Successful Project

Manajemen Kesuksesan
 Keahlian Manajemen Proyek

1. Kemampuan mengerti aspek teknis dari proyek

2. Kemampuan secara efektif mengkomunikasikan informasi
proyek
3. Kemampuan secara efektif mengdokumentasi informasi proyek
4. Kemampuan secara efektif mengatur SDM proyek
5. Kemampuan secara jelas mendefenisikan scope proyek
6. Kemampuan untuk mengelola proyek sesuai fiscal budget
7. Kemampuan untuk mengelola perubahan proyek
8. Kemampuan menjaga dukungan untuk proyek
9. Kemampuan menyediakan kepemimpinan
10. Kemampuan secara efektif mengatur waktu
11. Kemampuan secara benar menutup proyek
12. Kemampuan menyelesaikan masalah
Berdasarkan interview dengan 47 manajer proyek
2
 Metodologi

• Untuk menilai pentingnya 12 keahlian ini, 5

poin skala Likert akan kita gunakan.
• Defenisi jelas setiap keahlian diberikan
• Responden ditanya menilai pentingnya setiap
kahlian sebagai:
– 1. Tidak sama sekali
– 2. Sedikit
– 3. Moderat
– 4. Penting
– 5. Amat penting

• Total 42 individu merespon

3
 Ranking the importance of PM skills

Ability to effectively communicate project information

Ability to provide leadership

Ability to clearly define project scope

Ability to effectively manage project human resources

Ability to effectively manage time

Ability to manage project changes

Ability to solve problems

Ability to maintain support for the project

Ability to manage the project within the fiscal budget

Ability to effectively document the flow of project information

Ability to properly close a project

Ability to understand the technical aspects of a project

3 3.2 3.4 3.6 3.8 4 4.2 4.4 4.6 4.8 5

Mean Response 4
 Ranking the importance of PM skills
Male Female
Ability to solve problems

Ability to properly close a project

Ability to effectively manage time

Ability to provide leadership

Ability to maintain support for the project

Ability to manage project changes

Ability to manage the project within the fiscal budget

Ability to clearly define project scope

Ability to effectively manage project human resources

Ability to effectively document the flow of project information

Ability to effectively communicate project information

Ability to understand the technical aspects of a project

3 3.2 3.4 3.6 3.8 4 4.2 4.4 4.6 4.8 5

Mean Response 5
 Matriks Korelasi

1
2 0.40**
3 0.21 0.32*
4 0.18 0.42** 0.28
5 0.40** 0.56** 0.28 0.45**
6 0.43** 0.38* 0.42** 0.29 0.41**
7 0.31* 0.43** 0.29 0.21 0.39* 0.48**
8 0.24 0.52** 0.40** 0.39* 0.52** 0.53** 0.35*
9 0.20 0.30 0.13 0.10 0.10 0.24 0.21 0.20
10 0.50** 0.26 0.34* 0.18 0.06 0.50** 0.17 0.17 0.22
11 0.28 0.34 0.47** 0.32* 0.24 0.26 0.46** 0.42** 0.00 0.10
12 0.24 0.39* 0.20 0.10 0.23 0.42** 0.52** 0.29 0.41** 0.13 0.30

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Mean 3.62 4.79 3.83 4.24 4.31 3.88 4.12 3.98 4.40 4.14 3.76 4.07
S.D. 0.85 0.47 0.88 0.76 0.72 0.80 0.74 0.68 0.63 0.65 0.97 0.75

** Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).

* Correlation is significant at the 0.05 level (2-tailed). 6
 Manajemen SDM

• Mengenali sifat sementara proyek

• Mengevaluasi kandidat untuk kemampuan
mereka untuk bergabung dengan tim serta
kemampuan teknis mereka
• Perjelas peran dan tanggung jawab
• Beri penghargaan kesuksesan
• Jangan takut kegagalan

7
 Kepemimpinan

• Tujuan dari kepemimpinan adalah untuk

meningkatkan kinerja dari manusia dan mesin,
meningkatkan kualitas, meningkatkan output,
dan secara bersamaan membawa
kebanggaan bekerja pada setiap orang.
• Kepemimpinan bukan menilai tapi
menghilangkan penyebab kegagalan serta
membantu orang melakukan tugas lebih baik
dengan usaha yang lebih sedikit.

8
 Kepemimpinan Personal

• Kembangkan visi pribadi yang jelas

• Mengatur waktu personal time secara efektif
• Mengetahui kekuatan dan kelemahan personal
anda
• Ekspresikan konfiksi secara dewasa
• Ciptakan lingkungan saling menghormati
• Cari dan terima feedback secara konstruktif

9
 Kepemimpinan Proyek

• Ciptakan visi bersama bagi tim proyek

• Delegasikan atau eskalasikan keputusan jika perlu
• Delegasikan kerja secara baik
• Tunjukkan keprihatinan untuk tujuan dan individu
• Berikan feedback cepat dan tepat untuk kinerja
• Dengarkan dengan empathy
• Bagi kesuksesan dan terima kegagalan
• Menghilangkan ketakutan.

10
 5 Langkah Membangun Nilai Kerja

• Memberitahu orang apa yang anda harapkan

mereka lakukan.
• Buat kerja berharga.
• Buat kerja dapat dilakukan.
• Berikan feedback.
• Hargai kinerja yang bagus.
Quick, Successful Team Building

11
 Membangun Sebuah Tim

• Apa itu High-Performing Team?

• Membangun dan menjaga sebuah tim
• Team Life Cycle
• Mencapai konsensus

12
 Exercise: Apa high-performing team?

• Sebagai group:
– Setiap orang menceritakan cerita high performance
team yang anda pernah terlibat
– Buatlah daftar “Elemen dari High Performance”

13
 Membangun Tim Proyek

• Pastikan setiap orang memiliki peran yang

jelas
• Setujui aturan dasar
• Bangun visi
• Kenali hubungan manusia dan tugas

14
 Menjaga Tim Proyek

• Pengaruhi lingkungan luar

• Tampilkan dan tangani konflik
• Pertahankan visi
• Sediakan waktu utnk merefleksikan hubungan
manusia
• Umumkan pencapaian
• Tekankan pada kinerja
• Have fun

15
 Aspek High Performing Team

• Faktor Internal
– Kepercayaan
– Kinerja Individu
– Penyelesaian masalah dan resolusi konflik
– Percaya “We are Winner” (Team Spirit)

Isgar, The Ten Minute Team

16
 Aspek High Performing Team

• Faktor Eksternal
– Fokus tim pada hubungan eksternal
– Kinerja tim
– Hubungan dengan orang penting lainnya
– Dilihat sebagai Winner (Image)

Isgar, The Ten Minute Team

17
 Kesuksesan Proyek

• Hingga tahap teknologi informasi

memungkinkan end-user melakukan kerja
mereka lebih efektif dan lebih efisien dapat
disebut suskes.
• Hingga tahap outcome proyek memuaskan
kebutuhan pelanggan dan mencapai
spesifikasi proyek dalam waktu dan budget
dapat dipertimbangkan suskes.

18
 Profil Terjadinya Kegagalan

Even proyek Tingkat kegagalan

Pembatalan High

Keterlambatan Medium ke high

Over budget Medium ke high

Masalah kualitas Medium ke high

Turnover pegawai Low ke medium

19
 Alasan Kegagalan Proyek TI

• Isu manusia
– Turnover pegawai
– Konflik
– Motivasi
• Limitasi Teknis
– Incompatible hardware dan software platforms
– Limitasi bandwidth untuk transfer data
– Response time yang tidak cukup
• Permainan politik
– Oleh individu untuk memperoleh penghargaan
– Oleh tim untuk menciptakan kompetisi
– Oleh manajer proyek untuk mengontrol
20
 Alasan Kegagalan Proyek TI

• Isu Pembiayaan
– Kesalahan estimasi
– Kontrol budget yang lemah
– Biaya tak terkontrol
• Isu Kepemimpinan
– Dalam menangani orang
– Dalam menangani teknologi
– Dalam menangani proses

21
 Contoh Masalah-Solusi
Kemungkinan Masalah
User tidak dapat menyetujui
kebutuhab usaha. Biasanya terjadi
pada awal pengembangan proyek.
User dan anggota tim tidak
berkomunikasi.
User menginginkan solusi tanpa
mengerti akan akibatnya.
Stakeholder menentang perubahan.
Turnover karyawan, penerimaan
baru dengan keahlian rendah.
Kemungkinan Solusi
Dokumentasi semua komunikasi.
Gunakan prototype untuk memungkinkan user
melihat akibat keputusan mereka.
Sediakan guideline jelas untuk komunikasi.
Fasilitasi pertemuan untuk membimbing user
melalui berbagai level sistem.
Bagi detail kepada semua orang untuk
meningkatkan pengertian.
Dokumentasi perubahan dan berikan mereka
prioritas melibatkan stakeholder.
Monitor perubahan secara berkesinambungan.
Biarkan anggota tim mempelajari keahlian.
Berikan training.
Adakan ‘guru’ teknis berkeliling membantu.
22
 Tanda-tanda Kegagalan Proyek

1 Tim anda hanya memberikan berita baik pada status meeting

2 Tanggal implementasi semakin dekat dan manajer proyek belum
melihat demonstrasi hands-on dari aplikasi.
3 Anggota tim mengeluh mengenai kelemahan anggota lain
4 Anggota tim melindungi diri mereka pada setiap kesempatan
5 Anggota tim resign secara rutin
6 Anggota tim frustasi dan selalu diujung atau selalu merasa tidak ada
tekanan untuk meyelesaikan pekerjaan
7 Proyek gagal mencapai milestone dan over budget
8 Tidak ada analisa design oleh reviewer independen
9 Ketika anda emikirkan proyek tidak ada pikiran mengenai tim tetapi
hanya individu
10 Tidak ada keterlibatan user dan user tidak tertarik
23
 Halangan Kesuksesan Proyek

Aktifitas Grup Item Aktifitas

Perencanaan Defenisi tidak jelas (16%), pengambilan keputusan
(32%) lemah (9%), perubahan (4%), informasi salah (3%)
Pengarahan Koordinasi buruk (9%), komunikasi jelek (6%), komitmen
(26%) renadh (6%), kepemimpinan lemah (5%)
Penjadwalan Tidak memenuhi jadwal (5%), tidak mengatur jadwal
(12%) (3%), jadwal ketat (4%)
Kepegawaian Personel tidak layak (5%), manajer proyek inkompeten
(12%) (4%), anggota proyek turnover (2%), proses perekrutan
buruk (1%)
Organisasi Kurang tanggung jawab atau akuntabilitas (5%), manajer
(11%) proyek lemah (5%), campur tangan top manajemen (1%)
Pengontrolan Follow-up lemah (3%), monitoring lemah (2%), tidak ada
(7%) sistem kontrol (1%), tidak ada proses pendeteksian
masalah (1%)
24
 Faktor Kesuksesan Proyek

Kriteria Sukses Freq. (%)

Keterlibatan User 19
Dukungan top manajemen 16
Pernyataan kebutuhan jelas 15
Perencanaan cukup 11
Ekspektasi realistik 10
Milestone proyek lebih kecil 9
Staf kompeten 8
Kepemilikan tim proyek 6
Visi dan objektif yang jelas 3
Staf fokus dan kerja 3
Total 100
25
 Keterlibatan User

• Keterlibatan yang seimbang –

keseimbangan antara keterlibatan yang
diinginkan dan aktual
– Jika melebihi maka hanya kan mengganggu
progress proyek.
– Jika kurang maka akan berakibat negatif ke user.
– Keterlibatan ini menciptakan tantangan dan
kesempatan bagi manajer proyek.

26
 Pengukuran Keterlibatan End-User

Aktifitas Pengembangan Keterlibatan

Dinginkan/Aktual
1 Memulai proyek? 1 ---------- 5
2 Menentukan objektif sistem? 1 ---------- 5
3 Menentukan kebutuhan informasi user? 1 ---------- 5
4 Menanalisa cara alternatif memenuhi kebutuhan 1 ---------- 5
informasi user?
5 Mengidentifikasi sumber informasi? 1 ---------- 5
6 Me-outline arus informasi? 1 ---------- 5

7 Mengembangkan form input? 1 ---------- 5

8 Mengembangkan format output? 1 ---------- 5

27
 Pengukuran Kepuasan End-User

Pengukuran Kepuasan User Level Kepuasan

Content
Contoh: Apakah sistem menyediakan kebutuhan 1 ---------- 5
informasi secara tepat?
Akurasi
Contoh : Apakah sistem akurat? 1 ---------- 5
Format
Contoh : Apakah output ditampilkan dengan format 1 ---------- 5
berguna?
Kemudahan penggunaan
Contoh : User friendly atau tidak? 1 ---------- 5
Ketepatan waktu
Contoh : Apakah informasi up-to-date? 1 ---------- 5

28
 Keuntungan Pengukuran Handal

• Data historis untuk analisa perbandingan

• Meningkatkan keyakinan stakeholder
• Keyakinana akan hasil yang dapat diandalkan
• Kemudahan dokumentasi
• Komunikasi berarti
• Meningkatkan penerimaan user akan outcome proyek
• Berguna untuk mengevaluasi kesuksesan proyek
• Berguna untuk mendesign program pelatihan
• Berguna untuk mengevaluasi anggota tim
• Membantu menjaga dukungan top manajemen

29
 Sistem Pengukuran

• Pengukuran yang salah dapat mengubah pengertian

akan sistem dasar suatu proyek.
• Hati hati terhadap pengukuran independent yang
dependent.
• Pengukuran harus didasari dengan defenisi
operasional.
• Ketahuilah jenis data yang menjadi basis pengukuran.
• Pengukuran membutuhkan cara pandang menyeluruh.
• Lakukan pengukuran terhadap waktu.

30
 Faktor Kesuksesan Lainnya

• Pengetahuan Bisnis
– Mengerti apa itu bisnis; misi organisasi, tujuan dan objektif
– Menegerti budaya organisasi dan proses; bagaimana hal
dilakukan
• Manajemen Ekspektasi
– Penyamaan antara pandangan pengembang dan sponsor
– Relatif terhadap pernyataan scope
• Manajemen Perubahan
– Komite manajemen perubahan
– Prioritas dan implementasi

31
 Pertanyaan Diskusi

• Penerima Noble, Dr. Robert Solow

mengatakan bahwa anda dapat
komputerisasi di semua aspek selain indeks
produktivitas

32
 13. Discussion questions

• Mengevaluasi kesuksesan sistem informasi

itu tugas kompleks yang melibatkan
pengetahuan akan bisnis dan teknologi.
Sistem informasi dapat dievaluasi dari
perspektif user, pengembang, atau keduanya.
Apa beberapa fitur spesifik kesuksesan dari
perspektif pengembang? Perspektif user?

33
 Bahan Lanjut

• Penutupan Proyek
• MS Proyek

34