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Filosofía de las 5´s.

Manual de
implementación
Filosofía de las 5´s
Manual de implementación
Presentación

Las 5´s son una filosofía que permite fortalecer los cimientos no solo de cualquier
organización, sino que de igual manera, tanto en la calidad de vida de las
personas, esto porque posibilita la aplicación, de una manera sencilla y práctica,
de los principios de la calidad.

En el siguiente manual se describe, de manera general, la metodología para la


implementación de la filosofía 5´s, se proporciona material que resulta útil al
momento de capacitar al personal, de igual manera guías y formatos ya
elaborados que se pueden utilizar para simplificar la administración del proyecto;
todo este materia se encuentra digitalizado y a disposición de la organización
interesada.

“Recuerda que la mejor herramienta es aquella que se


utiliza”. (González, 2007)
Fase 1. Formar Equipos de Trabajo

Para implementar este tipo de filosofía es de vital importancia el trabajo en equipo


ya que, además de favorecer el ambiente de trabajo, promueve la creatividad y
facilita la realización de las actividades.

Es recomendable que los equipos se formen entre compañeros de la misma área


de trabajo, principalmente porque de esta forma se asegura que cada uno de los
integrantes conozca el proceso que allí se desarrolla y permite que la identificación
de las áreas de oportunidad sea más eficaz.

Asimismo, es importante que cada equipo de trabajo tenga desinado un líder que,
además de realizar las actividades relacionada con el trabajo de campo, se
comprometa a asumir la responsabilidad de:

 Dirigir y coordinar las reuniones de trabajo.


 Representar a su equipo en las juntas de seguimiento.
 Documentar los resultados obtenidos.

Para efecto y control de esta fase, se recomienda la elaboración del siguiente


formato.

(Nombre: Formato 1. Ubicación: Formatos Reproducibles).

Implementación de la Filosofía 5´s

Nombre del equipo: Los calibradores

Área: Mantenimiento

Nombre de los integrantes Rol

López Pérez Servando Líder

Sánchez Campos Estela Miembro

………………………. …..

………………………. …..

………………………. …..

………………………. …..
Nombre del titular de Escozar Casas Beatriz
la empresa:

Fecha: 29/Feb/2019

El papel del titular de la empresa es de vital importancia, ya que, aunque es

posible que no participe activamente con los equipos de trabajo, tiene el deber de:

 Coordinar y programar las actividades generales a realizar.

 Suministrar los recursos necesarios a los equipos de trabajo.

 Dar seguimiento a las actividades y al desempeño de los equipos de

trabajo.

En esta fase se recomienda también que se programen o agenden las actividades

que se van a desarrollar en cada área, para esto se recomienda el siguiente

formato.

(Nombre: Formato 2. Ubicación: Formatos Reproducibles).

Agenda: Implementación de la Filosofía 5´s

Objetivos:

1. Programar la capacitación sobre la Filosofía 5´s para el área de mantenimiento.


2. Asignar encargados para cada actividad.
3. ……….

Programa Integrantes

Nombre Rol

Fecha: 29/Feb/2019 Pérez Jiménez José Ponente

Hora: 10:00 am Méndez Flores Juan Miembro

Lugar: Sala de reuniones …………….. ……………..


Material: Presentación: ¿Qué son las 5´s?, …………….. ……………..
trípticos, videos relacionados, etc.

Acuerdos

Actividad Responsable Fecha

Nombre y firma del titular


de la empresa:

Buenas prácticas

 Basar la selección de líderes en dos factores: cualitativos (relacionados con


su actitud: ética, responsabilidad, versatilidad, liderazgo, capacitaciones,
etc.) y cuantitativos (nivel educativo, diplomados, capacitaciones, etc.).
 Asegurarse de que todas las actividades programadas estén relacionadas
con el cumplimiento del objetivo principal: Implementación de la Filosofía
5´s.
 Vigilar el ambiente en el que se desarrolla el trabajo en equipo, prestando
especial atención a las dificultades que se presenten en términos de
comunicación y colaboración.
Fase 2. Ofrecer Capacitación

PASO I: Dar a conocer las generalidades de las 5´s.

Es muy importante que cada uno de los integrantes de la organización conozca a


profundidad los siguientes aspectos.

¿Qué es la Filosofía 5´s?

¿Cuáles son las 5´s y qué las caracteriza?

¿Cuáles son los beneficios de implementar las


5´s?

¿Qué dificultades se presentan al implementar


las 5´s?

Para el desarrollo de esta fase se recomienda iniciar con la exposición que


describa de manera detallada y precisa, más no abrumadora, los puntos
anteriormente mencionados, con la finalidad de que el personal se familiarice de
manera natural con la filosofía a implementar.

La presentación (Nombre: Presentación 1. Ubicación: Presentaciones) propuesta


se ilustra a continuación
Se sugiere que el ponente que presente la exposición se encuentre plenamente
preparado y tenga conocimientos apropiados acerca de la Filosofía 5´s, para que
pueda complementar las técnicas propuestas y responder las posibles dudas que
se manifiesten.

PASO II: Técnicas de Trabajo.

El conocimiento de técnicas de trabajo en equipos para la identificación y solución


de problemas y la toma de decisiones representan una herramienta valiosa para la
implementación de la filosofía, contribuyendo a lograr una mejor integración de los
equipos de trabajo. Algunas técnicas recomendables se describen a continuación:

a) Brainstorming:
El brainstorming o tormenta de ideas es una técnica de creatividad en la cual
los miembros del grupo aportan, durante un tiempo previamente establecido, el
mayor número de ideas posibles sobre un tema o problema determinado. Su
objetivo principal es romper las limitaciones habituales del pensamiento y
producir un conjunto de ideas entre las cuales poder elegir, en vez de tener
una única opción. Algunas consideraciones básicas a conocer son:

i. Suspender el juicio: cuando surgen las ideas es importante evitar


cualquier comentario crítico. Se deben anotar todas las ideas y reservar
la evolución para después.
ii. Pensar libremente: las ideas irrealizables o ligeramente fantasiosas
están bien, las ideas prácticas muchas veces nacen del
perfeccionamiento de las ideas impracticables. Permitir pensar fuera de
los límites de lo habitual permite el surgimiento de soluciones nuevas y
geniales.
iii. La cantidad es importante: es vital que el objetivo principal de la reunión
sea la generación de un gran número de ideas, más fácil y acertado
será escoger entre ellas. Algunos autores recomienda fijar un límite
mínimo de ideas, esto último es opcional.
iv. El efecto multiplicador: se busca la combinación de ideas, así como las
posibles mejoras. Además de contribuir con ideas propias, al momento
de realizar la evaluación, los integrantes del equipo pueden opinar o
sugerir mejoras sobre las ideas ajenas (procurando siempre abordarlo
de manera respetuosa). Además, pueden surgir soluciones excelentes
al combinar dos o tres ideas.

Metodología

1. Conformación del grupo


Coordinador: es la figura principal y encargado de dirigir la sesión. Su
función es formular claramente el problema y que todos se familiaricen con
él.
Cuando lo haga, debe estimular la generación de ideas y lograr que se
“rompa el helo” en el grupo. Es el encargado de que se cumplan las
normas, no permitiendo las críticas. Debe permanecer callado e intervenir
cuando se cote la afluencia de ideas, por lo que será útil que lleve un listado
previamente elevado de varias ideas propias. Él se encargará de conceder
la palabra y de dar por finalizada la sesión.
Secretario: es el encargado de anotar textualmente todas las ideas que
vayan surgiendo, este puesto es opcional y sus actividades pueden ser
desarrolladas por el coordinador.
Participantes: conviene que sean individuos que estén en contacto directo y
frecuente con el problema a tratar.
2. Sesión
Al menos con un día de antelación, el coordinador debe comunicarse, de
preferencia por escrito, a los participantes de la sesión los temas a tratar.
La sesión debe comenzar con una breve explicación de las generalidades
de la tormenta de ideas, el coordinador debe responder a cualquier duda
que pueda surgir con respecto a la metodología a seguir.
Se recomienda realizar un precalentamiento, entonces se realiza una
ambientación de unos 10 minutos, donde se trata un tema sencillo o
cotidiano y no relacionado con el problema central de la sesión. Es una fase
especialmente importante para los participantes sin experiencia.
Planteamiento del problema: se determina el problema, delimitando,
precisándolo y clarificándolo.
Generación de ideas: el coordinador es responsable de que esta arte, la
tormenta de ideas propiamente dicha, se desarrolle de forma respetuosa,
amistosa y fluida.
Descubrir soluciones: la selección se realiza desechando las ideas que no
tienen valor y se estudia sin son válidas las que se consideran interesantes.
Lo mejor es establecer una lista de criterios de conveniencia de cada idea.
Al final, se aconseja presentar las ideas seleccionadas de forma atractiva,
con ayuda de soportes visuales.
b) Phillip 66:

Es una variable de
brainstorming en el cual un grupo
grande se divide en pequeños
grupos de 6 personas. Cada grupo tiene 6 minutos para generar ideas,
mismas que se compartirán en el grupo general más adelante, para
reunirnos y evaluarlas- estas pequeñas sesiones pueden repetirse varias
veces para permitir la combinación de ideas.
Phillip es una técnica muy interesante y útil para estimular la creatividad en
grupos grandes, en los que sería muy complicado llevar a cabo un
brainstorming.

c) Diagrama de Ishikawa

También llamado diagrama causa-efecto, es una representación que por su


estructura es igualmente conocido como diagrama de pescado, consiste en
una representación sencilla en la que puede verse una especie de espina
central, que es una línea en plano horizontal representando un problema a
analiza, que se escribe en la “cabeza del pescado”.

Metodología
i. Para empezar, se decide con exactitud qué efecto (problema real,
objetivos, etc.) se quiere examinar y se coloca en la “cabeza del
pescado”.
ii. Se escriben a continuación las categorías que se consideren apropiadas
de acuerdo con el problema, para esto, se recomienda el uso de las 6
M´s: máquina, mano de obra, materiales, métodos, medio ambiente y
medición son las más comunes y se aplican en muchos procesos. Éstas
serán las espinas del pescado.
iii. Se realiza una tormenta de ideas de las posibles causas y se relacionan
con alguna categoría. Correspondiendo a subespinas del pescado.
iv. Se generan ideas adicionales al usar la herramienta de los 5 por qués,
para cuestionar una de las causas anteriormente identificadas.
v. Interpretar los resultados por medio de las 2 siguientes opciones:
 Busque causas que se repiten a trasvés de las categorías
mayores.
 Vote para seleccionar las cusas con el mayor potencial

d) Diagrama de interrelación:

Metodología

i. Anotar en el centro del diagrama el problema a tratar.


ii. Colocar alrededor las causas que originan dicho problema (en este paso se
recomienda apoyarse de la lluvia de ideas).
iii. Numera cada una de las fichas.
iv. Colocar a cada ficha un par numérico entre paréntesis (número de entradas,
número de salidas).
v. Para realizar las conclusiones:
 La causa raíz se encontrará en la ficha que tenga el mayor número de
salidas.
 El efecto de mayor impacto se encontrará en la ficha que tenga el mayor
número de entradas.

Considerando el ejemplo, las cusas raíz (mayor número de salidas) se encuentran


descritos en las fichas 1 y 5. Mientras que los efectos de mayor impacto (mayor
número de entradas) se encuentran descritos en las fichas 6 y 8.

Una vez que se llega a las conclusiones es más sencillo visualizar las cusas y
consecuencias prioritarias del problema a tratar, esto facilita la toma de decisión al
momento de determinar las acciones correctivas para solucionarlo.
Fase 3. Identificar Áreas de Oportunidad

PASO I: Actividades de preparación.

Antes de identificar las áreas de oportunidad en la zona donde se pretende


implementar la Filosofía 5´s, se recomienda realizar las siguientes actividades de
preparación:

Buenas Prácticas

 Tomar fotografías del área de trabajo antes de la implementación para


compararlas al final del proyecto y poder evaluar el cambio que se generó.
 Identificar, de ser posible, el área de cuarentena (para guardar
temporalmente los objetos innecesarios).
 Contar con suficientes tarjetas rojas y naranjas (también se recomienda el
uso de etiquetas autoadheribles), para las actividades posteriores.

PASO II: Uso de Tarjetas y etiquetas autoadheribles

En este paso el equipo encargado identificará en su área de trabajo actividades


relacionadas con:

Selección, utilizar tarjetas rojas (Nombre: Formato 3. Ubicación: Formatos


Reproducibles).

TARJETA ROJA
Fecha: 29/Feb/2019 Folio: 001

Descripción: Serrucho

Responsable: García Raúl

Categorías
Accesorios o herramientas x

Equipo de oficina

Instrumentos de medición

Librería, papelería

Otros (especifique)
Razón

Contaminante

Defectuoso
No se necesita x

Otro (especifique)

Responsable: Cárdenas Javier


Fecha de decisión: 19/Feb/2019

Destino final: Área de cuarentena

 Organización utilizar etiquetas autoadheribles para anotar las ideas.

 Limpieza, utilizar etiquetas autoadheribles para anotar las ideas.

 Mejora, utilizar tarjetas naranjas (Nombre: Formato 4. Ubicación: Formatos


Reproducibles).
Tarjeta Naranja

Fecha: 09/Feb/2019 Folio: 001

Área: Control de calidad

Oportunidad: Mejorar el flujo de producto terminado en


pruebas funcionales

Actividad a Realizar: Propuesta:

Modificar el layout del Implementar la disciplina


área de control de calidad. PEPS

Equipo: Dinamita

Observaciones: Solicitar apoyo del supervisor

PASO III: Clasificación de las actividades.

En esta etapa se sugiere que el equipo encargado anote, de preferencia en un


pizarrón, las ideas y actividades identificadas, con el objetivo de:

 Eliminar aquellas que se repitan.


 Comentar y clarificar aquellas que resulten confusas.
 Clasificar las actividades de selección, organización, limpieza o mejora, de
acuerdo a la categoría a la que pertenezcan.

Una vez realizada la primera clasificación, las actividades se organizarán según el


tiempo que el equipo considere necesario para la realización.

Tipo A Corto plazo (1 a 2 semanas)

Tipo B Mediano plazo (3 a 4 semanas)

Tipo C Largo plazo (1 a 2 meses)

Con esta información el equipo está preparado para generar un reporte de


actividades de las primeras 3´s. se recomienda pegar el siguiente formato
(Nombre: Formato 5. Ubicación: Formatos Reproducibles) en el área de trabajo
para tener presentes las actividades a realizar.

Reporte de actividades de Implementación de la Filosofía 5´s

Nombre del equipo: Dinamita

Área:

Folio Actividad Categoría Plazo Estatus

001 Hacer inventario de las partes de Organizar B En proceso


repuesto utilizadas para dar
mantenimiento a equipos de costura.

002 Pintar en anaquel de partes de repuesto Limpieza B En proceso


de equipos de prueba

003 Limpiar el polvo de los anaqueles del Limpieza A En proceso


almacén de producto terminado

Categoría: Selección, organización, limpieza, mejora.

Plazo: A, B, C
Fase 4. Desarrollar las Actividades

En esta fase se ejecutaran as actividades previamente planeadas. Las actividades


relacionadas con las primeras 2´s, seleccionar y organizar, en general se realizan
una sola vez, sin embargo, las actividades de limpieza deben llevarse a cabo
periódicamente. A continuación se presentan algunas recomendaciones para
implementar las primeras 3´s.

Seiri

Seleccionar significa eliminar de nuestra área de trabajo aquellos objetos


(herramientas, decoraciones, papeleo, aparatos, etc.) que no son necesarios para
realizar las tareas correspondientes.

Proceso de selección

1. Reconocer el área de oportunidad.

A continuación se presenta una lista de apoyo para identificar las áreas u


objetos que por lo general deben ser atendidos primordialmente.

Almacén – materia prima, refacciones, componentes, producto en proceso,


producto terminado, etc.

Objetos – máquinas, herramientas, equipos, instrumentos de medición, etc.

Áreas comunes – pisos, paredes, pasillos, baños, cuartos, etc.

Oficinas – documentos, gabinetes, palería en general, etc.

2. Definir los criterios de selección.

Es vital establecer un estándar que permite distinguir lo que es necesario de lo


que no lo es. A continuación se presentan algunos criterios que pueden
resultar de utilidad:

En relación con el tiempo.

Seleccionar como necesario todo aquello que se vaya a utilizar durante un mes
de trabajo.
Hoy

1 mes 2 meses

necesario No necesario

Seleccionar como no necesario todo aquello que no se haya utilizad durante el


mes pasado.

Hoy

Mes pasado Mes actual

No necesario necesario

En relación con la frecuencia de uso.

Seleccionar como: Frecuencia:

Necesario Lo que se utiliza más de una vez al mes

No necesario Lo que utiliza menos de una vez al mes

3. Identificar los objetos seleccionados.

Para efecto de esta actividad se recomienda hacer uso de tarjetas rojas,


amarillas, etiquetas autoadheribles y retomar las actividades descritas en el
PASO II de la Fase 3: Identificar áreas de oportunidad. Los objetos
seleccionados que no sean necesarios deben ser confinados al área de
cuarentena.

4. Evaluar los objetos seleccionados.


En esta etapa se debe decidir qué hacer con aquellos objetos que se han
seleccionado como no necesario. Ara ello, se recomienda como guía el
siguiente diagrama de flujo:

No se utiliza Es obsoleto Está dañado

¿Es útil no Deshacer no ¿Se


para necesita?
alguien?

si
si

Transferirlo Venderlo Regalarlo Repararlo

Buenas
Prácticas

Seleccionar un área o sector(es) piloto. Los sectores piloto permiten enfocar los
recursos para alcanzar resultados concretos y visibles en un menor periodo de
tiempo. Esto repercute favorablemente en la motivación del personal que se
encuentra implementando el programa.

Las fotografías del “antes y el después” son una de las principales formas de
transmitir las mejoras alcanzadas en el programa de 5´s y, por tal motivo, las
fotografías juegan un rol muy importante. Se recomienda: tomarla en el mismo
plano de enfoque, en algunos casos se puede indicar en el piso (con una flecha de
calor) el punto donde debe situarse la persona y hacia donde debe mirar. Esto
permite una comparativa exacta del lugar; anotar la fecha permite evaluar el
tiempo transcurrido entre los cambios, evidenciando el nivel de ejecución; las fotos
deben contener puntos de referencia que no sean alterados durante las mejoras
realizadas. Ejemplo: puertas, ventanas, columnas, etc. En los casos donde sea
posible tomar fotos de un nivel superior, es recomendable realizarlo ya que
permite visualizar la totalidad del sector con mayor claridad.
Utilizar tableros de comunicación que contenga información clara, visible y
actualizada de las actividades que se están realizando. Deben ubicados en
lugares abiertos y de circulación frecuente del personal para facilitar su lectura,
compresión y comunicación.
Seiton

Organizar es ordenar los artículos necesarios para realizar un trabajo especifico,


estableciendo un lugar determinado para cada uno, de manera que se facilite su
identificación, localización, disposición y regreso al lugar de origen, una vez que se
haya dejado de utilizar.

Proceso de organización

1. Preparar el área de trabajo.

El primer paso para organizar es dividir el área de trabajo en zonas que


cualquier trabajador pueda identificar fácilmente. Para esto se recomienda lo
siguiente:

Realizar un mapa (layout)

Es un diagrama en el que se marcan cada uno de los elementos que


conforman una zona específica. El layout puede detallarse tanto como se
desee, sin embargo, es recomendable que se resulte claro y que cumpla con
la función que se requiere, definir cada una de las áreas que conforman el
proceso de reducción.
Código de colores

Esta es una herramienta visual muy útil, permite identificar con un color cada una
de las áreas de acuerdo con su función. En la siguiente tabla se presenta un
ejemplo de asignación de colores:

Área Color

Almacén Gris

Área de trabajo Verde

Pasillos Naranja

Áreas de descanso Azul


Otra idea es utilizar líneas divisorias, cintas o pintura, que se colocan de acuerdo
con su uso.

Uso Color Característica

Divisorias Amarillo Continua

Entrada/Salida Amarillo Discontinua

Sentido que se abre la puerta Amarillo Discontinua

Sentido de flujo del trafico Amarillo Flechas

Señal de advertencia Amarillo Intercalado con rayas negras

Producto en proceso Blanco Continua

Mesas de trabajo Blanco Escuadras

Producto defectuoso Blanco continuas

Señalización

Buenas Prácticas

Cuando se realiza la señalización de una organización se debe procurar que sea


clara y no deje lugar a dudas en cuanto a acciones, lugares y normas. Dicha
señalización es una de las dos condiciones (aparte del equipo de protección
personal) más importante de cualquier plan de emergencias y seguridad. Además,
es una herramienta que permite identificar apropiadamente cada área de trabajo.

2. Ordenar el área de trabajo.

¿Qué necesito?

En la etapa de selección se definieron los artículos necesarios en cada área


laboral.

Para identificar dichos artículos se sugiere el uso de pares de etiquetas removibles


que contenga la misma información para pagarlas en el artículo mismo y en
contenedor donde se encuentra almacenado.

Las etiquetas deben contener como mínimo el nombre y/o número de parte del
artículo.

¿Dónde se encuentra?

Los siguientes principios son útiles para decidir la ubicación apropiada para cada
artículo:

Colocar los artículos en el área de trabajo de Uso frecuente: cerca del lugar donde se
acuerdo con la frecuencia con la que se utilizan.
utilizan.
Uso ocasional: no se requiere cerca del lugar
Almacenar en la misma zona los artículos donde se utilizan.
que se utilizan en conjunto y colóquelos, de
ser posible en el orden que los requiere.

Utilice números romanos para identificar los


Almacenar en el mismo lugar los artículos
gabinetes existentes en el área de trabajo.
que tienen una función similar.
Divida los gabinetes en filas y columnas.

Utilice letras ara identificar las columnas y


Identificar los gabinetes. numero para identificar las filas.

Dibujar el contorno de una herramienta es


una manera práctica de mostrar el lugar
donde debe colocarse.

¿Cuántos artículos hay?

En la etapa de selección se determinó la cantidad de artículos que se necesitan en


cada área de trabajo. Para facilitar la identificación de los niveles máximos y
mínimos de un inventario se recomienda marcarlos con colores determinados:

Cantidad máxima

Cantidad mínima

3. Establecer reglas y seguirlas.

Buenas Prácticas
 Se debe buscar el compromiso de todos en el mantenimiento del orden,
mismo que debe ser tan sencillo para que todo integrante de la
organización lo comprenda y respete.
 Se debe asegurar que todos los integrantes de la empresa conozcan y
comprendan la totalidad de las herramientas y técnicas utilizadas para
mantener el orden.

Beneficios de organizar:

 Localizar los elementos de trabajo conforme a la frecuencia de uso.


 Mejorar la identificación de los objetos a través de utilización de controles
visuales.
 Facilitar la ubicación de documentos, materiales, herramientas y otros
objetos.
 Realizar movimientos con mayor seguridad y menor esfuerzo.
 Optimizar la utilización del espacio.
 Mejorar la imagen de la planta.
Seiso

Limpiar es, básicamente, eliminar la suciedad. Mantener limpios los equipos e


instalaciones permite conservarlos en adecuadas condiciones, de esta manera,
se pueden aprovechar más los recursos con los que cuenta la empresa.

Proceso de limpieza

1. Determinar un programa de limpieza.

Para realizar este paso, primero se deben definir las siguientes variables:

¿Qué se requiere limpiar?

¿Con qué frecuencia?

¿Quién es el responsable?

Una vez recabada esa información, se puede documentar el programa de


limpieza (Nombre: Formato 6. Ubicación: Formatos Reproducibles), de esta forma
resulta más practico darle seguimiento.

Programa de Limpieza

Área Objeto Responsable Turno Frecuencia

Prensa #1 Prensa Ramírez J. 1º Semanal

Piso Sánchez B. 2º Diario

Lámparas Juárez I. 3º Semanal

Transportador González G. 4º Diario

2. Definir los métodos de limpieza.

Una vez que se ha definido qué se va a limpiar, cuándo se va a limpiar y quién va


a limpiar, es necesario establecer cómo se va a realizar dicha actividad.

 Enlistar cada actividad de limpieza que se vaya a realizar.


Actividades

1. Limpiar la empacadora
2. Barrer pisos

 Enlistar los artículos y equipos de limpieza que se necesitan.

Artículos de Limpieza

1. Detergente
2. Escoba y recogedor

 Determine un procedimiento de limpieza.

Procedimiento de Limpieza

1. Retirar guardas
2. Remover restos de vidrios
3. Enjuagar con agua las válvulas
4. Colocar guardas

3. Hacer de la limpieza un hábito.

Hacer de la limpieza un hábito.

Una manera de favorecer el que la limpieza se convierta en un hábito es dar a


conocer a todos los involucrados lo que se espera de cada uno de ellos. Para esto
se puede colocar en un lugar visible el layout del área de trabajo, el programa de
limpieza y los métodos de limpieza.
Beneficios de la limpieza:

 Permitir un mayor control sobre el estado y la necesidad de mantenimiento


de equipos, herramientas y elementos de trabajo.
 Incrementar la vida útil de los equipos, mobiliario, herramientas y demás
objetos de trabajo.
 Mejorar la operatividad de las máquinas y equipos y la concentración del
adecuado uso.
 Reducir el riesgo potencial de accidentes.
 Crear ambientes más agradables y limpios, propicia un sentimiento de
bienestar y satisfacción en los trabajadores.
Fase 5. Evaluar y Presentar los Resultados

Estandarizar es lograr que todos los procedimientos, las prácticas y las actividades
se desarrollen consistente y regularmente, para asegurar que la selección,
organización y limpieza sean mantenidas en las áreas donde se implementaron.

Proceso de estandarización

1. Mantener las actividades de las primeras 3´s (Seiri, Seiton y Seiso) como
actividades cotidianas en el área de trabajo:

 Establecer procedimientos: documentar las actividades que se han


establecidos e integrarlas a los sistemas de trabajo.
 Empentar auditorías internas de revisión: verificar que se mantengan los
resultados en las áreas de trabajo donde se han implementado las
primeras 3´s.

Para implementar un programa de auditorías de las 5´s se recomienda:

Formar un grupo pequeño de Generar una lista de Programar las auditorias, se


auditores. verificación para determinar recomienda realizar
el grado de cumplimiento en auditorías mensuales para
cada área de trabajo. cada área.

2. Evaluar los resultados obtenidos.

Hay que utilizar los resultados de las auditorias para evaluar cuantitativamente el
nivel de implementación de la filosofía 5´s en la organización. Para esto se
recomienda agregar una escala de evaluación a la lista de verificación para que,
según el criterio a valorar, se clasifique el grado de cumplimiento alcanzado,
graficas los resultados facilita la visualización de los logros obtenidos.
(Nombre: Formato 7. Ubicación: Formatos Reproducibles)

Actividad # Criterios Excelente Bueno Regular Inadecuado Indeseable


10 8 6 4 2

Organizar 1 Existen letreros para x


identificar las diferentes
áreas y subáreas.
2 Se encuentran delimitadas x
las áreas de trabajo,
maquinaria y equipo.
3 Todos los estantes y x
artículos están claramente
identificados.
4 Existen identificaciones x
visibles de los límites
máximos y mínimos de
cantidades a almacenar.

3. Prevención.

La mejor forma de mantener los resultados obtenidos es tomando medidas


preventivas para cada una de las primeras 3´s.

Seleccionar: implementar métodos para evitar la acumulación de objetos que no


se necesiten, controlar el acceso de los artículos en el área de trabajo es una
buena opción.

Organizar: hay que evitar colocar los artículos en lugares que no les
correspondan para eliminar la necesidad de estar retomando un artículo a su sitio
determinado.

Limpiar: hay que evitar que s cumule la suciedad en las áreas de trabajo mediante
la realización de limpieza debidamente dosificadas.
NO a articulos
inncesarios

NO a la NO al
suciedad desorden

4. Presentar los resultados

Al complementar la mayoría de las actividades que se tenían planificadas es


recomendable volver a tomar fotos del área de trabajo donde se estén
implementando las 5´s, estas serán utilizadas para compararlas con las
anteriores.

La presentación debe contener un resumen claro y objetivo de las actividades que


realizaran los equipos, lo resultados alcanzados y los beneficios obtenidos. Se
debe procurar que asistan las personas con mayor jerarquía en la empresa, esto
estimulada a los integrantes de los equipos y fortalece a la idea de compromiso y
participación activa por parte de la administración de la organización.

Beneficios de la estandarización:

 Estandarizar los procedimientos de operación y de mantenimiento diario.


 Identificar rápidamente los desvíos de proceso mediante la visualización de
los estándares de trabajo.
 Definir metodología de trabajo para ser aplicada de forma sistemática.
 Capacitar al personal para asumir mayores responsabilidades en el puesto
de trabajo.
 Iniciarse en la implementación del mantenimiento autónomo.
Fase 6. Cambio de Mentalidad

Shitsuke

Disciplina es hacer hábito de las actividades de las 5´s, manteniendo


correctamente los procesos generados a través del compromiso de todos los
integrantes de la organización. Para afianzar la filosofía 5´s, todos los
involucrados deben:

Saber

Querer Poder

Proceso de seguimiento

1. Formentar el conocimiento de las 5´s.

Para que el personal conozca lo que son las 5´s es recomendable:

 Dar entrenamiento sobre las 5´s a todos los trabajadores de la


organización, de ser posible, hacer que este curso sea un requerimiento
básico en el programa de capacitación para el personal de nuevo
ingreso.
 Difundir el programa de implementación de las 5´s mediante la
utilización de posters, slogans, folletos, apoyos visuales, etc.
2. Generar motivación.

Para fomentar la participación y el interés del personal de la organización, se


debe considerar:

 Programas de reconocimiento.
 Dar el ejemplo, con la participación de la administración en proyectos o
campañas de las 5´s.
 Formar equipos para implementar proyectos de las 5´s en las áreas de
trabajo.

3. Proporcionar los recursos necesarios.

Para asegurar que las personas que participan en los proyectos de las 5´s
cuenten con los recursos que se necesitan para su implementación, se debe:

 Definir y dar a conocer la estructura organizacional que soporta a los


equipos.
 Crear anales de comunicación entre la gerencia del departamento y los
líderes de equipo

Buenas Prácticas

 Mantener un ambiente laboral agradable y seguro.


 Mejorar la comunicación con todos aquellos con quienes se interactua,
indicando los objetivos del programa y su importancia.
 Valorar los aciertos de cada equipo en el día a día.
 Crear sistemas de sugerencias y eventos que motiven la proactividad y
generación de propuestas de mejora en los trabajadores.
 Retroalimentar los datos obtenidos con el fin de analizar causas para la
toma de acciones correctivas y preventivas si lo requiere.
 Formular los respectivos planes de acción.
 Generar un clima de confianza y solidaridad.

Beneficios de la disciplina:

 Fomentar el ejercicio de la iniciativa propia y el autocontrol.


 Aumentar la autoestima.
 Motivar el crecimiento y desarrollo laboral.
 Cultivar buenos hábitos.
 Mejorar el clima organizacional.
 Mejorar la comunicación.
 Facilitar la ejecución de tareas de acuerdo con lo establecido.
 Permitir el sostenimiento y mejoramiento de las normas y metas de
calidad alcanzadas en las fases anteriores.
Beneficios de la Implementación de las 5´s

 Favorece a los empleados, y que les permite adquirir disciplina.


 Permite identificar visualmente problemas relacionados con averías,
demoras en entregas, falta de materiales.
 Hace visibles los problemas de calidad.
 Reduce los accidentes de trabajo.
 Reduce los costos de operación.
 Propicia la higiene y seguridad en el área de trabajo.
Fase 7. Seguimiento

El proceso de seguimiento dentro de la implementación de la metodología de las


5’s requiere, antes que nada una comprensión clara y un concepto uniforme, de
qué significa cada una de estos 5 elementos, así como la forma en que se puede
aplicar en el sitio de trabajo y en la propia persona.

El seguimiento que se realiza en la implementación de la Filosofía 5’s representa


un instrumento de apoyo para mejorar la eficiencia y efectividad de la gente en el
manejo de las actividades orientadas a la implementación de la misma; y también
sirve como proceso educativo mediante el cual los participantes puedan tomar
conciencia e incrementar su comprensión de la metodología. Con el logro de estos
dos aspectos, aumenta el control de la gente sobre el proceso de desarrollo en la
implementación.

Paso I. ¿Quién?

El director y el facilitador son las personas que debe implementar el proceso de


seguimiento y evaluación. Ellos deben de facilitar el proceso colaborando en el
diseño del sistema, el seguimiento de las actividades y el análisis de la
información recopilada. Se busca, como meta final, que los equipos de trabajo
hagan el seguimiento y evaluación de sus objetivos.

En la fase de seguimiento, la dirección, el facilitador y los coordinadores:

 Deciden qué se debe monitorear y evaluar


 Eligen los indicadores a utilizarse
 Organizan la recolección de información: ¿Cómo puede hacerse? ¿Quién
debe hacerlo? ¿Cuándo?
 Analizan e interpretan los datos

Es por ello que resulta recomendable que el facilitador cuente con las siguientes
características:
Paciencia y
persistencia

Capacidad de Ser un gerente


liderazgo Características en potencia
de un
facilitador

Gusto tanto para


enseñar como para Humildad
aprender

Paso II ¿Qué?

En fase de seguimiento, se debe considerar:

 ¿Qué actividades se van realizar?


 El progreso de cada actividad.
 Su efectividad para alcanzar los objetivos.
 El modo de funcionar de los grupos a cargo de las actividades
 La evolución del proyecto en general
 Las relaciones entre los grupos de trabajo

Cualquier información cualitativa debe completarse con datos cuantitativos, los


cuales puede lograrse mediante la identificación y selección de indicadores
cuantificables. Estos indicadores deben contribuir a cumplir los objetivos de mejora
continua de los equipos de trabajo y coordinadores.
Para facilitar la identificación de los problemas a bordar, conviene determinar
utilizando una Etiqueta de Pendientes, los siguientes puntos (Nombre: Etiqueta de
pendientes 5’s. Ubicación: Formatos Reproducibles):

 Anomalía detectada
 Área donde se localiza dicha anomalía
 Quien y cuando se informó la presencia de las irregularidades
 Posibles soluciones y el responsable de llevarlo a cabo

Etiquetas de Pendientes
Programa de 5’s

Área:

Informado por:

Fecha en que se informa:

Anomalía:

Soluciones propuestas:

Responsable:

Plazo para solucionarla:

Paso III. ¿Cómo?

El proceso de seguimiento combina el registro de información específica


con reuniones de equipos de trabajo sobre el progreso de las actividades y
las dificultades que se hallan. Como primera acción, el director, el facilitador
y el coordinador deciden qué puntos son los que se deben revisarse sobre
el proceso que se realiza en la implementación de la metodología, así como
establecer las áreas de oportunidad, todo esto debe considerarse como un
programa de auditoria interna.
Para facilitar la recolección y registro de datos, cada grupo de trabajo, con
la ayuda del coordinador, puede desarrollar una lista de verificación, el
formato que se propone se presenta a continuación (Nombre: Seguimiento
5’s. Ubicación Formatos Reproducibles):

Clasificación

Criterio de Evaluación Opción que


describe el

No. Aspecto estado actual


a b c d e de la
organización

1 OBJETIVOS DE Hay todo Se puede Hay objetos Aunque hay Los pasillos E
CUALQUIER CLASE EN tipo de caminar a apilados en objetos están libres
LOS PASILLO polvo, través de los pasillo apilados en el de
basura o ellos, pero pasillo, obstáculos
desperdicios. esquivando existen
obstáculos. letreros de
No hay libre precaución
circulación
2 ÁREA DE TRABAJO Se dejan Se deban Se deban Comenzó un Se A
(OFICINAS) objetos más objetos más artículos que procedimiento implementa
de un mes, de un mes, serán de control con de manera
de manera pero no utilizados base en el total el
desordenada estorba; durante el concepto concepto
especialmente mes, no “JIT” JIT
en rincones. estorban.
3 ESCRITORIO, MESA O Se encuentra Se encuentran No se Se encuentran Solo se E
BANCO DE TRABAJO basura, herramientas, determina los mismo guarda un
sobrante u partes o qué está listo objetos, por mínimo de
objetos elementos para usarse y una semana , los
inservibles rotos o que no sobre la mesa artículos
encima, inservible o banco de que se
debajo o en trabajo necesitan
cajones
4 ESTANTES Pastelería y Se encuentra Se han Existen Para A
material de papelería, definido lugares cualquier
trabajo diagramas, lugares para definidos para persona es
disperso y planos o guardar pero guardar fácil
desordenado partes no se actúa artículos, pero encontrar
inservibles. conforme a sin algo y
ello. administración guardarlo
conveniente después de
de su uso.
entrada/salida
5 ALMACE No se puede Se almacena Se han Existen Se E
entrar. al azar definido lugares implementa
lugares para definidos para de manera
guardar cada guardar cada total el
cosa, pero no cosa, pero sin concepto
se actúa administración JIT
conforme a conveniente
ello. entrada/salida
Puntuación 60 Conclusión Adecuado

En dicho formato, se contesta una serie de preguntas que ayudan a determinar el


grado en que se ha implementado una actividad determinada, además, se
recomienda que se resuman los resultados obtenidos y se represente mediante la
utilización de una gráfica radial. (Nombre: Seguimiento 5’s. Ubicación: Formatos
Reproducibles)

Formato de seguimiento de la implementación de las 5’s

ID Aspecto Puntuación Objetivo

Clas. Clasificación 60 100

Org. Organización 55 100

Limp. Limpiea 20 100

B. Pers. Bienestar Pesonal 55 100

TOTAL 190 400


Además, se sugiere elaborar un historial de las auditorías realizadas y graficar los
resultados para facilitar el reconocimiento de los avances, o bien, retrocesos,
obtenidos. (Nombre: Seguimientos 5’s. Ubicación: Formatos Reproducibles)

Historial de Auditorias

Puntaje
No.
Fecha Bienestar
Auditoria Clasificación Organización Limpieza Objetivo
Personal

1 10/02/2018 5 0 10 5 20

2 12/6/2018 10 5 10 5 20

3 21/11/2018 10 10 10 10 20

4 09/03/2019 15 15 10 10 20
En un programa de implementación de la metodología de las 5’s, los métodos e
indicadores empleados en el seguimiento son sencillos y diseñados para
proporcionar a tiempo la información requerida para tomar decisiones e iniciar
acciones. El proceso de seguimiento genera con frecuencia la necesidad de
evaluar nuevos aspectos del proyecto. Por esto, tiene que ser un proceso flexible
que sea revisado periódicamente.

Es difícil, el proyecto de implementación, separa las etapas de identificación de


problemas, selección de actividades, seguimiento y evaluación. Las actividades de
evaluación y seguimiento aumentan el grado de toma de conciencia, comprensión
y participación, lo cual, a su vez, conduce a redefinir los objetivos y hacer ajustes
en las actividades o definir nuevos objetivos y elegir nuevas actividades por lo
tanto, esta fase proporciona oportunidad para aprender de la acción.