DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

NTC ISO 9001

(SENA)

ACTIVIDAD 3
ENSAYO

LUIS ARMANDO POVEDA DIAZ

BUCARAMANGA
MAYO DE 2019
¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

En la actualidad las empresas buscan expandir sus mercados, mejorar sus

servicios, ampliar sus portafolios y tener impacto trasnacional; es por esto por lo que
las organizaciones deben implementar un mejoramiento en sus procesos para ser
más competitivas y lo hacen a través de un sistema de gestión en la calidad en
donde la documentación juega un papel clave en garantizar que los procesos se
realizan correcta y consistentemente, por eso la importancia de mantener la
información documentada necesaria para apoyar la operación de sus procesos, y
como acciones permite garantizar la disponibilidad de información documentada y
conservar información documentada.

La información documentada que los requisitos de la norma se definen en su Política

calidad, en sus Objetivos de calidad, en la Información que define las características
de los productos, servicios o las actividades a realizar y toda Información sobre los
resultados por alcanzar.

También se podría decir que la información documentada evalúa el poder demostrar

el cumplimiento para propósito de seguimiento y medición de resultados, poder
demostrar la conformidad de productos y servicios con sus requisitos, determinando
así una mejora en los procedimientos, las instrucciones de trabajo con sus auxiliares
de trabajo, ilustraciones y cualquier otra información necesaria para llevar a cabo
sus procesos constantemente, con eficacia y de una manera aprobada.

Razones importantes para destacar:

 La estandarización de los procesos. Para que un proceso sea debidamente

estandarizado, debe estar documentado. Al hacerlo estamos asegurando
que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos.
Recordemos que estandarizar un proceso es establecer un nivel de
operación (o estándar) que se debe mantener para lograr unos resultados
esperados.
 La planificación organizacional. En cualquier nivel de la organización, al
documentar los elementos importantes, como acciones, recursos y tiempos
estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo, hacia el logro
de determinados objetivos y metas. La documentación ayuda a mantener el
enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.
 Control de las actividades realizadas. En este caso hablamos de los
registros, que son un tipo especial de documento. Básicamente es la
información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que
nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas
actividades. Los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión
realizada.
 Auditorias. Las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se
basan en los documentos que se tengan. Los documentos representan los
criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría.
 De la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los
hallazgos de auditoría, que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.
 Mejoramiento de procesos. La documentación, nos permite mejorar los
procesos consistentemente. La documentación debe servir a los procesos y
no los procesos servir a los documentos. Con esto llamo la atención a no
generar documentación que pueda entorpecer los procesos. Un proceso
bien diseñado debe tener un buen flujo documental.
 Capital intelectual. Los documentos guardan el valor más importante de una
empresa, que es su capital intelectual, el saber hacer algo bien hecho y por
el cual las personas están dispuestas a pagar. El no documentar
apropiadamente pone en riesgo la capacidad de atender un mercado.
Documentar apropiadamente permite a la empresa generar valor del
conocimiento adquirido y volverlo ingreso, por eso se le llama capital
intelectual.

De acuerdo con todo lo anterior, los documentos deben presentar unas ciertas
características para que sean efectivos:

 Ser aprobados por una persona idónea al proceso antes de ser emitidos.
 Estar debidamente identificados y legibles. La identificación se puede hacer
mediante una codificación que no induzca a errores.
 Estar disponibles cuando se requieran.
 Deben ser revisados y actualizados periódicamente.
 Las modificaciones que se vayan a realizar deben ser identificadas al igual
que el estado de su revisión.
 Estar vigentes para su utilización y así evitar documentos obsoletos en los
procesos que puedan inducir a confusiones.

Además, para los registros estos deben:

 Tener un tiempo de retención (almacenamiento de la información generada).

 Estar accesibles para su consulta.
 Protegidos y seguros, para preservar la información de las condiciones
ambientales y de personas no autorizadas.
 Los registros deben tener una disposición final. Una vez se haya cumplido el
tiempo de retención qué se va a hacer con ellos.

Por último, lo anterior debe estar documentado en procedimientos para su

aplicación en el contexto de la Norma ISO 9001.