciones) Control de existencias fisicas de bienes en servicios a servidores
responsables de su custodia.
Bienes destinados provisionalmente
GESIÓN DE RECURSOS
a la entidad GESTIÓN FINANCIERA
Bienes en donación Seguimiento a las polizas de seguro de los bienes.
ENTES EXTERNOS
Documentos de soporte (contratos, Información sobre inventarios individualizados por
actos administrativos, actas) responsable de su custodia.
Bienes en comodato
Elaborar y ejecutar programas de mantenimiento preventivo
GESTIÓN DE RECURSOS Bienes patrimoniales Ejecutar el mantenimiento correctivo de los bienes
Documentos de soporte(contratos,
ordenes de compra y facturas)
* Adquisición de bienes y servicios

Bienes para ser administrados
Solicitud de mantenimiento de Administración de instalaciones Recibo a satisfacción

TODOS LOS PROCESOS instalaciones Adecuación continua de las instalaciones TODOS LOS PROCESOS
Mantenimiento de instalaciones Programa de mantenimiento Preventivo

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL GESTION DEL TALENTO COMUNICACIÓN ADMINISTRACIÓN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN MEJORA CONTINUA PENAL ATENCIÓN AL USUARIO
Interactua Para: HUMANO Interactua Para: DOCUMENTOS Y REGISTROS
- Recibir directrices Estratégicas - Comunicaciones internas y Interactua Para: Interactua Para: Interactua Para: Interactua Para: Interactua Para:
Interactua Para: externas
(Misión, Visión, Politicas, - Administrar la documentación
Objetivos, Metas) - Cubrir requerimientos de del Sistema de Gestión de - Establecer acciones correctivas - Apoyar todas las actividades - Apoyar la solucion de
- Programar y ejecutar auditorias
- Recibir o solicitar asignación personal Calidad. y preventivas que contribuyan al adecuada requerimientos de usuarios
presupuestal internas prestación del servicio
- Desarrollar actividades de
- Efectuar seguimiento al -Administrar los registros (Gestión - Seguimiento a la gestión de los
entrenamiento y formación Documental) procesos
cumplimiento de metas (informes - Ejecutar auditorias de Control
de Gestión) por medio de revisión - Conocer e información
Gerencial condiciones de seguridad en interno
- Establer los planes de mejora ( puestos de trabajo y ambiente
apartir de la revisión por la - Realizar seguimiento al
laboral
Dirección)
- Cooperación y articulación - Realizar seguimiento al

Recursos: (Equipos, software, infraestructura e insumos; requerida para la Procedimientos aprobados (Ver anexo 1)
ejecución del proceso) Normograma (Ver anexo 2)
Recursos Físicos: Auditorias de calidad
Infraestructura y ambiente de trabajo (Oficinas y espacios confortables, iluminación
Informes de seguimiento y autoevaluación del POA
ventilación, sillas ergonómicas, estantes para archivo, etc)
Recursos Tecnologicos: Inventarios físicos y en bodega
Hardware y software actualizado Confiabilidad del Sistema de información
Medios de comunicación (telefonia fija y celular, radios, internet) Reportes periodicos de novedades respecto al programa de seguros
Recursos Humanos: Polizas de seguro de bienes
Funcionarios y servidores competentes con funciones asignadas Reuniones internas

Seguimiento a los programas de mantenimiento preventivo
Puntos de seguimiento y control identificados en los procedimientos
# de bajas del trimestre 25% Trimestral 100% Anual
Baja de bienes inservibles X 100 Trimestral Grupo de Almacen
# total de bajas programadas en el año
n 1-6 meses = Bueno
Sección de Bienes encargado de
Eficiencia en la legalización reclamaciones de siniestros ∑ = ∑(((FD-FA)/n)/30 días) = # meses i=1 que trascurre para la respuesta a una Semestral 6 - 12 meses = Aceptable
reclamación > de 1 año = Malo
Seguros
Numero de bienes a cargo de ex servidores en el año anterior*100 / total de bienes en
servicio al finalizar el año anterior menos Numero de bienes a cargo de ex servidores
Eficacia en el control de inventarios Anual > 0,4% Grupo de Inventarios
del año en curso *100 / numero total de bienes en servicio a finalizar el año en curso =
% de disminución de los bienes a cargo de ex servidores
Mantenimiento Preventivo Mantenimiento preventivo/mantenimiento ejecutado *100 Anual 100% ejecutado Sección de Transporte
Mantenimiento correctivo Costo correctivo= Valor actual/ valor anterior Semestral 100% ejecutado Sección de Transporte
Facturas Licitaciones
Requerimientos de los Organismos de Control Respuestas a los Organismos de Control
Decisiones Judiciales Certificaciones de Cumplimiento de contratos
Requerimientos de las Compañias de Seguros Oficios de requerimientos de Bienes en comiso
Reglamentaciòn de ley (Normograma)
Ver cuadro adjunto de análisis de riesgos. Anexo 3

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SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES
FGN 61400-AB P ADMINISTRACION DE BIENES
FGN 61400-AB P 01 Administración de Bienes Patrimoniales

FGN 61400-AB P 02 Administración de Bienes Transitorios
FGN 61400-AB P 03 Salida de Bienes Transitorios
Consolidación de Bienes Patrimoniales y Transitorios en el Modulo Consolidado de
FGN 61400-AB P 04
Bienes Siaf
FGN 61400-AL P ALMACEN
FGN 61400-AL P 01 Inventarios Físicos de Bodega

FGN 61400-AL P 02 Baja de Bienes Inservibles y Obsoletos
FGN 61400-AL P 03 Egreso de Bienes al Servicio
FGN 61400-AL P 04 Ingreso de Bienes Patrimoniales y Transitorios
FGN 61400-IN P INVENTARIOS
FGN 61400-IN P 01 Cierre y Conciliacion Mensual

FGN 61400-IN P 02 Inventario Físico
FGN 61400-IN P 03 Responsabilidades en Proceso
FGN 61400-IN P 04 Registro de Bienes Inmuebles
FGN 61400-IN P 05
Reintegro de Bienes a la Bodega de Almacén
FGN 61400-IN P 06
Traslados de Bienes Devolutivos en Servicio entre Servidores y/o Dependencias
FGN 61400-SE P SEGUROS
FGN 61400-SE P 01 Reclamaciones

FGN 61400-SE P 02 Tramite de Aseguramiento de Bienes
FGN 61500 P SECCIÓN TRANSPORTES
FGN 61500 P 01
Control Suministro de Combustible Parque Automotor
FGN 61500 P 02 Recibo e Ingreso de los Vehículos Comprados o de Otra Procedencia
FGN 61500 P 03
Entrega de Vehículos a las Dependencias con Asignacion Exclusiva
FGN 61500 P 04 Pago de Impuestos para los Vehículos de la Entidad
Mantenimiento Preventivo y Correctivo en Automotores
FGN 61500 P 05
FGN 61600 P SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE LA SEDE

FGN 61600 P 01 Administración de los servicios de aseo y cafeteria
FGN 61600 P 02
Mantenimiento y sostenimiento de sedes
Administración de los sistemas de computación telefonica
FGN 61600 P 03
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NORMOGRAMA
PROCESO / SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES
JERARQUIA DE LA NORMA FECHA TÍTULO ARTICULO (S)
LEY No.
716 24-Dic-01 Normas sanemiento de información contable
Todo
Deroga la ley 333 y establece reglas que gobiernan la
793 27-Dic-02
extinción de dominio Todo
80 28-Oct-93 Contratación Estatal Todo
DECRETO No.
2535 17-Dic-93 Normas sobre armas,municiones y explosivos.
N.A
Administración de bienes incautados por delitos de
2100 19-Nov-96
secuestro. N.A
1737 21-Ago-98 Ley de austeridad N.A
2209 29-Oct-98 Ley de austeridad N.A
Por el cual se modifica la estructura de la Fiscalia Capitulo VIII articulo 44 numeral
22-Feb-00
261 General de la Nación 11
Por el cual se modifica parcialmente los decretos
29-Oct-98
2209 1737 y 1738 de 1998 3,9 y 13
Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se Capitulo 1 artículo 1,4,5 y 8 -
30-Sep-02 modifica el decreto 855 de 1994 se dictan otras
2170 disposiciones en aplicación de la ley 527 de 1999 Capitulo 3 artículo 10
N.A N.A N.A N.A
CIRCULAR No.
26-Feb-01 Instructivo manejo de bienes y depósitos judiciales

N.A
Armas,municiones y explosivos involucradios dentro
0012 19-Nov-02
de investigaciones N.A
0015 3-Jun-03 Manejo y registro y control de bienes donados
N.A
17 12-Jun-03 Análisis conciliación saldos armamento

N.A
0003 17-Jul-03 Actualización Inventarios en las Seccionales N.A
Normatividad para el manejo,registro y control de
0024 11-Sep-03
bienes. N.A
0039 30-Dic-03 Incorporación de bienes recibidos en donación N.A
42 7-Dic-04 Inscripción al Registro Únici Tributario - RUT N.A
0010 17-Mar-05 Depuración Información Armamento N.A
0001 14-Abr-05 Instrucciones sobre vehículos incautados N.A
DFV-107 3-Jun-05 Depósitos en custodia N.A
Manejo,registro y control de bienes adquiridos por
0021 12-Sep-05
gastos reservados N.A
0007 28-Sep-05 Divulgación de la Ley 951 de 2005 N.A
0008 15-Mar-06 Solicitud de donaciones a la D.I.A.N. N.A
0006 26-Sep-06 Comiso definitivo N.A
Presupuesto 2007 ( Sustitución de inmuebles por obras

0026 8-Nov-06 necesarias para adquisición,terminación,adecuación y dotación de
su infraestructura, sin operación presupuestal alguna )
N.A
0030 7-Dic-06 Registro y Control de Bienes de la Entidad N.A
Arriendo de equipos de computación. Acta de entrega
0003 23-Ene-07
y copia del Contrato 0065 de 2006. N.A
Reclamenta la resolución No. 1740 de noviembre 21
´003 25-Ene-03
de 2001 N.A
RESOLUCIÓN No.
Manual de Contración para la Fiscalía General de la
0690 25-Mar-97
Nación N.A
01740 21-Nov-01 Manejo del parque automotor en la F.G.N. N.A
01259 17-Jul-02 Delegación para celebración de contratos N.A
02283 5-Nov-03 Políticas de saneamiento contable N.A
04036 20-Ago-04 Comité seccionales de bienes incautados N.A
Procedimiento para el manejo,registro y control de
06805 31-Dic-04
bienes patrimoniales y transitorios. N.A
0163 12-Ene-05 Delegación de gastos N.A
Reglamentael registro, custodia y control de los títulos
03012 18-Jul-05
judiciales. N.A
Autoriza a la D.N.A.F. la asignación de vehículos que
04462 30-Dic-05
estén bajo su cargo. N.A
1740 21-Nov-02 Mecanismo para el manejo del parque automotor N.A
Se asignan unos vehiculos de uso oficial, se
1030 3-Abr-06 constituye un grupo de vehiculos operativos y se
dictan otras disposiciones N.A
Manual de contratación de la Fiscalia General de la
6240 14-Dic-04
Nación N.A
Manual de funciones del area Administrativa y
1100 17-Jun-02
Financiera N.A
MEMORANDOS
00001 14-Ene-94 Manejo de bienes vinculados a los procesos N.A
Inventario de armas de fuego a disposición de la
015 25-Mar-97
Fiscalía. N.A
Armas,municiones y explosivos involucrados dentro
020 8-Abr-98
de las investigaciones penales N.A
Almacenamiento de insumos, productos y vehículos
023 Dic-03
relacionado con el robo de combustibles N.A
Investigaciones por delitos contra hidrocarburos y
000083 22-Sep-03
conexos N.A
00527 7-Sep-04 Solicitudes de donación N.A
00613 12-Oct-04 Marcación de vehículos en comiso N.A
Requisito para el ingreso de vehículos incautados al
00141 7-Feb-05
Patio Único N.A
Modificación memorando 00613 "Marcación de
01000 22-Nov-05
vehículos en comiso N.A
00040 15-Mar-06 Bienes incautados N.A
Versión: 01
CARACTERIZACION DE PROCESO Y SUBPROCESO Página 1 de 1
VALORACIÓN DE RIESGOS
PROCESO/
SUBPROCESO
ADMINISTRACION DE BIENES
OBJETIVO: Administrar y custodiar los bienes con el fin de asegurar su protección y conservación hasta la destinación definitiva

Implementación de un sistema automático de control de inventarios
Inventario físico anual
Sistema de información que permita el manejo, registro y control de los

Inventario físico selectivo inventarios a nivel nacional
Capacitación, divulgación y entrenamiento y unificación en la aplicación

Pérdida o extravío de
1 3 5 Riesgo Moderado Identificación de los bienes Riesgo Tolerable de procedimientos que rigen la materia a nivel nacional
los bienes en servicio
desde el momento de ingreso
a bodega
Crear e implementar un documento "paz y salvo" que debe entregarse a

Póliza de seguro de bienes todo servidor de la Fiscalia que es trasladado y para aquellos que se
retiran de la Entidad.
Unificación física de las bodegas de bienes
Inventario físico anual
Implementación de un sistema de seguridad

Inventario físico selectivo
Acceso restringido de Mejoramiento del Sistema de Información SIAF para el manejo, registro y
personas extrañas control de bienes
Pérdida de los bienes Conjuntamente entre la Dirección Nacional Administrativa y Financiera y

2 2 10 Riesgo Moderado Riesgo Tolerable la Dirección Nacional de Fiscalias crear políticas que permitan por parte
en bodega
Póliza de manejo de bienes de los Fiscales la definición definitiva de la situación jurídica de los
bienes asociados a los procesos penales.
Sensibilización a nivel nacional sobre los procesos administrativos en

Registro de los bienes una manejo de bienes e instrucciones de disposición final de los bienes por
vez son entregados parte de la DNF
Infraestructura adecuada para la tenencia y conservación de los bienes y
Correcto almacenamiento de
vehículos
acuerdo a las características
del bien
Capacitación a los funcionarios de las bodegas en técnicas y aspectos

Evaluación periódica y logísticos de almacenamiento de bienes y automotores
Deterioro de los selectiva de bienes en
bienes por bodega y en servicio
consecuencias
3 diferentes a la 3 20 Riesgo Inaceptable Riesgo Importante Sensibilización a nivel nacional sobre la correcta utilización y
obsolecencia el uso Identificación de la situación conservación de los bienes en uso
normal y la jurídica de los bienes
naturaleza.
Conjuntamente entre la Dirección Nacional Administrativa y Financiera y
Ejecución de mantenimiento la Dirección Nacional de Fiscalias crear políticas que permitan por parte
preventivo y correctivo de los de los Fiscales la definición definitiva de la situación jurídica de los
bienes de alto costo bienes asociados a los procesos penales.
Adecuada Planeación de las compras

Bajas de bienes
patrimoniales inservibles u
obsoletos (remates y
destrucciones)
Mejoramiento del software que permita generar reportes gerenciales que

Permutas de bienes apoyen la toma de decisiones.
patrimoniales inservibles u
obsoletos
Cumplimiento de la normatividad sobre baja de bienes inservibles

Congestión de las
4 3 10 Riesgo Importante Estudio de conveniencia de Riesgo moderado
Bodegas
los bienes donados por la
DIAN
Conjuntamente entre la Dirección Nacional Administrativa y Financiera y

Seguimiento a la situación la Dirección Nacional de Fiscalias crear políticas que permitan por parte
jurídica de los vehículos de los Fiscales la definición definitiva de la situación jurídica de los
automotores en bodega bienes asociados a los procesos penales.
Implementación de técnicas de logística- teoría 5 "S"

Exámenes médicos periódicos
Uso de elementos de
dotación
Capacitaciones periódicas sobre seguridad industrial
Capacitación sobre la
Afectación de la salud manipulación de elementos
ocupacional de los
ocupacional de los
5 servidores que 3 20 Riesgo Inaceptable Riesgo Importante Dotación de los elementos necesarios para el correcto desempeño de las
Capacitación sobre tareas propias de la bodega
cumplen funciones en
seguridad industrial
la bodega
Contratos para la destrucción

de bienes y sustancias con
riegos para la comunidad.
Objeción de siniestros únicamente por factores contratados en las pólizas

Aviso en línea al número tales como deducibles y valores mínimos de siniestro.
telefónico 01800 de
ocurrencia del siniestro
Seguimiento de
documentación una vez
reportado el siniestro por
parte de la Entidad
No obtener la
indemnización por
6 parte de la 2 10 Riesgo Moderado Seguimiento de Riesgo Tolerable
asegurdora cuando documentación una vez
ocurre un siniestro reportado el siniestro por
parte de los Intermediarios
de Seguros
Visitas técnicas a
Seccionales que presentan
inconvenientes en las
reclamaciones.
Sistema de información que consolide y comparta la información entre

Control sobre la asignación
bienes y transportes
de los vehículos por parte
de la Dirección Nacional
Definir claramente el procedimiento del manejo y custodia del parque
Experticio técnico mecánico automotor con sus respectivas responsabilidades
de vehículos para asignar el
Ineficiencia valor
administrativa en la
7 3 20 Riesgo Inaceptable Riesgo Inaceptable
custodia del parque
automotor Inventario de recepción y
entrega de vehículos en
servicio (movilizados)
Documentar el procedimiento para el reporte de novedades de traslado

Procedimiento de manejo del de vehículos
parque automotor
Sistema de información que consolide y comparta la informacion entre
Control sobre la asignación bienes y trnasportes
de los vehículos por parte
de la Dirección Nacional
Definir claramente el procedimiento del manejo y custodia del parque

Inexistencia de un Experticio técnico mecánico automotor con sus respectivas responsabilidades
preocedimiento de vehículos para asignar el
8 administrativo en la 3 20 Riesgo inaceptable valor Riesgo Inaceptable
custodia del patio
unico Inventario de recepción y
entrega de vehículos en
servicio (movilizados)
Documentar el procedimento para el reporte de novedades de traslado de
Procedimento de manejo del vehículos
parque automotor
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Y SUBPROCESO Versión: 01

Página 1 de 1
DE APOYO GESTIÓN DE RECURSOS GESTIÓN FINANCIERA
Optimizar la distribución y ejecución de los recursos financieros Jefe de División Financiera
Dirección Nacional Administrativa y Financiera, División Administrativa, División

El subproceso inicia con la identificación de la necesidad de recursos financieros y finaliza con la ejecución del presupuesto
Financiera (Presupuesto, Tesorería, Contabilidad y Títulos).

PLANEACION INSTITUCIONAL Distribuir y ejecutar los recursos asignados. Informes de Gesión PLANEACION INSTITUCIONAL
Ejecutar convenios
Realizar seguimiento y autoevaluación del Plan Operativo anual

POA
Necesidad de recursos
TODOS LOS PROCESOS
Participar en la elaboración y ajuste del proyecto de presupuesto Información a cerca de pagos a
TODOS LOS PROCESOS
Solicitud de modificación de recursos proveedores y funcionarios
Apropiación de recursos

Asignación y distribución del Plan Anual Mensualizado de Caja MINISTERIO DE HACIENDA
(PAC)
Pagos comprobante de egreso
BENEFICIARIO DEL PAGO
Analisis, seguimiento y control de la ejecución presupuestal
Causación de pago Informes contables y financieros CONTRALORIA GENERAL
GESTIÓN DE RECURSOS Solicitud CDP CONTADURÍA GENERAL
Consolidación
* Adquisición de bienes y Cuentas para pagos PF DIAN
servicios Revisión, validación y consolidación de la información contable de
las seccionales
Pagos a funcionarios y servidores FUNCIONARIOS Y SERVIDORES
Estados Financieros Seccionales
Administración, contabilización y custodia de titulos BENEFICIARIOS

Pago o devolucón de Titulos
PROCESO PENAL Títulos judiciales
Judiciales
Inventario actualizado y consolidación de titulos judiciales
HUMANO
Interactua Para: - Comunicaciones internas y REGISTROS Interactua Para: Interactua Para: Interactua Para: Interactua Para:
- Recibir directrices Interactua Para:
externas Interactua Para:
Estratégicas (Misión, Visión, - Cubrir requerimientos de - Administrar la - Programar y ejecutar - Establecer acciones - Apoyar todas las actividades - Apoyar la solución de
Politicas, Objetivos, Metas) personal documentación del Sistema correctivas y preventivas que contribuyan al adecuada requerimientos de usuarios
- Recibir o solicitar asignación de Gestión de Calidad. auditorias internas prestación del servicio
presupuestal - Seguimiento a la gestión de
- Efectuar seguimiento al entrenamiento y formación -Administrar los registros - Ejecutar auditorias de los procesos
cumplimiento de metas - Conocer e información (Gestión Documental)
(informes de Gestión) por Control interno
condiciones de seguridad en
puestos de trabajo y ambiente - Realizar seguimiento al
- Establer los planes de
mejora ( apartir de la revisión laboral desempeño del proceso
por la Dirección)
- Cooperación y articulación - Auto evaluación y
convenios) estadistica
Mecanismos de seguimiento y control: (Corrresponde a

RECURSOS actividades internas y/o externas que permitan asegurar que el DOCUMENTOS
proceso se realiza según lo planificado)
Recursos: (Equipos, software, infraestructura e insumos; requerida para la Procedimientos aprobados (Ver anexo 1)
ejecución del proceso)
Normograma (Ver anexo 2)
y ventilación, sillas ergonómicas, estantes para archivo, etc)
Hardware y software actualizado Revisión Gerencial

Verficación del cumplimiento de los compromisos de pago
Recursos Humanos:
Funcionarios y servidores competentes con funciones asignadas
No. Observaciones atendidas/ No. Observaciones efectuadas a los
Razonabilidad de los estados financieros de la Entidad Trimestral 100% al final de año Sección Contabilidad
estados financieros
Ejecución Presupuestal Recursos comprometidos/ Recursos Apropiados* 100 Mensual 100% al final de año Sección Presupuesto
Cupo asignado/ cupo ejecutado * 100 Ejecución del 100% de
Ejecución del PAC Mensual Sección de Tesoreria
los cupos asignados
Normograma (ver anexo) Normograma (ver anexo)
Autorización de vigencias futuras Informes de Ejecución Presupuestal para los distintos organos de control
Comunicados informando asignación de recursos de entidades externas Solicitud tramite descuento,Libranza
Requerimientos de proveedores Terminal de nomina para pago a funcionarios
Ordenes Judiciales Obligación para tramite de pago

Comprobante de egreso
Solicitudes por parte de terceros
Requerimientos por parte de contraloria Orden de titulo judicial
Titulos valor Acta de entrega del titulo valor
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PROCEDIMIENTOS - SUBPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA

FGN 62000 P DIVISION FINANCIERA
FGN 62000 P 01
Elaboración Anteproyecto de Presupuesto de Gastos Generales de la Entidad
FGN 62000 P 02 Proyecto de Distribucion Presupuestal de Gastos Generales
FGN 62000 P 03
Elaboracion del Plan de Compras y Programa de Gastos de la Entidad
FGN 62000 P 04 Seguimiento a la Ejecucion Plan de Compras y Programa de Gastos de la Entidad

Seguimiento a la ejecución Presupuestal de Gastos de Funcionamiento e Inversión de la
FGN 62000 P 05
Entidad
FGN 62000-CU CUENTAS
FGN 62000-CU P 01 Tramite para el Pago de Obligaciones (PF).
FGN 62100 P SECCION PRESUPUESTO
FGN 62100 P 01
Registro de la Apropiacion Presupuestal y Distribución Interna a Nivel Nacional
FGN 62100 P 02 Ajuste de las Asignaciones a Nivel Nacional
FGN 62100 P 03 Tramite de Adición Presupuestal
FGN 62100 P 04 Aplazamiento o Reducción Presupuestal Ordenada por el Gobierno Nacional
FGN 62100 P 05 Traslado de Partidas Presupuestales que Impliquen Modificación del Desagregado
FGN 62100 P 06 Tramite de Modificaciones Presupuestales
FGN 62100 P 07 Solicitud de Vigencias Expiradas -Modificacion Presupuestal
FGN 62100 P 08 Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal
FGN 62100 P 09 Registro Presupuestal de Compromiso
FGN 62100 P 10
Registro Presupuestal de la Nomina Mensual y de las Contribuciones Inherentes
FGN 62100 P 11 Solicitud, Autorización y Compromisos de Vigencias Futuras
FGN 62100 P 12 Registro Presupuestal de Apertura, Reembolso y Legalización de Cajas Menores

FGN 62100 P 13 Registro Presupuestal de Ingresos
FGN 62100 P 14 Cierre Mensual y Anual de la Ejecución Presupuestal de la Vigencia Actual

FGN 62100 P 15 Constitución de la Reserva Presupuestal
FGN 62200 P SECCION CONTABILIDAD
FGN 62200 P 01 Causación Contable

FGN 62200 P 02 Conciliaciones Contables
FGN 62200 P 03 Consolidación a nivel nacional de la información contable
FGN 62200 P 04 Presentación de informes
FGN 62300 P SECCION TESORERIA
FGN 62300 P 01 Programación del PAC

FGN 62300 P 02 Modificaciones al PAC
FGN 62300 P 03 Asignación de Cupos de PAC a las Seccionales
FGN 62300 P 04 Ejecución del PAC – Pago de Proveedores y Obligaciones
FGN 62300 P 05 Certificación de Pagos Realizados y Deducciones Tributarias Aplicadas
FGN 62300 P 06 Registro de Ingresos en Siaf
FGN 62300 P 07 Aplicación de Reintegros en Siif
FGN 62300 P 08
Registro de Ingresos por Amortización de Creditos de Vivienda y Reintegro a la DTN
FGN 62300 P 09 Presentación de Declaraciones de Impuestos Tributarios
FGN 62300 P 10 Aprobación y Pago de Descuentos por Nomina y Aplicación de Novedades

FGN 62300 P 11 Constitución de las Cuentas por pagar
FGN 62300 P 12 Informe situado de fondos DTN y Beneficiario Final
FGN 62400 P TITULOS
FGN 62400 P 01 Prescripción de Títulos Judiciales

FGN 62400 P 02 Apertura de Cuenta de Depósito Judicial
FGN 62400 P 03 Pago de Títulos Judiciales en Unidades de Fiscalía Ubicadas en Bogotá y en las Ciudades
Sedes de las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras
FGN 62400 P 04 Pago de Titulos Judiciales en las Unidades de Fiscalia ubicadas en los Municipios diferentes de
las ciudades sedes de las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras
FGN 62400 P 05 Expedicion y Recepcion de Titulos Judiciales
FGN 62400 P 06 Reposición de Titulos Judiciales
FGN 62400 P 07 Fraccionamiento de Titulos Judiciales
FGN 62400 P 08 Conversion de Titulos Judiciales
Solicitud y Registro de Recursos para Cubrir Reembolsos de las Cajas Menores de Gastos
FGN 62200 P 28
Reservados
FGN 62200 P 29 Legalización de las Cajas Menores de Gastos Reservados
FGN 62200 P 30 Reintegros de Sobrantes Caja Menor Gastos Reservados
FGN 62200 P 31 Presentación de Informe a la Contraloría General de la Republica-Gastos Reservados

FGN 62300 P SECCION TESORERIA
FGN 62300 P 01 Programación del PAC

FGN 62300 P 02 Modificaciones al PAC
FGN 62300 P 03 Asignación de Cupos de PAC a las Seccionales
FGN 62300 P 04 Ejecución del PAC – Pago de Proveedores y Obligaciones
FGN 62300 P 05 Certificación de Pagos Realizados y Deducciones Tributarias Aplicadas
FGN 62300 P 06 Registro de Ingresos en Siaf
FGN 62300 P 07 Aplicación de Reintegros en Siif
FGN 62300 P 08
Registro de Ingresos por Amortización de Creditos de Vivienda y Reintegro a la DTN
FGN 62300 P 09 Presentación de Declaraciones de Impuestos Tributarios
Aprobación y Pago de Descuentos por Nomina y Aplicación de Novedades Constitución de las
FGN 62300 P 10
Cuentas por pagar
FGN 62300 P 11 Informe situado de fondos DTN y Beneficiario Final
FGN 62400 P TITULOS
FGN 62400 P 01 Prescripción de Títulos Judiciales

FGN 62400 P 03 Expedicion y Recepcion de Titulos Judiciales
Pago de Títulos Judiciales en Unidades de Fiscalía Ubicadas en Bogotá y en las Ciudades
FGN 62400 P 04
Sedes de las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras
FGN 62400 P 05 Pago de Titulos Judiciales en las Unidades de Fiscalia ubicadas en los Municipios diferentes de
las ciudades sedes de las Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras
FGN 62400 P 06 Reposición de Titulos Judiciales
FGN 62400 P 07 Fraccionamiento de Titulos Judiciales
FGN 62400 P 08 Conversion de Titulos Judiciales

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NORMOGRAMA
PROCESO / SUBPROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
JERARQUIA DE LA NORMA
LEY No.
LEY PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACION 2006 -
"POR LA CUAL SE DECRETA EL PRESUPUESTO DE
1110** 27 diciembre de 2006 RENTAS Y RECURSOS DE CAPITAL Y LA LEY DE N.A
APROPIACIONES PARA LA VIGENCIA FISCAL DEL 1o. DE
ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007"

2007 ESTATUTO TRIBUTARIO 631
ESTRUCTURA ORGANICA FISCALIA GENERAL DE LA
938 2004 27,31.32
NACIÓN
DECRETO No.
ESTATUTO ORGANICO DEL PRESUPUESTO GENERAL
111 15 enero de 1996 N.A
DE LA NACION
"POR EL CUAL SE LIQUIDA EL PRESUPUESTO GENERAL
DE LA NACION PARA LA VIGENCIA FISCAL DE 2007, SE
4579** 27 diciembre de 2006 N.A
DETALLAN LAS APROPAICIONES Y SE CLASIFICAN Y
DEFINEN LOS GASTOS
2789 31 agosto de 2004 POR EL CUAL SE REGLAMENTA EL SIIF NACION N.A
POR EL CUAL SE DICTAN ALGUNAS DISPOSICIONES
SOBRE EL MANEJO DE RECURSOS PUBLICOS Y
178 29 enero de 2003 APLICABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE N.A
INFORMACIÓN, SIIF NACIÓN.¨
EXPEDIDO POR EL CONSEJO SUPERIOR DE LA
ACUERDO 1115 2001 N.A
JUDICATURA
JUDICATURA
JUDICATURA
CIRCULAR No.
CIRCULAR EXTERNA DE MARCO. DE GASTO DE
EXTERNA abril de 2006 MEDIANO PLAZO 2007 - 2010 N.A
CIERRE DE VIGENCIA INSTRUCTIVO CIERRE DE VIGENCIA

diciembre de 2006 N.A
FISCAL **
RESOLUCIÓN No.
1 ** 2 enero de 2007 FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES N.A
550 1 de diciembre 2006 PLAN GENERAL DE LA CONTABILIDAD PUBLICA N.A
CIRCULAR No.
EXTERNA CIRCULAR EXTERNA DE MARCO. DE GASTO DE N.A
ABRIL DE 2006
MEDIANO PLAZO 2007 - 2010
CIERRE DE VIGENCIA INSTRUCTIVO CIERRE DE VIGENCIA N.A
DICIEMBRE DE 2006
FISCAL **
RESOLUCIÓN No.
1 ** 2 DE ENERO DE 2007 FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS MENORES N.A
**Son normas que se actualizan anualmente
Versión: 01
Página 1 de 1
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO O SUBPROCESO
PROCESO/
SUBPROCESO GESTIÓN FINANCIERA
OBJETIVO: OPTIMIZAR LA DISTRIBUCIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

Conciliación mensual y anual Sencibilizar a a la dependencia involucrada en el

de la ejecución presupuestal proceso que la información antes de ser enviada a
entre los sistemas de contabilidad debe ser previamente revizada y
información SIAF - SIIF conciliada.
Análisis, verificación y revisión

Que las seccionales previo envío revisen y concilien la
mensual y anual, de la
información con las demás áreas previo envío de la
información contable de las
información mensual al nivel central
seccionales
Revisión y Consolidación Que las seccionales previo envío revisen y concilien la

mensual y anual de situado de información con Tesorería, previo envío de la
fondos información mensual al nivel central
No fenecimiento de Controles automáticos de los

1 2 10 Riesgo Moderado Riesgo Moderado
la cuenta sistemas de información
Hoja de ruta de Minhacienda

para SIIF
Comunicación a los servidores encargados de
Conciliación de información en
elaborar el comparativo SIAF SIIF sobre la importancia
los sistemas SIAF-SIIF
de la exactitud de esta información
Conciliación de información
contable, con las Comunicación a los servidores encargados de
dependencias involucradas, en elaborar el comparativo SIAF SIIF sobre la importacia
los procesos que generan de la exactitud y la responsabilidad de las áreas
información de hechos involucradas en el proceso sobre esta información
económicos.
Verificar el cumplimiento a las

normas establecidas por la
Contaduria General de la
Nación.
Inconsistencia de la Revisar que se realicen las
información en el acciones correctivas a
sistema CHIP requerimientos y
(sistema observaciones efectuadas por
2 consolidador de 1 20 Riesgo Moderado la Contraloria General, Moderado
Hacienda e Contaduria General de la
información pública) Nación y Control Interno
por no contar con los
reportes en SIIF. Verificar el cumplimiento de las
fechas de entrega de informes
a los entes de control.
Garantizar la exactitud en la
información
Información suministrada por
Que SIIf genere los reportes con la información
el SIAF, conciliada con la que
requerida para reportar la información en CHIP.
genera SIIF
3 0 0 0 0 Moderado
Mejoras al sistema por parte
de la Contaduría General de
la Nación
Informe de saldos disponibles REVISAR CON ADMINISTRATIVA los controles

de vigencia y de reserva existentes y los óptiimos
No ejecución de
4 3 20 Riesgo Inaceptable Informes Saldos por ejecutar
recursos
en CDP
Informe mensual sobre cupo
Informes de saldos disponibles de apropiación
de PAC
Solicitud ante Ministerio de
Hacienda para adiciones
presupuestales
Inadecuada Seguimiento a instructivo interno de techos
5 distribución de los 3 20 Riesgo Inaceptable Riesgo Importante presupuestales(Marco de Gasto).
recursos Seguimiento a la ejecución
presupuestal
Plan de compras
Circular Externa No. 40 del 20

de diciembre de 2006 en la Cumplimiento a los dispuesto en la Circular Externa
cual la DTN establece el No. 40 del 20 de diciembre de 2006 en la cual la DTN
calendario Mensual de establece el calendario Mensual de modificaciones de
modificaciones de PAC para la PAC para la vigencia 2007
vigencia 2007
Insuficiencia de PAC Circular DNAF 018 del 30 de
Cumplimineto a lo dispuesto en la Circular DNAF 018
para el pago mayo de 2002 en la cuial se
Zona de riesgo Zona de riesgo del 30 de mayo de 2002 en la cuial se establece la
6 oportuno de las 1 20 establece la metodologia para
moderado moderado metodologia para el manejo del PAC
obligaciones de la el manejo del PAC
entidad
Planes de pago de acuerdo
con los compromisos del Plan
Cumplir con los Planes de pago de acuerdo con los
de Compras y Circulares de
compromisos del Plan de Compras y Circulares de
cierre de vigencia donde se
cierre de vigencia donde se establecen las fechas
establecen las fechas lìmites
lìmites para el tramite de pago de obligaciones
para el tramite de pago de
obligaciones
Seguimiento a las
Seccionales, Oficinas
responsables de la ejecuciòn
de contratos y Grupo de
Cuentas para el tramite
oportuno de las mismas.
Seguimiento a las Realizar el oportuno seguimiento a las Seccionales,

Ineficiente ejecución Zona de riesgo Seccionales, Oficinas Zona de riesgo Oficinas responsables de la ejecuciòn de contratos y
7 2 20
del PAC importante responsables de la ejecuciòn importante Grupo de Cuentas para el tramite oportuno de las
de contratos y Grupo de mismas.
Cuentas para el tramite
oportuno de las mismas.
Realizar oprtunamente los

requerimeintos a las areas
competentes para la solucion
de los problemas tècnicos
presentados
Circular No, 006 del 6 de

marxo de 2006 con la cual se Cumplir con lo dispuesto en la Circular No, 006 del 6
adoptan medidas de seguridad de marxo de 2006 con la cual se adoptan medidas de
para la aplicación de pagos en seguridad para la aplicación de pagos en el SIIF
el SIIF
Pago a terceros
Zona de riesgo Zona de riesgo
8 diferentes al 2 20 Confirmaciòn de los pagos con
importante importante Garantizar la Confirmaciòn de los pagos con los
beneficiario los beneficiarios y validaciòn
beneficiarios y validaciòn de los mismos con las
de los mismos con las
entidades financieras
entidades financieras
Validaciòn de seguridades con
Confirmar la Validaciòn de seguridades con la DTN
la DTN SIIF y Oficina de
SIIF y Oficina de Informatica
Informatica
Conciliación de las cuentas
Reporte diario de ingresos por parte del Banco
Titulos no registrados bancarias
9 ni reportados por el Riesgo tolerable Riesgo aceptable
Registro de titulos en SIJUF
banco
Registro de los titulos en el

SIAF
Cada pago rerquiere firma y
huella de dos servidores
Confirmación personal de
Cobro indebido de Que las claves de usuarios sean personales
pagos superiores a 15 SMLMV
titulos judiciales
10 1 10 Riesgo tolerable Riesgo aceptable
cuentas Segregación de funciones de
administrativa autorización (Fiscalías) y
Tramite y registro
(Administratuiva)
Claves de usuarios
Conciliación de las cuentas
bancarias
PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Código: FGN-14100-F-09
Versión: 01
CARACTERIZACION DE PROCESO
Página 1 de 1
DE APOYO GESTIÓN DE RECURSOS INFORMATICA Y TELEMATICA
Gestionar la adecuada aplicacion de las tecnologias de informacion y comunicaciones en todos los procesos de la entidad, buscando Jefe de la Oficina de Informatica
satisfacer las necesidades de usuarios y partes interesadas.
ALCANCE (En donde inicia y finaliza el proceso o subproceso) AREAS INVOLUCRADAS (Dependencias que participan en la ejecucuón del subproceso)
El subproceso inicia con la identificación de la necesidad de soporte y desarrollo tecnológico y finaliza con la entrega a satisfacción del
Oficina de informática
servicio
Orientar las actividades del area al Direccionamiento

estratégico
Distribuir y ejecutar los recursos asignados.
Planeación Institucional visión, políticas, objetivos, Informes de Gesión Planeación Institucional
metas) Ejecutar plan de compras
Ejecutar convenios
Realizar seguimiento y autoevaluación del Plan Operativo
anual -POA
Elaborar el plan maestro de desarrollo y sistemas
Generación y supervisión de proyectos informáticos
Recepción y evaluación de necesidades informáticas

Necesidades informaticas
Construcción de aplicaciones y soluciones Informáticas
satisfechas:
Requerimientos de herramientas Investigacion de nuevas tecnologías

e infraestructura informatica y de
Solución de la solicitud
telecomunicaciones . Atención a Usuarios
Todos los procesos y Copias de seguridad disponibles
Seguridad Informática Todos los procesos
partes interesadas
Sistemas de información
Administración de servicios corportavios
disponibles
Red en funcionamiento
Mantenimiento preventivo y correctivo de Hardware
Solicitud de una necesidad de Equipos con mantenimiento
soporte informatico
Mantenimiento de Software
Generación, implementación, seguimiento y control de

políticas para el adecuado uso de los recuros informáticos
Fecha de Actualización: AAAA/MM/DD

HUMANO
- Recibir directrices Interactua Para: Interactua Para:
externas
Estratégicas (Misión, Visión, - Cubrir requerimientos de - Administrar la - Programar y ejecutar - Establecer acciones - Apoyar todas las - Apoyar la solucion de
Politicas, Objetivos, Metas) documentación del Sistema correctivas y preventivas actividades que contribuyan a requerimientos de usuarios
personal de Gestión de Calidad.
- Recibir o solicitar auditorias internas adecuada prestación del
- Desarrollar actividades de - Verificar y efectuar servicio
asignación presupuestal
-Administrar los registros seguimiento al estado las
- Efectuar seguimiento al entrenamiento y formación - Ejecutar auditorias de
(Gestión Documental) acciones correctivas y
cumplimiento de metas - Conocer e información preventivas.
(informes de Gestión) por Control interno
- Seguimiento a los informes
condiciones de seguridad en
medio de revisión Gerencial de gestión de los procesos
puestos de trabajo y ambiente - Realizar seguimiento al
- Establer los planes de
mejora ( apartir de la revisión - Fijar los lineamientos para
laboral desempeño del proceso establecer planes de
por la Dirección)
- Realizar seguimiento al mejoramiento (individual, por
- Cooperación y articulación - Auto evaluación y procesos e institucional).
convenios) estadistica
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL :

RECURSOS (Corrresponde a actividades internas y/o externas que permitan DOCUMENTOS
asegurar que el proceso se realiza según lo planificado)
Atención de requerimientos informaticos y de

Auditorias de control interno y de contraloría FGN-12000-P-01
Recursos: (Equipos, software, infraestructura e insumos; requerida telecomunicaciones
para la ejecución del proceso) Control y provisión de la plataforma computacional de
Auditorias de calidad FGN-12000-P-02
la entidad
Soporte técnico a la red nacional de
Recursos Físicos: Informes de seguimiento y autoevaluación del POA FGN-12000-P-03
telecomunicaciones
Infraestructura y ambiente de trabajo (Oficinas y espacios Informes de ejecución presupuestal Supervisión de la prestación del servicio para la red
confortables, iluminación y ventilación, sillas ergonómicas, estantes FGN-12000-P-04
Comites de Dirección nacional de telecomuicaciones
para archivo, etc)
Verificar que los requerimientos se ejecuten en los tiempos
Recursos Tecnologicos: FGN-12000-P-05 Configuración de clientes remotos seguros
programados
Software actualizado Revisión Gerencial Mantenimiento del dominio y enlace de
FGN-12000-P-06
Medios de comunicación (telefonia fija y celular, radios, internet) Verificación y pruebas de control de calidad telecomunicaciones de acceso a internet
Control y provisión de la plataforma computacional de la Control de calidad de las soluciones informaticas y su
entidad FGN-12000-P-07 replicación
Recursos Humanos: Soporte técnico a la red nacional de telecomunicaciones
Funcionarios y servidores competentes con funciones asignadas Generación copias de seguridad servidores y su
Supervisión de la prestación del servicio para la red nacional FGN-12000-P-08
almacenamiento
de telecomunicaciones
Mantenimiento del dominio y enlace de comunicaciones de

acceso a internet
Desarrollo de sistemas de información
Control de calidad de las soluciones informáticas y su
replicación
Mantenimientos de equipos de cómputo
Generación de copias de seguridad y su almacenamiento
Administración de sitios web de la entidad

Requerimientos atendidos/requerimientos recibidos
SOPORTE A USUARIO FINAL Trimestral 90% Jefe Oficina de Informatica
DISPONBILIDAD DE LOS SERVICIOS Total de horas no disponibles/ Total de horas cumplimiento de disponibilidad
Trimestral 100% Jefe Oficina de Informatica
OFRECIDOS
Promedio de califación de los requerimientos
SATISFACCION A USUARIOS Mensual 90% Jefe Oficina de Informatica
Actividades ejecutadas/ Actividades programadas *100

INDICE DE CUMPLIMIENTO DE POA Semestral 100% Jefe Oficina de Informatica
INFORMACION SECUNDARIA(INFORMACIÓN O DATOS QUIE SE ORIGINAN O PROCESAN AL INTERIOR Y SON

INFORMACION PRIMARIA (DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE INGRESA DE ENTES EXTERNOS
ENTREGADOS A OTROS PROCESOS
Información detallada y estadística a solicitud de los interesados

Manuales y especificaciones de proveedores de Tecnología
Información de recursos requeridos por el proceso
Reglamentación de ley emitida por los diferentes entes del estado u otros aplicables en el proceso o subproceso ( Ver Normograma adjunto ) Informes de gestión
Ver cuadro adjunto de análisis de riesgos.

Codigo :
FGN-14100-F-09
PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Versión: 01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO O SUBPROCESO
Página: 1 de 2
PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS

SUBPROCESO: INFORMATICA Y TELEMÁTICA
NORMOGRAMA
PROCESO / SUBPROCESO: PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS / SUBPROCESO INFORMATICA Y
TELEMATICA
ELEMENTO: INFORMATICA

Constitución 1991 Constitución Política de Colombia 78-334
Por medio de la cual se define y reglamenta el

Ley 527 1999 acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones Completo
Directiva Presidencial 12 2002 Lucha contra la Corrupción Completo
7 de octubre de Por medio de la cual se establece las Normas de

Circular DNAF No. 0031
2004 Seguridad informática para los funcionarios de la
Entidad Completo
ELEMENTO: NORMAS DE CONTROL INTERNO

Constitución 1991 Constitución Política de Colombia 209-269
Estatuto Orgánico de la Fiscalía General de la
Ley 938 2004 Nación Art. 22
Directiva 02 2000 Gobierno en línea Completo
Por el cual se reglamenta la ley 87 de 1993.
Decreto 1826 1994 Sistema de Control Interno Completo
Lineamientos para la implementación de la política
Directiva Presidencial 09 1999 de lucha contra la corrupción Completo
Por la cual se dictan normas de control interno en
Ley 87 1993 las entidades y organismos del estado Art. 4
Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia
de control interno de las entidades del orden
Decreto 280 1996 nacional y territorial. Completo
Por el cual se dictan normas sobre el Sistema
Nacional de Control Interno de las Entidades y
Organismos de la Administración Pública del Orden
Decreto 2145 1999 Nacional y Territorial Completo
Decreto 2539 2000 Por el cual se modifica el decreto 2145 de 1999 Completo
Por la cual se crean el Sistema de Información para
la Vigilancia de la contratación Estatal, SICE, el
Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS, y el
Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR,
de los bienes y servicios de uso común en la
Administración Pública y se dictan otras
Ley 598 2000 disposiciones. Completo
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de
1993 en cuanto a elementos técnicos y
administrativos que fortalezcan el sistema de
control interno de las entidades y organismos del
Decreto 1537 2001 Estado. Completo

Codigo :
FGN-14100-F-09
PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Versión
01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO O SUBPROCESO Página: 2 de 2
ELEMENTO: INTERVENTORIA DE CONTRATOS

Estatuto de Contratación de la Administración
Ley 80
1993 Pública Completo
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se

modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras
Decreto 2170 2002 disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999. Completo
25 de marzo de Mediante la cual se adopta el Manual de

Resolución No. 0-0690 1997 Contratación para la Fiscalía General de la Nación Completo
ELEMENTO: GESTIÓN DE CALIDAD Y MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

Sistema de Gestión de Calidad en la Rama
Ley 872 Ejecutiva del poder Público y otras entidades
2003 prestadoras de Servicios Completo
Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se

Decreto 4110
adopta la norma técnica de Calidad en la Gestión
Pública NTCGP 1000 de 2004 Sistema de Gestión
de Calidad para la Rama del Poder Público y otras
2004 entidades prestadoras de Servicios: Requisitos Completo
NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de
Norma Técnica 2000 Calidad: requisitos Completo
NTC ISO 19011:2002 Directrices para la Auditoria
de los sistemas de Gestión de Calidad y/o
Norma Técnica 2002 Ambiental Completo
Norma Técnica 2005 Calidad Fundamentos y Vocabulario Completo
MECI 1000:2005 2005 Modelo Estándar de Control Interno Completo

Versión: 01
PROCESO/ SUBPROCESO: PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS / SUBPROCESO INFORMÁTICA Y TELEMÁTICA
OBJETIVO:
Gestionar la adecuada aplicacion de las tecnologias de informacion y comunicaciones en todos los procesos de la entidad, buscando satisfacer las necesidades de usuarios y partes interesadas.
CALIFICACION FINAL
CONTROLES CONTROLES
No. RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO EVALUACION DE CONTROLES VALORACION DE RIESGO
EXISTENTES OPTIMOS
EXISTENTES
La DNF ha generado mecanismos para comparación de datos

Control sancionatorio
estadisticos produccion vs productividad
Programa de capacitacion dirigida a los responsables operativos y

Consultas de gestion para los sistemas de informacion
funcionales, la cual debe ser controlada, evaluada y certificada
Seguimiento a procesos a traves de validaciones y precedencia en el

Falta de confiabilidad en la Seguimiento a las politicas de cultura informatica.
1 2 20 Importante registro de la informacion 2 Riesgo Moderado
información
Existe capacitacion en herramientas informaticas. Control a la adecuada distribucion de los recursos tecnologicos
Implementacion de un Plan maestro de tecnologia (plan estrategico de

Existe el plan de copias de seguridad
sistemas).
Registros de Auditoria (log) en los sistemas de informacion
Implementacion de un Plan maestro de tecnologia (plan estrategico de

Normatividad legal y reglamentaria
sistemas).
Normas, procedimientos y terminos de referencia en los procesos de Fortalecimiento de las competencias de servidores que intervienen en los
contratación procesos de contratación
Metodologia para el desarrollo de sistemas Convocatoria al comité estrategico de sistemas
Actualización y aplicación de las metodologias para definir terminos de

Auditorias realizadas por organismos internos referencia y el desarrollo de sistemas de información (equipo
Los aplicativos no cumplen interdisciplinario)
con las especificaciones
2 2 10 Moderado 2 Riesgo Moderado
técnicas y/o funcionales
requeridas
Implementación de la administración del cambio en la puesta en

Auditorias realizadas por organismos externos
funcionamiento de las soluciones informáticas
Verificación del registro de derechos de autor de todo el sofware desarrollado

Seguimiento anual al cumplimiento de los derechos de autor de software
al interior de la entidad
Mantenimiento de los aplicativos
Seguimiento a los inventarios de recursos informáticos

Versión: 01
PROCESO/ SUBPROCESO: PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS / SUBPROCESO INFORMÁTICA Y TELEMÁTICA
CALIFICACION FINAL
CONTROLES CONTROLES
EXISTENTES OPTIMOS
EXISTENTES
Diseño, divulgación y seguimiento de directrices para la administración de

Administración de usuarios y perfiles
usuarios
Monitoreo de los sistemas de información y canales de comunicación Documentación y seguimiento de los procedimientos de monitoreo a sistem
(locales, urbanos, nacionales) de información y canales
No hay disponibilidad del
3 2 10 Moderado 2 Riesgo Moderado Actualización y divulgación a los interesados de los procedimientos de
sistema Seguimiento y evaluación de bitácoras
seguimiento y evaluación de bitácoras
Garantizar la disponibilidad de los recursos que soportan la plataforma
Administración de soluciones de alta disponibilidad
tecnologica (humanos, fisicos, económicos, tecnológicos)
Firewall Control sancionatorio

Antivirus, backup. Actualización, mantenimiento y evaluación de las herramientas existentes
Red privada Promover la cultura informática
Falta de seguridad de la
4 3 20 Inaceptable 2 Riesgo Inaceptable Ajustes a las funciones del comité estrategico de sistema para incluir
información VPN (red privada virtual)
funciones en relación con la seguridad informática
Seguridad en los aplicativos mediante utilización de usuarios y Actualización, divulgación y seguimiento a las politicas de seguridad
contraseñas y log de auditoria informatica
Políticas de seguridad informática

CARACTERIZACION DE PROCESO Versión: 01
NIVEL (Como se estructura el mapa de procesos) NOMBRE DEL PROCESO (Como se indica en el mapa de procesos) NOMBRE DEL SUBPROCESO (Como se indica en el mapa de procesos)
NIVEL DE APOYO GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Garantizar el pago y reconocimiento en salarios y prestaciones sociales a los servidores y exservidores de la entidad Jefe de la Oficina de Personal
Oficina de Personal, Secretaría General, División Financiera ( Secciones de
El subproceso inicia con el ingreso del servidor a la entidad y la respectiva determinación de los efectos fiscales del nombramiento y finaliza con el pago
contabilidad, presupuesto y tesorería), DSAF, Veeduría y Control Disciplinario
periodico de las obligaciones y pagos parafiscales y definitivos al retiro del servidor.
interno, Oficina Jurídica
Directrices estratégicas (Misión, Elaborar el Plan Operativo Anual -POA

Planeación Institucional Informes de Gestión Planeación Institucional
visión, políticas, objetivos, metas) Distribuir y ejecutar los recursos asignados.
Ejecutar convenios
ELABORACIÓN DE ACTOS ADMINITRATIVOS DE MOVIMIENTOS

Necesidades de administración de
Resoluciónes de (vacaciones,
personal: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
indemnización de vacaciones,
traslados, liicencias,
Nómina mensual: vacaciones, indemnización de vacaciones, incapacidades, descuentos,
Resolución de nombramiento,
traslados, liicencias, incapacidades, descuentos, embargos. embargos.)
movimientos de personal (traslado,
encargos), vacaciones, suspensión
de vacaciones Nóminas especiales: primas legales y de servicios Constancias de traslados
Acto Administrativo ejecutoriado
Solicitud de retiro Elaboración del Acto Administrativo o de destitución
Acto administrativo elaborado por
Solicitud de reintegros Actos administrativos de reintegro de personal (ROP) la Oficina Jurídica
Reintegros por Sentencias.
Sentencia Judicial de Reintegro Pago por reintegro por Sentencias
Reintegro Oficina de Personal TODOS LOS PROCESOS
PROCESAMIENTO DE SITUACIONES ADMINITRATIVAS PARA (ROP)
LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
Soporte de pago de la sentencia
Solicitud de licencias: ordinaria no SEGURIDAD SOCIAL
remunerada, especial no Certificaciones
TODOS LOS PROCESOS remunerada, enfermedades,
maternidad o paternidad, e Afiliaciones y traslados entre fondos.
incapacidad por riesgos Liquidacion y tramite de incapacidades y licencias. Resoluciones de reconocimiento
profesionales (accidentes de Autoliquidación de Aportes. de cesantías
trabajo), solicitud de comisión
(Comisión de estudios, comisión Validación de Aportes
especial), permisos, vacaciones,
suspensión del cargo. Elaboración de certificaciones Oficio y Formulario de autorización
de retiro
CESANTÍAS: RECONOCIMIENTO Y RETIRO
Novedades de descuento Fondos Privados ( Liquidación de cesantías parciales y definitivas). Formatos de descuentos
Formulario de Afiliación
Fondo Nacional del Ahorro ( Liquidación de cesantías parciales y diligenciado
definitivas). FONDOS EXTERNOS
Planillas y formularios de
Liquidación de descuentos autoliquidación para pagos
Elaboración de certificaciones
Aplicación de embargos decretados judicialmente
Análisis, aprobación y aplicación de descuentos (préstamos)
ADMINISTRACIÓN DE LA HISTORIAS LABORALES

HUMANO
Estratégicas (Misión, Visión, - Cubrir requerimientos de - Administrar la - Establecer acciones - Apoyar todas las actividades - Apoyar la solucion de
Politicas, Objetivos, Metas) documentación del Sistema de correctivas y preventivas que contribuyan al adecuada requerimientos de usuarios
personal
- Recibir o solicitar asignación Gestión de Calidad. prestación del servicio
- Efectuar seguimiento al entrenamiento y formación -Administrar los registros los procesos
cumplimiento de metas - Ejecutar auditorias de Control
- Conocer e información (Gestión Documental)
medio de revisión Gerencial condiciones de seguridad en interno
por la Dirección)
Mecanismos de control: (Corrresponde a actividades internas y/o

RECURSOS externas que permitan asegurar que el proceso se realiza según lo DOCUMENTOS (Procedimientos utilizados en este proceso)
planificado)
Licencias ordinarias no remunerdas e

Auditorias de control interno y de contraloría FGN 31000 P 06 incapacidades remuneradas
ejecución del proceso) Auditorias de calidad FGN 31000 P 07 Liquidación nómina, primas y bonificaciones.
Recursos Físicos: Comités de Dirección FGN 31000 P 08 Programación anual de vacaciones

Informes de seguimiento y autoevaluación del POA FGN 31000 P 09 Autoliquidación y aportes de seguridad social
Informes de ejecución presupuestal FGN 31000 P 10 Autorización de permisos remunerados

Hardware y software
Recursos Tecnologicos: Revisión Gerencial FGN 31000 P 11 Liquidación y retiro de cesantías
Reintegro de dinero por mayores valores
Software actualizado Liquidación de prenómina (SIAF) FGN 31000 P 12
pagados
Medios de comunicación (telefonia fija y celular, radios, internet) Reportes de SIAF (Vacaciones, Licencias, otros) FGN 31000 P 13 Notificaciones disciplinarias
Recursos Humanos: Nómina Comparativa (de novedades) FGN 31000 P 14 Certificaciones y reportes por traslados
Validación de Planta, Validación de pagos y Validación de
Funcionarios y servidores competentes con funciones asignadas FGN 31000 P 15 Certificaciones y constancias
Descuentos.
Reportes de Ausentismo (STAR SISO) FGN 31000 P 16 Tramite a requerimientos
Diferencia de valores en la liquidación descuentos por salud y
FGN 31000 P 17 Carnetización
pensión
Autoevaluación de control (AEC) FGN 31000 P 18 Compensación de dinero por vacaciones
Autoevaluación de la gestión (AEG) FGN 31000 P 19 Historia laborales
No. de servidores con pago de nómina sin inconsistencias / Total servidores con pago de
IPN (Indice pago de nómina) Mensual 100% Jefe Oficina de Personal
nómina
No. de servidores con seguridad social liquidada sin inconsistencias / Total servidores con
IPSS (Indice de pago de seguridad social) Mensual 100% Jefe Oficina de Personal
liquidación seguridad social
No. de servidores con pago de cesantías / Total servidores
IPC (Indice de pago de cesantías) Anual 100% Jefe Oficina de Personal
No. de servidores con cesantías: reconocimiento y retiro sin inconsistencias / Total
IEP (Indice de ejecución presupuestal) Mensual 100% Jefe Oficina de Personal
servidores pendientes de cesantías: reconocimiento y retiro.
ICP: Indice de cumplimiento de POA Actividades ejecutadas/ Actividades programadas *100 Semestral 100% Jefe Oficina de Personal
INFORMACION SECUNDARIA (INFORMACIÓN O DATOS QUE SE ORIGINAN O

INFORMACION PRIMARIA (DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE INGRESA DE ENTES EXTERNOS)
PROCESAN AL INTERIOR DEL PROCESO.
Solicitud de Informes del número de servidores activos e inactivos a nivel nacional, Derechos de petición y requerimientos de
Informes de Gestión, formatos actualizados de historias laborales
documentación o información relacionada con el subproceso.
Riesgos: (Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la e
NORMOGRAMA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
JERARQUIA DE TÍTULO
FECHA ARTICULO (S)
LA NORMA
LEY No.
C.P.C Constitución Politica de Colombia Completa
Por la cual se expide el Estatuto
938 Dic/30/2004 Organico de la Fiscalia General de la Completa
Nación
Por la cual se modifica el parágrafo del
755 Jul/23/2002 articulo 236 del Código Sustantivo del Completa
Trabajo
488 Dic/ 24/ 1998 Registro Unico de Aportantes Completa
432 1998 Completa
828 2003 Completa
Por la cual se crea el Sistema de
100 Dic/23/1993 Seguridad Social Integral y se dictan Completa
otras disposic.
Disposiciones Regimenes Pensionales
797 Ene/29/2003 Completa
exeptuados y especiales
DECRETO No.
Por el cual expide el Estatuto Organico
2699 1991 65.transitorio 2
de la Fiscalia General Nación (Derogado)
Por el cual expide el Estatuto Organico

261 2000 6 y 17
de la Fiscalia General Nación (Derogado)
Determina la Organización y
1295 1994 Administración del Sistema General de Completa
Riesgos Profesionales
806 1998 Sistema de Seguridad Social en Salud Completa
Por el cual se adoptan unas
1406 Jul/28/1999 disposiciones Reglamentarias de la Ley Completa
100/1993
1726 1973 Completa
1835 Ago/03/1994 Actividades de Alto Riesgo S. Publicos Completa
2090 Jul/26/2003 Modificaciones Regimen Pensiones Completa
Administracion Y Funcionamiento Fondo
2681 Sep/23/2003 Completa
Solidaridad Pensional
Incorporan Servidores públicos al
691 Mar/29/1994 Sistema General de Pensiones y otras Completa
Disposiciones
1158 Jun/03/1994 Modificación articulo 6 del decreto 691 Completa
671 2002 Completa
Medidas de Control de Afiliación y Pago
1703 Ago/02/2002 Completa
Sist. Gral. Seguridad Social en Salud
Reglamentación Parcial de articulos a la
510 Mar/05/2003 3,5,7,8,9,10 y 14
Ley 797 de 2003
3667 2004 Completa
1931 2006 Completa
Creado para aquellos servidores que
51 1993 quisierán acogerse al mismo en la Completa
vigencia 1993
vigencia 1993
vigencia 1993
1336 2003 Reconocimiento Prima técnica Completa
664 Abril/13/1999 Creó Bonificación por Compensación Completa
Sistema de Nomenclatura y Clasificación
1042 1978 de Empleos especiales de orden Completa
nacional
Reglas para la aplicación de normas
1045 1978 sobre prestaciones sociales de empleos Completa
públicos
247 Feb/04/1997 Creó Bonificación por Servicios Completa
Reconocimiento Bonificación por gestión
4040 2004 Completa
Judicial
Reconocimiento Bonifcación de Actividad
3131 2005 Completa
Judicial
Reconocimiento Bonifcación de Actividad
3382 2005 Completa
Judicial
2460 Jul/21/2006 Prima Productividad Completa
1145 Abr-04 Completa
1 Ene/02/2004 Código Contencioso Administrativo Completa
1862 1989 Completa
Bonos pensionales, expedidas por la
1513 1998 oficina de bonos pensiónales del Completa
Ministerio. Hda.
Ministerio. Hda.
Ministerio. Hda.
2209 1998 Completa
3118 1968 Completa
546 1971 Completa
2663 y 3743 1961 Código Sustantivo del Trabajo Completa
3135 1968 Completa
N.A.
N.A.
CIRCULAR No.
Departamento Administrativo Función
4 Jun-03 Completa
Pública, Archivo General de la Nación
69 Sep/21/1999 Carnetización Completa
Certificaciones de Judicatura o
1 Jul/14/1997 Completa
experiencia contable
Expedidas por la Oficina de Bonos
43 2000 Pensiónales del Ministerio de Hda y Completa
Credito Público
Expedidas por la Oficina de Bonos
47 2000 Pensiónales del Ministerio de Hda y Completa
Credito Público
RESOLUCIÓN No.
Por la cual se reglamentan situaciones
17,21,25,26,27,35,44,1
0-1501 2005 Abr/19/2005 Administrativas de los Servidores de la
08 y 115
F.G.N
0-1704 Jun/01/2006 Completa
0-2382 Oct-96 Completa
Se expide el reglamento general de
0-0649 Mar/27/2003 Completa
archivo y correspondiente para la F.G.N
0-081 1992 Completa
0-1031 May/08/1955 Certificaciones de judicatura Completa
ACUERDO No.
0-10 Dic/03/2004 Tabla de Retención Documental Completa
MAPA DE RIESGOS
PROCESO /SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
OBJETIVO: Garantizar el pago y reconocimiento en salarios y prestaciones sociales a los servidores y exservidores de la entidad
CONTROLES VALORACION DE
EXISTENTES RIESGO
Revisiòn de las novedades por parte de

las personas que están involucradas en
el proceso
Cumplimiento del cronograma de pagos

Extemporaneidad en RIESGO RIESGO
1 1 10
el pago TOLERABLE 0 ACEPTABLE
Revisiòn de las personas que estàn

involucradas en el proceso (prenòmina)
Controles automàticos del sistema
Inexactitud en el RIESGO Revisiòn de la nòmina por parte de los RIESGO

2 2 10 servidores (desprendible de pago)
pago MODERADO TOLERABLE
Formato control de novedades
administrativas
Reintegros Oficinas de personal (ROP)
Cargue de devengados por intermedio

de nivel central
RIESGO Revisiòn de las personas que estàn RIESGO
3 Peculado por dolo 1 10 involucradas en el proceso (prenòmina)
TOLERABLE ACEPTABLE
Reintegros Oficinas de personal (ROP)
0
ANTIVIRUS
Firewall
RIESGO RIESGO
4 Virus informático 3 20
INACEPTABLE Claves IMPORTANTE
Polìticas de manejo de sistemas de

informaciòn
0
0
Colapso del sistema RIESGO RIESGO
5 2 20
de informaciòn IMPORTANTE 0 IMPORTANTE
0
0
Manuales de funciones
Falta de competencia Manuales de procedimientos
para el desempeño RIESGO
6 Inducción y entrenamiento en el puesto
de las funciones MODERADO
de trabajo
asignadas
0
0

Página 1 de 1
TIPO DE PROCESO(Como se estructura el mapa de procesos) NOMBRE DEL PROCESO(Como se indica en el mapa de NOMBRE DEL SUBPROCESO(Como se indica en el mapa de procesos)
)
SOPORTE INSTITUCIONAL GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO NO APLICA
PROPOSITO DEL PROCESO(Lo que se pretende lograr en el Sistema de Gestión de la empresa con la ejecución de este proceso) RESPONSABLE DEL PROCESO(Cargo)
Coordinar y dirigir todas las actividades de: selección, contratación, desarrollo, formación y bienestar del personal de la Fiscalía
Secretaria general
General de la Nación con el fin de fortalecer sus procesos internos a través del talento humano competente y comprometido.
Secretaría General, Escuela de estudios e investigaciones criminalísticas y ciencias
El proceso abarca la selección, contratación, desarrollo, formación y los programa relacionados con ambiente laboral.
forenses, Dirección Seccional Administrativa y Financiera, Oficina de Personal

de la revisión gerencial
Informes de ejecución presupuestal Planeación de recursos
Informes de ejecución y seguimiento Cooperación y articulación
Cooperación y articulación de convenios interinstitucional
Necesidades de personal VINCULACIÓN DE Personal vinculado a la entidad
Necesidades de desarrollo y PERSONAL

personal (Interna y externa) Personal formado, desarrollado y
TODOS LOS PROCESOS Necesidades de actividades de competente TODOS LOS PROCESOS
Salud Ocupacional, Seguridad Programación de formación y
Industrial y Bienestar Social. desarrollo
Planes y Programas
Plan general de bienestar
DESARROLLO Y
FORMACIÓN
Comunicaciones internas y
necesidades de comunicación
COMUNICACIÓN Externas emitidas y publicadas a COMUNICACIÓN
interna o extrena
traves del medio apropiado
Documentos normalizados y Necesidad de elaborar o actualizar

ADMINISTRACIÓN DE difundidos documento ADMINISTRACIÓN DE
AMBIENTE LABORAL
DOCUMENTOS Y REGISTROS Registros(Archivos) protegidos y Registros de los procesos DOCUMENTOS Y REGISTROS

Y MEJORA: MEJORA:
Interno
Fallos disciplinarios de los Retroalimentación de quejas y

Mejora Contínua Solicitudes de Acciones
Correctivas y Preventivas Acciones Correctivas y preventivas Mejora Contínua
Ver subprocesos
Documentos y registros: (Códigos de programas, planes, procedimientos, Recursos: (Equipos, software o infraestructura; requerida para la ejecución del proceso) Indicadores de gestión: (Lo que se debe medir para conocer la eficacia, eficiencia y
instrucciones, legislación y formatos o registros utilizados en este proceso) (Internos o externos) efectividad del proceso en el logro de los objetivos)
Ver subprocesos Ver subprocesos

ICSP (Indice de cumplimiento Número de indicadores de los
de los indicadores de los subprocesos que cumplen las metas /
subprocesos) Número total de indicadores de los
subprocesos
Ver subprocesos
Página 1 de 1
DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO VINCULACIÓN DE PERSONAL
Vincular personal a la Fiscalía general de la nación, asegurando que se cumplan los requisitos exigidos por la entidad y la normatividad vigente Jefe Oficina de Personal
Oficina de Personal, Sección de Bienestar, Escuela de Estudios e Investigaciones

El subproceso abarca desde la identificación de la necesidad de personal para ocupar un cargo hasta la posesión e inducción del servidor. Aplica Criminalísticas y Ciencias Forenses, Secretaría General, Cuerpo Técnico de
tanto para cargos de libre nombramiento y remoción como para cargos de carrera. Investigación, Direccines Seccionales Administrativas y financieras, Autoridades
administrativas de orden local.
Orientar las actividades del area al Direccionamiento

estratégico
Planeación Institucional Informes de Gesión Planeación Institucional
Ejecutar convenios
Realizar seguimiento y autoevaluación del Plan Operativo anual
POA
Convocatoria - Concurso De Méritos
Definición de la naturaleza y cargos a proveer

Publicación del aviso de convocatoria
Proceso de Inscripción
Verificación inical de requisitos básicos
Publicación lista de admitidos
Aplicación de pruebas
Revisión de hojas de vida completa
Publicación de resultados por orden de méritos
Reclutamiento hojas de vida
Recepción de hojas de vida

Verificación del cumplimiento de requisitos minimos exigidos
para acceder a la vinculación
Nombramiento y posesión
Todos los procesos y partes
Necesidades de personal Evaluación psicológica de preempleo Personal vinculado a la entidad Todos los procesos
interesadas
Estudio de Seguridad
Poyecto Resolución de Nombramiento
Firma y numeración de la resolución de nombramiento
Comunicación de las partes interesadas
Entrega de documentos para posesión
Toma de juramento
Determinación de efectos fiscales del nombramiento
(Novedades administrativas)
Inducción del servidor a la entidad y al cargo

Comunicación de fecha y hora de la inducción
Inducción general
Inducción específica en el puesto de trabajo.
INSTITUCIONAL HUMANO Interactua Para: DOCUMENTOS Y
Politicas, Objetivos, Metas) personal documentación del Sistema de correctivas y preventivas que contribuyan al adecuada requerimientos de usuarios
presupuestal - Desarrollar actividades de auditorias internas
- Seguimiento a la gestión de
cumplimiento de metas - Ejecutar auditorias de
medio de revisión Gerencial condiciones de seguridad en Control interno
por la Dirección)
Mecanismos de control: (Corrresponde a actividades internas

RECURSOS y/o externas que permitan asegurar que el proceso se realiza DOCUMENTOS (Procedimientos o registros utilizados en este subproceso)
Vinculación de personal mediante

FGN 31000 P 01 reclutamiento de hojas de vida
ejecución del proceso) Vinculación de personal por concurso de
FGN 31001 P 02 méritos
Definción de la situación de los servidores
Recursos Físicos: Auditorias de calidad FGN 31002 P 03
frente al régimen de carrera
Informes de seguimiento y autoevaluación del POA FGN 31003 P 04 Retiros de personal
Informes de ejecución presupuestal FGN 31000 P 05 Encargos y traslados de personal
Hardware y software
Control al ingreso del Archivo para la verificación de Historias
Software actualizado Laborales
Revisión de la Alta Gerencial

Recursos Humanos: Revisión de requisitos
Funcionarios y servidores competentes con funciones asignadas Evaluación psicológica de preempleo
Autoevaluación de control (AEC)
Autoevaluación de la gestión (AEG)
Retroalimentación de auditorías
IPF (Índice de personal de la Fiscalia General de la Nación) Nº de ocupación de vacantes / Nº Retiro de los Funcionarios Mensual Planta Actualizada Jefe Oficina de personal
IRPT (Índice de Rotación de Personal en cuanto a traslados) Nº traslados / Planta Personal Mensual Analisis de Planta Jefe Oficina de personal
Nº Documentos notificados o en Posesión / Fecha de recibido en Cumplimiento de los terminos
INA (Índice de duración de Notificaciones de actos administrativos) correo
Mensual establecidos en la norma
Jefe Oficina de personal
ITEN(Índice de tiempo de entrega de la documentación requerida en nomina para Nº Documentos notificados o en Posesión / Fecha de recibido en Nomina completa para efectos del pago
correo
Mensual a cada funcionario
Jefe Oficina de personal
trámite correspondiente desde su notificación-comunicación o posesión)
Nº Personas que aprueban el periodo de prueba / Nº personas

IV(Índice Vinculación) que entran a periodo de prueba
Trimestral 100% Jefe Oficina de personal
Nº Funcionarios cuya evaluación de desempeño sea satisfactoria

IED(Índice de Permanencia en la Institución) / Nº Total de funcionarios evaluados en el periodo
Anual 100% Jefe Oficina de personal
Nº Personas inscritas en el proceso de selección / Nº Personas

IIAC(Índice de Idoneidad de los aspirantes a los cargos) que superaron las pruebas
Bianual 100% Jefe Oficina de personal
IRIPS(Índice de las reclamaciones de los inscritos en el proceso de selección) Nº Reclamaciones Inscritos / Nº Total de inscritos en el proceso Única 100% Jefe Oficina de personal
ITRR(Índice de tiempo de respuesta a reclamaciones) Tiempo establecido en días (legal) / Tiempo real de respuesta Diaria 100% Jefe Oficina de personal
ICP: Índice de cumplimiento de POA Actividades ejecutadas/ Actividades programadas *100 Semestral 100% Jefe Oficina de personal
INFORMACION SECUNDARIA (INFORMACIÓN O DATOS QUE SE ORIGINAN O

INFORMACION PRIMARIA (DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE INGRESA DE ENTES EXTERNOS)
PROCESAN AL INTERIOR DEL PROCESO.)
Derechos de petición y requerimientos de documentación o información relacionada con el subproceso. Informes de Gestión, conceptos, convocatoria provisión de cargos
RIESGOS: (Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos)
NORMOGRAMA
SUBPROCESO: VINCULACIÓN DE PERSONAL
JERARQUIA TÍTULO
DE LA FECHA ARTICULO (S)
NORMA
LEY No.
C.P.C Constitución Politica de Colombia Completa
Por la cual se expide el Estatuto Organico de la
938 Dic/30/2004 Completa
Fiscalia General de la Nación
975 2005 Justicia y Paz Completa
734 2000 Codigo Disciplinario Unico Completa
872 2003 NTCGP1000:2004 Completa
Por la cual expiden normas que regulan el empleo
público, la carrera administrativa y gerencia pública
270 Mar/07/1996 Estatutaria de la Administración de justicia Completa
Por la cual se expiden normas sobre carrera
443 Jun/12/1998 Completa
administrativa y se dictan otras disposiciones (D)
1DE MAYO DE Por la cual se modifica parcialmente la Ley 938 de
1024 Completa
2006 2004
DECRETO No.
Por el cual expide el Estatuto Organico de la Fiscalia
2699 1991 Completa
General Nación (Derogado)
Por el cual expide el Estatuto Organico de la Fiscalia
261 2000 Completa
General Nación (Derogado)
Por el cual se revisa, reforma y pone en
52 1987 Completa
funcionamiento el Estatuto de la Carrera Judicial (D)
Por medio del cual se establece una equivalencia en el
2824 2005 regimen de nomenclatura de empleos de la Fiscalia Completa
general de la Nación
N.A. N.A.
CIRCULAR No.
Por la cual se faculta a los directores para autorizar los
3 2006 Completa
movimientos de personal
ESOLUCIÓN No.
POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE FUNCIONES A NIVEL DE
0-0887 2002 CARGO PARA EL ÁREA DE FISCALÍAS DE LA FISCALÍA GENERAL DE
Completa
0-1099 2002 CARGO PARA EL STAFF DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Completa
0-1100 2002 CARGO PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DE LA Completa
FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN
POR LA CUAL SE ESTABLECEN LOS REQUISITOS MÍNIMOS PARA
0-1101 2002 LOS CARGOS DE LA FISCALÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Completa
Por la cual se delegan situaciones Administrativas de
0-0013 2005 completa
los Servidores de la F.G.N
0-0060 2005 Se Asigna la planta de cargos en el Area de Fiscalias completa
Se Asigna la planta de cargos en las dependencias del
STAFF
Se Asigna la planta de cargos en el Area
Administrativa y Financiera
0-0063 2005 Se Asigna la planta de cargos en el Area del CTI completa
Por la cual se reglamentan situaciones Administrativas
0-1501 2005 Abr/19/2005 completa
de los Servidores de la F.G.N
POR MEDIO DE LA CUAL SE ESTABLECE LA
0-2473 2005 ESTRUCTURA ORGANICA DE LA FISCALIA Completa
GENERQAL DE LA NACION
POR MEDIO DE LA CUAL SE ACLARA LA
0-2673 2005 Completa
RESOLUCION 0-1501 DE 2005
POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA EL MANUAL
0-345 2006 DE FUNCIONES Y REQUISITOS MINIMOS AL Completa
CARGO DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION
0-2915 2006 POR MEDIO DE LA CUAL SE ASUME UNA FUNCION Completa
POR MEDIO DE LA CUAL SE UNIFICAN LOS
REQUISITOS MINIMOS PARA UNOS CARGOS DE
LA PLANTA GLOBAL DE LA FISCALIA GENERAL DE
LA NACION
POR MEDIO DE LA CUAL SE DELEGAN UNA
FUNCION ADMINISTRATIVA
POR MEDIO DE LA CUAL SE DELEGAN UNAS
0-4367 2006 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS Y SE DICTAN Completa
OTRAS DISPOSICIONES
POR MEDIO DE LA CUAL SE DELEGAN UNA
FUNCION ADMINISTRATIVA
POR LA CUAL SE REGLAMENTA EL
RECONOCIMIENTO Y PAGO DE LAS CESANTIAS A
0-1704 Jun/01/2006 Completa
QUE TIENEN DERECHO LOS SERVIDORES DE LA
FISCALIA GENERAL DE LA NACION
POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICA EL
ARTICULO 4 DE LA RESOLUCION 0-2473 DE 2005
POR MEDIO DE LA CUAL SE ACTUALIZA EL
MANUAL DE FUNCIONES OPARA LOS CARGOS
QUE CUMPLEN FUNCIONES EN EL SISTEMA
ACUSATORIO EN EL AREA ADMINISTRATIVA
0-0085 2005 MANUAL DE FUNCIONES OPARA LOS CARGOS Completa
MANUAL DE FUNCIONES OPARA LOS CARGOS
ACUSATORIO EL AREA DE FISCALIAS
Se expide el reglamento general de archivo y
0-0649 Mar/27/2003 Completa
correspondiente para la F.G.N
POR LA CUAL SE REGLAMENTA LA PRESTACION DEL SERVICIO
0-081 1992 SOCIAL OBLIGATORIO Y LA JUDICATURA AD-HONOREM EN LA Completa
FISCALIA GENERAL DE LA NACION.
Por la cual se establece el procedimiento para la
0-3990 Nov/21/2005 Completa
elección de los representantes de los empleados ante
POR LA CUAL SE REGLAMENTA EL TRAMITE DEL
DERECHO DE PETICION Y SE ADOPTA EL
0-474 Feb/3/2005 SISTEMA DE QUEJAS Y RECLAMOS SOBRE LAS Completa
ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS DE
COMPETENCIA DE LA FISCALIA GENERAL DE LA
ACUERDO No.
Por el cual el C.S.J efectúo la homologación de los
189 Ago/22/1996 servidores incorporados de la Procuraduria General Completa
Nación
Por el cual el C.S.J efectúo la homologación de los
42 Mar/14/1996 Completa
servidores incorporados de la Rama Judicial a la F.G.N
Por el cual se expide el reglamento del proceso de
1 Jun/30/2006 Completa
selección y el concurso de meritos
Por el cual se dicta el reglamento de Comisión
2 Oct/27/2005 Completa
Nacional Administración de Carrera
Por el cual se regula el proceso de transición para la
1 Ago/01/2005 Completa
calificación
Por el cual se regula el proceso de la calificación de
servicios de la F.GN
Nota : Las normas derogadas son aplicadas a situaciones jurídicas ocurridas bajo su vigencia en el tiempo
PROCESO "PLANEACIÓN ESTRATÉGICA" Código: FGN-14100-F-09
Versión: 01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO O SUBPROCESO Página 1 de 1
PROCESO /SUBPROCESO: VINCULACIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO: vincular personal a la fiscalia asegurando que se cumplan los requisitos exigidos por la entidad y la normatividad vigente.
CALIFICACION FINAL
No. RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO EVALUACION DE CONTROLES
EXISTENTES RIESGO. OPTIMOS
EXISTENTES
Posesion de un 1 20 RIESGO Revisión ycomprobación 2 RIESGO CONFORMACIÓN DE UN EQUIPO

servidor que no cumple MODERADO de hoja de vida TOLERABLE AUTÓNOMO E INDEPENDIENTE
requisitos PARA VERIFICACIÓN DE
REQUISITOS Y EMISIÓN DE
CONCEPTOS RELACIONADOS CON
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
Certificaciones de UNIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

contraloria y procuraduría, DE LAS NORMAS EXISTENTES EN
certificación del DAS MATERIA DE REQUISITOS PARA LA
VINCULACIÓN DE PERSONAL
1
BASADO EN LOS PRINCIPIOS
RECTORES DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.
Resoluciones de
establecimiento de
requisitos y situaciones
administrativas
Formato de control de
cumplimiento de requisitos
Estudio de seguridad
Infiltracion de personal 0 0 RIESGO RIESGO
2 al margen de la ley MODERADO TOLERABLE
Falsedad en 0 0 RIESGO RIESGO

3 documentos para la TOLERABLE ACEPTABLE
posesion
Insuficientes recursos 0 0 RIESGO RIESGO
4 para contratacion de INACEPTABLE IMPORTANTE
personal
No existencia de 0 0 RIESGO RIESGO
vacante para IMPORTANTE IMPORTANTE
5
nombramiento de
cargos
Falta de definicion de 0 0 RIESGO Manuales de funciones 2 RIESGO
politicas de requisitos MODERADO Manuales de MODERADO
6 para nombramientos procedimientos
Inducción y entrenamiento
en el puesto de trabajo
Fecha de Actualización: AA/MM/DD

Página 1 de 1
NIVEL(Como se estructura el mapa de procesos) NOMBRE DEL PROCESO (Como se indica en el mapa de procesos) NOMBRE DEL SUBPROCESO (Como se indica en el mapa de procesos)
DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO DESARROLLO Y FORMACIÓN
Directora escuela de estudios e investigaciones criminalísticas y Ciencias
Fortalecer las competencias laborales de los servidores a nivel nacional a través de la capacitación y formación.
Forenses
El subproceso inicia con la identificación de necesidades de formación y de capacitación hasta la evaluación y el seguimiento a las actividades de Secretaría General, Oficina de Personal, Direcciones Nacionales y Seccionales de
formación y capacitación. Administrativa y Financiera, Fiscalías y CTI.

Ejecutar convenios
Personal formado, desarrollado y

Necesidades de desarrollo y Diagnóstico de necesidades de capacitación competente
personal (interna-externa)
Recepción de necesidades de capacitación a nivel nacional
Construcción de modulos de formación
Programación de formación y
Objetivos del programa, temas, subtemas, metodología aplicable a cada
desarrollo
caso concreto, ejecución, evaluación entre otras. Todos los procesos
Elaboración de materiales educativos
Diseño y construcción de los materiales indispensables para el desarrollo Resultados de las evaluaciones
de las propuestas educativas
Diseño de planes de estudio

Todos los procesos y partes Ejecución de los planes de estudio
interesadas
Ejecución y coordinación de los programas de Ingreso, Integral, Básico, Otros actores del Sistema Penal
Especializado, Actualización y Difusión y Divulgación. Acusatorio formados y Proceso Penal
capacitados
Evaluación, seguimiento y retroalimentación de los planes de estudio
Diseño y aplicación de herramientas de evaluación antes, durante y

después de la capacitación.
Difusión y divulgación
Capacitación virtual.
Calificación de servidores.
- Recibir directrices - Comunicaciones internas y Interactua Para: Interactua Para: Interactua Para: Interactua Para: Interactua Para:
Estratégicas (Misión, Visión, - Administrar la documentación
Politicas, Objetivos, Metas) - Cubrir requerimientos de del Sistema de Gestión de - Establecer acciones - Apoyar todas las actividades - Apoyar la solucion de
- Recibir o solicitar asignación personal Calidad. correctivas y preventivas que contribuyan al adecuada requerimientos de usuarios
presupuestal auditorias internas prestación del servicio
- Efectuar seguimiento al -Administrar los registros - Seguimiento a la gestión de
entrenamiento y formación (Gestión Documental) los procesos
cumplimiento de metas - Ejecutar auditorias de Control
(informes de Gestión) por medio - Conocer e información
de revisión Gerencial condiciones de seguridad en interno
- Establer los planes de mejora puestos de trabajo y ambiente
( apartir de la revisión por la - Realizar seguimiento al
laboral
Dirección)
Mecanismos de control: (Corrresponde a actividades internas y/o externas

RECURSOS
que permitan asegurar que el proceso se realiza según lo planificado)
DOCUMENTOS ( Procedimientos utilizados en este proceso)
Manual de Convivencia
Recursos: (Equipos, software, infraestructura e insumos; requerida
Auditorias de control interno y de contraloría FGN-32000-P-01 Plan Nacional de formación y capacitación de la
para la ejecución del proceso)
Fiscalía General de la Nación

Seguimiento mensual por Seccional y Nivel Central

Medios de comunicación (telefonia fija y celular, radios, internet) Revisión Gerencial
Recursos Humanos: Evaluación a formadores y alumnos
Funcionarios y servidores competentes con funciones asignadas Control asistencia a cursos
No de servidores capacitados/
EPC( Indice de ejecución del plan de capacitación) No de participantes Anual 100% Directora Escuela
programados*100
Presupuesto ejecutado/
IEP (Indice de ejecución del presupuesto) Anual 100% Directora Escuela
presupuesto asignado
Calificación promedio de
IIC (Indice de impacto de la capacitación) Trimestral > o = 80% Directora Escuela
evaluaciones de capacitación
Actividades ejecutadas/
ICP: Indice de cumplimiento de POA Trimestral 100% Directora Escuela
Actividades programadas *100
INFORMACION PRIMARIA(DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE INGRESA DE ENTES EXTERNOS INFORMACION SECUNDARIA (INFORMACIÓN O DATOS QUE SE ORIGINAN O PROCESAN AL INTERIOR DEL PROCESO.
Requerimientos de documentación o información relacionada con el subproceso, solicitud de capacitación, solicitud de convenios. Informes de Gestión, Informes de capacitaciones ejecutadas, convenios firmados
NORMOGRAMA
SUBPROCESO: FORMACIÓN Y DESARROLLO
JERARQUIA DE LA
NORMA
LEY No.
115 1994 Ley General de Educación Completa
30 1192 Ley de Educación Completa
DECRETO No.
Por la cual se expide el Estatuto Orgánico de la
938 2004 Fiscalía General de la Nación Completo
N.A. N.A.
CIRCULAR No.
0 007 24/11/2005 ASISTENCIA EVENTOS DE CAPACITACIÓN Completa
0 016 24/11/2005 ASISTENCIA EVENTOS DE CAPACITACIÓN Completa
RESOLUCIÓN No.
POR MEDIO DE LA CUAL SE CONFORMA EL
3943 25/11/2005 COMITE DE DIRECCION DE CAPACITACION EN LA
FISCALIA GENERAL DE LA NACION Completa
POR MEDIO DE LA CUAL SE MODIFICAN
PARCIALMENTE LAS RESOLUCIONES 0-1280
1118 09/07/2001 DE 1995, 0-1283 DE 1995 Y 0-2487 DE 1997 Y SE
DICTAN OTRAS DISPOSICIONES Completa
POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE
CONVIVENCIA PARA LA ESCUELA DE
2084 07/12/1999 INVESTIGACION CRIMINAL Y CRIMINALISTICA DE
LA F.G.N. Completa
POR MEDIO DE LA CUAL SE ORGANIZA LA
FUNCION DE CAPACITACION DE LA FISCALIA
2487 30/12/1997 GENERAL DE LA NACION Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES Completa
POR LA CUAL SE REGLAMENTAN LOS ESTIMULOS
DE CAPACITACION PARA EL PERSONAL DE LA
FISCALIA GENERAL DE LA NACION, SE CREA EL
1283 06/06/1995 COMITE DE CAPACITACION FORMAL
PROFESIONAL Y SE DICTAN OTRAS
DISPOSICIONES. Completa
PROCESO /SUBPROCESO: DESARROLLO Y FORMACIÓN
OBJETIVO: Fortalecer las competencias laborales de los servidores a nivel nacional a través de la capacitación
CONTROLES
No. RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO EVALUACION VALORACION DE RIESGO
EXISTENTES
1 No disponibilidad de 2 10 Moderado Confirmacion de la disponibilidad Tolerable

formadores de tiempo con antelacion
Solicitud de autorizacion dirigida a

los jefes
Reconfirmacion telefonica con el

formador
Reprogramacion de horarios con

otro formador
Disponibilidad de docentes de la
Escuela en determinadas áreas
2 Plan de capacitación 1 20 Moderado Revision del plan por parte de la Tolerable
inadecuado Escuela antes de su presentacion
al Comite
Aprobacion del Comite
3 No ejecución de la 3 20 Inaceptable Reporte permanente de la Importante
capacitación necesidades de infraestructura y
recursos a la Alta Direccion y al
Comite de Capacitación
Directrices del Comite a los
Directores Seccionales
4 Cobertura inadecuada 3 10 Importante Plan Nacional de formación y Moderado
capacitación
Coordinadores de capacitación en
cada seccional
5 Inefectividad de la 2 10 Moderado Evaluacion de formadores Tolerable

capacitación
Evaluación de participantes y
logística
6 Formadores no 1 20 Moderado Evaluación de formadores Tolerable

competentes
Seguimiento a los formadores por
parte de los coordinadores de
cada curso
Página 1 de 1
NIVEL DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO AMBIENTE LABORAL
Desarrollar políticas, planes y programas de bienestar, salud ocupacional y vivienda como estrategia para mejorar la calidad de vida de los servidores de la Fiscalía
Jefe de Sección de Bienestar
general de la nación.
El subproceso abarca desde Identificación de las necesidades de los servidores relacionadas con bienestar y salud ocupacional hasta evaluación y seguimiento a los Secretaría General, Escuela de Estudios e Investigaciones Criminalísticas y Ciencias
planes y programas de bienestar y salud ocupacional. Forenses, Direcciones Seccionales Administrativas y Financieras, Oficina de Personal
Directrices estratégicas (Misión, visión, Elaborar el Plan Operativo Anual -POA

políticas, objetivos, metas) Distribuir y ejecutar los recursos asignados.
Ejecutar convenios
Bienestar
Necesidades de actividades de Salud
Ocupacional, Seguridad Industrial y Planes y Programas
Elaboración de Planes de acción Conjunta (PAC) con la Caja de Compensación
Bienestar Social. relacionadas con Cultura, capacitación NO formal, eventos institucionales,
Plan General de Bienestar
recreación y deporte, difusión de los servicios y seguridad social.
Socialización del PAC (Directivos, Jefes y Coordinadores)
Ejecución de actividades PAC
Salud Ocupacional
Elaboración de Plan de Acción Conjunta (PAC) con ARP
Socialización del PAC (Directivos, Jefes y Coordinadores)
Ejecuación de actividades PAC (Focalizan población por riegos inminentes)

Todos los procesos y partes
interesadas Vivienda
Solicitud de créditos de vivienda
Asignación Presupuestal Acta de aprobación de crédito de Todos los procesos
Convocatoria a nivel Nacional vivienda
Clasificación de las solicitudes de crédito
Otorgamiento de los créditos (Junta Administradora)
Desembolso de crédito de vivienda
Comunicación de aprobación de los créditos y devolución de los no aprobados
Publicación de listados
Legalización de los créditos aporbados
Desembolsos
Recaudos ( Tesoro Nacional)
Seguimiento y elaboración de informes de recaudo mensual
Aplicar encuesta de evaluación de actividades

Interactua Para:
(Misión, Visión, Politicas, externas - Administrar la documentación
presupuestal auditorias internas prestación del servicio
entrenamiento y formación Documental) procesos
laboral
Dirección)
Mecanismos (Corrresponde a actividades internas y/o externas que permitan DOCUMENTOS Y REGISTROS (Códigos de programas, planes,
RECURSOS procedimientos, instrucciones, legislación y formatos o registros utilizados en este proceso)
(Internos o externos)
Planeación y ejecución del programa de salud

Recursos: (Equipos, software, infraestructura e insumos; requerida para la 33000 P 01
ocupacional
ejecución del proceso) Tramite, reporte y seguimiento de accidente de trabajo
33000 P 02
Tramite administrativo y asistencial en caso de muerte
Recursos Físicos: Auditorias de calidad 33000 P 03
de un servidor
Informes de seguimiento y autoevaluación del POA 33000 P 04
iluminación y ventilación, sillas ergonómicas, estantes para archivo, etc) Reporte y seguimiento de enfermedad profesional
Informes de ejecución presupuestal 33000 P 05 Planeación y ejecución del programa de bienestar
Hardware y software
Recursos Tecnologicos: Comites de Dirección 33000 P 06 Aprobación de creditos de vivienda
Seguimiento mensual por Seccional y Nivel Central 33000 P 07 Recaudo de créditos de vivienda
Medios de comunicación (telefonia fija y celular, radios, internet) Revisión por la Alta Gerencial
Recursos Humanos:

Número de actividades ejecutadas/número
IEPGB (Indice de ejecución del plan general de Bienestar) Mensual 100% Jefe Sección de Bienestar
actividades programadas
Número de actividades ejecutadas/número
IEPSO (Indice de ejecución del programa de Salud Ocupacional) Mensual 100% Jefe Sección de Bienestar
actividades programadas
Número de población atendida/número de
ICPGB (Indice de cubrimiento del plan general de Bienestar) Mensual 100% Jefe Sección de Bienestar
población objeto
Número de población atendida/número de
IECPSO (Indice de cubrimiento del programa Salud Ocupacional) Mensual 100% Jefe Sección de Bienestar
población objeto
IEP (Indice de ejecución del presupuesto de Bienestar) Presupuesto ejecutado/presupuesto asignado Mensual 100% Jefe Sección de Bienestar
Número de objetivos alcanzados/número de

ICOP (Indice de cumplimiento de los objetivos de planes y programas) Mensual 100% Jefe Sección de Bienestar
objetivos programados
Actividades ejecutadas/ Actividades
ICP: Indice de cumplimiento POA Semestral 100% Jefe Sección de Bienestar
programadas *100
INFORMACION SECUNDARIA (INFORMACIÓN O DATOS QUE SE ORIGINAN O PROCESAN AL INTERIOR

INFORMACION PRIMARIA (DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE INGRESA DE ENTES EXTERNOS
DEL PROCESO.
Derechos de petición, requerimientos de documentación o información relacionada con el subproceso Informes de Gestión
RIESGOS: (Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos)
AMBIENTE LABORAL
JERARQUIA DE
LA NORMA
LEYES
SISTEMA DE SEGURIDA SOCIAL PRIMER Y TERCER

LEY No.100 1993
INTEGRAL LIBRO
ESTATUTO ORGANICO DE LA
LEY No.938 2004 FISCALÍA GENERAL DE LA COMPLETA
NACIÓN
NORMAS SOBRE LA
ORGANIZACIÓN,
ADMINISTRACIÓN Y
LEY No.776 2002 COMPLETA
PRESTACIONES DEL SISTEMA
GENERAL DE RIESGOS
PROFESIONALES
LEY No.734 2000 Código Único Disciplinario COMPLETO
Implementación Sistema Gestión de

LEY No. 872 2003 COMPLETA
la Calidad en el sector Público
Disposiciones sobre realización de

trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y
LEY 962 2005 COMPLETA
entidades del Estado y los
particulares que ejercen funciones
públicas.
DECRETOS
DECRETO MINISTERIO DE HACIENDA Y
1998 COMPLETO
No.2209 CREDITO PÚBLICO
BASES PARA LA ORGANIZACIÓN

DECRETO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA
1984 COMPLETO
No.614 SALUD OCUPACIONAL EN EL
PAIS
DTERMINA LA ORGANIZACIÓN Y
DECRETO No. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA
1994 COMPLETO
1295 GENERAL DE RIEGSOS
PROFESIONALES
DECRETA PARCIALMENTE LA LEY
DECRETO
1996 100/93 Y EL DECRETO LEY COMPLETO
No.1530
1295/94
REGLAMENTO DE INTEGRACIÓN,
FINANCIACIÓN Y
DECRETO
2001 FUNCIONAMIENTO DE LAS COMPLETO
No.2463
JUNTAS DE CALIFICACIÓN DE
INVALIDEZ
ADOPTA LA TABLA DE
DECRETO No.
1994 ENFERMEDADES COMPLETO
1832
PROFESIONALES
DECRETO No. FUNCIONAMIENTO DEL FONDO

2000 ART. 133
261 DE VIVIENDA
Reglamento parcial del decreto 1295

DECRETO
1994 de 1994, reembolsos, solución de COMPLETO
No1771
controversias.
Constitución Política de Colombia,

DIRECTIVA
Reglamenta Estructura y
PRESIDENCIAL 1991 ART. 253
Funcionamiento de la Fiscalía
No.
Sistema de Gestión de la Calidad

para la Rama Ejecutiva del poder
NTC GP:1000 2004 COMPLETA
público y otras entidades
prestadoras de servicios. Requisitos.
RESOLUCIONES
REGLAMENTA LOS PROGRAMAS

RESOLUCIÓN
1993 DE BIENESTAR DE LA FISCALIA COMPLETA
No. 0-0623
GENERAL DE LA NACIÓN
RESOLUCIÓN FISCALIA GENERAL DE LA

1998 COMPLETA
No. 0-2459 NACIÓN
REGLAMENTACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DE LOS
RESOLUCIÓN
1986 COMITES DE MEDICINA, HIGIENE COMPLETA
No. 2013
Y SEGURIDAD INDUSTRAL EN
LOS LUGARES DE TRABAJO
REGALMENTACIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO Y FORMA DE
RESOLUCIÓN
1989 LOS PROGRAMAS DE SALUD COMPLETA
No. 1016
OCUPACIONAL QUE DEBEN
DESARROLLAR LOS PATRONOS
O EMPLEADORES EN EL PAIS
RESOLUCIÓN Formatos de Accidente de Trabajo y
2005 COMPLETA
No 156 Enfermedad Profesional y se dictan
Fiscalía General de la Nación.
Reglamenta la organización y
RESOLUCIÓN funcionamiento de los Comités
1999 COMPLETA
No.0790 Paritarios de Salud Ocupacional y se
deroga la resolución 0-1750 del 12
de agosto de 1996.
Por la cual se fija el procedimiento
RESOLUCIÓN No para la elección de los
1999 COMPLETA
0880 representantes de los empleados y
funcionarios en los Comités
Fiscalía General de la Nación por la
cual se designan los representantes
RESOLUCIÓN del Fiscal General de la Nación a los
1999 COMPLETA
No.879 Comités Paritarios de Salud
Ocupacional y se deroga la
resolución No. 1809 del 16 de
Fiscalía General de la Nación,
RESOLUCIÓN
2003 mediante la cual se modifican las COMPLETA
No 1932
resoluciones 790 de 1999 y 879 de
Reglamenta funcionamiento del
RESOLUCIÓN
2002 Fondo de Vivienda y Bienestar COMPLETA
No. 0-0302
Social.
RESOLUCIÓN Delegación para la suscripción de

2002 COMPLETA
No. 0-2158. escrituras públicas.
ENERO 16 DE 2007
MAPA DE RIESGOS
PROCESO /SUBPROCESO: AMBIENTE LABORAL

OBJETIVO: Mejorar la calidad de vida de los servidores de la Fiscalía General de la Nación a través del desarrollo de políticas,
CONTROLES
No. RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO EVALUACION VALORACION DE RIESGO
EXISTENTES
Que los recursos sean 2 10 Riesgo Moderado Documento de solicitud de asignación Riesgo Moderado
insuficientes o inadecuados de recursos de inversión a la Oficina
de Planeación
1
Documento de solicitud de asignación
de recursos informaticos a la Oficina
Informática
NO CUMPLIMIENTO DEL 2 10 Riesgo Moderado Solicitudes de actualización de la Riesgo Tolerable
100% DE LAS ACTIVIDADES planta de personal a la Oficina de
DEL PLAN DE SALUD Personal
OCUPACIONAL Y Bases de datos de cobertura de los
BIENESTAR programas
2
Planillas de asistencia
Oficios de citación
Plan Operativo Anual
No cubrir la totalidad de los 2 10 Riesgo Moderado Solicitudes de actualización de la Riesgo Tolerable

servidores con los planta de personal a la Oficina de
programas de Salud Personal
Ocupacional y Bienestar
Cronogramas de ejecución del Plan
3
de Acción Conjunta
Planillas de asistencia
Priorización de actividades 2 10 Riesgo Moderado Circulares, resoluciones internas para Riesgo Tolerable
de capacitación en temas convocar a los servidores a las
4 misionales y técnicos frente actividades
a las de salud ocupacional y
bienestar

Página 1 de 1
TIPO DE PROCESO (Como se estructura el mapa de procesos) NOMBRE DEL PROCESO (Como se indica en el mapa de NOMBRE DEL SUBPROCESO (Como se indica en el mapa de procesos)
DE APOYO )
COMUNICACIÓN NO APLICA
Planificar y coordinar las actividades tendientes a comunicar al interior y exterior de la FGN, la información de los servicios que presta y las
Jefe de oficina de comunicación y prensa
actividdes que realiza la entidad, al igual que la información relevante para el adecuado desempeño de los pro
Oficina de Divulgación y Prensa, Oficina de Informática, Oficina Jurídica y todas las áreas que
El proceso inicia con la identificación de las necesidades de comunicar información y finaliza con realizar la comunicación de forma eficaz.
requieran divulgar información al interior o exterior de la Entidad.

de la revisión gerencial
Informes de ejecución presupuestal Planeación de recursos
Cooperación y articulación
Informes de ejecución de convenios
Cooperación y articulación interinstitucional
impresos, boletines, documentos

Necesidades de comunicación divulgados, ruedas de prensa, USUARIOS Y PARTES
TODOS LOS PROCESOS
Interna o externa entrevista a los medios de
COMUNICACIÓN INTERNA INETERESADAS
comunicación Web
Comunicados de prensa
Comunicaciones internas y Externas

emitidas y publicadas a traves del
medio apropiado (correos
TODOS LOS PROCESOS
electrónicos, circulares, memorandos,
resoluciones, listado de asistencia a
reuniones de divulgación intranet)
Documentos normalizados y
difundidos Necesidad de elaborar o actualizar
ADMINISTRACIÓN DE documento ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS Registros(Archivos) protegidos y COMUNICACIÓN EXTERNA Registros de los procesos DOCUMENTOS Y REGISTROS
Y MEJORA: MEJORA:
Interno
Fallos disciplinarios de los Retroalimentación de quejas y
Mejora Contínua Solicitudes de Acciones Correctivas
y Preventivas Acciones Correctivas y preventivas Mejora Contínua
Ver subprocesos
Documentos y registros: (Códigos de programas, planes, procedimientos, Recursos: (Equipos, software o infraestructura; requerida para la Indicadores de gestión: (Lo que se debe medir para conocer la eficacia,
instrucciones, legislación y formatos o registros utilizados en este proceso) ejecución del proceso) eficiencia y efectividad del proceso en el logro de los objetivos)
Ver subprocesos Ver subprocesos ICSP (Indice de cumplimiento de Número de indicadores de los
los indicadores de los subprocesos que cumplen las metas /
Ver subprocesos
Página 1 de 1
DE APOYO COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN INTERNA
Planificar y coordinar las actividades tendientes a comunicar al interior de la FGN la información relevante para el buen desempeño de los procesos de la entidad. Jefes de todas las Dependencias
El subproceso inicia con la identificación de las necesidades de comunicar información relevante a los servidores y finaliza con la emisión de la comunicación Secretaria General, Oficina de Informàtica y todas las dependencias que requieran realizar
empleando los recursos más apropiados para asegurar su eficacia. comunicaciones internas.

PLANEACION INSTITUCIONAL Informes de Gestión PLANEACION INSTITUCIONAL
Ejecutar convenios
Identificar la información que debe ser comunicada al interior de la Entidad.
Acciones de mejora
Identificar y planificar los medios adecuados para la eficaz comunicación interna.
Retroalimentación sobre acciones
implementadas
Realizar la comunicación de la información a los servidores que lo requieran.
Realizar seguimiento a la eficacia de la comunicación.
TODOS LOS PROCESOS Todos los procesos

Divulgar los procedimientos, instructivos y demás documentos del sistema de gestión
de calidad.
Comunicaciones Internas emitidas
y publicadas a traves del medio
Mantener información actualizada sobre los resultados de la revisión del SGC. apropiado (correos electrónicos,
circulares, memorandos,
Necesidades de comunicación resoluciones, listado de asistencia
interna a reuniones de divulgación
Analizar fuentes informativas y elaborar albúm histórico de noticias
intranet)

(Misión, Visión, Politicas, - Administrar la documentación
Objetivos, Metas) - Cubrir requerimientos de del Sistema de Gestión de - Establecer acciones correctivas - Apoyar todas las actividades que - Apoyar la solucion de
- Recibir o solicitar asignación personal Calidad. y preventivas contribuyan al adecuada requerimientos de usuarios
presupuestal prestación del servicio
- Efectuar seguimiento al -Administrar los registros - Seguimiento a la gestión de los
entrenamiento y formación (Gestión Documental) procesos
laboral
Dirección)
Mecanismos de seguimiento y control: (Corrresponde a actividades internas y/o

RECURSOS DOCUMENTOS
externas que permitan asegurar que el proceso se realiza según lo planificado)
Recursos: (Equipos, software o infraestructura; requerida para la Procedimientos aprobados:

ejecución del proceso) Procedimiento de Comunicación Interna y Externa FGN-19000-P-01
Recursos Físicos: Auditorias de calidad Procedimiento para el manejo de sistemas de información FGN-19000-P-02
Infraestructura y ambiente de trabajo (Oficinas y espacios
confortables, iluminación y luminocidad, sillas ergonómicas, estantes Informes de seguimiento y autoevaluación del POA Normograma ( Ver anexo 1)
para archivo, etc)
Informes de ejecución y seguimiento de convenios
Recursos Tecnologicos: Seguimiento al proceso por parte de la Contraloría General de la Nación
Hardware y software actualizado Revisión Gerencial
Recursos Humanos:
Elemento del MECI comunicación informativa elaborada/ un elemento
Elemento del MECI comunicación informativa elaborada/ un elemento programado Semestral 100% Jefe Oficina de Divulgación y prensa
programado
Campaña de divulgación de los sistemas de gestión de la calidad SGC y MECI en todas Campaña de divulgación de los sistemas de gestión de la calidad SGC y
Semestral 100% Jefe Oficina de Divulgación y prensa
las seccionales MECI en todas las seccionales
Elementos del MECI información primaria e información secundaria

Indice de cumplimiento de las politicas de información primaria y secundaria Semestral 100% Jefe Oficina de Divulgación y prensa
elaborado/ dos elementos programados
Cumplimiento del POA Ejecutado / Programado Semestral 100% Jefe Oficina de Divulgación y prensa
Reclamos Informes
Derechos de peticiòn Oficios
Normatividad legal (Ver Normograma) Impresos o publicaciones
Ver cuadro adjunto de análisis de riesgos.Anexo


Página 1 de 1
NORMOGRAMA
PROCESO / SUBPROCESO: PROCESO DE COMUNICACIONES
JERARQUIA DE LA FECHA TÍTULO ARTICULO (S)
LEY No.
Estatuto Organico de la Fiscalia General de la Nación
938 30-Dic-04 21(capitulo 2)
190 1995 Estatuto anticorrupción 78, 138

734 ´2002 Codigo disciplinario unico 35
270 1996 Estatutaria de la administración de justicia 154.4, 154.9
´1991 Constitución Nacional-Preclusión de inoncencia 29
Constitución nacional - “Únicamente las condenas
proferidas en sentencias judiciales en forma definitiva
´1991 tienen la calidad de antecedentes penales..” 248
´1991 Codigo de Procedimiento Penal 138,149, 151,152,155
Codigo de menor - protección de la identidad de los
1989 menores víctimas o protagonistas de hechos delictivos.
2005 Ley de infancia y adolecencia N.A
DECRETO No.
N.A
N.A
CIRCULAR No.
Poiliticas para el manejo de las comunicaciones internas
´0004 20-Sep-05 N.A
Politicas para el manejo de información publica de la
´0006 20-Sep-05 Fiscalia General de la Nación N.A
RESOLUCIÓN No.
N.A
MEMORANDO No.
´013 03-Sep-05 Selección corresponsal de prensa externa N.A
Versión: 01
PROCESO
/SUBPROCESO: COMUNICACIÓN INTERNA
OBJETIVO: Planificar y coordinar las actividades tendientes a comunicar al interior de la FGN la información de los servicios que presta y las
actividades que realiza la entidad con el fin de que los usuarios tengan información organizacional precisa y confiab

Elaborar circular en la que los textos sean
aprobados por los jefes de la Dir. Nal o Jefes de
Oficina
Elaboración de un instructivo con pautas básicas
Demora en la Riesgo para la solicitud, tramitación y entega de textos que
1 3 10 Riesgo Importante
publicación de textos Importante serán publicados
Realizar seguimiento más pormenorizado de los

impresos con el fin de garantizar el cumplimiento de
los tiempos
Circular de comunicación Implementar una estrategia de divulgación de las
interna No. 004 de 2005 políticas de manejo de imagen corporativa
Manual de identidad Orientar la capacitación a las dependencias que más

Inadecuado manejo corporativa vulneran o impactan la imagen corporativa
de la imagen
corporativa por parte Riesgo Capacitación a los nuevos
2 3 20 Riesgo inaceptable.
de algunas Inaceptable servidores en temas de
dependencias a nivel imagen corporativa
nacional.
Memorandos internos 09 y 11
sobre la imagen corporativa
Circular de comunicación Finalización y entrega del manual de protocolo

interna No. 004 de 2005
Inadecuada
ejecución de los Memorandos internos 13 Actualizacion y ampliación del memorando 13
Riesgo sobre directrices de eventos
3 eventos 2 10 Riesgo moderado
Moderado protocolarios
protocolarios de la
entidad Implementar una estrategia de divulgación de las
políticas de manejo de imagen corporativa
Inadecuada Circular de comunicación Divulgación de las políticas de comunicación
percepción cultural interna No. 004 de 2005 organizacional
Riesgo
4 de la importancia de 3 20 Riesgo inaceptable. Retomar el programa de Guardianes de la imagen
inaceptable
la comunicación
institucional.
Asignación de carga laboral Redistribución de cargas laborales
Incumplimiento de
por cada servidor
las tareas de
Riesgo
5 comunicación 2 10 Riesgo moderado
Moderado
organizacional que Circulares Aumento del recurso humano
realiza la oficina
Publicación en Intranet e Realizar seguimiento por parte de los corresponsales
Desinformación de Internet sobre la entrega oportuna y equitativa de las
los servidores sobre publicaciones
los contenidos de los Planillas de entrega Envío de mensajes emergentes previo y durante la
Riesgo
6 impresos 2 20 Riesgo Importante entrega de publicaciones y circulares
Importante
institucionales y
comunicaciones Fortalecimiento y estandarización de los programas
internas de carteleras, sonido interno a nivel nacional
Página 1 de 1
DE APOYO COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN EXTERNA
Planificar y coordinar las actividades tendientes a comunicar al exterior de la FGN la información de los servicios que presta y las activides que realiza la Jefe de oficina de divulgación y prensa
entidad con el fin de asegurar que los usuarios tengan la información precisa y confiable.
El subproceso inicia con la identificación de las necesidades de comunicar información relevante a los interesados al exterior de la entidad y finaliza con Oficina de Divulgación y Prensa, Oficina de Informática, Oficina Jurídica y todas las áreas que requieran divulgar
la emisión de la comunicación por medio de los recursos más apropiados. información al exterior de la Entidad.

Ejecutar convenios
PLANEAR Y COORDINAR LA COMUNICACIÓN EXTERNA

Realizar actividades de protocolo que se requieran en la FGN
Desarrollar estratégias que permitan mantener informado al público

acerca de los servicios que presta y las actividades que realiza la FGN
Desarrollar estratégias que permitan la participación activa de la

ciudadanía.
Retroalimentación sobre acciones Asesorar a las diferentes dependencias de la institución en la Acciones de mejora
implementadas e informaciòn sobre elaboración de impresos, publicaciones y documentos que deben ser Lineamientos para el manjejo de comunicaciones
eficacia de la comunicaciòn divulgados por la entidad. externas
Necesidades de comunicación Comunicaciones Externas emitidas y publicadas a
TODOS LOS PROCESOS Todos los procesos
Externa( Necesidades de elaborar Organizar con los medios de comunicación las entrevistas y temas a traves del medio apropiado (Impresos, boletines,
impresos, publicaciones y tratar por parte de los servidores autorizados para emitir declaraciones, documentos divulgados, Ruedas de prensa,
documentos que deben ser informes o comunicados de prensa. entrevistas a los medios de comunicación,
divulgados al exterior de la FGN) Comunicados de prensa. Web

Interactua Para:
Objetivos, Metas) - Cubrir requerimientos de
del Sistema de Gestión de - Programar y ejecutar auditorias - Establecer acciones correctivas - Apoyar todas las actividades que - Apoyar la solucion de
- Recibir o solicitar asignación personal Calidad. y preventivas contribuyan al adecuada requerimientos de usuarios
presupuestal - Desarrollar actividades de internas prestación del servicio
entrenamiento y formación
cumplimiento de metas (informes Documental) - Ejecutar auditorias de Control procesos
apartir de la revisión por la
laboral - Realizar seguimiento al
Dirección)

Recursos: (Equipos, software o infraestructura; requerida para la ejecución Procedimientos aprobados

del proceso)
Procedimiento de Comunicación Interna y Externa FGN-19000-P-01
Recursos Físicos: Auditorias de calidad Procedimiento para el manejo de sistemas de información FGN-19000-P-02

Informes de seguimiento y autoevaluación del POA Normograma (Ver anexo 1)
iluminación y luminocidad, sillas ergonómicas, estantes para archivo, etc)

Hardware y software
Seguimiento al proceso por parte de la Contraloría General de la
Recursos Tecnologicos:
Nación
Software actualizado Revisión Gerencial

Recursos Humanos:
Cumplimiento al elemento del modelo MECI denominado Comunicación Elemento de MECI comunicación organizacional
organización elaborado/ un elemento programado
Indice de cumplimiento de las politicas de información primaria y Elementos del MECI información primaria e información
secundaria secundaria elaborado/ dos elementos programados
Campaña de divulgación de los sistemas de gestión de la

Indice de cumplimiento de programas de divulgación en las seccionales Semestral 100% Jefe Oficina de Divulgación y prensa
calidad SGC y MECI en todas las seccionales
Cumplimiento del POA Ejecutado / Programado Semestral 100% Jefe Oficina de Divulgación y prensa
Noticias Informativas Comunicados
Reclamos y derechos de petición Informes de noticias
Normatividad legal (Ver Normograma) Publicaciones
Ver cuadro adjunto de análisis de riesgos. Ver anexo 3


Página 1 de 1
NORMOGRAMA
PROCESO / SUBPROCESO: PROCESO DE COMUNICACIONES
JERARQUIA DE LA FECHA TÍTULO ARTICULO (S)
LEY No.
Estatuto Organico de la Fiscalia General de la Nación
938 30-Dic-04 21(capitulo 2)
190 1995 Estatuto anticorrupción 78, 138

734 ´2002 Codigo disciplinario unico 35
270 1996 Estatutaria de la administración de justicia 154.4, 154.9
´1991 Constitución Nacional-Preclusión de inoncencia 29
Constitución nacional - “Únicamente las condenas
proferidas en sentencias judiciales en forma definitiva
´1991 tienen la calidad de antecedentes penales..” 248
´1991 Codigo de Procedimiento Penal 138,149, 151,152,155
Codigo de menor - protección de la identidad de los
1989 menores víctimas o protagonistas de hechos delictivos.
2005 Ley de infancia y adolecencia N.A
DECRETO No.
N.A
N.A
CIRCULAR No.
Poiliticas para el manejo de las comunicaciones internas
´0004 20-Sep-05 N.A
Politicas para el manejo de información publica de la
´0006 20-Sep-05 Fiscalia General de la Nación N.A
RESOLUCIÓN No.
N.A
MEMORANDO No.
´013 03-Sep-05 Selección corresponsal de prensa externa N.A
Versión: 01
PROCESO
/SUBPROCESO: COMUNICACIÓN EXTERNA
OBJETIVO:
Planificar y coordinar las actividades tendientes a comunicar al exterior de la FGN la información de los servicios que presta y
las actividades que realiza la entidad con el fin de que los usuarios tengan la información precisa y confiable
CONTROLES VALORACION CONTROLES
EXISTENTES DE RIESGO OPTIMOS
Circulación 0006 de 20 sept Directriz sobre la importancia de los
2005 procesos de comunicación
No suministro de Riesgo Riesgo
1 2 10 Solicitud directa del jefe
información Moderado Moderado
Mecánica de cubrimiento y
seguimiento de fuentes
Manual de requisitos Capacitación permanente de los
Diferentes servidores de la Oficina de Prensa
percepciones de la Riesgo Editores (corrección y revisión Riesgo Capacitación en temas de la entidad
2 2 20
información que se Importante de los textos) Moderado
va a divulgar Revisión por parte del jefe de
oficina
Diseño de un instructivo en el cual
estén las responsabilidades claras
sobre la administración de la pagina
web
Desactualización de
Documentar en los procedimientos el rol
la información Riesgo Riesgo
3 3 10 Administrador de la página web del administrador de la página web
publicada a través Importante Importante
de la web
Cada área o dependencia define un
servidores responsables de verificar la
actualización de la información en la
página web
Capacitaciones a periodistas Asignación presupuestal suficiente para
desarrollar todo slos programas y
estrategias de divulgación de servicios
Desconocimiento de
Programa de televisión Medición del impacto de las campañas
la ciudadanía de los Riesgo Riesgo
4 3 20 realizadas
servicios que ofrece Inaceptable Importante
Producción de publicaciones
la entidad
institucionales
Seminarios y conferencias
dirigidas a divulgar el SPA
PROCESO "PLANEACIÓN ESTRATÉGICA"
Versión: 01
CARACTERIZACION DE PROCESO O SUBPROCESO
Página 1 de 1
DE APOYO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS NO APLICA

PROPOSITO DEL PROCESO (Lo que se pretende lograr en el Sistema de Gestión de la empresa con la ejecución de este proceso) RESPONSABLE DEL SUBPROCESO (cargo)
Administrar y controlar la elaboración, actualización y distribución de los documentos de la FGN, al igual que preservar y salvaguardar los documentos y Jefe Oficina de Planeación y Jefe de la Sección de Gestión Documental
registros que evidencian el desarrollo de los procesos de la entidad.
El proceso incluye tanto la administración de los documentos como los registros de la FGN. Inicia con la identificación de la necesidad de documentar un
Todas las areas a nivel nacional de la FGN
proceso, procedimiento o actividad y finaliza con la distribución del documento o preservación de documentos y registros.

ADMINISTRAR LA DOCUMENTACIÓN
Necesidad de elaborar o actualizar Identificar la necesidad de elaborar o actualizar un documento
documento. Apoyar en la elaboración o identificación del documento

Apoyar en la divulgación y socialización del documento Documentos normalizados y
Todos los procesos
Registros y documentos de los difundidos
Distribuir y controlar los documentos
Apoyar la Identificar y el control de los documentos de origen

Externo.
procesos.
ADMINISTRAR LOS REGISTROS (GESTIÓN DOCUMENTAL)
Administrar, controlar y recuperar los archivos
Mantener actualizadas las tablas de retención
Correspondencia externa recibida y Identificar los registros de cada uno de los procesos
Todos los procesos y partes enviada Recepcionar, clasificar y ordenar
interesadas
Almacenar los registros de forma tal que se salvaguarde la Registros y documentos protegidos
información y salvaguardados
Gestionar el prestamo y la devolucion de los documentos,
controlando los accesos autorizados Todos los procesos y partes
Clientes internos - clientes externos interesadas
Administrar y controlar la correspondencia interna y externa
Recepcionar, clasificar y ordenar
Aplicar disposiciones (Digitalización, eliminación, archivo historico)

Correspondencia externa recibida y
de acuerdo con la tabla de retención.
enviada
Prestar asesoria y soporte a las areas a nivel nacional para el
correcto desarrollo de la gestión documental

HUMANO
- Recibir directrices Interactua Para: externas Interactua Para:
Estratégicas (Misión, Visión, - Cubrir requerimientos de - Administrar la documentación - Establecer acciones - Apoyar todas las actividades - Apoyar la solucion de
Politicas, Objetivos, Metas) del Sistema de Gestión de correctivas y preventivas que contribuyan al adecuada requerimientos de usuarios
personal
- Recibir o solicitar asignación Calidad. prestación del servicio
presupuestal - Desarrollar actividades de auditorias internas
- Seguimiento a la gestión de
cumplimiento de metas (Gestión Documental) - Ejecutar auditorias de Control
- Conocer e información
condiciones de seguridad en interno
por la Dirección)
Mecanismos de control: (Corrresponde a actividades internas y/o

RECURSOS externas que permitan asegurar que el proceso se realiza según lo Documentos: (Procedimientos utilizados en este proceso)
planificado)
Recursos: (Equipos, software, infraestructura e insumos; requerida para la ejecución del FGN-61100-P-01 Gestión de Correspondencia
proceso)
FGN-61100-P-02 Gestión de Archivo

Recursos Tecnológicos: Comites de Dirección

Seguimiento al plan de visitas aleatorias a las dependencias de la
Hardware y software actualizadoS
FGN
Medios de comunicación (telefonia fija y celular, radios, internet) Comité de archivo y correspondencia

Recursos Humanos: Autoevaluación de la gestión (AEG)
Funcionarios y servidores competentes con funciones asignadas Revisión por la Alta Gerencial
TDR: Transferencia de documentos y registros Prog /prog ejec Anual 100 Jefe Sección Gestión Documental
ICP: Indice de cumplimiento de POA Prog /prog ejec Anual 100 Jefe Sección Gestión Documental
INFORMACION SECUNDARIA(INFORMACIÓN O DATOS QUE SE ORIGINAN O PROCESAN AL INTERIOR DEL

INFORMACION PRIMARIA(DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE INGRESA DE ENTES EXTERNOS
PROCESO.
Derechos de petició, requerimientos de documentación o información relacionada con el procesos INFORMES DE GESTIÓN, ESTADISTICAS, POAS, TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y VALORACION

PROCESO "PLANEACIÓN ESTRATÉGICA" Versión: 01
NORMOGRAMA
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
JERARQUIA
DE LA FECHA TÍTULO ARTICULO (S)
NORMA
LEY No.
594 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS COMPLETA
270 1996 TECNOLOGIA DE ARCHVIOS JUDICIALES COMPLETA

734 2000 CODIGO UNICO DICIPLINARIO 34 Y 35
4 1993 INVENTARIO DE DOCUEMENTOS COMPLETA
DECRETO No.
1382 1995 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL COMPLETA
1798 1990 CONSERVACION LIBROS DE COMERCIANTES COMPLETA
2620 1993 USO DE TECNOLOGIA A LIBROS DE COMERCIANTES COMPLETA
2649 1993 ARCHIVOS CONTABLES COMPLETA
1571 1998 HISTORIAS LABORALES 12

ACUERDO No.
7 1994 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHVIO COMPLETO
9 1995 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL COMPLETO
11 1996 CONSERVACION DE DOCUMENTOS COMPLETO
60 2001 MANEJO DE COMUNICACIONES OFICIALES COMPLETO
38 2002 RESPONSABILIDAD DE SERVIDORES PUBLICOS COMPLETO
42 2002 INVENTARIO UNICO DE ARCHIVO COMPLETO
CIRCULAR No.
43 2000 NORMAS Y POLITICAS DE ARCHIVO COMPLETA
62 2000 CONSERVACION DE DOCUMENTOS COMPLETA
4 2001 NORMAS Y POLITICAS DE ARCHIVO COMPLETA
15 2001 FOLIAR LA DOCUMENTACION COMPLETA
25 2001 TRAMITE INTERNO DOCUMENTOS COMPLETA

2 2003 TRAMITE DE CORRESPONDENCIA COMPLETA
RESOLUCIÓ
N No.
519 2000 ADOPCION TABAL DE RETENCION COMPLETA
649 2003 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHVIOS COMPLETA

PROCESO "PLANEACIÓN ESTRATÉGICA" Código: FGN-14100-F-09
Versión: 01
MAPA DE RIESGOS
PROCESO /SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Administrar y controlar la elaboración, actualización y distribución de los documentos de la FGN, al igual que
OBJETIVO:
preservar y salvaguardar los registros que evidencian el desarrollo de los procesos de la entidad
CONTROLES VALORACION DE
EXISTENTES RIESGO
Reglamento general de archivo
resolución 0649 de 2000
DETERIORO DE LOS
1 2 10 Riesgo Moderado Capacitación Riesgo Tolerable
DOCUMENTOS
Uso de elementos de protección
(gancho zincado, carpetas, cajas,
otros ) para los documentos
Formato de préstamo de
documentos
PERDIDA DE Procedimientos de gestión de
2 2 20 Riesgo Importante Riesgo Moderado
DOCUMENTOS archivos
Reglamento general de archivo
resolución 0649 de 2000
0
UTILIZACIÓN DE 0
DOCUMENTOS DEL SGC
3 3 10 Riesgo Importante 0 Riesgo Importante
SIN NORMALIZAR Y
CONTROLAR 0
0
0
0
USO DE DOCUMENTOS
4 3 10 Riesgo Importante 0 Riesgo Importante
OBSOLETOS
0
0


Página 1 de 1
SEGUIMIENTO Y MEJORA SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN NO APLICA

Control Interno, Veeduría, Oficina de Planeación
El proceso está constituido por los subproceso de Control al Servidor, Quejas y Reclamos de los usuarios y Evaluación y Auditorias a los procesos de laControl Interno, Veeduría, Oficina de Planeación
Entidad.

Planeación Estratégica Direccionamiento Estratégico Informes de seguimiento y autoevaluación del POA Planeación Estratégica
Planeación de Recursos Asisgnación presupuestal Informes de ejecución presupuestal Planeación de recursos

Cooperación y articulación Convenios interinstitucionales de Cooperación y articulación
interinstitucional capacitación interinstitucional
Información sobre conductas de los CONTROL AL SERVIDOR

PROCESOS MISIONALES: Fallos disciplinarios de los servidores PROCESOS MISIONALES:
servidores
Atención al usuario Solución de la queja o reclamo Atención al usuario
Proceso Penal Insatisfacción de usuarios (queja o Informes del seguimiento y la evaluación Proceso Penal
reclamo) Recomendaciones para la mejora
desarrollo de los procesos y sus
Fallos disciplinarios de los servidores PROCESOS SOPORTE
PROCESOS SOPORTE INSTITUCIONAL: Informes de las visitas a las dependencias de la
FGN Gestión del Talento Humano
Gestión del Talento Humano Información sobre conductas de los PETICIONES, QUEJAS Y Solución de la queja o reclamo
Gestión de recursos servidores RECLAMOS Comunicación con el usuario insatisfecho Gestión de Recursos
Comunicación Información relacionada con el Mapas de riesgos de cada uno de los procesos Comunicación
Administración de documentos y desarrollo de los procesos registros
registros Información sobre los riesgos
inherentes a cada proceso
PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y

MEJORA: EVALUACIÓN Y MEJORA:
AUDITORIAS
Seguimiento y Medición Programa de Auditorías de Calidad Acciones Correctivas y preventivas Seguimiento y Medición
Programa de Auditorías de Control
Interno Acciones de Mejora
Mejora Contínua Mejora Contínua
Solicitudes de Acciones Correctivas y
Preventivas
Seguimiento al proceso por parte de la Contraloría General de la Nación

Seguimiento al cumplimiento de las actividades planificadas en cada uno de los subprocesos.
Auditorias de calidad y de Control interno
Documentos y registros: (Códigos de programas, planes, procedimientos, instrucciones, Recursos: (Equipos, software o infraestructura; requerida para la ejecución del proceso) Indicadores de gestión: (Lo que se debe medir para
legislación y formatos o registros utilizados en este proceso) (Internos o externos)
Número de indicadores de los

ICSP (Indice de cumplimiento de los subprocesos que cumplen las metas /
Ver caracterizaciones de subprocesos Ver caracterizaciones de subprocesos
indicadores de los subprocesos) Número total de indicadores de los
subprocesos
Versión: 01
SEGUIMIENTO Y MEJORA SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN CONTROL PREVENTIVO AL SERVIDOR
PROPOSITO DEL SUBPROCESO (Lo que se pretende lograr en el Sistema de Gestión de la empresa con la ejecución de este proceso) RESPONSABLE DEL SUBPROCESO (Cargo)
Planificar y ejecutar actividades preventivas dirigidas a los servidores, con el fin de disminuir las conductas irregulares de los mismos durante Jefe de la Oficina de Veeduría y Control Disciplinario Interno
la prestación del servicio en la entidad.
El subproceso inicia con la planificación de las actividades preventivas y finaliza con el cierre de las tomadas por los diferentes procesos. Todos los procesos y subprocesos
Realizar la planeacion del proceso

Orientar las actividades del proceso de acuerdo al
direccionamiento estrategico
Directrices Estratégicas (Misión, Visión, Elaborar el Plan Operativo Anual - POA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL Gestionar los recursos asignados Informes de Gestión Planeación Institucional
Politicas, Objetivos, Metas)
Realizar seguimiento y autoevaluación del Plan Operativo Anual -

POA
Planificar y ejecutar el control preventivo de los servidores

( realización, seguimiento y evaluación)
Estadisticas y recomendaciones para la
QUEJAS Y RECLAMOS
mejora Ejecutar visitas aleatorias a las dependencias de control
preventivo
Planes y estrategias para el control
Todos los procesos
preventivo
Emitir informes de seguimiento al control preventivo

Información sobre la conducta
TODOS LOS PROCESOS Y
disciplinaria de los servidores y
PARTE EXTERNA INTERESADA
funcionarios
PLANEACIÓN GESTION DEL TALENTO COMUNICACIÓN ADMINISTRACIÓN DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN MEJORA CONTINUA PROCESO PENAL ATENCIÓN AL USUARIO
INSTITUCIONAL HUMANO Interactua Para: DOCUMENTOS Y
Politicas, Objetivos, Metas) personal documentación del Sistema de correctivas y preventivas que contribuyan al adecuada requerimientos de usuarios
cumplimiento de metas - Ejecutar auditorias de
condiciones de seguridad en Control interno
por la Dirección)

Mecanismos de seguimiento y control:
RECURSOS (Corrresponde a actividades internas y/o externas que permitan DOCUMENTOS (Relacione los documentos que apoyan la operación del subprtoceso)
FGN-13000-P-01 Control disciplinario preventivo

Recursos: (Equipos, software o infraestructura; requerida para la ejecución
del proceso)

Ver normograma adjunto
luminocidad, sillas ergonómicas, estantes para archivo, etc)
Revisión Gerencial
Recursos Tecnologicos:
Software actualizado Seguimiento al plan de visitas aleatorias a las

dependencias de la FGN
Reuniones periodicas al interior del proceso
Recursos Humanos: Informes de gestión del proceso

Auto evaluación de control y autogestión
ICPP: Indice de cumplimiento plan preventivo Ejecutado /Programado *100 Semestral 100% Jefe Oficina veeduria
IES: (Indice de eficacia de la solución) % de disminuciòn de las quejas y reclamos que se repiten Mensual 10% Anual Jefe Oficina veeduria
ICP: Indice de cumplimiento de POAS Actividades ejecutadas/ Actividades programadas *100 Semestral 100% Jefe Oficina veeduria
INFORMACION PRIMARIA(DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE INGRESA DE ENTES EXTERNOS INFORMACION SECUNDARIA (INFORMACIÓN O DATOS QUIE SE ORIGINAN O PROCESAN AL INTERIOR
Reglamentación de ley emitida por los difererntes entes del estado ( Ver Normograma) Plan preventivo

CÓDIGO:
PORCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA FGN-14100-F-09
VERSIÓN: 01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO O SUBPROCESO PÁGINA: 1 de 1
NORMOGRAMA
PROCESO / SUBPROCESO: PROCESO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN / SUBPROCESO CONTROL PREVENTIVO AL
SERVIDOR
JERARQUÍA DE LA
FECHA TÍTULO ARTÍCULO (S)
NORMA
CONSTITUCIÓN 6 de Julio de 1991 Constitución Política de Colombia

LEY 200 DE 1995 28 de Julio de 1995 Código Disciplinario Único (derogado)
Ley Estatutaria de Administración de
LEY 270 DE 1996 7 de Marzo de 1996
Justicia
LEY 599 DE 200 24 de Julio de 2000 Código Penal
Código de Procedimiento Penal
LEY 600 DE 200 24 de Julio de 2000
(derogado)
LEY 734 DE 2002 5 de Febrero de 2002 Código Disciplinario Único (Vigente)
LEY 906 DE 2004 31 de Agosto de 2004 Código de Procedimiento Penal (vigente)
Estatúto Orgánico de la Fiscalía General

LEY 938 DE 2004 30 de Diciembre de 2004
de la Nación.
Por la cual se reglamenta el trámite del

Derecho de Petición y se adopta el
RESOLUCIÓN No. 0-0474 / Sistema de Quejas y Reclamos sobre las
3 de Febrero de 2005
2005 actuaciones administrativas de
competencia de la Fiscalía General de la
Nación.
Por la cual se reglamentan las

situaciones administrativas y se dictan
RESOLUCIÓN No. 0-1501/ 2005 19 de Abril de 2005 otras discposiciones para la
administración de personal en la Fiscalía
General de la Nación
Por la cual se implementa el Control

RESOLUCIÓN No. 0-4082 /
12 de Diciembre de 2006 Disiciplinario Interno en la Fiscalía
2006
Por la cual se conforma el Grupo de

RESOLUCIÓN No. 0-4081 / Segunda Instancia del Control
12 de Diciembre de 2006
2006 Disiciplinario Interno de la Fiscalía
PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CÓDIGO: FGN-14100-F-09
VERSIÓN: 01
PROCESO/ SUBPROCESO: PROCESO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN / SUBPROCESO CONTROL PREVENTIVO AL SERVIDOR
OBJETIVO: Planificar y ejecutar actividades preventivas dirigidas a los servidores, con el fin de disminuir las conductas irregulares de
los mismos durante la prestación del servicio en la entidad.
CALIFICACION FINAL
CONTROLES CALIFICACION DE VALORACION DE CONTROLES
No. RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO EVALUACION DE CONTROLES
EXISTENTES CONTROLES RIESGO OPTIMOS
EXISTENTES
Capacitación intensiva en el
Desconocimiento de la procesos de inducción de los
Ley por parte de los servidores en materia disciplinaria
Riesgo Riesgo
1 servidores y jefes sobre 3 10
Importante Importante reinducción de los servidores en
las conductas
la normatividad vigente
disciplinarias
Divulgación de la Ley a través de
campañas

Página 1 de 1
TIPO DE PROCESO(Como se estructura el mapa de procesos) NOMBRE DEL PROCESO(Como se indica en el mapa de procesos) NOMBRE DEL SUBPROCESO(Como se indica en el mapa de procesos)
SEGUIMIENTO Y MEJORA SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
PROPOSITO DEL SUBPROCESO(Lo que se pretende lograr en el Sistema de Gestión de la empresa con la ejecución de este proceso) RESPONSABLE DEL SUBPROCESO(Cargo)
Atender, recepcionar, canalizar, coordinar y hacer seguimientoa la solución de las peticiones, quejas y reclamos que manifiesten los usuarios de los servicios de la FGN, Jefe de la Oficina de Veeduría y Control Disciplinario Interno
con el fin de identificar las oportunidades de mejora de los diferentes procesos de la entidad. Jefe dela Sección de Gestión Documental
ALCANCE (En donde inicia y finaliza el proceso o subproceso) AREAS INVOLURADAS(Dependencias que participan en la ejecucuón del subproceso)
El subproceso inicia con la recepción del requerimiento y finaliza con la solución y seguimiento del mismo Todos los procesos y subprocesos
La recepción, tratamiento y seguimiento a las peticiones es responsabildiad de la Sección Documental La recepción,
tratamiento y seguimiento a las quejas y reclamos es responsabilidad de la Oficina de Veeduría y Control Disciplinario Interno
Realizar la planeacion del proceso

Orientar las actividades del área de acuerdo direccionamiento estrategico
Directrices estratégicas (Misión, visión, Elaborar el Plan Operativo Anual - POA
políticas, objetivos, metas) Distribuir y Ejecutar los recursos asignados
Ejecutar el plan de compras
Realizar seguimiento y autoevaluación del Plan Operativo Anual - POA
Quejas
Registrar, revisar y clasificar el requerimiento, peticion, queja o reclamo
Analizar y dar tramite
Ejercer vigilancia a las investigaciones penales que se adelanten
PROCESO ATENCIÓN AL Instruir y fallar las investigaciones disciplinarias contra los servidores de la
entidad. Solución del requerimiento y
USUARIO Peticiones, Quejas o reclamos USUARIO
Reclamos y Peticiones comunicación con el usuario
USUARIO
Recepcionar, clasificar y asignar peticiones y reclamos recibidos
Realizar tratamiento al reclamo o petición
Elaborar y enviar comunicación al interesado.
Realizar seguimiento a los reclamos o peticiones Informe de resultados Partes interesadas

Análizar y determinar las causas que originaron el reclamo Acciones de mejora Todos los procesos
Retroalimentación sobre acciones
TODOS LOS PROCESOS implementadas Elaborar informe periodico del estado de las quejas, reclamos y
Estado de los reclamos peticiones
Analisis de resultados y generaciòn de propuestas para la mejora del servicio
Interactua Para:
presupuestal - Desarrollar actividades de auditorias internas prestación del servicio
entrenamiento y formación Documental)
cumplimiento de metas (informes - Ejecutar auditorias de Control procesos
laboral
Dirección)
Mecanismos o puntos de seguimiento y control:

RECURSOS (Corrresponde a actividades internas y/o externas que permitan asegurar que el proceso DOCUMENTOS (Relacione los documentos que apoyan la operación del subprtoceso)
se realiza según lo planificado)
FGN-13000P-02. Procedimiento para la recepciòn, tratamiento y seguimiento de
Recursos: (Equipos, software o infraestructura; requerida para la ejecución del reclamos
proceso)
FGN-13000-P-03. Procedimiento para la recepciòn, tratamiento y seguimiento de
Quejas
FGN-61100-P-03. Procedimiento para la recepciòn, tratamiento y seguimiento de
Recursos Físicos: Auditorias de calidad derechos de petición
Infraestructura y ambiente de trabajo (Oficinas y espacios confortables, iluminación y
luminocidad, sillas ergonómicas, estantes para archivo, etc)
Ver normograma adjunto
Recursos Tecnologicos: Informes de ejecución presupuestal
Informes de gestiòn
Autoevaluaciòn de control y autogestiòn

Medios de comunicación (telefonia fija y internet)
Recursos
Humanos:
Reuniones periodicas al interior del proceso
Revisión Gerencial
Jefe Oficina veeduria / Jefe Sección de Gestión
ICP:Cumplimiento del POA Ejecutado/ Programado *100 Semestral 100%
Documental
No. Total de decisiones de fondo de la dependencia en periodo de t / No. de funcionarios de la dependencia
IDFF: Decisiones de Fondo por funcionario en periodo de t
Bimensual Definir estándar Jefe Oficina veeduria
Jefe Oficina veeduria / Jefe Sección de Gestión

ITRR: Indice tiempo de respuesta de requerimientos (Peticiones, quejas y reclamos) % de requerimientos atendidos oportunamente Mensual <=15 días habiles
Documental
IES: (Indice de eficacia de la solución) % de disminuciòn de las quejas y reclamos que se repiten Mensual 10% Anual Jefe Oficina veeduria
INFORMACIÒN PRIMARIA INFORMACIÒN SECUNDARIA

Reclamos Respuesta y soluciòn de reclamos a los usuarios
solicitud de Informes sobre tratamiento de reclamos para procuraduria Informes de gestiòn
Quejas / Derechos de petición / Requerimientos de documentación o información relacionada con procesos y sanciones disciplinarias / solicitud de vigilancia especial a procesos
Acciones de mejora para los procesos
penales / Copias de otras dependencias de la entidad y de toras entidades del Estado/
Autos /Oficios/Notificaciones/Fallos/Resoluciones/ (ver procediemiento general)

CÓDIGO:
PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA FGN-14100-F-09
VERSIÓN: 01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO O SUBPROCESO PÁGINA 1 DE 1
NORMOGRAMA
PROCESO / SUBPROCESO: PROCESO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN / SUBPROCESO PETICIONES,
QUEJAS Y RECLAMOS
ELEMENTO: QUEJAS Y RECLAMOS

JERARQUÍA DE LA
NORMA
CONSTITUCIÓN 6 de Julio de 1991 Constitución Política de Colombia
Código Disciplinario Único

(derogado)
Ley Estatutaria de Administración

LEY 270 DE 1996 7 de Marzo de 1996
de Justicia
LEY 599 DE 200 24 de Julio de 2000 Código Penal

(derogado)
Código Disciplinario Único
LEY 734 DE 2002 5 de Febrero de 2002
(Vigente)
LEY 906 DE 2004 31 de Agosto de 2004
(vigente)
Estatúto Orgánico de la Fiscalía

LEY 938 DE 2004 30 de Diciembre de 2004
Por la cual se reglamenta el

trámite del Derecho de Petición y
se adopta el Sistema de Quejas y
RESOLUCIÓN
3 de Febrero de 2005 Reclamos sobre las actuaciones
No. 0-0474 / 2005
administrativas de competencia
de la Fiscalía General de la
Nación.
Por la cual se reglamentan las

situaciones administrativas y se
RESOLUCIÓN
19 de Abril de 2005 dictan otras discposiciones para
No. 0-1501/ 2005
la administración de personal en
la Fiscalía General de la Nación
Por la cual se implementa el
RESOLUCIÓN
12 de Diciembre de 2006 Control Disiciplinario Interno en la
No. 0-4082 / 2006
JERARQUÍA DE LA
NORMA
Por la cual se conforma el Grupo
RESOLUCIÓN de Segunda Instancia del Control
12 de Diciembre de 2006
No. 0-4081 / 2006 Disiciplinario Interno de la
Por la cual se dictan normas
tendientes a preservar la
moralidad en la administración
publica y se fijan disposiciones
con el fin de erradicar la
Ley 190 1995 corrupción administrativa.
ELEMENTO: PETICIONES
JERARQUÍA DE LA
NORMA
6 de Julio de 1991
CONSTITUCIÓN Constitución Política de Colombia 23
Decreto 01 1984
Código Contencioso
Administrativo 5 al 39
CÓDIGO:
VERSIÓN: 01
PROCESO/ SUBPROCESO: PROCESO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN / SUBPROCESO PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
Atender, recepcionar, canalizar, coordinar y hacer seguimiento a la solución de las peticiones, quejas y reclamos que manifiesten los
OBJETIVO: usuarios de los servicios de la FGN, con el fin de identificar las oportunidades de mejora de los diferentes procesos de la entidad.
CONTROLES CALIFICACION DE CALIFICACION FINAL DE VALORACION DE CONTROLES

EXISTENTES CONTROLES CONTROLES EXISTENTES RIESGO OPTIMOS
Normatividad legal vigente 1 Divulgación de la Ley a través de campañas
Comuniciones escritas
Estandarizar en las comunicaciones de
solicitando y reiterando 1
reiteración la citación de la Ley
respuestas
Que no sean allegadas las Actualización permanente de los Directorios de

Riesgo Riesgo
1 pruebas ordenadas en las 2 20 1 los despachos y dependencias d ela FGN
Importante Tolerable
actuaciones disciplinarias
Reiteración ante el superior Actualización de todos los campos del SIAF

2 (campo de activo o retirado)
inmediato
Mejorar el servicio de la correspondencia por

parte de la sección de gestión documental
Acceso restringido a personas

1 Revisión periódica de los expedientes
ajenas a la oficina
Extravío de los expedientes Riesgo Riesgo Archivadores que permitan almacenar de manera
2 3 20 2 segura los expedientes
disciplinarios Inaceptable Inaceptable
Cajones con cerradura 2
Elaborar una cadena de registro del expediente
Capacitación intensiva en el procesos de

Desconocimiento de la Ley inducción de los servidores en materia
por parte de los servidores y Riesgo Riesgo disciplinaria
3 3 10
jefes sobre las conductas Importante Importante
disciplinarias reinducción de los servidores en la normatividad
vigente
Divulgación de la Ley a través de campañas
CONTROLES CALIFICACION DE CALIFICACION FINAL DE VALORACION DE CONTROLES
EXISTENTES CONTROLES CONTROLES EXISTENTES RIESGO OPTIMOS
Capacitación específica en atención al

Manuales de funciones 2
usuario
Falta de idoneidad para
Procedimiento de Definición de perfil exacto para atención
atender los reclamos Riesgo 2 Riesgo
4 3 20 vinculación de personal 2 al usuario
realizados por los Inaceptable Inaceptable
Establecimiento de calificación de
usuarios
Capacitación 2 desempeño de cuerdo al perfil
Selección de personal
Identificar la manera de anticiparse a
Normatividad Externa 1
los requerimientos del ciudadano
Identificar solicitudes y reclamos
Normatividad interna 2 recurrentes con el fin de estudiar
Atención ineficiente de
Riesgo Riesgo posibles soluciones
5 los reclamos realizados 3 20 1
Inaceptable Importante Ajuste y modernización de los
por los usuarios
1 procedimientos de atención de
Organismos de control
reclamos
(internos y externos)
Difusión del sistema de reclamos una
vez concebido
Ajuste y modernización de los
procedimientos de atención de
No existe el sistema de Riesgo Creación del grupo de Riesgo
6 3 20 1 1 reclamos
reclamos en la entidad Inaceptable derechos de petición Inaceptable
Difusión del sistema de reclamos una
vez concebido
Control de
Que no existe un
correspondencia a través 1
sistema unificado de Riesgo Riesgo Crear el sistema de información único y
7 3 10 del Hermes 2
información relacionado Importante Importante centralizado
Software del grupo de
con el reclamo 2
derechos de petición
Versión: 01
Página 1 de 1
SEGUIMIENTO Y MEJORA SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN EVALUACIÓN Y AUDITORIA
PROPOSITO DEL SUBPROCESO (Lo que se pretende lograr en el Sistema de Gestión de la empresa con la ejecución de este proceso) RESPONSABLE DEL SUBPROCESO (Cargo)
Realizar la evaluación y el seguimiento a los procesos de la FGN con el fin de medir el desempeño institucional y contribuir al Jefe de la Oficina Control Interno
ALCANCE (En donde inicia y finaliza el proceso o subproceso) AREAS INVOLUCRADAS (Dependencias que participan en la ejecución del subproceso)
El subproceso inicia con la identificación de las necesidades de evaluación y auditoría y finaliza con el seguimiento a la Oficina de Control Interno y todas las áreas que deben ser evaluadas y auditadas.
Realizar la planeacion del subproceso

Directrices para la programación,
Programar anualmente las actividades de acuerdo con el
PLANEACIÓN ejecución y mejoramiento de las direccionamiento estrategico y las necesidades de Programas de auditoria
ESTRATÉGICA auditorias internas ( resultado de evaluación.
la revisión por la dirección) Apropiación y distribución de recursos
Elaborar los planes de evaluación y auditoria Planes de auditoría
Ejecutar las actividades de evaluacion y auditoria

Realizar auditorias internas para evaluar: el Sistema de Informes de auditoria
Todos los procesos
Realizar seguimiento a la implementación de las
Verficar y efectuar seguimiento al resultado de las Informes de seguimiento de acciones de
Documentaciòn: Determinar el nivel de eficacia de las acciones de mejora Planeación Institucional (Revisiòn
Informes
por la Alta Dirección)
Procedimientos Informar a la Alta Dirección y auditados el resultado
Manuales Informar acerca del estado del control interno dentro de la Informes de auditorías
TODOS LOS PROCESOS
Normogramas Informar los resultados conclusiones y recomendaciones
Caracterizaciones de procesos y Informar sobre la gestión institucional
subprocesos
Acciones de mejora Evaluar los programas de auditoria
Informes de autoevaluación
Analizar la gestiòn de los programas de auditoria
Realizar mejoramiento continuo

Definir y realizar acciones de mejoramiento continuo
Plan de mejoramiento
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN DE RECURSOS GESTION DEL TALENTO COMUNICACIÓN ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y MEJORA CONTINUA
Interactúa Para: Interactúa Para: HUMANO REGISTROS Interactúa Para:
Interactúa Para: Interactúa Para: Interactúa Para:
-Recibir o solicitar asignación -Cubrir requerimientos de - Cubrir requerimientos de - Lineamientos para - Administrar la documentación del Sistema - Definir acciones de mejora del
presupuestal mantenimiento de software y personal comunicaciones de Gestión de Calidad. subproceso.
- Realizar seguimiento al cumplimiento hardware - Desarrollar actividades de internas y externas
de metas (informes de Gestión) por - Cubrir requerimientos de entrenamiento y formación -Administrar los registros (Gestión
medio de revisión por la Dirección. adecuación, reparaciones de - Conocer e informar condiciones Documental)
RECURSOS Mecanismos o puntos de seguimiento DOCUMENTOS Y REGISTROS (Códigos de programas, planes, procedimientos,
Recursos: (Equipos, software o infraestructura; requerida para la Procedimientos y formatos aprobados
ejecución del proceso) Autoevaluación del control (AEC)
Ley 938 de 2004
Recursos Físicos: Autoevaluación de la gestión (AEG) Ley 87 de 1993 y decretos reglamentarios
Infraestructura y ambiente de trabajo (Oficinas y espacios
Auditorias internas y externas al
confortables, iluminación y luminocidad, sillas ergonómicas, estantes La ley 872 de 2003 y sus decretos reglamentarios
para archivo, etc) subproceso
Hardware y software Revisión de la Alta Dirección NTC ISO 19011: 2002
Recursos financieros Retroalimentación de Auditorias Programas y planes de auditoria
Asignación presupuestal Informes de auditoría y de evaluación
Recursos Tecnologicos: Informes de autoevaluaciones
Software actualizado Papeles de trabajo
Recursos Humanos:
Funcionarios y servidores competentes con funciones asignadas INDICADOR INDICE FRECUENCIA META RESPONSABLE
No. de actividades de evaluaciones y
auditorías realizadas/Programadas X 100 Eficacia Trimestral 100% Oficina de Control Interno
Recursos empleados/actividades
realizadas Eficiencia Trimestral Por definir Oficina de Control Interno
No. de acciones de mejora / No. De
encuestas aplicadas. X100 Efectividad Trimestral 100% Oficina de Control Interno
INFORMACION PRIMARIA (DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE INGRESA DE ENTES EXTERNOS INFORMACION SECUNDARIA (INFORMACIÓN O DATOS QUIE SE ORIGINAN O PROCESAN AL INTERIOR
Leyes y Decretos reglamentarios de ley. (Ver Normograma) Informes de evaluaciones y auditorias de la Oficina de Control Interno
Circulares del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, Circulares y Resoluciones del Departamento Administrativo Memorandos, circulares e instructivos.
Resoluciones expedidas por los organismos de control del Estado ( Ver Normograma)
Circulares, Circulares Externas, Cartas circulares y resoluciones externas de la Contaduría General de la Nación
Resoluciones y circulares del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Normas de auditoria generalmente aceptadas.
Normas técnicas colombianas de calidad
Guías, instructivos y manuales del DAFP.
Conceptos emitidos por entidades del Estado Colombiano
Jurisprudencia y doctrina
CÓDIGO:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO O VERSIÓN: 01
SUBPROCESO PÁGINA 1 de 5
NORMOGRAMA
PROCESO / SUBPROCESO: EVALUACION Y AUDITORIAS
JERARQUIA
DE LA NORMA
LEYES
Ley 87 de 1993 29 de Por la cual se establecen normas para el ejercicio del 7, 9, 10, 11, 12, 13
noviembre de Control Interno en las Entidades y organismos del y 14.
1983. Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 938 de 30 diciembre Por la cual se expide el Estatuto Orgánico de la Fiscalía 1 y 18.
2004 de 2004 General de la Nación
Ley 951 de 2 de abril de Por la cual se crea el acta de informe de gestión 6, 7, 8 y 15.
2005 2005
Ley 1097 de 2 de Por la cual se regulan los gastos reservados 7

2006 noviembre de
2006
DECRETOS
Decreto 1826 de 3 de agosto Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1, 2, 3, 4, 5
1994 de 1994 1993.
Decreto 2145 de 8 de Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional 7, 8

1999 noviembre de de Control Interno de las Entidades y organismos de la
1999 Administración Pública del Orden Nacional y Territorial
y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1214 de Junio 29 de Por el cual se establecen funciones para los Comités Parágrafo 1 art. 3.
2000, 2000 de Conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 y parágrafo 2 art.
modificado por de 1998 y se dictan otras disposiciones. 12
el Decreto 2097
de 2002
Decreto 2539 de 4 de Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de Parágrafo 2 art. 17
2000 diciembre de noviembre 4 de 1999
2000
Decreto 1537 de 26 de julio de Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 3
2001 2001 1993 en cuanto a técnicos y administrativos que
fortalezcan el Sistema de Control Interno de las
Entidades y organismos del Estado.
Fecha de Actualización: 2007/03/30

JERARQUIA
DE LA NORMA
Decreto 1599 de 20 de mayo Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Numerales 3.2,
2005 y anexo de 2005 Interno para el Estado Colombiano. 3.2.1, 3.2.2, 5.5 y
Técnico-Modelo 6.3.
MECI
Decreto 4110 de Diciembre 9 Por la cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se Numeral 8.2.2
2004 - Norma de 2004 adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
NTCGP Pública
1000:204
Decreto 1145 de abril 14 de Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el 11
2004 2004 desarrollo del Sistema General de Información
Administrativa del Sector Público, SUIP.
Decreto 1737 de Agosto 21 de Por el cual se expiden medidas de austeridad y 22

1998 1998 eficiencia y se someten a condiciones especiales la
asunción de compromisos por parte de las entidades
públicas que manejan recursos del tesoro público.
CIRCULARES DEL DAFP Y EL CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE

CIRCULAR 2 de abril de Las Oficinas de Control Disciplinario Interno en el Título "LA
CONJUNTA 2002 Nuevo Código Disciplinario Unico. OFICINA DE
DAFP - PGN CONTROL
No. 001 DE DISCIPLINARIO
2002 INTERNO Y LA
(Abril 2) OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
INSTITUCIONAL"
tercer párrafo.
Circular 02 de Mayo 27 de Nuevo Modelo de Control Interno para Entidades del Todo
2005 - Consejo 2005 Estado -MECI 1000:2005
Asesor del
Gobierno
Nacional en
Materia de
Control Interno
Circular 03 de 27 de Lineamientos para la implementaciòn del Modelo Literal c, del
2005 - Consejo septiembre Estándar de Control Interno para Entidades del Estado -numeral 4
Asesor del de 2005 MECI 1000:2005
Gobierno
Nacional en
Materia de
Control Interno

JERARQUIA
DE LA NORMA
Circular 06 de Junio 27 de Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad Numerales 2 y 3
2005- DAFP 2005 en las entidades del Estado, obligadas por la ley 872 de
2003, su decreto 4110 de 2004 y la Norma Técnica de
Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004.
Cicular No. 1 de 21 de abril de Otorgamiento de firmeza a la Circular 05 de 2005 y Toda

2006 2006 verificación de acciones para los servidores públicos
que no guarden el debido respeto al trabajo de los
defensores de derechos humanos y para que los
recursos de capacitación de las entidades se orienten
al tema de los derechos humanos.
Circulares Diciembre de Verificaciòn cumplimiento normas de uso de software Todo
Anuales del cada año
Consejo Asesor
del gobierno
Nacional en
Materia de
Control Interno
Circulares Diciembre de Elaboraciòn y presentaciòn del informe ejecutivo anual Todo
Anuales del cada año sobre el avance en la implementaciòn del Modelo
Consejo Asesor Estándar de Control Interno MECI 1000:2005
del gobierno
Nacional en
Materia de
Control Interno
RESOLUCIONES DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION
Resolución 250 Junio 4 de Por la cual se establecen los requisitos y plazos para la 7
de 2003 2003 presentación de la información financiera, económica y
social a la Contaduría General de la Nación.
Resolución 048 Febrero 10 Por la cual se dictan dispocisiones relacionadas con el Capítulo 4.
de 2004 de 2004 control interno contable.
Resolución 119 Abril 27 de Por la cual se adopta el Modelo Estándar de 3

de 2006 2006 Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de
Contabilidad Pública
CIRCULAR DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITOPUBLICO
Circular Externa Septiembre 6 Políticas de seguridad para el SIIF Nación Toda
13 de 2005 de 2005

JERARQUIA
DE LA NORMA
Circular Externa 22 de Pago a beneficiario final Medidas de
No. 0024 - diciembre de seguridad para el
Administrador 2005 pago a
del SIIF Nación. beneficiario final.
numeral 8.
RESOLUCIONES DEL MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO
Resoluciones Enero de Por la cual se reglamenta el funcionamiento de las Un articulo
anuales sobre cada año cajas menores de los organismos que conforman el relacionado con la
manejo de cajas presupuesto general de la nación función de la
menores Oficina de Control
Interno.
RESOLUCIONES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Resolución 24 de junio Por la cual se reglamenta la metodología para el Acta 5, 7 y 8.
Orgánica CGR de 2005 de Informes de Gestión y se modifica parcialmente la
5674 de 2005 - Resolución Orgánica 5544 de 2003.
Contraloría
General de la
República.
Resolución Agosto 31de Por la cual se adopta la metodología para el proceso Capitulo 6.
5774 de 2006 2006 auditor en la Contraloría General de la República.
RESOLUCIONES DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION

Resolución No. 14 de Manual de Contratación para la Fiscalía General de la Capitulo IV
0-6240 de 2004, diciembre de Nación. Numeral 3
modificada por 2004
la Resolución 0-
0833 de febrero
25 de 2005
Resolución 0- 31 de Por la cual se fijan procedimientos para el manejo de 5

6805 de 2004 diciembre de los bienes patrimoniales y transitorios de la Fiscalía
2004 General de la Nación.
Resolución 0- 29 de Por la cual se reorganiza el funcionamiento del Comité Parágrafo 1 art 2 y

4390 de 2005 diciembre de de Conciliación de la Fiscalía General de la Nación y se art. 4
2005 dictan otras disposiciones
Resolución No. 1 de febrero Por la cual se adopta el Modelo Estándar de control 24,
159 de 2006 de 2006 Interno MECI 1000:2005 en la Fiscalía General de la 32,33,34,35,36,37
Nación y 38.
Resolución No. 14 de Por la cual se crea el Comité de Coordinación de los 1, 2 y 3

4152 de 2006. diciembre de Sistemas de Control Interno y de Gestión de la Calidad
2006 de la Fiscalía General de la Naciòn

JERARQUIA
DE LA NORMA
ACUERDOS SISTEMA DE INFORMACION PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATAL -
Acuerdo No. 18 de Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento Artículo 10, inciso
0009 de 2006 septiembre del SICE quinto
de 2006

CÓDIGO:
VERSIÓN: 01
CARACTERIZACIÓN PROCESO O SUBPROCESO PÁGINA: 1 de 1
PROCESO/ SUBPROCESO: PROCESO SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN / SUBPROCESO DE EVALUACIONES Y AUDITORÍAS
OBJETIVO: Realizar la evaluación y el seguimiento a los procesos de la FGN con el fin de medir el desempeño institucional y contribuir al mejoramiento continuo.
CALIFICACION FINAL
CONTROLES CALIFICACION DE CONTROLES
EXISTENTES CONTROLES OPTIMOS
EXISTENTES
Asesorías y consultas con el auditado 2 Cronograma específico para la planeación de las auditorías
1 Perfiles inadecuados de los auditores 3 20 Riesgo inaceptable 2 Riesgo Moderado
Diseñar instructivo para el proceso de auditoria
Antecedentes de auditorías pasadas 2
Sustentación y discusión del programa de auditorías
Asignación de profesionales y técnicos
2 Capacitación permanente para auditores
de acuerdo al tema a auditar
Cumplimiento del procedimiento de la
2 No ejecución de auditorias programadas 2 10 Riesgo Moderado 1 2 Riesgo Importante Caracterización de procesos
auditoria
Caracterización del proceso 2 Actualización permanente de manuales de procedimientos
Manuales de procedimientos 2
Encuestas de satisfacción 2 Surpevision y control del líder del equipo auditor
Programas de auditoria 1
3 Informes de auditoría que no generan valor 1 20 Riesgo Moderado 1 Riesgo Moderado

Surpevision y control del líder del subproceso
Discusión de informes con los auditados 1
Selección de personal 1 Capacitación permanente para auditores

Manual de funciones 1 Actualización permanente para auditores
4 Perfiles inadecuados de los auditores 3 20 Riesgo Inaceptable Curso de Inducción 1 1 Riesgo Importante
Evaluación de auditores
Entrenamiento en el puesto de trabajo 1
Seguimiento al programa de auditorias 1 Comité de coordinación del sistema de control interno

5 No ejecución de auditorias programadas 2 10 Riesgo Moderado 1 Riesgo Aceptable
Designación de líder del grupo auditor 1 Supervisión por parte del líder del subproceso
Informes al líder del subproceso por parte del equipo auditor sobre el
Asignación de recursos 1
desarrollo de auditorías

Versión: 01
Página 1 de 1
SEGUIMIENTO Y MEJORA MEJORA CONTINUA NO APLICA
PROPOSITO DEL PROCESO (Lo que se pretende lograr en el Sistema de Gestión de la empresa con la ejecución de este proceso) RESPONSABLE DEL PROCESO (cargo)
Asegurar el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión de calidad, mediante el analisis de los datos y la información resultante del seguimiento y Jefe Oficina de Planeación / Jefe Oficina de Control Interno
evaluación de las actividades de mejora emprendidas por los procesos y subprocesos de la entidad con el fin de determinar la eficia de las acciones ejecutadas.
El proceso inicia con el análisis de la información del seguimiento a la gestión de los procesos y subprocesos y finaliza con la verificación de la eficacia de las
Todas las Dependencias de la FGN
acciones tomadas para la optimización de los mismos
Orientar las actividades de los procesos y subprocesos al

Directrices estratégicas (Misión, visión, Direccionamiento estratégico
políticas, objetivos, metas) Elaborar el Plan Operativo Anual -POA
PLANEACIÓN
Planes de Mejora Institucionales Informes de Gestión PLANEACION INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL Distribuir y ejecutar los recursos asignados.
Cambios al Direccionamiento o
Estrategías Ejecutar plan de compras
Ejecutar convenios
PROCESO DE SEGUIMIENTO
Y MEDICIÓN. Analizar los datos e información resultante de las actividades de
Resultados de auditorias de los procesos seguimiento y control de los procesos y subprocesos (OPLA)
Evaluación y Auditorias Analizar periodicamente el comportamiento de los indicadores de gestión

(OPLA) Informe de desempeño del
SGC(Estado de las Acciones
Reclamos correctivas y preventivas
Estadisticas sobre reclamos
Análisis de los resultados de las
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL (Revisión por la
auditorías, recomendaciones para Dirección)
Asesorar a los diferentes procesos en la metodología para la la mejora, desempeño de los
Control al Servidor determinación de las acciones correctivas o preventivas necesarias (OCI) procesos, conformidad del
Estadisticas sobre quejas
Servicio, Retroalimentación de los
Realizar seguimiento a la implementación de las acciones correctivas o Usuarios, Cambios al SGC)
preventivas (OCI)
Recopilar información y elaborar informe de desempeño del Sistema de

Gestión de Calidad (OPLA)
Informes de Gestión
Resultado de indicadores del proceso Realizar seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas o
solicitud de acciones de mejora preventivas tomadas (OCI)
TODOS LOS PROCESOS
(correctivas y preventivas) Mantener los registros de las acciones tomadas y de los resutlados de
Retroalimentación sobre acciones las mismas (OPLA)
implementadas Acciones de mejora TODOS LOS PROCESOS
PLANEACIÓN GESTIÓN DE RECURSOS GESTION DEL TALENTO

INSTITUCIONAL COMUNICACIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROCESO PENAL ATENCIÓN AL USUARIO
Interactua Para: HUMANO Interactua Para:
- Recibir directrices - Comunicaciones internas y Interactua Para: Interactua Para:
Interactua Para: Interactua Para: Interactua Para:
Estratégicas (Misión, externas DOCUMENTOS Y REGISTROS
- Cubrir requerimientos de - Apoyar todas las actividades que - Apoyar la solución de
Visión, Politicas, Objetivos, - Programar y ejecutar auditorias contribuyan a la adecuada requerimientos de usuarios
Metas)
-Cubrir requerimientos de personal prestación del servicio
- Recibir o solicitar Interactua Para:
internas
asignación presupuestal mantenimiento de software y - Desarrollar actividades de
- Efectuar seguimiento al
hardware entrenamiento y formación - Ejecutar auditorias de control - Administrar la documentación
cumplimiento de metas
(informes de Gestión) por - Cubrir requerimientos de - Conocer e información
medio de revisión interno
adecuación, Reparar condiciones de seguridad en del SGC
Gerencial
- Establer los planes de infraestructura (oficina- puestos de trabajo y ambiente - Realizar seguimiento al
mejora (a partir de la
revisión por la Dirección) Mantenimiento de areas de - Realizar seguimiento al - Administrar los registros
- Cooperación y trabajo en )optimas desempeño del personal
articulación interistitucional
(manejo de convenios) condiciones de aseo - Auto evaluación y estadistica (Gestión Documental)

RECURSOS internas y/o externas que permitan asegurar que el proceso se realiza DOCUMENTOS (procedimientos, instructivos, manuales que suministran información para la
ejecucion del proceso)
Recursos: (Equipos, software o infraestructura; requerida para la ejecución del Procedimiento para Acciones Correctivas FGN -14100 – P-04
proceso)
Procedimiento de Acciones Preventivas FGN -14100 –P-05
Recursos Físicos: Auditorias de calidad Procedimiento para el control de producto o servicio no conforme. FGN-14100-F-06
iluminación y luminocidad, sillas ergonómicas, estantes para archivo, etc)
Recursos Tecnologicos: Informes de ejecución presupuestal
Software actualizado Informes de ejecución y seguimiento de convenios
Reuniones periódicas
Recursos Humanos: Revisión Gerencial
Funcionarios y servidores competentes con funciones asignadas Autoevaluación de control
No. de acciones de mejora cerradas en el trimestre/ No. de acciones de mejora por cerrar en el
ICA: Indice de cierre de acciones de mejora trimeste.
Trimestral 100% Servidor Designado OCI
Jefe Oficina Planeación / Jefe Oficina de Control
ICP: Indice de cumplimiento de POA Actividades ejecutadas/ Actividades programadas *100 Semestral 100%
Interno
INFORMACION PRIMARIA (DOCUMENTOS E INFORMACIÓN QUE INGRESA DE ENTES EXTERNOS INFORMACION SECUNDARIA (INFORMACIÓN O DATOS QUIE SE ORIGINAN O PROCESAN AL INTERIOR
Reglamentación de ley emitida por los difererntes entes del estado ( Ver Normograma) Informe para la alta dirección
Reclamos y derechos de petición Informes de gestión y de avance

Código:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO O Versión: 01
SUBPROCESO Página 1 de 1
PROCESO: MEJORA CONTINÚA

SUBPROCESO: N.A
NORMOGRAMA
PROCESO : MEJORA CONTINÚA
JERARQUIA DE LA
NORMA
Constitución 1991 Constitución Política de Colombia 15-20-23
Sistema de Gestión de Calidad en la Rama
Ley 872 Ejecutiva del poder Público y otras entidades
2003 prestadoras de Servicios Completo
Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se

Decreto 4110 adopta la norma técnica de Calidad en la Gestión
Pública NTCGP 1000 de 2004 Sistema de Gestión
de Calidad para la Rama del Poder Público y otras
2004 entidades prestadoras de Servicios: Requisitos Completo
Por medio de la cual se adopta la estructura

Resolución 02740 funcional, para el diseño y desarrollo e
28 de Junio implementación del sistema de gestión de la
de 2005 calidad en la Fiscalía General en la Nación Completo
Por medio de la cual se crea el Comité de

Resolución 04152 14 de coordinación de los sistemas de control interno y
diciembre de gestión de calidad de la Fiscalía General de la
2006 Nación Completo

Norma Técnica 2000 Calidad: requisitos Completo
NTC ISO 19011:2002 Directrices para la Auditoria
de los sistemas de Gestión de Calidad y/o
Norma Técnica 2002 Ambiental Completo
Norma Técnica 2005 Calidad Fundamentos y Vocabulario Completo

Código:
Versión: 01
PROCESO/ SUBPROCESO: PROCESO DE MEJORA CONTINÚA
Asegurar el mantenimiento y la mejora del sistema de gestión de calidad, mediante el analisis de los datos y la
OBJETIVO: información resultante del seguimiento y evaluación de las actividades de mejora emprendidas por los procesos y
subprocesos de la entidad con el fin de determinar la eficia de las acciones ejecutadas.
CALIFICACION
CONTROLES FINAL DE VALORACION DE CONTROLES
EXISTENTES
Normatividad interna
relacionada con la adopción del
sistema
Verificación de cumplimiento de
responsabilidades por parte de los
líderes de procesos
Pérdida o falta de
Riesgo
1 actualización de los registros 2 20 Riesgo Importante 2
Moderado
documentales
Capacitación
Verificar que el equipo MECI cumpla

con los roles y responsabilidades
asignadas

CALIFICACION
EXISTENTES
Rotación de servidores en Riesgo

2 2 10 Riesgo Moderado 3
todos los niveles Inaceptable
Riesgo Revisión de la información Riesgo

3 Información irrelevante 3 20 2
Inaceptable enviada por las dependencias Moderado
Comité de Control Interno y

SGC
Seguimiento inoportuno al
Riesgo
4 Sistema de Gestión de 2 20 Riesgo Moderado 2
Existencia de un procedimiento Importante
Calidad
de auditorías internas
Recomendaciones a la
formulación de las acciones
Acciones de mejora Riesgo Riesgo

5 3 20 1
inefectivas Inaceptable Importante
Ejecución de Auditorías

CALIFICACION
EXISTENTES
Seguimiento mensual a través

del SISPLAN
No ejecución de las acciones

6 2 10 Riesgo Moderado 1
de mejora del proceso
Políticas de seguridad
informática
Pérdida o falta de
7 actualización de los registros 0 0 Riesgo Moderado 1
documentales Políticas de gestión documental
Pérdida o falta de
Mecanismos de autoevaluación de
8 actualización de los registros 0 0 Riesgo Importante 2
Revisión por la alta dirección controles
documentales
Insuficiente capacidad para

Riesgo
9 realizar el seguimiento a las 0 0
Inaceptable
acciones

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2. MARCO LEGAL Y REFERENCIAS NORMATIVAS

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Ley 872 de diciembre 30 de 2003: “Por la cual se crea el Sistema de

Decreto 4110 del 9 de diciembre del 2004: “Por la cual se reglamenta la

Resolución 02740 de Junio 28 del 2005: “Por medio de la cual se adopta

Resolución 0-04152 del 14 de diciembre de 2006: “Por la cual se crea el

3 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD:

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3.2 Estructura Orgánica

La estructura orgánica de la Fiscalía General de la Nación esta definida

El Fiscal General de la Nacían es elegido para un período de cuatro años

La Fiscal General de la Nación está estructurada orgánicamente como se

Estructura de la Fiscalía General de la Nación

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Aprobado por resolución No. 01050 del 30 de marzo de 2007

3.3 Direccionamiento Estratégico

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La entidad revisa, ajusta y desarrolla su direccionamiento estratégico

Ser reconocidos como una entidad del Estado eficaz en la investigación

Garantizar el acceso a una justicia oportuna y eficaz con el fin de

3.3.3 Política y Objetivos de Calidad

3.3.3.1 Política de Calidad

Garantizar un actuar institucional eficiente, efectivo, eficaz, transparente,

3.3.3.2. Objetivos de calidad:

Mejorar la capacidad de los procesos misionales de manera que

Aprobado por resolución No. 01050 del 30 de marzo de 2007

Incrementar la competencia de los servidores de la Fiscalía

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7.3. DISEÑO Y DESARROLLO

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