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Reglamento de Comité de Plan de Mantenimiento


Rules for maintenance plan technical committees

26-03-2019
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Reglamento de Comité de Plan de Mantenimiento

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1°.- El presente Reglamento establece las disposiciones que deben cumplirse para
la conformación y funcionamiento del Comité de Plan de Mantenimiento (CPM), tomando
como base la norma internacional del Sistema de Gestión de Activos ISO 55000:2014 y su
directriz de Mantenimiento en la Gestión de Activos UNE-EN 16646:2015, donde declara
lo siguiente:

- Puede aplicarse a todo tipo de activos y por organizaciones de todos los


tipos y tamaños.

- La gestión de activos traduce los objetivos de una organización en


decisiones, planes y actividades relacionadas con los activos.

Artículo 2º.- la metodología de elaboración de planes de mantenimiento que contempla las


actividades de elaboración, revisión y aprobación de los planes de mantenimiento; estas
son competencia exclusiva del Comité de Plan de Mantenimiento (CPM). El ejercicio de
estas competencias las realiza a través del compromiso de todas las partes interesadas a
nivel estratégico, operativo y de apoyo.

Artículo 3º.- Los Procedimientos, Instructivos, Formatos y Registros empleados en la


metodología de elaboración de planes de mantenimiento, son utilizados por el Comité de
Plan de Mantenimiento (CPM).

NOTA: En todos los casos en que el presente Reglamento haga referencia a:


- CPM, se entenderá por esto al Comité de Plan de Mantenimiento.
- PR, se entenderá por esto a los procedimientos.
- IT, se entenderá por esto a los instructivos.
- FO, se entenderá por esto a los formatos.
- RE, se entenderá por esto a los registros.

Artículo 4º.- Los principios y compromisos que guían el presente reglamento se declaran a
continuación:

Principio 1: Transparencia y Consenso

Con procesos transparentes basados en el consenso, soportándose en la contribución


de expertos y la participación de las partes interesadas, proporciona las mejores
soluciones para difundir tecnología e innovación, facilitar el comercio, establecer
procesos eficientes y hacerlos más efectivos, asegurar la calidad de los productos y
servicios, la protección de los consumidores y salvaguardar el ambiente.
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Principio 2: Normas Técnicas Peruanas relevantes de manera, clara, receptiva y
eficiente

Los miembros de los CPM están comprometidos a desarrollar PM relevantes


asegurando la armonización, no obstaculización comercial, participación,
imparcialidad; considerando la naturaleza voluntaria del plan mediante:

Principio 3: Adopción de normas internacionales

En relación a la adopción de las normas internacionales y sus actividades relacionadas


a la evaluación de la conformidad, los miembros de los CPM están comprometidos a
promover la adopción de las normas Internacionales como ISO 55001, UNE-EN
16646, UNE-EN 14341, entre otras, para apoyar la difusión de las buenas prácticas y
el desarrollo sostenible, y para reducir las barreras al comercio, incluyendo aquellas
que pueden ser creadas para apoyar las regulaciones técnicas.

Principio 4: Dimensión del desarrollo

Los miembros de los CPM deberán contribuir a las acciones de la Alta Dirección para
mejorar la capacidad y participación de la organización.

Principio 5: Protección de la Información

Proteger los documentos relacionados evitando su reproducción no autorizada, así


como las normas técnicas que sirven como antecedentes, no reproduciéndolas dado
que están protegidas por derecho de autor de las organizaciones que las publican.

CAPÍTULO II

DEFINICIONES

Artículo 4º.- Para los propósitos de este Reglamento son de aplicación las definiciones
contenidas en:
- Norma ISO 55000:2014. Gestión de activos – Aspectos generales, principios
y terminología.
- BS EN 13306:2017. Mantenimiento – Terminología de mantenimiento

Adicionalmente, son de aplicación las siguientes definiciones:

Partes Interesadas (PI): Persona u organización que puede afectar, verse afectada o
percibirse como afectada por una decisión o actividad de la organización. Aquellas que
generan riesgo significativo para la sostenibilidad de la organización si sus necesidades y
expectativas no se cumplen.
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Está conformada por un representante de la Alta Dirección que aprueba, un representante
del sistema de gestión de activos que revisa y los actores principales del ciclo de vida del
activo (Operaciones, mantenimiento, ingeniería, diseño, logística, etc.)

Alcance del plan de mantenimiento: Está referido a la cartera(s) de gestión de activos del
sistema de gestión de activos.

Consenso: Acuerdo general caracterizado porque no hay oposición sostenida a asuntos


esenciales, de cualquier parte importante de los intereses involucrados. El consenso busca
considerar las opiniones de todas las partes interesadas y reconciliar las posibles posiciones
divergentes.

Plan Estratégico Institucional (PEI): Es el documento estratégico preliminar dentro del


desarrollo de un Plan de Mantenimiento a cargo del Coordinador del comité, el cual es
presentado al comité para su análisis y alinear el plan de mantenimiento a los objetivos estratégicos.

Plan estratégico de la Gestión de Activos (PEGA): Información documentada que


especifica de qué manera los objetivos organizacionales se convierten en objetivos de
gestión de activos, el enfoque para desarrollar los planes de la gestión de activos y el rol
del sistema de gestión de activos como apoyo para lograr los objetivos de la gestión de
activos.

Diagnóstico Inicial de los Activos: Actividad realizada para cualificar y cuantificar la


brecha existente entre la situación real y la deseada. Con la finalidad de establecer una
línea base para la elaboración del plan de mantenimiento. Es una actividad realizada por el
CPM.

Coordinador del Comité de Plan de Mantenimiento: Persona designada por el Comité y


aprobada por la Alta Dirección, para conducir y dirigir las actividades para la elaboración
del Plan de Mantenimiento. La elección del Coordinador del Comité de Plan de
Mantenimiento debe constar en un acta.

Proceso de elaboración del plan de mantenimiento: Se adquiere la información de la cartera


de activos que incluyen en el alcance y se gestiona para ser ordenado en la estructura del
plan de mantenimiento. Además, se verifica que el plan de mantenimiento mantenga todos
los puntos de la estructura y finalmente se valida a través de juicio experto, siendo el
mínimo aceptable de 75%. Es responsabilidad de los miembros designados por el comité,
expertos, fabricantes y trabajadores que están involucrados en el ciclo de vida de la cartera
de activos.

Proceso de revisión del plan de mantenimiento: Se revisa que el plan de mantenimiento


elaborado cumpla con todos los lineamientos del sistema de gestión, asegurando la
trazabilidad de la información. El representante del sistema de gestión de la organización es
responsable de este proceso.

Proceso de aprobación de plan de mantenimiento: Se aprueba formalmente el plan de


mantenimiento para que pueda ser publicado y difundido en la organización. Debe ser
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registrado en un acta y firmada por un representante de la Alta dirección.

qourum: Es la asistencia mínima que debe tener un Comité para tomar acuerdos sobre las
actividades a desarrollar para elaborar, revisar y aprobar el plan. El mínimo requerido es el
50% de miembros del CPM más 1.

CAPÍTULO III

COORDINADOR DEL COMITÉ DE PLAN DE MANTENIMIENTO

Artículo 5º.- El Coordinador del Comité tiene las siguientes obligaciones y derechos:

Obligaciones:
a) Brindar facilidades logísticas para la realización de las actividades de
elaboración del plan de mantenimiento.

b) Facilitar preparación de información que el Comité requiera, mediante la


impresión y reproducción de documentos.

c) Mantener comunicación con la Alta Dirección sobre la ejecución y


cumplimiento del proceso de elaboración del Plan de Mantenimiento.

d) Solicitar a la Alta Dirección, previa justificación, la ampliación o reducción


del tiempo de elaboración del Plan de Mantenimiento.

e) Proponer la recomposición de los miembros del Comité si fuera necesaria y


proponer nuevos miembros.

f) Realizar, coordinar e informar a la Alta Dirección, sobre las labores afines a


las actividades de elaboración del Plan de Mantenimiento y/u otros
documentos elaborados por el Comité.

Derechos:

a) Presentar propuestas con el respectivo sustento sobre las prioridades del


Plan de Mantenimiento.

b) Ser informado sobre los avances en la elaboración del Plan de


Mantenimiento en temas vinculados a su cargo.

c) Hacer actividades conjuntas con la Alta Dirección a través de acuerdos que


fortalezcan el suministro de recursos para el plan de mantenimiento.
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CAPÍTULO IV

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LOS COMITÉS DE PLAN DE


MANTENIMIENTO

Creación y conformación

Artículo 6º.- Los CPM son creados y disueltos por la Alta Dirección. El alcance del PM es
definido por la Alta Dirección sobre la base de los activos que la organización posee,
efectuada en virtud de la consecución de los objetivos de la organización. Para dar inicio a
las labores de los miembros de un nuevo Comité deberán recibir capacitación previa sobre
la metodología de elaboración de planes de mantenimiento y documentos de gestión
relacionados a la actividad.

La Alta Dirección puede proponer al CPM cambios en el alcance y estructura del Plan de
Mantenimiento, así como de los miembros que la conforman.

La estructura de un Comité, dependiendo del alcance del plan de mantenimiento, puede


estar conformado por las áreas: Estratégico, Táctico y Operativo u otra estructura propuesta
por la Alta Dirección.

Artículo 7º.- Podrán ser miembros de los CPM, personas naturales y jurídicas, con
especialización en los activos y áreas que pertenezcan al alcance del PM. Los miembros de
los CPM deben provenir, en la medida de lo posible, de las áreas estratégicos, tácticos y
operativos, de acuerdo a los siguientes criterios:

- El nivel estratégico puede incluir representantes de la Alta dirección,


inversionistas, socios y expertos representativos;

- El nivel de táctico puede incluir especialistas del sistema de gestión de


activos para la evaluación de la conformidad;

- El nivel operativo puede incluir representantes principales del ciclo de vida del
activo (Operaciones, mantenimiento, ingeniería, diseño, logística, etc.).

Artículo 8º.- La solicitud para integrar un CPM puede ser presentada a la Alta Dirección
en cualquier momento. La condición de miembro de las personas naturales o jurídicas y su
ubicación dentro de un determinado nivel, es conferida por el CPM previa evaluación y
propuesta de la Alta Dirección, considerando, entre otros criterios:

- Competencia: El solicitante presenta especialización en los activos y áreas


que pertenecen al alcance del PM y evidencia que cuentan con educación, formación
o experiencia apropiadas con relación al campo de actividad del CPM.
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- Actividad del CPM: El CPM se encuentra desarrollando un trabajo activo de


desarrollo de plan de mantenimiento a la fecha de la solicitud de ingreso.

- Conflicto de intereses: El ingreso del solicitante no genera conflicto de


intereses. Por ejemplo: consultores o especialistas independientes vinculados a una
empresa ya representada, empresas que forman parte de un grupo ya representado,
entre otros

- Nivel de avance: El ingreso del solicitante es oportuno con relación a la


etapa de desarrollo del PM en la cual se encuentra el CPM.

- Equilibrio: El ingreso del solicitante no afecta el equilibrio de la


composición de un CPM con respecto a los niveles.

Los miembros una vez designados como tal por el CPM, deberán informar a la Alta
Dirección la propuesta del plan de mantenimiento, para revisión y aprobación.

Designación

Artículo 9º.- Los Comités de Plan de Mantenimiento se designan mediante la referencia


“CPM…”, numerándose en orden correlativo según la fecha de su creación. Cuando un
CPM deja de funcionar, su número no será atribuido a otro CPM, salvo si se conforma
nuevamente para el mismo campo de actividad.

Campo de actividad

Artículo 10º.- La competencia de los CPM está determinada por su Alcance del PM. El
Alcance es una declaratoria que define precisamente los límites del trabajo técnico de un
CPM.

CAPÍTULO V

ORGANIZACIÓN DEL CPM

Artículo 11º.- El CPM está compuesto por:

- Coordinador;

- Miembros.

Artículo 12º.- Anualmente o cuando fuera mecesario, el Coordinador del CPM deberá
informar a la Alta Dirección el nivel de participación de sus miembros, a través de la lista
de sus representantes, así como de cualquier cambio producido en su composición, con el
objeto de mantener actualizada la misma y la representatividad de las áreas. El informe de
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participación se deberá remitir anualmente a solicitud de la Alta Dirección.

Artículo 13º.- El Representante de la Alta Dirección participará, previa priorización y


planificación en las reuniones de los CPM para difundir, guiar y facilitar las actividades de
elaboración, revisión y aprobación del PM y para promover el cumplimiento de los
reglamentos y procedimientos respectivos. En los casos que se requiera aportar al
conocimiento técnico, podrán tener una participación activa en función a encargos
específicos de la Alta Dirección.

Artículo 14º.- Cualquier renuncia o cambio de los miembros, debe ser comunicada a la
Alta Dirección. El Coordinador del CPM puede proponer a la Alta Dirección la separación
de aquellos miembros que injustificadamente no asistan a tres sesiones consecutivas o
dificulten las labores del CPM.

Funciones de los CPM:

Artículo 15º.- Son funciones de los CPM:

a) Elaborar planes de mantenimiento de acuerdo al alcance que la Alta


dirección designe. Cumpliendo con la metodología de elaboración de planes
de mantenimiento y los documentos requeridos para su desarrollo.

b) Elaborar y proponer a la Alta Dirección su Programa de Trabajo de acuerdo


a los lineamientos establecidos.

c) Proponer y apoyar técnicamente el desarrollo de estudios previos a la


elaboración para la generación de datos requeridos para el análisis inicial de
los activos.

d) Participar activamente en el proceso de elaboración, revisión y aprobación


de los Planes de Mantenimiento.

e) Adoptar como Proyectos los Planes de Mantenimiento para beneficio de la


organización y de acuerdo con los compromisos derivados de la Alta
Dirección.

f) Designar o remover al Coordinador del CPM.

g) Estudiar los documentos nacionales y/o internacionales, que afecten a su


campo de actividad y proponer las acciones oportunas.

h) Fomentar la aplicación, y capacitación de la metodología de elaboración de


los Planes de Mantenimiento y promover el desarrollo del cronograma de
mantenimiento.
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i) Difundir los Planes de Mantenimiento y documentos afines a la actividad de


mantenimiento que elabore el CPM.

j) Atender las consultas que le sean planteadas sobre temas de su competencia.

k) Proponer medidas que juzguen necesarias para el mejor desarrollo de sus


actividades.

l) Revisar anualmente la composición del CPM, informando a la Alta


Dirección el listado de miembros para el ejercicio anual correspondiente.

m) Cualquier otra función designada por la Alta Dirección.

Obligaciones de los miembros

Artículo 16º.- Son obligaciones de los representantes de los miembros de los CPM:

a) Participar activa y efectivamente en el trabajo del CPM.

a) Cumplir con los Principios declarados en el Artículo 4º del presente


Reglamento.
b)
c) Mantener la confidencialidad respecto a los acuerdos tomados en las
reuniones, y no utilizar la información obtenida para fines personales o de su
representada.

d) Estar actualizado en las guías, documentos y procedimientos de elaboración,


revisión y aprobación de Planes de Mantenimiento.

e) Custodiar los Planes de Mantenimiento y documentos afines a la actividad


del alcance que elaboran en los CPM velando por proteger el derecho de
propiedad intelectual de estos documentos.

Podrá ser motivo de retiro: la ausencia injustificada a tres reuniones consecutivas, o la


ausencia al más del 50 % de las reuniones realizadas para el desarrollo de un CPM.

La Alta Dirección enviará una comunicación a aquellos miembros que tengan motivos para
retiro, solicitando la ratificación de participación dando plazo de respuesta de 10 días
calendario, concluido dicho plazo y de no recibir respuesta serán retirados de su condición
de miembros. En aquellos casos en los cuales el miembro reitera su inasistencia a pesar de
la ratificación de su institución, en coordinación con el Secretario/Coordinador del CPM, la
Dirección analizará si el miembro del CPM es retirado.
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Derechos de los miembros

Artículo 17º.- Son derechos de los representantes de los miembros de los CPM:

a) Participar, con voz y voto, en los temas que se discutan en el CPM.

b) Recibir de la Alta Dirección información actualizada y en forma oportuna, a


través del Coordinador del CPM.

c) Recibir la versión aprobada de la Estructura del Plan de Mantenimiento bajo


la metodología en cuestión.

Reuniones presenciales/virtuales y acuerdos

Artículo 18º.- Los CPM podrán usar en su trabajo virtual, herramientas informáticas con la
finalidad de tomar acuerdos en el marco de su labor de elaboración del PM.

Artículo 19º.- El quorum, para dar inicio a las reuniones, se establece con la mitad más uno
de los miembros del CPM, siempre que estén presentes por lo menos un representante de
cada nivel.

Artículo 20º.- Se deben llevar actas de todas las reuniones presenciales o virtuales, según
lo indicado por la Alta Dirección. Se debe precisar el resultado de la misma-

Artículo 21º.- Los miembros del CPM deben hacer constar en actas, su voto disconforme
respecto a los acuerdos y a cualquier otro incidente relacionado con el incumplimiento de
las disposiciones de este Reglamento.

Cancelación de reunión

Artículo 22º.- Se debe hacer todo el esfuerzo posible para evitar la cancelación o
postergación de una reunión una vez que esta haya sido convocada. En caso de que no se
alcance el quorum requerido, los asistentes podrán establecer una reunión de grupo de
trabajo.

Si la agenda y documentos básicos no están disponibles en el tiempo requerido, y no fuese


posible la realización de una reunión de grupo de trabajo, entonces el Coordinador podrá
cancelar la reunión.

CAPÍTULO VI

DISPOSICIÓN FINAL
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Artículo 23º.- Para garantizar el cumplimiento de su función de administrar y supervisar el


funcionamiento de las actividades conducentes al desarrollo de los Planes de
Mantenimiento, la Alta Dirección deberá:

b) Asegurar la representación de las áreas involucrados en los CPM


(Estratégico, táctico y operativo).

c) Cumplir y hacer cumplir los Principios declarados en el Artículo 4º del


presente Reglamento.

d) Promover y apoyar actividades de capacitación para los miembros de los


CPM.

e) Aprobar y publicar los Planes de Mantenimiento.

f) Verificar que el proceso de elaboración de los Planes de Mantenimiento y


documentos afines a la actividad del CPM, cumpla con los requisitos
establecidos, de acuerdo a la metodología de elaboración de planes de
mantenimiento.

g) Supervisar el cumplimiento de los Planes de Mantenimiento a través de los


CPM.