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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION SUPERIOR.


UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS.
“EZEQUIEL ZAMORA”
UNELLEZ.
GUASDUALITO ESTADO APURE.

Prof. María Cárdenas.

Autores:
Aranguren Génesis.
Arévalo Nehomar.
7mo Semestre Contaduría Pública.

Guasdualito, Febrero del 2019.


En prácticamente todos los ámbitos de nuestra vida diaria está
involucrada la computación. En el área de los negocios es impensable trabajar
sin tecnologías de información que ayuden al desarrollo de mejores servicios y
a un crecimiento sostenido. Se crea todos los días software con el propósito de
que sean las herramientas que contribuyan a minimizar costos y a agilizar los
procesos. El software administrativo y contable, es una de esas herramientas
que ha venido a simplificar la contabilidad, evitando que todo tenga que ser
hecho a mano, ahorrando así tiempo valioso para la empresa.
Los programas de contabilidad o paquetes administrativos-contables,
destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad, han sustituidas
de forma permanente la manera de llevar las aplicaciones de manera manual
como se hizo durante siglos, con el nacimiento de la era de la informática y su
posterior evolución en el mundo de las finanzas.

Software Contable.
El software contable en las últimas décadas y en un era digital ha
incrementado la efectividad y eficiencia de las empresas. El software contable y
administrativo ha optimizado el flujo de trabajo reduciendo incontables horas de
labor de personal administrativo en extenuantes actividades operativas de
registro, cálculo, resumen y preparación de datos. Lo que ha permitido a las
empresas enfocarse en la producción de bienes y servicios, la medición de
estándares y la mejora continua. Por lo tanto el software de apoyo administrativo
se convirtió en una herramienta esencial para llevar los procesos contables de
las empresas, independientemente del tamaño o sector. Así lo afirma L. Murphy
Smith en su libro Sistemas de información contable, 4ª edición, 2004.

Según Smith los paquetes computacionales de apoyo contable y


administrativo han alcanzado tal nivel de simplicidad y sofisticación que están
más orientados a los dueños de pequeños negocios que a los contadores
expertos, no hay tecnicismos complicados y se puede interactuar con ellos de
forma muy amigable e intuitiva. Es simplemente un programa de computadora
o una serie de servicios basados en la nube que permite al personal de cualquier
negocio registrar, clasificar, procesar y resumir electrónicamente todas las
transacciones contables y financieras de la entidad.
Existen varios tipos de programas contables dependiendo en el tipo de
compañía y en el tamaño de las operaciones de negocios. Así tendremos
software contable especializado para instituciones financieras, empresas por
departamentos, fabricantes, mayoristas, tiendas minoristas, contratistas, entre
otros. Hay muchas tipologías para considerar en cuanto a software de
contabilidad y cada paquete tiene su propia combinación de características, lo
cierto es que antes de invertir en un paquete de apoyo contable busques la
opinión de tu contador de confianza o de alguna firma auditora.
Cada paquete de software contable se orienta o se presenta por módulos
para separar cada función o proceso. Estos módulos se desglosan por funciones
contables, como: pagos órdenes de compra y facturación, recepción de cuentas,
inventarios y bienes fijos, libros compras, diario y mayor.
Entre los beneficios de un paquete contable computacional se incluyen según
Jagdish S. Gangolly en 2004 los siguientes:
 Permite que el registro y asiento de datos sea fácil y rápido.
 Los retrasos que ocasionan procesos como registro de facturación,
actualización y valoración de inventarios o conciliaciones bancarias se
minimizan.
 Automatización de informes, resúmenes y reportes como detalles de
cuentas, mayores deudores y acreedores, inventarios y ventas.
 Facilita considerablemente el proceso de auditoría y análisis.
 Se automatizan procesos contables antes complicados, como cálculo de
nóminas, inventarios, impuestos, compras, ventas, conciliaciones.
 Permite la estandarización de los procesos de registro y reconocimiento
de partidas y se facilita la aplicación de principios contables.
 Minimiza errores propios de la actividad humana como trascripción
errada, asientos y clasificaciones incorrectas.
 Se facilita la integración con otros sistemas como los ERP, sistemas POS
y banca en línea.
Los pequeños empresarios por lo general asocian los softwares contables
con altos costos de instalación y mantenimiento. Sin embargo, muchos de los
programas disponibles ahora pueden personalizarse de manera tal que se
ajustan a una amplia gama de negocios grandes y pequeños, sin sacrificar su
funcionalidad.
Después de analizar las funciones generales, características y ventajas
de usar el software contable; ahora toca el turno de hablar sobre los tipos de
software de contabilidad que existen:

Hojas de Cálculo.
Algunos emprendedores, negocios o empresas pequeñas optan por llevar
su contabilidad en software del tipo hoja de cálculo. Ya que sus necesidades no
implican la necesidad de tener complicados y costosos programas que den
soporte al área de contabilidad. Y aunque parezca raro, las hojas de cálculo
pueden ser configuradas para llevar control de listas de egresos, ingresos,
nóminas y cualquier otro dato financiero que crea pertinente.

Software Contable Personal.


Este tipo de programa se caracteriza por ser “creado en casa” por y para
las necesidades de la misma empresa. Por lo regular, estos software nacen
cuando una empresa comienza a expandirse y los mismos trabajadores se
motivan a crear herramientas informáticas que resuelvan sus principales
necesidades. Estos software pueden ser desarrollados mediante avanzadas
técnicas en hojas de cálculo o bien se puede tener un departamento de
informática que se haga cargo del proyecto.
A menudo, estos programas son extremadamente personalizados y no
suelen ser comercializados al público; ya que como nacen para satisfacer las
necesidades de su plantilla y/o empresa, puede que no cuenten con la flexibilidad
necesaria para funcionar en otros tipos de ambiente.

Software Contable Comercial.


Se trata de la otra cara de la moneda, ya que estos programas son
creados específicamente para ser comercializados y vendidos. Sirven para
sustentar las necesidades de cualquier empresa a nivel contable; al contar con
las características de flexibilidad que anteriormente mencionamos, son capaces
de adaptarse a las necesidades de casi cualquier empresa y ofrecerte varias
ventajas laborales. Se caracterizan por ofrecer al usuario reportes estadísticos
sobre la salud de las finanzas empresariales a través de gráficos coloridos y
reportes que pueden ser impresos en caso de ser necesario.

Software Contable Empresarial.


Puede decirse que es la evolución del tipo de software de contabilidad
comercial, ya que sus funciones están más enfocadas a satisfacer las
necesidades de enormes empresas. No solo en el ámbito contable, sino también
en la gestión administrativa de la misma empresa; por lo que ofrece herramientas
mucho más robustas, una cantidad de módulos más grande y diversas funciones
que se asocian a:
-La planeación de proyectos.
-Gestión del flujo laboral.
-Apoyo administrativo general para la toma de decisiones y el control.
-Y soporte para dar servicio a los clientes de tu empresa a través de reportes
estadísticos personalizados.

Principales características de los softwares contables:


1. Facilidad de uso.
Una de las principales características de los softwares contables es su
fácil manejo. Antes se tomaba nota de cualquier movimiento contable con papel,
lápiz y calculadora en mano. Sin embargo, hoy en día con un ordenador,
podemos anotar todas las transacciones de manera rápida y en cuestión de
minutos. Además, hay menor probabilidad de cometer errores, puesto que todo
está mucho más automatizado.
2. Flexibilidad.
Es fundamental que el programa de contabilidad se adapte al plan contable de
la empresa y, en definitiva, a todas sus necesidades, para poder gestionar de
manera eficaz todas las operaciones y tratar de emplear la menor cantidad de
recursos posibles.
3. Gestión de informes.
Otra de las características de los programas de contabilidad es que genera
informes de manera automática, en función de los datos y la información que
hayamos incluido en él. Informes de cuentas de pérdidas y ganancias, balances
y poder hacer comparativas en tiempo real, así como entre diferentes períodos.
Así, podrás realizar un control exhaustivo y detallado de todas las operaciones
que realices.
4. Integración.
La era de la informatización y los avances tecnológicos permiten que los
programas de contabilidad sean capaces de integrar la facturación con la
contabilidad de la empresa. Así, si en un módulo se realiza algún movimiento
que sea susceptible de ser contabilizado (tales como facturas a clientes, pedidos
a proveedores, etc.), el sistema procederá a realizar los asientos pertinentes de
manera automática. Un avance sin precedentes en el área contable, sin duda.
5. Portabilidad.
A día de hoy, si algo prima en las compañías es la seguridad. Por ello,
pese a que un software contable automatiza todas las transacciones financieras,
está expuesto a muchos riesgos: robos, mal estado de los equipos, etc. Por ello,
lo mejor es optar por softwares contables en la nube, pudiéndose utilizar en
cualquier momento y lugar. Descubre cuáles son los beneficios de utilizar un
programa de contabilidad online y valora la posibilidad de esta nueva forma de
llevar la contabilidad de tu negocio.

6. Seguridad.
Asimismo, el llevar la contabilidad únicamente en papel acarreaba
muchos problemas de seguridad. Una de las características de los programas
de contabilidad es la seguridad, dado que se accede a través de claves privadas,
permite la definición de diferentes usuarios con diferentes permisos, entre otros.
Por consiguiente el software contable o programas de contabilidad están
destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad dentro de una
compañía, desde una pyme hasta una multinacional.
La implementación de un software contable en tu empresa te permite unificar y
automatizar la operación contable y comercial, permitiéndote gestionar los
recursos de manera más eficiente.

Ventajas de los programas contables


Así, algunos de los beneficios de los softwares de contabilidad son:

1. Ahorro.
Uno de los principales beneficios de contar con un software contable
supone un ahorro, pensando en dos vertientes: el tiempo, agilizando las tareas
en lo que a encuadre de cuentas y búsqueda de datos se refiere; el dinero,
puesto que se emplea una cantidad de recursos mucho menor (menos tiempo y
menos personas). Además, el tener todo automatizado reduce la posibilidad de
errores.

2. Mejora de la gestión del negocio


El llevar la gestión de las cuentas de ingresos y gastos de empresa en un
software de contabilidad supone, no solo tener todos los datos unificados y
almacenados en un mismo lugar; sino que facilitan la gestión y toma de
decisiones de la compañía. Igualmente, se suministrará información útil para
llevar la buena marcha del negocio, llevarlo por el camino correcto.

3. Simplificación
Llevar al día la contabilidad y hacerlo de manera adecuada ha sido un
gran quebradero de cabeza para muchos trabajadores. Sin embargo, si algo
permite los softwares contables es automatizar el trabajo y agilizar el día a día,
de manera simple y correcta.

4. Disponibilidad
Disponer de la información unificada y centralizada toda en un mismo
software contable, nos permite tener los datos siempre disponibles, accediendo
en todo momento y sin limitación alguna. Así como antes debíamos acceder
siempre desde el mismo ordenador o depender del informe en papel, hoy en día
trabajamos con información almacenada en la nube, permitiéndonos gestionar la
información desde cualquier momento y lugar.
5. Confidencialidad y seguridad
Las soluciones cloud permiten tener la información más segura que
nunca, almacenada en sistemas totalmente fiables y seguros, lejos de cualquier
ataque informático o cualquier accidente.

Inconvenientes de los programas contables


Ahora bien, al igual que te referimos algunas de las principales ventajas, es
importante tener en presente alguno de los inconvenientes de los programas
contables:
1. Dificultad
Algunos paquetes de software de contabilidad están diseñados y
pensados para personas que no tienen amplios conocimientos acerca de la
contabilidad empresarial. Sin embargo, hay otros muchos paquetes en los que
requiere de un alto conocimiento, tanto contable como técnico, para aprender a
usar y sacarle todo el partido a la aplicación.
2. Mantenimiento
Otro de los inconvenientes de los programas contables es que requieren
de un mantenimiento y actualización del paquete contratado, para sacarle el
máximo partido y que trabaje de manera óptima y eficiente.
3. Coste
Son muchos los softwares de contabilidad disponibles en el mercado y a
un precio más que razonable. Sin embargo, debes tener en cuenta otro tipo de
requisitos, tales como la RAM, la velocidad del procesador y la memoria del disco
duro.
Software Administrativo
Son todos aquellos programas utilizados a nivel empresarial, que por su
definición genera acción de emprender algo y por su aplicación persigue fines
lucrativo y no lucrativo. También es un software que permite gestionar todos los
procesos de un negocio o de una empresa en forma integrada. Por lo general
está compuesto por modulo cruzado de los proceso del negocio. Es una parte
muy importante de la vida empresarial, sea una gran empresa o un proyecto que
recién comienza. Además son los pocos programas de gestión que se adaptan
a todos los usos posibles, y en general veremos algunas que sean más fuertes
para un tipo de empresa determinado. Según Fernando Magdalena 3era Edición
de Sistemas Administrativos, 1993.
Tipos De Software Administrativo.
Software CRM.
Software CRM es un conjunto de procesos de negocios cuyo objetivo es
atraer clientes a la empresa o negocio, retenerlos a través de un conocimiento
cercano de los mismos, el cual se logra a través de estos mismos procesos y
con los cuales se generan las estrategias, las mezclas de productos y servicios,
de acuerdo a sus características socioculturales, demográficas, de conducta,
entre otros,
Software ERP.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del
negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente
manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución
de los costos totales de operación. Un sistema ERP contiene la información del
sistema de planeación y control de manufactura, marketing, ventas y finanzas
así como la comunicación con clientes y proveedores.

Contamos con dos esquemas para la adquisición de un software


administrativo:
Software administrativo Completo:
Se entregan todos los módulos que integran el software.
Software administrativo por Módulos:
Se van adquiriendo módulos hasta completar el software administrativo deseado
por ejemplo:
Adquisición del Módulo de Clientes:
Altas.
Bajas.
Reportes.
Anotaciones.
Seguimiento Postventa.
Seguimientos a Clientes.
Prospectarían de Clientes
Características De Un Software Administrativo.
Diseño modular
Habitualmente, los softwares de gestión se estructuran en módulos
dedicados a diferentes funciones y departamentos de una empresa. De este
modo, encontrarás módulos diferentes para la base de datos de clientes, para la
base de datos de artículos, la gestión del almacén, ventas y compras… Aunque
estos módulos están separados, están integrados unos con otro de manera que
la información fluya y te sea posible cruzar datos en tiempo real.

Base de datos común


Una base de datos centralizada es una característica muy importante en
un buen software de gestión. De esta manera, la información se introduce una
sola vez, pero puede ser consultada y utilizada en todos los módulos del software
y por todos los departamentos de la empresa. Los sistemas que utilizan bases
de datos distribuidas son menos eficientes puesto que favorecen la duplicidad y
redundancia de la información.

Diseño flexible
La naturaleza de las empresas es dinámica, y un buen ERP debe
responder a ello con flexibilidad, para satisfacer las necesidades cambiantes de
cada negocio. Estos sistemas se suelen estructurar de manera abierta, de modo
que se puedan añadir o quitar módulos sin afectar al resto de módulos. Además,
un buen software de gestión debería favorecer y soportar la conectividad con
otras empresas y debería estar preparado para funcionar en línea.

Favorece el trabajo colaborativo


Un software de gestión es la herramienta perfecta para favorecer el trabajo
colaborativo entre miembros de una misma empresa, puesto que pone a la
disposición de los trabajadores información en tiempo real que permite tomar
decisiones rápidas y eficaces.

Recorte de los gastos


Llega un punto en el crecimiento de todo negocio en el que aumentar las
ventas no es la única manera de aumentar los beneficios: tendrás que centrarte
en recortar gastos. Y un software de gestión es una excelente manera de
conseguirlo. La automatización de tareas y la reducción de redundancias e
ineficiencias repercuten drásticamente en los costes. La implementación de un
software de gestión logrará una reducción en tus gastos. A largo plazo, verás
cómo tu departamento administrativo ahorra cientos de horas de gestión.

Buscador integrado
Al igual que utilizas un buscador como Google cuando deseas realizar una
búsqueda en Internet, todo buen software de gestión integrará un buscador que
te permitirá hacer búsquedas dentro de propia base de datos, facilitándote
enormemente tu labor y poniendo a tu disposición grandes cantidades de
información en tiempo real.
Para dar punto final la diferencia entre ambos softwares.
El administrativo puede servir para llevar nóminas, almacenes, facturación o una
combinación de algunos de estos.
El contable solo sirve para contabilizar.
Referencias.
"Accounting Information Systems, 4th Edition"; L. Murphy Smith y otros; 2004
"Lecture Notes on Analysis & Design of Accounting Information Systems";
Jagdish S. Gangolly; 2000.
https://www.emprendepyme.net.
Magdalena, Fernando G. Sistemas administrativos. Ediciones Macchi, 1993.

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