SISTEMA COMPUTARIZADO

HOTELERO – OPERA
(MATERIAL DE USO
EDUCATIVO)

Séptima
Sesión Mensajes y Traces Grupales/ Caja

Los temas a desarrollarse en esta sesión son:

 Mensajes grupales.
 Traces grupales.
 Ingreso a Caja.
 Cargar consumos.

Elaborado por Lic. María Consuelo Albán Solís

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Sistema Computarizado Hotelero – OPERA

(MATERIAL DE USO EDUCATIVO)
MENSAJES Y TRACES GRUPALES/ CAJA

Dentro del área Front Desk tenemos 2 herramientas de trabajo que nos ayudaran a envió de
mensajes y órdenes de servicios grupales, las cuales utilizaremos por ejemplo:

 Cuando queramos enviar un mensaje de bienvenida a un grupo de huéspedes o invitar a

todos los huéspedes del hotel a un evento específico.

 Un ejemplo de trace grupal puede ser la solicitud del servic io de movilidad para un
grupo de pasajeros al Museo de la Nación o la solicitud de periódicos todos los días
para todos los huéspedes de un grupo determinado.

Para ello utilizaremos las herramientas de Messages y Traces, las cuales las encontraremos en el
submenú que se encuentra ubicado de manera vertical.

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MENSAJES GRUPALES

Para ingresar un mensaje grupal, debemos de ir al submenú de Front Desk, desde aquí elegiremos el
botón Messages, el cual nos habilitara la siguiente ventana:

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Dentro de esta ventana existen ciertos puntos a considerar

1. Tenemos un cuadro de búsqueda con diferentes criterios los cuales permitirán ubicar un mensaje
especifico con mayor facilidad considerando: Nombre del huésped, numero de habitación agencia,
compañía, etc. además podemos elegir ver los mensajes por estado (recibidos o no recibidos), así
como la condición de los huéspedes del hotel (huéspedes en casa, aquellos que ya hicieron check
out, o los mensajes recibidos cuando aún está en calidad de reservación, entre otros).

2. El botón Search, activara la búsqueda.

3. Nos muestra la relación de mensajes recibido para nuestros huéspedes ordenamos por fecha, hora
de recepción, nombre del huésped a quien pertenece el mensaje, de ser recibido se marcara como
recibido señalando fecha y hora de entregado el mensaje.

4. Nos muestra el detalle del mensaje, así como la fecha de arribo de nuestro huésped, fecha de
salida, numero de habitación y status.

5. En la parte inferior derecha de la pantalla tenemos activo el botón New, el cual nos permitirá
crear un nuevo mensaje.

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Luego de activar el botón New, se nos habilitara la siguiente ventana, con la finalidad ubicar al huésped
o a los huéspedes a los que enviaremos un mensaje.
Una vez elegido el criterio de búsqueda a utilizar podemos elegir utilizar los botones All para marcar a
todos los huéspedes o None, para no elegir ninguno.

Una vez elegido los huéspedes a los que enviaremos el mensaje daremos doble click en botón OK el cual
nos habilitara la siguiente ventana.

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Luego procederemos a registrar un nuevo mensaje, si observamos con detalle esta pantalla veremos lo
siguiente:
Listado de huéspedes
a los que se les
enviará el mensaje.

Nombre del huésped que recibirá el

mensaje (considerar que es el dato
del huésped sombreado).

Datos de la persona que

deja el mensaje.

Textos predeterminados para

uso de mensajes.

Indica la forma de entrega del mensaje, es

Mensaje a enviar decir se podría imprimir para entregarlo de
manera personal en el mostrador de Front
Desk o enviarlo directamente a la habitación
de huésped.
Una vez enviado el mensaje aparecerá de la siguiente manera:

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TRACES GRUPALES

Al dar doble click en la opción Traces se nos habilitara la siguiente ventana en donde podremos observar
lo siguiente:

1. Cuadro de búsqueda que considera como criterios de búsqueda fechas de ingreso y fin,
departamento responsable del servicio, nombre del huésped; además podemos elegir nos muestre
los traces resueltos y los que están pendientes por atender.

2. Lista de traces ordenados por nombre de huéspedes fechas de creación y hora en que se
realizara el servicio y departamento responsable.

3. Detalle de los traces o solicitud de servicio requerida por los huéspedes.

4. Diferentes botones como:

***Resolve, nos ayudara a indicar en el sistema los traces o solicitudes de servicios atendidos.
New, Nos permitirá crear nuevos traces.
Resv, esta opción nos muestra la reserva de donde salió el trace.
Edit, Utilizando esta herramienta podremos editar un trace anteriormente creado.
Delete, con esta opción podremos eliminar un trace.

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Para crear un trace grupal debemos de dar doble click en el botón New, esta herramienta nos facilitara
la siguiente ventana:

Desde esta
ventana
podremos elegir
al huésped o los
huéspedes a los
que les
agregaremos un
trace, tal como los
vemos en la
imagen, luego
daremos OK.

Esta opción nos habilita la siguiente

ventana en donde procederemos a crear
un nuevo trace

Finalmente podemos observar el listado

general de traces ordenados por nombre,
fecha, hora, departamento encargado y el
estado de la solicitud de servicio, tal como
lo podemos observar en la siguiente
imagen.

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CASHIERING O CAJA

Desde esta área de trabajo podremos manejar las cuentas de nuestros huéspedes.

Al elegir la opción Cashiering del menú principal horizontal, se nos habilitara un nuevo submenú de
manera vertical.

Por un tema de seguridad el sistema nos solicitara cada vez que ingresemos a caja nuestro
clave de acceso, ello debido a que cada operación que se realice se registrara utilizando el
usuario registrado.

Para efectos pedagógicos utilizaremos

la clave con la que nos hemos firmado
al ingresar al sistema.

Luego nos preguntara el sistema si queremos abrir la caja.

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 Billing
Al elegir la opción billing se nos habilitara la siguiente ventana que nos permitirá ubicar las cuentas de
nuestro huésped de acuerdo al número de habitación, nombre, compañía, etc.

Por ejemplo, podríamos proceder a realizar la búsqueda considerando el número de la habitación de

nuestro huésped, luego daremos doble click sobre el huésped elegido.

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De esta manera ingresamos al folio de nuestro huésped, es decir al listado informativo que reúne los
cargos de consumos realizados por un huésped durante su estadía.
Si observamos con cuidado la ventana de caja de nuestro pasajero podremos apreciar lo siguiente:

Nombre del huésped y

número de habitación

Monto general de consumo

Detalles de los consumos.

Para alimentar los folios de consumos de nuestros pasajeros debemos de dar doble click al botón Post,
este nos habilitara una nueva ventana:

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Y procederemos a cargar los consumos, para ello hay que tener cuidado con:

Monto consumidos sin N° de recibo o

Ingresar el código correcto impuestos y servicios comanda que
del consumo. justifica el consumo.

Cantidad de los recibos que se generaran. (esto lo usamos

cuando tenemos 2 consumos o más con el mismo monto)

Una vez cargados los consumos se abrirá la ventana de caja de nuestro huésped. Cabe recalcar que las
cantidades de ventanas que se cargaran tienen relación estrecha con el Routing realizado anteriormente.

Cuando veamos un signo “+” dentro de nuestro folio significa

que hay mayor detalle que mostrar, tal como se muestra en
la imagen siguiente, para ello debemos dar doble click sobre
esta signo.

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