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CONCEPTO 220-59978 DE 2002

(Noviembre 28)

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Ref: La representación legal - la representación convencional o contractual –


administradores

Me refiero a su comunicación radicada el pasado 30 de octubre, mediante la cual solicita que a


titulo de consulta, este Despacho le absuelva el cuestionario que a continuación será transcrito
para efectos de puntualizar su respuesta:

1. ¿Cuáles son los eventos en que puede predicarse que un administrador lleva la representación
legal de una sociedad?
2. ¿Desde el punto de vista del derecho societario, qué diferencias existen entre la
representación voluntaria y la representación legal de las sociedades?
3. ¿Qué características deben predicarse de un poder otorgado a un administrador de una
sociedad para considerar que el mismo es de carácter general?
4. ¿Cuándo un poder especial, otorgado a un administrador de una sociedad, deja de serlo para
ser considerado como un poder general?

5. Si para el ejercicio de un poder otorgado a un administrador de una sociedad, se requiere de


autorizaciones previas adicionales para cada caso en que vaya a ser ejercido, en relación con
las precisas y limitadas facultades para las cuales se otorgó, cómo puede ser la autorización
del acto por un órgano societario determinado, antes de la firma por quien ostenta el poder:

¿Puede decirse que el mismo ostenta la calidad de poder general?; ¿de quien ejerce el poder
así conferido, puede entenderse que ejerce la representación legal de la sociedad, aún
cuando no pueda ejercer el mismo autónomamente en ningún caso?; ¿Se estaría hablando en
tal caso, de una simple delegación de firma, en la medida en que la decisión se adopta por
una persona distinta de quien ostenta el poder?

6. ¿Ante el evento en que una persona designada como Representante Legal de una sociedad
deba tomar posesión de su cargo ante una determinada entidad de control, es posible el
otorgamiento de poderes especiales al mismo para desarrollar actos específicos que
permitan la marcha de la sociedad, entre tanto se surta el trámite ante la entidad de control?
7. ¿Cómo se ejerce la Representación Legal de los establecimientos de comercio abiertos por
las sociedades comerciales en modalidad de agencia?

8. ¿Es indispensable que las agencias cuenten con un Representante Legal?

Como quiera que de la lectura de los puntos transcritos se advierte la necesidad de precisar los
conceptos de la representación legal y la representación convencional o contractual, con lo cual
bastaría para resolver los distintos interrogantes planteados, resulta oportuno traer a colación los
apartes pertinentes del oficio 320-65099 del 29 de julio de 2000, que ilustran cómo en ningún
caso tratándose de sociedades, los apoderados, así sean generales, son representantes legales.

Este Despacho a través del oficio citado explica que la representación legal es diferente de la
representación convencional; al respecto el Dr. Arturo Valencia Zea, expresa: “la representación
es de dos clases: legal, o convencional o cotractual. La primera es la que establece directamente
la ley en relación con los bienes de los incapaces. Persona incapaz es aquella a quien, en razón
de tener alterada su voluntad, o de no haber adquirido la mayor edad, se considera incapaz de
ejercer personalmente sus derechos. En estos casos la ley permite que los derechos de que sea
titular los ejerza otra persona capaz de ejercer los suyos. Así los padres son representantes
legales de sus hijos menores de edad; el tutor o curador son representantes de los demás grupos
de incapaces...”

La representación legal también se predica respecto de las personas jurídicas de derecho


privado, las cuales pueden ejecutar actos jurídicos solamente por medio de un representante
legal. Esta representación es legal porque surge de una regla de derecho que impone la
existencia de ese órgano de gestión externa. Esto no obsta para que la persona jurídica
eventualmente designe apoderados de conformidad con los estatutos.

La otra clase de representación es la convencional, que es la que tiene su fuente en un negocio


(artículos 832 y 1262 del Código de Comercio) y que pueden emplear todas las personas
capaces de ejercer sus derechos cuando no pueden o no desean ejercerlos y por ello apoderan a
otra persona que en su nombre celebre un negocio. El poder puede ser general si es para toda
clase de negocios o especial si es para determinado negocio El apoderado, ya sea general o
especial no es representante legal del poderdante... ”.

Debe agregarse que en manera alguna el otorgamiento de un poder por parte de quien sea
representante legal de la compañía, así faculte al apoderado para realizar todos los negocios que
constituyan su objeto social, puede deferir o delegar la representación legal en el mandatario,
pues por ministerio de la ley la representación está exclusivamente en cabeza de la persona
designada para el efecto por el órgano social competente, excepción hecha de las sociedades en
las que por virtud de la ley la representación y administración es ejercida directamente por los
socios, como sucede por ejemplo, con las colectivas.

Consecuente con lo anterior se tiene que la legislación mercantil prevé la figura de la


representación legal como mecanismo de proyección de la capacidad de la sociedad, conforme
se establece en los artículos 110, ordinales 6º y 12º y 196 del Código de Comercio, de acuerdo
con el cual la presentación legal de la sociedad y la administración del patrimonio y los
negocios sociales, se ajusta a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen legal
de cada uno de los tipos societarios, en el entendido que a falta de estipulación expresa, los
representantes legales podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos
dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento
de la sociedad.

A su turno, el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, determina expresamente que son


administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o
consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. De
ahí resulta claro que más que definir el concepto de administradores, la ley hace una
enumeración de las personas que por razón de las funciones que cumplen, tienen esa calidad, lo
que por exclusión implica también que no la tienen para ningún efecto, otras personas diferentes
a las señaladas.

En ese orden de ideas, aunque la respuesta al cuestionario puede sin mayor esfuerzo deducirse
de las consideraciones expuestas, procede en relación con cada punto precisar:

1.Solamente tendrán el carácter de representante legal, el administrador que de acuerdo con las
disposiciones legales y estatutarias pertinentes ejerza las funciones propias del cargo, siempre
que su nombramiento se efectúe con el lleno de las formalidades correspondientes.

2. La representación legal como se indicó, tiene su fuente en la ley, siendo inherente a la


persona jurídica comerciante; mientras que la representación voluntaria es convencional.
3 -4-5. La condición de administrador deriva exclusivamente de las funciones que los estatutos
atribuyan y naturalmente de la consiguiente designación o elección que efectúe el órgano social
competente. La del apoderado, de las facultades expresas conferidas por el mandante en el
respectivo poder.

6- Tratándose de sujetos sometidos a un régimen especial que imponga la toma de posesión de


sus representantes legales ante una determinada entidad de control, habrá de estarse a las
disposiciones legales previstas para el efecto en el correspondiente régimen, razón por la cual
las inquietudes a que lugar, han de ventilarse ante la respectiva entidad de control.

7-8. Según la definición contenida en el artículo 264 del Código de Comercio, son agencias de
una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para
representarlas. Así de la sóla lectura de la norma se colige que es inapropiado suponer siquiera
la existencia del representante legal de una agencia, pues lo que precisamente las caracteriza a
éstas, es el hecho de ser establecimientos de comercio, administrados por simples ejecutores de
las ordenes que impartan en cada caso los órganos de administración y representación de la
sociedad titular del mismo y como tal carentes de poder para representarla.