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TECNICO ASISTENCIAL EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.

APRENDIZ: EMIRO ANTONIO ASCANIO RIVAS

INSTRUCTORA: SANDRA LILIANA ZUÑIGA

JORNADA: NOCTURNA

FICHA N°:1806920

TOLEMAIDA NILO CUNDINAMARCA

MARZO DEL 2019


4. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO.

4.1. Teniendo como base la unidad productiva, objeto de estudio, con su GAES,
Indague acerca de los siguientes aspectos:

a. Tipo de archivo que manejan:

Podemos dividir los archivos en dos grandes grupos. Éstos son los ejecutables y los
no ejecutables o archivos de datos. La diferencia fundamental entre ellos es que los
primeros están creados para funcionar por si mismos y los segundos almacenan
información que tendrá que ser utilizada con ayuda de algún programa.

De todos modos, la mayoría de los programas llevan otros archivos que resultan
necesarios aparte del ejecutable. Estos archivos adjuntos que requieren los
programas son necesarios para su buen funcionamiento, y aunque puedan tener
formatos distintos no pueden ser separados de su programa original. O al menos si
queremos que siga funcionando bien.

Dentro de los archivos de datos se pueden crear grupos, especialmente por la


temática o clase de información que guarden. Así lo haremos en este tutorial.
Separaremos los grupos en archivos de imágenes, de texto, de vídeo,
comprimidos... y nombraremos algunos programas asociados.

Los tipos de archivo más comunes son:

 De texto: txt, doc, docx, etc.


 De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
 De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
 De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
 De audio: mp3, wav, wma, etc.
 De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
 De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.
 De imagen de disco: iso, mds, img, etc.

b. ¿De qué forma organizan su archivo?

1. Clasifique los documentos por su organización en grupos, ya que ello ayudará


en la coordinación de sus categorías o clases. Decida qué documentos se deben
colocar en cada categoría. Cree secciones en cada categoría, ya que le ayudará en
la
2 gestión y organización de sus archivos.
2. Cree sub-categorías para cada categoría. Tal vez le resulte difícil organizar un
sistema de archivos en categorías y sus subcategorías, pero será conveniente
después de que el sistema de archivos esté organizado. Estos sistemas de archivos
pueden ser útiles y además, puede simplificar el sistema de archivos mediante la
división
3 en secciones por subcategoría diferentes como el lugar, fecha y nombre.
3. Categorice su sistema de carpetas mediante el uso de colores codificados para
hacer todos los archivos importantes y mantenerlos separados unos de otros. Los
colores importantes le ayudarán a encontrar cualquier archivo en cuestión en
cualquier momento, y no tendrá que comprobar cada carpeta cuando se necesita
localizar un determinado archivo.
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4. Utilice de tres a cinco colores. Use un color particular para cada categoría. Puede
utilizar el color azul para los archivos de los hogares, el color rojo para los archivos
médicos, el verde para los archivos financieros, y el naranja para los archivos
personales.
5 Utilizando los colores se puede separar cada categoría.
5. Utilice etiquetas de colores para las carpetas colgantes y etiquetas blancas para
el etiquetado, ya que se pueden leer fácilmente en color blanco. Coloque cada
etiqueta en la posición de tabulación de la carpeta en función de las categorías que
ha creado en orden alfabético o numérico.
Si deseas leer más artículos parecidos a Cómo organizar archivos, te
recomendamos que entres en nuestra categoría de Empleo.
Consejos

 Se puede ubicar la etiqueta en su carpeta de forma numérica, pero evite la


organización de los archivos en orden numérico. Puede que prefiera tener un
sistema de archivo alfabético con nombres tales como médicos, finanzas del hogar,
y personal.
 El uso de un determinado color como el rojo para los archivos médicos identifica la
importancia del archivo, y será de fácil acceso para llegar a ellos cuando llegue el
momento de las llamadas para una emergencia.

Formas de Acceder a las Unidades de Almacenamiento

Una de las cuestiones más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de
familiarizarse con un nuevo sistema operativo es comprender la forma que tiene
de organizar sus directorios/carpetas y ficheros/archivos. Esta es una cuestión
clave ya que cada sistema operativo se caracteriza por plantear una organización
diferente, creyendo lógicamente, que esa es la forma más intuitiva y comprensible
para que el usuario pueda interactuar con el sistema y así poder hacer uso de las
aplicaciones que éste tenga instaladas y de la información que tenga almacena. El
ejemplo más conocido es Microsoft Windows, el cual se caracteriza por hacer uso
de letras C:\, D:\, E:\, ... para identificar a cada una de las unidades de
almacenamiento accesibles por el sistema:
 C:\ - Es la letra que normalmente Windows usa para que el usuario sepa en
qué partición del disco duro se ha instalado el sistema operativo de Microsoft.
De esta forma cuando el usuario quiere acceder a los
 D:\ - En el caso de haber creado una partición en el disco diferenciada a la
anterior para guardar los datos de los usuarios que hacen uso de Windows,
ésta es la letra que es usada para apuntar a dicha partición. En el caso de no
haber creado dicha partición Windows usa esta letra para para apuntar a la
unidad de almacenamiento externo de CD/DVD.
 E:\ - Dependiendo de todo lo anterior, y de la cantidad de unidades lectoras
de CD/DVD que se tengan en el equipo, esta letra puede corresponderse con
la segunda lectora de CD/DVD del equipo, con un dispositivo de
almacenamiento externo de tipo USB que se haya conectado, etc.
 F:\, G:\ ..." - Dependiendo de todo lo anterior, de cómo se haya particionado
el disco, de la cantidad de unidades de almacenamiento externas ... estas
letras pueden ser usadas por Microsoft Windows para apuntar/acceder a
otras particiones del disco, otros dispositivos de almacenamiento externo de
tipo USB que se hayan conectado, unidades de almacenamiento en red que
se hayan configurado, etc.

Desde un punto de vista informático, haciendo un poco de abstracción, cada una de


las letras anteriores hace referencia a una organización en forma de árbol invertido
de archivos y directorios, donde la raíz del árbol sería la letra asignada a la unidad
de almacenamiento, cada uno de los directorios y subdirectorios que hubiera se
corresponderían con las diferentes ramas de ese árbol, y cada uno de los archivos
que hubiera dentro de cada uno de esos directorios serían las hojas de cada una de
esas ramas.

c. Normatividad referente a los archivos, evidenciada en la unidad


productiva. Si no existe sugerir la normatividad pertinente y
argumentar la respuesta.

Esta sección contiene la información relacionada con la normatividad que rige al


Archivo General de la Nación, determinando su competencia y le es aplicable a su
actividad, así como aquella que produce para el desarrollo de sus funciones, donde
me encuentro laborando se maneja la Directivas 0102 de 2010 y la 01016 de 2016,
la cual esas directivas se rigen de acuerdo a Ley 594 de 2000.

INFORME GENERAL ARCHIVO DEL AREA ADMINISTRATIVA DEL FUERTE


MILITAR TOLEMAIDA – NILO CUNDINAMARCA.

De acuerdo a las directivas enmarcadas en el Acuerdo 038 de 2002, Acuerdo 05 de


2013, Acuerdo 04 de 2015, mediante disposiciones ministeriales y organizacionales
emitidas por el comando superior, la unidad cuenta con los diferentes organigramas,
manual de funciones y procedimientos los cuales están enmarcados en las
diferentes directivas y reglamentos expedidos por el comando superior, dichos
reglamentos enmarcan los procedimientos a seguir al momento de que un servidor
público asuma la responsabilidad en el manejo de los acervos documentales de las
unidades orgánicas de Ejército . Como medida de mitigación para la perdida del
patrimonio histórico y cultural de la institución la Fuerza de Despliegue Rápido No.1
creo el centro histórico de la FUDRA con el fin de preservar el legado de las
unidades las cuales fueron desactivas mediante Disposición 01273 del 14 de
noviembre de 2017.

En cuanto a procesos de financiación, la unidad cuenta con un sistema de


contratación cerrado en el cual las Centrales Contables Financieras son las
encargadas de la administración de los rubros fiscales de las diferentes unidades y
la encargada de realizar el proceso de tramitación, contratación, disposición y
entrega de cada una de las partidas asignadas a las unidades bajo su mando.

Con relación a los aspectos de formación y capacitación enmarcados en la Ley 594


de 2000, Acuerdo 038 de 2002, Acuerdo 050 de 2000, Acuerdo 060 de 2001, la
unidad ha realizado capacitación al personal de oficiales, suboficiales y soldados
encargados de laborar en las dependencias de la unidad.

De acuerdo a los aspectos de función archivística enmarcados en el Acuerdo 05 de


2013, Acuerdo 04 de 2013, Decreto 1080 de 2015, Acuerdo 06 de 2014, Acuerdo
038 de 2002, Acuerdo 11 de 1996, Acuerdo 042 de 2002, Acuerdo 02 de 2014,
Acuerdo 07 de 2015, Circular 04 de 2003, la entidad cuenta con las tablas de
retención documental autorizadas por el AGN las cuales son las encargadas de dar
las diferentes series y Subserie de acuerdo a los diferentes años de acervos
documentales existentes en la institución, del mismo modo la institución cuenta con
los lineamientos del Programa de Gestión Documental, el cual se encuentra en los
reglamentos y directivas de los diferentes años, los cuales dan los parámetros para
la elaboración de las comunicaciones oficiales, la correcta forma de realizar la
rotulación.

De acuerdo a los aspectos de preservación a largo plazo enmarcados en el Acuerdo


049 de 2000, Acuerdo 050 de 2000, Acuerdo 049 de 2000, el Archivo central de la
unidad no cuenta con las normas técnicas enmarcadas en la reglamentación
anterior, debido ya que la edificación no cuenta con las instalaciones adecuadas
para la conservación de la memoria histórica de la institución, debido ya la
edificación no fue construida para tal fin; se evidencio que el ingreso de luz solar es
el inadecuado debido ya que entra gran cantidad de luz la cual queda en contacto
directo con las unidades de almacenamiento, no se cuenta con alarma contra
incendios, ni inundaciones, el edificio no tiene las condiciones ambientales para la
correcta conservación de la documentación debido ya que las temperaturas no son
adecuadas, se presenta filtraciones de agua por las canales viga de la edificación
ya que perdió la capa impermeabilizante conllevando a que por las canales y las
columnas de la edificación ingrese agua, la cubierta de la edificación cumplió su
tiempo de vida útil lo cual ha conllevando a la aparición de las goteras en diferentes
sectores del archivo, se presentan problemas de inundaciones al interior de la
edificación debido ya que una de las bajantes de la estructura se encuentra
obstruida conllevando al empoza miento del agua dentro de las instalaciones del
archivo central.

Como medida de mitigación se realizó oficio solicitando al COMANDO DE


INGENIEROS (COING), realizar visita técnica a las instalaciones del archivo de la
FUDRA1, con el fin de establecer las actividades a ejecutar y la viabilidad de
asignación de recursos para que dicha infraestructura cumpla con las condiciones
mínimas para su funcionamiento; en razón a que existe una perdida documental,
generando pérdida de la memoria histórica y apertura de investigaciones
disciplinarias, penales y administrativas,

Formatos de archivo que se manejan:

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA


EJÉRCITO NACIONAL
Fondo: BRIGADA MÓVIL 21

Línea de Mando: MDN-CGFM-COEJC-DIV05-BR13-FTSUM-BRIM21-B2

SERIE:
24. ESTUDIO 29. INFORMES

Subserie:
24.7. Estudio de Área 29.25 Informe de
Actividades
29.55 Informe de
Judicialización
29.57 Informe de Novedades
29.60 Informe de Personal

* Informe de Entrevista

* Informe de Gestión Plan

de Acción
No de Carpetas: 12 (DOCE)

Fechas Extremas: 2015-09-14 A 2015-10-29

No Consecutivo:

No Correlativo:
Carpeta No. 1 de _1_ CAJA No ____
BRIGADA MÓVIL 21 – SECCIÓN B2 INTELIGENCIA
MDN-CGFM-COEJC-DIV05-BR13-FTSUM-BRIM21-B2
29. INFORMES
* Informe Periódico de Inteligencia
FECHA EXTREMAS: 2015-01-01 A 2015-07-13
Cantidad de Folios: __250__

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

EJÉRCITO NACIONAL
Línea de mando: MDN-COGFM-COEJC-SECEJ-JEMOP-FUDRA –BADRE1-AYU-
2.21.
Dependencia: Ayudantía_____________________________________________
Serie: 2. ACTAS___________________________________________________
Subserie: 2.21 Actas de Entrega________________________________________
Nombre del expediente: _ ____________________________________________
Fechas extremas: : 2018-03-02/ al 2018-12-14/
Cantidad de folios: __5__
Carpeta No. _1_ Caja No. 01
No. _1__ al _5_

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