Documento: Hace referencia a toda la información y el medio de soporte en el cual

está contenida. En este contexto, el medio de soporte puede ser papel, disco
magnético, electrónico u otros.

Información: Son los datos o hechos que poseen un significado para la organización.

Información documentada: Hace referencia a la información que una organización

debe controlar y mantener, y al medio de soporte que la contiene. Ejemplos de
Información documentada son: procesos, procedimientos, evidencias de los resultados
alcanzados, entre otros.

Especificación: Es todo documento que establece una serie de requisitos que la

organización debe cumplir. Una especificación puede estar relacionada con actividades
(como por ejemplo los procedimientos o especificaciones de proceso), o con productos
(como por ejemplo las especificaciones de producto).

La información documentada de origen interno: corresponde a aquella que es

elaborada, aprobada y controlada por la organización para la ejecución de sus
actividades. Esta documentación debe ser una herramienta flexible y debe estar
diseñada teniendo en cuenta la realidad y las particularidades de cada organización.
Alcance: Determina los límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión de la Calidad.
Política y objetivos de calidad: Recopila las intenciones y el direccionamiento de una
organización con relación a la calidad. Agrupa los resultados esperados con relación al
cumplimiento de los requisitos suscritos por la organización. Operación de los
procesos: Identifica y describe los procesos de la organización y su Sistema de Gestión
de la Calidad, así como las especificaciones que la compañía considere necesarias (por
ejemplo: procedimientos, instructivos, guías, formatos, entre otros).

Especificaciones: Las “especificaciones” en el Sistema de Gestión de la Calidad hacen

referencia a la información documentada requerida y determinada como necesaria
(Numeral 7.5. de la Norma NTC ISO 9001). En esta cláusula, se establece la necesidad
de incluir dentro del Sistema de Gestión la información que la organización considere
necesaria para el correcto funcionamiento del mismo. Mapa de procesos: Es una
representación gráfica que ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una
empresa y la interrelación que hay entre ellos, Caracterización de los procesos: Es un
documento que describe y proporciona la información principal de cada uno de los
procesos de la organización., Manual de calidad: Es un documento que permite
identificar y describir la forma en la cual la organización da cumplimiento a cada uno
de los requisitos o numerales de la Norma NTC ISO 9001. Procedimiento: Es un
documento que proporciona el paso a paso para llevar a cabo una actividad del
proceso. Para este tipo de documento pueden utilizarse diagramas de flujo, videos,
fotografías o sólo texto.
Información documentada de origen interno: como resultado de la ejecución de
actividades – Registros: Un registro es un tipo de documento que presenta los
resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas por la
organización. Los registros pueden utilizarse para proporcionar evidencia de la
verificación del cumplimiento de los procedimientos de trabajo, acciones preventivas y
correctivas de los procesos.

Información documentada de origen externo: Los documentos de origen externo son

aquellos que no son elaborados por la organización pero que son incluidos o
adoptados por el Sistema de Gestión ya que representan una ayuda y/o guía para el
correcto desarrollo de los procesos.

Requisitos legales: Hace referencia a aquellas condiciones de obligatorio cumplimiento

establecidas por un organismo legislativo. Ejemplo de lo anterior son: las Leyes,
Decretos, Resoluciones, Circulares, entre otras.

Normas internacionales: Son estándares establecidos y acogidos a nivel internacional,

tales como las Normas NTC ISO 9001 para el Sistema de Gestión de la Calidad, o la NTC
ISO 14001 para sistemas de gestión ambiental. Estas normas son documentos que las
organizaciones toman como referencia para la realización de sus actividades.

Manuales de operación de maquinaria: Son documentos que contienen la descripción

general de la máquina, la forma de instalación, precauciones de operación,
mantenimiento, entre otros, y sirven como guías para la correcta operación de las
máquinas de la organización.