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Metodologia SciELO

Sistema SciELO de Publicación

São Paulo - julio 2011


Copyright © 2011 - SciELO

Sistema SciELO de Publicación

Se otorga permiso para copiar, distribuir y/o modificar este documento bajo los términos de la
Licencia de Documentación Libre de GNU, Versión 1.2 o cualquier otra versión posterior
publicada por la Free Software Foundation; sin Secciones Invariantes ni Textos de Cubierta
Delantera ni Textos de Cubierta Trasera. Una copia de la licencia está incluida en la sección
titulada GNU Free Documentation License.

Ficha Catalográfica

SciELO (Brasil)

Sistema SciELO de Publicación. / SciELO (org.). São


Paulo : SciELO, 2011.

91 p.

1. Manual del usuario. 2. Acceso a la información. 3.


Sistemas de información. 4. Gerenciamiento de
información. 5. Salud Pública. 6. Servicios de salud . I.
BIREME II. Título

Advertencia - La mención a las compañías y/o instituciones específicas o a ciertos productos no


implica que estos sean apoyados o recomendados por SciELO, y no significa que haya
preferencia en relación a otros de naturaleza similar, citados o no.

SciELO

Rua Machado Bittencourt, 430 - Vila Clementino

Este documento fue producido con la Metodología para la Normalización de Documentos


(NorDoc) desarrollada por BIREME.
Contenido

1. Introducción ...........................................................................................1
2. Actores en el Sistema ................................................................................1
3. Gestores de revistas – Journal Manager ...........................................................2
3.1. Secciones .........................................................................................3
3.2. Formularios de Revisión: ......................................................................7
3.3. Idiomas: ........................................................................................ 13
3.4. Equipo de trabajo:............................................................................ 14
3.5. Correos predeterminados:................................................................... 15
3.6. Configuración:................................................................................. 16
3.6.1. Detalles:..................................................................................... 17
3.6.2. Políticas: .................................................................................... 22
3.6.3. Envíos ........................................................................................ 27
3.6.4. Gestión ...................................................................................... 33
3.6.5. Apariencia................................................................................... 39
4. Autor............................................................................................... 45
4.1. Registro en el sistema ....................................................................... 45
4.2. Selección de la revista ....................................................................... 46
4.3. Rellenar su registro .......................................................................... 47
4.4. Envío de artículos............................................................................. 48
4.4.1. Paso 1 de envío:............................................................................ 50
4.4.2. Paso 2 de envío:............................................................................ 52
4.4.3. Paso 3 de envío:............................................................................ 52
4.4.4. Paso 4 de envío............................................................................. 55
4.4.5. Paso 5 de envío............................................................................. 57
4.5. Envío de una versión modificada del artículo ............................................ 57
5. Editor .............................................................................................. 59
6. Editor de Sección ................................................................................ 70
6.1. Seleccionar una “Versión de revisión”..................................................... 70
6.2. Seleccionando revisores...................................................................... 71
6.3. Decisión editorial ............................................................................. 80
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7. Revisores .......................................................................................... 83
8. Corrector (Copyeditor).......................................................................... 85
9. Editor de composición........................................................................... 85
10. Corrector de pruebas......................................................................... 86

IV
1. Introducción
El Sistema SciELO de Publicación Electrónica tiene como objetivo ofrecer una herramienta
en línea que abarca todas las etapas de la publicación de revistas científicas.

El Sistema SciELO de Publicación (http://submission.scielo.org) prioriza la tendencia


mundial de la gestión editorial y el acceso abierto y considera el flujo editorial desde el envío
de los manuscritos hasta la publicación en las colecciones SciELO.

El uso de Open Journal System (OJS) (http://pkp.sfu.ca) para apoyar la gestión y


publicación de revistas electrónicas permitió realizar las adaptaciones desarrolladas por
SciELO reflejan la calidad de las revistas disponibles en las colecciones SciELO y responden a
la necesidades de los editores y sus equipos.

2. Actores en el Sistema
El Sistema incluye los siguientes actores que desempeñan funciones importantes para la
conclusión de los procesos de gestión editorial:

 Gestor de la revista (journal manager): proporciona la información general de la revista


y define el equipo editorial.

 Editor (editor): supervisa todo el proceso editorial; administra el sistema; elige los
Editores de sección; proceso de peer review; la edición de los archivos y la conformación de
los números. El editor mantiene contacto con todos los actores del sistema y toma la
decisión final de la aprobación de los artículos.

 Editor de sección / Editor asociado (Section Editor/Associate Editor): supervisa la


revisión científica (peer review) de los artículos sometidos.

 Revisores (Reviewer): realizan la revisión crítica de los trabajos sometidos, verifican el


mérito científico, etc.

 Correctores de estilo (Copyeditors): mejoran la gramática y corrigen los errores en el


texto de los artículos aprobados.

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 Editores de composición (Layout editor): trabajan con los artículos aprobados en


formato HTML, PDF, PageMaker, etc.

 Correctores de pruebas (Proofreaders) trabajan con los artículos, corrigiendo los


errores tipográficos o de de composición.

 Autores (Autors): registran los manuscritos sometidos para publicación en la revista.

3. Gestores de revistas – Journal Manager


El gestor de revista en el sistema es responsable de “iniciar” la revista, al proporcionar información
general como por ejemplo las configuraciones de correo electrónico, idioma, instrucciones a los
actores, etc.

Cuando se crea una revista en el sistema, el gestor de la revista recibe un nombre de usuario y una
contraseña, proporcionada por los administradores de la colección SciELO, y empieza el trabajo
haciendo clic en Gestor de revistas:

Las funciones administrativas de la revista están disponibles y aparecen en la siguiente secuencia:

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3.1. Secciones

En esta función el gestor de la revista debe registrar las secciones que su revista tiene y que estarán
disponibles para los usuarios, como por ejemplo: artículos originales, secciones temáticas,
comunicaciones, editoriales, etc. Este registro tiene el propósito de orientar al autor y se utilizará
para crear el sumario del número en la colección SciELO.

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Se pueden crear nuevas secciones cuando sea necesario.

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Se recomienda establecer un formulario de evaluación como estándar para cada sección. Por lo
tanto, todos los artículos enviados a la sección establecida utilizarán el formulario de manera
automática. Para más información sobre la forma de evaluación, verifique el punto 3.2 de este
Manual.

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También es posible asignar editores de sección.


IMPORTANTE: Elegir “Editores de Sección” de una sección hace con que todos los artículos
sometidos sean enviados a los editores asignados.

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3.2. Formularios de Revisión:

Además del formulario de revisión estándar disponible en el sistema, el gestor de la revista puede
crear otros formularios de revisión para secciones o artículos específicos.

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Los formularios se pueden configurar en los tres idiomas (portugués, español e inglés).

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Los elementos del formulario se pueden configurar en el menú principal. Para eso, haga clic en
“Editar” en la forma deseada. A continuación, haga clic en “Elementos del Formulario” y
después en “crear nuevo elemento”

La siguiente pantalla ofrece las opciones necesarias para configurar las preguntas y respuestas;
además, después de crear una pregunta y guardarla, se puede traducirla a otros idiomas.

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IMPORTANTE: atención a las opciones que definen la obligación de la cuestión y si se debe


incluir en la notificación por correo electrónico al autor (ver punto 6.3 Decisión Editorial).

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Una vez finalizado, es posible visualizar el formulario de evaluación haciendo un clic en


“Previsualizar Formulario”. Las preguntas cambian según el idioma de la interfaz del sistema
seleccionado.

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3.3. Idiomas:

En esta función se puede seleccionar el idioma principal de la revista en el sistema, que permite
trabajar con múltiples idiomas, según la configuración elegida por el gestor de la revista.

La revista debe definir los múltiplos idiomas en la interfaz del sistema, en la interfaz no sistema,
en los formularios de evaluación y en l0s envíos de los artículos.

Después de elegir los idiomas, haga clic en guardar para seguir con las configuraciones.

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3.4. Equipo de trabajo:

El sistema genera el equipo editorial de manera automática, cuando se selecciona la opción que se
muestra en la siguiente imagen:

El gestor de la revista también puede personalizar su equipo, para lo cual debe “Crear Título” de
la posición y añadir “miembros”

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3.5. Correos predeterminados:

El sistema genera automáticamente los correos electrónicos para cada una de las acciones dentro
del sistema. Todos los correos pueden modificarse de acuerdo con las necesidades de la revista.

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3.6. Configuración:

Se describen las cinco etapas para la creación de la revista dentro del sistema.

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3.6.1. Detalles:

Nombre de la revista, ISSN, contactos, patrocinadores y sistemas de búsqueda. El sistema permite


rellenar la información en los tres idiomas.

Información general: título de la revista, título abreviado, ISSN y dirección postal.

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Contacto Principal: esta función, que puede corresponder al editor principal (editor en jefe) o al
gerente editorial, aparecerá en la página principal de la revista como Contacto, junto con el
Contacto de Soporte Técnico.

Contacto de Soporte Técnico: corresponde a la persona que proporciona apoyo técnico y


también está disponible en la página principal de la revista.

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Identificación del Correo: debe incluirse una firma en los correos predeterminados que se
envíen desde el sistema, los cuales se pueden editar en la sección Gestión de la Revista.

Editora: el nombre de la organización que publica la revista que aparecerá en “Acerca de la


Revista”.

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Patrocinadores: el nombre de las organizaciones (p. ej., asociaciones académicas,


departamentos universitarios, cooperativas, etc.) que patrocinan la revista.

Es posible añadir tantas instituciones como sea necesario.

Fuentes de financiación: pueden incluirse organizaciones adicionales que proporcionan apoyo.

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Indexación en Buscadores: La revista puede registrar palabras claves para que los
mecanismos de búsqueda de la Internet (Ej: Google) puedan localizar la revista mas fácilmente.
Este ítem es opcional, pues el Sistema ya es indexado en los principales mecanismos de búsqueda
de la Internet.

Historia de la Revista: Este texto aparecerá en la sección "Sobre nosotros" de la revista y puede
ser usado para describir cambios en cargos, consejo editorial, y otros temas de relevancia para la
historia de la revista.

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Guardar y seguir con las configuraciones.

3.6.2. Políticas:

Temática y alcance de la Revista: la información que introduzca aparecerá en “Acerca de la


Revista”. Servirá para que autores, lectores y bibliotecarios conozcan el tipo de artículos y otras
secciones que se publicarán en la revista.

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Revisión por pares: describe la política de revisión por pares de la revista y los procesos para
revisores y autores, incluyendo los criterios de revisión, el tiempo promedio que llevará la revisión
y los principios para seleccionar revisores. Esta información aparecerá en Acerca de la Revista.

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El tiempo de la evaluación debe ser definido por el editor de acuerdo con los criterios de la revista,
así como el envío de recordatorios a los editores y la calificación de los revisores. Se recomienda
que los evaluadores sólo tengan acceso a los documentos después de confirmar su disponibilidad.

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Opciones del Editor de Sección

Debe establecerse de acuerdo con las políticas editoriales de cada revista.

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Declaración de privacidad

Decisión del Editor

Al habilitar esta opción, todos los autores del manuscrito (no solo el principal) recibirán correos
electrónicos sobre la decisión del editor.

Añadir elementos a "Acerca de la Revista"

Aquí se pueden incluir enlaces con información adicional que estará disponible en la sección
"Acerca de la revista.

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Haga clic en guardar y continuar.

3.6.3. Envíos

Directrices para Autores

Se debe poner a disposición de los autores las normas bibliográficas y de presentación para el
envío de manuscritos a la revista.

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Lista de Comprobación del Envío

Al enviar un manuscrito a la revista lo primero que se pide es revisar que se tienen todos los
elementos de la “Lista de Comprobación de Envío”. La lista también aparece en las “Directrices
para Autores” y “Acerca de la Revista”. Es posible editar la lista, pero todos los elementos incluidos
se deberán marcar antes de proceder con el envío.

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Nota de derechos de autor (copyright)

En este campo se debe tener la información sobre los derechos de autor.

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Conflicto de Intereses

Se deben informar las directrices sobre el conflicto de intereses de acuerdo con la política de la
revista.

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Para que los autores indexen sus trabajos

El editor de la revista debe seleccionar las categorías para la indexación y presentar ejemplos
relevantes para ayudar a los autores, separando los términos con un punto y coma (por ejemplo,
término1; término2).

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Registro de la revista para Indexación

Este campo es estándar en el sistema y no hay necesidad de realizar el registro.

Notificación del envío

Al completar el proceso de envío, el autor recibirá automáticamente un correo electrónico de


confirmación. Además, se puede ser enviar una copia del mensaje al editor o a otro correo
personalizado.

ID personalizado

Habilitar esta opción para obtener los IDs de los artículos en orden cresciente y sequencial.

Haga un clic en guardar y continuar.

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3.6.4. Gestión

En esta sección se pueden controlar las suscripciones y el uso de editores de texto, editores y
correctores de pruebas.

Formato

Se usarán los siguientes elementos para identificar los números de la revista (salvo para los
números especiales).

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Punto de partida y frecuencia

Establecer el número/volumen inicial y año de la primera publicación de la revista, así como la


frecuencia de números/volúmenes propuesta.

Anuncios

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Es posible publicar noticias relacionadas a revista y a los usuarios del sistema (Ej: eventos,
fascículos temáticos o especiales , etc.). Estas noticias aparecen en la página inicial de la revista.

Correctores de estilo

Aquí, se debe definir si la revista designará correctores de estilo para cada manuscrito, o si el
editor quedará a cargo de esta tarea. También se pueden incluir instrucciones para el corrector en
una guía disponible durante el proceso.

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Editores de maquetación

Aquí, se debe definir si la revista designará editores de maquetación para cada manuscrito, o si el
editor quedará a cargo de esta tarea. También puede incluir instrucciones para el editor de
maquetación en una guía disponible durante el proceso.

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Maquetas de plantilla

Se pueden incluir plantillas de la maquetación de cada tipo de publicación (p. ej. artículos, revisión
de libro, etc.). Se puede usar cualquier formato de archivo (p. ej. pdf, doc, etc.), con anotaciones
agregadas usando distintas fuentes, tamaños, márgenes, etc. para servir como guías para los
Editores de Maquetación y Correctores de pruebas.

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Correctores de pruebas

Aquí, se debe definir si la revista designará correctores de pruebas para cada manuscrito, o si el
editor quedará a cargo de esta tarea. También se puede incluir instrucciones para el corrector de
pruebas en una guía disponible durante el proceso.

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Haga clic en guardar y continuar.

3.6.5. Apariencia

Personalizar la apariencia de la revista, la página principal, el contenido, etc.

Encabezamiento de la página inicial de la revista

Se puede incluir una versión gráfica (título y logotipo) de la revista (gif, jpg o png), que sustituirá a
la versión de texto preasignada.

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Contenido de la página inicial de la revista

De manera predeterminada, la página inicial consiste en enlaces de navegación. Se puede añadir


contenido usando una o todas de las siguientes opciones.

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Sistema SciELO de Publicación

Encabezamiento de página de la revista

Se puede presentar una versión gráfica del título y el logotipo de la revista (gif, jpg o png),
posiblemente menor a la de la página inicial, para reemplazar la versión de texto que aparece de
manera predeterminada.

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Sistema SciELO de Publicación

Pie de página de la revista y Barra de navegación

En la parte inferior de cada página de la revista aparece el pie de página, que se puede añadir o
actualizar en código HTML. Además, se pueden agregar elementos (links) adicionales en la barra
de navegación, ubicada en la página principal de revista. Por ejemplo, puede crearse un enlace a la
página web oficial de la revista.

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Apariencia de La Revista

En la lista de componentes abajo, solamente el bloque “Notificación” puede ser utilizado en el


Sistema SciELO de Publicación.

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Para utilizar el bloque de notificaciones, seleccione la columna de la izquierda y envíalo para la


barra de la derecha (utilizar el botón con la flecha).

Una vez activado, las modificaciones aparezcan en la barra de navegación en el lado derecho del
sistema. Para gestionar las notificaciones, haga clic en "Administrar" .

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Listas

Defina el número máximo de elementos de un listado (por ejemplo, envíos, usuarios, o


asignaciones editoriales) que aparecen en cada página, y el número de enlaces que se muestran en
cada página.

Haga un clic para guardar y está listo la configuración.

4. Autor

El autor tiene libre acceso al sistema y puede enviar artículos originales u otro tipo de manuscrito.
Además, el autor puede realizar el seguimiento del progreso del envío desde cualquier
computadora con acceso a Internet.

Las etapas de participación del autor se describen a continuación:

4.1. Registro en el sistema

El sistema está disponible en: (http://cl.submission.scielo.org) para la colección SciELO. Haga clic
para registrarse en el registro. También puedes suscribirte directamente por los títulos de las
revistas.

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4.2. Selección de la revista

Para empezar el registro en el sistema, el autor elige la revista de su interés en la colección SciELO.
La relación de revistas que utilizan el sistema queda disponible para el autor, como se muestra en
la siguiente imagen:

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4.3. Rellenar su registro

Rellene su registro con información general e institucional.

IMPORTANTE: el usuario puede registrarse como autor o, dependiendo de la revista, revisor.

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Al final del registro, el autor tiene acceso a la página principal del envío.

4.4. Envío de artículos

El usuario tiene acceso al sistema por medio de su nombre de usuario y contraseña.

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En el sistema hay varios roles (autor, revisor, etc) y un mismo usuario puede tener varios roles con
un único login. Haga clic en “Autor”.

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Los autores tienen acceso a los pasos de envío y también a la historia de sus envíos anteriores.

La imagen previa muestra los artículos ya enviados por el autor y permite empezar un proceso de
envío. Si el autor ya cuenta con envíos en el sistema, los enlaces están disponibles en la misma
pantalla. Para hacer un nuevo envío, haga clic en nuevo envío para ir al primer paso del proceso
de envío.

4.4.1. Paso 1 de envío:

El autor debe seleccionar la sección de la revista y marcar todos los ítems de la lista de
comprobación que describen los requisitos para el envíos de artículos y los derechos de autor, e
incluir la carta a los editores.

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Solo después de completar todos los campos es posible seguir con los otros pasos. Haga clic en
"Guardar y continuar".

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4.4.2. Paso 2 de envío:

En esta página seleccione y cargue el archivo que se quiere enviar. Haga clic en guardar y
continuar.

4.4.3. Paso 3 de envío:

En este paso se rellenan los datos del autor principal y los coautores de los artículos. También es
posible seleccionar el autor responsable del envío. Para incluir a un autor, haga clic en "Añadir
autor".

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En esta fase se registran el título, el resumen y las palabras clave (indización).

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Rellenar la información de las organizaciones que proporcionaron apoyo para el trabajo


presentado.

Sólo después de completar todos los campos es posible seguir con los otros pasos. Haga clic en
"Guardar y continuar".

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4.4.4. Paso 4 de envío

Subir archivos complementarios: la documentación adicional, los datos adjuntos, imágenes,


cuadros, figuras y gráficos que forman parte del envío y serán presentados al editor y revisor. El
autor puede subir cualquier número de archivos, pero el tamaño de cada archivo no debe superar
los 10MB.

Después aparece una pantalla para rellenar los metadatos de los archivos cargados (por ejemplo,
título del documento).

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Los metadatos se rellenan de manera individual para cada documento transferido. También es
posible sustituir los documentos complementarios subidos anteriormente.

Haga clic en guardar y continuar.

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4.4.5. Paso 5 de envío

Confirmación del envío donde el autor debe verificar los archivos y hacer clic en “Finalizar envío”.

4.5. Envío de una versión modificada del artículo

En algunos casos el editor de la revista solicita revisiones del artículo de acuerdo con las
recomendaciones de los revisores. En este caso y también cuando el autor desea enviar una nueva
versión del artículo, deben seguirse los siguientes pasos:

El autor debe acceder el sistema y hacer clic en “autor”. Después, debe localizar el artículo que
necesita revisiones o correcciones. En caso de revisiones solicitadas por el editor, aparecerá en el
status al lado del artículo la información “En cola para revisión. Se necesitan revisiones”, como se
muestra en la siguiente imagen:

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IMPORTANTE: El envío de una versión modificada de un artículo no requiere un nuevo envío


(solamente cuando solicitado por el editor).

Al acceder el artículo, haga clic en la pestaña “revisión”. En esta página el autor puede hacer el
seguimiento de todo el proceso de revisión científica de su artículo, como por ejemplo la versión
enviada a los revisores (“versión de revisión”), los documentos transferidos por los revisores
(requiere autorización del editor), las decisiones editoriales, la “versión del editor” y el registro de
los correos entre editor y autor.

El autor puede transferir nuevos archivos, como por ejemplo, una nueva versión corregida del
artículo. No existe límite para archivos transferidos.

Por cada nuevo archivo, los editores responsables de los artículos reciben un nuevo electrónico es
informándoles de la transferencia. El autor puede también enviar un correo de notificación a los
editores, cuando sea necesario, haciendo clic en el icono , al lado de “Notificar Editor”.

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5. Editor

La primera tarea del editor en el sistema ocurre cuando recibe el correo electrónico informando
que hay envíos disponibles en la revista. Para empezar el proceso, el editor debe entrar en el
sistema con su nombre de usuario y contraseña.

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Sistema SciELO de Publicación

Al acceder a la página del editor, es posible visualizar el estado de cada artículo enviado y tener
acceso a todas las etapas del proceso, acompañando el desarrollo de las tareas.

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Artículos en el sistema. El editor


tiene acceso a todas las fases del
proceso.

Haga clic en la tarea que desea ejecutar (Sin asignar, En revisión, En edición o Archivos).

La página del editor también ofrece un recurso de búsqueda de artículos donde es posible localizar
artículos por título, ID, autor, revisor, fases del proceso de envío, etc. Además es posible hacer
búsquedas por el estatus de los artículos.

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Sistema SciELO de Publicación

El proceso a seguir, muestra el camino de un artículo no asignado que abarca todo el proceso de
envío.

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Sistema SciELO de Publicación

Herramientas de
búsqueda

Haga clic en uno de los artículos disponibles. En esta etapa el editor tiene acceso a las siguientes
funciones:

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Sistema SciELO de Publicación

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1 – Editor visualiza el artículo.

2 – Confirma la sección. Importante: Haga clic en registro.

3 – Añadir/Seleccionar editor de sección responsable por el envío.

4 – Añadir/Seleccionar otro editor de sección responsable por el envío.

5 – Añadirse como editor responsable por el envío.

Además, es posible tener acceso al estatus de los metadatos de envío.

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Después de la recepción del documento, el editor debe verificar si el artículo está de acuerdo con
las normas y misión de la revista.

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Sistema SciELO de Publicación

Después de la verificación inicial, el editor debe seleccionar una de las opciones:

 Aceptar el artículo y asignar un editor de sección para seguir con el proceso;

 Rechazarlo y enviar un correo electrónico al autor.

En caso el artículo sea acepto para evaluación científica, el paso siguiente es la selección del editor
de sección.

Con un clic en “Añadir editor de sección” en la pestaña Resumen, el editor tiene disponible una
lista de los nombres de editores de sección registrados en el sistema. De acuerdo con la norma de
la revista, tanto el editor como el editor de sección pueden seguir el proceso de revisión del
artículo.

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Sistema SciELO de Publicación

IMPORTANTE: todos los contactos con el autor son hechos por el editor.

Después de la selección, el editor envía un correo electrónico para el editor de sección con toda la
información del envío.

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Sistema SciELO de Publicación

Es posible crear una versión de revisión que seguirá el proceso, omitiendo los datos necesarios,
según los criterios de la revista.

Versión de evaluación ya
alterada y transferida para el

Después de la decisión final el editor debe seguir con el proceso de edición del artículo, por medio
de la selección de los Correctores, Editores de composición y Correctores de pruebas.

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Todo este proceso es hecho por correo electrónico en contacto directo con los responsables por las
tareas en el sistema.

Elegir Correctores

Elegir Editores de
maquetación

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Sistema SciELO de Publicación

Elegir corrector
de pruebas

6. Editor de Sección

El editor de sección debe acceder al sistema con su nombre de usuario y contraseña.

6.1. Seleccionar una “Versión de revisión”

Su primera tarea en el sistema es seleccionar la versión del artículo y archivos adicionales que
serán enviados a los evaluadores.

IMPORTANTE: Los pasos siguientes también pueden ser hechos por el editor.

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Sistema SciELO de Publicación

El editor de sección debe certificar que el documento de la “versión de revisión” está estructurado
del acuerdo con las normas de la revista.

Cuando sea necesario hacer cambios en la “versión de revisión”, verifique el archivo disponible en
el sistema, haga las modificaciones en su computadora, guarde una copia y envíe la versión
corregida. Con eso la versión antigua será sustituida por la versión más reciente.

El editor de sección también define a cuáles documentos adicionales tendrán acceso los revisores.
Para eso, haga clic en “Presentar archivo a los revisores” y registro. Los revisores solamente
tendrán acceso a los documentos adicionales autorizados por los editores y editores de sección.

6.2. Seleccionando revisores

El paso siguiente es seleccionar los revisores, enviar correos de invitación y analizar las
recomendaciones. Para seleccionar un revisor, haga clic en “Seleccionar revisor”, como se muestra
en la siguiente imagen:

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Sistema SciELO de Publicación

En la próxima pantalla el editor de sección debe seleccionar un revisor en la base de revisores


registrados en su revista.

El sistema ofrece algunos recursos que facilitan la búsqueda por revisores. Es posible filtrar los
resultados por nombre, correo electrónico, nombre de usuario y área de interés. También está
disponible información relevante como la calificación (basada en la mediana de la puntaje de
calificación dada por los editores), cantidad de artículos activos y cerrados para cada revisor y
también la fecha de la última revisión.

Para seleccionar un revisor, el editor de sección debe hacer clic en “Asignar”.

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Sistema SciELO de Publicación

Si el asesor no aparece en la lista, el editor debe crear un nuevo usuario.

En la pantalla siguiente, complete el registro de revisor, rellenando con su correo, usuario y


contraseña.

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Sistema SciELO de Publicación

Haga clic en "Guardar" en el final del formulario para completar el registro. En este punto, puede
ocurrir que el sistema muestra un mensaje de advertencia que indica que el e-mail ya esta en uso
por otro usuario o que ya está registrado en el sistema. Si aparece este mensaje, el registro no fue
terminado. Siga las instrucciones a seguir para finalizar el registro.

Vuelve a la pantalla de selección de los revisores y haga un click en “registrar a un usuario


existente como revisor”:

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Sistema SciELO de Publicación

La siguiente pantalla muestra una lista de todos los usuarios registrados en el sistema (y no sólo
los usuarios registrados en su revista). Localice el revisor por correo electrónico (que fue acusado
anteriormente como ya existente en el sistema) y haga clic en el enlace "Registro de Usuario" para
completar el registro.

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Con esta acción el revisor ya puede ser seleccionado para evaluar un artículo para su revista.

La siguiente imagen muestra la pantalla principal con el proceso de revisión.

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Antes de enviar una invitación al revisor, el editor de sección puede escoger cuál formulario de
revisión debe utilizar el revisor de acuerdo con su especialidad. Es posible automatizar este
procedimiento mediante la definición de un formulario normalizado para esta sección (véase el
punto 3.1 de las secciones del manual).

Es posible automatizar este procedimiento mediante la definición de un formulario normalizado


para esta sección (véase el punto 3.1 Secciones).

Después de enviar el correo electrónico al revisor, no se podrá modificar el Formulario de


Revisión.

El editor de sección debe hacer clic en el icono para enviar la invitación al revisor.

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La siguiente pantalla mostrará el correo electrónico de invitación que debe ser enviado al revisor.
Haga clic en “Enviar”.

El tiempo que tendrán los revisores para evaluar el artículo es estipulado automáticamente de
acuerdo con el número de semanas configurado por el gestor de la revista en paso 2 de
configuraciones, pero puede ser modificado durante el proceso editorial.

En caso necesario, es posible cancelar la solicitud, haciendo un clic en el enlace “Cancelar


solicitud”.

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Este procedimiento se repite para la selección de los otros revisores del artículo.

El próximo paso es aguardar el análisis de los revisores. Todos los editores asignados a los
artículos recibirán correos electrónicos con las respuestas de los revisores.

En la lista de artículos en revisión, por medio de un sistema de colores, el editor puede saber el
estatus de cada revisión:

En la pantalla anterior, cada fecha representa una revisión y, de acuerdo con el color, es posible
identificar las revisiones en proceso, concluidas, fuera del plazo establecido, y canceladas o
rechazadas.

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6.3. Decisión editorial

Después de obtener la respuesta del revisor, el editor de sección o editor debe acusar recibo,
haciendo clic en el ícono .

El editor tiene acceso a la recomendación del revisor, al formulario de revisión y los documentos
adicionales. Además, el editor puede calificar al revisor; este recurso es opcional y está disponible
en las configuraciones.

Finalizada la ronda y con todas las recomendaciones de los revisores, el editor o editor de sección
debe tomar una decisión sobre el artículo y hacer clic en “Registrar decisión”.

En la imagen previa:

“Versión de revisión”  versión del artículo que fue enviada a los revisores;

“Versión del autor”  última versión del artículo enviada por el autor (la imagen no muestra
archivos porque las correcciones no se solicitaron a los autores);

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“Versión del editor”  versión del artículo donde solamente los editores y los autores tienen
acceso. Mientras tanto, únicamente los editores pueden transferir nuevas versiones (los autores
solo pueden acceder los archivos de la “Versión del Editor”).

Después del registro de la decisión, el próximo paso es notificar a autor. Para eso, el editor debe
hacer un clic el ícono “Notificar a Autor”.

En la pantalla siguiente, se envía un correo electrónico a los autores para notificarles sobre la
decisión editorial. Es posible importar de manera automática los comentarios y formularios de
revisión utilizados en esta ronda. En caso necesario, los revisores pueden recibir también este
correo.

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Los editores son informados por correo cuando el autor envía una nueva versión en el sistema.
Estos archivos quedan disponibles en la pestaña “Revisión”, en “Versión del Autor”:

Con la versión modificada por el autor, el editor o editor de sección debe finalizar el proceso de
evaluación del artículo, con las siguientes decisiones.

Aceptar envío – artículo aceptado y enviado para “Editar”;


Se necesitan revisiones – artículo vuelve para que el autor haga las correcciones

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necesarias;
Reenviar para revisión - artículo enviado para una nueva ronda de revisión;

Rechazar envío – artículo rechazado y archivado en el sistema.

El proceso se repite hasta que el artículo sea aceptado y reciba la decisión editorial “Aceptar
envío”

7. Revisores

El rol de revisor en el sistema es fundamental en el proceso de envío. El revisor recibe una


invitación de revisión enviada por el editor o editor de sección y debe aceptar hacer la revisión
para tener acceso al documento.

Acceso al artículo

Acceso al formulario de
revisión

Recomendación

El revisor debe bajar el archivo y los demás documentos adicionales en su computadora para
realizar el análisis (ítem 3). Después, deberá llenar el formulario de revisión (ítem 4).
Opcionalmente, es posible transferir una versión de los documentos con sus comentarios para el
editor y/o autor (Ítem 5).

El revisor debe escoger una recomendación (ítem 6) según las opciones y hacer clic en “Enviar
revisión al editor”. Esta opción quedará inhabilitada hasta que el revisor rellene el formulario
(ítem 4) o envíe un documento con sus comentarios (ítem 5).

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8. Corrector (Copyeditor)

Es responsable por la edición del texto y tiene como tarea la estandarización de todo el artículo.
Existen tres fases en este proceso hasta al final, donde el autor y editor envían versiones
corregidas. El contacto con el autor siempre es hecho por el editor.

9. Editor de composición

El Editor de composición es responsable por el layout del artículo con la estandarización de las
imágenes, cuadros y gráficos. El proceso es semejante al de corrector.

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10. Corrector de pruebas

En esta tarea el corrector hace una lectura final del artículo, con la verificación de las páginas,
citas bibliográficas, etc.

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