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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico

Curso: SIG

UNIVERSIDAD NACIONAL
MAYOR DE SAN MARCOS
(D E C A N A D E A M É R I C A)

FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
E.A.P. DE ADMINISTRACIÓN

TRABAJO FINAL
ANALISIS DE UN SISTEMA
DE INFORMACIÓN
GERENCIAL
CASO PRÁCTICO

PERTENECIENTE A:
Advíncula Rossel, Patricia
Alvarado Dueñas, Elsa
Trujillo Churo, Roxana

CURSO: Sistema de Información Gerencial

PROFESOR: Bedriñana Ascarza, Aquiles

CICLO: x

AULA : 407 - N

Ciudad Universitaria, julio 2008

UNMSM - FCA Catedrático: Aquiles Brediñana


Ascarza 1
Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

INDICE

INTRODUCCION..................................................................................................3

PRESENTACIÓN..................................................................................................4

CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO........................................................................5


Definición .............................................................................................................5
Actividades básicas de un SI................................................................................5
Sistema de Información Gerencial ......................................................................6
Metodologías para el análisis de los SIG.............................................................7
Análisis Estructurado ......................................................................................7
Diagrama de flujo de datos.............................................................................7
Técnica de modelado de objetos....................................................................8
UML (Unified Modeling Lenguaje).................................................................10
Modelo Corporativo de datos .......................................................................13
Data Warehouse ...........................................................................................13
Data Mart ......................................................................................................15

CAPÍTULO II. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN...........................................16

CAPÍTULO III. DESCRIPCIÓN DEL SIG IMPLEMENTADO.............................19

CAPÍTULO IV. DESCRIPCIÓN DEL SIG IMPLEMENTADO.............................19

CAPÍTULO V. RESULTADOS PARA LA ORGANZACIÓN...............................33

CONCLUSIONES...............................................................................................37

BIBLIOGRAFÍA..................................................................................................39

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INTRODUCCIÒN

Los sistemas y las tecnologías de información son un elemento vital de las


organizaciones y negocios exitoso. La tecnología de información puede ayudar a
todo tipo de negocios a mejorar la eficiencia la efectividad de sus procesos de
negocios, la toma gerencial de decisiones y la colaboración entre los grupos e
trabajo, mediante el fortalecimiento de sus posiciones competitivas en un mercado
rápidamente cambiante.

Es justamente la toma de decisiones en las empresas, la actividad que determina


el rumbo de las organizaciones. Las empresas de mayor éxito en el mundo tienen
ventaja competitiva en la información que manejan para tomar acertadas
decisiones, de manera oportuna y estratégica.

Los Gerentes o Directores de las Organizaciones necesitan administrar de manera


rápida y eficiente el ingente volumen de información que tienen de su empresa por
lo que se necesita de los Sistemas de Información y de las tecnologías de
información para reducir esfuerzos y ser más productivos en su gestión.

Un Sistema de Información Gerencial pretende ser una herramienta que de


manera resumida y gráfica informe al usuario del estado actual de la empresa,
mediante los indicadores de gestión que haya implementado la organización. De
esta manera tendrá una fuente de decisión que le permita decidir de manera
eficiente e implemente estrategias que le permitan mantener a la organización
líder en el mercado.

El capitulo I del trabajo presenta el marco teórico en el que se fundamenta la


investigación. El capítulo II describe la situación problemática que atravesaba la

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empresa antes de la implementación del SIG. El capítulo III ilustra el sistema de


información gerencial implementado. El capítulo IV presenta las conclusiones.

PRESENTACIÒN

La Clínica del Pacífico está dedicada a brindar servicios de salud, cuenta con los
servicios de: consulta externa, hospitalización, intervenciones quirúrgicas,
procedimientos, imágenes y exámenes auxiliares, en las especialidades de
pediatría, ginecología, traumatología, medicina interna, cirugía general,
oftalmología, endocrinología, cardiología, neurocirugía, neurología,
otorrinolaringología, urología, entre otras.

Hasta hace poco no contaba con tecnología de la información de apoyo a los


procesos organizacionales. En este contexto, la Asamblea de Socios comenzó a
analizar la posibilidad de implantar nuevas formas operativas, pues existían
muchas actividades que debían realizarse varias veces debido a que cada
departamento trabajaba en forma aislada, lo cual significaba que la información
generada no era uniformemente distribuida en toda la organización. Así, se dio
inicio a esta etapa que comenzó por el análisis de la situación actual se hizo un
estudio de la misión, análisis del entorno; análisis interno a través de los servicios
prestados por el área Admisión - Caja, identificándose los problemas más
relevantes.

Posteriormente, a través de entrevistas personales con la Gerente General se


definieron los requerimientos de información. En la fase de desarrollo se realizó el
diseño conceptual, lógico y físico del sistema, para elaborar la base de datos del
Sistema de Información Gerencial. Finalmente, se obtuvieron resultados del
sistema ubicándolos dentro del contexto de los beneficios estratégicos,
obteniéndose información oportuna y eficaz con la que antes no se contaba y que
resulta relevante para la ayuda en la toma de decisiones.

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CAPÍTULO I
MARCO TEÒRICO O CONCEPTUAL

DEFINICIÓN

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí


con el fin de apoyar las actividades de una empresa, es decir, un conjunto formal
de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las
necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información o
parte de ella necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las
actividades de dirección y control correspondientes para desempeñar sus
actividades de acuerdo a su estrategia de negocio.

El SI tiene como propósito fundamental organizar el flujo de la información que


generan las diferentes dependencias dentro de las instituciones; un sistema de
información está compuesto de elementos que son de naturaleza diversa y
normalmente incluye:
- Infraestructura tecnológica, (Hardware)
- El recurso humano
- Los datos, o información.
- Las aplicaciones para producir diferentes tipos de resultados, (Software)

ACTIVIDADES BÁSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Entradas de información: Proceso mediante el cual el Sistema de Información


toma los datos que requiere para procesar la información. Pueden ser manuales o
automáticas.

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Almacenamiento de Información: El sistema puede reconocer la información


guardada en la sesión o proceso anterior.

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para


efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Estas características de los sistemas permiten la transformación de datos fuentes
en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información


para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al exterior.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL (S.I.G.)

Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial la técnica de


poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se
necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las
funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la
organización.

La finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a los


gerentes la información adecuada en el momento oportuno, por lo tanto el valor de
la información proporcionada por el sistema debe cumplir con los siguientes cuatro
supuestos básicos: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.
- Calidad: Para los gerentes es imprescindible que la información suministrada
sea un fiel reflejo de la realidad planteada.
- Oportunidad: la información suministrada por un Sistema de Información
Gerencial debe estar disponible a tiempo para la toma de decisiones.
- Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones
acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco
deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues ésta puede
llevar a decisiones desacertadas.

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- Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar


relacionada con sus tareas y responsabilidades.

La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no


es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de
información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen
necesidades distintas de acuerdo con la actividad que desempeñan.

METODOLOGÍAS PARA EL ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN


GERENCIAL

Análisis Estructurado
Permite al analista conocer un sistema o proceso (actividad) en una forma lógica y
manejable al mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se
omite ningún detalle pertinente.

El objetivo que persigue el análisis estructurado es organizar las tareas asociadas


con la determinación de requerimientos para obtener la comprensión completa y
exacta de una situación dada

Diagrama de Flujo de Datos


Son una de las cuatro herramientas del análisis estructurado, es una herramienta
grafica que se emplea para describir y analizar el movimiento de los datos a través
de un sistema, ya sea este manual o automatizado, incluyendo procesos, lugares
para almacenar datos y retrasos en el sistema. Los DFD, como se les conoce
popularmente son la herramienta mas importante y la base sobre la cual se
desarrollan otros componentes.
La transformación de datos de entrada en salida por medio de procesos puede
describirse en forma lógica e independiente de los componentes físicos asociados
con el sistema.

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Los DFD se concentran el movimiento de los datos a través del sistema, no en los
dispositivos o el equipo. Los analistas identifican y describen desde el inicio hasta
el final del proceso, para comprender un área de aplicación o los datos que fluyen
por todo el sistema y entonces explican por que los datos entran o salen y cual es
el procesamiento que se realiza con ellos.

Técnica de Modelado de Objetos (Object Modeling Technique OMT)


El Modelado y Diseño Orientado a Objetos es una técnica que se fundamenta en
pensar acerca de problemas a resolver, empleando modelos que se han
organizado tomando como base conceptos del mundo real.
OMT es una metodología (y una notación gráfica) para el desarrollo orientado a
objetos que consiste en “construir un modelo de un dominio de aplicación
añadiéndosele detalles durante el diseño del sistemas”.

Ciclo de vida
El ciclo de vida de un desarrollo de software se visualiza de la siguiente forma:
Análisis: El analista describe el problema y plantea un modelo de la situación del
mundo real para mostrar sus propiedades importantes. El analista debe trabajar
con los usuarios finales que son quienes comprenden y evitar presentar
soluciones incompletas. Los modelos generados en la fase del análisis son una
abstracción resumida y precisa de lo que debe hacer el sistema deseado y no de
la forma en que se hará.

Diseño del sistema: Los diseñadores de sistemas toman decisiones acerca de la


arquitectura a utilizar. Durante el diseño, el sistema a desarrollar se organiza en
subsistemas basados tanto en la estructura del análisis como en la arquitectura
planteada.
Esta metodología se extiende desde el análisis hasta la implementación, pasando
por el diseño. En primer lugar, se construye un modelo de análisis para abstraer
los aspectos esenciales del dominio de la aplicación sin tener en cuenta la

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implementación eventual. En este modelo se toman decisiones importantes que


después se completan para optimizar la implementación, en segundo lugar.
Los objetos de la aplicación constituyen el marco de trabajo del modelo de diseño,
pero se implementan en términos de objetos del dominio de los recursos
tecnológicos. Por último, el modelo de diseño se implementa en algún lenguaje de
programación, base de datos o hardware.
La metodología OMT emplea tres clases de modelos para describir el sistema:
El Modelo de Objetos: Describe los objetos del sistema y sus relaciones.
El Modelo Dinámico: Describe las interacciones existentes entre objetos del
sistema.
El Modelo Funcional: Describe las transformaciones de datos del sistema.

Los tres submodelos no son igualmente importantes en todos los problemas. OMT
es una de las metodologías de análisis y diseño orientadas a objetos, más
maduras y eficientes que existen en la actualidad. La gran virtud que aporta esta
metodología es su carácter de abierta (no propietaria), que le permite ser de
dominio público y, en consecuencia, sobrevivir con enorme vitalidad. Esto facilita
su evolución para acoplarse a todas las necesidades actuales y futuras de la
ingeniería de software.
Una metodología de desarrollo de software OO consta de los siguientes
elementos:
• Conceptos y diagramas ( Modelo)
• Etapas y definición de entrega en cada una de ellas.
• Actividades y recomendaciones.

Etapas:
1. Análisis de requerimientos.
2. Diseño del sistema.
3. Diseño detallado.
4. Implementación y pruebas.

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1. Análisis de requerimientos.
En esta etapa se busca las necesidades del usuario y la forma que se va a
presentar la solución.
Actividades
- Identificar los casos de uso del Sistema
- Diagrama de casos de usos.
- Desarrollar el modelo del mundo.
- Identificar clases (Atributos, Operaciones, Relaciones, Cardinalidad)
- Validar los modelos (con el cliente : clases, atributos, operaciones y crear
diagrama de secuencia o de colaboración).

2. Diseño del sistema


En esta etapa se define una subdivisión en aplicaciones del sistema y la forma de
comunicación con los sistemas existentes con los que debe interactuar.
Actividades
Identificar la arquitectura del sistema
- Definir componentes del sistema
- Refinar los casos de uso aplicados al software

3. Diseño detallado
En esta etapa se adecua el análisis a las características específicas de ambiente
de implementación.
Actividades
a) Agregar los detalles de implementación del modelo del mundo
- Completar los detalles de la clase ( diagrama de clases )
- Subdividir en paquetes ( diagrama de paquetes )

b) Desarrollar el modelo de interfaz


- Conocer el ambiente de base.
- Enlazar las clases de interfaz con el modelo del mundo.
- Crear diagrama de interacción.

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UML (Unified Modeling Language)


A lo largo de los años el software se ha vuelto cada vez más complejo. El
incremento en la potencia de los ordenadores, la aparición de modernos
dispositivos y tecnologías ha generado la necesidad de nuevos sistemas
operativos y aplicaciones de mayor complejidad. Simultáneamente, esta
complejidad ha traído consigo la demanda de nuevas técnicas y herramientas que
faciliten la construcción de este software.
En este contexto, UML surge como respuesta al problema reseñado para contar
con un lenguaje estándar para crear diagramas de diseño de software.
UML es un lenguaje de modelado que se usa para especificar, visualizar, construir
y documentar los elementos que forman un sistema software orientado a objetos.
Es utilizado para entender, diseñar, configurar, mantener y controlar la información
sobre los sistemas a construir.
Igualmente, permite captar la información sobre la estructura estática y el
comportamiento dinámico de un sistema, además ofrece una abstracción del
sistema y sus componentes. Pretende unificar experiencias pasadas sobre
técnicas de modelado e incorporar las mejores prácticas actuales en un
acercamiento estándar. Este lenguaje ha sido concebido por los autores de las
tres metodologías más usados para la orientación a objetos: Grady Booch, Ivar
Jacobson y Jim Rumbaugh.
La notación ha sido ampliamente aceptada debido al prestigio de sus creadores y
debido a que incorpora las principales ventajas de cada uno de las metodologías
particulares en los que se basa: Booch, OMT y OOSE. Con UML se fusiona la
notación de estas técnicas para formar una herramienta compartida entre todos
los ingenieros de software que trabajan en el desarrollo orientado a objetos.
UML no es un lenguaje de programación, es un lenguaje de propósito general para
el modelado orientado a objetos. Según Fowler, traducido por Giraldo: Diagrama
de casos de uso. Los casos de uso es una técnica para capturar información de
cómo un sistema o negocio trabaja, o de cómo se desea que trabaje, en palabras

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de Ivar Jacobson, “describen bajo la forma de acciones y reacciones el


comportamiento de un sistema desde el punto de vista del usuario.

Diagrama de clases. El mismo autor, presenta los elementos mas estables del
sistema, estos son los dispositivos de control de datos e información,
correspondientes a las clases del sistema, con sus relaciones estructurales y de
herencia. El modelo de casos de uso aporta información para establecer las
clases, objetos, atributos y operaciones.
Diagrama de estados. Traduciendo “es usado para describir el comportamiento
de las instancias y elementos de un modelo. Específicamente describen las
posibles secuencias de estados y acciones a través de las cuales las instancias
puedes proceder durante su ciclo de vida, como resultado de eventos discretos,
tales como señales externas y, mensajes”.
Diagrama de actividad. Es un caso especial del diagrama de estados, este puede
especificar, el comportamiento de los objetos de una clase, la lógica de una
operación (método), y parte o toda la descripción de un caso de uso.
Diagrama de secuencia. Presenta una interacción, la cual es un conjunto de
mensajes entre un conjunto de instancias interactuando, estas son un grupo de
estímulos entre instancias con el efecto de determinar el funcionamiento deseado
de un proceso o un resultado.
Diagrama de colaboración. Modela la interacción entre los objetos de un Caso
de Uso, estos están conectados por enlaces en los cuales se representan los
mensajes enviados acompañados de una flecha que indica su dirección, el
diagrama ofrece una mejor visión del escenario cuando el analista está intentando
comprender la participación de un objeto en el sistema.
Diagrama de paquetes. Ofrecen un mecanismo general para la organización de
los modelos/subsistemas agrupando elementos de modelado, esta agrupación se
realiza por operaciones comunes o por divisiones de la organización.
Diagrama de componentes. Muestra las dependencias entre los diferentes
componentes de software, incluyendo las clasificaciones que se puedan realizar,

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estas implementaciones son de diferentes tipos entre ellas se encuentra archivos


de código fuente, archivos binarios, archivos ejecutables, scripts, entre otros.
Diagrama de despliegue. Modela la distribución en tiempo de ejecución de los
elementos de procesamiento y componentes de software, junto a los procesos y
objetos asociados. “Muestra las relaciones físicas entre los componentes software
y hardware asociados, en el desempeño del sistema”.

Modelo Corporativo de Datos (MDC)


Un modelo corporativo de datos es una definición coherente de todos los datos
comunes de la empresa, desde una visión empresarial de alto nivel hasta los
diseños de datos lógicos genéricos, incluidos los enlaces a los diseños de datos
físicos de aplicaciones individuales.

Data Warehouse (DW)


El nivel competitivo alcanzado en las empresas les ha exigido desarrollar nuevas
estrategias de gestión. En el pasado, las organizaciones eran estructuradas en
forma piramidal con información generada en su base fluyendo hacia lo alto; y era
en el estrato más alto de la pirámide donde se tomaban decisiones a partir de la
información proporcionada por la base, con un bajo aprovechamiento del potencial
de esta información.
Esta concepción ha sido reestructurada por las empresas para permitir eliminar
estratos de estas pirámides autorizado a los usuarios de todos los niveles a tomar
mayores decisiones y responsabilidades. Sin embargo, sin información sólida para
influenciar y apoyar las decisiones, la autorización no tiene sentido.
Esta necesidad de obtener información para una amplia variedad de funcionarios
es la principal razón de negocios que conduce al concepto de Data Warehouse.
Data Warehouse, es una palabra del inglés que se podría traducir como almacén
de datos, ya que warehouse, en inglés, significa almacén. El énfasis no está sólo
en llevar la información hacia la estructura administrativa de la empresa, si no a
través de la organización, para que todos los empleados que la necesiten la
tengan a su disposición.

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La gestión del conocimiento en su máxima envergadura de aplicación empresarial,


se apoya sobre dos grandes pilares que le dan todo su sentido y funcionalidad.
Estos dos pilares principales son el Data Warehouse y el Data Mining. Este último
concepto puede ser traducido, también del inglés, como minería de datos; es decir,
que por una parte se tiene el proceso de almacenamiento de los datos, y por
otra, todas las herramientas de extracción y análisis de esos mismos datos
almacenados.
El Data Warehouse es una tecnología para el manejo de la información construido
sobre la base de optimizar el uso y análisis de la misma utilizado por las
organizaciones para adaptarse a los vertiginosos cambios en los mercados. Su
función esencial es ser la base de un sistema de información gerencial, es decir,
debe cumplir el rol de integrador de información proveniente de fuentes
funcionalmente distintas (Bases Corporativas, Bases propias, de Sistemas
Externos, etc.) y brindar una visión integrada de dicha información, especialmente
enfocada hacia la toma de decisiones por parte del personal jerárquico de la
organización, estructuras homogéneas persistentes en el tiempo. Para
comprender mejor el funcionamiento de ésta tecnología explicaremos su
arquitectura y los sistemas OLTP y OLAP.
El DW es un proceso que recopila datos de varias aplicaciones en los sistemas
operacionales de una organización, integra la información en un modelo lógico, la
almacena de modo que resulte accesible para la toma de decisiones y se les
suministra a los usuarios a través de herramientas de consulta y generación de
informes. El objetivo es poner información corporativa comparable y estandarizada
en manos de empleados para permitir una visión corporativa amplia de la
empresa.
El beneficio que el Data Warehouse aporta a la empresa, es eliminar aquellos
datos que obstaculizan la labor de análisis de información y entregar la
información que se requiere en la forma más apropiada, facilitando así el proceso
de gestión.

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La manera tradicional de entregar la información es a través de emisión de


reportes impresos desde los sistemas operacionales, con consultas a nivel de
cliente y extracción ocasional de datos para suplir actividades basadas en papel.
Actualmente, los problemas con la entrega de la información son muchos,
incluyendo inconsistencia, inflexibilidad y carencia de integración a través de la
empresa.
El Data Warehouse intenta responder a la compleja necesidad de obtención de
información útil sin el sacrificio del rendimiento de las aplicaciones operacionales,
debido a lo cual se ha convertido en una de las tendencias tecnológicas más
significativas en la administración de información.
Los Data Warehouse utilizan datos de múltiples fuentes que se fusionan en forma
congruente; estos datos se mantienen actualizados, pero no cambian al ritmo de
los sistemas transaccionales. Muchos DW se diseñan para contener un nivel de
detalle hasta el nivel de transacción, con la intención de hacer disponible todo tipo
de datos y características, para reportar y analizar. Así, un DW resulta ser un
recipiente de datos transaccionales para proporcionar consultas operativas, y la
información para poder llevar a cabo análisis multidimensional. De esta forma,
dentro de un almacén de datos existen dos tecnologías complementarias, una
relacional para consultas y una multidimensional para análisis.

Data Mart (DM)


Un Data Mart puede ser descrito como aquella base de datos que está dedicada a
una actividad particular. Estas actividades pueden ser por ejemplo información de
una división financiera, recursos humanos, mercadeo, ó cualquier grupo en
particular que trabaje en conjunto, es decir, son los subsistemas que componen un
Sistema de Información.
Existen dos clasificaciones, el Data Mart independiente, conocido a su vez como
Data Warehouse departamental y el Data Mart dependiente, el cual está ligado al
Data Warehouse institucional, desde el cual obtiene los datos con el propósito de
cumplir con los requerimientos del área o grupo en cuestión. En conclusión, un
Data Mart se puede visualizar como una versión pequeña de un Data Warehouse.

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Extracción Transformación y Carga (ETL Extraction, Transformation Load) Es el


componente encargado de acceder a las distintas fuentes de datos disponibles,
internas y externas, Depura, organiza y pone a disposición los datos necesarios
para el Data Warehouse. Se encarga de aspectos relacionados con el formato de
la información y de la forma como se va a acceder a ella.

CAPÍTULO II
DESCIPCIÒN DE LA SITUACIÒN

La Clínica del Pacífico está dedicada a brindar servicios de salud, cuenta con
los servicios de: consulta externa, hospitalización, intervenciones quirúrgicas,
procedimientos, imágenes y exámenes auxiliares, en las especialidades de
pediatría, ginecología, traumatología, medicina interna, cirugía general,
oftalmología, endocrinología, cardiología, neurocirugía, neurología,
otorrinolaringología, urología, entre otras.

La clínica tiene convenios institucionales con Compañías Aseguradoras de


Salud, éstas envían a sus clientes a la clínica para que sean atendidos en los
diferentes servicios que brinda según la cobertura del plan al que se afiliaron. A
estos clientes se les identifica como pacientes por convenio. Por esta atención
la Clínica recibe ingresos económicos, los que son pagados por las empresas
aseguradoras. Las personas que no cuentan con una póliza de seguros y
necesitan de los servicios de la clínica, son atendidas como pacientes
particulares.

En la actualidad, la empresa que tiene mayores ventajas empresariales es


aquella que tiene la mayor información pertinente relacionada con su negocio,
que le permita tomar decisiones, que le lleven a liderar el mercado. A los
directivos de la Asamblea de Socios de la Clínica se les presentaban
problemas en la conducción y control de la empresa, al no tener la información

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exacta y coherente que le permitiera tomar decisiones rápidas y correctas en la


aplicación y elaboración de estrategias que llevasen a un crecimiento
sostenible del negocio.

Por esta razón los directivos deseaban tener la información de manera rápida
que les permita conocer la cantidad de pacientes atendidos por día, semana o
mes, los consultorios más frecuentados, la cantidad de pacientes que fueron
atendidos por Convenio o Particular, saber de qué empresa aseguradora de
Salud provenían, entre otros. Solicitaban información detallada sobre el
inventario de los insumos médicos, medicamentos de Farmacia, cuánto es lo
que se compró, a quién se le compró. Asimismo, deseaban conocer la
situación financiera y económica de la Clínica.

Por ésta razón se hizo apremiante la necesidad de contar con sistemas de


información y tecnologías de información que permitan agilizar el
procesamiento de datos, los informes mencionados no están completos,
algunos tienen que ser procesados manualmente, demorándose tres días en
su elaboración. Esta situación dificultaba la toma de decisiones y no permitían
ganar más mercado y atender de manera eficiente a los pacientes.

Se tenía asimismo dificultades en las áreas de Facturación cuando se requería


saber que expedientes de convenio (que contienen información sobre las
consultas, diagnósticos, pronósticos, tratamientos, indicaciones, etc realizados
al paciente dentro de la Clínica) hacían falta elaborar o estaban en proceso de
elaboración y debían ser enviados en determinadas fechas a las empresas
aseguradoras para que abonen el importe por los servicios especificados en
cada expediente.

Contabilidad no tenía conexión informática con Admisión-Caja, farmacia y


facturación para saber exactamente cuánto dinero ingresó y salió, capturar la
Información en línea para procesarla y obtener la información que se solicita.

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No estaban integrados los sistemas que existían y algunos de ellos no


satisfacían los requerimientos de los usuarios, otros presentan fallas como la
duplicación de datos y el tiempo de respuesta era bastante largo, esto se
percibía de manera masiva en el Área de Admisión-Caja, ocasionando el
aburrimiento del paciente.

Asimismo la Asamblea de socios no contaba con el procesamiento rápido de


algunos indicadores que les permitiera tomar las decisiones correctas para el
negocio, asimismo no tenían indicadores propios para capturar la información
estratégica que necesitan. El rápido procesamiento de estos indicadores no era
posible, porque no existían sistemas transaccionales integrados que alimenten
a otro Sistema de Información Gerencial que brinde soporte a la toma de
decisiones.

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CAPÍTULO III
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
IMPLEMENTADO

Para procesar los grandes volúmenes de datos que permiten tomar decisiones,
hay necesidad de procesarlos en el menor tiempo posible y con la máxima
confiabilidad. Por esta razón el S.I.G. se propone resumir esta información en
indicadores de gestión propios a la Clínica y algunos indicadores basados en los
estándares de ESSALUD.

Estos indicadores resumen la información contenida en la base de datos


transaccional, para luego ser comparada con la tabla indicador contenida en la
base de datos del S.I.G.

Antes de la implementación del sistema, el Gerente tenía que esperar los


consolidados que le brinda el área Admisión – Caja para posteriormente hacer la
comparación manual con los estándares establecidos por su gestión. El tiempo de
espera para que el Gerente reciba el consolidado es largo, en promedio de 3 días
o de una semana, según las especificaciones del caso. Con el S.I.G. esta tarea se
reduce a minutos.

Los indicadores están constituidos para medir la eficiencia de los siguientes


servicios:

CONSULTA EXTERNA

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Ascarza 19
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Rendimiento hora médico


Permitirá saber el número de atenciones que realiza el médico por cada hora
efectiva de trabajo en consultorio externo. También sirve para conocer el
rendimiento del grupo de médicos de un servicio o especialidad.
Esto permitirá proponer estrategias como ampliar el horario de atención del
médico dependiendo de la cartera de clientes con la que cuente o aperturar un
nuevo consultorio de la especialidad cuando el médico no se abastezca a atender
a los pacientes que lleguen a la clínica por esa especialidad.

Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido para el


indicador.

Total de pacientes de convenio y particulares atendidos por consulta externa


Permitirá saber el número de pacientes por convenio o particulares que han sido
atendidos por consultorio externo. Para determinar cuál es el segmento de
mercado en el que se sitúa la clínica, para implementar estrategias de marketing o
CRM con los clientes.
Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido para el
indicador.

Total de consultas atendidas por médico


Permite saber cual es el consultorio con mayor rotación de pacientes y el que
genera más ingresos para la clínica.
También permite calcular con este indicador, el margen de utilidad para la empresa
y los honorarios a cancelar a los médicos.
Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido para el
indicador.

LABORATORIO
N° total de análisis de laboratorio solicitados por cada consultorio externo

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Permite saber el número de exámenes de laboratorio solicitados por cada


consultorio externo. Se sabe que este servicio es brindado por empresas terceras
y es necesario determinar qué médico o consultorio ha solicitado más exámenes
de laboratorio y evaluar si es necesario haber indicado los mencionados
exámenes; además es necesario saber si se ajustan a los reglamentos de
convenios contraídos con las empresas aseguradoras para evitar el rechazo de los
expedientes de cobranza de acuerdo a las pólizas de seguro con la que cuenta el
paciente. De la misma manera saber el por qué un Consultorio no solicita Ex. De
Laboratorio. En conclusión se desea saber el por qué un determinado consultorio
solicita más Ex. De Laboratorio por encima del estándar o no indica Ex. De
Laboratorio. Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido
para el indicador.

EXÁMENES RADIOLÓGICOS
N° Total de exámenes radiológicos solicitados por cada consultorio externo
Permite saber el número de exámenes radiológicos solicitados por cada
consultorio externo. Se sabe que este servicio es brindado por empresas terceras
y es necesario determinar qué médico o consultorio ha solicitado más exámenes
radiológicos y evaluar si es necesario haber indicado los mencionados exámenes;
además es necesario saber si se ajustan a los reglamentos de CONVENIOS
contraídos con las empresas aseguradoras para evitar el rechazo de los
expedientes de cobranza de acuerdo a las pólizas de seguro con la que cuenta el
paciente.
De la misma manera saber el por qué un Consultorio no solicita Ex. Radiológicos.
En conclusión se desea saber el por qué un determinado consultorio solicita más
Ex. Radiológicos por encima del estándar o no indica Ex. Radiológicos.
Esto se evalúa o compara con un estándar que se ha establecido para el
indicador.

CAJA
Ingreso diario por médico

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Ascarza 21
Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

Permite saber cuánto es el ingreso obtenido por los servicios brindados por cada
médico; esto permite tener referencia de cuánto dinero debe abonarse a la cuenta
bancaria de cada médico por sus servicios ofrecidos; a la vez también se deduce
el porcentaje respectivo para la clínica.
Los indicadores a sugerir a la Clínica y que tienen la validación de la Gerente son :

INDICADORES DE GESTIÓN PARA EL ÁREA DE ADMISIÓN - CAJA

CONSULTORIO EXTERNO

PARAMETRO PARAMETRO PARAMETRO


INDICADOR FORMULA ESTANDAR
OPTIMO REGULAR PELIGRO
Nro, de Consultas /
Rendimiento Hora Total de horas
Médico médicas efectivas 4 >=4 3 < X < = 3.9 X<=3
(Nro. De pacientes
particulares atendidos
en Cons 1 +…..+ Nro.
Total de pacientes De pacientes
por convenio o particulares atendidos
particulares en Cons N) (Nro. De Particulares = 4 Particulares = 3 Particulares = 2 Particulares = 1
atenciones por pacientes de Convenio = 8 Convenio = 6 Convenio = 4 Convenio = 1
consultorio convenios atendidos
externo por día en Cons 1+……+Nro
de pacientes de
convenio atendidos
en Cons N)
Nro total de consultas
Total de consultas
atendidas por el
atendidas por 12 9 6 3
médico en un día,
médicos
mes o año

LABORATORIO

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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

PARAMETRO PARAMETRO PARAMETRO


INDICADOR FORMULA ESTANDAR
OPTIMO REGULAR PELIGRO

Nro. Total de análisis


Nro, Total de análisis de
de laboratorio
laboratorio solicitados por 3.00 4.00 1.00 0.00
solicitados por cada
consultorio
consultorio por día

Promedio de análisis de
Promedio de análisis
laboratorio realizados en
de laboratorio por
C. Externo / Nro, de
pacientes - Día
paciente - Día

EXAMENES RADIOLÓGICOS
PARAMETRO PARAMETRO PARAMETRO
INDICADOR FORMULA ESTANDAR
OPTIMO REGULAR PELIGRO

Promedio de
Nro. Total de Ex Rx
exámenes
realizados en C.
radiológicos 0.10
Externa / Nro. Total de
realizados en
consultas
Consultorio Externo

Nro. Total de
Nro. Exámenes
exámenes
radiológicos solicitaos por 5.00 4.00 1.00 0.00
radiológicos por
consultorio
consultorio

PARAMETRO PARAMETRO PARAMETRO


INDICADOR FORMULA ESTANDAR
OPTIMO REGULAR PELIGRO
Ingreso 18,000.00 20,000.00 15,000.00 9,000.00
diario en (((Nro de consultas de ESPECIALIDAD 1 * precio
soles por de consultas de esa especialidad) + …+(Nro de
ADMISIÓN - consultas de ESPECIALIDAD N * precio de
CAJA consulta de esa especialidad)) + ((Nro de
exámenes de laboratorio solicitados por la
ESPECIALIDAD 1 * precio de exámen de
laboratorio) +......+(Nro de exámenes de
laboratorio solicitados por la ESPECIALIDAD N *
precio de exámen de laboratorio)) + ((Nro de
exámenes radiológicos solicitados por la
ESPECIALIDAD 1 * precio de exámen
radiológicos)+....+(Nro de exámenes radiológicos
solicitados por la ESPECIALIDAD N * precio de
exámen radiológicos)))

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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

Egreso
diario por
Total de egresos diarios en soles 350.00 < = 200.00 < = 500.00 > = 700.00
ADMISION -
CAJA
Ingreso por Total de consultas atendidas por el médico *
5,000.00 > = 7200.00 > = 3000.00 120.00
medico precio de consulta
CAJA

MODELO DE UNIDADES DE ORGANIZACIÓN DEL SIG

El modelo utilizado enlaza las siguientes unidades organizacionales: consulta


externa, archivo, facturación, farmacia, contabilidad, hospitalización, caja,
laboratorio y radiología.

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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL S.I.G.

MODELADO DE REQUERIMIENTOS SIG ADMISIÓN - CAJA

REQUIERO RENDIMIENTO HORA MEDICO

REQUIERO NUMERO DE PACIENTES POR CONVENIO O


PARTICULARES ATENDIDOS POR CONSULTORIO REQ TOTAL DE EGRESOS DIARIOS

PROMEDIO DE ANALISIS DE LAB. POR


PACIENTE - DIA SIG CLINICA DEL PACIFICO – ADMISION
CAJA

REQ TOTAL DE INGRESOS DIARIOS

TOTAL DE CONSULTAS ATENDIDAS


POR MEDICO

REQ. NRO. EX. RX. POR


CONSULTORIO

INGRESO POR MEDICO

REQ. NRO. LAB. POR


CONSULTORIO

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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

MODELADO DEL CASO DE USO DEL NEGOCIO DEL SIG ADMISION – CAJA

Verificar indicadores de CONSULTA EXTERNA

Verificar indicadores de LABORATORIO

Verificar indicadores de EXAMENES


RADIOLOLÓCISOS
GERENTE ADMISION - CAJA

Verificar indicadores de CAJA

REQUERIMIENTOS DEL CASO DE USO VERIFICAR INDICADORES DE CAJA


DIAGRAMA DE CASOS DE USO EXPANDIDO DE VERIFICAR DE CAJA DEL AREA DE
ADMISION - CAJA

((Include))

Verificar comprobante de
egreso de dinero Verificar comprobante de
venta
Verificar ingreso diario de
dinero en soles

((Include))

Verificar egreso diario de


GERENTE dinero en soles ADMISION CAJA
(from MODELADO DE CASOS DE USO) (from MODELADO DE CASOS DE USO)

((Include))

Verificar ingreso de dinero


por medico

Verificar comprobantes de
venta por consulta externa

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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CASO DE USO VERIFICAR INDICADORES DE CAJA DEL


AREA DE ADMISION – CAJA EN EL ANALISIS

GERENCIA ADMISION

Solicita documentos de venta y de Verifica los documentos de acuerdo


egresos generados por admisión - caja a la fecha que gerencia solicita

Genera consolidado de
Solicita ingresos ingresos
recibidos por cada
médico

Verifica el consolidado de ingresos de Verifica el consolidado de egresos de


acuerdo al indicador de ingresos acuerdo al indicador de egresos

Evalúa el cumplimiento del Evalúa el cumplimiento


indicador de ingresos del indicador de egresos

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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

SISTEMA DE FACTURACIÓN

El sistema de facturación funciona asociado con todos los módulos o programas


del Sistema, Farmacia, Laboratorio y Radiología y el sistema de Historias Clínicas
o sin él. El diseño y filosofía del sistema permite efectuar modificaciones de
acuerdo a las características de cada lugar de trabajo haciéndolo versátil y
adaptable.

Reportes
Entrada e
de dato informes

Datos generales del Informe de pagos


cliente: nombre, dirección, Estados de cuenta
tipo de cliente, etc.
Política de seguro PROCESO
Limites de crédito, plazo
de pago, etc

Interfase Interfase
automática automática
de entrada Almacenamiento de salida

Factura Movimientos del mes Consulta en pantalla de


Catalogo de clientes una terminal
Facturas

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Ascarza 29
Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

SISTEMA DE COMPRAS

En la actualidad y como resultado de la automatización, el departamento de


compras recibe en forma automática las requisiciones (orden de compra) de parte
del almacén de insumos y del almacén de Farmacia, cuando el material ha llegado
a un punto de reorden (debido al eficiente sistema de inventario)

El sistema de inventario registra que cuenta contable afectara cada uno de los de
los materiales que adquieren, lo cual ahorra trabajo a contabilidad

Compras efecto la cotización de los insumos y fármacos solicitados captura en la


orden de compra el precio y las condiciones de pago y luego lo envía al proveedor
que suministra los insumos y fármacos.

El proveedor hace la entrega en el almacén, de donde verifica lo que se va a


entregar contra la orden que tiene el sistema, luego de lo cual se firma el recibido
y revisado y se envía a contabilidad la papelería.

La sección de costos solo verifica que el almacén haya firmado, pues los datos de
control ya están en el sistema.

Cuentas por pagar únicamente programa la factura para ser pagada en su fecha
de vencimiento, para lo cual modifica la fecha de pago en el sistema, y efectúa el
asiento contable.

Finalmente tesorería únicamente imprime los cheques de acuerdo con el


cronograma de pagos definido por cuentas por pagar.

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Ascarza 30
Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

El sistema de compras se grafica a continuación:

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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

SISTEMA DE PERSONAL

DATOS
INFORMACION

Entrad Memoria y Salidas


procesamient
as
o

Documentos
de inclusión Nómina e
en el registro informes
anexos

Documentos
de Informes
modificación legales
en el registro

BASE DE DATOS
Informe del
Documentos número de
de exclusión Registro empleados
del registro de personal por dpto.

Tarjetas de Informe del


control de Registro número de
ingreso y de departamentos empleados,
salida por cargo

Registro Informe de
Recibos ausencias y
de cargos
emitidos atrasos e índ.
de ausentismo
por sección

Registro
Informe de
de acumulación rotación de
Plan de
cuentas personal y
motivos por
departamento

Informe de
Programas situación de
(software) vacaciones,
por dpto.

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Ascarza 32
Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

SISTEMA DE MARKETING

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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

Procesamiento de datos
Base de datos
Análisis y
oportunidades
de marketing

Operaciones Datos Búsqueda y


de la clínica internos selección de
público
objetivo

Investigación Diseño de
de marketing estrategias de
marketing

Planificación
Entorno de Inteligencia de programas
marketing de marketing
de marketing

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Ascarza 34
Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

CAPÍTULO IV
INTERFAZ DE ACCESO AL SISTEMA

SEGURIDAD: Esta ventana es la primera que se muestra en el S.I.G. y


permite el acceso al sistema con su respectivo usuario y login que tiene
la Gerencia y cualquier otra persona de la Asamblea de Socios de la
Clínica.

Si los datos ingresados han sido los correctos, se mostrará la siguiente


interfaz:

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Ascarza 35
Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
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INTERFAZ DE MDI SIG CLINICA PACIFICO


Indicadores: Muestra semáforos que expresan según su color, el
estado del indicador, si está en luz verde expresa que el indicador está
cumpliendo los estándares trazados por la Gerencia, si está en ambar
expresa que el indicador está entre el rango aceptable para la Gerencia;
pero si está en rojo expresa que el indicador no cumple ninguno de los
rangos a los que quiere llegar la empresa.

INTERFAZ DE DETALLE DE INDICADOR INGRESO POR MÉDICO

Indicador Ingreso por médico: Este gráfico debe mostrar de manera


gráfica, la cantidad de dinero que ha ingresado a caja producto de los
servicios brindados por todos los consultorios externos de la clínica.
Cuando se quiere saber el detalle del ingreso de dinero a caja por día,
semana, mes o año se selecciona en el COMBOBOX y de manera
automática aparece el gráfico con los detalles.
En el que estamos observando, expresa que los ingresos de esos años
con los respectivos meses y días escogidos, no ha alcanzado los
estándares propuestos por la Gerencia. Está información será analizada
por la Gerente para saber las causas y tomar decisiones al respecto.

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Ascarza 36
Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

INTERFAZ DE DETALLE DEL INDICADOR ATENCIÓN POR


CONSULTORIO

Indicador atención por consultorio: Este gráfico debe mostrar de


manera gráfica las consultas médicas totales que se han dado en
consultorio externo, en las fechas de las que se quiere tener detalles de
las transacciones realizadas por el personal de admisión – caja.

INTERFAZ DE DETALLE DEL INDICADOR CONSULTAS REALIZADAS


POR MÉDICO

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Ascarza 37
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Curso: SIG

Indicador consultas realizadas por médico: este indicador muestra


de manera gráfica el número de consultas externas realizadas por cada
uno de los médicos de la clínica. Este indicador le permite a la gerencia
saber que consultorio tiene mayor rotación de pacientes y quienes no lo
tienen; adicionalmente tomar decisiones como implementar un nuevo
consultorio de alguna especialidad de la que se tiene mayor rotación de
pacientes o implementar programas de prevención de salud, en el caso
de que aparezcan nuevas epidemias, etc. así como repotenciar la
calidad el servicio en los consultorios con bajo índice de rotación

INTERFAZ DEL DETALLE DEL INGRESO DE DINERO POR MÉDICO

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Ascarza 38
Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

DETALLE DEL INDICADOR INGRESO DE DINERO POR MÉDICO


Indicador ingreso de dinero por médico: Este indicador muestra de
manera gráfica la cantidad de dinero que ingresa a la clínica por cada
uno de los médicos. Con esta información la gerencia podrá saber el
porcentaje de dinero que queda para la clínica y la cantidad de dinero
que se le debe abonar a la cuenta bancaria del médico por los servicios
prestados en la clínica.

CAPÍTULO V
RESULTADOS PARA LA ORGANIZACIÓN

En tiempos de respuesta

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Ascarza 39
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En términos de costo

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Análisis de un Sistema de Información Gerencial – Clínica del Pacifico
Curso: SIG

CONCLUSIONES

1. La forma en que se comunicaban los sistemas de la Clínica Pacífico producía


una baja calidad de la información.

2. El SIG con el que contaba era un SIG del tipo transaccional para el área de
Admisión Caja que le permitía obtener reportes operativos del área. Con estos
datos el Gerente de la institución procesa manualmente la evaluación de los
indicadores, lo cual tomaba tiempo. La mejora implementada en el S.I.G.
permite obtener los resultados on-line.

3. El análisis del sistema de información de la Clínica Pacífico plantea la forma en


que los procesos organizacionales de la institución pueden ser optimizados.

4. El Sistema de Información Gerencial implementado permite monitorear los


principales indicadores de la Gestión de la organización.

5. El Sistema de Información Gerencial propuesto apoya la toma de decisiones a


través de información oportuna y confiable al Gerente General, reduciendo el
tiempo de procesamiento de los indicadores de gestión.

6. Con el Sistema de Información Gerencial implementado se procesa


información de manera gráfica y presenta la opción de procesar datos a través
de tablas dinámicas, lo que facilita su comprensión y análisis.

7. Este Sistema de Información Gerencial minimiza costos de


procesamiento de datos.

8. El S.I.G. propuesto aumenta la rentabilidad de la empresa, porque le permite


implementar estrategias empresariales con la información que proporciona.

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BIBLIOGRAFÍA

1. O’BRIEN, James y George MARAKAS. Sistemas de Información Gerencial.


Séptima Edición. México D.F.: Editorial Mc Graw Hill, 2006, 592 pp.

2. COHEN, Daniel y Enrique ASÍN. Sistemas de Información para los


negocios: Un enfoque para la toma de decisiones. Tercera edición. México
D.F.: Editorial Mc Graw Hill, 2000, 413 pp.

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