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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

PROPUESTA DE UN MANUAL DE INDUCCIÓN A LA COORDINACIÓN DE


RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA MAYOR AEXTREMA C.A PARA LOS
NUEVOS EMPLEADOS A INGRESAR A LA ORGANIZACIÓN.

Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito
para optar al Título de Técnico Superior Universitario en la carrera Organización
Empresarial.

Autor: Yakarí Moronta


Carnet: 08-9302
C.I.: 17.800.232
Tutor Académico: Franklin Carrero

Camurí Grande, Noviembre 2011


UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

ACEPTACIÓN DEL TUTOR ACADÉMICO

En mi carácter de Tutor del Informe de Pasantía presentado por la Bachiller Yakarí Eumelia
Moronta López: Nº de Carnet 08-9302 para optar al Título de Técnico Superior
Universitario en Organización Empresarial; considero que dicho informe reúne los
requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por
parte del jurado examinador que se designe.

En Camurí Grande, a los cuatro días del mes de noviembre de 2011.

__________________________________________
Prof. Franklin Carrero
Tutor Académico
APROBACIÓN DEL JURADO

Informe de Pasantía presentado ante la Universidad Simón Bolívar, como requisito para la
aprobación de la asignatura PD- 3608 Cursos en Cooperación con la Empresa.

Obtuvo la calificación de_______________ puntos por el Jurado conformado por:

_________________________ _________________________
Tutor Académico Jurado
Prof. Franklin Carrero Prof. Nombre Apellido

__________________________
Tutor Profesional
Sr. Miguel López
DEDICATORIA

A mis padres, quienes fueron un apoyo permanente a lo largo de toda mi carrera. Sin ellos,
nada de esto hubiera sido posible. Este nuevo logro es gracias a ustedes y para ustedes.

A Dios, quien me dio la oportunidad de ser miembro de esta prestigiosa casa de estudios y
ayudarme a alcanzar la meta.

iii
RECONOCIMIENTO

A mis padres y hermanas, por su inalcanzable paciencia, quienes me brindaron toda la


estabilidad moral y económica, herramientas que a lo largo del camino fueron indispensables
para que hoy pudiera alcanzar este sueño. Los amo con todo mi corazón.

A mi tutor académico, Franklin Carrero por guiarme y asesorarme a lo largo de mi período


de pasantía y haberme brindado las mejores herramientas para culminar exitosamente esta
nueva etapa.

A mi prestigiosa y queridísima casa de estudios, la Universidad Simón Bolívar, por


haberse convertido en mi segundo hogar durante toda la carrera y hacerme sentir satisfecho de
todo mi crecimiento personal y profesional.

A la empresa Mayor AExtrema C.A, por recibirme como pasante en su organización, y a


todos los miembros que la integran por toda la ayuda y colaboración que me brindaron, en
especial al Sr. Miguel López y a la Sra. Daisy López.

A Teresa Castro, por velar siempre por mi bienestar académico y prestarme su ayuda
incondicional.

A mi novio Emilio Ahmar, quien me apoyó incondicionalmente en los momentos que más
lo necesité y fue un soporte emocional en los momentos más difíciles. Te amo.

A todos esos profesores que a lo largo de la carrera supieron guiarnos al camino que hoy nos
permite ser profesionales integrales, valiosos, competentes y capaces de desarrollarnos con las
mejores prácticas en el campo profesional.

A todos, mil gracias.

iv
ÍNDICE GENERAL

Índice de Cuadros, Gráficos o Tablas ----------------------------------------------------vii


Índice de figuras------------------------------------------------------------------------------viii
Resumen---------------------------------------------------------------------------------------ix
Introducción-----------------------------------------------------------------------------------1
Capítulo I
Marco Referencial-------------------------------------------------------------------3
1.1 Marco Institucional-------------------------------------------------------------3
1.1.1 Reseña Histórica---------------------------------------------------3
1.1.2 Misión---------------------------------------------------------------4
1.1.3 Visión---------------------------------------------------------------4
1.1.4 Valores--------------------------------------------------------------4
1.1.5 Objetivos Estratégicos--------------------------------------------5
1.1.6 Estructura Organizativa de la Organización-------------------6
1.2 Marco Legal---------------------------------------------------------------------7
1.3 Diagnóstico----------------------------------------------------------------------8
1.3.1 Descripción y Análisis de la Situación Actual-----------------8
1.3.2 Análisis del Diagnóstico del Problema-------------------------9
Capítulo II
El Problema--------------------------------------------------------------------------10
2.1 Planteamiento del Problema---------------------------------------------------10
2.2 Formulación del Problema-----------------------------------------------------10
2.3 Objetivo de la Investigación---------------------------------------------------11
2.3.1 Objetivo General-----------------------------------------------------11
2.3.2 Objetivos Específicos------------------------------------------------11
2.4 Justificación e Importancia-----------------------------------------------------11
2.5 Alcance----------------------------------------------------------------------------12
2.6 Limitaciones----------------------------------------------------------------------12
Capítulo III
Marco Teórico------------------------------------------------------------------------13
3.1 Conceptos Básicos---------------------------------------------------------------13
3.1.1 Manual-----------------------------------------------------------------13
3.1.2 Manual de Organización---------------------------------------------13
3.1.3 Manual de Procedimientos------------------------------------------13
3.1.4 Norma------------------------------------------------------------------14
3.1.5 Política-----------------------------------------------------------------14
3.1.6 Proceso-----------------------------------------------------------------14
3.1.7 Procedimiento---------------------------------------------------------15
3.1.8 Logística---------------------------------------------------------------15
3.1.9 Inventario--------------------------------------------------------------15
3.1.10 Almacén--------------------------------------------------------------15
3.1.11 Manejo de Materiales-----------------------------------------------16
3.1.12 Compras--------------------------------------------------------------17
3.1.13 Profit plus Administrativo---------------------------------------- 17
v
3.1.14 Organización--------------------------------------------------------17
3.1.15 Inducción de Personal---------------------------------------------18
Capítulo IV
Marco Metodológico----------------------------------------------------------------19
4.1 Tipo de Investigación-----------------------------------------------------------20
4.2 Diseño de la Investigación-----------------------------------------------------21
4.3 Técnicas e Instrumentos de la Recolección de Datos-----------------------22
4.4 Análisis y Tratamiento de la Información------------------------------------24
4.4.1 Elaboración del Cronograma de Actividades---------------------24
4.4.1.1 Despliegue de Actividades-------------------------------25
4.5 Encuesta Aplicada---------------------------------------------------------------26
Capítulo V
Presentación de Análisis y Resultados--------------------------------------------28
5.1 Gráficos---------------------------------------------------------------------------30
5.2 Conclusiones de la entrevista--------------------------------------------------33
5.3 Cuadro de Actividades a Seguir para la Inducción--------------------------34
5.4 Normativas para la Inducción--------------------------------------------------36
5.5 Tiempo y Hora para la Inducción----------------------------------------------37
Conclusiones-----------------------------------------------------------------------------------38
Recomendaciones-----------------------------------------------------------------------------39
Fuentes Bibliográficas------------------------------------------------------------------------40
Anexos------------------------------------------------------------------------------------------41

vi
ÍNDICE DE CUADROS, GRÁFICOS O TABLAS

Cuadro 1: Cronograma de Actividades…………………………………………..24


Cuadro 2: Despliegue de Actividades……………………………………………25
Grafico 1: ¿Qué es para ti Aventura Extrema?.....................................…………..30
Grafico 2: ¿Cuál es la misión y la visión de la empresa?...………………………30
Grafico 3: ¿Qué hace usted para que esa misión se lleve a cabo?................……..31
Grafico 4: ¿Qué perspectiva tiene de Aventura Extrema?...……………………..31
Grafico 5: ¿Te sientes tomado en cuenta por la empresa? ¿Por qué?……………32
Grafico 6: En su opinión, ¿Qué le falta a la empresa para lograr el éxito?……...32
Cuadro 3: Actividades a seguir para la Inducción………………………………34
Cuadro 4: Flujograma de Inducción……………………………………………. 35

vii
ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1: Estructura Organizativa de Mayor AExtrema C.A--------------------------- 6

viii
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

PROPUESTA DE UN MANUAL DE INDUCCIÓN A LA COORDINACIÓN DE


RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA MAYOR AEXTREMA C.A PARA LOS
NUEVOS EMPLEADOS A INGRESAR A LA ORGANIZACIÓN.

Autor: Yakarí Moronta


Carnet: 08-9302
C.I.: 17.800.232
Tutor Académico: Franklin Carrero
RESUMEN

El presente informe describe las actividades realizadas por la pasante en la empresa Mayor
AExtrema C.A.; las cuales consistieron en participar activamente en la observación,
levantamiento de información y análisis de los procesos administrativos internos dentro de
la organización con el fin de conocer a cabalidad todo lo inherente al proceso
administrativo de la empresa, desde que ingresa el recurso humano a la empresa, hasta las
funciones que desempeña cada uno, pasando también por el aprendizaje de los
procedimientos a seguir desde que se levanta una orden de compra hasta su despacho, y así
poder establecer una serie de propuestas de mejora que se traduzcan en el eficiente
crecimiento de la productividad de Mayor AExtrema C.A. Esta investigación se llevó a
cabo en cinco etapas: en la primera se recabó información acerca de la empresa en general;
en la segunda se procedió a usar el sistema administrativo Profit Plus Administrativo, y
conocer todos los procesos internos, desde que se elabora el pedido de mercancía hasta que
se despacha; en la tercera, se aplicó una encuesta a los trabajadores, en la cuarta se procedió
a realizar el análisis de resultados de las encuestas y en la quinta etapa se elaboró el
programa de inducción de personal pertinente para la empresa Mayor AExtrema, C.A, el
cual se mostrará en el desarrollo de este informe.

Palabras Clave: Organización, Recurso Humano, Manual de Inducción, Procedimientos,


Profit Plus Administrativo.

ix
INTRODUCCIÓN

Cuanto más tiempo se dedique a ayudar a los empleados nuevos para que se
sientan bienvenidos, mayor es la probabilidad de que se identifiquen con la
organización y se conviertan en valiosos miembros de ella. A diferencia del
entrenamiento, que subraya el qué y el cómo, la inducción hace hincapié en el porqué.
Está diseñada para desarrollar en los empleados una particular actitud, con respecto al
trabajo que estarán realizando y el papel que desempeñarán en la organización.
Define la filosofía que subyace a las reglas y da un marco de trabajo para las tareas
laborales.

Este informe tiene como propósito el diseño de un manual de inducción para


la Coordinación de Recursos Humanos en la empresa Mayor A Extrema C.A.

Se trabajó con entrevistas estructuradas en las cuales se utilizaron una serie de


preguntas con el fin de conocer un poco más a la organización, los cargos a
desempeñar y las perspectivas de cada miembro con respecto a la empresa. En la
encuesta de opinión se trabajó con un cuestionario cuya finalidad era conocer las
relaciones supervisor/empleados y las relaciones interdepartamentales, además de
profundizar en las necesidades personales de cada miembro, midiendo la satisfacción
con su lugar de trabajo y las relaciones con los compañeros de labores, entre otros
aspectos.

La estructura del presente informe está basada en las secciones: desarrollado


en cinco capítulos que se describen a continuación:

Capítulo I: Contempla el Marco Institucional (reseña histórica, misión,


visión, valores, objetivos, estructura organizativa), seguido del Marco Legal y
Diagnóstico (descripción de la situación actual y análisis del diagnostico del
problema).
Capítulo II: Aborda El Problema (Planteamiento, formulación del problema),
Objetivos de la Investigación, Justificación e Importancia, Alcance y Limitaciones.

Capítulo III: Desarrollo del Marco Teórico. Conceptos explícitos e implícitos


del problema. Relación de teorías adaptadas al problema. Implicaciones de la teoría
en el problema.

Capítulo IV: Abarca el marco Metodológico (tipo y diseño de la


Investigación), Técnicas e Instrumentos de recolección, Análisis y Tratamiento de la
Información.

Capítulo V: Presentación y Análisis de los Resultados, Conclusiones,


Recomendaciones, Fuentes de Información y Anexos.

2
CAPÍTULO I

MARCO REFERENCIAL

En el presente capítulo se dará a conocer todo lo referente a la empresa Mayor


AExtrema C.A., su reseña histórica, misión, visión, estructura organizativa y marco
legal.

1.1.-Marco Institucional
Mayor AExtrema C.A
Rif: J-29660335-9
Domicilio Fiscal: Calle Páez oeste, N°2. Villa de Cura, Edo. Aragua.
Domicilio de oficinas: Av. Las Delicias, C.C. Paseo Las Delicias I, Nivel mez,
locales 25-28. Maracay Edo. Aragua.
Tlf: 0243.232.44.54

1.1.1.- Reseña Histórica

Mayor AExtrema surge como idea de mercadeo de productos de deportes


acuáticos y montañismo en el año 2006, con el fin de incorporar una nueva marca
deportiva al mercado venezolano, importada desde los Estados Unidos. Dicha marca
sería AEXTREMAusa, la cual está compuesta por diversas líneas, tales como: Línea
de Buceo, Línea de Natación, Línea de Camping y Línea de Pesca..

Mayor AExtrema, el 22 de agosto del año 2008, se establece como empresa


constituida con el nombre Mayor AExtrema C.A. La principal actividad económica es
la importación, distribución y ventas al mayor de las diversas líneas de la marca
AEXTREMAusa.

Actualmente, la oficina principal de la empresa está ubicada en la Urb. Base


Aragua, C.C. Paseo Las Delicias I, nivel mez, local del 25-28, en la ciudad de
Maracay-Edo.Aragua. También cuenta con depósitos propios, ubicados en Villa de

3
Cura - Edo. Aragua. Es una empresa joven ya que su constitución actual es a partir de
agosto de 2008, pero cuenta con un equipo de amplia experiencia en ejecución de
proyectos, importación y ventas. Este equipo está conformado por profesionales tales
como: Ingenieros, Licenciados y T.S.U.

1.1.2.-Misión

Ofrecer productos en el área deportiva, específicamente buceo, pesca,


camping, natación y ping-pong, que generen confianza en sus clientes y satisfagan las
necesidades de los accionistas, empleados, proveedores y clientes pertenecientes a
sectores industriales, financieros, gobierno, comercial, salud e investigación. Todo
ello con la representación de la marca reconocida: AEXTREMAusa, con personal
altamente calificado, oficinas y depósitos para satisfacer la demanda nacional,
contribuyendo así con el desarrollo sostenible del país.

1.1.3.-Visión

Ser líderes en importación, distribución y ventas al mayor en el área deportiva,


específicamente buceo, pesca, camping, natación y ping-pong, satisfaciendo las
necesidades y expectativas de los clientes, ofreciendo excelente atención, servicios y
relación Precio – Valor a través de nuevas alianzas, con la intervención de personal
altamente calificado, comprometido con la organización, los clientes y la comunidad.

1.1.4.- Valores

* Honestidad
*Responsabilidad
*Profesionalismo
*Calidad en el personal, en los procesos y servicios
*Trabajo en equipo
*Liderazgo

4
1.1.5.- Objetivos Estratégicos

Capacitar a todos los trabajadores en las diferentes actividades que se desarrollan en


las áreas administrativas y operativas, a fin de garantizar empleados con
conocimiento integrales, calidad de servicio y seguridad en las operaciones. Para ello,
se basan en los siguientes objetivos estratégicos:
- Conocer los procesos que se realizan en las diferentes áreas.
- Formar trabajadores integrales.
- Reconocer la importancia del seguimiento de normas.
- Identificar factores vitales en la ejecución de los procesos.

5
1.1.6- Estructura Organizativa de la Organización

La estructura organizativa de la organización, muestra una estructura


tradicional de tipo funcional, tal como se identifica abajo en la figura N° 1.

Presidente

Vicepresidente (Gerente General)

Coord. RR.HH Gerente Ventas Ctas. Por Pagar Cobranza

Vendedores Supervisor Almacén

Almacenistas

Figura 1: Estructura Organizativa de Mayor AExtrema


Fuente: Elaboración propia

 Presidente: Representación legal y accionista mayoritario de la empresa.


Toma todas las decisiones grandes de la organización.
 Vicepresidente (Gerente General): Segundo al mando de la empresa.
Sustituye al presidente cuando éste no se encuentre. Responsable de
supervisar todo lo que sucede en la empresa.
 Coordinador de RR.HH: encargado de todo el recurso humano de la empresa.

6
 Gerente de Ventas: encargado de supervisar todo el proceso de venta, desde
que el vendedor ofrece el producto al cliente, hasta que se le despache.
 Cuentas por pagar: encargado de pagar todas las facturas de compras que
haya realizado la empresa.
 Cobranza: encargado del proceso de cobranza de todas las facturas de clientes
morosos.
 Supervisor de almacén: encargado de supervisar todos los procesos que se
lleven a cabo dentro del almacén y del despacho de la mercancía.
 Almacenista: organizan la mercancía en el almacén y preparan los pedidos
para su despacho.
 Vendedores: Se dirigen a diversas tiendas para ofrecer los productos
AExtrema con catálogos de productos y sus correspondientes listados de
precios para tomar pedidos.

La Coord. de RR.HH de la empresa Mayor AExtrema C.A es nueva, tiene sólo


dos meses establecida y ejerciendo funciones. Por tal motivo, sólo se encuentra
adscrita a dicha coordinación su respectiva coordinadora.

1.2.-Marco Legal

Mayor AExtrema C.A. por ser una empresa constituida legalmente y con capital
humano que forma parte importante de la misma, debe estar sujeta a todas las
regulaciones de ley referente al establecimiento de una relación laboral patrono-
empleado. Estas regulaciones vienen estipuladas por las siguientes leyes y
reglamentos:

- Ley Orgánica del Trabajo (Gaceta Oficial de la República Bolivariana de


Venezuela).
- Reglamento de la Ley Orgánica del Trabajo.
- Ley de Política Habitacional.
- Ley de Seguro Social Obligatorio.
- Reglamento de la Ley de Alimentación para los trabajadores.

7
- Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo
(LOPCYMAT).
Además de todas aquellas requeridas por los distintos entes y órganos públicos para
operar legalmente en el ramo comercial al que se dedica.

1.3- Diagnóstico

1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual

Se ha identificado que, actualmente, las operaciones de la empresa están


dilatadas en su ejecución, es decir, no van al ritmo que deberían. De igual manera, los
empleados no están motivados, no se sienten identificados con la organización, y
mucho menos conocen la misión, visión, políticas de la empresa, etc. Los
trabajadores no laboran por hacer cumplir los objetivos de la empresa, sino por
simplemente ganar su sueldo. Todo esto se debe a que la organización labora sin un
manual de inducción, que incluya misión, visión, valores, políticas de fácil acceso al
recurso humano de la organización, y además, no se les entrega a los nuevos
empleados el manual de normas y procedimientos de sus cargos.

Se detectó por medio de entrevistas y una encuesta, que el personal no conoce


la misión ni visión de la organización y desconoce políticas de funcionamiento. Por lo
que esta situación se presenta como el principal foco a ser abordado dentro de la
presente actividad de investigación.

8
1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema

La realidad existente en la Coordinación de Recursos Humanos de la empresa


Mayor AExtrema C.A., se comprueba analizando los distintos elementos que
conforman la calidad de vida laboral del recurso humano, con la intención de
identificar las causas que originan el problema de la falta de inducción, de manera tal
que se establezcan y concreten posibles soluciones.

En tal sentido, se tomó en cuenta la realización de una encuesta con el


propósito de medir si los empleados se encuentran motivados y cuentan con las
herramientas necesarias para desempeñarse eficientemente en todos los procesos de la
organización.

9
CAPÍTULO II

EL PROBLEMA

2.1.- Planteamiento del Problema

En Mayor AExtrema, el recurso humano es de vital importancia ya que es éste


quien mantiene contacto directo con los clientes y es la imagen de la organización
ante ellos. Es por eso que se muestra imperante la necesidad de mantener motivado y
satisfecho a todos los miembros que integran dicha organización.

Se observa cierta desmotivación del personal, lo cual está afectando la


eficiencia y eficacia de los procesos administrativos y operativos. De igual manera, se
observa carencia de conocimiento de las políticas internas de la organización y
procedimientos tanto operativos como administrativos.

El personal cuando ingresa a la empresa, es dirigido de inmediato al


desempeño de su nuevo cargo. Sin embargo, no se le aplica la inducción necesaria
para comprender el funcionamiento de la empresa, las tareas a realizar, las normativas
dentro de la organización ni la presentación de sus compañeros de trabajos.

2.2.- Formulación del Problema

Una vez hecha la descripción de las circunstancias en las cuales se identifican


las desviaciones que dan origen al problema, se genera la siguiente interrogante, la
cual posteriormente será despejada:

1. ¿La creación de un manual de inducción al personal que ingresa a la empresa


Mayor AExtrema C.A, como propuesta a la coordinación de recursos humanos,
permitirá mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos y operativos
internos?

10
2.3.- Objetivos De La Investigación

2.3.1.- General

Proponer un manual de inducción a la Coordinación de Recursos Humanos de


la empresa Mayor AExtrema C.A, para los nuevos empleados a ingresar en la
organización.

2.3.2.- Específicos

 Aprender todo lo relacionado a los procesos administrativos de la


empresa AExtrema.
 Determinar las debilidades existentes en la Coordinación de Recursos
Humanos de Mayor AExtrema C.A, en cuanto a la inducción y
adiestramiento del nuevo personal a ingresar en la organización.
 Investigar el conocimiento que tienen los actuales empleados de
Mayor AExtrema C.A con respecto a dicha empresa (conocimiento de
misión, visión, reseña histórica, políticas internas, objetivos de la
organización, entre otros), para justificar la importancia del manual de
inducción para el nuevo personal a ingresar en la organización.
 Elaborar la propuesta del manual de inducción para el nuevo personal
a ingresar a la empresa Mayor AExtrema, C.A.

2.4.- Justificación e Importancia

Uno de los elementos más importantes para Mayor AExtrema C.A. es su


recurso humano, por esto, la empresa debe contar con personal informado de todos
los objetivos, misión, visión, políticas, entre otros, de la organización, y además, tener
conocimiento de las tareas y actividades a realizar en el cargo que desempeñan,
siendo esto de gran importancia, porque contando con un personal identificado con la
organización, se puede generar un mejor desempeño por parte de ellos. En

11
consecuencia tendríamos un aumento de la productividad de la empresa y una mayor
satisfacción por parte de los clientes.

Por esto, una organización que se considere efectiva debería contar con un
manual de inducción del funcionamiento de la empresa para optimizar el desempeño
de su recurso humano. Establecido dicho programa se podrá verificar todas las
ventajas que éste puede proporcionar a la empresa Mayor AExtrema C.A. como la
importante mejora del proceso productivo. Toda empresa posee gran variedad de
cargos y cada uno de ellos ofrece un grado de dificultad o complejidad diferente, por
consiguiente, es necesario un manual de inducción con el potencial intelectual y las
habilidades que puede ofrecer el candidato y respectivo desarrollo en nuestra
empresa.

2.5.- Alcance

El alcance previsto para el presente trabajo esta dirigido a la Coordinación de


R.R. H.H. , como el principal usuario del manual de inducción , con lo cual podrá
aplicarlo como herramienta de gestión en sus actividades estructurales y poder
identificar los niveles de desempeño y mejoramiento del personal en los procesos
administrativos y operativos.

2.6.- Limitaciones

- La Coord. De RR.HH tiene poco tiempo de haberse establecido y muchos


de sus programas están en desarrollo.
- Manuales de Procedimientos y Manuales Organizacionales incompletos.

12
CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO

El principal objetivo de este capítulo es explicar algunas de las actividades que


anteceden al presente trabajo, igualmente identificar aspectos teóricos que soportan
la justificación de la propuesta referida.

3.1.- Conceptos Básicos

3.1.1.- Manual:
Los manuales según Lázzaro (1972), son un medio de comunicar las
decisiones de la administración, concernientes a organización, políticas y
procedimientos. Un manual es una herramienta necesaria para hacerle llegar
las decisiones a todos los miembros de la organización, especialmente a los
empleados de las oficinas regionales y sucursales.

3.1.2.- Manual de organización:


Wherter y Davis en 1991, definen al Manual de Organización “como un
documento que expone con detalle la estructura de la empresa y señala los
puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos.
Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad; las
funciones y actividades de los órganos de la empresa”.

3.1.3.- Manual de procedimientos:


Para González, H. (1999) un Manual de Procedimientos “es la expresión
analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se
canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía de
trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo
ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de

13
que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos
prescritos al realizar su trabajo”.

3.1.4.- Norma:
- “Especificación que reglamenta los procesos y productos para las
actividades, diseñada con el fin de conseguir un grado óptimo de orden para
el mejor funcionamiento de la compañía; asegurando de esta forma que los
materiales, productos, procesos y servicios sean apropiados para lograr el fin
para el que se concibieron” (CENTRAL MADEIRENSE C.A., 2010)

3.1.5.- Política:
- “Plan permanente que proporciona guías generales para canalizar el
pensamiento de la organización en direcciones específicas. Generalmente es
presentada como un documento que incluye las intenciones o acciones
generales de la compañía que probablemente se presenten en determinadas
circunstancias, estableciendo líneas de guía en un marco dentro del cual el
personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de
la dirección según convenga a las condiciones de la empresa” (CENTRAL
MADEIRENSE C.A., 2011)

3.1.6.- Proceso:

“Serie prevista de acciones u operaciones que hacen avanzar un material o


procedimiento desde una fase de realización a otra” (MAYNARD. 1985).

Considerando esta definición, se podría definir un Proceso como la sucesión


de pasos, decisiones, actividades y tareas encadenadas de forma secuencial
que se siguen para realizar una determinada actividad que satisfaga
plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido.

14
3.1.7.- Procedimiento:
- Forma específica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los
procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo
de aplicación de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo;
cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y
documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.

3.1.8.- Logística:
- “Herramienta de obtención de competitividad, que realiza actividades de
valor agregado o valor añadido que redundan en el incremento de la
rentabilidad de la empresa” (CENTRO ESPAÑOL DE LOGÌSTICA). La
Logística podría definirse como la ubicación de los recursos en el lugar
adecuado y en el tiempo convenido y se aplica para la gestión efectiva de la
cadena de suministro o cadena logística.

3.1.9.- Inventario.
- “Cantidad de bienes de una empresa mantiene en existencia en un momento
dado” (DIAZ. 1991). Los inventarios, en una primera aproximación, pueden
ser alguno de los siguientes tipos:
- Materia prima o insumos.
- Materia semi-elaborada o productos en proceso.
- Productos terminados.
- Materiales para soporte de las operaciones.

3.1.10.- Almacén:
Espacio del que disponen casi todas las empresas, bien sea de mayor o menor
tamaño, contenido o complejidad. En el ámbito de la gestión empresarial, el
almacén se define como el lugar donde se guardan existencias, materiales y
herramientas. Los materiales guardados se refieren tanto a necesidades
productivas y comerciales como a elementos que garanticen el funcionamiento

15
de la organización (mantenimiento, servicios generales, materiales varios,
etc.).

3.1.11.- Manejo de materiales:


- “Dentro del sistema de almacenamiento-manejo de mercancías, esta última
actividad se concreta en tres actividades: carga y descarga, traslados dentro
del almacén y preparación del pedido” (BALLOU. 1991).
- Carga y descarga: Dentro de cada cadena de actividades del manejo de
materiales, la primera y la última siempre son la carga y descarga de
productos.
- Traslación dentro del Almacén: Entre la carga y la descarga de mercancías
pueden ocurrir varios traslados. El primero de ellos se produce desde el punto
de descarga al área de almacenamiento. Luego puede haber un movimiento al
muelle de salida o a la zona de preparación de los envíos. La actividad de
traslado dentro del almacén puede llevarse a cabo por cualquiera de los
diferentes tipos de equipos disponibles para el manejo de mercancías. Estos
equipos varían desde carretillas y camionetas de dirección manual, hasta
sistemas de almacenamiento y recuperación completamente automatizados.
- Preparación de Pedidos: Consiste en la recogida de las mercancías que
especifican los pedidos de las áreas del almacén donde están ubicadas. Esta
actividad puede tener lugar directamente en las áreas de almacenamiento o en
zonas especiales creadas para mejorar el flujo de las mercancías. “Los
materiales deben tener localizaciones físicas específicas que permitan las
actividades normales del almacén, como son la entrada y salida de stock y la
realización de inventarios físicos” (DIAZ. 1991).

A continuación algunos principios útiles para permitir un adecuado


movimiento de mercancía:
- Un flujo de mercancía en línea recta (recepción, almacenamiento, despacho)
deberá ser planificado siempre que sea posible.

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- Las áreas de recepción y despacho de mercancía deberán estar separadas.
- La mercancía que requiera condiciones especiales de almacenamiento (por
ejemplo congelados, vegetales, etc.) deberá ser ubicada en áreas especiales de
acuerdo a sus necesidades.
- Los pasillos de circulación, aunque es un espacio no productivo, deberá ser
suficientemente ancho para permitir la circulación de montacargas y otros
vehículos. Todos los pasillos secundarios deberán fluir a un pasillo principal.

3.1.12.- Compras:
“Se refiere a las actividades necesarias para obtener recursos materiales y
servicios que requiere el sistema de manufactura, sea cual fuere el lugar del
mundo donde existan estos recursos” (CARTER. 1994).
Dentro de una organización, las compras pueden ser definidas como las
operaciones que proponen suministrar, en las mejores condiciones posibles a
los distintos sectores de la empresa, los materiales con las características
mínimas necesarias requeridas por una empresa. Una vez conocidos los
criterios anteriores, en relación al concepto de compras, podríamos definirla
como el conjunto de actividades llevadas a cabo para lograr la procura de los
materiales bajo las mejores condiciones de costo, tiempo, calidad y servicio.

3.1.13.- Profit Plus Administrativo


Profit Plus representa una nueva era en sistemas de información integral, ya
que es uno de los primeros y de hecho pocos sistemas empresariales diseñados
y construidos enteramente para operar bajo ambiente Windows. Este diseño
proporciona a los usuarios la máxima flexibilidad, eficiencia, confiabilidad y
desempeño.

3.1.14.- Organización
"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un

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organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados" (Agustín Reyes Ponce).
"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los
fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso
funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones
que entre dichas unidades debe existir." (Eugenio Sixto Velasco).
"Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos" (Beckles,
Carmichael y Sarchet).

3.1.15.- Inducción de Personal:


“Consiste en la orientación, ubicación y supervisión que se efectúa a los
trabajadores de reciente ingreso (puede aplicarse asimismo a las transferencias
de personal), durante el período de desempeño inicial ("periodo de prueba").”
(Rossana Silva).
La inducción o bienvenida, consiste en diseñar e implementar uno de los
procesos que normalmente se ignora en la mayoría de las empresas:
Familiarizar al nuevo empleado con la empresa, su cultura, sus principales
directivos, su historia, su filosofía, etc.

18
CAPÍTULO IV

MARCO METODOLÓGICO

Según MÁRQUEZ (2003), “en el marco metodológico se encuentra definida


la estrategia utilizada para obtener el conocimiento del producto del proceso
investigativo a desarrollarse, entendiendo por estrategia metodológica el conjunto de
métodos y técnicas necesarias para la realización del trabajo”.

Para el logro de objetivos e investigaciones en general es necesario aplicar una


estructura metodológica que permita orientar cada una de las acciones de forma tal
que simplifiquen y reflejen la realidad de los acontecimientos de forma estructurada y
fiel a los hechos, es por eso que luego de formular los parámetros en los cuales está
enmarcado el problema de investigación y definir diferentes aspectos teóricos que
intervienen de forma referencial para el desarrollo del proyecto, es necesario la
formulación e implementación de diferentes métodos y técnicas de recolección de
información que permitan dar respuesta a la problemática planteada.

A continuación se incorporara en este proyecto de investigación el marco


metodológico del estudio propuesto el cual está referido “al momento en que alude al
conjunto de procedimientos lógicos, tecno-operacionales implícitos en todo proceso
de investigación, con el objeto de ponerlos de manifiesto y sistematizarlo; a propósito
de descubrir, y analizar los supuestos del estudio y reconstruir los datos, a partir de
los conceptos teóricos convencionalmente operacionalizados” (SABINO 2002).

El fin esencial de este marco metodológico es el de situar en el lenguaje de


investigación, los métodos e instrumentos que se emplearan en la investigación
planteada, desde la ubicación acerca del tipo de investigación; su universo o
población; los instrumentos y técnicas de recolección de datos, hasta el análisis y
tratamiento de la información

19
4.1.- Tipo de investigación

De acuerdo al objetivo planteado referido realizar un programa de inducción


para el nuevo personal a ingresar en Mayor AExtrema C.A. se incorpora el tipo de
investigación Proyecto Factible, la cual se sustenta en un modelo operativo y está
orientado a proporcionar soluciones o respuestas a los problemas planteados en un
escenario en especifico; organizacional, social, educativo, económico, etc. En este
sentido, existen varias etapas para su realización pasando inicialmente por el
diagnostico de la situación actual y las muchas variantes que rodean las necesidades,
para luego formular el modelo operativo en función de la realidad y finalmente
realizar las consideraciones que sean necesarias para la propuesta final.

“Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de un modelo


operativo viable para solucionar problemas, requerimientos necesidades de
organizaciones o grupos sociales que pueden referirse a la formulación de políticas,
programas, tecnologías, métodos, o procesos. El proyecto debe tener el apoyo de una
investigación de tipo documental, y de campo, o un diseño que incluya ambas
modalidades” (MANUAL DE TESIS DE GRADO, ESPECIALIZACIÓN,
MAESTRÍA Y TESIS DOCTORALES DE LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA.
2003).

Del mismo modo se podría decir que “se trata de una propuesta de acción
para resolver un problema práctico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que
dicha propuesta se acompañe de una investigación, que demuestre su factibilidad o
posibilidad de realización” (ARIAS. 2006).

Con lo anteriormente expuesto, se puede establecer y respaldar a través de una


base justificada la clasificación tipo factible, debido que se aborda un problema
práctico al cual se le puede dar solución a través de de una propuesta. En este caso,
puntualmente, se trata del establecimiento de un programa de inducción para el nuevo
personal a ingresar en Mayor AExtrema C.A.

20
4.2.- Diseño de la Investigación

El diseño de la investigación de define como “el plan global de investigación


que integra de un modo coherente y adecuadamente correcto las técnicas de
recogida de datos a utilizar, análisis previstos y objetivos (…), intentando dar de una
manera clara y no ambigua respuesta a las preguntas planteadas en la misma”
(BALESTRINI, 2002).

Cuando enmarcamos las operaciones que conforman los procesos


administrativos en Mayor AExtrema C.A.; la investigación se debe orientar a la
implementación de un diseño de campo. Las principales ventajas que ofrece este
diseño de investigación van directamente a la observación y recolección de los datos
directamente de la realidad presente en la organización y de esta forma
posteriormente analizar e interpretar los resultados para así dar respuesta a los
objetivos trazados. A su vez, recoge los datos en forma directa de la realidad; en este
sentido, se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. “Se basa
en informaciones obtenidas directamente de la realidad, permitiéndole al
investigador cerciorarse de las condiciones reales en que se han conseguido los
datos” (SABINO. 2007)

Por otro lado, la presente se apoya en una investigación documental, definida


como “un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e
interpretación de datos secundarias, es decir, los obtenidos y registrados por otros
investigadores en fuentes documentales impresas, audiovisuales o electrónicas”
ARIAS (2006).

En la presente investigación las unidades de análisis, objetos de observación o


estudio, fueron 13 empleados (muestra) para un total de 18 (universo). Dichos
empleados constituyen la muestra de estudio para la investigación planteada, para la
cual se generalizan los resultados. Esta muestra fue tomada al azar debido a que no
todos los vendedores se encontraban disponibles para realizar la encuesta (estaban
laborando en ciudades foráneas).

21
1. Muestra:

La muestra tomada para la investigación referente al programa de inducción


para el nuevo personal a ingresar en Mayor AExtrema C.A. es de tipo intencional ya
que “la muestra es un sub-grupo de elementos que pertenecen a ese conjunto definido
en sus características a los que llamamos población” (HERNANDEZ, 2000) y,
según RAMÍREZ (1996), “es un tipo de muestreo que implica que el investigador
obtiene información de unidades de la población escogidas de acuerdo con criterios
previamente establecidos, seleccionando unidades tipo o representativas”

2. Universo:

Se entiende por población o universo de estudio a “la totalidad de un


conjunto de elementos, seres u objetos que se desean investigar y de la cual se
estudiará una fracción que se pretende que reúnan las mismas características y en
igual proposición” (ANDER, 2004).

4.3.- Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

Debido a la necesidad de estructurar la información para poder analizarla y


lograr así los resultados correspondientes se han diseñado y aplicado las diferentes
técnicas de recopilación de información que representan el soporte a través del cual se
obtiene la información en estudio, orientado a alcanzar el logro de los objetivos.

4.3.1. La Observación Directa

La técnica de observación directa consiste en el contacto directo con


los elementos que se van a explorar. Se aplico la modalidad de
observación participante, la cual es el caso en el que el investigador
pasa a formar parte de la comunidad o medio donde se desarrolla el
estudio.

22
4.3.2. Consultas Bibliográficas.

Básicamente está referido a la información teórica del presente trabajo


de investigación, la cual se basa en una variedad de temas referidos a
las diferentes operaciones realizadas por Mayor AExtrema C.A

4.3.3. Fuentes Electrónicas:

Documentos en Internet: exploración de páginas Web, publicaciones


del portal oficial de la organización.

4.3.4. Software Utilizados

En este segmento se hace referencia respecto a las herramientas


computacionales que fueron utilizadas como materiales de apoyo en el
proceso de investigación, pero no los utilizados para procesar el
estudio.

- Microsoft Office Visio 2007.

- Microsoft Word 2007.

- Microsoft Power Point 2007.

-Sistema Profit Plus Administrativo.

-Microsoft Office Outlook

4.3.5. Encuestas

Una encuesta es un estudio observacional en el cual el investigador no


modifica el entorno ni controla el proceso que está en observación.
Conjunto de preguntas tipificadas dirigidas a una muestra
representativa, para averiguar estados de opinión o diversas cuestiones
de hecho.

23
4.3.6.- Gráficos

Un gráfico es, además, la representación de datos numéricos mediante


una o más líneas que permiten hacer visible la relación entre los datos.

4.4.- Análisis y Tratamiento de la Información

4.4.1.- Elaboración del Cronograma de Actividades

Fase Descripción de Actividades Período de Ejecución.

1 Recabación de información 2 Semanas

2 Uso del sistema Profit Plus Administrativo y 6 Semana


conocimiento de procesos internos.

3 Aplicación de encuestas 1 Semana

4 Análisis de resultados de la encuesta 1 Semanas

5 Elaboración del manual de inducción. 2 Semanas

Cuadro 1: Cronograma de Actividades.


Fuente: Propia del Investigador.

24
4.4.2.1. Despliegue de Actividades

Fase Despliegue de Actividades Período de


Ejecución

1 Presentación de los integrantes que conforman la empresa. 2 Semanas Lunes


Recabación de información general 25/04 Hasta
acerca de la empresa y los procesos administrativos y Viernes 06/05
operativos que lleva a cabo.

2 Conocimiento y aprendizaje del Sistema Profit Plus 6 Semanas Lunes


Administrativo. Conocimiento de procesos contables y 09/05 Hasta
administrativos y operativos (cotizaciones, levantamiento Viernes 17/06
de pedidos, notas de entregas, facturación, despachos,
notas de crédito, etc). Visitas a los almacenes.

3 Aplicación de entrevistas directas y encuestas a 1 Semana Lunes


13 empleados de la empresa. 20/06 Hasta
Viernes 24/06

4 Análisis de resultados de las encuestas aplicadas 1 Semana Lunes


27/06 Hasta
Viernes 01/07

5 Elaboración del Manual de Inducción 2 Semanas Lunes


para el nuevo personal a ingresar a la empresa . 04/07 Hasta
Viernes 15/07

Cuadro 2: Despliegue de Actividades.


Fuente: Propia del Investigador

25
4.5.- Encuesta Aplicada

1. ¿Qué es para ti Mayor AExtrema C.A.?


 Empresa Exclusiva, importante y con potencial
 Un sistema de aprendizaje, plataforma para el desarrollo y un reto
 Un lugar donde paso la mayor parte del tiempo, es decir, mi segunda casa
 Empresa Desorganizada

2. ¿Cuál es la misión y la visión de la empresa?


 Misión: Representación, venta y asesoría de productos.
Visión: Satisfacer clientes en su área de acción, ser líderes en el área y
establecer una meta para lograrlo.
 No conocen misión y visión de la empresa.
 Conocen de forma completa y precisa la misión y visión de la empresa.
 Misión: Organización, coordinación en el equipo de trabajo.
Visión: Crecer, ser líderes en venta de equipos

3. ¿Qué hace usted para lograr que esa misión se lleve a cabo?
 Cumplir mis funciones en el día a día
 Velar por el cumplimiento de objetivos y solventar los inconvenientes
surgidos

4. ¿Qué perspectiva tiene de Mayor AExtrema C.A.?


 Crecimiento en el área económica como organizacional (referente a la
competencia y en contratación de personal).
 Organización consolidada con un recurso humano consciente de sus
responsabilidades y alineado con los objetivos de la empresa.
 Mejores beneficios económicos.

26
5. ¿Te sientes tomado en cuenta por la empresa? ¿Por qué?
 Si porque me siento involucrado en los procesos y hay delegación de
responsabilidades
 Eventualmente, ya que a veces doy opiniones positivas y lo han
tomado en cuenta como otras ocasiones han sido omitidas por mis
superiores
 Si por el buen trato que se me ha dado en la empresa
 No, porque mis opiniones no son tomadas en cuenta y en ocasiones sé
que tengo la razón y no se me da derecho a expresarme

6. ¿En su opinión, que le falta a la empresa para lograr el éxito?


 Trabajo en equipo y comunicación
 Trabajo en equipo y motivación del personal
 Organización
 Más empleados
 Sentido de pertenencia por parte del personal

27
CAPÍTULO V

PRESENTACIÓN DE ANÁLISIS Y RESULTADOS

En este capítulo se señalan los resultados obtenidos luego de concluir la aplicación de


las estrategias pautadas para darle solución a la problemática presentada

Inicialmente se procede a presentar los resultados obtenidos de la encuesta


aplicada, para su interpretación y análisis, siguen las conclusiones a que se llegan en
las entrevistas, seguidamente se señala el cuadro de actividades a seguir al desarrollar
la inducción junto a su respectivo flujograma, las normativas para la realización de la
inducción, tiempo y hora para la misma, y finalmente en la sección de anexos se
muestra el manual de inducción propuesto

1. ¿Qué es para ti Aventura Extrema C.A.?


 Empresa Exclusiva, importante y con potencial: 6 Personas.
 Un sistema de aprendizaje, plataforma para el desarrollo y un reto: 3
personas.
 Un lugar donde paso la mayor parte del tiempo, es decir, mi segunda casa:
2 personas.
 Empresa Desorganizada: 2 personas.

2. ¿Cuál es la misión y la visión de la empresa?


 Misión: Representación, venta y asesoría de productos.
Visión: Satisfacer clientes en su área de acción, ser líderes en el área y
establecer una meta para lograrlo: 4 Personas
 No conocen misión y visión de la empresa: 3 Personas.
 Conocen de forma completa y precisa la misión y visión de la empresa: 4
Personas.
 Misión: Organización, coordinación en el equipo de trabajo.
Visión: Crecer, ser líderes en venta de equipos: 2 Personas.

28
3. ¿Qué hace usted para lograr que esa misión se lleve a cabo?
 Cumplir mis funciones en el día a día: 5 personas.
 Velar por el cumplimiento de objetivos y solventar los inconvenientes
surgidos: 8 personas.

4. ¿Qué perspectiva tiene de Aventura Extrema C.A.?


 Crecimiento en el área económica como organizacional (referente a la
competencia y en contratación de personal): 7 personas.
 Organización consolidada con un recurso humano consciente de sus
responsabilidades y alineado con los objetivos de la empresa: 4
personas.
 Mejores beneficios económicos.: 2 personas.

5. ¿Te sientes tomado en cuenta por la empresa? ¿Por qué?


 Si porque me siento involucrado en los procesos y hay delegación de
responsabilidades: 5 Personas.
 Eventualmente, ya que a veces doy opiniones positivas y lo han
tomado en cuenta como otras ocasiones han sido omitidas por mis
superiores: 3 Personas.
 Si por el buen trato que se me ha dado en la empresa: 3 personas.
 No, porque mis opiniones no son tomadas en cuenta y en ocasiones sé
que tengo la razón y no se me da derecho a expresarme: 2 personas.

6. ¿En su opinión, que le falta a la empresa para lograr el éxito?


 Trabajo en equipo y comunicación: 4 Personas.
 Trabajo en equipo y motivación del personal: 3 Personas.
 Organización: 3 Personas.
 Más empleados: 2 Personas.
 Sentido de pertenencia por parte del personal: 1 personas

29
5.1.- Gráficos

Gráfico I

Gráfico II

30
Gráfico III

Gráfico IV

31
Gráfico V

Gráfico VI

32
5.2.- Conclusiones de la Entrevista

 Personal no alineado con los objetivos de la empresa


 Falla en el trabajo en equipo
 Voluntad de crecer, de ser mejores
 Empresa Joven con potencial
 Comunicación deficiente entre supervisor y empleados
 Desorganización
 Falta de cultura organizacional

33
5.3.- Cuadro de actividades a seguir para la inducción

RESPONSABLE ACCIÓN
Contacta al nuevo trabajador y lo cita para la fecha,
hora y lugar.
Dirige al trabajador al sitio donde se dictará la
Inducción de la empresa y le indica su lugar en el
salón.
Informa la finalidad del proceso de Inducción.
Entrega el Manual de Inducción, trípticos informativos
COORDINADOR DE y manuales de acuerdo a su cargo:
RECURSOS HUMANOS  Operativos: Manual de Higiene y Seguridad
Industrial.
 Administrativos: Políticas Administrativas
Generales.
Entrega de la Notificación de Riesgos en el Trabajo
Entrega de carta compromiso para ser firmada por el
empleado
Suministra información general a los nuevos
trabajadores sobre la historia, objetivos y estructura de
la organización.
Suministra información a los participantes sobre
normas de conducta interna y beneficios
socioeconómicos.
Presenta ante el (los) nuevo(s) trabajador(es) al
Vicepresidente (Gerente General) de Mayor AExtrema
C.A.
Finaliza charla de Inducción e incita a los trabajadores
a aclarar dudas.
Presenta a sus nuevos compañeros y lo (s) ubica en un
sitio de trabajo.
JEFE DE CADA UNIDAD Da el adiestramiento del cargo a ocupar por el
empleado.

Cuadro 3: Actividades a seguir para la Inducción


Elaboración: Propia

34
Empresa: Mayor AExtrema C.A. Proceso: Inducción
Unidad: Coordinación de Recursos Dueño del Proceso: Coordinador de
Humanos Recursos Humanos, Jefe de cada unidad.

Código del Proceso: PGI01 Fecha: 13/06/2011.

Contacta al nuevo
trabajador y lo cita para la
fecha, hora y lugar

Dirige al trabajador al sitio


donde se dictará la
Inducción

Informa la finalidad del


proceso de Inducción.
Operativos: Manual de
Higiene y Seguridad
Industrial Entrega del Manual de
Administrativos: Políticas
Administrativas Generales Inducción, trípticos
informativos y manuales de
acuerdo a su cargo

Entrega de la Notificación
de Riesgos en el Trabajo

Entrega carta compromiso


para ser firmada por el
empleado

Suministra información
general a los nuevos
trabajadores sobre la
historia objetivos y
estructura de la
organización.

Suministra información a los


participantes sobre normas
de conducta interna y
beneficios socioeconómicos

Presenta Gerente General

Finaliza charla de Inducción


e incita a aclarar dudas.

Presenta a sus nuevos


compañeros y lo (s) ubica
en un sitio de trabajo.

Jefe de cada unidad dicta


la inducción al cargo a
ocupar por el empleado

Cuadro 4: Flujograma de inducción


Elaboración: Propia

35
5.4.- Normativas para la realización de la inducción

5.5.1 Presente la información de forma clara.


5.5.2 Nunca diga no se: Resta credibilidad a su presentación, es mejor que se
dé un momento y que le diga a quien le realiza la inducción que más
adelante le dará la información por otro medio o en otro momento.
5.5.3 Al aplicar la inducción haga énfasis en los siguientes puntos:
5.5.3.1 No se apresure: Cuando desconozca algo, proceda con calma, pero
con interés y la laboriosidad. Lo mejor es preguntar, observar y
escuchar atentamente.
5.5.3.2 Su jefe o Supervisor: su mejor amigo. Es su mejor guía, confié en
su jefe, respételo, y si quiere afecto, apoyo y amistad de él,
bríndeselos usted primero pero en forma sincera y no por táctica.
5.5.3.3 Es posible que la Integración al grupo tenga en sus primeros días
aspectos difíciles: La organización es un conjunto de personas que
busca unos objetivos. Poco a poco se van integrando hasta que el
establecimiento y la aceptación de los vínculos de afecto no se
hacen esperar. No se prevenga por las actitudes este abierto a ser
recibido.
5.5.3.4 Algo esencial es la comunicación entre las personas: Siempre
deben existir las normas de cortesía: Una cara sonriente, base de
las buenas relaciones. Escuche atentamente con positivo interés y
retentiva. Las preguntas son después de la explicación o en las
pausas. No discuta, si no está de acuerdo expréselo en tono
tranquilo sin pelear. Cerciórese de los rumores y la verdad.
Confiese sus propios errores no culpe a los demás. Sea oportuno y
discreto. No esté prevenido contra los demás el resentimiento solo
engendra resentimiento. Para recibir amistad debe darlas antes.

36
5.5.- Tiempo y hora para la inducción

Se acordará la hora a conveniencia de la empresa y del nuevo empleado,


dentro del horario de oficina. La inducción se dará en los espacios físicos de la
empresa, específicamente en la sala de reuniones de la misma.

El tiempo de duración es de 2 á 3 horas aproximadamente, distribuido de la


siguiente manera:

- Durante la primera hora se presentará y analizará el contenido de la


historia, filosofía de la empresa, filosofía de trabajo, políticas de la
organización, y el organigrama.
- Durante la segunda jornada se tratarán los temas relacionados con el
producto, reglamento de la compañía, beneficios del trabajador y servicio
al cliente.
- En la tercera jornada se dará inicio a la ronda de preguntas seguido de la
capacitación e inducción al cargo.

37
CONCLUSIONES

Se identificaron problemas de descripción de cargos no actualizados,


inexistencia de documentación ni sistematización de procesos, falla en el trabajo en
equipo, desorganización y falta de cultura organizacional.

Un manual de inducción exitoso proporciona a la empresa reducción de la


rotación y ausentismo del personal, aumento de la eficacia individual y grupal,
aumento y mejoramiento de las competencias del recurso humano. En el área externa,
proporciona mayor competitividad organizacional, asedio de otras organizaciones a
los empleados de la empresa y mejoramiento de la imagen de la organización.

Por último, la empresa crecerá en todos sus ámbitos mientras exista una
óptima comunicación entre todos los departamentos y en especial entre el supervisor
y sus empleados; y se establezcan unas políticas de recursos humanos que emanen
directrices específicas que ayuden a organizar al personal y alinearlo a los objetivos
de la organización.

La empresa debe crear un clima interno favorable, en el que se incentiven


nuevas habilidades, se privilegien la creatividad, la innovación y se valoren los
nuevos conocimientos.

Lo ideal sería establecer una cultura organizacional que reconozca al personal


por sus labores bien hechas, promueva actividades grupales para conseguir
motivación e integración de sus empleados y logre alinear su recurso humano con los
objetivos de la organización.

Mejorar la capacidad del personal implementando sistemas de adiestramiento


que le permita a la organización dar respuesta a la demanda de clientes, ya que la
empresa requiere de nuevos conocimientos y nuevas soluciones de parte de los
empleados a la organización.

38
RECOMENDACIONES

Unas recomendaciones precisas después de toda la investigación, son las


siguientes:

A la empresa:
 Debe existir en la empresa un programa de inducción, ya que la primera
impresión del futuro empleado es fundamental para que éste se visualice
dentro de la misión de la organización.
 Tener esta herramienta en la organización proporciona seriedad y prestigio.
 Realizar el programa de inducción permite que los miembros de una
organización conozcan los rasgos de la organización, y con ello pueden tener
un mejor comportamiento esperado en la organización y para representarla.
 Documentar y sistematizar los procesos existentes en la organización.
 Verificar que haya consecución de los objetivos del programa de inducción.

A la Universidad
 Promover la elaboración de manuales en clases.

39
FUENTES BIBLIOGRÁFICAS

- BARRIOS, Jesús. (1967). Sistemas y Procedimientos, Nociones para


su Análisis. Editorial Robles. México.

- CHIAVENATO, Idalberto. (2002). Gestión del Talento Humano.


Editorial Mac Graw Hill. México.

- Corporación Andina de Fomento. (1991). Nueva Gerencia de


Recursos Humanos: Calidad y Productividad. Caracas – Venezuela.

- GÓMEZ CEJA, Guillermo. (1997). Sistemas Administrativos,


análisis y diseño. Editorial Mac Graw Hill. México.

- HERNÁNDEZ, Rafael. y otros. (1998). Metodología de la


Investigación. Editorial Mac Graw Hill. México

- LÁZARO, Víctor. (1972) Sistemas y Procedimientos. Editorial


Diana. Segunda edición. México.

- Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL):


Vicerrectorado de Investigación y Postgrado. (2003). Manual de
Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis
Doctorales. Fondo Editorial de la Universidad Pedagógica
Experimental Libertador (FEDUPEL). Caracas – Venezuela.

40
ANEXOS

41
MANUAL DE
INDUCCIÓN
Elaborado por: Yakarí Moronta

MANUAL DE INDUCCIÓN Elaborado por: Aprobado por:


Yakarí Moronta 2011. Yakarí Moronta Mayor AExtrema C.A
Pág: 1/ 17 Tutor: Franklin García

42
Presentación

Se ha diseñado este manual de inducción con el fin de facilitarle la


información necesaria sobre Mayor AExtrema C.A, su historia, su visión, su
misión, estructura organizacional, políticas, reglamento , procedimientos y
beneficios adquiridos. Queremos contarle durante esta jornada lo más destacado
de Mayor AExtrema C.A, porque usted hace parte activa de nuestra organización.
Todos las personas vinculadas a nuestra asociación, son seleccionadas buscando
condiciones especiales, que los hagan ser gente AExtrema, con gran capacidad de
servir, porque nuestros clientes exigen lo mejor y prefieren gente atenta y servicial
como usted.

Introducción

Mayor AExtrema es una empresa joven cuya que tiene como actividad
económica la importación, distribución y venta de la marca AExtrema. Está
compuesta por diversas líneas de productos, tales como: Línea de artículos de
buceo, natación, camping, linternas, pesca y cuchillería simple.

MANUAL DE INDUCCIÓN Elaborado por: Aprobado por:


Yakarí Moronta 2011. Yakarí Moronta Mayor AExtrema C.A
Pág:2/ 17 Tutor: Franklin García
43
Bienvenida

A partir de este momento eres nuestro(a) compañero(a) de labores. Tus cualidades


y aptitudes, han permitido tenerte en cuenta para ingresar a Mayor AExtrema C.A.
Creemos que tu aporte va a ser muy importante en la marcha de la organización.
Te felicitamos; nos complace tenerte con nosotros y esperamos que una vez
termines el programa de inducción, entres a formar parte activa de este grupo
humano que está trabajando para mejorar su propio nivel y desde luego, el de la
empresa. Al pertenecer a nuestra organización has contraído una serie de deberes
y responsabilidades que es necesario cumplir y respetar, así como has adquirido
derechos que la empresa gustosamente te reconocerá. NUESTROS
EMPLEADOS Y CLIENTES SON LO MAS IMPORTANTE DE NUESTRA
ORGANIZACION.

Antes de empezar tu labor, es necesario conocer la forma de trabajo, las


obligaciones y responsabilidades y en general todo lo que constituye el fin último
de nuestra organización. Te sugerimos por lo tanto estudiar detenidamente todo la
información que te suministraremos y manifestar tus dudas e inquietudes a fin de
prestarte nuestra colaboración y ayuda

MANUAL DE INDUCCIÓN Elaborado por: Aprobado por:


Yakarí Moronta 2011. Yakarí Moronta Mayor AExtrema C.A
Pág: 3/ 17 Tutor: Franklin García

44
Nuestra historia

Mayor AExtrema surge como idea de mercadeo de productos deportivos


en el año 2006, con el fin de incorporar una nueva marca deportiva al mercado
venezolano, importada desde los Estados Unidos. Dicha marca sería
AEXTREMAusa, la cual está compuesta por diversas líneas, tales como: Línea de
Buceo, Línea de Natación, Línea de Camping; Línea de Pesca, Línea de Linternas
y Línea de cuchillería simple.

Mayor AExtrema, el 22 de agosto del año 2008, se establece como empresa


constituida con el nombre Mayor AExtrema C.A. La principal actividad
económica es la importación, distribución y ventas al mayor de las diversas líneas
de la marca AEXTREMAusa.

MANUAL DE INDUCCIÓN Elaborado por: Aprobado por:


Yakarí Moronta 2011. Yakarí Moronta Mayor AExtrema C.A
Pág: 4/ 17 Tutor: Franklin García
45
Nuestra Visión

Ser líderes en importación, distribución y ventas al mayor en el área


deportiva, específicamente buceo, pesca, camping, natación y ping-pong,
satisfaciendo las necesidades y expectativas de los clientes, ofreciendo excelente
atención, servicios y relación Precio – Valor a través de nuevas alianzas, con la
intervención de personal altamente calificado, comprometido con la organización,
los clientes y la comunidad.

Nuestra Misión

Ofrecer productos en el área deportiva, específicamente buceo, pesca,


camping, natación y ping-pong, que generen confianza en sus clientes y satisfagan
las necesidades de los accionistas, empleados, proveedores y clientes
pertenecientes a sectores industriales, financieros, gobierno, comercial, salud e
investigación. Todo ello con la representación de la marca reconocida:
AEXTREMAusa, con personal altamente calificado, oficinas y depósitos para
satisfacer la demanda nacional, contribuyendo así con el desarrollo sostenible del
país.

MANUAL DE INDUCCIÓN Elaborado por: Aprobado por:


Yakarí Moronta 2011. Yakarí Moronta Mayor AExtrema C.A
Pág: 5/ 17 46 Tutor: Franklin García
Nuestros Valores

* Honestidad: Como miembros de AExtrema, somos honestos con la


información que de la empresa llega a nuestras manos, teniendo presentes los
criterios de Confidencialidad y Ética profesional tanto con la organización como
con el cliente
*Responsabilidad: La responsabilidad se enfoca hacia la empresa cuando
tomamos conciencia de las grandes labores que implica hacer parte de ella y las
llevamos a cabo con cumplimiento y con la certeza que de esta manera
contribuimos al crecimiento personal y profesional.
*Profesionalismo y cumplimiento: Hace referencia a la puntualidad con la
que llevamos a cabo la labor diaria dentro y fuera de la organización. El
cumplimiento exige certeza, veracidad y objetividad.
*Integridad Moral: La integridad moral es condición esencial para nuestro
progreso individual y para el progreso de la comunidad.
*Los hábitos adecuados de trabajo: Produzca calidad (es el resultado de la
paciencia, habilidad y grandes esfuerzos) además busque cantidad (más cosas y
mejor hechas). Aprendamos a tener un espíritu de cooperación (nuestra labor es
trabajo en equipo) Debemos ser puntuales (prestigio del individuo), seamos
laboriosos y proactivos (no espere que le digan que hacer), aprendamos a ser
responsables (leales, seguir órdenes inteligentemente y ser cumplidos).

MANUAL DE INDUCCIÓN Elaborado por: Aprobado por:


Yakarí Moronta 2011. Yakarí Moronta Mayor AExtrema C.A
Pág: 6/17 Tutor: Franklin García

47
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Presidente

Vicepresidente (Gerente General)

Coord. RR.HH Gerente Ventas Ctas. Por Pagar Cobranza

Vendedores Supervisor Almacén

Almacenistas

Figura 1: Estructura Organizativa de Mayor AExtrema


Fuente: Elaboración propia

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Yakarí Moronta 2011. Yakarí Moronta Mayor AExtrema C.A
Pág: 7/ 17 Tutor: Franklin García

48
Nuestros objetivos estratégicos

Capacitar a todos los trabajadores en las diferentes actividades que se desarrollan


en las áreas administrativas y operativas, a fin de garantizar empleados con
conocimiento integrales, calidad de servicio y seguridad en las operaciones. Para
ello, se basan en los siguientes objetivos estratégicos:
- Conocer los procesos que se realizan en las diferentes áreas.
- Formar trabajadores integrales.
- Reconocer la importancia del seguimiento de normas.
- Identificar factores vitales en la ejecución de los procesos.

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Políticas de la organización

- Organización: Tener una organización de cubrimiento nacional e


internacional de la más alta calidad.
- Servicio: Dirigir nuestro servicio hasta lograr la máxima satisfacción
de nuestros clientes.
- Producto: Lograr posicionar a AExtrema como la mejor marca de
artículos deportivos en Latinoamérica.
- Trabajadores: Mantener buenas relaciones entre las áreas, de manera
informal pero respetuosa, al igual que seria pero alegre, confirmar que
el mejor activo de la compañía es su grupo humano, y así mismo
retribuir capacitación por formación académica, experiencia,
desempeño y méritos; promoviendo el desarrollo del personal y el
bienestar de su familia. La familia AExtrema comparte con sus
asociados el éxito de la asociación, puesto que son ellos quienes lo
hacen posible. Les proporciona un medio de ocupación estable y ofrece
condiciones para que se desarrollen como profesionales y ante todo
como personas. Reconoce y valora los logros individuales y busca que
la labor diaria deje a cada uno la satisfacción del deber cumplido.
Igualmente para la familia AExtrema es de vital importancia dentro de
su política de recursos humanos tener en cuenta a su grupo familiar,
factor considerado por nosotros como punto de apoyo para su
desarrollo emocional, intelectual y social, por lo tanto merece
encontrar en AExtrema un espacio de reconocimiento, valoración y
esparcimiento.

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Filosofía de trabajo

Estamos seguros que las personas que trabajan en AExtrema son un recurso
valioso y es por esto que apoyamos y promocionamos sus contribuciones y su
crecimiento personal. Creemos que todos nuestros trabajadores tienen derecho a
ser tratados con dignidad, respeto y reconocimiento, brindándoles la capacitación
y herramientas apropiadas. Cooperamos para establecer un ambiente de trabajo
positivo en el cual se acentúe el trabajo en equipo. De igual manera ofrecemos un
ambiente propicio para la seguridad continua en el cargo hacia todos los
empleados, quienes deben identificarse con la organización y participar en ella de
manera activa.

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Estilos de administración

En nuestra compañía se ha implantado un estilo de administración basado en los


valores de la empresa: Respeto humano, Ética, Mentalidad de servicio al cliente.
De acuerdo con esto, la comunicación de la alta dirección hacia los demás niveles
de la asociación es permanente, sin complicaciones, informal, sin restarle imagen
y autoridad; igualmente, los canales de comunicación están abiertos desde todos
los niveles hacia los directivos. Allí tienen cabida todo tipo de sugerencias,
críticas, ideas nuevas que buscan mejorar la calidad de los servicios de la
compañía al cliente tanto interno como externo; y una convivencia armónica y
enriquecedora de los empleados. En otras palabras, se trata de promover el
autodesarrollo de las personas, la integración de sus miembros alrededor de un fin
común, el crecimiento en grupo y por lo tanto la consecución de los objetivos
propuestos.

1-. Flexibilidad en el manejo de las situaciones y de los problemas que se


presentan.

2-. Dinamismo y agilidad en los procedimientos en todas y cada una de las áreas
de nuestra compañía.

3-. Confianza: En nuestra administración se involucran a todas y cada una de las


personas que la conforman.

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4-. Intimidad: Como integrantes de la familia AExtrema, intentamos una
comunicación sincera y desprevenida, en la cual los diferentes niveles
administrativos discutimos desde los temas concernientes a la organización;
pasando del concepto individualista, al de ser social comunitario induciendo así al
conocimiento y confianza mutua entre todos los integrantes de la compañía. Como
puede verse, el estilo de administración de AExtrema se fundamenta en la
persona, con la certeza que si este factor tiene motivación, desarrolla su
creatividad y puede comunicarse, todos los demás recursos son utilizados
óptimamente en pro de la satisfacción del cliente.

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Beneficios de los trabajadores de AExtrema

- Ser parte del prestigioso Grupo AExtrema.


- Derecho a sueldos, Vacaciones y prima vacacional, prestaciones
sociales, utilidades, cesta tickets.
- Ambiente de trabajo respetuoso y seguro.
- Gozan de los precios al mayor más un 15% de descuento en todos los
productos.
- Adquirir mucha experiencia laboral en las diversas áreas.
- Oportunidad de crecimiento profesional dentro de la empresa.

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Descripción de cargos

- Coordinador de RR.HH: encargado de todo el recurso humano de la


empresa.
Descripción de actividades a realizar: Entrevistar al nuevo personal a
ingresar a la empresa. Responsable de emitir nómina, pago de comisiones
y cálculos de prestaciones sociales y liquidaciones de empleados. Atender
a las necesidades del personal de la empresa.
Requisitos para optar al cargo: Ser Licenciado en Relaciones
Industriales, o carreras afines. Tener como mínimo cinco años de
experiencia en el área de RR.HH.

- Gerente de Ventas: encargado de supervisar todo el proceso de venta,


desde que el vendedor ofrece el producto al cliente, hasta que se le
despache.
Descripción de actividades a realizar: Supervisar a los vendedores.
Hacer seguimiento a cada venta. Tomar decisiones importantes para
promover las ventas.
Requisitos para optar al cargo: Ser Licenciado en Gerencia o carreras
afines. Tener como mínimo cinco años de experiencia en el área de ventas.

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- Cuentas por pagar: encargado de pagar todas las facturas de compras
que haya realizado la empresa.
Descripción de actividades a realizar: Mantener al día los pagos de todas
las compras que haya realizado la empresa. Archivar todas las facturas de
compra y recibos de pago.
Requisitos para optar al cargo: experiencia en área administrativa.

- Cobranza: encargado del proceso de cobranza de todas las facturas de


clientes morosos.
Descripción de actividades a realizar: verificar que todas las facturas
emitidas sean canceladas antes de su vencimiento. De existir facturas
morosas, comunicarse con el vendedor o directamente con el cliente para
hacer la notificación y realizar la cobranza de la misma.
Requisitos para optar al cargo: Experiencia con atención al cliente. Ser
educado al comunicarse y paciente.

- Supervisor de almacén: encargado de supervisar todos los procesos


que se lleven a cabo dentro del almacén y del despacho de la
mercancía.
Descripción de actividades a realizar: Supervisar todas las actividades
que se lleven a cabo dentro del almacén. Supervisar a los almacenistas.
Velar porque los despachos sean realizados de manera eficaz y eficiente.
Requisitos para optar al cargo: Ing. de producción o carreras afines. Con
experiencia en área de almacenaje, despachos y logística en general.

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- Almacenista: organizan la mercancía en el almacén y preparan los
pedidos para su despacho.
Descripción de actividades a realizar: almacena mercancía en el
depósito. Organiza las órdenes de pedido. Embala mercancía. Prepara los
despachos.
Requisitos para optar al cargo: ser responsable y organizado.

- Vendedores: Se dirigen a diversas tiendas para ofrecer los productos


AExtrema con catálogos de productos y sus correspondientes listados
de precios para tomar pedidos.
Descripción de actividades a realizar: Dirigirse a tiendas en búsqueda de
nuevos clientes. Tomar pedidos. Visitar a sus clientes frecuentemente.
Requisitos para optar al cargo: Experiencia en atención al cliente. Buena
presencia. Ser responsables y educados.

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Finalidad del manual de inducción

El presente manual tiene como objeto dar algunas normas para mejorar la
atención a nuestros clientes, y constituye herramientas de trabajo sencillas y
aplicables a nuestra labor diaria, de cómo proporcionar un excelente servicio. Bien
sabemos que una relación se origina fundamentalmente en el trato dado a las
personas. En nuestro trabajo podemos ver que a diario llegan a nuestras oficinas
un sinnúmero de personas que requieren de alguna información o algún servicio y
que esperan ser bien atendidos. Ante esto, lo primero que hacen es buscar un
contacto con algún empleado de la compañía, en este momento se origina una
relación. Ahora debemos preguntarnos si esa relación que se dio fue buena. Para
evaluar esta pregunta es necesario contar con factores tales como: trato,
amabilidad confianza, seguridad, buen lenguaje, adaptándolo al tipo de cliente,
cortesía y muchos otros que influyen en el éxito de la relación dada. Los temas
que trataremos a continuación están directamente relacionados con todos estos
factores.

Estamos seguros que la información que ha recibido es suficiente y pertinente.


Que las dudas que le han surgido le han sido aclaradas y que el trato que a
recibido es cordial y amable.

BIENVENIDO AL GRUPO AEXTREMA.

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