INFORME DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

DE LA EMPRESA EQUIPOS & HORNOS JSA. S.A.S. CIA

Aprendiz
Kellys Johana Velásquez Cervantes

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

(1879831)

BOGOTA

MAYO 2019
Con relación a la organización documental dentro de la compañía y la
normatividad archivística emitida por el archivo general de la nación, en la cual se
definen los instrumentos mínimos de Gestión Documental.

En este sentido, se determinó realizar el seguimiento al estado actual de la

administración documental en todos los Archivos de Gestión de la empresa
Hornos Y Equipos JSA, con la iniciativa del Grupo de Gestión Documental.

1 DEFINICIÓN METODOLÓGICA DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL DE

ARCHIVOS

1.1 ALCANCE
Determinar el estado actual de la Gestión Documental en la Entidad en cuanto al
cumplimiento normativo.

1.2 OBJETIVO

Establecer el estado actual de la Gestión Documental en la empresa Hornos Y

Equipos JSA, frente a las últimas actualizaciones normativas en el país.
1.3 METODOLOGÍA
Para la elaboración del Diagnóstico Integral de Archivos se recolectó información
de varias fuentes como:

 reporte de avance
informe de oficina de control interno
Revisión de informes
 en cada una de las oficinas o
Diligenciamiento de encuesta de dependencias de la entidad (se
diagnóstico tomaron 7 dependencias, las
enunciadas en el organigrama y
los grupos de la secretaria
general con los de la oficina
asesora jurídica)

Así mismo, se tomó información con base en la herramienta de recolección de

información para el análisis normativo y metodológico en lo referente a los
requerimientos de la Gestión Documental encontrando como resultado, la encuesta
aplicada para el Diagnóstico Integral de Archivos.

Esta actividad se realizó según el cronograma planteado, dejando como evidencias

registros de asistencia, correos electrónicos, aplicación de encuestas y
memorandos respondidos por las oficinas requeridas. Es importante anotar que el
análisis de la información pudo realizarse

2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA EN LA ENCUESTA

Con base en el marco normativo archivístico y del análisis a las respuestas
registradas en la encuesta, se presentan a continuación los resultados obtenidos.
Algunas preguntas correspondieron a preguntas cerradas.

En cada una De las 7 dependencias encuestadas, el 47% informa que conoce el

Programa de Gestión Documental (PGD), y el 53% manifiesta conocer la Política de
Gestión Documental organización documental lo que se demuestra una
participación media en las diferentes dependencias, y mediano interés de los
responsables, en aplicar las directrices de la administración frente a la Política y del
Programa de Gestión Documental.
El listado de las dependencias que manifiestan no conocer los dos aspectos antes
enunciados, es:
 Secretaria general de gerencia
 Despacho de gerencia
 Oficina de T.H.
 Oficina de bienestar del empleado

..

De lo anterior concluimos que7 las dependencias que manifiestan que están

organizando los archivos de acuerdo con el procedimientos adoptados por la
administración, obtienen mejores resultados al momento de consultar sus
documentos facturas entre otros doc. Importantes es eficiente y ágil la
consulta de estos.

Se recomienda respetuosamente, Incluir en nuestros planes de gestión y

estratégicos, acciones para fortalecer el conocimiento de la Política y
el Programa de Gestión Documental en las áreas que manifestaron no
conocerlo.