Venezuela

DAI-1
Desarrollo del Asesor Inmobiliario

Introducción al Sistema
CENTURY 21

TODOS LOS DERECHOS RESEVADOS

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MECANICAMENTE, INCLUYENDO FOTOCOPIAS, GRABACIONES O NINGUNA OTRA INFORMACIÓN ALMACENADA O REPRODUCIDA DEL SISTEMA
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CONTENIDO

DAI-1: Introducción al Sistema CENTURY 21

I. Funciones del Asesor de Ventas........................................... 03

II. Otras Actividades del Asesor de Venta................................. 04

III. Proceso de Captación y Venta de Propiedades................... 05

IV. Sistema de Referidos........................................................... 05

A. Definición .......................................................................... 05

B. Tipo de Referidos.............................................................. 06

C. Beneficios ......................................................................... 07

D. Reglamentación ................................................................ 07

1. Honorarios .................................................................. 07
2. Exclusividad................................................................ 08
3. Vigencia...................................................................... 08
4. Resolución .................................................................. 08
5. Compromiso ............................................................... 08
6. Duplicidad ................................................................... 08
7. Contactación............................................................... 09
8. Registro ..................................................................... 09
9. Insatisfacción .............................................................. 09
10. Actualización............................................................... 09
11. Pago ........................................................................... 10

E. Procedimiento ................................................................... 10

F. Recomendaciones ............................................................ 12

G. Una Variante del Referido................................................. 12

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I. FUNCIONES DEL ASESOR INMOBILIARIO
• Prospectar - detectar interesados en vender o alquilar sus inmuebles.

• Vender el servicio de la oficina (convencer, crear la necesidad).

• Inspección de inmuebles que se ofrecen en venta o alquiler.

• Obtener información de propiedades y de sus propietarios.

• Obtener información para calcular el I.S.L.R.

• Obtener información de otros inmuebles en venta o alquiler en la zona y realizar el

AMC.

• Completar documentación del inmueble.

• Preparar el Contrato de Prestación de Servicios en exclusiva, (autorización de

venta o alquiler) y obtener la firma del Propietario.

• Obtener fotografías del inmueble y probar los duplicados de las llaves.

• Programar, realizar y supervisar las actividades de promoción.

• Proporcionar la información completa para ingresar la propiedad en inventario.

• Integrar expediente de sus propiedades captadas (con apoyo secretarial).

• Responsable de concertar y notificar cambios de las condiciones de venta o

alquiler.

• Redactar y enviar mensualmente reportes de actividad al propietario.

• Conocer físicamente todas las propiedades del inventario.

• Proporcionar información de las propiedades.

• Calificar al prospecto.

• Buscar propiedades que coincidan con las necesidades básicas del prospecto.

• Mostrar propiedades.

• Entregar un reporte de visita después de mostrar cada inmueble.

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• Negociación de ofertas.

• Orientar al cliente respecto a tramitación de crédito.

• Negociar y obtener ofertas acompañadas de depósito.

• Presentar y negociar las ofertas con el propietario.

• Hacer los preparativos y coordinar la firma de contratos de promesa de compra-

venta (opción) o arrendamiento.

• Preparar paquete con documentos y recaudos necesarios para la protocolización.

• Hacer el seguimiento a trámite registral.

• Completar la documentación necesaria.

• Conocer la cuenta a pagar el comprador o vendedor e informales.

• Coordinar asistencia a la firma del documento definitivo.

• Verificar que la propiedad esté desocupada y con el inventario acordado.

• Asistir a la firma del documento definitivo.

• Cobro de Honorarios.

• Entrega del Inmueble.

II. OTRAS ACTIVIDADES

• Asistir a Juntas de Ventas.

• Asistir a las caravanas para conocer las nuevas propiedades.

• Cubrir las guardias que le fueron asignadas.

• Asistir a eventos de capacitación.

• Asistir a eventos regionales o nacionales de premiación.

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III. PROCESO DE CAPTACION Y VENTA DE PROPIEDADES
1. Encontrar Prospectos Vendedores.

2. Entrevista para presentar servicio.

3. Inspección del Inmueble.

4. Definir Valor Comercial.

5. Análisis Jurídico.

6. Cálculo I.S.L.R.

7. Informe al Propietario y Negociación de Condiciones.

8. Firma del Contrato de Prestación de Servicios (autorización de venta o

alquiler).

9. Promoción.

10. Atención a Clientes.

11. Negociación y Manejo de Ofertas.

12. Firma del Contrato de promesa de Compra-Venta y depósito.

13. Obtención de recaudos necesarios.

14. Firma del documento definitivo.

15. Entrega del Inmueble.

IV. SISTEMA DE REFERIDOS

A. Definición

UN REFERIDO es una persona natural o jurídica que contacta a una oficina afiliada
al Sistema CENTURY 21 solicitando un servicio inmobiliario que ésta no puede
proporcionar en forma adecuada, ya sea por la distancia o por políticas internas, y
por lo tanto la “refiere” o turna a otra oficina también afiliada al Sistema CENTURY
21, la cual está en posibilidad de ofrecer el servicio deseado y dispuesta a pagarle a

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la oficina emisora parte de los honorarios que llegara a cobrar al realizarse la
operación correspondiente.

Las razones por las cuales una oficina no está en posibilidad de proporcionar el
servicio que se solicita en forma adecuada pueden ser múltiples, pero se pueden
resumir en las siguientes:

* Por no contar con el tipo de servicio que se solicita, como podría ser la
Administración de Inmuebles.

* Por no manejar el tipo de inmueble de que se trata, como podría ser un

inmueble industrial o comercial.

* Por no manejar inmuebles del precio de que se trata, como podría ser un precio
sumamente alto o demasiado bajo.

* Por no cubrir la zona en donde se encuentra el inmueble en cuestión, como

podría ser otra urbanización u otra ciudad.

Cabe mencionar que una oficina afiliada al Sistema CENTURY 21 está autorizada a
promocionar inmuebles en cualquier parte de la República Venezolana, incluyendo
letreros en la propiedad, siempre y cuando se anuncie con la dirección y teléfonos de
su oficina matriz o de su sucursal, en su caso, y las operaciones correspondientes
las efectúe dentro de la oficina autorizada para estos efectos.

Debido a que existen limitaciones, tales como distancia, desconocimiento de un

mercado en particular, etc., que imposibilitan a la oficina contactada originalmente a
proporcionar el servicio de excelencia que el público espera del Sistema CENTURY
21, es preferible “referir” al prospecto y obtener parte de los honorarios, que perderlo
sin obtener beneficio alguno.

B. Tipos de Referidos

Existen dos categorías de referidos: El que “sale” o se envía a otra oficina y el que
“entra” o se recibe de otra oficina. Dentro de estas categorías, normalmente se
encuentran los Referidos para Comprar o Alquilar o los Referidos para Vender o
Alquilar, respectivamente.

El éxito del Sistema de Referidos CENTURY 21 depende principalmente en que

todas las oficinas afiliadas envíen sólo referidos de calidad y utilicen el mismo
procedimiento, evitando así pérdidas de tiempo y esfuerzo y aumentando
significativamente la eficiencia y el reconocimiento del Sistema CENTURY 21.

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C. Beneficios
El negocio de referidos no siempre es fácil, pues los referidos que “entran” o se
reciben requieren de tiempo y servicio, pero el resultado, sin embargo, puede ser
altamente recompensado.

* Los referidos pueden ser una fuente de ingreso continuo, pues por este medio
se pueden lograr exclusivas y ventas adicionales.

* Los compradores referidos de otra área normalmente están más calificados y

motivados a comprar en un plazo más corto.

* Los referidos bien atendidos pueden llegar a ser una excelente fuente de
promoción, sirviendo como una extensión de mercadotecnia.

* El Sistema de Referidos CENTURY 21 es una excelente herramienta, y el hecho

de tener acceso a compradores de distintas partes del mundo es un argumento
persuasivo para que los clientes acepten dar la exclusiva de sus propiedades.

* Una vez “asegurados”, los referidos externos requieren de un mínimo de tiempo

y esfuerzo para la oficina que los emite.

* Los propietarios que están tratando de vender sus inmuebles en forma directa
normalmente están más receptivos para tratar un referido y por lo tanto existe
una mayor disposición para aceptar el referido como “cliente único” si es que no
se le puede convencer de que otorgue la exclusiva correspondiente.

D. Reglamentación

1. Honorarios

Para evitar malos entendidos y posibles problemas posteriores, es indispensable

que las oficinas involucradas pacten de antemano los honorarios o comisión
correspondiente al referido. En los Estados Unidos se acostumbra manejar unos
honorarios o comisión por referido equivalente al 20% del valor del lado de la
transacción (captación o venta), pero en vista de que el valor de los lados puede
variar sensiblemente de una oficina a otra y con el objeto de evitar confusiones,
se recomienda que el porcentaje sea el equivalente al 10% del ingreso bruto que
llegara a obtener la oficina que llevó a cabo la transacción, misma que recibió el
referido.

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2. Exclusividad

El referido es válido exclusivamente por el inmueble, los inmuebles o el servicio

que se señala en la forma de referidos correspondiente. Si la oficina que recibe el
referido llegara a efectuar una operación con el prospecto sobre otro inmueble o
servicio no contemplado en la forma de referidos, éste no está obligado a pagar
honorarios o comisión alguna a la oficina que originó el referido.

3. Vigencia

El referido tendrá una vigencia de dos años a partir de la fecha de su aceptación

para llevar a cabo el servicio señalado en la forma de referidos. Después de
dicho plazo la oficina que recibió el referido no tendrá ninguna obligación con la
oficina que lo originó por lo que respecta al pago de honorarios o comisión.

4. Resolución

La oficina que recibe un referido tiene la obligación de contestarlo por escrito a la

oficina que lo originó dentro de los siguientes dos días hábiles de su recepción,
ya sea aceptándolo o rechazándolo. En el último caso, es importante que
especifique brevemente las razones por las cuales no puede proporcionar el
servicio deseado. De no existir contestación alguna dentro de dicho plazo, la
oficina que emitió el referido está en libertad de contactar a otra oficina si así lo
considera conveniente, informándole de inmediato su decisión a la oficina
incumplida.

5. Compromiso

Una oficina afiliada al Sistema CENTURY 21 no puede comprometer a otra a

aceptar un referido hasta que esta última lo haya aceptado por escrito, ya que
ninguna oficina está obligada a tomar un referido si considera que no puede
proporcionar el servicio de excelencia que se espera de ella.

6. Duplicidad

Para evitar duplicidad en el servicio, no se debe enviar un mismo referido a más

de una oficina salvo que se trate de inmuebles que se encuentren en mercados
distintos. Por ejemplo, una oficina en la ciudad de Caracas puede referir a la
misma persona a una oficina de Puerto La Cruz y a una de Cumana por tratarse
de distintos inmuebles ubicados en diferentes mercados.

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7. Contactación

La oficina que recibe y acepta un referido tiene la obligación de contactar al

prospecto dentro de las siguientes 24 horas de haberlo aceptado.

8. Registro

Todas las oficinas afiliadas al Sistema CENTURY 21 tienen la obligación de

mantener actualizado un registro de todos los referidos enviados y recibidos que
sirva para controlarlos en forma adecuada.

9. Insatisfacción

Si el prospecto le da a conocer a la oficina que originó el referido su

insatisfacción sobre el servicio que le proporciona la oficina asignada, se
procederá de la siguiente manera:

Si la oficina asignada, por causas imputables a ésta, no ha firmado con el

prospecto vendedor el contrato de prestación de servicios correspondiente dentro
de los siguientes 10 días hábiles de haber aceptado el referido, la oficina que
originó el referido podrá reasignar al prospecto, con su consentimiento, a otra
oficina si así lo considera conveniente, informándole su decisión por escrito a la
oficina asignada originalmente.
Si la oficina asignada, por causas imputables a ésta, no le ha proporcionado al
prospecto comprador el servicio o la atención que éste requiere dentro de los
siguientes 15 días hábiles de haber aceptado el referido, la oficina que originó el
referido podrá reasignar al prospecto, con su consentimiento, a otra oficina si así
lo considera conveniente, informándole su decisión por escrito a la oficina
asignada originalmente. Esta regla también se aplicará en caso de que el servicio
que requiere el prospecto sea distinto a la venta o compra de inmuebles.

Si por cualquiera de las causas antes mencionadas el prospecto es reasignado a

otra oficina, la oficina a la cual fue referido originalmente, una vez notificada, se
abstendrá de seguir en contacto con el prospecto.

10. Actualización

La oficina asignada tiene la obligación de mantener informada a la oficina que

originó el referido el progreso de sus gestiones hasta el momento en que la
operación correspondiente se dé por terminada. Esto se deberá hacer por medio
de reportes mensuales breves y concisos, salvo el primero que deberá enviarse a
más tardar 15 días naturales después de haber aceptado el referido.

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11. Pago

La oficina asignada que aceptó el referido tiene la obligación de pagarle a la

oficina que originó el referido los honorarios o comisión pactada dentro de los
siguientes 5 días hábiles de la fecha o fechas en que se reciban los honorarios o
la comisión correspondiente a la operación en cuestión. Para estos efectos, dicho
pago deberá hacerse del 100% del ingreso bruto sin deducir el porcentaje que le
corresponde a la Oficina Nacional, ya que cada una de las oficinas involucradas
deberá pagar a la Oficina Nacional la cuota correspondiente sobre la parte
proporcional de su ingreso bruto.

E. Procedimiento
a) Antes de enviar un referido, la oficina que contactó al prospecto deberá cubrir
los siguientes aspectos:

(1) Asegurarse de que el servicio que se solicita es realmente para la persona

contactada o en su defecto que ésta tiene realmente conocimiento preciso de
las necesidades del interesado y/o poder de decisión. Es común encontrarse
con personas que de buena fe buscan propiedades para familiares o amigos,
pero que ni saben con exactitud las necesidades de la persona interesada ni
tienen poder de decisión, y lo único que propician es una pérdida de tiempo
para todas las partes involucradas. Si este fuera el caso, es preciso tratar de
contactarse directamente con la persona interesada;

(2) Definir con toda precisión el servicio que la persona interesada solicita, es
decir, vender, comprar, alquilar, etc. y confirmar su decisión de llevar a cabo
la operación que pretende realizar;

(3) Explicarle claramente a la persona interesada la forma en que funciona el

Sistema de Referidos CENTURY 21 y sus ventajas;

(4) Recabar la información básica del inmueble en cuestión, entre las que se
pueden mencionar las siguientes:

En caso de que desee vender u ofrecer en alquiler: el tipo de inmueble (casa,

apartamento, terreno, galpón industrial, local u oficina, etc.), el uso de suelo
autorizado (comercial, habitacional, etc.), la dirección completa, las
superficies del terreno y/o de la construcción, una breve descripción de la
propiedad, y el precio o rango de precios en que desea vender o alquilar.

En caso de que desee comprar o alquilar: el tipo de inmueble que desea

(propiedad horizontal, casa sola, apartamento, local u oficina, etc.), el uso
que pretende destinarle a la propiedad, las urbanizaciones o zonas que
pueden ser de su interés, las características principales del inmueble que

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 desea (superficie de terreno y de construcción, número de habitaciones,
etc.), la fecha aproximada en que desea tomar posesión, el presupuesto que
tiene para comprar o alquilar y si requiere financiamiento;

(5) Conseguir el nombre completo y la dirección de la persona interesada así

como sus teléfonos y de ser posible un fax o e-mail donde pueda recibir
comunicaciones;

(6) Obtener, de ser posible, la aprobación de la persona interesada para

poderla referir a otra oficina afiliada al Sistema CENTURY 21 y asegurarse
de que no tiene un compromiso previo con otra oficina afiliada al Sistema
CENTURY 21 dentro del mercado en cuestión.

b) Una vez que se ha llevado a cabo lo anterior, la oficina que contactó al

prospecto deberá:

(1) Seleccionar la oficina que, a su juicio, pueda proporcionar adecuadamente

el servicio que se requiere;

(2) Contactarla telefónicamente, si existe la duda de que la oficina seleccionada

pueda proporcionar el servicio requerido, para asegurarse de: (1) que acepta
el referido, y (2) que conviene en pagar los honorarios o comisión
correspondiente.

(3) Llenar en su totalidad, de no existir duda alguna al respecto o una vez

confirmado telefónicamente, la parte superior de la forma de referidos,
mencionando los honorarios o comisión pactada o deseada y enviándola vía
fax a la atención del Coordinador de Referidos.

c) Desde el momento en que una oficina afiliada al Sistema CENTURY 21 recibe

un referido, ésta deberá proceder de la siguiente forma:

(1) Aceptar o rechazar el referido, llenando la parte inferior de la forma de

referidos correspondiente y devolviéndola vía fax a la oficina que la originó
dentro de los siguientes dos días hábiles de haberla recibido. De otra oficina
si así lo considera conveniente.

(2) Contactar al prospecto o persona interesada dentro de las siguientes 24

horas de haber aceptado el referido. En caso de que no pueda ser localizado
se deberá comunicar este hecho a la oficina que originó el referido para
solicitar su apoyo.

(3) Mantener informada a la oficina que originó el referido, en forma periódica,

(el primer reporte dentro de los siguientes 15 días de haber aceptado el

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 referido y posteriormente una vez al mes) el progreso de sus gestiones hasta
el momento en que la operación correspondiente se dé por terminada.

(4) Pagar a la oficina que originó el referido los honorarios pactados dentro de
los siguientes 5 días hábiles de la fecha o fechas en que se reciban los
honorarios o la comisión correspondiente a la operación en cuestión.

F. Recomendaciones
* De ser posible, es conveniente que el prospecto firme la forma de referido antes
de ser enviada. Esto le permite al prospecto revisar los datos asentados así
como corregirlos y/o completarlos. Asimismo, confirma su autorización para ser
referido y sirve para mostrarle que se le está atendiendo.

* Es conveniente que la oficina que envía el referido confirme de inmediato con la

oficina asignada la recepción de la forma de referidos que envió.

* Es conveniente que el Coordinador de Referidos de la oficina que origina el

referido recontacte al prospecto 2 ó 3 días después de haber recibido la
aceptación de la oficina asignada, esto tiene el objeto de verificar si ya fue
contactada por esta última. De no ser así, es recomendable enviar un
recordatorio a la oficina asignada.

* El negocio de referidos no sólo sucede. Hay que aprender a reconocerlo y tomar

ventaja de las oportunidades cuando éstas se presentan. Estar alertas para el
negocio de referidos debe ser parte activa del programa de prospección y debe
formar parte de la presentación para obtener propiedades en exclusiva.

G. Una Variante del Referido

Una oficina que contacta a un prospecto y lo refiere a otra oficina afiliada al Sistema
CENTURY 21 únicamente tiene que llevar a cabo la labor que se menciona con
anterioridad pero existe la posibilidad de que la oficina que origina un referido que
desea vender un inmueble en otra plaza pueda, por su cercanía al propietario,
intervenir en un mayor grado en la operación, tanto en el proceso de obtención como
en el de venta.

Por ejemplo, la oficina asignada puede llevar a cabo el proceso de valuación,

turnarle la información a la oficina que originó el referido y dejar que este último
negocie el contrato de prestación de servicios con el propietario y obtenga su
aprobación. Posteriormente, las posibles ofertas y el contrato preliminar de
compraventa también pueden ser canalizados a través de la oficina que origino el
referido para su negociación y su aceptación, respectivamente.

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Obviamente, este trabajo adicional por parte de la oficina que originó el referido
requiere ser compensado con una mayor participación en los honorarios o comisión
que reciba la oficina asignada. En estos casos, es importante que las oficinas que
intervengan en la operación definan de antemano tanto las actividades que
desempeñará cada uno así como la forma de remunerarlas.

Para estos efectos se puede hacer un desglose de las actividades de cada uno de
los lados de la operación y asignarles (a cada actividad) un porcentaje sobre lo que
normalmente paga la oficina asignada a sus asesores (por cada lado).

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