Está en la página 1de 8

INFORME EJECUTIVO

IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIÓN, CONTROL Y STAFF

AUTOR: LUZ DARY CUASTUMAL CUMBALAZA

SENA
CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMATICA
PASTO
2019

1
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
1. EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONTROL ............................................................................... 3
1.1 MEDIOS DE CONTROL................................................................................................................ 3
1.2 ESTÁNDARES ............................................................................................................................. 3
1.2.1 Estándares De Desempeño ................................................................................................ 3
1.2.2 Estándares De Documentación .......................................................................................... 3
1.3 TENER EN CUENTA .................................................................................................................... 4
2. EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN ..................................................................... 4
2.1 CENTRALIZACIÓN VS DESCENTRALIZACIÓN .............................................................................. 4
2.2 SELECCIÓN DE HARDWARE – SOFTWARE ................................................................................. 5
2.3 ESTÁNDARES ............................................................................................................................. 5
2.3.1 Estándares De Métodos ..................................................................................................... 5
2.3.2 Estándares De Desempeño: ............................................................................................... 5
3. EVALUACIÓN DE LA FUNCION DE STAFF ..................................................................................... 6
3.1 CONTRATACIÓN DEL PERSONAL ............................................................................................... 6
3.2 CAPACITACIÓN DE PERSONAL ................................................................................................... 6
3.3 RETIRO DEL PERSONAL .............................................................................................................. 7
CONCLUSIÓN ....................................................................................................................................... 7
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................................... 8

2
INTRODUCCIÓN
El control es un procedimiento fundamental que toda empresa o entidad debe
realizarlo para su buen funcionamiento, ya que mediante éste, se hace un
seguimiento a cada una de las actividades que se realizan en la organización para
determinar si se están desarrollando de acuerdo a lo planificado, para detectar
errores y corregirlos, verifica la situación real de la organización con respecto al
desempeño en relación al cumplimiento de las metas establecidas y lo principal
verificar si los recursos se están usando de forma eficiente. El control evalúa 5
funciones que son: planeación, dirección, control, organización y staff;
El objetivo principal de este trabajo es estudiar la importancia de 3 de las 5 funciones
que evalúa el control, que son: control, organización y staff. Se realizó una
investigación en internet donde se profundizo acerca de estos conceptos.

1. EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE CONTROL


Es un control que evalúa la situación actual de la organización con respecto al
cumplimiento de las metas establecidas.
1.1 MEDIOS DE CONTROL
Se realiza control sobre las actividades computacionales mediante medios normales:
planes y presupuestos, medir el desempeño actual y Determinar variaciones.
1.2 ESTÁNDARES
1.2.1 Estándares De Desempeño
Es parte fundamental que se tiene en cuenta en la construcción del presupuesto
para proyectos de sistemas de información.
Los estándares de desempeño describen el uso de recursos esperado al realizar
diferentes actividades en la instalación, abarca 4 áreas que son:
• Uso de equipo
• Análisis de sistemas
• Programación
• Operaciones
1.2.2 Estándares De Documentación
Son parte importante para el éxito o fracaso de los proyectos de sistemas de
información. Estos tienen cuatro propósitos:
• Comunicación inter áreas o tareas
• Control de calidad y control de proyectos
• Referencia histórica

3
• Referencia instruccional.
1.3 TENER EN CUENTA
REVISIÓN DE LOS PUNTOS DE CHEQUEO: El proyecto puede ser dividido el
varios puntos de chequeo, esto facilita hacer el seguimiento a todo el proyecto y si
hay problemas corregirlos a la vez.
AYUDA PARA EL CONTROL DEL PROYECTO: Deben existir herramientas que
sirvan como alarma para detectar errores tempranos en el proyecto tales como
(Gantt, Pert) que son técnicas de monitoreo de proyectos.
Post-Auditorias: Aparte de las auditorias que realiza el grupo de informática que es
realizada por personas especializadas en análisis, diseño e implementación de
sistemas; el administrador también debe realizar sus propias; auditorias ambas
deben tener los mismos objetivos.
Controlando el uso de servicios computacionales: Evaluar las peticiones o los
servicios que el usuario solicita al servidor y determinar cuáles tienen importancia
para la organización de este modo se puede permitir o restringir el acceso a los
servicios.

2. EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN


Esta función provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de información
para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos.
El departamento de servicios de información es independiente de los de los otros
departamentos de la organización, por ende se encuentra en el grado más alto de
la estructura organizacional. Las funciones que realizan deben estar alineadas y
documentadas.
2.1 CENTRALIZACIÓN VS DESCENTRALIZACIÓN
Hay razones para que se decida centralizar o descentralizar las instituciones
computacionales.
Se debe tener en cuenta lo siguiente:
• Si una instalación computacional centralizada continua en crecimiento, su manejo
se vuelve muy complicado.
• La alta administración puede haber tornado la decisión de centralizar o
descentralizar a la organización como un todo.
• Actualmente muchas organizaciones se encuentran confrontando dicha decisión.
FUNCIONES CENTRALIZADAS
 Todas las funciones

4
 Coordinación general
 Operaciones de hardware y software
 Operaciones de hardware y software e implementación
 Desarrollo e implementación de sistemas
FUNCIONES DESCENTRALIZADAS
 Todas las otras funciones como: desarrollo, implementación y operación.
 Desarrollo e implementación de sistemas
 Desarrollo de sistemas
 Operaciones de hardware y software.
Centralizar o no; es una decisión muy importante ya que de eso depende el
funcionamiento eficiente de los sistemas y la integridad de los datos.
2.2 SELECCIÓN DE HARDWARE – SOFTWARE
 Dicha selección involucra la preparación de un manual de especificaciones
para la distribución a vendedores de hardware y software.
 Tener un documento de cambio estándar para asegurar uniformidad en los
presupuestos.
 Evaluar los presupuestos de ventas y seleccionar la configuración de
hardware y software.
 Es necesario que sean planeados formalmente pruebas de datos.
2.3 ESTÁNDARES
2.3.1 Estándares De Métodos
Se los implementa en el área de informática y tiene 4 propósitos:
Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y
programadores.
Reducir los efectos de la rotación de personal.
Reducir los efectos del cambio tecnológico.
Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de medida
común.
2.3.2 Estándares De Desempeño:
Describen el uso de recursos que debería ser esperado al realizar diferentes
actividades en la instalación.
Los estándares deben estar formalmente documentados en el manual de
estándares del área de sistemas.

5
3. EVALUACIÓN DE LA FUNCION DE STAFF
Consiste en seleccionar y entrenar el personal, el auditor debe tener conocimientos
y habilidades para realizar esta selección ya que de esto depende el buen
funcionamiento de los sistemas.
Existen dos razones para enfatizar en la necesidad de una planeación de staff:
• Históricamente el personal bueno en computación se ha encontrado en baja oferta.
• Se requiere personal con habilidades especializadas en la instalación
computacional.
La planeación de personal involucra hacer un inventario de las habilidades de staff
actual, de los requerimientos futuros, determinar la posible tasa de rotación de
personal y determinar cómo llenar dichos puestos.
3.1 CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
Para contratar al personal se debe tener muy claro cuáles son los requerimientos
para el puesto, se debe tener un documento donde se especifiquen las
responsabilidades y sus oportunidades de avance.
Los ítems más importantes a tener en cuenta a hora de contratación del personal
son:
 Su nivel educativo.
 Su responsabilidad.
 Su experiencia.
El personal reclutado puede ser interno, estos podrían aportar con su experiencia;
o Externo ellos podrían aportar conocimiento nuevo.
Los principales controles básicos que se deben tener en cuenta al seleccionar al
personal:
 Revisar las referencias, hojas de vida, etc.
 Exámenes mentales y físicos.
 Relación de empleados claves.
 Explicación del protocolo organizacional a ser observado.
3.2 CAPACITACIÓN DE PERSONAL
Con esta actividad se permite mejorar el conocimiento, habilidades, la conducta y
aptitud del empleado, para desarrollar las tareas de la mejor manera, así los
empleados cuentan con nuevas herramientas y nuevos conocimientos con el fin de
más productivos y puedan resolver cualquier tipo de problema que se presente de
manera eficiente ahorrando tiempo y recursos.
Se deben hacer revisiones regulares del staff para:

6
• Determinar si un empleado asegura la promoción.
• Identificar oportunidades de crecimiento personal del empleado.
• Identificar las fuerzas y debilidades del empleado.
La capacitación debe ser continua.
3.3 RETIRO DEL PERSONAL
Se deben tener políticas establecidas para cuando un empleado sale de la empresa
con el objetivo de salvaguardar la información de la organización.
Los procedimientos básicos que se deben realizar cuando un empleado se va de
empresa son los siguientes:
• Si el empleado es una persona clave, la administración debe ser informada.
• Contactar al supervisor del empleado para determinar las razones de la salida.
• Hacer una lista de modo que se permita:
 Recolocar Llaves.
 Cancelar Passwords.
 Cambiar listas de distribución.
 Regresar reportes, libros y documentación.
 Regresar equipo.
•Realizar entrevista de salida para: Determinar áreas de descontento.
• Entrenar al nuevo empleado.

CONCLUSIÓN
La aplicación de los controles se los realiza en todas las áreas de la empresa y en
cada uno de las actividades que se realizan en ella, pues van desde la planeación
de proyectos, su diseño, su ejecución, el hardware y software hasta el personal que
se necesita. Todos estos elementos son importantes porque se interrelacionan entre
si formando un sistema de información el cual ayuda al tratamiento de la información
y por ende al cumplimiento de las metas establecidas por la empresa.

7
BIBLIOGRAFÍA
SENA. (s.f.). Controles Administrativos. Obtenido de
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/pid-22395331-dt-content-rid-
14389937_1/institution/SENA/Tecnologia/21730025/Contenido/OVA/guias/aa2/oa2/pdf/
controles_administrativos.pdf