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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO


LABORAL.

CICLO VITAL Y TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

YOEL DOMINGO BALTA MENDOZA

26 DE JUNIO DEL 2014


EMPRESA PILOS S.A.
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A.,
quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas.
La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes
fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la
empresa.
Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de
manera correcta, debe realizar la organización documental,
aplicando los criterios archivísticos para la organización de
archivos de gestión e implementación el ciclo vital del
documento y las TRD para un correcto manejo de la información
documental, permitiendo el fácil acceso a la información.
El Guía de Aprendizaje tiempo estimado en demostrar
resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos
los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que
todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las
diferentes problemáticas.
Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el


archivo Arnulfo?

Debe organizar los archivos según su


orden cronológico ya sea fecha importancia
o alfabéticamente y con esto logra un
archivo patrimonial, de esta manera los
archivos pueden ser tácticamente
organizados de tal manera que sean fácil
de encontrar, se pueden organizar por
consulta y poco frecuentes.
2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

La falta de conocimiento del personal administrativo


sobre la gestión y el sistema documental, ya que los
archivos o documentos varían según su importancia de
igual manera hay que aplicar la tabla de retención
documental para una buena organización.
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como
gestionarlo?
Si debe aplicar el ciclo vital del documento ya que si
este se gestiona y se controla de una manera
excelente la empresa origina productividad ya que
el ciclo vital del documento es la fase de vida que
cumple dicho archivo esto con el fin de gestionar la
excelencia de la empresa por medio de los
documentos de excelencia de la misma esta se
gestiona por medio de la tabla de retención
documental para un sistema de gestión eficiente.
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados
documentos electrónicos de archivo.
¿Cómo debe ser archivado esos documentos?

Se deben organizar magnéticamente de igual


manera que los archivos se encuentren en el
mismo formato, se organizaran
cronológicamente o por tipo de consulta o poco
frecuentes.
5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil
acceso a la información?

Se debe aplicar la tabla de retención


documental en los archivos para un fácil acceso
a la información por medio de los numeros de
serie y sub series que la TRD presenta.
6. Desde el punto de vista archivístico
¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?

La importancia del uso tabla de retención


documental es la de llevar un control eficiente de
los archivos con el fin de sistematizar los
documentos de una empresa para las consultas o lo
importante del ciclo de vida de dicho documento.
También para el fácil acceso de la información que
la tabla de retención documental sostiene.
7. Según su criterio
¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

Seriar y sub seriar por la importancia de los


documentos y su historia patrimonial.

8. ¿Cree usted que la gestión documental es la


base para el desempeño de la empresa?

Claro que si, ya que la documentación es el


proceso administrativo que sostiene a las
empresas.