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¿Qué es la organización?

Consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos sistemáticos, métodos y


procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo.
proceso de la organización
• División del trabajo
• coordinación
partes de la división del trabajo
• Describir los procesos
• Define las funciones
• Clasifica
• Establece
• Define los micro procesos

¿Qué es la jerarquización?
Es la disposición de las funciones de una organización por grado de importancia y mando
¿Qué es la departamentalización?
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicos con base en su
similitud.
¿Qué es la coordinación?
Es el proceso de sincronizar y armonizar las actividades para reducirlas con la oportunidad y calidad
requeridas.
¿Qué son los modelos de organización?
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden
implementar en una empresa.
Describe la organización lineal o militar.
Se caracteriza porque la autoridad se concentra en una sola persona, que toma todas las decisiones y
tiene la responsabilidad básica del mando.
Describe la organización lineo-funcional
Es la que se usa con mayor frecuencia por ser la más práctica, se basa en agrupar las funciones de
acuerdo con las áreas de la empresa.
Describe la organización staff
Necesidad de las empresas de contar con la ayuda de especialistas en el manejo de conocimientos
capaces de proporcionar información experta y asesoría a los departamentos en línea.
¿Qué son los comités?
Consiste en asignar funciones o proyectos a un grupo de personas de la empresa que se reúnen y se
comprometen para discutir y decidir en común los asuntos que se les encomiendan.
Define la organización multidivisional
Este tipo de estructura en propia de grandes empresas y por la magnitud de sus operaciones la
organización se subdivide en varias unidades.
Describe la organización holding
Sociedad que está constituida por diversas empresas de giros diferenciales con funciones y
administración independiente.
Describe la organización matricial
Combinación de distintos tipos de organización, consiste en combinar la departamentalización por
proyecto con la de funciones.
¿Qué son los organigramas?
Representación gráfica de la estructura formal de una organización.
¿Qué son los manuales?
Son documentos que contienen en forma sistemática información acerca de la organización.
Qué es un diagrama de proceso
Son la representación gráfica del conjunto de actividades para realizar una información.
Anota las partes de un análisis de puesto:
• Identificación
• Descripción genérica
• Descripción específica
• Perfil del puesto o requisitos
Describe los principios de la organización
• De la misión
• Simplificación
• Especialización
• Jerarquía
• Paridad de autoridad y responsabilidad
• Unidad de mando
• Difusión
• Amplitud o tramo de control
• De la coordinación
• Adecuación

Integración: función a través de la cual se eligen y obtienen los recursos necesarios para poner en
marcha las decisiones requeridas.

Etapas de la integración
• Definición de necesidades y requerimientos de los recursos
• Establecimiento de estándares de calidad, tiempo y características
• Determinación de fuentes de abastecimiento
• Elección del proveedor confiable
• Selección, adquisición y asignación de recursos de acuerdo con los estándares de calidad
Etapas de la integración de recursos humanos
• Reclutamiento
• Selección
• Contratación
• Inducción

Reclutamiento interno: la empresa cubre la vacante a través de sus empleados


Reclutamiento externo: aspirantes que proviene fuera de la empresa
Reclutamiento mixto: deben utilizarse todas las fuentes de reclutamiento. Se hace mediante el
proceso de selección de personal
Selección de personal: es un conjunto de etapas mediante las cuales se realiza una nueva evaluación
de las características y aptitudes de los candidatos a un puesto y se elige al idóneo
• Recepción preliminar de los candidatos: revisar la documentación
• Solicitud de empleo: para conocer los datos del solicitante
• Entrevista previa: determinar si el candidato reúne los requisitos
• Aplicación de pruebas de conocimiento: exámenes para evaluar las capacidades y
competencias de los candidatos
• Entrevista profunda: comprobar la autenticidad de la información
• Aplicación de pruebas psicométricas y personalidad: evalúa inteligencia, y salud mental de
los aspirantes
• Entrevista de selección: con el jefe inmediato para constar que reúne los requisitos
• Encuesta socioeconómica: investigación de antecedentes y verificación de referencias
• Examen médico: revisión de salud física, se recurre a clínicas y consultorios médicos
• Contratación: cuando se han aprobado todas las etapas, se realiza la entrevista de contratación
y se le informa las condiciones de trabajo
• Inducción: introducción y bienvenida a la empresa
Integración de recursos materiales: tiene como finalidad seleccionar a los proveedores confiables
que garanticen calidad y en el tiempo requerido
Recursos informáticos y tecnológicos:
• Seguridad informática
• Velocidad requerida
• Recursos financieros disponibles
• Tamaño de la organización y recursos
• Tiempo estimado y duración del uso de equipo
• Servicios requeridos de infraestructura de red (datos, voz, videos.)
Integración de recursos financieros: consiste en conseguir fuentes de financiamiento internas o
externas, así como invertir los excedentes de dinero con el máximo rendimiento
Inversiones:
• De capital: maquinaria y equipo, localización, adaptación y construcción de la planta
• De operación: dirigidas a las actividades de la empresa
Técnicas de integración
• Recursos humanos: para la integración se usan los exámenes psicométricos, la entrevista entre
otros
• Recursos materiales: se aplican técnicas de toma de decisiones, ya sean cualitativas o
cuantitativas
• Recursos tecnológicos: se utilizan la evaluación de factibilidad, los estudios de costo beneficio
y tasa interna de retorno
• Recursos financieros: las técnicas más usuales son punto de equilibrio, tasa interna y estudios
de factibilidad
Principios de integración:
• Provisión de elementos necesarios: se proporcionan los elementos necesarios para hacer
frente a las necesidades de la empresa
• Calidad de los proveedores: no debe sacrificarse la calidad de los insumos en áreas de un
menor costo, los proveedores deben de ser confiables
• El hombre adecuado para el puesto adecuado: las personas que desarrollan alguna función
deben reunir los requisitos para desempeñarla adecuadamente
¿Qué es la dirección?
La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los
esfuerzos del personal a través de la motivación, la toma de decisiones, la comunicación y el ejercicio
del liderazgo
Proceso de dirección:
• Toma de decisiones
• Motivación
• Comunicación
• Liderazgo
Toma de decisiones
Proceso sistemático y racional a través del cual se selecciona entre varias alternativas el curso de
acción optimo
Requisitos para tomar decisiones
1. Definir el problema
2. Plantear alternativas
3. Analizar repercusiones
4. Evaluar costo-beneficio
Etapas de la toma de decisiones
• Definición y análisis de problema: identificar el problema basándose en información fidedigna, no
confundir el problema con las causas ni los efectos
• Determinación y selección de alternativas: cuando se identificaron varias alternativas se elige la
optima de acuerdo con el costo-beneficio
• Implantación: se establecen todas las actividades para implantarla y para efectuar un
seguimiento de los resultados, puede elaborarse un plan de acción
Motivación
Es una de las labores más importantes de la dirección, motivar significa “mover, conducir, impulsar a la
acción” por este medio se logra que los colaboradores ejecuten el trabajo con responsabilidad y agrado.
Pirámide de Maslow
Básicas: fisiológicas, seguridad, amor o pertenencia y reconocimiento
Crecimiento: autorrealización

Amor

Comunicación: proceso a través del cual se transmite y recibe información


Elementos de la comunicación
• Emisor: origen de la información
• Transmisor: a través de donde fluye la información
• Receptor: recibe y debe entender la información
Dos tipos de comunicación
• Formal: Se origina en la estructura formal de la organización.
• Informal: Surge en los grupos informales, su carácter no formal puede llegar a influir más.
• Vertical: Cuando la información fluye de un nivel administrativo superior o uno inferior.
• Horizontal: Prevalece en niveles jerárquicos semejantes.
• Verbal: Se transmite oralmente.
• Escrita: Se transmite mediante material escrito o gráfico.
• No verbal: Actitudes, gestos y comportamientos que no se expresan directamente.
Comunicación asertiva: transmisión respetuosa y honesta de la información
Requisitos de la comunicación asertiva
• Oportunidad: Debe transmitirse en tiempo y forma.
• Sencillez y claridad: El lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla deben ser
accesibles para el receptor.
• Integridad: La comunicación honesta y respetuosa debe servir como lazo entre los miembros
de la empresa.
• Aprovechamiento de la organización informal: La comunicación es más efectiva cuando la
administración utiliza la organización la organización informal para suplir canales de información
formal.
• Concisión: La comunicación debe ser estrictamente necesaria y lo más concisa posible.
• Difusión: Toda la comunicación formal de la empresa debe ser por escrito y difundirse a través
de los canales estrictamente necesarios.
• Credibilidad: Debe ser veraz y confiable para garantizar la credibilidad.
• Liderazgo: capacidad que posee una persona para influir y guiar a sus seguidores hacia la
consecución de una visión
Conocimientos que conforman el perfil del líder
• Conocimientos Tecnológicos: Difícilmente se podrá delegar autoridad o conseguir el respeto
y motivación personal si no se domina el ámbito de trabajo en el que se desarrolla la función
directiva.
• Conocimientos administrativos: Incluye también conocimientos de tipo humanístico para
establecer el clima organizacional más adecuado.
• Competencias personales: Las cualidades más sobresalientes del líder:
• Visión: Guiar, impulsar y alcanzar son acciones características
de un líder con visión.
• Sentido común: Para delegar y ejecutar correctamente.
• Inteligencia emocional: Competencia para relacionarse con los
demás y establecer vínculos positivos.
• Sinceridad, justicia y lealtad: Valores indispensables para el
éxito de la empresa, deben ser ejercidos por el líder.
• Comunicación: Difícilmente pueden llevarse a cabo la toma de
decisiones, si no existe una adecuada comunicación.
Estilos de liderazgo: Serie de comportamientos, relativamente duraderos, en la forma de dirigir que
caracterizan al dirigente
Elementos del liderazgo. Autoridad, delegación, mando
Autoridad: es la facultad para dar ordenes y exigir que sean cumplidas y es indispensable para la
ejecución y logro de los objetivos
• Formal: Surge de la posición y jerarquía conferida por la organización; es decir, la que emana
de un superior para ser ejercida sobre otras personas.
• Lineal: Es ejercida por un jefe sobre las personas que le reportan
• Funcional: Ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas
• Técnica o staff: Surge de los conocimientos especializados
• Personal: Proviene del carisma y la personalidad de la gente.
Delegación: la concesión de autoridad y responsabilidad para tomar y ejecutar decisiones
ventajas de la delegación
• El ejecutivo puede dedicarse a las funciones estratégicas, en tanto que delega las funciones
detalladas y rutinarias.
• Motiva a los subordinados al hacerlos participes de la responsabilidad y autoridad.
Al delegar es necesario:
• Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin
de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad etc.
• Capacitar al personal en quien se va a delegar
• Establecer estándares de actuación

Mando: el ejercicio de la autoridad es el mando


El mando asume 2 formas
• Órdenes: Para que la orden se efectiva deben considerarse los siguientes factores; transmitirla;
por escrito, con claridad y precisión; explicar y fundamentar la necesidad de su cumplimiento;
debe ser oportuna (elegir el momento y el lugar más apropiados para transmitirla); debe motivar
al personal.
• Instrucciones: Son el conjunto de pasos a realizar en situaciones de carácter repetitivo.
Usualmente se definen en instructivos y circulares. Al emitirlas, es necesario considerar los
lineamientos para las órdenes.
Técnicas de dirección: de las que puede auxiliarse el ejecutivo para tomar decisiones, estas pueden
ser cualitativas cuando se basan en criterio, la experiencia y habilidades, y cuantitativas cuando se
utilizan métodos matemáticos, estadísticos y de ingeniería económica.
Cuantitativas:
• Herramientas de calidad
• Cadena de fines y medios
• Análisis marginal
• Análisis costo-efectividad
• Árboles de decisiones
• Modelos
• Camino critico
Cualitativas:
• Tormenta de ideas
• Delphi
• Círculos de calidad
• Equipos de trabajo
Principios de dirección
1. Resolución del conflicto: Los problemas deben resolverse cuando aparecen, ya que el no
tomar una decisión cuando se origina un conflicto ocasiona que este se magnifique y después
sea irresoluble
2. Aprovechamiento del conflicto: Los conflictos y obstáculos deben visualizarse como
oportunidades ya que obligan al directivo a pensar en soluciones y nuevas estrategias.
3. Impersonalidad del mando: Cuando un directivo o jefe emita una orden es necesario que
explique a sus colaboradores que esta surge por una necesidad de la empresa, en otras
palabras, no debe existir prepotencia ni abuso de autoridad.
4. Coordinación de intereses: Los objetivos de todas las áreas deben relacionarse para lograr la
misión y la visión organizacional, de tal forma que todos os miembros de la empresa encuentren
en el logro de los objetivos la satisfacción de sus objetivos individuales y un sentido de vida en
su trabajo.
5. De la vía jerárquica: Es indispensable respetar los niveles jerárquicos establecidos en la
estructura formal, de tal manera que al emitir una orden sea transmitida a través de las líneas de
comunicación definidas en la organización, de lo contrario surgen conflictos, fugas de
responsabilidad y debilitamiento de autoridad.