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Metodologia SciELO
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titulada GNU Free Documentation License.
Ficha Catalográfica
SciELO (Brasil)
91 p.
SciELO
1. Introducción ...........................................................................................1
2. Actores en el Sistema ................................................................................1
3. Gestores de revistas – Journal Manager ...........................................................2
3.1. Secciones .........................................................................................3
3.2. Formularios de Revisión: ......................................................................7
3.3. Idiomas: ........................................................................................ 13
3.4. Equipo de trabajo:............................................................................ 14
3.5. Correos predeterminados:................................................................... 15
3.6. Configuración:................................................................................. 16
3.6.1. Detalles:..................................................................................... 17
3.6.2. Políticas: .................................................................................... 22
3.6.3. Envíos ........................................................................................ 27
3.6.4. Gestión ...................................................................................... 33
3.6.5. Apariencia................................................................................... 39
4. Autor............................................................................................... 45
4.1. Registro en el sistema ....................................................................... 45
4.2. Selección de la revista ....................................................................... 46
4.3. Rellenar su registro .......................................................................... 47
4.4. Envío de artículos............................................................................. 48
4.4.1. Paso 1 de envío:............................................................................ 50
4.4.2. Paso 2 de envío:............................................................................ 52
4.4.3. Paso 3 de envío:............................................................................ 52
4.4.4. Paso 4 de envío............................................................................. 55
4.4.5. Paso 5 de envío............................................................................. 57
4.5. Envío de una versión modificada del artículo ............................................ 57
5. Editor .............................................................................................. 59
6. Editor de Sección ................................................................................ 70
6.1. Seleccionar una “Versión de revisión”..................................................... 70
6.2. Seleccionando revisores...................................................................... 71
6.3. Decisión editorial ............................................................................. 80
Sistema SciELO de Publicación
7. Revisores .......................................................................................... 83
8. Corrector (Copyeditor).......................................................................... 85
9. Editor de composición........................................................................... 85
10. Corrector de pruebas......................................................................... 86
IV
1. Introducción
El Sistema SciELO de Publicación Electrónica tiene como objetivo ofrecer una herramienta
en línea que abarca todas las etapas de la publicación de revistas científicas.
2. Actores en el Sistema
El Sistema incluye los siguientes actores que desempeñan funciones importantes para la
conclusión de los procesos de gestión editorial:
Editor (editor): supervisa todo el proceso editorial; administra el sistema; elige los
Editores de sección; proceso de peer review; la edición de los archivos y la conformación de
los números. El editor mantiene contacto con todos los actores del sistema y toma la
decisión final de la aprobación de los artículos.
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Sistema SciELO de Publicación
Cuando se crea una revista en el sistema, el gestor de la revista recibe un nombre de usuario y una
contraseña, proporcionada por los administradores de la colección SciELO, y empieza el trabajo
haciendo clic en Gestor de revistas:
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Sistema SciELO de Publicación
3.1. Secciones
En esta función el gestor de la revista debe registrar las secciones que su revista tiene y que estarán
disponibles para los usuarios, como por ejemplo: artículos originales, secciones temáticas,
comunicaciones, editoriales, etc. Este registro tiene el propósito de orientar al autor y se utilizará
para crear el sumario del número en la colección SciELO.
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
Se recomienda establecer un formulario de evaluación como estándar para cada sección. Por lo
tanto, todos los artículos enviados a la sección establecida utilizarán el formulario de manera
automática. Para más información sobre la forma de evaluación, verifique el punto 3.2 de este
Manual.
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
Además del formulario de revisión estándar disponible en el sistema, el gestor de la revista puede
crear otros formularios de revisión para secciones o artículos específicos.
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Sistema SciELO de Publicación
Los formularios se pueden configurar en los tres idiomas (portugués, español e inglés).
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Sistema SciELO de Publicación
Los elementos del formulario se pueden configurar en el menú principal. Para eso, haga clic en
“Editar” en la forma deseada. A continuación, haga clic en “Elementos del Formulario” y
después en “crear nuevo elemento”
La siguiente pantalla ofrece las opciones necesarias para configurar las preguntas y respuestas;
además, después de crear una pregunta y guardarla, se puede traducirla a otros idiomas.
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
3.3. Idiomas:
En esta función se puede seleccionar el idioma principal de la revista en el sistema, que permite
trabajar con múltiples idiomas, según la configuración elegida por el gestor de la revista.
La revista debe definir los múltiplos idiomas en la interfaz del sistema, en la interfaz no sistema,
en los formularios de evaluación y en l0s envíos de los artículos.
Después de elegir los idiomas, haga clic en guardar para seguir con las configuraciones.
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Sistema SciELO de Publicación
El sistema genera el equipo editorial de manera automática, cuando se selecciona la opción que se
muestra en la siguiente imagen:
El gestor de la revista también puede personalizar su equipo, para lo cual debe “Crear Título” de
la posición y añadir “miembros”
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Sistema SciELO de Publicación
El sistema genera automáticamente los correos electrónicos para cada una de las acciones dentro
del sistema. Todos los correos pueden modificarse de acuerdo con las necesidades de la revista.
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Sistema SciELO de Publicación
3.6. Configuración:
Se describen las cinco etapas para la creación de la revista dentro del sistema.
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Sistema SciELO de Publicación
3.6.1. Detalles:
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Sistema SciELO de Publicación
Contacto Principal: esta función, que puede corresponder al editor principal (editor en jefe) o al
gerente editorial, aparecerá en la página principal de la revista como Contacto, junto con el
Contacto de Soporte Técnico.
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Sistema SciELO de Publicación
Identificación del Correo: debe incluirse una firma en los correos predeterminados que se
envíen desde el sistema, los cuales se pueden editar en la sección Gestión de la Revista.
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
Indexación en Buscadores: La revista puede registrar palabras claves para que los
mecanismos de búsqueda de la Internet (Ej: Google) puedan localizar la revista mas fácilmente.
Este ítem es opcional, pues el Sistema ya es indexado en los principales mecanismos de búsqueda
de la Internet.
Historia de la Revista: Este texto aparecerá en la sección "Sobre nosotros" de la revista y puede
ser usado para describir cambios en cargos, consejo editorial, y otros temas de relevancia para la
historia de la revista.
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Sistema SciELO de Publicación
3.6.2. Políticas:
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Sistema SciELO de Publicación
Revisión por pares: describe la política de revisión por pares de la revista y los procesos para
revisores y autores, incluyendo los criterios de revisión, el tiempo promedio que llevará la revisión
y los principios para seleccionar revisores. Esta información aparecerá en Acerca de la Revista.
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Sistema SciELO de Publicación
El tiempo de la evaluación debe ser definido por el editor de acuerdo con los criterios de la revista,
así como el envío de recordatorios a los editores y la calificación de los revisores. Se recomienda
que los evaluadores sólo tengan acceso a los documentos después de confirmar su disponibilidad.
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
Declaración de privacidad
Al habilitar esta opción, todos los autores del manuscrito (no solo el principal) recibirán correos
electrónicos sobre la decisión del editor.
Aquí se pueden incluir enlaces con información adicional que estará disponible en la sección
"Acerca de la revista.
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Sistema SciELO de Publicación
3.6.3. Envíos
Se debe poner a disposición de los autores las normas bibliográficas y de presentación para el
envío de manuscritos a la revista.
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Sistema SciELO de Publicación
Al enviar un manuscrito a la revista lo primero que se pide es revisar que se tienen todos los
elementos de la “Lista de Comprobación de Envío”. La lista también aparece en las “Directrices
para Autores” y “Acerca de la Revista”. Es posible editar la lista, pero todos los elementos incluidos
se deberán marcar antes de proceder con el envío.
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
Conflicto de Intereses
Se deben informar las directrices sobre el conflicto de intereses de acuerdo con la política de la
revista.
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Sistema SciELO de Publicación
El editor de la revista debe seleccionar las categorías para la indexación y presentar ejemplos
relevantes para ayudar a los autores, separando los términos con un punto y coma (por ejemplo,
término1; término2).
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Sistema SciELO de Publicación
ID personalizado
Habilitar esta opción para obtener los IDs de los artículos en orden cresciente y sequencial.
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Sistema SciELO de Publicación
3.6.4. Gestión
En esta sección se pueden controlar las suscripciones y el uso de editores de texto, editores y
correctores de pruebas.
Formato
Se usarán los siguientes elementos para identificar los números de la revista (salvo para los
números especiales).
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Sistema SciELO de Publicación
Anuncios
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Sistema SciELO de Publicación
Es posible publicar noticias relacionadas a revista y a los usuarios del sistema (Ej: eventos,
fascículos temáticos o especiales , etc.). Estas noticias aparecen en la página inicial de la revista.
Correctores de estilo
Aquí, se debe definir si la revista designará correctores de estilo para cada manuscrito, o si el
editor quedará a cargo de esta tarea. También se pueden incluir instrucciones para el corrector en
una guía disponible durante el proceso.
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Sistema SciELO de Publicación
Editores de maquetación
Aquí, se debe definir si la revista designará editores de maquetación para cada manuscrito, o si el
editor quedará a cargo de esta tarea. También puede incluir instrucciones para el editor de
maquetación en una guía disponible durante el proceso.
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Sistema SciELO de Publicación
Maquetas de plantilla
Se pueden incluir plantillas de la maquetación de cada tipo de publicación (p. ej. artículos, revisión
de libro, etc.). Se puede usar cualquier formato de archivo (p. ej. pdf, doc, etc.), con anotaciones
agregadas usando distintas fuentes, tamaños, márgenes, etc. para servir como guías para los
Editores de Maquetación y Correctores de pruebas.
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Sistema SciELO de Publicación
Correctores de pruebas
Aquí, se debe definir si la revista designará correctores de pruebas para cada manuscrito, o si el
editor quedará a cargo de esta tarea. También se puede incluir instrucciones para el corrector de
pruebas en una guía disponible durante el proceso.
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Sistema SciELO de Publicación
3.6.5. Apariencia
Se puede incluir una versión gráfica (título y logotipo) de la revista (gif, jpg o png), que sustituirá a
la versión de texto preasignada.
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
Se puede presentar una versión gráfica del título y el logotipo de la revista (gif, jpg o png),
posiblemente menor a la de la página inicial, para reemplazar la versión de texto que aparece de
manera predeterminada.
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Sistema SciELO de Publicación
En la parte inferior de cada página de la revista aparece el pie de página, que se puede añadir o
actualizar en código HTML. Además, se pueden agregar elementos (links) adicionales en la barra
de navegación, ubicada en la página principal de revista. Por ejemplo, puede crearse un enlace a la
página web oficial de la revista.
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Sistema SciELO de Publicación
Apariencia de La Revista
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Sistema SciELO de Publicación
Una vez activado, las modificaciones aparezcan en la barra de navegación en el lado derecho del
sistema. Para gestionar las notificaciones, haga clic en "Administrar" .
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Sistema SciELO de Publicación
Listas
4. Autor
El autor tiene libre acceso al sistema y puede enviar artículos originales u otro tipo de manuscrito.
Además, el autor puede realizar el seguimiento del progreso del envío desde cualquier
computadora con acceso a Internet.
El sistema está disponible en: (http://cl.submission.scielo.org) para la colección SciELO. Haga clic
para registrarse en el registro. También puedes suscribirte directamente por los títulos de las
revistas.
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Sistema SciELO de Publicación
Para empezar el registro en el sistema, el autor elige la revista de su interés en la colección SciELO.
La relación de revistas que utilizan el sistema queda disponible para el autor, como se muestra en
la siguiente imagen:
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
Al final del registro, el autor tiene acceso a la página principal del envío.
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Sistema SciELO de Publicación
En el sistema hay varios roles (autor, revisor, etc) y un mismo usuario puede tener varios roles con
un único login. Haga clic en “Autor”.
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Sistema SciELO de Publicación
Los autores tienen acceso a los pasos de envío y también a la historia de sus envíos anteriores.
La imagen previa muestra los artículos ya enviados por el autor y permite empezar un proceso de
envío. Si el autor ya cuenta con envíos en el sistema, los enlaces están disponibles en la misma
pantalla. Para hacer un nuevo envío, haga clic en nuevo envío para ir al primer paso del proceso
de envío.
El autor debe seleccionar la sección de la revista y marcar todos los ítems de la lista de
comprobación que describen los requisitos para el envíos de artículos y los derechos de autor, e
incluir la carta a los editores.
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Sistema SciELO de Publicación
Solo después de completar todos los campos es posible seguir con los otros pasos. Haga clic en
"Guardar y continuar".
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Sistema SciELO de Publicación
En esta página seleccione y cargue el archivo que se quiere enviar. Haga clic en guardar y
continuar.
En este paso se rellenan los datos del autor principal y los coautores de los artículos. También es
posible seleccionar el autor responsable del envío. Para incluir a un autor, haga clic en "Añadir
autor".
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
Sólo después de completar todos los campos es posible seguir con los otros pasos. Haga clic en
"Guardar y continuar".
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Sistema SciELO de Publicación
Después aparece una pantalla para rellenar los metadatos de los archivos cargados (por ejemplo,
título del documento).
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Sistema SciELO de Publicación
Los metadatos se rellenan de manera individual para cada documento transferido. También es
posible sustituir los documentos complementarios subidos anteriormente.
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Sistema SciELO de Publicación
Confirmación del envío donde el autor debe verificar los archivos y hacer clic en “Finalizar envío”.
En algunos casos el editor de la revista solicita revisiones del artículo de acuerdo con las
recomendaciones de los revisores. En este caso y también cuando el autor desea enviar una nueva
versión del artículo, deben seguirse los siguientes pasos:
El autor debe acceder el sistema y hacer clic en “autor”. Después, debe localizar el artículo que
necesita revisiones o correcciones. En caso de revisiones solicitadas por el editor, aparecerá en el
status al lado del artículo la información “En cola para revisión. Se necesitan revisiones”, como se
muestra en la siguiente imagen:
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Sistema SciELO de Publicación
Al acceder el artículo, haga clic en la pestaña “revisión”. En esta página el autor puede hacer el
seguimiento de todo el proceso de revisión científica de su artículo, como por ejemplo la versión
enviada a los revisores (“versión de revisión”), los documentos transferidos por los revisores
(requiere autorización del editor), las decisiones editoriales, la “versión del editor” y el registro de
los correos entre editor y autor.
El autor puede transferir nuevos archivos, como por ejemplo, una nueva versión corregida del
artículo. No existe límite para archivos transferidos.
Por cada nuevo archivo, los editores responsables de los artículos reciben un nuevo electrónico es
informándoles de la transferencia. El autor puede también enviar un correo de notificación a los
editores, cuando sea necesario, haciendo clic en el icono , al lado de “Notificar Editor”.
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Sistema SciELO de Publicación
5. Editor
La primera tarea del editor en el sistema ocurre cuando recibe el correo electrónico informando
que hay envíos disponibles en la revista. Para empezar el proceso, el editor debe entrar en el
sistema con su nombre de usuario y contraseña.
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Sistema SciELO de Publicación
Al acceder a la página del editor, es posible visualizar el estado de cada artículo enviado y tener
acceso a todas las etapas del proceso, acompañando el desarrollo de las tareas.
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Sistema SciELO de Publicación
Haga clic en la tarea que desea ejecutar (Sin asignar, En revisión, En edición o Archivos).
La página del editor también ofrece un recurso de búsqueda de artículos donde es posible localizar
artículos por título, ID, autor, revisor, fases del proceso de envío, etc. Además es posible hacer
búsquedas por el estatus de los artículos.
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Sistema SciELO de Publicación
El proceso a seguir, muestra el camino de un artículo no asignado que abarca todo el proceso de
envío.
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Sistema SciELO de Publicación
Herramientas de
búsqueda
Haga clic en uno de los artículos disponibles. En esta etapa el editor tiene acceso a las siguientes
funciones:
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Sistema SciELO de Publicación
3 4 5
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Sistema SciELO de Publicación
Después de la recepción del documento, el editor debe verificar si el artículo está de acuerdo con
las normas y misión de la revista.
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Sistema SciELO de Publicación
En caso el artículo sea acepto para evaluación científica, el paso siguiente es la selección del editor
de sección.
Con un clic en “Añadir editor de sección” en la pestaña Resumen, el editor tiene disponible una
lista de los nombres de editores de sección registrados en el sistema. De acuerdo con la norma de
la revista, tanto el editor como el editor de sección pueden seguir el proceso de revisión del
artículo.
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Sistema SciELO de Publicación
IMPORTANTE: todos los contactos con el autor son hechos por el editor.
Después de la selección, el editor envía un correo electrónico para el editor de sección con toda la
información del envío.
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Sistema SciELO de Publicación
Es posible crear una versión de revisión que seguirá el proceso, omitiendo los datos necesarios,
según los criterios de la revista.
Versión de evaluación ya
alterada y transferida para el
Después de la decisión final el editor debe seguir con el proceso de edición del artículo, por medio
de la selección de los Correctores, Editores de composición y Correctores de pruebas.
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Sistema SciELO de Publicación
Todo este proceso es hecho por correo electrónico en contacto directo con los responsables por las
tareas en el sistema.
Elegir Correctores
Elegir Editores de
maquetación
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Sistema SciELO de Publicación
Elegir corrector
de pruebas
6. Editor de Sección
Su primera tarea en el sistema es seleccionar la versión del artículo y archivos adicionales que
serán enviados a los evaluadores.
IMPORTANTE: Los pasos siguientes también pueden ser hechos por el editor.
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Sistema SciELO de Publicación
El editor de sección debe certificar que el documento de la “versión de revisión” está estructurado
del acuerdo con las normas de la revista.
Cuando sea necesario hacer cambios en la “versión de revisión”, verifique el archivo disponible en
el sistema, haga las modificaciones en su computadora, guarde una copia y envíe la versión
corregida. Con eso la versión antigua será sustituida por la versión más reciente.
El editor de sección también define a cuáles documentos adicionales tendrán acceso los revisores.
Para eso, haga clic en “Presentar archivo a los revisores” y registro. Los revisores solamente
tendrán acceso a los documentos adicionales autorizados por los editores y editores de sección.
El paso siguiente es seleccionar los revisores, enviar correos de invitación y analizar las
recomendaciones. Para seleccionar un revisor, haga clic en “Seleccionar revisor”, como se muestra
en la siguiente imagen:
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Sistema SciELO de Publicación
El sistema ofrece algunos recursos que facilitan la búsqueda por revisores. Es posible filtrar los
resultados por nombre, correo electrónico, nombre de usuario y área de interés. También está
disponible información relevante como la calificación (basada en la mediana de la puntaje de
calificación dada por los editores), cantidad de artículos activos y cerrados para cada revisor y
también la fecha de la última revisión.
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
Haga clic en "Guardar" en el final del formulario para completar el registro. En este punto, puede
ocurrir que el sistema muestra un mensaje de advertencia que indica que el e-mail ya esta en uso
por otro usuario o que ya está registrado en el sistema. Si aparece este mensaje, el registro no fue
terminado. Siga las instrucciones a seguir para finalizar el registro.
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Sistema SciELO de Publicación
La siguiente pantalla muestra una lista de todos los usuarios registrados en el sistema (y no sólo
los usuarios registrados en su revista). Localice el revisor por correo electrónico (que fue acusado
anteriormente como ya existente en el sistema) y haga clic en el enlace "Registro de Usuario" para
completar el registro.
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Sistema SciELO de Publicación
Con esta acción el revisor ya puede ser seleccionado para evaluar un artículo para su revista.
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Sistema SciELO de Publicación
Antes de enviar una invitación al revisor, el editor de sección puede escoger cuál formulario de
revisión debe utilizar el revisor de acuerdo con su especialidad. Es posible automatizar este
procedimiento mediante la definición de un formulario normalizado para esta sección (véase el
punto 3.1 de las secciones del manual).
El editor de sección debe hacer clic en el icono para enviar la invitación al revisor.
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Sistema SciELO de Publicación
La siguiente pantalla mostrará el correo electrónico de invitación que debe ser enviado al revisor.
Haga clic en “Enviar”.
El tiempo que tendrán los revisores para evaluar el artículo es estipulado automáticamente de
acuerdo con el número de semanas configurado por el gestor de la revista en paso 2 de
configuraciones, pero puede ser modificado durante el proceso editorial.
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Sistema SciELO de Publicación
Este procedimiento se repite para la selección de los otros revisores del artículo.
El próximo paso es aguardar el análisis de los revisores. Todos los editores asignados a los
artículos recibirán correos electrónicos con las respuestas de los revisores.
En la lista de artículos en revisión, por medio de un sistema de colores, el editor puede saber el
estatus de cada revisión:
En la pantalla anterior, cada fecha representa una revisión y, de acuerdo con el color, es posible
identificar las revisiones en proceso, concluidas, fuera del plazo establecido, y canceladas o
rechazadas.
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Sistema SciELO de Publicación
Después de obtener la respuesta del revisor, el editor de sección o editor debe acusar recibo,
haciendo clic en el ícono .
El editor tiene acceso a la recomendación del revisor, al formulario de revisión y los documentos
adicionales. Además, el editor puede calificar al revisor; este recurso es opcional y está disponible
en las configuraciones.
Finalizada la ronda y con todas las recomendaciones de los revisores, el editor o editor de sección
debe tomar una decisión sobre el artículo y hacer clic en “Registrar decisión”.
En la imagen previa:
“Versión de revisión” versión del artículo que fue enviada a los revisores;
“Versión del autor” última versión del artículo enviada por el autor (la imagen no muestra
archivos porque las correcciones no se solicitaron a los autores);
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Sistema SciELO de Publicación
“Versión del editor” versión del artículo donde solamente los editores y los autores tienen
acceso. Mientras tanto, únicamente los editores pueden transferir nuevas versiones (los autores
solo pueden acceder los archivos de la “Versión del Editor”).
Después del registro de la decisión, el próximo paso es notificar a autor. Para eso, el editor debe
hacer un clic el ícono “Notificar a Autor”.
En la pantalla siguiente, se envía un correo electrónico a los autores para notificarles sobre la
decisión editorial. Es posible importar de manera automática los comentarios y formularios de
revisión utilizados en esta ronda. En caso necesario, los revisores pueden recibir también este
correo.
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Sistema SciELO de Publicación
Los editores son informados por correo cuando el autor envía una nueva versión en el sistema.
Estos archivos quedan disponibles en la pestaña “Revisión”, en “Versión del Autor”:
Con la versión modificada por el autor, el editor o editor de sección debe finalizar el proceso de
evaluación del artículo, con las siguientes decisiones.
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Sistema SciELO de Publicación
necesarias;
Reenviar para revisión - artículo enviado para una nueva ronda de revisión;
El proceso se repite hasta que el artículo sea aceptado y reciba la decisión editorial “Aceptar
envío”
7. Revisores
Acceso al artículo
Acceso al formulario de
revisión
Recomendación
El revisor debe bajar el archivo y los demás documentos adicionales en su computadora para
realizar el análisis (ítem 3). Después, deberá llenar el formulario de revisión (ítem 4).
Opcionalmente, es posible transferir una versión de los documentos con sus comentarios para el
editor y/o autor (Ítem 5).
El revisor debe escoger una recomendación (ítem 6) según las opciones y hacer clic en “Enviar
revisión al editor”. Esta opción quedará inhabilitada hasta que el revisor rellene el formulario
(ítem 4) o envíe un documento con sus comentarios (ítem 5).
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Sistema SciELO de Publicación
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Sistema SciELO de Publicación
8. Corrector (Copyeditor)
Es responsable por la edición del texto y tiene como tarea la estandarización de todo el artículo.
Existen tres fases en este proceso hasta al final, donde el autor y editor envían versiones
corregidas. El contacto con el autor siempre es hecho por el editor.
9. Editor de composición
El Editor de composición es responsable por el layout del artículo con la estandarización de las
imágenes, cuadros y gráficos. El proceso es semejante al de corrector.
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Sistema SciELO de Publicación
En esta tarea el corrector hace una lectura final del artículo, con la verificación de las páginas,
citas bibliográficas, etc.
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