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1.- Título:
Procedimiento para garantizar la imparcialidad y objetividad de la certificación.

2.- Propósito:
Definir las acciones para garantizar la imparcialidad y objetividad en el trabajo de
certificación realizado por CERTIMEX.

3.- Alcance:
Este procedimiento tiene un alcance general para todas las actividades de
certificación realizadas por CERTIMEX.

4.- Responsabilidad y autoridad:

El Director Ejecutivo será el responsable general para la implementación de las
acciones definidas en este procedimiento, así como de disponer los medios
necesarios para su implementación. CERTIMEX y cualquier parte de esta entidad
legal y las entidades bajo su control organizacional no deben:
a. Ser diseñador, fabricante, instalador, distribuidor ni el responsable del
mantenimiento del producto certificado;
b. Ser diseñador, implementador, operador ni el responsable del
mantenimiento del proceso certificado;
c. Ser el diseñador, implementador, proveedor ni el responsable del
mantenimiento del servicio certificado;
d. Ofrecer ni suministrar consultoría a sus clientes;
e. Ofrecer ni suministrar consultoría de sistemas de gestión ni auditoría interna
a sus clientes, cuando el esquema de certificación exige la evaluación del
sistema de gestión al cliente.

5.- Descripción de las actividades

ACCIONES PARA GARANTIZAR LA IMPARCIALIDAD
ESTRUCTURALES:
A. CERTIMEX considera de suma importancia el mantener la imparcialidad
en las decisiones sobre la certificación. Para ello se ha creado un
mecanismo que considera riesgos para la imparcialidad señalados en la
Norma ISO/IEC 17065:2012.
B. Tal como está descrito en el Capítulo 4 del MPC, CERTIMEX cuenta
con una estructura que permite mantener la imparcialidad en todas las
actividades que realiza su personal.
C. CERTIMEX cuenta con el comité de apelaciones que está conformado
por las partes significativamente activas en el sector de alimentos
orgánicos. La conformación del comité esta descrita en el Capítulo 2 del
MPC y la atención a las apelaciones esta descrita en el Capítulo 14 del
MPC.

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D. Se tiene el área de atención al cliente, entrenada para atender a

operadores inconformes que quieran incidir en las decisiones del
organismo de certificación a través de la intimidación.
E. Se tiene un respaldo legal, que asesora en la atención de apelaciones,
quejas, enmiendas e intimidación.

POLÍTICAS:
A. Existe un acuerdo escrito de la Asamblea General de Socios, en el sentido
de que ni los socios en lo particular ni la Asamblea en lo general participan
en las decisiones sobre las certificaciones que emita CERTIMEX. Esta
función la delega al Consejo Directivo y al Director Ejecutivo.
B. Existe un acuerdo del Consejo Directivo en el sentido de que ni cada
integrante en lo particular ni en el Consejo como órgano de gobierno
participan en las decisiones sobre la certificación. En relación a la
certificación sus funciones se limitan a la revisión y a probación del
sistema de calidad y a la supervisión de que este sistema se aplique
correctamente. El Consejo Directivo solamente trata las apelaciones, que
a juicio del apelante, no han sido resueltas satisfactoriamente por el
Director Ejecutivo.
C. Las decisiones sobre la certificación se basan en las Normas para la
Producción, Procesamiento y Comercialización de Productos Ecológicos
de CERTIMEX equivalentes a los reglamentos CE No. 834/2007,
889/2008 y CE No. 1235/2007 y en los procedimientos establecidos en el
Manual de Procedimientos de Calidad. Estos se aplican de manera eficaz.
D. El Director Ejecutivo es el responsable final de tomar las decisiones sobre
la certificación. Ésta es una persona competente y libre de cualquier
presión que pueda influir en su desempeño.
E. Para la toma de decisiones sobre la certificación el Director Ejecutivo se
apoya en el personal de revisión, los cuales son profesionistas
competentes e independientes de los operadores.
F. El equipo de inspectores acreditados por CERTIMEX son personas
competentes en su campo de actividad y mantienen independencia con
respecto a los operadores. Los inspectores no pueden realizar
actividades de inspección a operadores con los cuales tuvieron relación
de asesoría técnica o alguna relación de trabajo durante los últimos 3
años.
G. Se tiene la política y los procedimientos para la aplicación de sanciones y
en su caso bajas del personal de la certificadora.

PROCEDIMIENTOS:
A. En el capítulo 28 se describen el funcionamiento del comité Mecanismo
Para Salvaguardar la Imparcialidad, en conformidad con la Norma ISO/IEC
17065.

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B. Capítulo 8 del MPC. En este capítulo se describe el tratamiento para los

inspectores que también participan como asesores de algunos operadores
orgánicos.
C. Capítulo 10 del MPC.
a. En este capítulo se describe como es tomado en cuenta el conflicto
de interés al momento de asignar al personal de evaluación y
revisión de informes.
b. En este capítulo también se describen el criterio para la rotación de
inspectores que evalúan a un mismo operador.
D. Capítulo 13 del MPC. En este capítulo se especifica que en el proceso de
revisión participan al menos dos personas.
E. Capítulo 2 y Capítulo 14 del MPC. En estos capítulos se describe la
conformación del comité de apelaciones y la atención a las apelaciones.

ANALISIS DE RIESGOS PARA LA PÉRDIDA DE IMPARCIALIDAD

En CERTIMEX se realiza anualmente un análisis de los riesgos y un análisis de

organismos relacionados basado en la norma ISO/IEC 17065:

A.- Riesgos por intereses propios.

Definición: La norma considera como ejemplo de estos riesgos la dependencia de
un contrato, el temor de perder un cliente o perder el empleo.
Acciones preventivas: Para eliminar estos riesgos CERTIMEX ha definido las
siguientes medidas:
a. Si se atiente un cliente cuyo pago por el servicio representa más del 10
% de los ingresos anuales de CERTIMEX, será candidato a la revisión
anual por el Mecanismo de Imparcialidad.
b. Para evitar el temor de perder un cliente, CERTIMEX ha creado un área
de Atención al Cliente. En esta área se tiene personal capacitado para
atender directamente las quejas y apelaciones de los clientes, así como
sus solicitudes de revisión de costos y enmiendas de resultados de
certificación. El personal del área estará entrenado para recibir de primera
mano la información por parte del operador y canalizará la información al
área correspondiente. El personal estará entrenado para no transmitir la
angustia o el temor de perder un cliente, pero también estará entrenado
en un trato amable y una mentalidad abierta para escuchar e identificar la
solicitud y necesidades del cliente.

B.- Riesgos por auto-revisión.

Definición: La norma se refiere en este caso a los riesgos de que CERTIMEX
evalúe un operador al que ha proporcionado otros servicios, como la consultoría o
capacitación por ejemplo.
Acciones preventivas: Para eliminar este riesgo CERTIMEX tiene definido que:

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a. Todo el personal involucrado en las decisiones sobre la certificación

(responsable general de la certificación, personal de revisión, personal de
evaluación (inspectores)), cada año firman una declaración de conflicto de
interés donde listan los operadores con los que están relacionados y con
quienes tengan un potencial conflicto de interés. En función de esta
declaración, para cada caso se asigna personal que no tenga conflicto de
intereses con el operador.
b. Los inspectores en particular, en cada encargo de trabajo (Formato 3.4
MCyF) ratifican no tener conflicto de interés con el operador que van a
inspeccionar.
c. En el Capítulo 8.5 del MPC se tiene definido el tratamiento específico para
los inspectores que son asesores de operadores orgánicos.
d. En el capítulo 10 se indica también que en la asignación de inspectores se
tendrá en cuenta el posible conflicto de interés.
e. El personal encargado de la asignación de inspectores conoce e
implementa estos requisitos.
f. Si el personal de revisión tiene que entrar en la fase de evaluación para
completar la información necesaria para dictaminar algún expediente de
evaluación, se asignará a otra persona para que complete el trabajo de
revisión, antes de tomar la decisión para la certificación.

C.- Riesgo por defensa.

Definición: La norma se refiere con este nombre a los casos en que el organismo
de certificación o su personal actúan en defensa o en oposición de una empresa
que al mismo tiempo es su cliente.
Acciones preventivas: Para evitar este riesgo CERTIMEX aplica las acciones
definidas en el inciso B de este procedimiento.

D.- Riesgo por exceso de familiaridad.

Definición: La norma indica que este riesgo se da cuando el organismo de
certificación o su personal están extremadamente familiarizados o confían
demasiado, en lugar de buscar evidencia de la conformidad.
Acciones preventivas: Para evitar este riesgo, CERTIMEX tiene definidas las
siguientes acciones:
a. En el Capítulo 10 del MPC, se tiene definido que no se asignará al mismo
personal de evaluación para hacer la inspección en sitio más de 2 veces
consecutivas al mismo operador.
b. En el capítulo 13 se tiene definido que en el proceso de revisión
participarán al menos 2 personas. Una que revisa el informe y hace la
propuesta de resultados de certificación y la segunda que revisa el
resultado y verifica que se tiene la información de respaldo para emitir el
resultado.
c. Se da capacitación continua al personal de evaluación y revisión, para
identificar y solicitar evidencia objetiva de la conformidad.

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E.- Riesgo por intimidación.

Definición: ISO/IEC 17065 ubica a este riesgo cuando el organismo de
certificación o su personal son disuadidos de actuar imparcialmente debido a los
riesgos o al temor provocados por un cliente u otra persona interesada.

Acciones preventivas:
a. El personal del organismo está entrenado para la detección de la
intimidación por los operadores o personas interesadas en la certificación
de un operador. Para esto, anualmente se incluye una capacitación y
reunión de análisis coordinado por el responsable de calidad.
b. CERTIMEX definirá un protocolo para situaciones de intimidación, que será
dado a conocer a todo el personal. En este protocolo tendrá como prioridad
salvaguardar la integridad del personal, y en segundo lugar, la imparcialidad
del proceso de certificación.
c. CERTIMEX ha creado un área de Atención al Cliente. En esta área se tiene
personal capacitado para atender directamente las quejas y apelaciones de
los clientes, así como sus solicitudes de revisión de costos y enmiendas de
resultados de certificación. El personal del área estará entrenado para recibir
de primera mano la información por parte del operador y canalizará la
información al área correspondiente. El personal estará entrenado para no
transmitir la angustia o el temor de perder un cliente, pero también estará
entrenado en un trato amable y una mentalidad abierta para escuchar e
identificar la solicitud y necesidades del cliente.
d. Si se detecta un potencial caso de intimidación, este se reporta en el
formato 6.11 del MCyF. El formato puede ser llenado por cualquier miembro
del personal de la empresa y canalizado al responsable de calidad. El
responsable de calidad informa del caso a la Dirección Ejecutiva, éste
puede tomar la decisión sobre el caso y de ser necesario convoca a una
reunión de análisis donde participarán las siguientes áreas: Dirección
ejecutiva, Administración, Calidad, el subcontratado del Servicio de Soporte
Legal y el área donde se detectó el riesgo. En esta reunión se definen las
acciones a implementar para atender cada caso. Si la Dirección Ejecutiva
está involucrada en el caso de interés propio, el Responsable de Calidad
comunica el caso al Consejo Directivo y comité de imparcialidad con copia
a la Dirección Ejecutiva.
c. Para evitar el temor del personal de perder el empleo CERTIMEX tiene un
procedimiento por escrito (Capítulos 15.2 y 15.3 del MPC), a disposición del
personal, donde se especifican las condiciones en las que un empleado
puede ser sancionado o en su caso dado de baja de la empresa.

F.- Riesgo por competencia.

Definición: La norma se refiere a este riesgo como el que existe entre el cliente y
una persona contratada.

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Acciones preventivas: Para ello se aplican las acciones descritas en el inciso B de

este documento.

6.- Registros:
Como anexo a este procedimiento se presenta un análisis de los riesgos para la
imparcialidad, así como las acciones definidas para eliminarlos. Este análisis se
realiza anualmente con el Consejo Directivo.

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ANEXO 1.- Análisis de riesgos para la imparcialidad

A) Etapa del B) Riesgo C) Probabi D) Medidas de prevención / control E) Procedimientos

proceso para la lidad de relacionados
imparci que se
alidad present
e

Solicitud de Intereses Frecuente El personal encargado de atender a los solicitantes Capítulo 1 Procedimiento para
certificación propios conoce y aplica un procedimiento de imparcialidad garantizar la imparcialidad y
independientemente del origen de los recursos para objetividad de la certificación.
pagos de certificación. Capítulo 24 Procedimiento de
capacitación para el personal de
CERTIMEX

Revisión de la Auto-revisión Frecuente El personal de revisión de la solicitud declara Capítulo 13 Procedimiento para
solicitud Defensa anualmente sus posibles conflictos de interés certificación de operadores.
Exceso de
familiaridad
Asignación de Auto-revisión Frecuente El personal responsable de planificación del servicio Capítulo 10 Procedimiento para
inspector Defensa revisa potenciales conflictos de interés antes de inspección de operadores
Exceso de asignar el inspector.
familiaridad Se le da a conocer al operador el nombre del inspector
asignado, para que tenga la oportunidad de objetar en
caso de tener ciertos conflictos de intereses.

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Inspección o Defensa Frecuente Los inspectores reciben capacitación para identificar Capítulo 24 Procedimiento de
evaluación en sitio Exceso de y saber reaccionar ante casos de intimidación o capacitación para el personal de
familiaridad riesgos para la integridad física o psicológica para los CERTIMEX
Intimidación inspectores.
Se da capacitación al personal de evaluación para la Capítulo 8.5 Contratación y
identificación y búsqueda de evidencia objetiva de la funciones para el personal de
conformidad. inspección
El mismo inspector puede evaluar al mismo operador
máximo 2 veces consecutivas. Capítulo 10 Procedimiento para
El inspector declara las empresas con las que tiene inspección de operadores
conflicto de interés.
El inspector cuenta con solo 30 días para la Política Anticorrupción
realización de su informe y en caso de deficiencia con
5 días.
En formatos de cierre de reunión se especificará lo
siguiente.
01. Inspeccion normal.
02. Inspeccion con soborno.
03. Inspeccion con imposición.
04. Inspeccion sin aceptación de incumplimientos
“hallazgos”
05. Acoso sexual.
Se aplica la política anticorrupción para el personal de
CERTIMEX.

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Revisión de informe Auto-revisión Frecuente El personal de revisión declara anualmente sus Capítulo 13 Procedimiento para
y preparación de Defensa posibles conflictos de interés certificación de operadores.
resultados Exceso de En todo momento se implementa la declaración de
familiaridad conflicto de intereses Capítulo 3.1 del MCyF
El personal de revisión no dictamina la conformidad
de un operador al que evaluó. Capítulo 1 Procedimiento para
garantizar la imparcialidad y
Se da capacitación al personal de revisión para la objetividad de la certificación
correcta revisión de los resultados de evaluación y CERTIMEX.
preparación del expediente para la toma de decisión
de certificación.
Se hace anualmente la evaluación del desempeño del
personal de revisión
La decisión de la certificación CERTIMEX se hace
cumpliendo con los principios de imparcialidad,
objetividad, competencia técnica y ausencia de
conflictos de intereses

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Decisión de la Auto-revisión Frecuente El personal de revisión declara anualmente sus Capítulo 13 Procedimiento para
certificación Defensa posibles conflictos de interés. certificación de operadores.
Exceso de En todo momento se implementa la declaración de
familiaridad conflicto de intereses
El personal de revisión no dictamina la conformidad
de un operador al que evaluó
Se da capacitación al responsable de certificación
para la identificación y búsqueda de evidencia
objetiva de la conformidad
Se hace anualmente la evaluación del desempeño del
personal responsable de las decisiones de
certificación
La decisión de la certificación CERTIMEX se hace
cumpliendo con los principios de imparcialidad,
objetividad, competencia técnica y ausencia de
conflictos de intereses

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Intimidación Frecuente El responsable final de la certificación recibe Capítulo 24 Procedimiento de

capacitación para identificar y reaccionar ante la capacitación para el personal de
intimidación de algún operador CERTIMEX
La decisión de la certificación de operadores Capítulo 13 Procedimiento para
clasificados como de riesgo se comparte en por lo certificación de operadores.
menos 2 integrantes del personal de revisión o de
certificación. Capítulo 1 Procedimiento para
garantizar la imparcialidad y
objetividad de la certificación
CERTIMEX

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ANEXO 2.- Análisis de organismos relacionados

Organismo Riesgos Probabilidad de Medidas de control Procedimientos
relacionado que se presente relacionados
Usuarios con monto Solicitud de modificación Frecuente 1.- Aplicación del procedimiento de certificación Capítulo 13 MPC
de facturación alto de resultados: (Cap. 13 y Cap. 14) Capítulo 14 MPC
Usuarios fundadores  Presupuesto 2.- Límites en el monto de facturación Capítulo 24 MPC
Usuarios con  Alcance 3.- Asignación de personal con perfil calificado
exigencias de  Número de productores
resultados positivos  Volumen autorizado
y prontos
Estructura interna Socios que pueden Frecuente 1.- Actualizar el acuerdo de No Intervención en la Actas de AGS
intervenir en las decisiones toma de decisiones de certificación
de la certificación
Inspectores y Relación familiar entre Frecuente 1.- Definir riesgo por grado de parentesco con Capítulo 8.5 MPC
Asesores personal del operador y base en el código civil Capítulo 10 MP
personal de CERTIMEX
Consultores Modificación de datos en Frecuente 1.- Auditoria interna al sistema e-Certimex Capítulo 14 MPC
externos los expedientes del 2.- Llevar y evaluar bitácora del sistema
operador 3.- Aplicar procedimiento de enmiendas
Proveedores de Dependencia de un solo Frecuente 1.- Búsqueda de suplente Capítulo 21 MPC
servicios proveedor de sistema
Instituciones de Presión política Frecuente 1.- Comunicación adecuada del proceso de Capítulo 13 MPC
gobierno Asignación de tareas no certificación
relacionadas con la
certificación
Financiadores Presión económica y Frecuente 1.- Comunicación adecuada del proceso de Capítulo 13 MPC
política certificación

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Anexo 3 ANALISIS DE RIESGOS EN LA PRODUCCIÓN, PROCESAMIENTO Y COMERCIALIZACIÓN DE MIEL

ORGÁNICA
Etapa o proceso Peligro Indicadores
PRODUCCIÓN
Ubicación de apiario Contaminación Se observa aplicación de químicos en los terrenos
colindantes

Se observan basureros, carreteras u otras fuentes

de contaminación en el área cercana
Áreas de cultivos.
Caminos frecuentes.
Control de plagas Contaminación Uso de sustancias no permitidas. Declaración
directa
Falta de registros de control de plagas
Uso de equipo no exclusivo

Alimentación Contaminación Uso de alimentos no permitidos. Declaración

directa
Registro de uso productos no permitidos para la
alimentación
No hay evidencia (registro) de productos usados
para la alimentación
Testimonio de productores de la zona sobre el uso
de azúcar u otro producto no permitido
CONTROL INTERNO

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Aplicación en campo CI Ineficiente El inspector no conoce la norma

Elaboración de registros Registros defectuosos Fichas incompletas

Registros insuficientes Falta de historiales, fichas, croquis

ACOPIO
Recepción de producto Suplantación de producto
Elaboración de registros Registros insuficientes
Documentos alterados
No corresponde lo declarado por el productor con
lo registrado en recibos
Recibos incompletos
Salidas de producto insuficientes

Falta de trazabilidad No se puede identificar la conformación de lotes

No hay balance de masas

PROCESAMIENTO
Recepción de materia prima Recepción de producto no Falta de recibos de acopio
orgánico
Procesamiento Mezcla de producto No hay equipo exclusivo

No hay procedimiento de purga y limpieza

Contaminación Equipo contaminado (olor)
Fugas de combustible o lubricante
Ingredientes ayudas de proceso no permitidas

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Almacenamiento Mezcla de producto No hay áreas separadas y rotuladas

Contaminación Se almacenan también sustancias no permitidas

Transporte Mezcla Se transporta al mismo tiempo producto orgánico

y no orgánico
El producto no está etiquetado

El transporte no es exclusivo
Contaminación
No se verifica limpieza del transporte

COMERCIALIZACIÓN
Documentación Suplantación de producto No se puede identificar la conformación de lotes

No hay balance de masas

Declaración falsa de calidad orgánica

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