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Unidad 2.

Clases y Características de los Documentos

Actividad: Paralelo Clases de Documentos

Descripción:

En este momento, se ha logrado reflexionar, contextualizar y apropiar los


conceptos más representativos que permiten reconocer y asimilar el concepto de
documento, sus características, las clases de documentos y su importancia de uso
en la empresa teniendo en cuenta la valoración que cada documento amerita a fin
de determinar su disposición final acode con su ciclo vital y las fases del archivo.

Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y


comprendido el material de estudio de la unidad dos.

1. En este documento usted debe entregar un paralelo, colocando las


clasificación de los documentos, su diferencia con respecto al otro, y
explicar el uso de cada documento

CLASIFICACIÓN DIFERENCIA USO


Según el Soporte Soporte de almacenamiento de datos que La cinta magnética, sirve para
- Cintas se graba en pistas sobre una banda el almacenamiento de datos.
magnéticas plástica con un material magnetizado, Se pueden guardar diversos
generalmente óxido de hierro o algún tipos de información, como
cromato. El tipo de información que se puede ser imágenes de videos,
puede almacenar en las cintas textos, audios. Hay distintos
magnéticas es variado, como vídeo, tipos de cintas magnéticas,
audio y datos. diferentes tamaños y formatos
distintos, para la grabación de
la información que se desea
- Papel Material que se presenta como En el lenguaje cotidiano, el concepto
una lámina fina hecha con pasta de papel se usa para nombrar a
de fibras vegetales u otros cualquier hoja o pedazo de papel, ya
materiales molidos y mezclados sea escrito a mano, impreso o en
con agua, secados y endurecidos blanco. Por ejemplo: “Por favor,
después, que se utiliza para alcánzame un papel así te anoto mi
escribir, dibujar, envolver cosas, número de teléfono”, “Me quedé sin
etc. papel y aún tengo que seguir
escribiendo”, “No encuentro el papel
donde anoté las cosas que tenemos
que comprar en el supermercado”.
- Fotografías Escribir o dibujar con luz. La fotografía es No es una máquina copiadora, sólo
la técnica de captar imágenes es un pincel, un instrumento para
permanentes con una cámara, por medio expresar ideas. Y todas las ideas
de la acción fotoquímica de la luz o de producidas por mentes ajenas nos
otras formas de energía radiante, para crean dependencias y limitaciones en
luego reproducirlas en un papel especial la creatividad. La cámara es un buen
instrumento, porque es fácil de
manejar y relativamente rápido de
ver los resultados, es un medio
perfecto para el tiempo en el que
corremos, al ser técnicamente fácil
se hace dificil de profundizar. La
cámara nos ha liberado de años de
aprendizaje en el oficio, no tenemos
que estar diez años practicando la
pintura ni la escultura para que la
mano se suelte. La liberación de la
barrera del oficio ha hecho que todo
el mundo pueda ser un fotógrafo.
- Discos ópticos es un medio de almacenamiento Originariamente, los dispositivos
de datos de tipo óptico, que ópticos se utilizaban para almacenar
consiste en un disco circular en música y software de computadora.
el cual la información se codifica, El formato Laserdisc almacenaba
guarda y almacena haciendo señales de vídeo analógicas, pero
unos surcos microscópicos con comercialmente perdió ante el
un láser sobre una de las caras formato de cassette VHS, debido
planas que lo componen. principalmente a su alto costo e
imposibilidad de grabación; el resto
de los formatos de disco de la
primera generación están diseñados
únicamente para almacenar datos
digitales
Según el Productor o Sirven para presentar
Autor El que es producido por particulares. declaraciones capaces de
- Documento Los documentos privados son aquellos producir efectos jurídicos.
privado que elaboran los particulares en ejercicioMientras no se compruebe la
de sus actividades. autenticidad de las firmas
No obstante, un documento privado del documento, no valen
puede adquirir la connotación de como prueba judicial.
documento público cuando ese
documento es presentado ante notario
público.
- Documento Es el producido por el funcionario Los documentos privados son
Publico público en el ejercicio de sus actividades. aquellos que elaboran los
particulares en ejercicio de
sus actividades.
No obstante, un documento
privado puede adquirir la
connotación de documento
público cuando ese
documento es presentado
ante notario público.
Según su finalidad Son los documentos indispensables para Garantizan que una empresa pueda
vitales el funcionamiento y crecimiento de continuar sus actividades en caso de
la organización, para rehacer el presentarse una contingencia de tipo
estado legal, reanudar operaciones. local o global. Así las cosas, el
primer grupo –dentro del que se
encuentran las pólizas de seguro-
ayudarían a que la Empresa contara
con un respaldo económico, en caso
de emergencias. Igualmente, es el
aval legal de que la entidad se
encontraba al día en materia de
permisos y autorizaciones. Por su
parte el segundo grupo de
documentos son el respaldo material
que da fe de la existencia legal y
financiera de la Empresa.
Importantes Son los documentos que poseen valor El valor que se encuentra en el
para la gestión por periodos de 5 a 6 documento está en que no sólo
años. recoge un acto, hecho, sino que una
vez realizado y archivado, con el
paso del tiempo se convierte en una
parte de la historia, que puede ser
pequeña o grande.
Los documentos son fuente de la
historia de cada país y del mundo,
recogen muchos hechos históricos
de todo tipo, ya sean legales,
jurídicos, bélicos, sociales, lúdicos,
culturales, etc. Gracias a estos
podemos hacernos una imagen
histórica y real de cómo vivían
nuestros antepasados y como se
organizaban en todos los aspectos
de la vida.

Útiles Son los que únicamente aportan a Ayudan a la gestión pero por un
la gestión administrativa por el año de tiempo no superior a un año como la
vigencia. correspondencia general.
No esenciales Son aquellos que no Pueden ser conservados por
poseen ningún valor primario ni periodos de uno a dos años en el
secundario. archivo de gestión y de cinco a seis
años en el archivo intermedio.
Encontramos los documentos
contables como facturas, cuentas por
cobrar, registros de ventas, estados
financieros.
Según su difusión en el Son documentos primarios los libros, sirven de soporte para el registro y
Tiempo revistas, periódicos, programas de radio o asiento de esa información de un
- Documentos televisión, películas, páginas web o periodo determinado
primarios archivos gráficos o textuales de En la contabilidad, no pueden
- Libros, folletos, ordenador. También son documentos obviarse, de ellos depender! que el
informes primarios la literatura gris, documentos proceso de registro delos hechos
científicos y que no siguen los canales habituales de económicos ocurridos obtener una
técnicos, publicación y difusión (Actas de información que suminístrelos
revisiones congresos científicos, cuadernos de elementos de "juicio para la acertad
bibliográficas, laboratorio, informes científicos, informes planificación y dirección delas tareas
monografías, internos, ediciones técnicas como económicas.
publicaciones normas, patentes o marcas, preprints,
seriadas separatas, tesis doctorales y otros
trabajos de investigación universitaria y,
en cierto modo, las publicaciones
oficiales.
- Documentos Son documentos secundarios los listados Estos facilitan la identificación y
secundarios de referencias de libros de bibliotecas o recuperación de los documentos
- Bibliografías, librerías, las bibliografías, los índices, los primarios. Pueden ser boletines de
catálogos, boletines de programación de televisión o sumarios, índices de citas (p.ej.
resúmenes, la cartelera cinematográfica. Las bases Journal Citation Reports), catálogos
sumarios, índices, de datos científicas son también (OPAC), bases de datos con
clasificaciones, documentos secundarios y los índices de colecciones de referencias a
encabezamientos. URL's realizados por los grandes documentos (repertorios), servicios
buscadores de Internet son también editoriales…
secundarios.
- Obras de consulta En las clasificaciones tradicionales las Las obras de consulta, ya sea en
o de referencia obras de referencia suelen aparecer formato impreso o electrónico, tienen
como secundarias, lo cual tiene sentido por objeto ofrecernos información
porque no son primarias ya que la básica sobre tópicos generales o
información no es nueva ni original, sino específicos, remitirnos a otras
recopilada por diversos procedimientos a fuentes de información, o ambas
partir de fuentes variadas previamente cosas
existentes. Sin embargo tampoco son
estrictamente secundarias porque
suministran información. En ellas, no
obstante, intervienen procesos analíticos
documentales que determinan la forma
de presentación y acceso a la
información que transmiten.
Según su funcionalidad a. Función contable: proporciona a la
Documentos En él se detallan las tecnologías a utilizar Teneduría de Libros los datos
periodísticos, históricos, y se explica detalladamente los módulos necesarios para efectuar las
científicos, técnicos, a medida a realizar así como su registraciones contables.
didácticos, literarios, funcionamiento, para que tanto nosotros b. Función de control: permite
informativos. u otra empresa tecnológica pueda llevarlo individualizar a las personas que
a cabo. La inversión de horas que se intervienen en las negociaciones,
destinan a la realización del documento estableciendo sus responsabilidades.
funcional sirven para evitar c. Función jurídica: es un medio de
desagradables retrasos, ya que de esta prueba escrita de las transacciones
forma está todo esquematizado y efectuadas y de sus
programado en el tiempo. Durante la correspondientes registraciones en
confección del documento, os solicitamos los libros de Contabilidad.
que nos faciliteis los contenidos textuales d.Función impositiva: los
y gráficos que han de aparecer en la comprobantes contables cumplen la
página web. el documento funcional función no solo de demostrar lo que
contendrá la estructura de páginas expresan los libros, sino también la
definitiva, listado de módulos a de justificar lo manifestado en las
implementar, listado de módulos de declaraciones juradas, y al mismo
terceros a utilizar, propuesta de diseño tiempo para facilitar la fiscalización
tanto de la página de inicio como de que se realiza mediante las
páginas interiores, la estructura de las inspecciones.
bases de datos a utilizar, etc.

2. Relacione el concepto dela clasificación según el Soporte, con la imagen


según corresponda. Utilice la unión insertando líneas.
Envíe este archivo de texto en con la respuesta a la instructora a través de la
plataforma.

Recomendaciones:

• Estudiar el material del programa de la unidad 2: Clases y Características de


los documentos.
• Leer el material interactivo para la unidad 2: Clases y Características de los
documentos.
• Leer l material complementario la unidad 2.
• Citar y referenciar cuando emplea material de diferentes fuentes.
• Descargar la actividad dirigiéndose al botón del menú principal Actividad 2/
Evidencia 2: Paralelo “Clasificación de los documentos” y dar clic en
Descargue aquí la actividad de aprendizaje unidad 2, la cual contiene la
descripción detallada de esta.

Envíe el documento por medio del enlace llamado Evidencia 2: Paralelo


“Clasificación de los documentos” , ubicado en el botón Actividad 2 /
Evidencia 2: Paralelo “Clasificación de los documentos”

Criterios de evaluación
Analiza e identifica las clases, tipos, soportes, elementos, características de los
documentos teniendo en cuenta la valoración para determinar la disposición
final.
Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por la instructora.