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Gestión de Proyectos
“PROJECT MANAGEMENT
CHALLENGES”
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Project Management Challenges
Autor: Dr. Norberto Figuerola (PMP)
Contador Público y Licenciado en Administración (U.B.A.)
Master in Project Management (George Washington University)
ITIL Consultant e ISO 20000 Auditor
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Ver artículo “El inicio de un Proyecto”
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organización, pero tomemos un promedio de 2.000 hs. Si el PM tiene que gestionar
dos proyectos A=8.000 hs de esfuerzo total y B=4.000 hs. de esfuerzo total esto da
12.000 hs entre los dos. Si calculamos su asignación del 15% entre ambos
sumaría 1.800 hs. lo cual está dentro de lo lógico. Podría trabajar en varios
proyectos siempre y cuando el total de horas no supere sus 2.000 calculadas para
todo el año.
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Ver articulos “Estimaciones en los Proyectos”, “Consideraciones sobre costos en los proyectos”
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Las habilidades requeridas para ser PM: sobre esto ya he escrito artículos
específicos3 pero lo resaltó nuevamente porque no deja de ser un desafío dado que
las cualidades que normalmente se solicitan son muchas y muy diversas. Como
ejemplo de estos requerimientos detallo a continuación un resumen de los
conocimientos que suelen exigirse:
• Conocimientos sobre Project Management y Metodología
• Habilidades Interpersonales
o Liderazgo
o Construcción de Equipos
o Motivación
o Comunicaciones
o Influencia
o Toma de Decisiones
o Negociación
o Resolución de Conflictos
• Conocimientos Tecnológicos
o Conocimientos de la industria
o Conocimientos técnicos y tecnológicos
o Conocimientos del producto y de los procesos
o Conocimientos de estándares y regulaciones
• Habilidades de Management en general
o Contabilidad y finanzas
o Compras y contrataciones
o Ventas y marketing
o Contratos y leyes comerciales
o Producción, distribución y logística
o Planeamiento estratégico, táctico y operativo
o Estructuras organizacionales, administración de personal,
compensaciones, beneficios y planes de carrera
o Prácticas de seguridad y salubridad
• Habilidades de trato en general
o Honestidad e integridad
o Alta tolerancia a ambigüedades e incertidumbres
o Político y Persuasivo
o Asertivo
o Proactivo y orientado a procesos
o Abierto y accesible
o Etc,
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Ver artículo “Las habilidades interpersonales del gerente de proyecto”
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diseño e ingeniería de motores. Boeing mantiene este documento desde que la
compañía se formó y lo utiliza siempre como consulta para los diseños nuevos.
Sería interesante que muchas empresas de desarrollo de software comiencen con
su “black book”.
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toma el liderazgo y decide el curso de acción sobre el paciente, dando claridad
sobre los roles que cada uno debe tomar en esa sala. Sin esa clara autoridad
ejercida por un PM el team de trabajo entraría en conflictos y problemas graves.
Es muy difícil encontrar un buen gerente de proyectos debido a que el mismo debe
balancear y manejar eficientemente los desafíos descriptos en este artículo, junto
con las habilidades personales y la responsabilidad de su rol y autoridad. Tom
Peters, llama al conflicto de balancear todo esto dilemas o paradojas actitudinales,
nombres apropiados porque ante diferentes situaciones se requieren diferentes
actitudes. Esto significa que un PM necesita no sólo estar alerta sobre como tratar
o comportarse ante una situación específica sino además desarrollar instintos para
determinar que estrategia es la más apropiada conforme a la situación. Por eso se
refiere a veces a la administración de proyectos como un arte que requiere
intuición, sentido común y experiencia para tomar decisiones y comportamientos
efectivos. El artículo de Tom Peters "Pursuing the Perfect Project Manager” nos
habla sobre como manejar estos dilemas y comportamientos y me gustaría
compartir sus pensamientos:
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la gente que su líder tenga confianza en el equipo. Pero al mismo tiempo, se
necesita de cierta dósis de escepticismo sobre cómo marchan las cosas y cómo se
están haciendo. Alguien debe cuestionar y auditar la tarea, efectuar preguntas
desafiantes sobre las asunciones tomadas por los otros sin que ello erosione la
confianza que debe ser mantenida en el grupo.
Como decía Peters en su artículo es muy difícil encontrar gente con capacidad para
balancear estos atributos apropiadamente. Sin embargo cualquier PM puede
mejorar su rendimiento al reconocer, entender y aprender a manejar estas
habilidades para tener una mejor visión del proyecto y tomar decisiones más
acertadas.
Se tiende a ver al rol del Gerente de Proyecto forzado a cumplir con los planes,
cronogramas, alcance del proyecto, en donde todo sería una simple linea de tiempo
y costos, lo que lo transformaría en un pensador de tipo lineal y rígido. De hecho la
capacitación que se ofrece normalmente sigue siendo la misma de hace tiempo
atrás, basada en las áreas de conocimiento y procesos del PMBOK. En principio
contar con una metodología como ésta es algo fundamental y excelente dado que el
trabajo de un gerente de proyecto está más bien orientado a procesos y resultados.
Debe pilotear proyectos complejos en un ambiente cambiante, ambiguo e incierto y
necesita de ciertos procesos y metodologías como la mencionada que lo ayude en el
logro de dichos objetivos y resultados. Sin embargo el mundo está en constante
cambio y en esta etapa en particular estamos viviendo tiempos inciertos donde es
más importante pasar a un pensamiento más innovador y creativo que nos brinde
nuevas alternativas, soluciones o ideas frescas, de alguna forma romper o al menos
replantear lo tradicional.
Es mucho más valorada hoy en día una actitud innovadora y creativa que aquella
estructurada y lineal. Se busca una revolución creativa. Muchas compañías buscan
esa transformación a través de un cambio positivo rompiendo algunos paradigmas.
Los gerentes de proyecto son los encargados de llevar adelante estos procesos de
cambio y por ende deberían adaptarse a este tipo de revolución y necesidades del
mercado, comenzando con una capacitación acorde a los tiempos.
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Los cursos que normalmente se dictan en el mercado se remiten tan rigurosamente
a los procesos del PMBOK que se pierde de vista el panorama general y la
oportunidad de explorar otras alternativas o profundizar otras disciplinas. Es
necesario no sólo aprender aspectos claves de un enfoque cuantitativo sino además
brindar la oportunidad de conocer cuales son las habilidades interpersonales más
importantes que debe desarrollar el gerente de proyecto, junto con otras técnicas y
herramientas novedosas. Para un estudio más completo el profesional debería
agregar conocimientos específicos sobre la industria en dónde está trabajando, y en
mi opinión mejores conocimientos sobre dos disciplinas que resultan básicas para
cualquier profesional:
Quality Management: si bien es un área vista en cualquier curso de PM, no llega
a cubrir en dichos cursos un acabado entendimiento del significado, objetivo y
utilización de los principales marcos referenciales utilizados hoy en día, tales como
ISO/IEC, ITIL, Lean Six Sigma, CMMI, TQM, etc. Los procesos y modelos de
mejora continua son actualmente aportes fundamentales en el mejoramiento de la
gestión de negocios y proyectos. Estos temas también están muy vinculados con la
ética profesional y la sustentabilidad económica y de recursos.
Business Management: además de las competencias propias del Gerente de
Proyecto se requiere de conocimientos generales en material de gestión de
negocios o “Management”. Entender la cultura, estilo y estructura de una
organización, estar al día sobre las últimas tendencias en negocios y estrategias
corporativas confiere un plus adicional a los profesionales PM. Particularmente me
refiero a conocer la gestión del negocio, procesos de estrategia y procesos de
innovación que son los únicos que podrán salvarnos de una crisis o nos pueden
hacernos replantear métodos de razonamiento y pensamiento distintos que nos
brinden la esperanza de un futuro mejor.
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Fecha y lugar de publicación: Buenos Aires, Noviembre de 2008. Queda hecho el depósito que establece la Ley 11.723.