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PROPUESTA

PLATAFORMA VIRTUAL DE GESTIÓN DE


PROCESOS DE LA RED COLOMBIANA DE
SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN.

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PLATAFORMA VIRTUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS DE LA RED COLOMBIANA DE
SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN

PRESENTACIÓN.

La Corporación Idóneos es una organización sin ánimo de lucro que tiene como objeto social
promover y canalizar acciones públicas, privadas o particulares hacia la formación y asesoría
integral, humana, técnica y tecnológica de excelencia para empresas, organizaciones y
comunidades determinadas, que deseen consolidarse en las sociedades del conocimiento, la
información y la innovación. Entre sus líneas de acción se encuentra la gestión de recursos,
convenios y alianzas estratégicas para el desarrollo e implementación de plataformas virtuales
y materiales audiovisuales que permitan fortalecer la gestión y apropiación social del
conocimiento en el territorio Colombiano (Estatutos Legales Vigentes).

Por lo anterior les extendemos un saludo cordial y manifestamos nuestro agradecimiento por
la confianza depositada en nuestra organización, al aceptar la propuesta para el desarrollo de
Plataforma Virtual de Gestión de Procesos de la Red Colombiana de Semilleros de
Investigación. A continuación les ofreceremos una solución a las medidas soportadas en
arquitecturas tecnológicas de alta disponibilidad y redundancia para el cumplimiento del
objeto social del producto que nos convoca.

En la actualidad contamos con un equipo interdisciplinar de investigación y desarrollo de


soluciones tecnológicas que de antemano ponemos a su entera disposición desde la etapa de
análisis y diseño de las soluciones hasta el proceso de implementación, transferencia, puesta
en producción y soporte post-desarrollo. Esperamos que esta propuesta satisfaga sus
necesidades y expectativas en materia de plataforma y solución administrativa y académica.

Cordialmente

EVER JOSE CORONADO MARTINEZ


Director IT | Corporación Idóneos.
directorit@idoneos.org

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Contenido
.......................................................................................................................................................1
DISEÑO Y ESTRUCTURA...................................................................................................................4
Gestor de usuario ......................................................................................................................4
Gestor de proyectos ................................................................................................................5
Gestor de eventos ....................................................................................................................6
Gestor de Conocimiento y Búsqueda Avanzadas ..........................................................6
Articulación con redes y sistemas de la RedCOLSI .........................................................7
Gestor de Tesorería y Facturación. ......................................................................................7
Módulo de Observatorio de Semilleros. ..............................................................................8
TECNOLOGÍAS Y METODOLOGÍAS DEL PROYECTO .....................................................................9
Tecnología de Desarrollo. .......................................................................................................9
Metodología de Desarrollo. ...................................................................................................9
Consultoría. ...............................................................................................................................11
TIEMPOS Y COSTOS DEL PROYECTO ...........................................................................................12
Consideraciones generales. ...........................................................................................................13

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DISEÑO Y ESTRUCTURA
PLATAFORMA VIRTUAL DE GESTIÓN DE PROCESOS DE LA RED COLOMBIANA DE
SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN

El siguiente diseño se enmarcan en el concepto de modulación por procesos para la


implementación de una plataforma virtual que permita gestionar, administrar, recolectar,
almacenar, consultar, analizar y graficar los procesos administrativos, financieros y académicos
de la Fundación RedCOLSI, como también, la dinámica de los Semilleros de Investigación de
los actores que participan en ella. El equipo de trabajo de la Corporación Idóneos para este
proyecto esta integrados por Magísteres y Especialistas del área de Ciencias Humanas e
Ingeniería de Sistemas que integran su alta experiencia sobre las dinámicas de la RedCOLSI, la
Investigación Formativa, Educación y Desarrollo de Software para analizar los requerimientos
y poderlos materializar en un producto único, a la medida de sus requerimientos, que atiendan
y se articulen al plan estratégico 2015 – 2025, y que cuente con los estándares de seguridad,
de navegabilidad y versatilidad que se requieren.

El diseño se plantea para una solución web adaptable a dispositivos móviles (Tablet o
Smartphone). Para efectos del modelamiento del sistema se tendrán en cuenta los siguientes
componentes:

Gestor de usuario
Este módulo se encargara (según lo solicitado en los
requerimientos dados por la RedCOLSI) de administrar el
registro, acceso y desarrollo de los usuarios de manera
eficiente y efectiva, evitado la multiplicidad de usuarios por
persona (aunque esta tenga varios roles en la misma), del
mismo modo permitirá que los nombres de los usuarios
sean designados por los mismos participantes. Este módulo
le permitirá a los administradores de la plataforma realizar
el registro de los usuarios de manera individual (registro por
registro) o masiva (importando archivos de extensión csv).

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Gestor de proyectos

La Corporación Idóneos ofrece atender el requerimiento de gestión de proyecto como lo


expone en su modelo de sistema de gestión la REDCOLSI, permitiendo administrar la
inscripción, evolución, evaluación, almacenamiento, control de derecho de autor, plantillas de
registros y evaluación, entendiendo no solo la dimensión técnica de los procesos, sino el
componente administrativo y pedagógico de los mismos, de tal manera que el usuario o
administrador de la plataforma tendrá la posibilidad de valerse de tres tipos de registro de
proyectos: Registro tradicional (paso por paso), registro automático (importación de archivo
csv) y el registro formativo, el cual asistirá a los usuarios la inscripción del proyecto en el caso
que este desconozca las pautas para la inscripción de un proyecto.

La zona de registro de proyecto contara con acceso a videos tutoriales de indicaciones, que le
facilitaran o apoyaran las acciones de registro, modificación o eliminación de los registros, del
mismo modo, se realizara un back-ups de la evolución de los proyectos, evitando la duplicación
de proyecto en la plataforma.

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Gestor de eventos

En atención a sus requerimientos el


sistema contará con un módulo exclusivo
para crear, administrar y promocionar los
distintos eventos que se realizaran en los
diferentes Nodos de la Fundación
REDCOLSI, como de aquellos requeridos
por la Coordinación Nacional, el modulo
permitirá contar con un sistema de
graficación de la dinámica de
participación de los eventos con el
objeto de facilitar el desarrollo de
informes y evaluación de los eventos por
parte de los coordinadores nodales y la
coordinación nacional.

Gestor de Conocimiento y Búsqueda Avanzadas

La corporación Idóneos ofrece según el


interés de la RedCOLSI, re-potencializar y
redimensionar la base de datos de la red,
con el objeto facilitar un banco de base de
datos de los proyectos, ensayos artículos y
memorias de los eventos, bajo las políticas y
lineamiento de manejo de información y
derecho de autor de los participantes.

Este módulo de gestión de conocimiento estará soportado, a groso modo, por la


siguiente estructura:

o Aprender: Artículos, Herramientas, Tutoriales, etc. 05 • Compartir:


Prácticas, Debates, Propuestas, ect.
o Hacer Red: Perfiles, Mapas de Conocimiento, Redes Temáticas, etc.
o Divulgar: Eventos, Artículos, libro y demás.

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Articulación con redes y sistemas de la RedCOLSI

La plataforma deberá permitir la comunicación o articulación, según su


conveniencia académica, administrativa o de marketing a las diferentes
plataformas de la RedCOLSI, como a sus redes sociales.

Gestor de Tesorería y Facturación.

La Corporación Idóneos ofrece realizar una elicitación detallada de los requerimientos


centrados en las funciones, dinámicas y necesidades de la tesorería nacional y de las tesorerías
nodales con el objeto de sistematizar y mejorar en términos de eficiencia, operatividad y
seguridad las actividades que por estatutos y funciones le acuñen a quienes ejercen este cargo.

En términos generales y en atención a los requerimientos iniciales solicitados por la RedCOLSI


este módulo podrá en términos generales: Facturación sobre proveedores e instituciones que
hacen parte de la Red; Pago de inscripción por estudiante; Registro de contratos, por
modalidad y valores a facturar; Registro de autorizaciones; Monitoreo de Cartera e Informe de
estado de cuenta.

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Módulo de Observatorio de Semilleros.

Adicional a los requerimientos iniciales presentados por la REDCOLSI, la


Corporación Idóneos ofrece un módulo de explotación gráfica y estadísticas de
sus registros, con el objeto de contar con un Observatorio Nacional de Semilleros
de Investigación.

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TECNOLOGÍAS Y METODOLOGÍAS DEL
PROYECTO

Tecnología de Desarrollo.

El proyecto se propone inicialmente desarrollar bajo tecnologías de desarrollo de


alta seguridad, estabilidad y versatilidad, como lo es:

Base de Datos Lenguaje Tecnología

Metodología de Desarrollo.
La Corporación Idóneos propone un modelo de desarrollo evolutivo (espiral), en el cual la
plataforma se desarrollará en una serie de entregas evolutivas basada en componentes
operativos y funcionales para la RedCOLSI, lo cual permitirá que la organización no espere el
final de los términos para valorar algunos de sus componentes operativos de su ecosistema
informático.

De manera continua (espiral) en cada desarrollo del algún componente o fase se estarán
generando los siguientes subprocesos hasta la liberación del sub producto:

o Etapa de Modelado Operacional / Prototipos: Es la etapa donde se realiza el


levantamiento de requisitos, especificaciones y alcances de los modulos, para esto se
realizan el diagrama de “casos de uso” donde se especificarán claramente la
funcionalidad, tipo de desarrollo, accesibilidad, alcance de los requerimientos
solicitados, metodología, herramientas y bases de datos a utilizar e integrar.

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o Etapa de pre-desarrollo: En esta etapa el contratista presentara un bosquejo de los
requerimientos tipo prototipo con las modularidades, alcances solicitados en el modelo
de operaciones, herramientas de trabajo, personal, detalle de tiempos y ajuste de
horas/costos relacionados para ser aceptados por las partes.

o Etapa de Desarrollo: El equipo de desarrollo conforme a las especificaciones del


modelo de operaciones y pre-diseño, entregará la planificación y comenzará la
implementación acorde a los tiempos establecidos y con una estructura de
documentación relacionada de todo lo realizado.

o Etapa de evaluación y pruebas: En esta etapa, de la mano de los especialistas se


realizan las pruebas de impactos relacionados del producto. Estos impactos son
monitoreados por intermedio de una matriz de chequeo conforme a las
funcionalidades relacionadas. El producto se instala de forma piloto la plataforma de
pruebas, conforme a la plataforma final y escenario propuesto. Se instala una copia de
la Base de Datos base del cliente. Luego de ser validado la etapa de certificación y
aprobado los chequeos pertinentes, se establece una versión de salida a producción
con las modularidades y funcionalidades a entregar.

o Etapa de Documentación: El gerente del proyecto almacena toda la


documentación relacionada con el proyecto, conservando toda la trazabilidad del
mismo. Copia de toda esta bitácora del proyecto es entregada al cliente y otra copia
reposara en nuestros archivos. Entre otros se levantan los siguientes documentos:
o Modelo de operaciones debidamente firmados
o Oferta comercial debidamente firmada con los alcances y descripción de la
propuesta
o Carta Gantt del plan realizado y personal involucrado
o Documentación del proyecto y manual técnico
o Planilla de certificación debidamente firmada y chequeado todos los modulos
de impactos relacionados
o Manual de uso electrónico o físico

o Etapa de Entrega: Etapa en la cual se entrega los módulos y desarrollos al cliente


conforme a las especificaciones de requerimientos y análisis de calidad realizados. Los
módulos y desarrollos se entregarán con una numeración de serie y versión que
permita tener el historial de los de versiones y sus posibles adecuaciones futuras.

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El desarrollo completo y final de la plataforma, será la sumatoria de la entrega de tres etapas,
componente o fases, en la cual cada una de ellas estará constituida por un numero
determinados de módulos.

Consultoría.

El Servicio de Consultoría está orientado a la implementación de los sistemas, modularidades


y funcionalidades descritas en la propuesta. Esta actividad se realizará bajo la Dirección de un
Gerente de Proyectos, asesores especializados y consultores específicos, para cada área de
conocimiento. Incluye la participación activa del personal designado por la entidad quienes
harán uso de las herramientas y metodologías propuestas por la gerencia del proyecto.

El proceso comienza con la coordinación de una sesión inicial, que permite al consultor
establecer las políticas y enfoque de cada proyecto acorde a los requerimientos y objetivos
estratégicos propuestos. Luego se inicia la fase de ejecución de las actividades, quedando un
registro escrito de cada una de ellas en una guía de terreno, que permite controlar el estado
de avance, desviación, requerimientos y seguimiento de la implementación.

Elementos asociados a la consultoría:

o Entrevista inicial (Prototipo del módulo)


o Personalización de búsquedas avanzadas
o Personalización de Campos
o Personalización popup vista lista
o Personalización de Relaciones
o Personalización popup búsqueda
o Personalización de Subpaneles
o Documento Check-List de validación de concordancia
o Personalización de Vistas edición
o Personalización de Vistas creación rápida
o Control de calidad y producción
o Personalización de búsquedas básicas
o Personalización de tipos de gráficos y consultas.
o Personalización de los tutoriales para el registro semilleros y proyectos de
Investigación.

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TIEMPOS Y COSTOS DEL PROYECTO
En atención al modelo de desarrollo propuesto, se plantean tres entregas
operativas de la plataforma virtual de gestión de procesos de la RedCOLSI, que
sumados dan un tiempo estimado de entrega total de 16 meses, permitiéndole a
la organización contar desde los 8 primeros meses con módulos operativos de la
plataforma. El costo total del proyecto es de $120.000.000 M/te cómo se ilustra en
la siguiente tabla.

El pago se realizará de la siguiente manera: un pago inicial de $40.000.000 M/te, un


segundo pago de $40.000.000 M/te a la mitad del proyecto en términos de meses u
avances del mismo (50% de los productos entregados) y un pago final de $40.000.000
M/te al finalizar la entrega total de la plataforma.

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Consideraciones generales.
o El tiempo de entrega está sujeto a la evaluación del proyecto por las partes
y a la disponibilidad de los recursos.

o Los valores no incluyen IVA.

o Todos los gastos de logística, traslados y viáticos fuera de la ciudad de


Montería serán cotizados de forma independiente a la propuesta comercial.
Estos gastos solo serán coordinado si las circunstancias lo ameritan o si las
partes lo solicitan.

o Esta cotización tiene una validez de 45 días hábiles.

o Los módulos y desarrollos entregables tendrán una garantía de 6 mes a partir


de la fecha de entrega, cualquier requerimiento, queja o reclamo adicional
al tiempo de garantía de entrega, será evaluado como un nuevo
requerimiento a cotizar.

o Acompañamiento Post-Desarrollo será de 6 meses después de entregado el


producto.

IDÓNEOS
Excelencia y Calidad
a un buen costo

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