CASO AA2: HUMBERTO ORDOÑEZ CI 1232395880

Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de

control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

R:

. Según la definición de la norma ISO 9001:2015 la información documentada (ID)

es la constancia documental del resultado de la aplicación de los procedimientos
operativos o técnicos específicos, y por ende su control también es posterior a
dichos procedimientos.

Mencionado lo anterior, lo primero que se debe tener claro todos los

procedimientos operativos, para saber o conocer exactamente que información
documentada se generara y asi realizar los registros de control de los
documentos, entonces, en mi punto de vista estas actividad se podría realizar de
dos formas que seria igualmente validad:
Realizar la información de los procedimientos operativos, en este caso ya en el
enunciado explican que ya se a levantado esta información y algunos registros, se
podría completar y así realizar el procedimiento de control de esta información.
Realizar al tiempo l levantamiento de la información y el procedimiento de control
de esta.

Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta
R:
Esta etapa es muy importante, aquí detallaremos de manera minuciosa y
documentada cómo realizar los diferentes procesos y Procedimientos de la
organización, qué alcance tienen éstos, así como los responsables de cada una
de las actividades señaladas. La norma ISO 9001:2015 estable la obligatoriedad
de documentación de una serie de procesos concretos, como: Manual de calidad,
procedimientos, Instrucciones de trabajo. Registros.
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información
documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los
requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato,
y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades:

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OJETIVO:

Establecer los parámetros generales para la elaboración y el control de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa confecciones S.A.
con el fin de facilitar su presentación y utilización.

ALCANCE:
Aplica para la elaboración, modificación, eliminación y distribución de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión de la empresa Confecciones S.A.

DEFINICIONES:

1. Aprobación
: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuación
del documento revisado previamente.

2. Caracterización de procesos:
Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los
rasgos diferenciadores del mismo

3. Cobertura del documento:

Campo o área geográfica que cubre el documento.

4. Difusión:
Utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer la información
del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa confecciones S.A.

5. Documento:
Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación,
procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede
ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de
estos.

6. Documento Controlado:
Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de Gestión, todo
aquel que cumpla con le registrado en Este procedimiento y su anexo.
7. Documento obsoleto
: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelación pierde su
vigencia.

8.Formato:
Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización
de un proceso o actividad.

9.Gestión documental:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentaciónproducida y recibida por la empresa
Confecciones S.A., desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación

10.Guía:
Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias
de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión delos procesos o la
documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar
información específica para orientar una o variasactividades, recursos y
responsables entre otros aspectos.

11.Instructivo:
Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer
lo que se desea realizar del procedimiento. losinstructivos,.. se limitan a indicar o
clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.

12.Manual:
Documento que proporciona información coherente, interna y externamente
acerca del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresaConfecciones S.A.

13.Manual de Calidad:
Documento que especifica el Sistema de Gestión de la empresa Confecciones
S.A.
14.Proceso:
Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor, y las cuales transforman elementos de entradaen resultados

.
Procedimiento:
Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y
concluir una serie de actividades secuencialmenteestablecidas en un proceso que
da como resultado final un producto o un servicio.

Programa
de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)
: Documento que establece requisitos para prevenir y controlar riesgos
asociadosal desarrollo de actividades específicas en el desempeño del trabajo
diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestión en S&SO se describenestrategias
y planes de acción que permitan el cumplimiento de la Política y Objetivos de
S&SO.

Protocolo:
Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de
disposiciones de carácter referencial

Registro
: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva
de actividades desempeñadas.

Sistema de gestión
: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.

Revisión
: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del
documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivoestablecido.

Tabla de Retención Documental:

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se
asigna el tiempo depermanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.

Versión
: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el
documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente, enel sistema

Vigencia del documento

: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

2. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad

–

CONDICIONES GENERALES: CREACION:

Para la anulación y creación de documentos nuevos, se deberán cumplir los sigui
entes lineamientos :

Proceso: deberá ser adoptado y/o anulado mediante resolución elaborada por la
Oficina Asesora de Planeación. Previo a la adopción, la solicitud debe ser
aprobada mediante memorando por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

Procedimientos, manuales, Guías e instructivos, formatos, : deberán ser

aprobados mediante memorando, adjuntando los procedimientos, manuales guías,
donde se relacione el ajuste de las actividades que describa el qué, cómo y quién
utiliza el formato.

REVISION Y APROBACION:
La responsabilidad de revisar y aprobar técnicamente los documentos estará
a cargo del líder del proceso (Secretario general, Jefes de Oficina Asesora y Jefes
de Oficina).La responsabilidad de revisar y aprobar metodológicamente los
documentos estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

DIVULGACION:
Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia
Nacional de Salud son de libre acceso para loo servidores públicos, quienes
pueden consultarlos o descargarlos en la intranet, pagina web o el aplicativo que
se disponga para tal fin. Si se requiere copia física o electrónica de algunos de
estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina
Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o memorando (código
ASFL01).
IDENTIFICACION:
Los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán de acuerdo
con lo establecido en el presente procedimiento.La estructura documental del
Sistema Integrado de Gestión, estará jerarquizada en 4 niveles, los cuales se
reflejan en la siguiente pirámide documental:

ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestión, está

compuesta por un encabezado, el contenido específico y un pie de página, como
se muestra a continuación.

Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos básicos para su

identificación, y deberá ir en todas las páginas, como lo señala en la siguiente
figura:

El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:

 Manual de Calidad
 Caracterización de Proceso
 Otros manuales
 Normograma
 Procedimiento
 Guía
 Manual
 Instructivo,
 Protocolo
 Planes en Gestión Ambiental y S&SO
 Programa Gestión Ambiental y S&SO Formato.

Logo símbolo:
El logo símbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la
Calidad, es el definido para aplicación lateral nivel 1 ,por el manual de identidad
visual de la Institución.

Nombre del Proceso:

En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o pertenece el
documento que se está elaborando.
Nombre del Documento:
En este campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual de calidad,
Caracterización de Proceso, Procedimiento, Guía, Instructivo, etc.), información
que relaciona el contenido del mismo y el título del documento que se va
a referenciar.

Código:
La codificación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad
se realizará de manera alfanumérica

Codificación de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarán codificados los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de la Empresa Confecciones S.A

Ejemplo:

TIPO DE DOCUMENTO SIGLA

CARACTERIZACION DE PROCESOS CA
MANUAL MA
PROCEDIMIENTO PR
FORMATO FO
GUIA GU
INSTRUCTIVO IN
PROTOCOLO PR
INDICADOR ID
MATRIZ DE RIESGO MT

PLANES DE GESTION AMBIENTAL PL

PROGRAMA DE GESTION AMBIENTAL PR
MACRO PROCESO SUB PROCESO CODIGO
GESTION GENERAL PE1
PROCESOS ESTRATEGICOS GESTION DE CALIDAD PE2
DISEÑO Y PATRONAJE PM1
EXTENDIDO PM2
MARCADO Y CORTE PM3
CONFECCION PM4
REVISADO PM5
PROCESOS MISIONALES ACABADOS PM6
CLIENTES PA1
COMPRAS MANTENIMIENTO PA2
PROCESOS DE APOYO TALENTO HUMANO PA3

EJEMPLO:
SIGLA
EMPRESA SIGLA PROCESO TIPO DOCUMENTO CONSECUTIVO
CO PE MA PE1

CO CONFECCIONES SA
PE PROCESO ESTRATEGICO
MA MANUAL
PE1 GESTION GENERAL