CLINICA 5S - VOLUMEN 2

Básicamente, nuestra sociedad está basada en reglas específicas pre-

establecidas.

La reglamentación de tráfico es un ejemplo:

ROJO, significa "parar"
VERDE, significa "continuar"
Esas son las reglas.

PROGRAMA 5S - SEGUN EL DR. "5S-UP"

No sólo las señales de transito tienen reglas, sino también 5S las tiene, de manera
que no debería sorprender que el programa de las 5S no funciona bien si no se lo
practica y se ignoran las reglas básicas. Es importante aclarar las reglas y detalles
del programa para hacer de las 5S un éxito.

DESARROLLO SISTEMÁTICO DE 5S
 Establecer un programa para organización.
 Crear un entorno adecuado para la promoción.
 Planificar reglas comunes.
 Diseñar planes para actividades.
 Diseñar el "know-how" para métodos de práctica.

PLANEANDO EL PROGRAMA 5S

¿PORQUE SON IMPORTANTES LAS REGLAS EN LAS 5S?

TAMA MANUFACTURING CO. LTD., es una industria de fabricación de

partes para automóviles en Japón. Esta fábrica produce aire acondicionado
para auto, compresores de aire y muchos otros productos.

Breve comentario del Sr. Seiji Sumikawa, Director Ejecutivo, TAMA

MANUFACTURING CO. LTD.: “En Tama Manufacturing Co. Ltd. hemos
introducido 5S, 8 años atrás. Fue una decisión de nuestro Presidente. Todos
estuvimos involucrados en la implementación, desde el principio 5S fue
practicado activamente y se pueden ver los resultados en varias áreas.

Por ejemplo: Donde solíamos usar 25 diferentes tipos de recipientes de

aceite hemos logrado reducir el nro. a solamente 12, a través del
mejoramiento del sistema. Además, se colocar a cada recipiente un número
que concuerda con el nro. de la correspondiente máquina de inyección de
aceite para evitar errores. Otra mejora fue implementar este recibidor de
aceite para evitar la pérdida del aceite inmediatamente después del uso. Esta
idea fue sugerida por uno de los empleados y fue puesto en práctica de
acuerdo a las reglas preparado por el grupo de promoción de 5S”

A continuación, vamos a la planeación del programa y establecimiento de

reglas, a través de ejemplos de TAMA MANUFACTURING CO. LTD.

PARTE 1

ESTABLECIMIENTO DE REGLAS “LA MANERA EN QUE LAS COSAS

DEBERIAN SER”

Clasificación de basura: Para nosotros es un tema importante lo referente a

clasificación de basura y reciclaje.

En este lugar de trabajo varias cajas de basura se han colocado de acuerdo

al tipo de elemento que debe ser desechado, con carteles que indican las
características de cada uno, de manera que sea fácilmente comprendido por
todos donde se debe colocar cada uno.

Reglas comunes: Las reglas comunes pueden ser determinadas encontrando

“la manera en que las cosas deberían ser” o definiendo el modelo ideal del
lugar de trabajo. Una vez que Ud. tenga una imagen clara de las cosas que
se deben hacer y el lugar preciso en que se deben hacer, será fácil
determinar los objetivos de la planeación del programa y el establecimiento
de reglas.

Para lograr el propósito se debe establecer un objetivo específico y encontrar

la forma de clarificar las ideas utilizando imágenes y figuras, considerar ir
directamente en el sitio de trabajo y discutir el tema con el personal que
trabaja allí. Es importante tener contacto con todos los miembros del grupo
de Promoción del Programa 5S antes de ir al sitio.

El punto es que aunque las reglas estén claramente establecidas, nunca

funcionará efectivamente si cada uno tiene una imagen diferente de la
“manera en que las cosas deberían ser”.

Comentario del Gerente del Departamento de TQM:

Hemos notado que un punto importante en TAMA MANUFACTURING CO.
LTD., es que la visión gerencial se proyecta hacia “ la manera en que las
cosas deberían ser”, a través de procedimientos y reglas estándares de ISO
9000.
 En otras palabras, el resultado que obtuvimos de las investigaciones de “la
manera en que las cosas deberían ser” para 5S, es que estos items están
conformes a los items de ISO 9000.

Identificación de producto y trazabilidad:

ISO 9000 tiene estándares que influyen en cada área de fabricación, entrega
y almacenamiento, en donde se necesita identificar cada proceso de
producción de partes hasta llegar al producto final.

En otras palabras, Ud. no está controlando, si no identifica todos los procesos, si

no coloca las partes o productos en el “lugar fijo de almacenamiento” y en la
posición adecuada, con una identificación propia que los localice. Esto es lo
mismo a lo que nos referimos en cuando hablamos de “ordenar y organizar” en el
Programa 5S.

Una vez que identifique “la manera en que las cosas deberían ser” y la creación
de reglas, entonces debe hacerlos notar a cada uno de los empleados en sus
lugares de trabajo sin excepción. En otras palabras, debe compartir la imagen de
“la manera en que las cosas deberían ser” con todo el staff.

PUNTOS IMPORTANTES PARA TENER EN CUENTA:

1.) Cada miembro del grupo involucrado en la creación de reglas debe

ponerlas en operación por sí mismo de forma que los otros puedan
comprenderlos claramente.

2.) Hacer las reglas más fáciles de entender a través del uso. Por ejemplo:
ilustraciones y fotografías.

3.) Animar a todos a que conozcan las reglas repitiendo experiencias, más que
por explicaciones.

5S se basa en la participación de todo el staff, no solamente deben entender las

reglas, sino que también la imagen de “la manera en que las cosas deberían ser”,
y también la interpretación de imágenes debe ser compartida entre todos. Esta es
la razón del porqué las reglas básicas se determinan en el lugar de trabajo.

RESUMEN DE LA PARTE 1

1.) 5S comienza estableciendose reglas.

2.) Compartir una imagen de “la manera en que las cosas deberían ser” es la
base del establecimiento de la regla.
 3.) Todas las reglas deben ser totalmente comprendidas y aprendidas a través
de la experiencia de todo el staff.

4.) 5S significa entender “la manera en que las cosas deberían ser” en el lugar
de trabajo.

PARTE 2

CLARIFICACIÓN DE “COMO LAS COSAS DEBERIAN SER”

El hecho de que programa, 5S tenga éxito o no, se basa en que los 3 aspectos
básicos: ordenamiento, organización y limpieza, sean practicados o no. En otras
palabras desarrollar totalmente las 3S, es la clave del éxito.

Por lo tanto, un punto importante es aclarar el nivel de objetivos de la “manera en

que las cosas deberían ser” de forma que podamos decir que el ordenamiento fue
completamente implementado o que la organización y limpieza están en proceso
de aplicación.

Ahora, veamos la forma de “la manera en que las cosas deberían ser” según se
establece en TAMA MANUFACTURING CO. LTD.

CONCEPTO DE: “LA MANERA EN QUE LAS COSAS DEBEN SER”

En el caso del pasillo de la fábrica, el primer punto de control de ordenamiento, es

verificar si el pasillo da seguridad o no. La razón de esta implementación es evitar
que objetos que están ubicados fuera de su área puedan causar perdida de
tiempo durante un transporte de objetos.

El punto de control para organización, es definir adecuadamente el lugar de

ubicación de cada item con franjas indicadoras, y controlar si alguno de los items
sale fuera de su área. Las razones de estos controles es evitar choques y
accidentes caudados por obstáculos.

El punto de control de limpieza: obviamente no debe haber polvo, ni suciedad en

los pasillos de tránsito y el tapete de goma de la entrada debe ser limpiado
periódicamente o bien reemplazar la lámina por una nueva.
CONCEPTO DE: “LA MANERA EN QUE LAS COSAS DEBERIAN SER”

En el caso del contenedor de herramientas, el punto de control para

ordenamiento aquí es ver si algún otro ítem que no es herramienta está colocado
en ese lugar o que cualquier otro ítem que no haya sido designado
específicamente o alguno innecesario.

Punto de control para organización, “lugar fijo de almacenamiento”

 Si están indicados o no.
 Si están indicados claramente y si se ubican nuevamente en el lugar
designado, luego de su uso.

Punto de control de limpieza, verificar si el contenedor de herramientas y las

herramientas están gastadas o sucias de alguna manera. Herramientas en mal
estado puede significar productos averiados y eso puede tener un efecto negativo
en la calidad.

CONCEPTO DE: “LA MANERA EN QUE LAS COSAS DEBERIAN SER”

En el caso de gabinetes para archivo, el primer punto de control de

ordenamiento es verificar si los biblioratos tienen rótulos con indicaciones
adecuadas. Si alguno no está bien indicado, esto va a dificultar la búsqueda de
archivos.

Punto de control para organización; es controlar si los biblioratos están en la

posición adecuada. Los biblioratos que no están ubicados verticalmente con sus
respectivos rótulos pueden fácilmente obstaculizar la búsqueda de archivos.

Punto de control de limpieza despejar los ítems no utilizados, controlar

cualquier polvo / suciedad sobre el escritorio y áreas que le rodean. Los ítems no
utilizados pueden reducir eficiencia y hacer difícil encontrar un ítem específico o
esencial rápidamente.

En el caso de escritorios, el punto de control de organización aquí puede ser

controlar si los cables de la computadora están apropiadamente instalados,
conectados y enfundados en buena forma. Si los cables están en desorden o
esparcidos por el piso, sucios y acumulando polvo, esto puede causar problemas
en la máquina.

Controlar si los escritorios están limpios o no. Comenzar la mañana limpiando

el escritorio puede ser una herramienta efectiva para que las personas comiencen
su día con la mente más ordenada.
Estuvimos viendo”la manera en que las cosas deberían ser” considerando las 3S
que son:

 Ordenamiento
 Organización
 Limpieza

Ordenamiento: sus razones y aplicación en diferentes áreas

Adicionalmente a esto, TAMA MANUFACTURING CO. LTD., ha realizado otras

mejoras en donde “LA MANERA EN QUE LAS COSAS DEBERIAN SER” se ha
definido basada en las actividades 5S.

Aquí vemos un buen ejemplo de cómo se determina “LA MANERA EN QUE LAS
COSAS DEBERIAN SER”. El gerenciamiento visual hizo posible cambios en la
posición de equipos y máquinas:

1.) Instalación de un ducto para absorción de polvo.

2.) El segundo tiene que ver con la seguridad de los empleados, previniendo
que estos sufran accidentes al momento de limpiar o inspeccionar un
equipo. Una vez que la puerta en donde está ubicado el equipo a
inspeccionar es abierta, el equipo de seguridad deja de funcionar.

En esta otra sección los empleados decidieron no usar pasillos, porque las cintas
pueden salirse fácilmente, en vez de esto utilizan carteles indicadores colgantes,
tal como puede apreciarse “LA MANERA EN QUE LAS COSAS DEBERIAN SER”
puede tomar varias formas.

En TAMA MANUFACTURING CO. LTD., se le ha dado también mucha

importancia a la “MANERA EN QUE LAS COSAS DEBERIAN SER” en el área de
gerenciamiento de stock. Expresiones del Sr. Takeda: “En nuestra planta hemos
implementado un sistema de manera en que el empleado puede ubicar los chips
más fácilmente que antes. Ponemos una carta de ordenamiento de lugar para
cada articulo, de manera que cada empleado que está usando el chip coloque
esta carta en el lugar de donde lo sacó para que otros sepan quien lo está usando.
Debido a la importancia que toma “la manera en que las cosas deberían ser” en
cada lugar de trabajo, seria conveniente, que a través de una discusión grupal, se
identifiquen los puntos críticos en su empresa y “la manera en que las cosas
deberían ser” en cada uno de estos lugares.

RESUMEN DE LA PARTE 2

1.) Para IDENTIFICAR “la manera en que las cosas deberían ser” Ud. debe
hacer controles desde los puntos de vista de ordenamiento, organización y
limpieza.
 2.) Para INVESTIGAR “la manera en que las cosas deberían ser” Ud. debe
considerar las razones del porque éstas son necesarias.

3.) La IMAGEN de “la manera en que las cosas deberían ser”, debe ser
clarificado y compartido con todo el staff.

PARTE 3

COMPARTIENDO EL METODO DE FUNCIONAMIENTO PARA PRACTICA DE

LAS 3S

Una vez que se comparte la imagen de “la manera en que las cosas deberían ser”,
entonces también es esencial compartir el método para poner en práctica las 3S.
 Ordenamiento
 Organización
 Limpieza.

Usualmente las 3S, se realizan en forma simultánea en el lugar de trabajo, una

vez que se empieza a implementar 5S, pero de hecho ordenamiento y
organización deben ser realizados en forma separada. Ordenamiento se debería
implementar primero.

Frecuentemente se escucha que el ordenamiento ya no es necesario, una vez que

ya se ha hecho en el lugar de trabajo. Pero, el ordenamiento debe ser realizado
repetitivamente, esa es la única manera de mejorar su habilidad para poder juzgar
casos y entender la situación actual.

FORMA BASICA PARA EL FUNCIONAMIENTO DE ORDENAMIENTO

1.) Hay varias cosas que se realizan antes del inicio de las actividades de
ordenamiento. Esto incluye determinación del sector objetivo, creación de
reglas, asegurar el lugar donde serán ordenados los ítems y también
preparar tarjetas rojas y listas de control.

2.) Para la operación tarjeta roja, la idea es colocar esta tarjeta a cualquier
ítem que se considere innecesario. El proceso de colocación de la tarjeta
roja es importante porque hace pensar sobre si el item es realmente
necesario o no.

3.) Reconfirmación de “necesario” o “no necesario”. Ahora se deben pasar

 todos los objetos señalados a un sector para reconfirmar si realmente son
necesarios o no.

4.) Guardar los ítems que necesitan una posterior evaluación. Algunas veces no se
puede hacer una evaluación inmediata, en este caso se debe anotar el nombre de
la persona a cargo y la fecha en tarjeta roja hasta que se tome la decisión final.

5.) Disposición, hacer un registro de todos los ítems innecesarios en la lista de

disposición y luego ubicarlos. Nunca es fácil ubicarlos, lo importante es evaluar
equilibradamente y actuar de acuerdo a ello.

TRES FACTORES BASICOS A TENER EN CUENTA PARA “ORGANIZAR”:

A.) Dónde poner?
B.) Cómo poner?
C.) Como indicar?

Veamos las partes más importantes de cada uno.

A.) Dónde poner?

 Almacenamiento de cosas, un lugar principal fijo y volumen adecuado.
 Colocar solo las cosas realmente necesarias cerca de la línea de
producción.
 Clasificar ítems en estos que deben ser guardados a distancia y aquellos
que deben ser mantenidos cerca.
 Trate de optimizar el espacio de almacenamiento mientras se confirma su
situación operacional.

B) Cómo poner?

 Trate de mantener las cosas ya sea paralelamente o en el ángulo derecho

de los pasillos y paredes.
 Lo básico está en almacenar items de manera que puedan ser fácilmente
encontrados y utilizados en cualquier momento.
 Poner los items dentro de áreas adecuadas.

C) Cómo indicar?
 Tome como un principio para indicar cada lugar de almacenamiento, que
cada ítem debe ser almacenado con su par.
 Poner indicaciones tanto en el lugar de almacenamiento como en el ítem a
ser almacenado.
 Use un método de indicación estándar en la empresa.
 Use métodos de indicaciones adecuados para una confirmación visual
inmediata: como líneas, carteles, símbolos, ilustraciones y fotografías.
LA FORMA BASICA DE FUNCIONAMIENTO PARA “ORGANIZACIÓN”

1.) Establecer sectores objetivos

Varios factores deben ser considerados antes de tomar una decisión, esto incluye
la situación actual del lugar. Los efectos que se esperan después de la
implementación y el período de implementación.

2.) Identificar problemas

Identificar problemas que se conecten a la organización y enfocarse en los más

graves. Particularmente haciendo referencia a aquellos ítems que no puedan ser
fácilmente encontrados y utilizados o no. Entonces se debe discutir el problema y
recomendar soluciones, considerando la ubicación y frecuencia de uso del ítem.

3.) Unir los tres elementos.

Ver la forma de ubicar los tres elementos: DONDE PONER, COMO PONER,
COMO INDICAR, utilizando dibujos, bosquejos. Este sistema es también a
menudo muy efectivo para compartir las mejoras.

4.) Poner la “organización” en práctica

Ahora es el momento para poner la “organización” en práctica y seleccionar

formas para identificar ítems que se adecuen al lugar.

5.) Reconsideración y evaluación

Ahora todos pueden evaluar conjuntamente los resultados de la organización,

cualquier resultado negativo que se descubra, volver a revisarlo y tomar nuevas
medidas de ordenamiento. Al principio la actividad de organización puede parecer
lenta y puede haber empleados que digan “ESTAMOS TAN OCUPADOS,
PORQUE TENEMOS QUE HACER ESTAS COSAS PROBLEMÁTICAS?”

Lo importante es perseverar, se verá un progreso gradual y después todos van a

sentir que la situación es más conveniente e irá subiendo la moral y esto hará
además que se acelere todo el proceso.
FORMAS BASICAS DE ORGANIZAR LA LIMPIEZA

La limpieza es esencial, desde el punto de vista de crear un ambiente libre de

polvo y suciedad.

PASO 1: MANTENER TODA EL AREA LIMPIA

Preferiblemente se debe involucrar a todo el staff.
Este es el paso fundamental para lograr que esta actividad se vuelva algo habitual.

PASO 2: IDENTIFICAR EL MAL FUNCIONAMIENTO

Todo mal funcionamiento de cualquier ítem requiere una reparación que conlleva a
mantener toda el área limpia, desde el momento de identificar el problema hasta la
reparación.

PASO 3: ESTABLECER REGLAS PARA ROTAR EL METODO DE LIMPIEZA:

Establecer cuándo limpiar, dónde y cómo.

PASO 4: ALCANCE DE LA LUCHA EN CONTRA DE LAS CAUSAS

FUNDAMENTALES DE SUCIEDAD: Probablemente cuando se haya limpiado un
área, luego ciertas partes vuelven a ensuciarse. Se necesita investigar las causas
fundamentales y determinar la manera de contrarrestar las causas que generan
más suciedad.

PASO 5: ORGANIZAR UNA LIMPIEZA REGULAR: Si el proceso de limpieza

inicial se realiza adecuadamente, la limpieza regular puede ser mas efectiva de lo
que se esperaba. Lo importante en la limpieza regular es que se debe recordar
siempre que esta conlleva una inspección detallada. El punto de la limpieza
también incluye una verificación.

RESUMEN DE LA PARTE 3

1.) Organice los 3 pasos de: ORDENAMIENTO, ORGANIZACIÓN Y LIMPIEZA

separadamente, no simultáneamente.
2.) Desarrolle el ordenamiento repetidamente, y disponga los ítems no
deseados en forma decisiva.
3.) El proceso de organización se vuelve más rápido una vez que todos
comienzan a sentir los beneficios de la conveniencia.

Una vez que se logra que todos tomen conciencia de que la práctica de estas
reglas se vuelve muy beneficio para todos, se logrará mayor eficiencia y
productividad.

En el volumen 3, se discute el manejo y la evolución de 5S para responder a los

cambios en el lugar de trabajo.
FIN